Il nuovo pacchetto per la gestione della qualità

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1 Documenti in formato Microsoft Word Files modificabili completamente dall utente Grafica professionale completa a colori Formattazione pre-impostata Manuale di qualità completo Procedure e moduli completi per la qualità Schemi, diagrammi e flow-chart dei processi Mansionario con compiti e responsabilità Corrispondenze tra manuale, procedure e modelli Punti per integrazione con OHSAS e ISO Videolezioni per applicare la norma Pacchetto completo con manuale, procedure e modulistica necessari alla realizzazione di un sistema per la gestione della qualità in azienda secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008.

2 Il nuovo pacchetto per la gestione della qualità Il prodotto Procedure Qualità ISO 9001 è un sistema informatico completo per implementare un sistema di gestione della qualità secondo la Norma UNI EN ISO 9001:2008 strutturato in files e modelli in formato Microsoft Word modificabili dall utente. Si rivolge a due tipologie di utenti: Uffici, aziende e pubbliche amministrazioni che vogliono implementare internamente un Sistema di Gestione Qualità Tecnici e consulenti che implementano Sistemi di Gestione Qualità per i propri clienti In entrambi i casi il manuale completo presente nel pacchetto così come tutte le procedure, la modulistica, i report, i flow chart di processo e gli schemi possono essere personalizzati in base alla tipologia di azienda che intende dotarsi di un Sistema di Gestione. Le utilissime corrispondenze tra punti della norma, sezioni del manuale, procedure e singoli moduli permettono di individuare velocemente i percorsi da seguire sia durante la realizzazione del sistema sia in fase di verifica ispettiva o prima certificazione da parte di un organismo terzo. Il mansionario, inoltre, permette di identificare in modo chiaro ed esaustivo i compiti e le responsabilità di ciascuno all interno delle organizzazioni di lavoro affinché, ad esempio, eventuali nuovi assunti sappiano da subito quali sono le loro responsabilità ed i loro compiti. Il pacchetto include anche 17 video lezioni nelle quali un nostro esperto illustra in modo chiaro e semplice come implementare correttamente un Sistema di Gestione Qualità e come applicare la norma. Le tabelle di corrispondenza, inoltre, tra i punti della Norma UNI EN ISO 9001:2008 relativa alla gestione della qualità con la Norma UNI EN ISO 14001:2004 relativa alla gestione ambientale nonché con la Norma BS OHSAS 18001:2007 in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro sono di supporto per la realizzazione di Sistemi di Gestione Integrati Qualità-Sicurezza-Ambiente. Infine, la check list di valutazione preliminare inclusa nel pacchetto è utile ad effettuare una prevalutazione delle condizioni dell azienda in vista dello sviluppo ed applicazione di un Sistema di Gestione per la Qualità. Pagina 2 di 12

3 Che cosa significa "applicare la norma di qualità in un'azienda" Significa gestire un organizzazione che ha il pieno controllo sulle componenti umane, tecniche e gestionali che determinano - appunto - la qualità dei prodotti e servizi resi. Significa, assegnare in maniera chiara ed inequivocabile ruoli e responsabilità a tutti i dipendenti e dare evidenza ai propri clienti del modo in cui si svolgono le attività. Come applicare la norma di qualità all'interno della propria azienda Occorre concepire e realizzare progetti finalizzati a: Ottimizzare l'organizzazione Definire e attuare procedure gestionali ed operative Realizzare strumenti per il controllo dei costi produttivi Redigere specifica documentazione (Manuale, Procedure e Modulistica) Formare ed addestrare il personale Pagina 3 di 12

4 Manuale di Qualità: Layout generale Tutta la documentazione è chiara e semplice con l intestazione su ogni pagina del logo aziendale e la check list di navigazione per associare ogni pagina alla giusta sezione di appartenenza (manuale, procedure o modulistica). La barra a destra, che può essere personalizzata, conferisce un ulteriore tocco di professionalità a tutta la documentazione rendendola pronta per una eventuale pubblicazione online sul sito internet dell azienda. Manuale di Qualità: Riferimenti normativi Il manuale contiene l indicazione a tutti le norme di riferimento in base a cui esso viene redatto ed aggiornato. Tale elenco può essere modificato ed ampliato a piacere da parte dell utente. La sezione dei riferimenti normativi è associata inoltre alla modulistica dinamica dell elenco delle leggi stesse. Per ciascuna di esse è possibile inserire la revisione, la data ed eventuali annotazioni. Manuale di Qualità: Descrizione dell'organizzazione La modulistica è completamente personalizzabile ed è pronta a ricevere i dati anagrafici e descrittivi delle organizzazioni che vogliono implementare un sistema di gestione per la qualità UNI EN ISO 9001:2008 moderno, professionale e piacevolmente fruibile da chi lo consulta. Ogni pagina, inoltre, presenta in basso sempre il riferimento all edizione corrente, alla revisione, alla data di emissione, alla numerazione progressiva ed al documento di appartenenza. Manuale di Qualità: Indici delle singole sessioni Tutto il manuale è diviso per sezioni che corrispondono ai singoli punti della norma. Ogni sezione presenta un indice analitico iniziale con l elenco dei singoli capitoli e sottocapitoli. L indice, naturalmente modificabile, richiama punto per punto tutto il contenuto della sezione del manuale che si sta consultando. Pagina 4 di 12

5 Manuale di Qualità: Elementi grafici Il manuale è curato stilisticamente nei minimi dettagli tramite l inserimento di opportuni oggetti grafici, diagrammi e rappresentazioni di supporto ai contenuti testuali finalizzati a favorire la comprensione generale dei documenti ed impressionare positivamente eventuali valutatori esterni che dovranno giudicare il sistema di gestione aziendale. Manuale di Qualità: Procedure di backup Il manuale contiene indicazioni non solo generiche ma anche molto specifiche in merito alle reali attività quotidiane delle aziende moderne. In questa schermata, ad esempio, vengono descritte le modalità per la salvaguardia dei dati informatici aziendali tramite procedure di backup automatizzate. Ogni riferimento ad una procedura operativa contiene sempre l indicazione delle responsabilità degli operatori di riferimento. Manuale di Qualità Organigramma aziendale Procedere alla stesura di un organigramma aziendale per la distribuzione dei compiti e delle responsabilità è uno dei primi passi per l implementazione di un sistema di gestione per la qualità. All interno del manuale sono presenti organigrammi e matrici delle responsabilità che associano le singole funzioni a dipendenti specifici interni all azienda. I grafici possono essere modificati dall utente oppure vi è la possibilità di inserire rappresentazioni di organigramma già esistenti. Manuale di Qualità Grafico processi di misurazione I processi sono descritti in modo chiaro ed esaustivo e sono accompagnati da flow chart grafici che ne sintetizzano i contenuti. Quando presenti delle colorazioni diverse nei grafici viene sempre inserita alla fine una pratica legenda di comprensione. Manuale di Qualità Tabella delle responsabilità Al fine di facilitare la consultazione rapida dei contenuti del manuale, le sezioni più importanti come quella relativa alla distribuzione delle singole responsabilità in azienda, vengono rappresentate graficamente in modo chiaro e preciso. Documenti e files correlati Punto di forza del prodotto è l inserimento al termine di ciascun documento della sezione Documenti e files correlati che ne riprende in modo analitico tutte le procedure, la modulistica e gli allegati citati e presenta un pulsante di link ipertestuale, attivabile dall utente, al fine di richiamare in modo elettronico il documento citato. L elenco è naturalmente dinamico e può essere modificato dall utente. Pagina 5 di 12

6 Procedure di qualità Approvazione dei documenti Le informazioni all interno delle procedure sono state realizzate in modo chiaro, semplice e facilmente fruibile da tutti gli operatori interni all azienda che poi dovranno seguirle. La divisione per sezioni e sotto sezioni rende facilmente identificabile i processi all interno delle singole procedure sia per il responsabile del sistema di gestione che dovrà modificarle sia per coloro i quali dovranno consultarle. Procedure di qualità Documenti e files e correlati Così come le sezioni del manuale, anche tutte le procedure terminano con l elenco di tutti i files e documenti richiamati nella stessa. Il Link ipertestuale, attivabile dall utente rende possibile richiamare velocemente, aprire e compilare in modo elettronico i singoli modelli eventualmente salvati sul server centrale dell azienda Procedure di qualità Terminologia ed abbreviazioni Procedure di qualità Approvazione dei documenti La procedura dedicata alle registrazioni della qualità riporta tutti i punti della norma di riferimento con i relativi documenti. L organizzazione delle informazioni nelle procedure è curata nei minimi dettagli tramite l ausilio di elementi grafici di impatto e tabelle a colori. Tutte le procedure contengono, nella parte iniziale, un elenco delle terminologie ed abbreviazioni in essa utilizzate. L elenco può essere ampliato e modificato dall utente al fine di inserire eventualmente funzioni speciali in azienda oppure termini specifici. Pagina 6 di 12

7 Procedure di qualità Grafico di gestione delle non conformità La presenza dei grafici e dei diagrammi di flusso, all interno delle procedure, sono essenziali al fine di migliorare la comprensione dei contenuti e costituiscono un supporto importante alla direzione ed al responsabile generale del sistema di qualità per realizzare eventualmente delle sessioni formative in azienda con l ausilio di grandi schermi o videoproiettori. Procedure di qualità Classificazione delle non conformità Le classificazioni più importanti nelle procedure sono sempre organizzate in modo grafico al fine di colpire più facilmente i soggetti che dovranno comprenderle e presentarle in modo ordinato e moderno agli eventuali valutatori esterni che effettueranno visite ispettive per la valutazione del sistema di qualità aziendale. Obiettivi di un sistema di qualità UNI EN ISO 9001:2008 L obiettivo di un sistema qualità basato sulla norma internazionale UNI EN ISO 9001:2008 è quello di assicurare che il prodotto fornito dall azienda sia conforme ai requisiti specificati. I requisiti specificati sono definiti dalla norma come le aspettative esplicite ed implicite del Cliente. Principali vantaggi e benefici della certificazione di qualità Accoglimento del mercato Fiducia da parte del cliente Risparmi sui costi legati a rilavorazioni, scarti ed inefficienze Migliore conoscenza e controllo dell'azienda Definizione delle responsabilità Crescita professionale delle risorse La certificazione di qualità è obbligatoria? Trasformazione delle esperienze dei singoli in patrimonio aziendale di tutti Accrescimento delle capacità di miglioramento La certificazione non è obbligatoria, ma è su base volontaria. Tuttavia per alcune grosse organizzazioni è requisito obbligatorio per poter divenire loro fornitori. Per la partecipazione ad appalti pubblici, la certificazione di qualità è inoltre un elemento vincolante per poter ottenere l attestazione da parte di una SOA. Pagina 7 di 12

8 Modulistica Scheda di distribuzione controllata dei documenti Il modulo permette di identificare velocemente tutto lo storico relativo alla distribuzione di uno specifico documento con i relativi destinatari, l esatta revisione e la data di distribuzione. Modulistica Scheda personale di addestramento e formazione È possibile associare ad ogni dipendente la relativa scheda personale che riporta la sua formazione prima dell assunzione e lo storico dei corsi seguiti dopo l ingresso in azienda. Modulistica Proposta di addestramento e formazione Tramite la compilazione di questo modello il responsabile del sistema di gestione qualità può inoltrare alla Direzione Generale una proposta di effettuare una formazione in azienda. Modulistica Ordine del giorno del riesame Le riunioni della Direzione Generale trovano ampio supporto di modulistica e rendicontazione. Si potrà curare la redazione degli ordini del riesame in modo impeccabile. Modulistica Informazioni sul corso di formazione Ampio spazio viene dedicato non soltanto alla formazione aziendale ma anche alla valutazione finale da parte dei dipendenti stessi dopo che essa è stata effettuata. Pagina 8 di 12

9 Modulistica Documenti riesaminati La modulistica a supporto delle rendicontazioni del riesame sono di grande aiuto alla direzione ed al responsabile di qualità per organizzare in modo preciso tutte le informazioni. Modulistica Rapporto di non conformità Il modulo di rapporto delle non conformità è realizzato in modo schematico e presenta dei riquadri per l inserimento dei dati descrittivi e delle check box per la spunta dei campi standard. Modulistica Moduli di reclamo Ampio spazio viene dedicato alla segnalazione dei reclami da parte dei clienti. Una buona politica improntata sull analisi dei reclami contribuisce infatti a migliorare di molto il sistema. Modulistica Piano delle azioni correttive e preventive Il piano delle azioni correttive e preventive contiene l indicazione delle azioni, del responsabile dell attuazione e della data di verifica pianificata oltre che di misurazione efficacia Modulistica Piano annuale verifiche ispettive interne Il piano annuale delle verifiche ispettive interne permette al responsabile di gestione del sistema di qualità di pianificare il proprio lavoro in modo ordinato e schematico. Modulistica Legenda tipo di reclamo I moduli contengono sempre delle legende a piè di pagina, modificabili dall utente, per una classificazione specifica del tipo di reclamo ricevuto dall azienda. Pagina 9 di 12

10 Modulistica Programma di verifica ispettiva Pianificare bene una verifica ispettiva permette al responsabile di gestione del sistema di qualità di svolgere in modo più semplice e veloce il proprio lavoro. Modulistica Questionari di soddisfazione La rilevazione della soddisfazione dei clienti è alla base del principio di miglioramento continuo. La modulistica propone una serie di domande già pronte da inoltrare ai clienti. Modulistica Scheda di valutazione dei fornitori I fornitori aziendali vengono inizialmente e periodicamente valutati al fine di tenere sotto controllo in modo costante il loro operato ed il rispetto degli impegni presi. Pagina 10 di 12 Modulistica Analisi soddisfazione dei dipendenti interni Un azienda che monitora, in modo anonimo, la soddisfazione dei propri dipendenti riesce ad identificare eventuali problematiche interne che difficilmente verrebbero fuori diversamente.

11 Modulistica Ordine di acquisto L ordine di acquisto a fornitori contiene sia le indicazioni anagrafiche degli stessi sia informazioni precise sui prodotti necessari sia indicazioni sul pagamento e la consegna. Modulistica Analisi del guasto La modulistica supporta anche l analisi dei guasti rilevati in azienda o segnalati dagli utenti in modo che sia favorito e velocizzato il relativo processo di ripristino. Modulistica Scheda anagrafica del fornitore Ogni fornitore aziendale viene censito ed analizzato in modo capillare al fine di supportare l ufficio acquisti e la direzione stessa ad identificare il soggetto più indicato in caso di esigenza Modulistica Tabella di punteggio delle non conformità Ai fornitori viene comunicata la politica adottata in azienda per il rispetto degli standard di qualità unitamente ad una tabella che servirà per la valutazione del loro operato. Modulistica Registrazione di qualità fornitore I fornitori vengono periodicamente valutati ed il loro operato viene annotato su apposita modulistica che consente al responsabile di avere una panoramica globale sui servizi ricevuti. Modulistica Verbale di validazione Prima, durante e dopo il processo di realizzazione di un prodotto o di erogazione di un servizio il responsabile ha la possibilità di verificare i requisiti di competenza e consapevolezza del personale coinvolto Modulistica Stato di avanzamento dei progetti I progetti ed il loro stato di avanzamento possono essere tenuti sotto controllo dalla relativa modulistica che permette di riportarne tutte le informazioni essenziali. Pagina 11 di 12

12 Elenco dei contenuti del pacchetto Per maggiori informazioni sul prodotto vai su Manuale di qualità MOD Foglio di trasmissione documenti a distr. controllata MAN-01 Indice generale dei contenuti MOD Richiesta di modifica del documento MAN-02 Scopo e campo di applicazione MOD Elenco delle procedure del SGQ MAN-03 Riferimenti normativi MOD Elenco delle istruzioni del SGQ MAN-04 Termini e definizioni MOD Elenco dei moduli del SGQ MAN-05 Sistema di gestione della qualità MOD Elenco delle norme di qualità MAN-06 Responsabilità della direzione MOD Elenco delle norme tecniche MAN-07 Gestione delle risorse MOD Elenco delle leggi MAN-08 Realizzazione del prodotto / erogazione del servizio MOD Matrice dei documenti del SGQ Allegati alla sezione del manuale ALL-MAN Tabella correlazione requisiti norma e sezioni MQ ALL-MAN Elenco delle procedure del sistema di qualità ALL-MAN Politica della qualità MOD FLOW IST Modelli Procedura 2 Elenco documenti esterni Gestione dei documenti e dei dati Impostazione e stesura procedure, istruzioni, etc., ALL-MAN Organigramma MOD Matrice dei documenti del SGQ Procedure Modelli Procedura 3 PR-01 Controllo dei documenti e dei dati MOD Scheda personale di addestramento e formazione PR-02 Registrazioni della qualità MOD Piano annuale di addestramento e formazione PR-03 Formazione ed addestramento MOD Proposta di addestramento e formazione PR-04 Riesame della direzione MOD Attività di addestramento e formazione svolte PR-05 Controllo delle non conformità MOD Specifica di qualifica PR-06 Gestione dei reclami MOD Scheda corso di formazione PR-07 Azioni correttive e preventive MOD Rilevazione presenze corso di formazione PR-08 Verifiche ispettive interne MOD Valutazione evento formativo PR-09 Misurazione e miglioramento continuo Modelli Procedura 4 PR-10 Gestione degli ordini MOD Ordine del giorno Riesame della direzione PR-11 Valutazione dei fornitori MOD Rapporto di riesame della direzione PR-12 PR-13 Modelli Procedura 1 Comunicazione e gestione delle informazioni Realizzazione del prodotto ed erogazione del servizio Modelli Procedura 5 MOD MOD Rapporto di NC e piano delle AC e AP Elenco delle non conformità MOD Matrice delle responsabilità dei documenti del SGQ MOD Piano annuale qualità MOD MOD Scheda distribuzione controllata Lista di distribuzione dei documenti del SGQ Modelli Procedura 6 MOD Foglio di trasmissione documenti a distr. controllata MOD Scheda di reclamo ricevuto MOD Pagina registro dei reclami Pagina 12 di 12

13 MOD Esempio lettera reclamo : Reclamo accolto MOD Verifica dei prodotti approvvigionati MOD Esempio lettera reclamo : Reclamo non accolto MOD Rapporto di intervento tecnico MOD Esempio lettera reclamo : Reclamo non accolto ma insoluto MOD Richiesta di intervento tecnico MOD Esempio lettera reclamo : Reclamo non accolto con riserva MOD Raccolta e riesame dei requisiti Modelli Procedura 7 MOD MOD Piano delle indagini Elenco delle azioni correttive e preventive MOD MOD MOD MOD Chiusura dei lavori Proprietà del cliente Rilascio del prodotto Stato di avanzamento lavori Modelli Procedura 8 MOD Verbale di validazione produzione MOD Piano annuale delle verifiche interne MOD Input progettuali MOD Programma di verifica interna MOD Modifiche alla progettazione MOD Lista riscontro verifica ispettiva MOD Output progettuali MOD Rapporto di verifica interna MOD Riesame della progettazione MOD Lista di riscontro documentale commessa MOD Verifica della progettazione MOD Pianificazione dell audit MOD Verbale validazione progettazione Modelli Procedura 9 MOD MOD MOD MOD Modelli Procedura 10 MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD Modelli Procedura 11 MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD FLOW Modelli Procedura 12 Scheda richiesta elaborazione dati Total quality plain Questionario di soddisfazione del cliente Analisi soddisfazione dei dipendenti interni Elenco materiali a scorta minima Richiesta materiale Registro richieste di acquisto Richiesta di offerta Registro delle richieste di offerta Ordine di acquisto Registro degli ordini Modifica ordine Scheda valutazione fornitore Elenco fornitori con questionario Questionario di auto-valutazione fornitori Elenco dei fornitori qualificati Lettera fornitore Scheda fornitore Registrazione qualità fornitore Attività di valutazione dei fornitori MOD Piano della progettazione MOD Relazione di trasferta MOD Analisi del guasto FLOW Flow chart commerciale FLOW Flow chart progettazione FLOW Flow chart approvvigionamento FLOW Flow chart produzione FLOW Flow chart assistenza post vendita Materiale extra Video corsi di formazione CRS Il Sistema di Gestione per la Qualità (Rif. Punto 4) CRS Responsabilità della Direzione (Rif. Punto 5) CRS Gestione delle risorse (Rif. Punto 6) CRS Realizzazione del prodotto/servizio (Rif. Punto 7) CRS Pianificazione realizzazione del prodotto ( Punto 7.1) CRS Processi relativi al cliente (Rif. Punto 7.2) CRS Progettazione e sviluppo (Rif. Punto 7.3) CRS Approvvigionamento (Rif. Punto 7.4) CRS Produzione ed erogazione del servizio (Rif. Punto 7.5) CRS Tenuta sotto controllo apparecch. monit. (Punto 7.6) CRS Misurazione, analisi e miglioramento (Rif. Punto 8) CRS Misurazione, analisi e miglior. Generalità (Punto 8) CRS Monitoraggio e misurazione (Rif. Punto 8.2) CRS Audit interno (Rif. Punto 8.2.2) CRS Analisi dei dati (Rif. Punto 8.4) CRS Miglioramento (Rif. Punto 8.5) MOD Comunicazione interna Modulistica extra Modelli Procedura 13 CHK-01 Check up preliminare per valutazione azienda MOD MOD MOD Ordine di acquisto Richiesta di offerta Rapporto periodico fornitori Pagina 13 di 12 CHK-02 Corrispondenze tra ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 CHK-03 Corrispondenze tra ISO 9001:2008 BS OHSAS 18001:2007

14 Prodotti Correlati Procedure SGSL OHSAS Manuale, modelli e procedure gestionali ed operative per implementare un sistema di gestione sulla sicurezza negli ambienti di lavoro conforme alla BS OHSAS 18001:2007 e Linee Guida UNI-INAIL. Procedure Ambientali SGA Manuale, modelli e procedure per implementare un sistema di gestione ambientale rispondente alla norma UNI EN ISO 14001:2004. Comprensivo del modello di Analisi Ambientale Iniziale tipo e videocorso per imparare ad effettuarla correttamente. Check List Sistemi Integrati Check list complete tra i due sistemi BS OHSAS 18001:2007 (Sicurezza) e UNI EN ISO 14001:2004 (Ambientale) che ne evidenziano punti e procedure comuni finalizzate alla realizzazione di sistemi di gestione integrati sicurezza&ambiente. Via Palatucci Centro Direzionale Urbe Palazzina D Battipaglia (SA) Telefono: Fax : Web : info@winple.it