BlueCode white paper. BlueCode white paper release V.3.0

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1 BlueCode white paper BlueCode white paper release V.3.0 BlUECODE S.R.L 01/03/2015

2 Sommario BlueCode Printing revisione del prodotto Versione Data pubblicazione: Marzo Nome del produttore: BlueCode S.r.l...2 Versione: BlueCode Intro:...2 Cosa s intende per gestione dell attività di stampa :...2 Gestione dei costi:...3 Gestione dei contratti di noleggio dei dispositivi...3 Centri Di costo...3 Il sistema di Accounting...3 Statistiche...3 report...4 Gestione degli utenti e dei dispositivi:...4 Gestione utenti...4 Servizio di localizzazione...4 Gestione dei dispositivi di stampa...4 Driver distribution...4 Aumento dell efficienza a lavoro:...5 Il driver universale di stampa...5 Funzionalità del driver...5 Se si è soliti stampare un file con le stesse opzioni di finitura, è possibile salvare la tipologia di documento assegnandogli un nome in modo da richiamarlo quando necessario. Oltre alle opzioni di finitura il client ricorda anche le stampanti utilizzate per quella tipologia di documento....5 Sicurezza e scalabilità:...6 Integrazioni...6 Compatibilità con Microsoft Active Directory...6 Integrazione con terminal server...6 1

3 BlueCode Printing revisione del prodotto Versione 3.0 Data pubblicazione: Marzo 2015 Nome del produttore: BlueCode S.r.l Versione: BlueCode3.0 Intro: BlueCode è un software per il print management usato principalmente per rilevare le stampe, scansioni e fax che vengono effettuate presso i dispositivi aziendali, consentendo al dipartimento amministrativo di essere sempre aggiornato sui costi e allocare le risorse in maniera più efficiente. È possibile contabilizzare le copie prodotte per utente singolo, dipartimento o gruppo di lavoro. La soluzione consente una maggiore efficienza sul luogo di lavoro attraverso il Driver universale di stampa, la possibilità di stampare un documento simultaneamente su più dispositivi, stampare e convertire un file in formato PDF o archiviarlo in uno spazio cloud. La sicurezza per i documenti in azienda è garantita dalla stampa in modalità Print &Follow, attraverso la quale il dispositivo rilascia il file da stampare solo previa autenticazione da parte dell utente presso il medesimo. Cosa s intende per gestione dell attività di stampa : La stampa e la fotocopia sono costi che tutte le strutture devono sostenere per la produzione documentale in azienda. Secondo le ultime analisi di mercato un software per il print Management può aiutare un azienda a risparmiare tra il 15% e 30% ogni anno su i costi della produzione documentale. BlueCode è nato da un esperienza trentennale nel settore dell office automation, con il fine di aiutare le organizzazioni a ridurre i costi e gli sprechi attraverso un analisi, gestione e monitoraggio costante degli utenti e dei dispositivi di stampa. 2

4 Gestione dei costi: Gestione dei contratti di noleggio dei dispositivi BlueCode è in grado di gestire i contratti di noleggio dei dispositivi di stampa. Attraverso la funzione contratti è possibile impostare per ogni dispositivo aziendale l inizio e la fine di ogni contratto di noleggio, le copie incluse e quelle eccedenti e il canone di assistenza tecnica. Attraverso la configurazione dei costi copia il software potrà produrre una reportistica dettagliata dei costi riguardanti l attività di stampa. La gestione dei contratti consente di gestire, anche in realtà complesse, situazioni in cui vi è la presenza di un parco macchine multi dealer. Centri Di costo Attraverso la creazione dei centri di costo è possibile associare uno o più utenti a un progetto. Questa funzionalità consente di attribuire limiti di stampa anche a progetti o gruppi di lavoro, consentendo agli utenti di scegliere se imputare le stampe al profilo personale o al centro di costo. Il sistema di Accounting La gestione di Accounting in BlueCode permette di monitorare e limitare l attività di stampa da un punto di vista economico in una duplice modalità: 1) Assegnare agli utenti dei limiti di stampa tramite un Budget. È possibile definire in BlueCode dei costi di stampa unitari per pagina configurabili in base al formato carta e al colore ed assegnare agli utenti un budget personale. Una volta esaurito il budget l utente non potrà più stampare o fotocopiare. Gli addetti alla ricarica del credito, avranno a disposizione un interfaccia attraverso la quale è possibile ricaricare i profili utenti. Questa modalità è particolarmente apprezzata in ambienti istituzionali ed universitari. 2) Assegnare agli utenti un monte copie. È possibile assegnare agli utenti un numero di stampe eseguibili in un dato periodo in bianco e nero e o a colori. Una volta esaurito il monte copie, esso si ricaricherà automaticamente, in base alla periodicità scelta dall amministratore. Statistiche Il software è in grado di produrre statistiche dettagliate per utente, stampante e centro di costo. La sezione dedicata è supportata da grafici dettagliati e i dati sono esportabili in formato Excel. Selezionando un intervallo di date sarà possibile individuare le stampe effettuate dagli utenti o dai centri di costo, in BN/colore e da quali dispositivi sono state effettuate. Qualora l azienda decidesse di erogare il servizio di stampa a pagamento, la sezione statistiche riporta anche dei dati riferiti al volume delle vendite. 3

5 report È possibile configurare l invio di mail automatico o manuale, attraverso il quale l amministratore di rete potrà inviare i report di stampa agli utenti, aggiornandoli sul numero di stampe eseguite in un dato periodo. Un tool pratico per tutte quelle realtà che non vogliono limitare gli utenti (prefissando delle sogli di stampa) ma renderli consapevoli delle stampe eseguite in un determinato arco temporale. Gestione degli utenti e dei dispositivi: Gestione utenti Possibilità di creare profili utenti con dei permessi specifici per l utilizzo dei dispositivi aziendali, in relazione a formati carta e opzioni di finitura, azioni eseguibili su dispositivi multifunzione (copia, stampa, scansione e fax), utilizzo delle stampanti virtuali e credenziali di accesso al sistema. Nella release 3.0 sono stati aggiunti i ruoli utente. Questa funzione consente di classificare gli utenti del sistema BlueCode in base a delle Categorie di ruolo. Nello specifico possono essere creati dei profili con la carica di Amministratore, Economo, Gestore dei crediti o Utente semplice. Ruolo Amministratore: può utilizzare tutte le funzionalità del programma. Economo: può avere accesso alle funzionalità relative alla gestione economica. Gestore Crediti: può effettuare solamente ricariche del credito agli utenti. Utente semplice: può sfruttare le funzioni di copia, scansione e stampa di BlueCode presso la propria postazione di lavoro o direttamente sui dispositivi di stampa. Al fine di garantire la sicurezza degli accessi ai vari sistemi di controllo è stato aggiunto il login sui moduli Admin Tool e Accounting in base a ruolo utente. Servizio di localizzazione Consente la creazione di sedi virtuali nelle quali sarà possibile associare utenti e stampanti, in modo tale da capire dove e come sono disposti gli stessi. La creazione delle sedi virtuali consente di suddividere una location in sedi, palazzine, piani ed uffici. Gestione dei dispositivi di stampa La sezione riservata ai dispositivi di stampa comprende un tool per il monitoraggio dei dispositivi in tempo reale, consentendo all amministratore di rete di essere sempre aggiornato sullo status dei dispositivi (livelli toner, carta ed errore). Oltre alla funzione di monitoring, la sezione dedicata consente di associare un dispositivo di stampa ad un particolare utente o gruppo di lavoro e avere un report in tempo reale delle azioni compiute presso i dispositivi. Driver distribution L integrazione con Microsoft Active Directory, consente la distribuzione automatica del driver universale su tutti i client aziendali con un semplice click (l operazione può anche essere eseguita manualmente). Di fatto alla 4

6 prima installazione di BlueCode client, è possibile far disinstallare in maniera automatica tutti i driver attuali e sostituire quest ultimi con la stampante BlueCode. Aumento dell efficienza a lavoro: Il driver universale di stampa Uno degli elementi che contraddistingue BlueCode è il driver di stampa universale per una compatibilità totale e funzioni di stampa avanzate. Gli altri software usano spesso dei driver nella loro versione base delle rispettive case madri che rallentano il funzionamento delle stampanti. BlueCode, invece dispone di un driver di stampa autoinstallante, caratterizzato da un interfaccia semplice da usare e compatibile con tutte le stampanti. Oltre alle funzioni comuni dei classici driver, BlueCode client è fornito di una serie di funzioni avanzate come l invio di un file verso una stampante virtuale. La finestra di dialogo, che costituisce l'interfaccia utente, viene aperta durante la stampa, e consente di sfruttare tutte le funzioni del software in maniera semplice e intuitiva, senza pannelli o comandi nascosti. Funzionalità del driver Salvataggio delle opzioni di finitura: Se si è soliti stampare un file con le stesse opzioni di finitura, è possibile salvare la tipologia di documento assegnandogli un nome in modo da richiamarlo quando necessario. Oltre alle opzioni di finitura il client ricorda anche le stampanti utilizzate per quella tipologia di documento. Stampa Tandem: La stampa Tandem consente di stampare un file simultaneamente su più dispositivi, al fine di velocizzare il processo di stampa massiva, dirottando la stampa simultaneamente su più dispositivi. Limiti di stampa: All interno dell interfaccia del client è possibile visionare quante stampe bianco nero o colore rimangono all utente o il credito residuo, in relazione alla modalità di accounting scelta per la tipologia di utente. Stampanti virtuali: Oltre alle stampanti fisiche assegnate all utente il driver dispone di una serie di stampanti virtuali. Il client consente all utente di stampare simultaneamente su stampanti fisiche e virtuali. Stampante virtuale Print&Follow La stampante Print&Follow è stata creata per garantire la stampa riservata in azienda. Stampando in modalità Print&Follow il dispositivo rilascia i file da stampare solo dopo che l utente si è autenticato presso il medesimo. Stampante Reprint: La stampa in modalità Reprint consente l archiviazione dei file in uno spazio cloud con le opzioni di finitura allegate. 5

7 Convertitore PDF: Il convertitore PDF, presente nell interfaccia del driver consente la conversione automatica del medesimo in formato PDF. Sicurezza e scalabilità: La soluzione BlueCode consente di svolgere l attività di stampa anche in contesti tecnologici complessi ed all interno di aziende strutturate con molteplici sedi e domini diversi. Al momento del login nel sistema, ed ogni qualvolta viene lanciata una stampa, il server principale di BlueCode viene contattato per confermare i permessi dell utente. Il file che deve essere stampato viene controllato dal client di stampa di BlueCode e se compatibile con i permessi utente, viene inoltrato alla stampante. Una volta stampato il file, BlueCode Client ricontatta il server principale per aggiornare le informazioni sul log dell utente. Se il server non è rintracciabile per motivi tecnici (assenza di linea, manutenzione, ecc) BlueCode Client caricherà in autonomia l ultimo profilo utilizzato per consentire comunque la stampa all utente. Quando la connessione con il server sarà ristabilita il sistema provvederà automaticamente a sincronizzarsi con BlueCode Server. Il client comunica direttamente con il dispositivo di stampa, senza passare per il server, in modo da non sovraccaricare la rete. In contesti aziendali con più sedi operative è possibile installare il pacchetto BlueCode server in modalità slave riducendo il carico del master. Integrazioni Uno dei punti di forza di BlueCode è il servizio di personalizzazione della soluzione software. Questa tipologia di servizio ci ha permesso, da un lato di soddisfare pienamente le esigenze del cliente e dall altro di inserire all interno delle varie releases importanti novità. Compatibilità con Microsoft Active Directory BlueCode è integrato con Microsoft Active Directory: Gestione di più domini Active Directory. Login per utenti di domini trusted di Active Directory. Modifica delle query in LDAP per una ricerca più efficiente durante le importazioni degli utenti di Active Directory. Integrazione con terminal server Bluecode è compatibile con soluzioni di tipo terminal server. È possibile installare il client di BlueCode in realtà dove l infrastruttura tecnologica viene gestita da sistemi come Citrix o Microsoft Hyper v. 6

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