SwyxIt! - Manuale delle istruzioni. SwyxIt! Software per telefonia assolutamente flessibile per il PC Windows

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1 SwyxIt! - Manuale delle istruzioni SwyxIt! Software per telefonia assolutamente flessibile per il PC Windows Versione: Iuglio 2006

2 Swyx. Tutti i diritti riservati. Avvertenze legali Nello sviluppo di SwyxWare e nell'elaborazione della presente documentazione è stata adottata la massima accuratezza per garantire strumenti tecnicamente corretti e comprensibili. La presente documentazione è comunque soggetta a continue evoluzioni, percui non è possibile escludere che contenga informazioni inesatte o errate. La presente documentazione, comprese tutte le informazioni in essa contenute, è messa a disposizione senza garanzia contro vizi di alcun genere. Non si concedono garanzie ne tacite ne esplicite, compresa la garanzia in relazione alle consuetudini del mercato o all'idoneità per uno scopo ben determinato. Marchi: Swyx, SwyxIt!, lo smiley integrato e "Click. Phone. Smile." sono marchi registrati di Swyx. Tutti gli altri marchi o nomi prodotto sono marchi o marchi registrati di pertinenza dei relativi proprietari. sono marchi registrati della Siemens AG. La presente documentazione è proprietà della Swyx. Riproduzione, adattamento e traduzione della presente documentazione senza la preventiva ed esplicita autorizzazione scritta da parte della Swyx sono vietati e verranno valutati come violazione delle norme sui diritti d'autore. Swyx Solutions AG Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a D Dortmund

3 Indice SwyxIt! - Manuale delle istruzioni1 Funzioni nuove...vii Introduzione...xiii 1 Cosa si intende per...? 1.1 Utenti Gruppo Avviso di chiamata Segnalazione dello stato Numero telefonico Abilitazioni Linea Trunk o gruppo trunk Utente Collegamento attivo Collegamento in attesa Bussare Conferenza Inversione chiamata Segnali acustici Superficie (skin) Call Routing Casella vocale Interrogazione remota CTI Richiamata Pausa Intercomunicazione Come funziona SwyxIt!? 3 Connessione e disconnessione 3.1 Connessione e disconnessione dell'utente Diritti d'accesso Indice i

4 4 Struttura della superficie di SwyxIt! 4.1 Menu La barra delle icone Sfondo Display Tasti numerici Tasti linea Tasti funzione Telefonare con SwyxIt! 5.1 Avviare lo SwyxIt! Come chiamare un utente? Intercomunicazione Selezione da qualsiasi applicazione Come usare la rubrica? Come prendo una chiamata? Come prendere una chiamata in sostituzione? Come depositare una richiesta di richiamata? Come terminare una conversazione? Come avviare una richiesta? Come passare da un utente all'altro (Inversione di chiamata)? Come collegare due utenti? Come inoltrare una chiamata senza attendere la risposta? Collegare senza rispondere Diffusore e funzione vivavoce Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)? Avviare una conferenza Richieste e aggiunte Abbandonare o terminare una conferenza Sale riunioni Come trasferire le chiamate? Redirezione immediata Attivare redirezione immediata Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt! 6.1 Il formato di numeri telefonici in Outlook SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP Configurazione Chiamare utenti direttamente dai contatti di Outlook Effettuare una chiamata da un' Effettuare una chiamata da una voce del calendario Usare i contatti Outlook con chiamate in arrivo ii Indice

5 6.2.6 Visualizzazione e creazione di contatti Outlook durante la conversazione Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi Creazione e visualizzazione di voci nel diario Outlook Creazione di una voce di diario durante la conversazione Swyx Voic Player Identificazione nome tra contatti Outlook I dettagli di SwyxIt! 7.1 Quadro delle funzioni di SwyxIt! SwyxIt! Menu Menu File Modificare menu Menu linee Menu funzioni Menu elenchi Menu impostazioni Menu guida Ridurre Chiudi Informazioni su SwyxIt! Consiglio del giorno La barra delle icone SwyxIt! Funzioni SwyxIt! Bloccocifre Backspace Microtelefono Riselezione Riselezione automatica Silenzio Disattivare una chiamata secondaria Soppressione del proprio numero di telefono Tasti linea Bloccare linee (pausa elaborazione) Tasto nome Tasto collegamento Esportare tasti collegamento e tasti nome Rubrica Elenco chiamanti Memorizzare ascoltare, ed inviare messaggi vocali Redirezione Prendere chiamate in sostituzione Inversione chiamata Attesa Collegamento Collegamento senza precedente richiesta (Blind Call Transfer) Autorizzazione all'accesso con un clic Registrazione Codice progetto Richiamata Richiamata su occupato Richiamata con interno libero GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI) Indice iii

6 7.7 Elenco delle chiamate Intervento Configurazione di un tasto nome per la funzione intervento Impostare SwyxIt! 8.1 Diffusori e microfono Regolazione volume Disattivazione diffusori Disattivazione microfono Configurazione redirezioni Redirezione immediata Redirezione ritardata Redirezione su occupato Avviso parallelo di chiamata Casella vocale standard Interrogazione remota Annuncio nome e saluto per la casella vocale Modifica la redirezione immediata Silenzio Call Routing Manager Sound Wizard Profilo utente Nozioni generali Elenchi Registrazione Tasti nome (Selezione rapida) Tasti collegamento Tasti linea Superficie Squillo Tastiera SwyxPhone Terminali SwyxIt! - Impostazioni locali Avvio dalla riga dei comandi Installazione e disinstallazione di SwyxIt! 9.1 Presupposti Preparativi per l'installazione Installazione del SwyxIt! Handset Installazione del SwyxIt! Headset Utilizzare SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset senza diffusori complementari Installazione del softwareswyxit! Installazione del Installazione specifica Installazione dalla barra dei comandi Aggiornamento Disinstallazione iv Indice

7 9.4 Installazione di SwyxIt! per Home Office All. A: Icone sulla barra delle applicazioni e nel tray (area di notifica) All. B: Telecomunicazione basata su applicazioni di terzi B.1 Installazione della TAPI 2.x... B-1 B.2 Applicazioni di terzi per SwyxIt! - configurazione sulla base dell'esempio della connessione telefonica 1.0 di Microsoft... B-1 All. C: Quadro generale: Drag & Drop All. D: Terminali D.1 Quadro dei terminali disponibili... D-1 D.2 Configurazione dei terminali in SwyxIt!... D-4 D.3 Uso del SwyxIt! Handset P D-6 D.3.1 Comportamento standard dello SwyxIt! Handset P D-7 D.3.2 Le funzioni dello SwyxIt! Handset P250 nel dettaglio... D-7 D.4 NetPhone Handset... D-9 D.5 SwyxIt! Handset P D-9 D.5.1 Adattatore headset USB senza tasti... D-9 D.5.2 Cavo headset K D-9 D.5.3 Cavo headset K412 (GN8120)... D-10 D.5.4 SwyxIt! Headset H360 (Plantronics CS60)... D-10 D.6 Terminali di altri produttori... D-11 D.6.1 Terminali SIP... D-11 D.6.2 Terminali H D-12 All. E: SwyxIt! in modalità terminal server E.1 Installazione in ambiente terminal server... E-1 E.2 TAPI per Windows Terminal Services... E-2 All. F: Termini tecnici Indice v

8 Funzioni nuove Questo capitolo contiene un quadro generale sulle nuove funzioni che SwyxWare offre agli utenti. SwyxWare v6.00 Funzione Pacchetti opzionali SwyxWare Ampliamento superficie - Funzioni di tasti (campi interattivi) Swyx Voic Player La creazione di una voce nel diario è più immediata Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi Modifica della rubrica globale Avviso parallelo di chiamata Spiegazione Con i diversi pacchetti opzionali SwyxWare, Swyx offre ora una gamma differenziata di prodotti. L'ambito delle funzioni di SwyxWare può essere modificato scegliendo determinati pacchetti opzionali. Per ulteriori informazioni consultare Ambito di funzioni variabile mediante moduli supplementari (pacchetti opzionali),pagina2-2. La nuova superficie standard consente di accedere a numerosi funzioni accessibili finora solamente attraverso il menu, anche attraverso la barra delle icone. Mediante lo Skin Editor i diversi campi inerattivi possono essere abbiante a ulteriori funzioni menu, in modo da consentire, ad es., la visione del proprio profilo utente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.3, La barra delle icone SwyxIt!,pagina7-15. Il Voic Player di Swyx consente di ascoltare messaggi vocali direttamente in Microsoft Outlook, senza installare ulteriore software. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Swyx Voic Player, pagina6-10. Finora la creazione di una voce nel diario poteva essere impostata solo generalmente. A partire da questa versione è possibile creare voci di diario mediante il mouse durante la conversazione e limitatamente ad essa, anche se la funzione diario è stata disattivata. Da ora è possibile creare un contatto Outlook da diversi elenchi (ad es. elenco riselezione, rubrica, elenco chiamate) o visualizzare un contatto esistente Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.7, Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi,pagina6-9. Utenti, dotati dei necessari diritti, possono modificare la rubrica globale o aggiungervi voci (vedi Aspetti particolari nella modifica della rubrica globale, pagina 7-48). Mediante l'avviso parallelo di chiamata, chiamate in arrivo vengono segnalate anche su uno o più apparecchi esterni (ad es. telefono ISDN o cellulare) da dove è anche possibile rispondere. (Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.2.4, Avviso parallelo di chiamata, pagina8-9.)

9 Funzione Quickstart nel menu Intervento Differenziazione di collegamenti Insstallazione facilitata tramite rete Spiegazione Il menu "Guida" contiene ora non solo il link per accere alla gioda in rete ma anche una descrizione sommaria delle funzioni più importanti che consente di familiarizzare rapidamente con il prodotto. Installando il pacchetto opzionale SwyxMonitor, l'utente, dotato dei relativi diritti, può fungere da supervisore e intervenire in conversazioni. Questa funzione è utile nei call center. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.8, Intervento, pagina L'amministratore è in grado di diferenziare i collegamenti per le conversazioni. In questa maniera è possibile computare distintamente conversazioni private o assegnare diritti di chiamata. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator. Sono disponibili opzioni avanzate per righe di comando per l'installazione tramite la rete. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 9.3.3, Installazione dalla barra dei comandi, pagina9-5. "Ascolto" in conferenze Da ora in poi alle conferenze è possibile partecipare anche in modalità "Ascolto".

10 SwyxWare v5.00 Funzione Esportare o importare rubriche Inviare registrazioni Redirezione prima di accettare la chiamata Handsets e headsets Squilli ad alta fedeltà Nuovi tipi di telefono Interrogazione remota Cursori Diritti d'accesso Spiegazione Numeri della rubrica personale possono essere esportati o importati (vedi capitolo , Rubrica) Chiamate possono essere registrate e successivamente ascoltate, oppure essere inviate sotto forma di (vedi capitolo , Registrazione, pagina7-58). Una chiamata in arrivo può essere reindirizzata ad un altro utente oppure alla casella vocale prima di accettarla. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.14, Collegare senza rispondere, pagina5-12. Sono appoggiati ulteriori dispositivi: Cavo headset K412 (GN8120 con tre tasti e tre LED) Cavo headset K411 (adattatore USB Imtradex con quattro tasti (volume +/-, diffusore e disattivazione microfono con LED rosso)) SwyxIt! Headset H360 (headset wireless (DECT) CS60 della Plantronics) Per ulteriori informazioni consultare l'allegato D, Terminali,paginaD-1. Vengono appoggiati più formati per la riproduzione degli squilli. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8.8, Squillo,pagina8-31. Sono a disposizione ulteriori tipi di telefono: SwyxPhone L520s SwyxPhone L540 Modulo tasti T420 Moduo tasti T520 In modalità interrogazione remota è possibile registrare un'annotazione che può essere inviata al proprio indirizzo come messaggio vocale, registrare e inviare una risposta (se si conosce l'indirizzo e- mail del chiamante) e inoltrare un messaggio vocale a un altro utente di SwyxWare. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.4, Interrogazione remota, pagina Il volume può essere ora regolato mediante un cursore direttamente sulla superficie. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.1.1, Regolazione volume,pagina8-3. Il cursore è un nuovo elemento della superficie e può essere adattato ai propri gusti. Sono stati affinati i vari livelli del diritto d'accesso. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 3.2, Diritti d'accesso,pagina3-2.

11 SwyxWare v4.40 Funzione Spiegazione Connessione limitata Un utente può accedere allo SwyxServer con un massimo di 4 terminali contemporaneamente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 3.2, Diritti d'accesso, pagina3-2. Stato di accesso E' possibile definire quale tipo di terminale dovrà segnalae il proprio stato. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Terminali, pagina Identificazione nome In Outlook possono essere definite cartelle di contatti che servono per identificare numeri di telefono relativi a chiamate in arrivo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.3, Identificazione nome tra contatti Outlook, pagina6-11. Vivavoce con SwyxIt! Handset P250 Redirezione a distanza elenco delle chiamate E' utilizzato il diffusore dello SwyxIt! Handset P250. Per ulteriori informazioni consultare capitolo D.3, Uso del SwyxIt! Handset P250, paginad-6. La procedura di redirezione immediata può essere modificata anche a distanza nel relativo menu (see also chapter 8.4.2, Modifica la redirezione immediata, page 8-17). Una superficie particolare consente di seguire i tentativi di collegamento già effettuati per la chiamata in questione. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.7, Elenco delle chiamate, pagina7-73.

12 SwyxWare 4.30, v4.31 e v4.33 Funzione Nuovi telefoni Modalità terminal server Call Routing Manager Graphical Script Editor Lotus Notes Nuova superficie standard Abbinamento tasti di SwyxPhone Consiglio del giorno Spiegazione Sono a disposizione ulteriori tipi di telefono: SwyxPhone L400 SwyxPhone L420e SwyxPhone L420s SwyxPhone L440 E' stata migliorata l'operatività di SwyxIt! in modalità terminal server. Per ulteriori informazioni consultare l'allegato E, SwyxIt! in modalità terminal server, paginae-1. Consegna parametri migliorata. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". E' possibile l'integrazione di Lotus Notes. Ulteriori dettagli presso il rivenditore. La superficie standard è stata modificata in "LoonaClassic" Configurazione di tasti funzione dello SwyxPhone in SwyxIt!. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , SwyxPhone, pagina SwyxIt! offre ulteriori informazioni. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Consiglio del giorno..., pagina7-14.

13 SwyxWare v4.20 e v4.21 Funzione Richiamata Uso di un telefono dal PC (CTI) Intercomunicazione Selezione da qualsiasi applicazione (F11) Spiegazione La Richiesta di richiamata consente di segnalare a un utente interno non raggiungibile: "Prego richiamare!" (see also chapter 7.5, Richiamata, page 7-63). SwyxIt! può comandare un telefono, l'utente può cioè utlizzare le funzioni di SwyxIt! chiamando mediante un apparecchio telefonico. A PC spento le funzioni proprie del telefono sono comunque sempre a disposizione (see also chapter 7.6, GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI), page 7-69). Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxPhone. E' possibile chiamare un utente e rivolgersi ad esso senza che questo debba sganciare il microtelefono. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.3, Intercomunicazione, pagina5-3. E' possibile chiamare un numero di telefono evidenziato da un'altra applicazione. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.4, Selezione da qualsiasi applicazione, pagina5-3. SwyxIt! Handset P250 Questa versione appoggia un nuovo SwyxIt! Handset P250. Per ulteriori informazioni consultare l'allegato D, Terminali, paginad-1. Squillo "silenzioso" Collegamento mediante aggancio E' possibile impostare il sistema in modo che una chiamata in arrivo venga segnalata solo sulla superficie. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8.8, Squillo, pagina Ora può essere configurata anche la funzione "Collegamento mediante aggancio". Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8.1, Nozioni generali, pagina 8-22.

14 Introduzione Swyx sviluppa e distribuisce una nuova classe di telefonia professionale. Le nuove soluzioni gestiscono la telecomunicazione non utilizzando le linee convenzionali, ma le reti per la trasmissione di dati che si basano su tecnologia Internet e sostituiscono completamente i classici impianti telefonici nelle aziende. Il server telefonico SwyxServer costituisce il cuore del nuovo sistema di telefonia. Il server ha le stesse funzionalitá di un complesso impianto telefonico con centralino e terminali, provvede alla gestione delle conversazioni (p.e. per trasferire colloqui a terminali diversi, alla rete pubblica oppure alla propria casella vocale), dei terminali e dei suoi utenti che comunicano attraverso il server. A partire dalla versione 6.0 SwyxWare consente di variare l'ambito delle funzioni. I pacchetti opzionali consentono di adeguarsi alle proprie esigenze in fatto di comunicazione. Il sistema può essere quindi facilmente adattato alle proprie esigenze nel momento in cui queste cambiano. Cos'è "SwyxIt!"? SwyxIt! è un software che, in collaborazione con SwyxServer nella rete PC dell'azienda, trasforma il PC in un potente telefono che dispone di numerose funzioni confortevoli. SwyxIt! offre prestazioni e funzioni che consentono di eseguire i compiti all'interno dell'azienda e legati in qualche modo alla telecomunicazione in maniera più semplice, veloce e proficua. Ciò vale per tutti i compiti connessi alla telecomunicazione, a prescindere dal fatto se l'utente operi come incaricato di particolari mansioni, segretaria, manager, centralinista oppure venditore che lavora notoriamente in simbiosi con il telefono: L'utente si renderá presto conto che SwyxIt! apre una nuova dimensione alla telecomunicazione su base software che facilita enormemente il lavoro. SwyxIt! è un'applicazione per i sistemi operativi Windows 2000 e Windows XP Professional. Il software consente, in collaborazione con SwyxServer, di condurre conversazioni telefoniche in rete, con l'ausilio di uno SwyxIt! Handset o di uno SwyxIt! Headset. Un quadro generale delle numerose funzioni supportate con l'uso di SwyxIt! come periferica del proprio SwyxServer è riportato nel capitolo 7.1, Quadro delle funzioni di SwyxIt!, pagina7-1. Ulteriori informazioni sui prodotti della Swyx sono reperibili su internet sotto Il contenuto della presente documentazione Il manuale contiene tutte le informazioni necessarie per poter operare con SwyxIt!. A chi si rivolge la presente documentazione? La documentazione è stata creata e pensata per gli utenti di SwyxIt!. Le tematiche sono state scelte per facilitare l'accesso al programma anche a utenti poco familiari con il PC. E' necessario comunque osservare che sia la consultazione della presente documentazione che l'utilizzo della guida richiedono nozioni base dei sistemi operativi Windows. Non avendo molta dimestichezza con uno di questi sistemi operativi, si consiglia di consultare anche la guida di Windows. ii - xiii

15 SwyxIt! Manuale Nella documentazione "Manuale SwyxIt!" vengono esaurientemente spiegate tutte le funzioni base di SwyxIt!. Qui si trovano spiegazioni relative ai seguenti argomenti: Telefonare, inversioni di chiamata, richiamate, Richiamate Rubriche, telefonare da Outlook, Redirezione, elenchi chiamate, casella vocale, interrogazione remota, riselezione, Registrazione, Autorizzazione accesso, Impostazioni delle superfici di SwyxIt!, p.e. abbinamento dei tasti, configurazione delle linee e modifica dell'aspetto grafico delle superfici (skin). Manuale "Swyx Extended Call Routing" La presente documentazione contiene la descrizione dei componenti di SwyxIt!, che consentono la gestione professionale delle chiamate. Essi sono: del Call Routing Manager Script Editor grafico La documentazione presuppone che le funzioni basi di SwyxIt!, come descritte nella documentazione di SwyxIt! siano familiari. Manuale "Swyx Skin Editor" Il manuale Swyx Skin Editor descrive le funzioni per modificare e creare superfici SwyxIt! (skins). La documentazione presuppone che le funzioni basi di SwyxIt!, come descritte nella documentazione di SwyxIt! siano familiari. Manuale "SwyxFax Client" Il manuale SwyxFax Client descrive le funzioni per inviare dal e ricevere fax sul PC. Indicazioni sulla parte riguardante il server SwyxFax Server sono contenute nella documentazione riservata agli amministratori. Per l'applicazione di queste componenti professionali su SwyxWare l'amministratore di sistema deve concedere la relativa autorizzazione. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator. Covenzioni per le descrizioni Spiegazione di particolari azioni descritte nella documentazione Per cliccare in questa documentazione si intende generalmente: Cliccare una volta con il tasto sinistro del mouse. Doppio clic: Cliccare brevemente due volte con il tasto sinistro del mouse. Se una determinata azione richiede l'uso del tasto destro del mouse, vi è un particolare riferimento: "Cliccare con il tasto destro del mouse..." ii - xiv Introduzione

16 Indicazioni per l'uso dei menu Indicazioni che invitano alla scelta di determinate voci di menu sono riportate come segue: Elenchi Visualizza rubrica... si riferisce alla voce "Visualizza rubrica..." che si trova nel menu "Elenchi". Il menu contestuale a questo elemento si apre cliccandovi sopra con il tasto destro del mouse. La struttura della documentazione Capitolo 1 - In questo capitolo vengono specificati termini frequentemente usati nella documentazione SwyxWare. Capitolo 2 - Questo capitolo contiene i concetti tecnici di base di SwyxIt!. Capitolo 3 - A differenza di un telefono convenzionale SwyxIt! deve essere avviato per poter telefonare. Questo capitolo fornisce spiegazioni in merito alle procedure di connessione e disconnessione a e da SwyxIt! ed inoltre a e da SwyxServer. Capitolo 4 - Questo capitolo contiene le indicazioni per familiarizzare con i vari elementi della superficie di lavoro di SwyxIt!. Capitolo 5 - Questo capitolo contiene la descrizione delle funzioni base di SwyxIt!. Capitolo 6 - Questo capitolo descrive come usare SwyxIt! direttamente in Microsoft Outlook. Capitolo 7 - Il presente capitolo descrive in modo esauriente le funzioni di SwyxIt!. Capitolo 8 - Questo capitolo contiene la descrizione come modificare il comportamento e le impostazioni di SwyxIt!. Capitolo 9 - Questo capitolo descrive come installare e disinstallare SwyxIt! e i relativi terminali audio (SwyxIt! Handset o SwyxIt! Headset). Allegati A - Sulla barra delle applicazioni e nel tray di Windows vengono segnalati determinati stati o processi di SwyxIt!. Il presente capitolo contiene un quadro delle icone utilizzate e del relativo significato. Allegati B - Questa appendice contiene informazioni su come effettuare chiamate da applicazioni di terzi con SwyxIt!. Allegati C - Questa sezione contiene un quadro generale sulle varie possibilitá di gestione dei tasti sulla superficie di SwyxIt! mediante la funzione drag & drop. Allegati D - Questo allegato contiene informazioni su terminali e periferiche (handset e headset) adatti all'uso con uno SwyxIt!. Allegati E - Questo allegato contiene informazioni su come SwyxIt! può essere usato in ambiente terminal server. Allegati F - La sezione seguente contiene spiegazioni dettagliate dei termini tecnici utilizzati in relazione alla tecnica "Voice over IP". L'indice Indice analitico dettagliato consente un rapido orientamento per ritrovare velocemente determinati contenuti. Introduzione ii - xv

17 Guida in rete Quasi dappertutto è disponibile una potente guida in rete che consente di ottenere consigli e delucidazioni direttamente sullo schermo, anche in assenza di documentazione stampata. Per consultare il compendio di consigli e informazioni, cliccare su "Guida Guida" nel menu. Molte finestre dispongono del tasto "Guida". Per ottenere consigli relativi al relativo dialogo, è sufficiente cliccare su "Guida". Se le schede Contenuto, Indice analitico e Ricerca non fossero visualizzate, cliccare su "Mostra" Cliccare su una delle schede nella finestra che appare: Scheda Contenuto Indice analitico Ricerca Preferiti Scopo Visualizzazione dell'indice della guida. Ricerca o scelta di determinate parole o termini da un elenco di voci. Ricerca di voci nella guida in rete. Determinazione di preferiti. ii - xvi Introduzione

18 Ulteriori informazioni Poichè, per logica di produzione, la documentazione in forma stampata non può sempre rispecchiare lo stato più recente del software, qui sono contenute ulteriori informazioni: Per le informazioni più recenti sui prodotti si rimanda alla homepage su internet: Sotto la voce "support" della homepage può inoltre essere scaricata la documentazione più recente (PDF): Le istruzioni brevi esistono sia in versione stampata che come PDF sul CD e nel menu avvio. In questo caso rivolgersi all'amministratore del sistema. Introduzione ii - xvii

19 1 Cosa si intende per...? In questo capitolo vengono specificati termini frequentemente usati nella documentazione SwyxWare. Per la spiegazione di ulteriori termini tecnici usati in relazione alla tecnica "Voice-over-IP" si rimanda all'all. F: Termini tecnici. 1.1 Utenti 1.2 Gruppo Per definizione gli utenti sono le persone che colloquiano tra di loro via telefono. Si distinguono utenti interni e utenti esterni. Per utenti interni si intendono utenti all'interno di un'azienda, anche se dislocati in sedi diverse. Utenti esterni sono raggiungibili attraverso la rete pubblica oppure via internet (telefonia via internet). Per gruppo si intende la riunione in un contesto logico di diversi utenti. La creazione dei gruppi e la relativa allocazione di componenti è prerogativa dell'amministratore di sistema. Tutti i collaboratori del reparto distribuzione di un'azienda possono per esempio essere riuniti in un gruppo, definito "distribuzione". Al gruppo è assegnato un numero interno diretto (interno gruppo). Chiamando il numero interno diretto assegnato al gruppo, squilla il telefono di tutti i componenti del gruppo (chiamata gruppo). Qualsiasi membro del gruppo può rispondere alla chiamata. L'amministratore può comunque creare gruppi all'interno dei quali le chiamate vengono distribuite secondo uno schema predefinito. Secondo l'ordine definito, una chiamata in arrivo viene inoltrata primo a un determinato membro del gruppo. Se esso non risponde, ad es. perchè è assente o impegnato in una conversazione, la chiamta viene redirezionata al membro successivo. L'amministratore può stabilire un ordine preciso in base al quale le chiamate vengono redirezionate oppure lasciare al caso.

20 1.3 Avviso di chiamata 1.4 Segnalazione dello stato Mediante la funzione "Avviso di chiamata", l'utente A può stabilire che chiamate in arrivo destinate a lui, vengano segnalate anche all'utente B. Questo tipo di segnalazione è, per quanto riguarda l'utente B, limitato in un primo momento al display. In questo caso viene visualizzato il numero, oppure il nome dell chiamante e il numero da lui chiamato. Qualora l'utente B abbia abbinato un tasto nome al numero dell'utente (A) appena chiamato, questo lampeggia. Se la risposta alla chiamata non avviene entro 10 secondi, verrà generato un singolo segnale acustico di avviso. L'utente B può rispondere immediatamente alla chiamata, oppure dopo il segnale acustico (vedi capitolo 5.7, Come prendere una chiamata in sostituzione?, pagina5-7). L'avviso di chiamata impedisce che una chiamata vada a vuoto (se l'utente A non avesse attivato la casella vocale oppure la redirezione). Il segnale acustico viene stabilito dall'amministratore di sistema in considerazione dei rapporti degli utenti tra di loro. Il profilo utente personale consente di attivare o disattivare il segnale acustico dell'avviso di chiamata, la visualizzazione sul display rimarrà comunque in essere. La segnalazione dello stato di un altro utente interno (libero, chiamata in arrivo, occupato, disconnesso) avviene attraverso il tasto nome abbinato al suo numero (vedi capitolo , Tasto nome, pagina 7-38). Il segnale acustico viene stabilito dall'amministratore di sistema in considerazione dei rapporti degli utenti tra di loro.

21 1.5 Numero telefonico Un numero telefonico è identificabile come sequenza di cifre o come nome simbolico. Nel caso di numeri telefonici si distinguono numeri interni ed numeri esterni Numeri interni servono per chiamare utenti o gruppi interni che nella maggior parte dei casi operano all'interno dell'azienda e sono quindi riconosciuti dallo SwyxServer. Utenti interni possono essere contattati non solo usando il loro numero interno (diretto), ma anche mediante nomi utente simbolici, H.323 Aliasnames indirizzi IP, nomi NetBIOS e nomi DNS (nome domain). Numeri esterni si riferiscono agli altro utenti della rete pubblica. Vengono chiamati digitando il loro numero telefonico di rete pubblica. In questo caso è necessario chiamare prima la linea urbana (ad es. digitando lo "0"). Utenti esterni di una rete IP pubblica (internet) invece, possono essere contattati usando il loro indirizzo internet, SIP-URI oppure il loro nome di domain (p.e. MarioRossi.ditta.com). Esempi per numeri telefonici validi Numero telefonico Significato 123 Numero interno di un utente all'interno dell'azienda che si appoggia a SwyxServer Numero telefonico di un utente raggiungibile attraverso la rete pubblica (chiamata urbana, lo "0" serve per chiamare la linea urbana) Numero telefonico di un utente raggiungibile attraverso la rete pubblica (chiamata interurbana, lo "0" serve per chiamare la linea urbana). E' da tenere presente che il prefisso deve essere sempre indicato, perchè la chiamata possa essere inoltrata Chiamata internazionale (il primo "0" serve per chiamare la linea urbana). TOM Nome simbolico di un utente interno dell'azienda che si appoggia a SwyxServer. L'utente chiamato deve essere conosciuto da SwyxServer con il suo nome utente TOM. TOMMY Aliasname (nomignolo) di un utente usato da terminali a standard H.323. L'utente chiamato deve essere riconosciuto con il suo nome utente TOMMY Indirizzo IP di un utente interno dell'azienda che si appoggia a SwyxServer, o indirizzo IP di un utente esterno con terminale compatibile con lo standard H.323. mario.rossi@ditta.it SIP-URI. Ha una struttura simile a un indirizzo ed è composto da un nome utente e da un realm (un nome identificativo simile al nome di domain).

22 1.6 Abilitazioni L'amministratore può configurare autorizzazioni particolari per chiamate in uscita valide per determinati gruppi o utenti, cioè interdire la chiamata di determinati numeri (p.e. chiamate urbane, interurbane o internazionali). Selezionando un numero bloccato, sul display appare una segnalazione di errore. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema 1.7 Linea Per "linea" nell'ambito di SwyxWare si intende un possibile collegamento utilizzabile per le proprie telefonate. Poichè SwyxWare gestisce la trasmissione dei colloqui attraverso il protocollo IP o il protocollo SIP, la nuova telefonia IP non è legata ad un vero e proprio "collegamento via cavo". Ciò consente di inviare più telefonate distinte in contemporanea attraverso il collegamento in rete. SwyxWare utilizza comunque il termine "linea" per indicare opzioni logiche di collegamento, benchè non si appoggi su una linea fisica, materiale. Questo concetto consente da un lato di mantenere in essere il termine chiaro e plastico di "linea"-un utente continua a rimanere in attesa "sull'altra linea"-e dall'altro di trarre tutti i vantaggi della nuova flessibilità di questo tipo di linea: E' così possibile stabilire con pochi interventi, di quante linee dotare il proprio posto di lavoro, senza dover per questo installare fisicamente una nuova linea o un nuovo telefono. 1.8 Trunk o gruppo trunk Per trunk si intende il collegamento a un'altra rete, ad es. alla rete telefonica pubblica. Il collegamento alla rete telefonica pubblica può ad es. essere un "trunk ISDN", un collegamento a internet un "trunk SIP". Colegamenti (trunk) del medesimo tipo possono essere riuniti in gruppi. I trunk riuniti in un gruppo hanno quindi proprietà identiche. I gruppi trunk sono quindi da intendersi principalmente come ampliamento della capacità. L'amministratore può assegnare una diversa priorità ai vari gruppi trunk. Lo scopo potrebbe essere tra l'altro quello di incanalare le chiamate su una linea conveniente (ad es. su internet attraverso un trunk SIP). Se non è disponibile verrà scelta una via con priorità secondaria, ad es. un trunk ISDN per collegarsi alla rete telefonica normale. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator.

23 1.9 Utente Per utente si intende una persona, un gruppo oppure un luogo (p.e. la sala riunioni), per la/il quale sia stato creato un account su SwyxServer. Ad ogni account su SwyxServer è abbinato un nome utente, un numero personale di identificazione PIN (Personal Identification Number) e generalmente un account Windows (oppure anche più di uno). Il PIN è necessario usando SwyxPhone, il telefono da tavolo della famiglia di prodotti SwyxWare e nel caso di interrogazione remota, per autentificare l'utente. Avviando SwyxIt! viene utilizzato automaticamente il proprio account di Windows attuale per verificare il diritto di accesso e per riconoscere l'account impostato su SwyxServer. Ove SwyxServer non fosse in grado di trovare nessun account SwyxServer per il proprio account Windows, SwyxIt! verrà terminato segnalando l'errore. Se sz SwyxServer esistono invece più account per il proprio account Windows, SwyxIt! richiederà di scegliere uno di essi. Le impostazioni personali di ogni utente vengono salvate centralmente su SwyxServer (per esempio registrazioni nella rubrica personale, regole per la redirezione di chiamate, abbinamento di interni su determinate linee). Ciò significa che l'ambiente telefonico sarà sempre uguale, indipendentemente dal PC o dall'apparecchio SwyxPhone che si userà! Dovendo dividere un apparecchio SwyxPhone con un altro utente, l'amministratore dovrà impostare un account utente comune per entrambi. In questo caso sarà necessario mettersi d'accordo sulla password da usare e sulle impostazioni, perchè entrambi possano eventualmente apportare delle modifiche Collegamento attivo 1.11 Collegamento in attesa Per collegamento attivo si intende una conversazione telefonica per tutta la durata in cui è in essere un colloquio con l'interlocutore. Per collegamento in attesa si intende un colloquio brevemente interrotto (e "parcheggiato" su SwyxServer). L'utente sulla linea in attesa viene intrattenuto con della musica. Il collegamento in attesa viene riattivato premendo sul tasto della relativa linea. Nel caso in cui parallelamente si fosse impegnati in una seconda conversazione su un'altra linea, il collegamento attivo diventa collegamento in attesa. Questo consente di condurre più conversazioni "contemporaneamente", passando da un interlocutore all'altro. Esempio: Impegnato in una conversazione telefonica, arriva un ulteriore chiamata. La nuova chiamata viene visualizzata sul display. Rispondendo alla chiamata successiva, il collegamento attivo viene messo in attesa, mentre la seconda chiamata diventerà collegamento attivo.

24 1.12 Bussare Se durante una telefonata giungesse un ulteriore chiamata, questa viene segnalata sul display. Contemporaneamente si avvertirà un segnale acustico (non il classico squillo). Questo processo viene definito "bussare". A questo punto si può decidere se mettere in attesa l'interlocutore con il quale si sta parlando per rispondere alla chiamata segnalata, oppure se continuare la conversazione senza interruzioni Conferenza 1.14 Inversione chiamata Per conferenza si intende una conversazione alla quale partecipano almeno tre interlocutori. E' possibile indire una conferenza, quando almeno due collegamenti sono attivi. Ogni partecipante ad una conferenza può aggiungere altri interlocutori. L'amministratore di sistema può però anche creare una sala riunioni virtuale, accessibile indipendentemente dai partecipanti. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.16, Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)?, pagina5-12. Per inversione chiamata si intende il passaggio tra il collegamento attivo e uno o più collegamenti in attesa. La conversazione corrente diventa collegamento in attesa e un collegamento precedentemente messo in attesa diventa attivo (vedi capitolo 1.10, Collegamento attivo, pagina 1-5 e capitolo 1.11, Collegamento in attesa).

25 1.15 Segnali acustici La seguente tabella riporta i principali segnali acustici ed il loro significato. Segnale acustico Squillo Segnale di libero Segnale di selezione interrotto Segnale di occupato Segnale "bussare" Avviso di chiamata Segnale di richiamata Segnale Intercom Significato Segnala una chiamata in arrivo. E' possibile scegliere diversi tipi di squillo per diverse chiamate (ad es. abbiante a determinati numeri telefonici o chiamate interne ed esterne). Si avverte prima della creazione del collegamento. C'è un nuovo messaggio. Segnala che un utente chiamato è occupato. Questo segnale viene generato presso un utente impegnato in una conversazione, nel momento in cui arriva una seconda chiamata alla quale è possibile rispondere su un'altra linea. A condizione che non siano attivate le funzioni "silenzio" oppure "Disattivazione chiamata secondaria". Segnala che l'utente chiamato non ha risposto ed è decorso il periodo del timer impostato (10 secondi). Con la funzione avviso di chiamata attivata, il segnale acustico di avviso è generato una volta sola. E' generato avendo depositato una richiesta di richiamata su occupato. L'utente chiamato ha terminato il suo colloquio telefonico. Confermando la richiamata, verrà instaurato un collegamento. E' riprodotto prima di attivare l'intercomunicazione. Un altro utente interno al quale si segnala il proprio stato ha attivato la funzione di intercomunicazione e il telefono attiva il diffusore. Per rispondergli sollevare il microtelefono Superficie (skin) Per skin (inglese: skin = pelle, superficie) si intende la raffigurazione del telefono sul monitor (desktop). L'aspetto del software SwyxIt! sul monitor (formato, sfondo, testi) può essere modificato secondo i propri gusti (superficie modificabile). Le funzioni necessarie per la comoda gestione delle telefonate possono essere combinate semplicemente mediante la funzione drag & drop. Nuovi tasti per la selezione rapida possono essere aggiunti semplicemente usando il mouse. Sempre col mouse è possibile modificarne gli abbinamenti o l'intestazione. Tutti gli elementi della superficie possono essere organizzati in maniera tale da appoggiare il proprio stile di lavoro. SwyxIt! è quindi la soluzione su misura per la gestione delle telefonate per le postazioni di lavoro più disparate. Oltre a garantire massima flessibilità nell'organizzazione funzionale, SwyxIt! consente anche di creare superfici che rispecchiano i propri gusti. Forma, misura e colore dei "tasti" sono adattabili, lo sfondo può essere scelto a proprio piacimento. In questo modo la superficie può rispettare le indicazioni della corporate identity della propria azienda, oppure può essere adattata alle proprie esigenze.

26 Lo Skin Editor integrato consente di modificare le superfici in maniera semplice e veloce. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". Si avverte che l'autorizzazione a modificare la superficie, deve essere concessa dall'amministratore del sistema Call Routing 1.18 Casella vocale Call Routing descrive la gestione di chiamate in arrivo secondo determinate regole prestabilite, p.e. la redirezione di chiamate in arrivo ad altri utenti. Con il Call Routing Manager, è disponibile uno strumento assai potente che migliora in maniera significativa la raggiungibilità all'interno dell'azienda e riduce sensibilmente il numero delle chiamate andate a vuoto. Per ottimizzarne l'uso, Call Routing Manager mette a disposizione un "Assistente alle regole" per modificare o creare regole. Si avverte che l'autorizzazione alla creazione di regole con Call Routing Manager deve essere concessa dall'amministratore di sistema. Lo Graphical Script Editor offre ulteriori possibilità di gestione delle chiamate e consente di visualizzare graficamente un insieme complesso di regole. Le regole così create sono comunque applicabili soltanto se precedentemente Extended Call Routing è stato installato sullo SwyxServer. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". SwyxWare mette a disposizione dei suoi utenti una casella vocale personale. Il messaggio vocale del chiamante viene memorizzato e inviato al proprio indirizzo sotto forma di (posta elettronica). Proseguendo, queste vengono definite come messaggio. Le funzioni offerte vanno però ben oltre quelle di una semplice casella vocale. Per esempio è possibile personalizzare gli annunci in base al chiamante, all'ora o alla data della chiamata. E' possibile inviare il messaggio vocale ad un determinato indirizzo come una convenzionale, oppure renderlo accessibile agli utenti contenuti in un elenco di distribuzione. Il tutto semplicemente con un clic del mouse. In alternativa, i messaggi vocali lasciati nella propria casella vocale possono essere ascoltati e gestiti tramite SwyxIt!, SwyxPhone oppure tramite un altro telefono, usando la funzione di interrogazione remota.

27 1.19 Interrogazione remota La funzione interrogazione remota consente di ascoltare i messaggi da qualsiasi telefono. Chiamando il proprio numero SwyxWare ci si identificherá nei confronti di SwyxWare con l'aiuto del proprio PIN. Dopo è possibile ascoltare prima tutti i messaggi nuovi, in seguito tutti gli altri messaggi registrati. E' possibile riascoltarli ed eventualmente cancellarli. Inoltre è possibile modificare la destinazione della redirezione immediata e registrare un nuovo annuncio. Se lo SwyxWare installato è dotato del modulo "Text-To-Speech", non è solo possibile ascoltare i messaggi vocali, ma è possibile farsi leggere le nella casella posta in arrivo CTI Mediante le funzioni CTI è possibile selezionare il numero di utenti dal PC, per esempio basandosi sui contatti (Outlook o Lotus Notes), conducendo la conversazione come di consueto con l'apparecchio telefonico. Anche se SwyxPhone è comandato da un altro CTI-SwyxIt! tutte le funzioni di telefonia dello SwyxPhone rimangono comunque pienamente disponibili Richiamata SwyxWare consente di depositare presso un altro utente interno una richiesta di richiamata. Questo utente può quindi richiamare in un secondo momento. Ove l'utente chiamato fosse occupato, è possibile avviare la "Richiamata su occupato". In questo caso verrà riproposta la richiamata non appena l'utente si sarà liberato. verrà riproposta la richiamata non appena l'utente si sarà liberato Pausa E' possibile disattivare (bloccare) miratamente le linee per evitare ulteriori chiamate in arrivo, p.e. per avere il tempo necessario per gestire una precisa richiesta di un cliente a seguito di una sua chiamata Intercomunicazione Un utente interno che segnala il proprio stato può essere contattato direttamente. Significa che selezionando il numero, il contatto con l'utente è immediato se è connesso e non è impegnato in una telefonata. Utilizzando lo SwyxPhone verrà attivato il diffusore del telefono, con SwyxIt! quelli del PC; il chiamante può trasmettere immediatamente la comunicazione. Ciò è possibile solo se un tasto nome è stato adeguatamente abbinato e se è attiva la segnalazione dello stato del collaboratore che si desidera contattare direttamente.

28 2 Come funziona SwyxIt!? Questo capitolo contiene i concetti tecnici di base di SwyxIt!. SwyxWare - telecomunicazione futuristica da subito Swyx sviluppa e distribuisce una nuova classe di telefonia professionale. Le nuove soluzioni gestiscono la telecomunicazione non utilizzando le linee convenzionali, ma le reti per la trasmissione di dati che si basano su tecnologia Internet e sostituiscono completamente i classici impianti telefonici nelle aziende. Il server telefonico SwyxServer costituisce il cuore del nuovo sistema di telefonia. Il server ha le stesse funzionalitá di un complesso impianto telefonico con centralino e terminali, provvede alla gestione delle conversazioni (p.e. per trasferire colloqui a terminali diversi, alla rete pubblica oppure alla propria casella vocale), dei terminali e dei suoi utenti che comunicano attraverso il server. In una rete PC, dotata di SwyxServer, come terminali sono disponibili SwyxIt! sul proprio PC e/ o l'apparecchio SwyxPhone. Usando SwyxIt!, comunemente si telefona mediante SwyxIt! Handset che viene maneggiato come una cornetta telefonica convenzionale. Se abitualmente si usa spesso il telefono, è consigliabile invece l'uso del set SwyxIt! Headset. Avendo allacciato un microfono alla scheda audio, si dispone anche della funzionalità vivavoce. In questo caso SwyxIt! equivale ad un telefono avanzato, integrato nella rete di comunicazione telefonica basata su SwyxServer, le cui peculiarità possono essere usate appieno. SwyxPhone è un telefono da tavolo su base LAN, che offre le classiche funzionalità del sistema di telecomunicazione via rete IP anche senza PC. Imm. 2-1 Interazione delle componenti SwyxWare 2-1

29 SwyxGate è una componente complementare di SwyxServer che consente la conversazione telefonica nella rete pubblica. SwyxServer, oltre a supportare terminali compatibili con H.323 (ad es. Microsoft NetMeeting e terminali H.323 compatibili di altri produttori), è un elemento integrativo molto potente di SwyxIt! e SwyxPhone. SwyxPhone è un telefono da tavolo, non allacciato però alla rete telefonica, bensì alla rete PC (ethernet). SwyxPhone viene usato come un telefono convenzionale.swyxphone può però anche essere gestito tramite SwyxIt!. Ciò significa che la conversazione viene condotta tramite il microtelefono dello SwyxPhone, mentre per selezionare o terminare la conversazione è possibile usare anche il PC e SwyxIt!. Ambito di funzioni variabile mediante moduli supplementari (pacchetti opzionali) L'ambito di funzioni di SwyxIt! si definisce attraverso i moduli supplementari installati sullo SwyxServer e i diritti assegnati dall'amministratore. Le descrizioni contenute nella presente documentazione, se non altrimenti sottolineato, sono riferite sempre all'ambito massimo possibile delle funzioni, quindi con tutti i pacchetti opzionali disponibili. Per informazioni sull'ambito delle funzioni disponibili, rivolgersi al proprio amministratore. La documentazione per amministratori contiene la descrizione dettagliata dei pacchetti opzionali nonché delle possibili combinazioni e dei pacchetti completi. La seguente tabella contiene un quadro delle singole funzioni supplementari: Pacchetto opzionale SwyxVoic SwyxConference SwyxRecord SwyxFax Spiegazione Con il pacchetto opzionale SwyxVoic sono disponibili tutte le funzioni della casella vocale. E' possibile registrare messaggi vocali, inviarli via , ascoltarli e modificarli per interrogazione remota. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Memorizzare ascoltare, ed inviare messaggi vocali, pagina Il pacchetto opzionale "SwyxConference" è uno strumento professionale per la gestione di conferenze. Consente di indire conferenze con più utenti (più di tre), creare sale riunioni virtuali alle quali i singoli utenti possono accedere, sia dall'interno che dall'esterno, semplicemente digitando il relativo numero. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.16, Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)?, pagina5-12. Il pacchetto opzionale "SwyxRecord" consente di registrare conversazioni con un semplice clic del mouse. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Registrazione, pagina Consente di inviare e ricevere fax comodamente dal/sul PC. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di "SwyxFax Client". 2-2 Come funziona SwyxIt!?

30 Pacchetto opzionale SwyxECR (Extended Call Routing SwyxCTI (Computer Telephony Integration) SwyxStandby SwyxMonitor Spiegazione Questo pacchetto racchiude le funzioni complete Graphical Script Editor. Si tratta di un ulteriore componente del software SwyxIt! che dota l'utente di una superficie confortevole per definire e rappresentare in maniera chiara e semplice regole complesse per la gestione di chiamate. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Se equipaggiato con la funzione supplementare CTI, il client di telecomunicazione SwyxIt! è in grado di comandare a distanza un altro client (un altro SwyxIt! o un altro SwyxPhone). Ciò consente di selezionare un numero da un database sul PC e di condurre la conversazione mediante uno SwyxPhone. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.6, GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI), pagina7-69. Il pacchetto opzionale SwyxStandby offre migliore protezione contro guasti e perdite grazie all'uso di un secondo server. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator. Il pacchetto opzionale SwyxMonitor racchiude due funzioni: la registrazione permanente di conversazioni e la possibilità di intervenire in conversazioni (ad es. in un call center). Installando il pacchetto opzionale "SwyxMonitor" è assolutamente necessario attenersi alle disposizioni vigenti in materia di protezione della privacy. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione per amministratori di SwyxWare e il capitolo 7.8, Intervento, pagina Un account per ogni utente (concetto utente) Ogni utente è dotato di un proprio conto (User Account). In questo account ogni utente di SwyxIt! vede memorizzate diverse impostazioni ed informazioni. Avviando SwyxIt!, questo si collega automaticamente a SwyxServer usando il proprio codice di riconoscimento Windows e il sistema di autentificazione dell'ambiente Windows. In base ai dati trasmessi, SwyxServer identifica l'utente e trasmette a sua volta a SwyxIt! i dati relativi alla configurazione personalizzata. Il vantaggio: indipendentemente su quale PC venga avviato SwyxIt!, la configurazione sarà sempre uguale. Il processo di collegamento ha anche una ruolo importante per la sicurezza: solo chi si collega correttamente sarà autorizzato a telefonare. Ad ogni utente il suo SwyxIt! individuale (concetto superficie) Una delle peculiarità salienti di SwyxIt! è la possibilità di organizzare e creare una superficie di lavoro secondo le proprie esigenze ed il proprio gusto. Questo tipo di superficie liberamente configurabile e modificabile è definita Skin (ingl. Skin = pelle, superficie). La superficie può essere modificata dall'utente in tutte le sue parti. E' possibile per esempio modificare numero e funzione dei tasti o modificare forma e colore dei tasti oppure modificare forma, dimensione e sfondo della superficie. Come funziona SwyxIt!? 2-3

31 Non ci sono quasi limiti alla fantasia. Tasti usati frequentemente possono essere evidenziati in maniera particolare o sistemati in posizione privilegiata all'interno di SwyxIt!, tasti mai usati o raramente possono essere eliminati. Se le funzioni legate ad un tasto eliminato dovessero invece essere richieste, è possibile accedervi in qualsiasi momento attraverso i menu. L'autorizzazione a caricare una skin diversa o modificarla deve essere concessa dall'amministratore. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". Due, quattro e più linee per ogni utente (concetto linea) Usando un telefono convenzionale, l'utente ha a disposizione una, qualche volta due linee. SwyxIt! mette a disposizione quattro (impostazione base) e più linie. Le linee sono definite anche "linee virtuali" in quanto tecnicamente sono relizzate come "collegamenti IP" paralleli all'allacciamento rete del PC per conversazioni in contemporanea. Le linee virtuali rendono confortevole il processo di telecomunicazione e semplificano la gestione. Sulla superficie del telefono, le linee virtuali vengono raffigurate dai tasti linea. Con un semplice clic del mouse è possibile scegliere la linea da utilizzare per la conversazione oppure passare da una linea all'altra o "unire" linee, per esempio per collegare due utenti. Gestire SwyxIt! con la funzione Drag & Drop Con l'ausilio della tecnologia Drag & Drop, SwyxIt! può essere gestito in maniera del tutto nuova (inglese: Drag & Drop = trascinare e rilasciare col mouse). Usando il mouse è possibile attivare collegamenti su determinate linee, collegare vari interlocutori tra di loro, indire conferenze e aggiungere utenti ad una conferenza in corso. Con il mouse è possibile trascinare numeri di telefono e nomi simbolici contenuti in altre applicazioni su SwyxIt! per creare il relativo collegamento. Microsoft Outlook ed Exchange interagiscono con SwyxIt! SwyxIt! si basa sul protocollo internet e interagisce perfettamente con Microsoft Outlook e Microsoft Exchange oppure con Lotus Notes. Per chiamare un utente è possibile "trascinare" numeri di telefono di un contatto sulla superficie di SwyxIt! mediante la funzione drag & drop, oppure cliccare semplicemente sul relativo contatto archiviato nella cartella "contatti" per chiamare il relativo utente. Possono essere definite redirezioni di chiamata "intelligenti" in dipendenza delle annotazioni sul calendario e sul Call Routing Manager. I messaggi vocali lasciati sulla propria casella vocale possono essere aperti mediante l'applicazione di posta elettronica e ascoltati usando un headset, il SwyxIt! Handset, oppure mediante i diffusori del PC. 2-4 Come funziona SwyxIt!?

32 Call Routing In SwyxIt! si può definire come devono essere gestite chiamate destinate al proprio interno. La regola "Redirezione su occupato" p.e. è definita qui. Spesso però le indicazioni direttamente impostabili in SwyxIt! non sono sufficienti. Con l'ausilio del Call Routing Manager è possibile creare un compendio complesso di regole per la gestione delle chiamate. Il Call Routing si serve di un compendio di regole. Il compendio contiene tutte le regole in un ordine che può essere definito. Verifica automaticamente tutte le chiamate in arrivo, seguendo le regole stabilite secondo un ordine predefinito. Vengono eseguite le azioni della prima regola appropriata. L'assistente alle regole supporta la creazione e la modifica del compendio delle regole. Graphical Script Editor è un sostanziale ampliamento del Call Routing Manager che mette a disposizione una superficie confortevole con simboli e strumenti per rappresentare in maniera chiara e semplice regole complesse per la gestione delle chiamate. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Telefoni da tavolo - Gli modelli SwyxPhone Come accessorio di SwyxIt! sono a disposizione diversi SwyxPhone che fanno da telefono da tavolo opzionale, in grado di funzionare comunque anche autonomamente, senza PC. Tale apparecchio riprende tutte le impostazioni relative alla gestione delle comunicazioni come definite in SwyxIt! se queste sono indipendenti dall'apparecchio vero e proprio (p.e. rubrica, definizione di redirezioni di chiamata, abbinamento di numeri diretti interni). I modelli SwyxPhone sono disponibili con display di varia dimensione (SwyxPhone L420, SwyxPhone L440 e optipoint 600) oppure senza display (SwyxPhone L400). SwyxPhone L420s, SwyxPhone L440 e optipoint 600 sono dotati inoltre di un commutatore interno. Comando di uno SwyxPhonemediante PC (CTI) Mediante SwyxIt! è possibile comandare SwyxPhone dal PC. Commutando in modalità comando mediante PC, la selezione è ad es. condotta con la superficie di SwyxIt!, la conversazione invece verrà poi condotta normalmente con il telefono. Tutte le funzioni (messa in attesa, conferenza) possono essere attivate sia mediante SwyxIt! che mediante lo SwyxPhone. Per usare lo SwyxPhone in modalità di comando mediante PC dotato di SwyxIt!, il PC non deve essere necessariamente dotato di una scheda audio, di microfono o diffusore. Commutando SwyxIt! in modalità di comando mediante PC verrà rilevato automaticamente quale telefono da tavolo è connesso con il proprio nome utente. Utilizzo del protocollo internet (IP) IP costituisce la tecnica sulla quale si basa SwyxIt! e indica un determinato tipo di trasmissione di dati. Questa tecnologia ("Voice over IP"), nuova per quanto riguarda l'applicazione alla telecomunicazione, offre all'utente un notevole grado di flessibilità. Consente infatti di condurre conversazioni telefoniche sia appoggiandosi alla rete LAN (Local Area Network) interna che a internet. Questa tecnologia consente di disporre delle funzionalità di telefonia e mediazione apprezzata nella comunicazione interna, anche nelle conversazioni con colleghi operanti in sedi distaccate. In questo caso è necessario disporre di una connessione IP sufficientemente capace per garantire la qualità permanente della comunicazione vocale. Ciò è compito dell'amministratore del sistema. Come funziona SwyxIt!? 2-5

33 Casella vocale Come vantaggio particolare, la soluzione SwyxWare mette a disposizione di ogni utente una potente funzione di casella vocale. L'utente ha quindi a disposizione una asella vocale, personalizzabile con diversi annunci, in grado di memorizzare le chiamate alle quali non può rispondere. I messaggi vocali memorizzati nella casella vocale vengono inviati come una comune alla propria casella di posta elettronica. Interrogazione remota I messaggi contenuti nella cassetta di posta elettronica possono essere ascoltati mediante interrogazione remota e quindi essere anche cancellati. In modalità interrogazione remota è possibile modificare la destinazione di una redirezione immediata e registrare un nuovo annuncio per la casella vocale. SwyxFax Installando SwyxWare su una rete Windows, il servizio fax centralizzato sarà accessibile da tutti i PC-Windows. Ad ogni utente può essere assegnato un numero di fax personale. Dopo l'installazione del SwyxFax Client l'utente ha la possibilità di trasmettere documenti via fax sia internamente che all'esterno, riceverli, trasferirli e gestirli direttamente al proprio PC. Alternativamente possono essere ricevuti come anche documenti inviati mediante fax. SwyxFax Client è il PC-client del pacchetto opzionale di SwyxWare, 'SwyxFax'. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxFax. 2-6 Come funziona SwyxIt!?

34 3 Connessione e disconnessione A differenza di un telefono convenzionale SwyxIt! deve essere avviato per poter telefonare. Questo capitolo fornisce spiegazioni in merito alle procedure di connessione e disconnessione a e da SwyxIt! ed inoltre a e da SwyxServer. Avviando SwyxIt! la connessione a SwyxServer è automatica: vi è una verifica dell'autorizzazione all'accesso a SwyxIt!. Se l'accesso è autorizzato, le impostazioni personalizzate di SwyxIt! vengono trasferite sul PC, dal quale è partita l'operazione di connessione. 3.1 Connessione e disconnessione dell'utente L'avvio di SwyxIt! deve essere preceduto dalla connessione alla rete Windows. Di norma questa procedura viene effettuata immediatamente dopo l'avvio del PC, quando viene richiesta l'immissione del nome utente e della propria password. Dopo la connessione alla rete, si può procedere all'avvio di SwyxIt!, a patto che sia disponibile una licenza valida. Il primo passo di SwyxIt! è quello di connettersi a SwyxServer. Viene ricercato un account di SwyxWare assimilabile ai propri connotati, forniti con l'accesso alla rete Windows. Operando con diversi account, SwyxIt! chiederà di indicare quale di questi si desidera usare. Attivando l'opzione "Utilizzare sempre questo nome utente", l'account relativo a tale nome verrà automaticamente scelto ad ogni avvio di SwyxIt!. Per indicazioni su come modificare questa impostazione, consultare il capitolo 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., pagina Effettuata la connessione a SwyxServer, sono disponibili tutte le funzionalità di SwyxIt!. Adesso è possibile ricevere ed effettuare chiamate. Terminando SwyxIt! o disconnettendosi da esso, la disconnessione da SwyxServer è automatica. Chiamate eventualmente in arrivo non verranno più inoltrate, ma gestite automaticamente da SwyxServer come definito in precedenza In presenza di collegamenti in essere al momento della disconnessione, SwyxIt! chiederà se si desidera terminarli. Si consiglia di impostare SwyxIt! in modo da garantire l'avvio automatico di SwyxIt! in contemporanea con l'avvio del PC per essere velocemente raggiungibile tramite SwyxIt!. Ciò si ottiene inserendo SwyxIt! nel registro "Autostart" del proprio PC. Il salvaschermo eventualmente installato sul PC sparisce quando è in arrivo una chiamata. Qualora il salvaschermo fosse legato ad una password, è necessario immetterla prima di poter rispondere alla chiamata in arrivo e condurre la conversazione tramite un set cuffia-microfono SwyxIt! Headset, oppure diffusori e microfono. Usando il microtelefono SwyxIt! Handset invece, in caso di chiamata in arrivo è possibile telefonare senza immettere precedentemente la password. La superficie di SwyxIt! sul PC è accessibile solamente dopo aver digitato la password. Con Swyx l'utente ha a disposizione uno speciale salvaschermo che visualizza informazioni relative a una chiamata in arrivo e consente di rispondere a una chiamata o di rifiutarla senza immissione della password. 3-1

35 Per ulteriori informazioni consultare la "Knowledge Base" sul sito Swyx, sotto Per indicazioni come avviare SwyxIt! dalla barra di comando consultare il capitolo 8.10, Avvio dalla riga dei comandi, pagina Diritti d'accesso Un utente SwyxWare può disporre di diversi diritti; è possibile limitare le chiamate in uscita oppure interdire l'uso di diverse funzioni. Per ulteriori informazioni rivolgersi all'amministratore. Autorizzazioni Esistono diversi livelli di abilitazione alle chiamate; l'amministratore è in grado di programmare diverse variabili, ad es. Collegamenti interni solo chiamate all'interno di SwyxWare Chiamate urbane solo chiamate senza prefisso Chiamate interurbane Chiamate all'interno del proprio stato, senza prefisso internazionale Chiamate internazionali tutte le chiamate con prefisso internazionale Inoltre l'amministratore può bloccare anche determinati numeri telefonici o prefissi (ad es. prefissi a pagamento). Per ulteriori informazioni rivolgersi all'amministratore. Abilitazione all'uso di funzioni Esistono diverse funzioni di SwyxIt! all'uso delle quali un utente può essere abilitato. Redirezioni L'utente è autorizzato a modificare le sue procedure di redirezione (immediata, ritardata, su occupato), cioè può stabilire a quale numero la chiamata verrà redirezionata o se chiamate vadano redirezionate direttamente alla casella vocale. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Redirezione, pagina7-53. Call Routing Manager Qui viene creato un compendio di regole per la gestione delle chiamate con l'ausilio dell'assistente alle regole. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Graphical Script Editor Oltre all'assistente alle regole del Call Routing Manager è a disposizione la visualizzazione grafica delle regole. Graphical Script Editor fa parte del pacchetto opzionale 'Extended Call Routing'. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". l'autorizzazione alla condivisione di applicazioni 3-2 Connessione e disconnessione

36 Autorizzazione alla condivisione di applicazioni significa che durante la conversazione mediante SwyxIt! l'utente può consentire l'accesso al proprio schermo da parte dell'interlocutore. L'autorizzazione viene effettuata sulla superficie di SwyxIt!, ad es. mediante un tasto "Autorizzazione" o nel menu "Funzioni Autorizzazione". L'autorizzazione alla condivisione di applicazioni abilita l'interlocutore ad accedere al PC dell'utente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Autorizzazione all'accesso con un clic, pagina Questa funzione è ammessa soltanto tra utenti di SwyxIt!. Non può esserci autorizzazione verso uno SwyxPhone. Entrambi gli utenti devono avere NetMeeting 3.01 o più recente installato sul proprio PC e disporre del diritto all'autorizzazione alla condivisione. E' ammessa solo un'autorizzazione alla volta. Sound Wizard Con Sound Wizard ogni utente è in grado di verificare e ottimizzare la qualità vocale. Questo viene avviato dopo l'installazione di SwyxIt!. Avendo apportato modifiche a dei terminali (headset/handset) è consigliato avviare Sound Wizard. Se un utente non è in grado di avviare Sound Wizard non è in grado di modificare le impostazioni per la voce effettuate. Può comunque sempre regolare il volume durante una conversazione. Configurazione locale Nella configurazione locale l'utente può definire a quale server si vuole connettere e con quale nome utente, qual client verrà aperto premendo il tasto casella vocale e quale compressione vocale usare. Le impostazioni locali per i terminali per la voce vengono effettuate su un altra scheda. Si può inoltre stabilire se SwyxIt! debba essere avviato come CTI-SwyxIt!e si può configurare l'abbinamento delle linee se SwyxIt! viene avviato su un'applicazione terminale. Queste impostazioni sono valide per il PC locale e normalmente non più modificate dopo l'installazione. La configurazione locale non può essere effettuata nella SwyxWare-Administration. Per questo motivo la configurazione locale può esser modificata direttamente sul PC dell'utente a SwyxIt! disconnesso. Le modifiche diveneranno attive con la nuova connessione di SwyxIt!. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., pagina8-41. Profilo utente Qui è possibile effettuare tutte le impostazioni che riguardano l'utente e che lo stesso troverà su tutti i client telefonici non appena si connetterà a SwyxServer, come ad es. tasti nome e collegamenti, squilli ecc. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8, Profilo utente..., pagina8-21. Modifica della superficie L'utente può utilizzare anche altre superfici. Elaborazione di una superficie L'utente può elaborare la sua superficie con l'aiuto dello Skin.Editor e usarla. Diritti d'accesso 3-3

37 Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". Registrazione L'utente può registrare le sue conversazioni. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Registrazione, pagina7-58. Modifica della rubrica globale L'utente può modificare e cancellare voci della rubrica globale o aggiungere voci nuove. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Rubrica,pagina Connessione e disconnessione

38 4 Struttura della superficie di SwyxIt! Questo capitolo contiene le indicazioni per familiarizzare con i vari elementi della superficie di lavoro di SwyxIt!. La documentazione prende come esempio la superficie standard (LoonaClassic) che viene caricata automaticamente al momento della prima installazione di SwyxIt!. Successivamente è possibile operare con un'altra delle superfici in dotazione o addirittura modificarla in modo da usare una superficie che meglio si adatta alle proprie esigenze. Per imparare a conoscere le diverse funzioni di SwyxIt! è comunque opportuno lavorare sulla superficie standard che contiene tutti gli elementi di comando importanti. 4.1 Menu Mediante diversi menu SwyxIt! può essere gestito e configurato. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.2, SwyxIt! Menu, pagina7-4. L'accesso ai menu differisce a seconda della superficie (skin) usata. Quando la superficie utilizzata opera in modo "non trasparente", questa è incorniciata e dotata di una barra dei menu nella parte superiore della finestra. Barra menu Imm. 4-1 Superficie standard non trasparente di SwyxIt! con barra dei menu Usando una superficie trasparente, SwyxIt! verrà raffigurato senza cornice e senza barra dei menu. In questo caso è necessario aprire il menu contestuale per accedere a determinate funzioni di menu. 4-1

39 Imm. 4-2 Superficie standard trasparente di SwyxIt! Aprire menu contestuale Così si apre il menu contestuale generale 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!, precisamente su un punto non occupato da tasti o display. Appare il menu contestuale. Il capitolo 7.2, SwyxIt! Menu, pagina 7-4 contiene una descrizione dettagliata dei menu. Imm. 4-3 Menu contestuale Operando con una superficie trasparente è possibile notare qualche volta che SwyxIt! non reagisce, p.e. a quanto digitato usando la tastiera. Questo dipende dal fatto che SwyxIt! è sì apparentemente l'applicazione Windows in primo piano, ma non è attivata (rilevabile altrimenti dal cambiamento del colore del barra del titolo). Per attivare SwyxIt! è sufficiente, come per ogni altra applicazione Windows, cliccare col mouse su un punto qualsiasi della superficie di SwyxIt!. 4-2 Struttura della superficie di SwyxIt!

40 4.2 La barra delle icone Mediante la barra delle icone SwyxIt! può essere gestito e configurato. Le funzioni rappresentate dalla barra delle icone sono accessibili anche attraverso i menu. Si prega di tenere presente che non tutte le superfici contemplano la barra delle icone. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.3, La barra delle icone SwyxIt!, pagina Icone Imm. 4-4 Superficie standard non trasparente di SwyxIt! con barra delle icone Grazie allo Skin Editor è possibile abbinare ulteriori funzioni ai tasti. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". La barra delle icone 4-3

41 4.3 Sfondo La superficie di SwyxIt! è composta da sfondo, tasti (aree azione) e display (aree informazione). Avendo ricevuta l'autorizzazione a modificare la superficie da parte dell'amministratore, lo sfondo può essere cambiato a proprio piacimento. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". Cliccando con il tasto destro del mouse su un qualsiasi spazio libero dello sfondo, appare il menu contestuale. Sfondo Imm. 4-5 Sfondo della superficie standard 4-4 Struttura della superficie di SwyxIt!

42 4.4 Display La superficie di SwyxIt! può essere dotata di uno o più display (aree informazione). Un display può servire per visualizzare p.e.le seguenti informazioni: Numero e nome di un interlocutore durata della conversazione in corso, stato del collegamento e costi maturati nome dell'utente Server attivo stato della redirezione Elenco delle chiamate ora e data attuali. A seconda della superficie usata, un display può anche visualizzare contemporaneamente una serie di informazioni diverse. Le informazioni più importanti (ora) rimangono visualizzate costantemente, altre soltanto quando ci sono cambiamenti (numero). E' possibile creare display adattati alle proprie esigenze. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". Aree informazione (display) Imm. 4-6 La superficie standard comprende più aree informazione (display) Display 4-5

43 4.5 Tasti numerici I tasti numerici servono per digitare un numero telefonico. E' possibile utilizzare sempre anche i tasti numerici della propria tastiera, a prescindere dalla presenza sulla superficie usata di tasti numerici o meno. Con la finestra SwyxIt! in primo piano, viene automaticamente attivato il tasto Num, per consetire la digitazione di numeri direttamente dalla tastiera. Riducendo la finestra SwyxIt! a icona, viene ripristinato lo stato preesistente. Tasti numerici Imm. 4-7 Sulla superficie standard è raffigurato un blocco di tasti numerici 4-6 Struttura della superficie di SwyxIt!

44 4.6 Tasti linea Con SwyxIt! l'utente ha a disposizione due (impostazione predefinita) e più linee. Sulla superficie queste vengono raffigurate dai tasti linea. Usando il mouse p.e. è possibile scegliere una determinata linea da utilizzare per la conversazione, passare da una linea all'altra e unire linee per collegare utenti tra di loro con la funzione drag & drop. Per scegliere una determinata linea, è sufficiente cliccarci sopra. Il tasto relativo alla linea attiva apparirà incorniciato. Chiamando un utente, la linea scelta verrà utilizzata per condurre la conversazione. Per informazioni dettagliate sui tasti linea e i relativi stati si rimanda al capitolo 7.4.9, Tasti linea, pagina7-24. Tasti linea Imm. 4-8 La superficie standard comprende due tasti linea Tasti linea 4-7

45 4.7 Tasti funzione La gestione di SwyxIt! avviene mediante i tasti funzione. Attraverso i tasti funzione è possibile accedere alla quasi totalitá delle funzioni disponibili. Tasto headset Regolatore del volume Tasti funzione Tasti nome (incl. segnalazione dello Casella vocale Registrazione conversazione Autorizzazione accesso Backspace Rubrica telefonica Riselezione Imm. 4-9 I tasti funzione della superficie standard Elenco chiamate Inverti Collega Conferenza Call Routing Prendi in sostituzione Attesa Richiamata Redirezione Tasto collegamento (con applicazioni ad es. Word) Imm I tasti funzione della superficie standard 4-8 Struttura della superficie di SwyxIt!

46 5 Telefonare con SwyxIt! Questo capitolo contiene la descrizione delle funzioni base di SwyxIt!. Avviare lo SwyxIt! (pagina 5-1) Come chiamare un utente? (pagina 5-2) Come usare la rubrica? (pagina 5-4) Come prendere una chiamata in sostituzione? (pagina 5-7) Come terminare una conversazione? (pagina 5-8) Come avviare una richiesta? (pagina 5-9) Come passare da un utente all'altro (Inversione di chiamata)? (pagina 5-10) Come collegare due utenti? (pagina 5-10) Come inoltrare una chiamata senza attendere la risposta? (pagina 5-11) Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)? (pagina 5-12) Come trasferire le chiamate? (pagina 5-17) 5.1 Avviare lo SwyxIt! Se SwyxIt! non dovesse essere avviato automaticamente accendendo il PC, per avviare SwyxIt! bisogna procedere come descritto di seguito. Avviare lo SwyxIt! Così si avvia SwyxIt! 1. Sono a disposizione più opzioni: Effettuare doppio clic su simbolo SwyxIt! sul desktop oppure cliccare su Avvio Programmi SwyxIt! SwyxIt! nella barra delle applicazioni. Al primo avvio di SwyxIt! appare la guida per la calibrazione sonora Sound Wizard. Sound Wizard, la guida per la calibrazione sonora fa sì che SwyxIt! sia perfettamente sintonizzato con il dispositivo audio per garantire la migliore qualità sonora possibile. Per ulteriori informazioni sul dialogo seguente consultare il capitolo 8.7, Sound Wizard, pagina Disponendo di più account su SwyxWare, assieme a questi apparirà la finestra Identificazione utente. Nel menu di selezione a discesa scegliere l'account desiderato (vedi capitolo 3.1, Connessione e disconnessione dell'utente, pagina 3-1). Appare la superficie di SwyxIt!. 5-1

47 5.2 Come chiamare un utente? Esistono varie possibilità per selezionare un numero: La selezione avviene come con un telefono convenzionale usando SwyxIt! Handset o come con un telefono convenzionale, usando la funzione vivavoce o come usando un cellulare. Telefonare con il SwyxIt! Handset Telefonare con funzione vivavoce Telefonare come usando un cellulare Così si chiama un utente (telefonare in modo convenzionale con il SwyxIt! Handset) 1. Sganciare il SwyxIt! Handset dal suo alloggiamento. Si sente il segnale di libero o il segnale di selezione per chiamate interne. 2. Digitare il numero dell'utente che si desidera chiamare usando la tastiera o i tasti numerici della superficie di lavoro di SwyxIt!. Le cifre digitate appaiono sul display. L'utente viene chiamato. Così si chiama un utente (telefonare in modo convenzionale con funzione vivavoce) 1. Cliccare su tasto relativo al microtelefono oppure su un tasto linea della superficie di SwyxIt!. Si sente il segnale di libero o il segnale di selezione per chiamate interne. 2. Digitare il numero dell'utente che si desidera chiamare usando la tastiera o i tasti numerici della superficie di lavoro di SwyxIt!. Le cifre digitate appaiono sul display. L'utente viene chiamato. Così si chiama un utente (selezione come con un cellulare) 1. Digitare il numero dell'utente che si desidera chiamare usando la tastiera o i tasti numerici della superficie di lavoro di SwyxIt!. E' possibile immettere anche un nome simbolico, come per esempio il nome utente. Le cifre digitate appaiono sul display. Con microtelefono agganciato, il tasto "Indietro" consente di correggere quanto digitato, oppure di digitare ulteriori cifre. 2. Per avviare la procedura di selezione, sganciare il SwyxIt! Handset dal suo alloggiamento o premere il tasto invio sulla tastiera o cliccare su tasto relativo al microtelefono oppure su un tasto linea della superficie di SwyxIt!. Come usando un telefono convenzionale, si sentirà lo squillo oppure il segnale di occupato se l'utente chiamato è al telefono. Instaurato il collegamento è possibile parlare con l'utente chiamato. Durante la conversazione è possibile passare dallo SwyxIt! Handset P250 alla funzione di ascolto tramite diffusore o alla funzione vivavoce. Premere il tasto "maisucolo" (Shift) oppure il tasto "controllo" (Ctrl) sulla tastiera del PC e contemporaneamente agganciare l'handset. Volendo tornare a gestire la conversazione con l'handset è sufficiente sganciarlo. Per ulteriori informazioni consultare l'allegato D, Terminali, pagina D-1. L'amministratore può configurare autorizzazioni particolari per chiamate in uscita valide per determinati gruppi o utenti, cioè interdire la chiamata di determinati numeri (p.e. chiamate urbane, interurbane o internazionali). Selezionando un numero bloccato, sul display appare una segnalazione di errore. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema 5-2 Telefonare con SwyxIt!

48 Qualora l'amministratore di sistema avesse attivato la scelta automatica dell'operatore (Least Cost Routing), verrá scelto l'operatore con le tariffe più convenienti in dipendenza del numero da chiamare e dell'ora. In questo caso il prefisso dell'operatore scelto apparirà prima del numero selezionato. Per scavalcare la scelta automatica, basta digitare direttamente il prefisso relativo all'operatore scelto. Per chiamare p.e. il seguente numero di un utente di Berlino scegliendo come operatore Deutsche Telekom, è necessario procedere come di seguito: "0" serve per chiamare la linea urbana. "01033" è il codice della Deutsche Telekom, "030" è il prefisso di Berlino e " " è il numero dell'utente che si intende chiamare. 5.3 Intercomunicazione E' possibile parlare direttamente a un utente interno. In questo caso il telefono dell'interlocutore accetta la chiamata, attiva il diffusore e riproduce un segnale di avvertimento. Adesso è possibile lasciare un messaggio. Il microfono dell'utente chiamato è disattivato. La funzione Intercom può essere abbinata come proprietá a un tasto nome. La funzione di intercomunicazione è comunque attivabile anche spontaneamente mediante il menu contestuale del tasto nome. Per utilizzare questa funzione, il collaboratore deve avere segnalato il proprio stato. Funzione Intercom Così si parla a un utente mediante la funzione Intercom Sono a disposizione più opzioni: 1. Definire la funzione di intercomunicazione come proprietà di un tasto nome (vedi capitolo , Tasto nome, pagina 7-38). 2. Clicando sul tasto nome la funzione verrà immediatamente attivata. Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse su un tasto nome. Si apre il menu contestuale. 2. Cliccare su Intercom. 3. Viene selezionato il numero, il collegamento è instaurato automaticamente. E' possibile parlare subito. 5.4 Selezione da qualsiasi applicazione E' possibile selezionare un numero da qualsiasi applicazione Microsoft Windows. Evidenziare il numero desiderato (ad es. usando il tasto "Maiuscolo" (shift) e il tasto freccia a destra). Quando il numero è evidenziato per intero premere il tasto F11 sulla tastiera. SwyxIt! verrà ttivato e il numero selezionato. Sollevare il microtelefono per parlare. SwyxIt! selezionerà il testo evidenziato nel seguente modo: Sequenza di caratteri selezionata direttamente da SwyxIt! come p.e. il numero di un utente. Questo deve essere memorizzato nel giusto formato nella rubrica globale o personale. numero telefonico canonico (p.e ) viene selezionato direttamente. SIP-URI (ad es. mario.rossi@ditta.it) Intercomunicazione 5-3

49 viene selezionato direttamente. Il collegamento viene generalmente instaurato in toto attraverso internet. Sequenza con più di 4 cifre viene selezionata come numero esterno con accesso a linea urbana Sequenza con 4 cifre o meno viene selezionata direttamente come numero interno. Per sapere come abbinare questa funzione a un altro tasto consultare il capitolo 8.8.9, Tastiera, pagina Come usare la rubrica? Numeri di telefono usati frequentemente vengono registrati nella rubrica. La selezione di questi numeri può poi avvenire direttamente dalla rubrica. Sono disponibili due tipi di rubrica: la rubrica globale e la rubrica personale. La "Rubrica globale" è accessibile a tutti gli utenti e contiene informazioni sulla situazione degli utenti all'interno dell'azienda, p.e. se sono collegati o se sono occupati al telefono. L'amministratore di sistema o l'utente hanno la possibilità di inserire ulterori numeri nella "rubrica globale", p.e. quelli degli utenti di una sede distaccata. Per questi numeri non sono però disponibili informazioni circa la situazione degli utenti. Nella "Rubrica globale" vengono registrati anche i numeri relativi a singoli gruppi. La "Rubrica personale" invece è riservata ai propri numeri personali che potranno essere registrati, modificati ed eliminati. Il numero delle voci è illimitato. Alla propria rubrica personale non può accedere nessun altro utente. Queste voci possone essere anche esportate o importate. Memorizzare i numeri telefonici di rete pubblica possibilmente in formato canonico (esempio: +49 (89) ) o come SIP-URI con numeri VoIP (Esempio: mario.rossi@ditta.it). Le funzioni relative alla rubrica sono accessorie all'uso della rubrica eventualmente gestita nella cartella "Contatti" di Outlook. Dalla rubrica è possibile visualizzare direttamente i contatti o creare contatti nuovi. Per sapere come gestire i propri contatti Outlook con SwyxIt!, consultare capitolo 6, Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!, pagina6-1. Per informazioni su come importare ed esportare voci della rubrica consultare il capitolo , Rubrica, pagina Apri rubrica Così si telefona usando la rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" o nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e nel menu contestuale su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 5-4 Telefonare con SwyxIt!

50 Imm. 5-1 Rubrica telefonica Chiamare utente dalla rubrica Così si chiama un utente dalla rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Per selezionare la rubrica da usare (globale o personale), cliccare sulla relativa scheda. Scelta la "Rubrica globale", è possibile aggiornare lo stato attuale relativo alla raggiungibilità premendo il tasto "Aggiorna". Non sono disponibili indicazioni relative allo stato di un utente se questo non è connesso al medesimo SwyxServer. In questo caso un utente potrebbe essere collegato a SwyxServer tramite un collegamento di sedi aziendali oppure la voce potrebbe essere stata aggiunta alla rubrica globale da parte dell'amministratore. Di conseguenza l'indicazione sullo stato dell'utente nella rubrica globale rimane vuota. 3. Nell'elenco cliccare sull'utente che si desidera chiamare. 4. Cliccare su"selezione". Il numero viene selezionato. Per indicazioni su come integrare e modificare la rubrica personale consultare il capitolo , Rubrica, pagina7-43. Come usare la rubrica? 5-5

51 5.6 Come prendo una chiamata? In presenza di una chiamata in arrivo diretta, di una chiamata redirezionata o a un gruppo di cui si fa parte, nella barra delle applicazioni appare un simbolo di chiamata e l'indicazione "Nuova chiamata" con il numero ed il nome del chiamante, sul display appare il numero o il nome del chiamante, si avverte uno squillo e il tasto relativo alla linea, sulla quale è in arrivo la chiamata, lampeggia. Se il numero del chiamante è conosciuto, SwyxWare tenta di abbinarlo; se cioè un nome contenuto nella rubrica globale o personale, nei contatti di Outlook o memorizzato su uno dei tasti nome è abbinato a questo numero, il nome verrà visualizzato sul display. In caso contrario verrà visualizzato soltanto il numero di telefono (vedi capitolo 6.3, Identificazione nome tra contatti Outlook, pagina6-11). Se sul display appare "XXX"., il numero del chiamante non è stato trasmesso, ad es. perchè il chiamante l'ha soppresso. Prendere la chiamata Così si prende una chiamata 1. Per prendere la chiamata sganciare SwyxIt! Handset dal suo alloggiamento oppure effettuare un doppio clic sul simbolo chiamata nel tray (barra delle applicazioni) oppure cliccare sul tasto relativo al microtelefono oppure sul tasto linea lampeggiante. Diffusore e microfono, o SwyxIt! Handset oppure SwyxIt! Headset vengono attivati, in modo da poter dialogare con il chiamante. Durante la conversazione è possibile passare dallo SwyxIt! Handset P250 alla funzione di ascolto tramite diffusore o alla funzione vivavoce. Premere il tasto "maisucolo" (Shift) oppure il tasto "controllo" (Ctrl) sulla tastiera del PC e contemporaneamente agganciare l'handset. Volendo tornare a gestire la conversazione con l'handset è sufficiente sganciarlo. Se, con una chiamata in arrivo, è attivo il salvaschermo o SwyxIt! è ridotto ad un'icona nella barra delle applicazioni, la chiamata può essere presa semplicemente sganciando il microtelefono. In dipendenza del sistema operativo, in questo caso SwyxIt! appare generalmente in primo piano. SwyxIt! può essere attivato con il mouse, se ciò non avvenisse automaticamente. 5-6 Telefonare con SwyxIt!

52 5.7 Come prendere una chiamata in sostituzione? Prendere la chiamata in sostituzione Prendere la chiamata in sostituzione chiamata secondaria Nel caso di segnalazione di una chiamata (avviso di chiamata) invece, viene visualizzato solamente che è in arrivo una chiamata diretta ad un altro utente o ad un gruppo. Questo tipo si segnalazione viene creata dall'amministratore del sistema. E' possibile prendere in sostituzione una chiamata segnalata. Nel caso di segnalazione di una chiamata nella barra delle applicazioni appare un simbolo di chiamata e l'indicazione "Segnalazione di chiamata" con il numero ed il nome del chiamante, sul display viene visualizzato a chi la chiamata era originariamente destinata, Il tasto "Prendi in sostituzione" lampeggia. il tasto nome abbinato eventualmente al numero chiamato, se disponibile, lampeggia. Se il destinatario non risponde alla chiamata e nel profilo utente è attivata la funzione avviso di chiamata, dopo 10 secondi si sente anche un segnale acustico. In questo modo si prende in sostituzione la chiamata segnalata Per prendere la chiamata 1. effettuare un doppio clic sul simbolo chiamata nel tray (barra delle applicazioni). Oppure 1. sganciare SwyxIt! Handset dal suo alloggiamento. 2. Cliccare sul tasto configurato per prendere chiamate in sostituzione, oppure sul tasto nome contrassegnato da una luce verde lampeggiante sulla superficie SwyxIt!. Diffusore e microfono, o SwyxIt! Handset oppure SwyxIt! Headset vengono attivati, in modo da poter dialogare con il chiamante. In questo modo è possibile prendere una chiamata in sostituzione pur essendo già impegnato in una conversazione 1. Cliccare sul tasto configurato per prendere chiamate in sostituzione, oppure sul tasto nome contrassegnato da una luce verde lampeggiante sulla superficie SwyxIt!. Oppure 1. scegliere una seconda linea (inversione di chiamata) e premere il tasto per prendere chiamate in sostituzione. Oppure 1. trascinare il tasto per prendere chiamate in sostituzione sul tasto della linea libera mediante la funzione drag & drop Oppure 1. effettuare un doppio clic sul simbolo chiamata nel tray (barra delle applicazioni). La linea attiva è messa in attesa, l'utente sentirà della musica, si può rispondere alla chiamata in arrivo. E' possibile rispondere alla chiamata anche cliccando sulla voce "Prendi chiamata / Prendi in sostituzione" nel menu contestuale del tasto nome lampeggiante in verde. Se più utenti che segnalano le chiamate in arrivo ricevono contemporaneamente una chiamata, solo uno dei nomi verrà visualizzato sul display. Le altre chiamate verranno segnalate soltante tramite i relativi tasti nome lampeggianti. Per prendere in sostituzione una di queste chiamate, premere il relativo tasto nome e sganciare il microtelefono. Come prendere una chiamata in sostituzione? 5-7

53 5.8 Come depositare una richiesta di richiamata? Chiamando un utente interno è possibile depositare una richiesta di richiamata. Attualmente la funzione "Richiamata" è disponibile solo per chiamate tra utenti connesso al medesimo SwyxServer. Manifestare la richiesta di richiamata Rispondere a una richiesta di richiamata su occupato Rispondere a una richiesta di richiamata su libero Così si deposita una richiesta di richiamata Presupposto: La chiamata è diretta ad un utente interno. L'utente chiamato è occupato o e libero ma non risponde. 1. Premere il tasto "Richiamata". Richiamata su occupato Nell'elenco "Richieste richiamata proprie" è generata una voce "Richiamata su occupato". All'utente desiderato non verrà segnalata la richiamata su occupato. Richiamata con interno libero Nell'elenco "Richieste richiamata proprie" è generata una voce "Richiesta richiamata". La richiesta di richiamata è segnalata all'utente chiamato. La propria chiamata verrà comunque terminata. Una "Richiesta di richiamata su occupato" può essere depositata solo se l'utente segnala il proprio stato (vedi capitolo 1.4, Segnalazione dello stato, pagina 1-2). Così si risponde a una "Richiesta di richiamata su occupato" L'utente chiamato termina la conversazione. 1. SwyxIt! chiede se si desidera ritentare il collegamento. 2. Confermando si tenterà nuovamente di instaurare un collegamento con l'utente desiderato. Così si risponde a una "Richiesta di richiamata su libero" La richiesta di richiamata verrà segnalata all'utente sulla superficie del PC (nel menu usando uno SwyxPhone). Ora esso può elaborare questa richiesta (richiamando o rispondendo mediante e- mail). Per informazioni su come elaborare le proprie richieste di richiamata o richieste di richiamata depositate da altri consultare il capitolo 7.5, Richiamata, pagina Come terminare una conversazione? Si è impegnati in una conversazione telefonica e si intende terminarla. Terminare la conversazione Così si termina una conversazione 1. Per terminare il collegamento, riporre SwyxIt! Handset sul suo supporto oppure cliccare sul tasto relativo al microtelefono sulla superficie SwyxIt! (la conversazione viene terminata; la linea risulterà ancora in stato sganciato ) oppure cliccare sul tasto linea con il tasto destro del mouse e quindi su Terminare collegamento nel menu contestuale che apparirà. 5-8 Telefonare con SwyxIt!

54 Terminando la chiamata avendo una seconda chiamata in attesa, dopo 5 secondi si avvertirà un segnale acustico di avvertimento. Sganciando nuovamente il microtelefono si attiverá la linea in attesa. Essendo artefice del collegamento attivo, l'aggancio del microtelefono con una eventuale chiamata in attesa, porterà al collegamento delle due linee. In presenza di più collegamenti in attesa, anche la linea attiva passerá allo stato "In attesa" Come avviare una richiesta? Con una conversazione in corso si desidera chiamare un ulteriore utente (richiesta). In seguito si intende parlare alternativamente con i due interlocutori (inversione di chiamata). Esempio: Telefonando con un cliente (utente A), si desidera assumere informazioni sulla disponibilità di un determinato articolo in magazzino (utente B). Avviare contemporaneamente una seconda conversazione con l'utente B. In seguito sarà possibile la conversazione alternativamente con utente A e utente B Parlando con uno degli utenti (il tasto relativo alla linea è attivato), l'altro utente sentirà della musica. Terminando il collegamento con uno dei due interlocutori (usando il tasto microtelefono ), la relativa linea si libera. E' possibile passare al collegamento messo in attesa. Quando si è artefice del collegamento e il microtelefono viene agganciato, i due interlocutori verranno collegati. Richieste Così si chiama un ulteriore utente 1. Premere il tasto relativo a una linea libera durante un collegamento attivo. Appena si sentirà il segnale di libero, è possibile chiamare un ulteriore utente. 2. Selezionare il numero (manualmente, usando un tasto nome o mediante la rubrica) e attendere il collegamento. Nel frattempo il collegamento attivo è in attesa, l'utente sentirá della musica. Lo stato della linea in attesa viene raffigurato mediante la particolare animazione (Per ulteriori informazioni consultare Stato della linea, pagina 7-26.) Come avviare una richiesta? 5-9

55 5.11 Come passare da un utente all'altro (Inversione di chiamata)? Conversazioni in contemporanea con più utenti. Il collegamento attivo è quello relativo alla conversazione in corso. I collegamenti con gli altri utenti che potranno ascoltare della musica sono collegamenti in attesa. Il passaggio da un utente all'altro viene definito "inversione di chiamata". Esempio: Al centralino giungono più chiamate da inoltrare a diversi colleghi, attualmente però non raggiungibili. E' possibile mettere in attesa i chiamanti, nel frattempo potranno ascoltare della musica, e tornare in qualsiasi momento ai collegamenti in attesa, per metterli al corrente sullo stato del collegamento da loro richiesto. Passare da una conversazione all'altra In questo modo si invertono la chiamata attiva e quella in attesa, cioè si passa da una chiamata all'altra Presupposto: Un collegamento è attivo e almeno un altro è in attesa. 1. Per passare da una conversazione all'altra, cliccare sul relativo tasto linea oppure ripetutamente sul tasto "Inverti chiamata" fino a raggiungere la linea desiderata. 2. Premendo più volte il tasto "Inverti chiamata", tutte le linee disponibili verranno attivate in successione. La linea interessata verrà attivata in modo ritardato, sul display appaiono prima i dati relativi all'utente, in modo da esaminare velocemente i dati di tutti gli utenti. In alternativa, il tasto linea può essere premuto direttamente. La linea attiva è contrassegnata. Il numero di conversazioni contemporanee possibile è uguale al numero di linee disponibili; al massimo una linea sará attiva, le altre in attesa Come collegare due utenti? Collegamento contemporaneo con due utenti. Parlando con uno degli interlocutori, l'altro è messo in attesa. L'utente sente musica. I due utenti possono quindi essere collegati. Esempio: Si è impegnati con l'utente A sulla linea 1. Su linea 2 l'utente B è in attesa. A seguito del collegamento di utente A con utente B entrambe le linee si liberano (diventano inattive). Collegare utenti Così si collegano due utenti 1. Cliccare sul tasto "Collega". Oppure 1. Trascinare la linea attiva sul tasto relativo alla linea in attesa usando la funzione drag & drop. I due utenti vengono collegati. Entrambe le linee diventano inattive Telefonare con SwyxIt!

56 Se una seconda linea è stata attivata, p.e. per consentire eventualmente una richiesta, le due linee possono essere collegate direttamente agganciando il microtelefono oppure premendo il tasto diffusore. Ove questa linea fosse stata attivata in seguito ad una chiamata in arrivo, il collegamento verrà terminato agganciando il microtelefono oppure premendo il tasto diffusore e la linea precedentemente in attesa diventerà attiva. Se i collegamenti contemporanei in essere sono tre e più e si attiva il tasto "Collega", verrà richiesto di indicare quale delle linee in attesa si desidera collegare con il collegamento attivo. Il collegamento delle linee può essere effettuato anche mediante il menu contestuale della linea attiva. Nonostante due utenti siano stati collegati direttamente e non si partecipasse ulteriormente alla conversazione, potrebbero maturare dei costi. Ciò può avvenire soltanto se si è artefice di uno dei due collegamenti interessati. Ammesso che in seguito alla chiamata ad opera dell'utente A, si chiami l'utente B per una qualsiasi richiesta, i costi che matureranno per il collegamento con l'utente B saranno a proprio carico. Se invece entrambe le chiamate sono partite dall'utente A e dall'utente B, non matureranno costi. Chiamando entrambi gli utenti invece, saranno a proprio carico anche i costi di entrambi i collegamenti Come inoltrare una chiamata senza attendere la risposta? Con SwyxIt!, chiamate in arrivo possono essere inoltrate ad un utente senza attendere la sua risposta, cioè è possibile collegare due utenti prima che sia instaurato il collegamento. Inoltrare chiamata senza richiesta In questo modo si inoltra una chiamata senza richiesta Impegnato in una conversazione (p.e. con utente A), la linea è attiva 1. Cliccare su tasto di una linea libera. L'interlocutore (utente A) viene messo in attesa e sente la relativa musica. 2. Digitare il numero di telefono dell'utente al quale il colloquio va inoltrato (utente B). 1. Cliccare sul tasto "Collega". Oppure 1. Trascinare il tasto linea sul tasto nome, se esistente, usando la funzione drag & drop. L'interlocutore (utente A) sente uno squillo e sul proprio display appare il messaggio "Collega". La linea utilizzata per il secondo collegamento si libera e lo stato della prima linea passa da "Attesa " a "Collega". Il precedente interlocutore (utente A) sente lo squillo. 2. L'utente chiamato (utente B), alzato il microtelefono, sente il messaggio "Sta per essere collegato" prima di poter parlare con l'interlocutore (utente A) inoltratogli. Se la risposta alla chiamata inoltrata non avviene entro 20 secondi, o se viene redirezionata alla casella vocale il tentativo di collegamento viene interrotto, il chiamante è nuovamente in attesa e sente la musica di attesa. 3. Premendo il tasto "Attesa"oppure premendo il relativo tasto linea, il collegamento può essere ripreso. E' necessario tenere conto del fatto che il collegamento verrà probabilmente redirezionato in modo ritardato (dopo oltre 20 secondi), nel caso in cui l'utente destinatario del collegamento non fosse raggiungibile. Il tentativo di inoltro della chiamata viene invece automaticamente interrotto, se la chiamata viene redirezionata alla casella vocale. Il chiamante è messo nuovamente in attesa e sente la musica di attesa. Come inoltrare una chiamata senza attendere la risposta? 5-11

57 5.14 Collegare senza rispondere Una chiamata in arrivo può anche essere inoltrata a un altro utente o alla casella vocale senza rispondervi. E' possibile farlo basandosi sulle funzioni del menu contestuale del tasto linea o sulla funzione Drag & Drop (se è stato configurato un tasto nome). Inoltro chiamata senza risposta Così si inoltra una chiamata senza rispondere Una chiamata è in arrivo, il telefono squilla. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla linea interessata. Si apre il menu contestuale. 2. Ci sono due possibilità: Cliccare su "Inoltrare alla casella vocale" per inoltrare la chiamata direttamente alla propria casella vocale. Cliccare su "Inoltrare al numero..." per inoltrare la chiamata direttamente a un altro utente. Il numero dell'utente può essere digitato al momento o essere selezionato dalla rubrica di SwyxIt!. La chiamata dell'utente viene inoltrata immediatamente. Oppure 1. Usando la funzione Drag & Drop, trascinare il tasto relativo alla linea sulla quale è arrivata la chiamata su un tasto nome opportunamente configurato. La chiamata dell'utente viene inoltrata immediatamente Diffusore e funzione vivavoce Avendo installato SwyxIt!, mediante la funzione CTI è possibile telefonare mediante uno SwyxPhone utilizzando la funzione vivavoce o il diffusore di cui è dotato. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. Usando un SwyxIt! Handset e/o SwyxIt! Headset consultare All. D: Terminali, pagina D-1 per sapere come passare da un dispositivo all'altro Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)? Mediante SwyxWare utenti esterni ed interni possono essere riuniti in conferenza.. E' inoltre possibile aggiungere utenti nuovi ad una conferenza in corso. In alternativa è possibile darsi appuntamento in una sala riunioni virtuale. All'interno di una sala riunioni è possibile partecipare attivamente alla conversazione o fungere semplicemente da ascoltatore Telefonare con SwyxIt!

58 Avviare una conferenza Se almeno due linee sono in stato "Attivo" o "Attesa", è possibile avviare una conferenza con tutti gli utenti. Avviare una conferenza Così si avvia una conferenza Presupposto: Almeno due linee sono in stato "Attivo" o "In attesa". 1. Cliccare sul tasto"conferenza". Oppure 2. Nel menu contestuale scegliere "Funzioni Conferenza (Tutte le linee)" (menu contestuale del tasto linea). Tutti i collegamenti in essere, attivi o in attesa, vengono riuniti in conferenza. Tutte le linee si liberano, eccetto la linea utilizzata per la conferenza. Il tasto "Conferenza" è attivato, sul display appare il messaggio "Conferenza". Tutti gli utenti sentono un segnale acustico di benvenuto quando entrano in conferenza. Oppure 1. Nel menu contestuale scegliere "Funzioni Avviare conferenza su questa linea" (menu contestuale del tasto linea). In questo caso la conferenza verrà avviata soltanto con questa linea. Altre linee possono man mano essere aggiunte, semplicemente per drag & drop. Oppure 1. Trascinare mediante drag & drop la linea in attesa sulla linea attiva. La linea attiva diventa linea conferenza e la linea in attesa si libera. Oppure 1. Trascinare mediante drag & drop le linee sul tasto "Conferenza". La linea attiva diventa linea conferenza e la linea in attesa si libera. Negli ultimi tre casi è possibile scegliere le linee da aggiungere alla conferenza. Va considerato che è possibile avviare solo una conferenza alla volta. E' comunque possibile partecipare anche ad altre conferenze. Queste conferenze devono però essere state avviate da altri utenti Richieste e aggiunte Come partecipante ad una conferenza è possibile avviare una richiesta ad un altro utente durante la conferenza stessa. Durante la richiesta questo utente può essere aggiunto alla conferenza in corso. L'altro utente potrà a sua volta avviare una conferenza alla quale partecipare. Usando il tasto "Conferenza" le due conferenze in corso potranno essere riunite Richiesta durante una conferenza Così si avvia una richiesta durante una conferenza in corso Presupposto: Partecipare ad una conferenza. 1. Cliccare su un tasto di una linea libera. Oppure 1. Cliccare su un tasto nome, se disponibile. 2. In ogni caso, la linea sulla quale è in corso la conferenza, verrà messa in attesa. La linea libera successiva è utilizzabile per selezionare il numero al quale è diretto la richiesta. Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)? 5-13

59 3. Effettuare la richiesta e cliccare sul tasto della linea sulla quale è in atto la conferenza per rientrare. Invertire le chiamate passando da una conferenza ad un'altra Partecipando a diverse conferenze, p.e. se l'utente destinatario di una richiesta ha avviato a sua volta una conferenza, il tasto "Inverti chiamata" consente di passare da una conferenza all'altra. Riunire conferenze Partecipando a più conferenze, è possibile riunirle usando il tasto "Conferenza". Tutti i partecipanti sentiranno un segnale di benvenuto. 4. Per terminare il collegamento con l'utente destinatario di una richiesta, è sufficiente agganciare il microtelefono o premere il tasto della relativa linea. Essendo connessi al medesimo SwyxServer come l'artefice della conferenza, la linea relativa alla conferenza può essere messa in attesa. Se ciò non fosse il caso, se cioè p.e. il collegamento con l'artefice è instaurato tramite uno SwyxLink, mettendo il collegamento in attesa, gli altri partecipanti sentiranno la rituale musica di attesa. Aggiungere un utente Aggiungere utenti scelti Così si aggiunge un ulteriore utente ad una conferenza Presupposto: Partecipare ad una conferenza. 1. Chiamare l'utente desiderato su una linea libera. Per questa azione è possibile usare le rubriche, gli elenchi oppure si digita direttamente il relativo numero. 2. Appena l'utente chiamato risponde ed il collegamento è instaurato, premere il tasto "Conferenza" o confermare la voce del menu "Funzioni Avviare/estendere Conferenza". In alternativa è possibile, mediante la funzione drag & drop, trascinare la seconda linea sulla linea sulla quale è in corso la conferenza oppure sul tasto "Conferenza". Adesso è avviata una conferenza con il nuovo utente; l'altra linea è libera. Con l'aggiunta di un nuovo partecipante, anche tutti gli altri partecipanti sentono il segnale di benvenuto. Se il partecipante ad un conferenza mette in attesa la sua linea di accesso, ritornando in conferenza, non ci sarà nessun segnale di benvenuto. Con più collegamenti in attesa è possibile scegliere quali linee aggiungere alla conferenza, se non si desidera aggiungere in blocco tutti i collegamenti Così si scelgono gli utenti da aggiungere ad una conferenza Presupposto: Una conferenza in essere su una linea e almeno altri due collegamenti. 1. Trascinare mediante drag & drop il tasto linea dell'utente sul tasto linea sulla quale è in corso la conferenza o sul tasto "Conferenza". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse su tasto "Conferenza". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto linea relativo alla conferenza. In ogni caso appare il menu contestuale. 2. Nel menu contestuale scegliere "Avviare/estendere conferenza". 3. Cliccare sul tasto linea che si desidera aggiungere alla conferenza. La linea scelta verrà aggiunta alla conferenza Telefonare con SwyxIt!

60 Abbandonare o terminare una conferenza Agganciando il microtelefono si distinguono due casi: Come artefice della conferenza: Agganciando il microtelefono la conferenza verrà terminata per tutti i partecipanti. La conferenza è stata avviata da un altro utente: Agganciando il microtelefono, si abbandonerà la conferenza. Tutti i partecipanti sentiranno un segnale di commiato e gli utenti rimanenti potranno continuare la conferenza. Per tutti gli utenti aggiunti alla conferenza da parte di un determinato utente la conferenza terminerà nel momento in cui egli la abbandona. La conferenza rimane in essere per tutti gli altri utenti. Abbandonare una conferenza Così si abbandona una conferenza Presupposto: La conferenza è stata avviata da un altro utente: 1. Agganciare il microtelefono. Ogni qual volta un utente abbandona una conferenza si sentirà un segnale di commiato. Così si termina una conferenza Terminare conferenza Presupposto: Si è artefice della conferenza. 1. Sono a disposizione più opzioni: Se la linea sulla quale è stata avviata la conferenza è attiva, è sufficiente agganciare il microtelefono. Se la linea relativa alla conferenza è in attesa, scegliere la voce "Termina conferenza" cliccando sul tasto della linea con il tasto destro del mouse. La conferenza è terminata. La linea si libera ed il tasto "Conferenza" è disattivato. Nel caso l'utente A avesse aggiunto altri utenti, p.e. B e C, ad una conferenza in corso, la seconda conferenza tra A, B e C rimarrà in essere finchè l'utente A, come artefice della seconda conferenza non interrompe il collegamento, terminando quindi la conferenza Sale riunioni In una sala riunioni ci si può "incontrare" indipendentemente dagli altri. La sala riunioni può anche essere abbandonata indipendentemente dall'intenzione degli altri partecipanti, senza che per questo la conferenza venga terminata. La sala riunioni deve essere creata dall'amministratore del sistema. Alla sala riunioni verrà abbinato un numero. Tutti gli utenti possono accedere alla sala riunioni digitando questo numero e partecipare ad una conferenza con altri utenti presenti. E' possibile accedere a una sala riunioni come parte attiva di una conferenza o come ascoltatore. Questa distinzione deve essere impostata dall'amministratore. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator. Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)? 5-15

61 Accedere ad una sala riunioni Così si accede ad una sala riunioni Presupposto: La sala riunioni è stata precedentemente creata dall'amministratore. 1. Digitare il numero della sala riunioni. Il collegamento con la sala riunioni verrà instaurato. Tutti gli utenti presenti all'interno della sala riunioni sentiranno un segnale di benvenuto. Un determinato annuncio appropriato verrà diffuso, se si fosse l'unico presente. 2. Per abbandonare la conferenza è sufficiente agganciare il microtelefono. Tutti gli utenti presenti all'interno della sala riunioni sentiranno un segnale di commiato. La conferenza degli altri utenti rimarrà in essere. Anche dalla sala riunioni è possibile avviare richieste ad altri utenti (vedi Così si avvia una richiesta durante una conferenza in corso,pagina5-13). Inoltre è possibile aggiungere altri utenti alla sala riunioni (vedi Così si aggiunge un ulteriore utente ad una conferenza, pagina 5-14). Va osservato che tutti gli utenti così aggiunti abbandoneranno la conferenza con l'artefice. E' anche possibile collegare un altro utente con la sala riunioni. L'utente collegato partecipa alla conferenza indipendentemente da chi l'ha aggiunto e deve quindi eventualmente abbandonare e terminare la conferenza per conto proprio. Collegare un utente con la sala riunioni Così si collega un altro utente con la sala riunioni Presupposti: E' instaurato un collegamento con la sala riunioni e è disponibile una seconda linea per un collegamento con un altro utente. 1. Premere il tasto "Collega", o confermare la voce del menu "Collega". L'altro utente è collegato con la sala riunioni e la conferenza sentirà un segnale di benvenuto. Entrambe le proprie linee si liberano. I costi per questo collegamento verranno addebitati a chi ha instaurato il collegamento con l'altro utente. Diverse sale riunioni non possono essere collegate direttamente. Volendo consentire la conversazione di partecipanti a due differenti conferenze, è possibile avviare una conferenza tra le due relative linee. La "conferenza delle sale riunioni" rimarrà in essere finchè anche l'artefice vi partecipa e termina quindi, se esso chiude il collegamento Telefonare con SwyxIt!

62 5.17 Come trasferire le chiamate? Chiamate in arrivo possono essere redirezionate ad un altro numero (interno o esterno) o alla casella vocale standard. Le procedure per la redirezione di chiamate in arrivo sono diverse: Redirezione immediata: La chiamata viene redirezionata immediatamente ("Silenzio"). Redirezione di chiamata su occupato: La linea è attualmente occupata, cioè l'utente è impegnato in una conversazione e non ammette una chiamata secondaria oppure è occupato su tutte le linee disponibili. Redirezione di chiamata ritardata: Il telefona squilla più volte, ma la chiamata non viene presa. Redirezione in caso di assenza: L'utente chiamato non è connesso a SwyxServer (p.e. a PC spento). Il tasto "Redirezione" ha due funzioni: Cliccando sul tasto "Redirezione" con il tasto destro del mouse e quindi su "Proprietà" è possibile configurare la procedura di redirezione. Configurata la procedura di redirezione secondo le proprie esigenze, la redirezione immediata può essere attivata cliccando sul tasto "Redirezione". Per indicazioni dettagliate sulle varie possibilità di configurazione consultare il capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5. Con il Call Routing Manager è possibile definire ulteriori procedure, cosiddette "redirezioni intelligenti". Il Call Routing Manager consente di gestire il traffico telefonico con funzionalità che superano largamente quelle offerte da un impianto telefonico convenzionale. Il proprio telefono PC diventerà un centralino personalizzato. Il Call Routing si serve di un compendio di regole. Il compendio contiene tutte le regole in un ordine che può essere definito. Verifica automaticamente tutte le chiamate in arrivo, seguendo le regole stabilite secondo un ordine predefinito. Vengono eseguite le azioni della prima regola appropriata. L'assistente alle regole supporta la creazione e la modifica del compendio delle regole. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing" Redirezione immediata Chiamate in arrivo possono essere redirezionate ad un altro numero (interno o esterno) o alla casella vocale standard. Le procedure per la redirezione di chiamate in arrivo sono diverse: Redirezione immediata: La chiamata viene redirezionata immediatamente ("Silenzio"). Redirezione di chiamata su occupato: La linea è attualmente occupata, cioè l'utente è impegnato in una conversazione e non ammette una chiamata secondaria oppure è occupato su tutte le linee disponibili. Redirezione di chiamata ritardata: Il telefona squilla più volte, ma la chiamata non viene presa. Come trasferire le chiamate? 5-17

63 Redirezione in caso di assenza: L'utente chiamato non è connesso a SwyxServer (p.e. a PC spento). Il tasto "Redirezione" ha due funzioni: Cliccando sul tasto "Redirezione" con il tasto destro del mouse e quindi su "Proprietà" è possibile configurare la procedura di redirezione. Configurata la procedura di redirezione secondo le proprie esigenze, la redirezione immediata può essere attivata cliccando sul tasto "Redirezione". Per indicazioni dettagliate sulle varie possibilità di configurazione consultare il capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5. Con il Call Routing Manager è possibile definire ulteriori procedure, cosiddette "redirezioni intelligenti". Il Call Routing Manager consente di gestire il traffico telefonico con funzionalità che superano largamente quelle offerte da un impianto telefonico convenzionale. Il proprio telefono PC diventerà un centralino personalizzato. Il Call Routing si serve di un compendio di regole. Il compendio contiene tutte le regole in un ordine che può essere definito. Verifica automaticamente tutte le chiamate in arrivo, seguendo le regole stabilite secondo un ordine predefinito. Vengono eseguite le azioni della prima regola appropriata. L'assistente alle regole supporta la creazione e la modifica del compendio delle regole. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing" Attivare redirezione immediata Avendo attivato questa funzione (rilevabile dalla presenza della spunta nel menu contestuale del tasto dedicato alla redirezione), tutte le chiamate verranno redirezionate (vedi capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5). Redirezione immediata delle chiamate Così si attiva la redirezione immediata Sono a disposizione più opzioni: 1. Nel menu cliccare su"impostazioni Attiva redirezione immediata". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Attiva redirezione immediata". Oppure 1. Cliccare sul tasto "Redirezione". Ripetendo questa operazione al ritorno sul posto di lavoro, le chiamate verranno nuovamente inoltrate al terminale in questione. La spunta viene cancellata. Ove le indicazioni sulla destinazione della redirezione non fossero precise (p.e. in assenza del numero telefonico), SwyxIt! lo fa presente ed apre il dialogo Redirezione immediata. La procedura di redirezione immediata può essere modificata anche da un altro terminale. Per fare questo è necessario che la propria procedura di redirezione sia configurata in maniera tale da consentire l'accesso alla casella vocale ed alla funzione di interrogazione remota. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.4, Interrogazione remota, pagina Telefonare con SwyxIt!

64 6 Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt! Questo capitolo descrive come usare SwyxIt! direttamente in Microsoft Outlook. Effettuare chiamate e rispondere ad esse risulterà così molto più semplice. In questo capitolo vengono descritte esaurientemente tutte le impostazioni necessarie. 6.1 Il formato di numeri telefonici in Outlook Per utilizzare Outlook assieme a SwyxIt! è necessario che i numeri telefonici esterni dei contatti Outlook siano indicati nel cosiddetto formato canonico, peraltro consigliato da Microsoft. Un numero in formato canonico inizia con il segno più. Segue il numero identificativo del paese (per la Germania '49'), il prefisso senza lo zero ed il numero telefonico. Esempio per un numero telefonico di Monaco di Baviera: +49 (89) E' ammesso l'inserimento di spazi per una migliore lettura, ma non è vincolante. Numeri interni di impianti telefonici possono essere staccati dal numero vero e proprio mediante un trattino. Esempio: +49 (89) Si raccomanda di tenere presente caratteristiche particolari per determinati paesi, come p.e. l'italia: In questo caso il prefisso deve essere indicato comprensivo dello zero. Si consiglia di effettuare chiamate all'interno dell'azienda sempre usando direttamente il numero interno. Usando il formato canonico per chiamate interne, la chiamata verrà inoltrata attraverso la rete urbana con conseguente maturazione di costi. Nel caso di contatti interni, è consigliabile indicare il relativo numero, oltre che in formato canonico, anche solamente come numero interno usando un secondo campo. Così facendo si garantisce che, nel caso di chiamate in arrivo, venga visualizzato il relativo contatto. 6.2 SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP Con Outlook 2000/XP, SwyxIt! non si limita alla funzione di supporto per la selezione di numeri, ma consente anche di identificare chiamate in arrivo. Se il numero di una chiamata in arrivo può essere identificato tra i contatti di Outlook, il nome abbinato verrà sia visualizzato sul display di SwyxIt! che inserito nell'elenco delle chiamate e nell'elenco riselezione. SwyxIt! può effettuare una ricerca in tutte le cartelle contenenti contatti disponibili (vedi capitolo 6.3, Identificazione nome tra contatti Outlook, pagina 6-11). Direttamente in Outlook è anche possibile stabilire che la scheda del contatto relativo alla chiamata venga aperta automaticamente. Le cartelle di Outlook da prendere in considerazione possono essere scelte nelle opzioni di configurazione di Outlook. A seconda del tipo della chiamata (interna o esterna) si distingue tra: visualizzazione di contatti relativi a utenti già schedati in Outlook oppure visualizzazione di un contatto in ogni caso, quindi eventualmente creazione di una scheda nuova. Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt! 6-1

65 Per la visualizzazione e la creazione di un contatto nuovo si può basare anche su diversi elenchi in SwyxIt! (vedi capitolo 6.2.7, Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi, pagina 6-9). Anche le funzioni del diario possono essere adattate alle proprie esigenze. Si distingue tra chiamate in arrivo e chiamate in uscita. Nel caso di chiamate in arrivo si distingue tra chiamate interne ed esterne. E' possibile stabilire se una voce del diario debba solo essere creata od anche visualizzata. Nel caso di chiamate in uscita è possibile impostare una distinzione tra chiamate effettuate basandosi su contatti Outlook oppure su altre applicazioni. E' inoltre possibile stabilire se voci del diario debbano essere solo create o anche visualizzate in dipendenza del fatto se una chiamata sia andata a buon fine o meno. Solo se Outlook è già avviato prima di eventuali chiamate in arrivo, è possibile identificare il numero del chiamante come eventuale contatto Outlook Configurazione Le reazioni ed il comportamento di Outlook 2000/XP relativi a chiamate in arrivo ed uscita possono essere adattate alle proprie esigenze. Per farlo è neccessario che all'atto dell'installazione di SwyxIt! sul PC venga installato anche il componente MS Outlook AddIn. Scegliendo la tipologia d'installazione standard, l'installazione di Outlook-Addln è automatica. Dalla barra delle funzioni della cartella contatti di Outlook si evince se tale componente è installato (icona SwyxIt!). Configurazione di Outlook Così si stabilisce il comportamento dei contatti Outlook, del Swyx player e del diario Outlook 1. Avviare Outlook 2000/XP. 2. Sotto "Strumenti Opzioni..." aprire la scheda "SwyxIt!". 3. Nel menu di selezione a discesa scegliere"mostrare contatto" l'opzione "non visualizzare", per disattivare la ricerca di contatti Outlook, o "Visualizza con chiamate esterne", per ricercare ed eventualmente aprire contatti Outlook soltanto nel caso di chiamate dall'esterno, o "Visualizza con chiamate interne", per ricercare ed eventualmente aprire contatti Outlook soltanto nel caso di chiamate Imm. 6-1 Microsoft Outlook 2000/XP - configurazione 6-2 Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!

66 interne, o "Visualizza con tutte le chiamate", per ricercare ed eventualmente aprire contatti Outlook con tutte le chiamate. 4. "Chiamante sconosciuto": Nel menu di selezione a discesa scegliere l'opzione "Nessuna azione", per non creare un contatto Outlook per il chiamante, o "Crea nuovo contatto", per creare un nuovo contatto in Outlook. 5. Per configurare il diario per chiamate in arrivo scegliere negli elenchi a discesa di "Chiamate esterne" e "Chiamate interne" l'opzione "Nessuna azione" per non creare voci nel diario di Outlook, nel caso di chiamate in arrivo, o "Registra nel diario" per memorizzare chiamate in arrivo nel diario di Outlook. In questo caso informazioni disponibli vengono memorizzate nel diario o "Registra nel diario e visualizza" per memorizzare chiamate in arrivo nel diario di Outlook e visualizzerle. Questa opzione consente di elaborare la voce del diario durante la conversazione. Determinati dettagli come durata o costo non verranno comunque memorizzati. 6. Per configurare il diario per chiamate in uscita, scegliere dal menu a discesa l'opzione "Nessuna azione" se non si desidera creare voci nel diario telefonando da Outlook 2000/XP, o "Registra nel diario chiamate riuscite" per memorizzare nel diario di Outlook chiamate andate a buon fine, o "Registra nel diario tutte le chiamate", per memorizzare tutte le chiamate in uscita, o "Registra nel diario chiamate riuscite e visualizza" per creare voci nel diario di Outlook di chiamate andate a buon fine e visualizzarle, o "Registra nel diario tutte le chiamate e visualizza", per creare voci di tutte le chiamate in uscita e visualizzarle. 7. Per definire le opzioni per il Voic Player di Swyx usare le due caselle inferiori. Il Voic Player di Swyx consente di ascoltare messaggi vocali senza l'ausilio di ulteriore software (vedi capitolo , Swyx Voic Player, pagina6-10). Attivare Swyx Player in messaggi aperti : Attivando questa opzione, il dispositivo Swyx Player viene attivato automaticamente aprendo un messaggio in Outlook. Attivare Swyx Player nell'elenco di previsione Attivando questa opzione, il dispositivo Swyx Player viene attivato automaticamente cliccando su un messaggio dell'elenco di previsione. SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP 6-3

67 8. Scegliere la scheda "SwyxIt! Identificazione nomi". Appariranno tutte le cartelle relative a contatti che è possibile scegliere in Outlook. 9. Indicare in quali cartelle dovrà essere effettuata la ricerca di contatti su chiamate in arrivo. Nell'impostazione standard, la ricerca verrà effettuata in tutte le cartelle. 10. Cliccare su OK. A seconda delle impostazioni, le chiamate in arrivo vengono segnalate mediante la visualizzazione di contatti Outlook. L'immissione dei numeri telefonici nel formato corretto, come ampiamente descritta nel capitolo 6.1, Il formato di numeri telefonici in Outlook, pagina 6-1 è presupposto anche sotto Windows 2000/XP, perchè SwyxIt! possa gestire chiamate in arrivo ed uscita. 6-4 Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!

68 6.2.2 Chiamare utenti direttamente dai contatti di Outlook I contatti memorizzati in Outlook possono essere utilizzati per effettuare telefonate ad un determinato utente direttamente da Outlook. Chiamare un utente Così si chiama un utente da Outlook 1. Aprire la cartella "Contatti" di Outlook. L'elenco dei contatti viene visualizzato. Imm. 6-2 Elenco dei contatti in Outlook 2. Evidenziare il contatto relativo all'utente desiderato con un clic e Nella barra deu menu cliccare sul simbolo SwyxIt! Now o aprire il contatto dell'utente desiderato con un doppio clic e cliccare indi sul simbolo di SwyxIt! nel contatto aperto. Appare la finestra Outlook "SwyxIt! Connessione telefonica". 3. Cliccare su "Apri" per aprire il relativo contatto. Se il contatto è già aperto, il relativo tasto è oscurato. 4. Per abbinare una chiamata a un progetto, digitare il codice progetto o selezionare il codice dall'elenco a discesa. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Codice progetto, pagina SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP 6-5

69 5. Se il contatto selezionato dispone di più numeri vengono indicati tutti i numeri disponibili. 6. Cliccare sul tasto "Seleziona" abbinato al numero desiderato. La finestra di SwyxIt! appare in primo piano e SwyxIt! seleziona il numero scelto. Il numero selezionato è visualizzato sul display. Avendo attivata l'opzione Memorizzare nel diario tutte le chiamate e visualizzarle sotto Strumenti Opzioni SwyxIt! in Outlook, la finestra contenente il contatto verrà Imm. 6-3 Impostazioni relative alla chiamata visualizzata. Da questo momento si esegue la conversazione con SwyxIt! come si è soliti fare. Perchè SwyxIt! possa utilizzare i numeri telefonici memorizzati in Outlook, questi devono essere indicati nel formato corretto. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.1, Il formato di numeri telefonici in Outlook, pagina6-1. Si raccomanda di tenere presente caratteristiche particolari per determinati paesi, come p.e. l'italia: In questo caso il prefisso deve essere indicato comprensivo dello zero. Terminare la chiamata Si desidera terminare una chiamata effettuata da Outlook. Terminare una conversazione in SwyxIt! Così si termina una conversazione in SwyxIt! 1. Per terminare il collegamento riporre SwyxIt! Handset sul suo supporto oppure cliccare sul tasto relativo al microtelefono sulla superficie SwyxIt! (la conversazione viene terminata; la linea risulterà ancora in stato sganciato ) oppure cliccare sul tasto linea con il tasto destro del mouse e quindi su Terminare collegamento nel menu contestuale che apparirà. La conversazione viene terminata. 6-6 Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!

70 6.2.3 Effettuare una chiamata da un' E' possibile chiamare il mittente di un' direttamente da questa. La connessione telefonica di SwyxIt! evidenzia i numeri individuati nelle rubriche o nei contatti. Chiamare mittente e- mail Così si chiama il mittente di un' 1. Aprire l' oppure evidenziarla nella casella posta in arrivo. 2. Nel menu dell' cliccare sul simbolo SwyxIt!. La connessione telefonica di SwyxIt! si apre e propone tutti i numeri telefonici disponibile per l'utente in questione. 3. Cliccare su "Selezione" accanto al numero che si desidera chiamare. In alternativa è possibile aprire le rubriche disponibili e avviare la funzione di ricerca del nome. Se l' è generata da un messaggio vocale la connessione telefonica SwyxIt! non riprende il mittente (SwyxServer) ma il chiamante Effettuare una chiamata da una voce del calendario E' possibile chiamare l'autore di un invito direttamente dalle voci del calendario. La connessione telefonica di SwyxIt! evidenzia i numeri individuati nelle rubriche. Chiamare il mittente di un invito Così si chiama il mittente di una voce del calendario 1. Aprire il calendario. Evidenziare la voce del calendario. 2. Nel menu dell' cliccare sul simbolo SwyxIt!. La connessione telefonica di SwyxIt! si apre e propone tutti i numeri telefonici disponibile per l'utente in questione. 3. Cliccare su "Selezione" accanto al numero che si desidera chiamare. In alternativa è possibile aprire le rubriche disponibili e avviare la funzione di ricerca del nome Usare i contatti Outlook con chiamate in arrivo Operando con Outlook 2000/XP si desidera andare oltre l'indicazione del nome in SwyxIt! e confrontare chiamate in arrivo con i contatti memorizzati in Outlook oppure creare contatti nuovi. Prendere la chiamata Così si opera con i contatti di Outlook con chiamate in arrivo Il comportamento dei contatti di Outlook può essere adattato alle proprie esigenze, modificando eventualmente l'opzione "Cerca chiamante nei contatti" sulla scheda "Strumenti Opzioni SwyxIt!". Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.1, Configurazione, pagina Si sente uno squillo e in relazione alla voce "Cerca chiamante nei contatti", precedentemente erano state attivate le opzioni "visualizza con tutte le chiamate" e "Crea nuovo contatto" oppure "Nessuna azione". Esistendo già un contatto in Outlook relativo al chiamante. questo verrà visualizzato. Se invece non esiste contatto, in base all'opzione attivata, ne verrà creato uno nuovo, oppure non seguirà nessuna azione. SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP 6-7

71 2. Telefonando con SwyxIt! come di consueto, sarà ora possibile aggiornare eventualmente il contatto con dati nuovi, p.e. inserendo delle note nella finestra relativa al contatto aperto. Verrà visualizzato il contatto con il più alto grado di congruenza. Arrivando una chiamata dall'interno 123 ed avendo memorizzato un contatto Meyer abbinato al numero +49 (231) ed un contatto Jones abbinato al numero 123, in questo caso verrà visualizzato il contatto Jones. Avendo l'autorizzazione alla sovrascrittura per la cartella dei contatti nella quale il contatto è stato identificato, le modifiche verranno memorizzate direttamente in quella cartella. Se invece il contatto identificato è stato rinvenuto in una cartella per la quale si ha l'autorizzazione di sola lettura, il contatto deve essere eventualmente salvato in un'altra cartella. A seconda delle impostazioni scelte sulla scheda "Strumenti Opzioni... SwyxIt!", mediante contatti Outlook verranno visualizzate tutte le chiamate, solo quelle interne o quelle interne o nessuna. Presupposto perchè un contatto di Outlook venga aperto è che il numero del chiamante venga trasmesso. Il contatto potrà essere visualizzato correttamente soltanto se il chiamante chiama da un telefono il cui numero è memorizzato nei contatti Visualizzazione e creazione di contatti Outlook durante la conversazione Outlook può essere configurato in maniera tale da visualizzare o creare automaticamente un contatto durante una conversazione (vedi capitolo 6.2.5, Usare i contatti Outlook con chiamate in arrivo, pagina6-7). Avendo disattivato tale funzione o attivata solo per determinate chiamate, durante la conversazione (ma anche già mentre il telefono squilla) è possibile visualizzare un contatto Outlook relativo al rispettivo interlocutore o crearne uno. Non trovando un contatto, ne verrà creato uno nuovo senza salvarlo direttamente. Il contatto nuovo può essere successivamente elaborato e memorizzato in Outlook. Contatto Outlook durante la conversazione Così si apre un contatto Outlook durante la conversazione Una chiamata è in arrivo oppure uno numero è stato appena selezionato o si è impegnati in una conversazione e si desidera visualizzare o creare un contatto Outlook. 1. Selezionare l'opzione "Mostra contatto" nel menu "Funzioni" o nel menu contestuale del relativo tasto linea. Un contatto esistente viene aperto oppure ne viene creato uno nuovo. L'abbinamento di una chiamata a un contatto si basa sul numero telefonico. 2. Creato un nuovo contatto, può essere eventualemente adattato e memorizzato in Outlook. 6-8 Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!

72 6.2.7 Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi E' possibile visualizzare o creare contatti Outlook partendo da diversi elenchi su SwyxIt! (ad es. la rubrica). La funzione è disponibile nei seguenti elenchi: Elenco chiamate Elenco riselezione Elenco delle registrazioni Rubrica (Globale e Personale) Elenco richieste richiamata Mediante il numero telefonico si verifica se il contatto è già esistente. Trovato un contatto verrà visualizzato. Verrà visualizzato il contatto con il più alto grado di congruenza. Arrivando una chiamata dall'interno 123 ed avendo memorizzato un contatto Meyer abbinato al numero +49 (231) ed un contatto Jones abbinato al numero 123, in questo caso verrà visualizzato il contatto Jones. Non trovando un contatto, ne verrà creato uno nuovo senza salvarlo direttamente. Il contatto nuovo può essere successivamente elaborato e memorizzato in Outlook. Aprire contatto Outlook da un elenco Così si apre un contatto da un elenco 1. Avviare Outlook 2000/XP. 2. Aprire l'elenco (ad es. l'elenco chiamate) del quale si desidera aprire un contatto. 3. Evidenziare il contatto desiderato e cliccare su "Mostra contatto". Un contatto esistente viene aperto oppure ne viene creato uno nuovo. L'abbinamento di una chiamata a un contatto si basa sul numero telefonico. 4. Creato un nuovo contatto, può essere eventualemente adattato e memorizzato in Outlook Creazione e visualizzazione di voci nel diario Outlook Chiamate e conversazioni possono essere amministrate mediante il diario Outlook. E' così sempre a disposizione un quadro delle attività ed inoltre è possibile memorizzare note relative alle chiamate. Usando questa funzione, le conversazioni vengono autmaticamente memorizzate nel diario. E' possibile stabilire quali chiamate (in arrivo interne, in arrivo esterne o in uscita) verranno generalmente memorizzate nel diario di Outlook. In caso di necessità, voci di diario possono essere create anche durante la conversazione. (Vedi capitolo 6.2.9, Creazione di una voce di diario durante la conversazione, pagina 6-10). Diario Outlook Così si usa il diario di Outlook Il comportamento del diario di Outlook può essere adattato alle proprie esigenze, modificando di conseguenza le opzioni "Diario chiamate in arrivo" e "Diario chiamate in uscita" sulla scheda "Strumenti Opzioni SwyxIt!". Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.1, Configurazione, pagina Per chiamate in arrivo sono state p.e. attivate le opzioni "Memorizza nel diario e visualizza"; in questo caso verrà creata ed indi visualizzata una voce nel diario per tutte le chiamate in arrivo. E' possibile inserire delle note durante la conversazione. "Memorizza nel diario"; in questo caso verranno create voci nel diario per chiamate in arrivo senza visualizzarle. SwyxIt! e Microsoft Outlook 2000/XP 6-9

73 2. Per chiamate in uscita sono state p.e. attivate le opzioni "Memorizza chiamate riuscite nel diario" e "Memorizza chiamate nel diario" In questo caso verranno create voci nel diario per chiamate in uscita da Outlook se l'utente desiderato è stato raggiunto, e per chiamate da SwyxIt!. Le voci non verranno però visualizzate. 3. A seconda delle impostazioni date, nel diario di Oulook sono rintracciabili le voci create in relazione a chiamate. Queste recano l'intestazione SwyxIt! Chiamata <a/da parte di> <Numero o nome> e la classificazione della voce Chiamata. Con doppio clic aprire una voce del diario e aggiungere delle note Creazione di una voce di diario durante la conversazione Outlook può essere configurato in maniera tale che, in presenza di chiamate in arrivo interne o esterne o chiamate in uscita, crei automaticamente una voce di diario ed eventualmente la visualizzi (vedi capitolo 6.2.8, Creazione e visualizzazione di voci nel diario Outlook, pagina6-9). Avendo disattivato tale funzione o attivata solo per determinate chiamate, durante la conversazione (ma anche già mentre il telefono squilla) è possibile creare una voce nel diario relativa alla conversazione. Creazione voce nel diario Così si crea una voce nel diario durante la conversazione Una chiamata è in arrivo oppure uno numero è stato appena selezionato o si è impegnati in una conversazione e si desidera creare una voce nel diario. 1. Selezionare l'opzione "Crea voce diario" nel menu "Funzioni" o nel menu contestuale del relativo tasto linea. La chiamata viene memorizzata nel diario di Outlook Swyx Voic Player Il Voic Player di Swyx consente di ascoltare messaggi vocali direttamente in Microsoft Outlook, senza installare ulteriore software. E' possibile stabilire se il player debba essere avviato successivamente all'apertura del messaggio o già cliccando sul messaggio nell'archivio delle . In caso di nuova installazione queste funzioni sono attive. Per informazioni su come attiva/disattivare le funzioni, consultare il capitolo Così si stabilisce il comportamento dei contatti Outlook, del Swyx player e del diario Outlook, pagina6-2. Ascoltare messaggi vocali Così è possibile ascoltare i messaggi con il Voic Player di Swyx 1. Avviare Outlook 2000/XP. 2. Cliccare sul messaggio vocale o aprire l' (secondo configurazione). Voic Player di Swyx viene avviato. Cliccare su per ascoltare il messaggio selezionato. Cliccare su per interrompere l'ascolto Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!

74 Cliccare su per fermare l'ascolto. Cliccare su o, per mandare avanti o indietro il messaggio (in scatti di 3 secondi). E' possibile posizionarsi su una diversa posizione del messaggio spostando il cursore in basso. I tasti nella parte destra della finestra consentono di regolare il volume. Il dispositivo per la riproduzione può essere scelto dall'elenco a discesa. Nelle opzioni audio per SwyxIt! si stabilisce quali opzioni da abbinare ai dispositivi (vedi capitolo 8.7, Sound Wizard, pagina 8-20). 6.3 Identificazione nome tra contatti Outlook Se il numero del chiamante è noto perchè memorizzato (p.e. nei contatti Outlook oppure nella rubrica), SwyxIt! visualizzerà il nome del chiamante invece del numero. E' possibile scegliere in quale cartella di contatti la ricerca per identificare il numero venga effettuata. Sono a disposizione tutte le cartelle già elencate in Outlook. Definire cartelle di contatti Così si scelgono i contatti di Outlook per l'identificazione del nome 1. Scegliere sotto Strumenti Opzioni... nel proprio Outlook la scheda SwyxIt! Identificazione nome. Imm. 6-4 Configurazione della funzione di identificazione Appariranno tutte le cartelle relative a contatti che è possibile scegliere in Outlook. 2. Indicare in quali cartelle dovrà essere effettuata la ricerca di contatti su chiamate in arrivo. Nell'impostazione standard, la ricerca verrà effettuata in tutte le cartelle. Identificazione nome tra contatti Outlook 6-11

75 7 I dettagli di SwyxIt! Il presente capitolo descrive in modo esauriente le funzioni di SwyxIt!. Il quadro seguente contiene indicazioni sulle funzioni e una descrizione dei menu e delle relative funzioni. 7.1 Quadro delle funzioni di SwyxIt! Funzione Tasti linea Tasti nome Chiamata gruppo Spiegazione I tasti linea indicano simbolicamente le linee virtuali. Usando il mouse è possibile passare da una linea, cioè da un interlocutore all'altro, collegare utenti etc. I tasti linea possono essere abbinati a diversi numeri di telefono ed inoltre è possibile definire per ogni linea una pausa per l'elaborazione di dati prima che sia nuovamente libera (vedi capitolo 7.4.9, Tasti linea, pagina 7-24). Tasti nome liberamente configurabili consentono la selezione rapida del numero di utenti chiamati frequentemente (vedi capitolo , Tasto nome, pagina 7-38). La chiamata gruppo consente di riunire diversi utenti in un gruppo (vedi capitolo 1.2, Gruppo, pagina1-1). Le chiamate in arrivo per un gruppo vengono segnalate a tutti i suoi componenti. Qualsiasi membro del gruppo può rispondere alla chiamata (vedi capitolo 5.6, Come prendo una chiamata?, pagina 5-6). Avviso di chiamata Mediante la segnalazione di chiamata, altri utenti possono essere informati della chiamata in arrivo al proprio numero (vedi Avviso di chiamata, pagina 7-38 e capitolo 5.7, Come prendere una chiamata in sostituzione?, pagina 5-7). Segnalazione dello stato La segnalazione dello stato informa gli altri utenti sullo stato del proprio SwyxIt! (vedi Segnalazione dello stato, pagina 7-38). Collegamenti I tasti collegamento consentono l'esecuzione rapida di programmi usati frequentemente, p.e. il link ad una pagina web a cui si accede spesso (vedi Tasto collegamento, pagina 7-41). Abbinamento tasti abbinamenti di tasti Elenco chiamate Riselezione Le proprietà di tasti nome e tasti collegamento possono essere importate o esportate per semplificare le operazioni (vedi capitolo , Esportare tasti collegamento e tasti nome, pagina 7-42). L'elenco chiamate memorizza i numeri di tutte le chiamate in arrivo (vedi capitolo , Elenco chiamanti, pagina 7-49). La funzione riselezione contiene un elenco degli ultimi numeri chiamati (vedi capitolo 7.4.4, Riselezione, pagina 7-18).

76 Funzione Riselezione automatica Chiamata secondaria Silenzio Inverti chiamata Richieste / Attesa Collegamento / Mediazione Richiamata Collega senza richiesta Redirezione Casella vocale / Messaggi vocali Spiegazione La riselezione automatica seleziona reiteratamente un determinato numero (vedi capitolo 7.4.5, Riselezione automatica, pagina 7-21). E' possibile bloccare chiamate in arrivo durante una conversazione in corso. Queste chiamate verranno redirezionate alla propria casella vocale (see also chapter 7.4.7, Disattivare una chiamata secondaria,page7-23). La funzione "Silenzio" esclude la segnalazione di chiamate in arrivo e le redireziona immediatamente alla casella vocale (vedi capitolo 7.4.6, Silenzio, pagina 7-22). L'inversione di chiamata consente di passare da un interlocutore all'altro (vedi capitolo , Inversione chiamata, pagina7-55). Durante una conversazione in corso, è possibile chiamare un altro utente, senza interrompere il primo collegamento (vedi capitolo , Attesa, pagina 7-55). E' possibile inoltrare una chiamata ad un altro utente (vedi capitolo , Collegamento, pagina 7-55). La Richiesta di richiamata consente di segnalare a un utente interno non raggiungibile: "Prego richiamare!" (see also chapter 7.5, Richiamata,page7-63). E' possibile inoltrare chiamate anche senza interpellare precedentemente il destinatario (see also chapter 5.13, Come inoltrare una chiamata senza attendere la risposta?, page 5-11). Con la funzione "Redirezione" a un diverso numero (oppure alla casella vocale) è possibile stabilire se chiamate in arrivo vengono redirezionate e dove. E' possibile impostare la redirezione immediata o ritardata per tutte le chiamate. Nel caso l'utente fosse occupato al telefono, è possibile impostare la redirezione su occupato. Una chiamata può essere redirezionata ad un determinato numero di telefono, ma anche alla propria casella vocale (vedi capitolo , Redirezione, pagina 7-53). La redirezione immediata può essere configurata anche a distanza (see also chapter 8.4.2, Modifica la redirezione immediata, page 8-17). E' possibile memorizzare messaggi vocali (vedi capitolo , Memorizzare ascoltare, ed inviare messaggi vocali, pagina 7-52). Successivamente questi messaggi possono essere ascoltati direttamente o mediante interrogazione remota (see also chapter 8.4, Interrogazione remota, page 8-12).

77 Funzione Interrogazione remota Redirezione a distanza Modifica dei dati immessi Spiegazione E' possibile ascoltare i messaggi vocali anche da un altro telefono (see also chapter 8.4, Interrogazione remota, page 8-12). La procedura di redirezione immediata può essere modificata anche a distanza nel relativo menu (see also chapter 8.4.2, Modifica la redirezione immediata,page8-17). Numeri di telefono possono essere modificati prima della selezione (see also chapter 5.2, Come chiamare un utente?, page5-2) Integrazione di Outlook SwyxIt! integra perfettamente le funzioni di Outlook, consentendo di utilizzare sia i contatti che la funzione del diario. (see also chapter 6, Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!, page6-1) Rubriche E' possibile memorizzare numeri di telefono nella rubrica e selezionarli direttamente da essa (see also chapter , Rubrica, page 7-43). E' possibile utilizzare una rubrica personale per i propri numeri oppure una rubrica globale che contiene numeri telefonici a disposizione per tutti gli utenti. Soppressione del numero Registrazione Codice progetto Autorizzazione alla condivisione di applicazioni Conferenza Intercomunicazione E' possibile sopprimere la trasmissione del proprio numero di telefono. L'utente chiamato non è quindi in grado di identificare il chiamante (see also chapter 7.4.8, Soppressione del proprio numero di telefono, page 7-23). Chiamate possono essere registrate e successivamente ascoltate, oppure essere inviate sotto forma di (vedi capitolo , Registrazione, pagina 7-58). Se il numero telefonico è preceduto da un codice progetto (ad es. numero di registro, stazione di costo), l'amministratore è in grado di abbinare la conversazione seguente a un progetto (vedi capitolo , Codice progetto, pagina 7-62). Durante una conversazione è possibile autorizzare l'interlocutore a prendere visione della propria schermata o addirittura consentirgli di accedere al proprio PC (vedi capitolo , Autorizzazione all'accesso con un clic, pagina 7-57). La funzione conferenza consente di condurre una conversazione simultanea con più interlocutori (vedi capitolo 5.16, Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)?, pagina 5-12). E' possibile chiamare un utente e rivolgersi ad esso senza che questo debba sganciare il microtelefono. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Tasto nome, pagina7-38.

78 7.2 SwyxIt! Menu Funzione Uso di un telefono dal PC (CTI) Superficie Call Routing Manager Graphical Script Editor Spiegazione SwyxIt! può comandare un telefono, l'utente può cioè utlizzare le funzioni di SwyxIt! chiamando mediante un apparecchio telefonico. A PC spento le funzioni proprie del telefono sono comunque sempre a disposizione (vedi capitolo 7.6, GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI), pagina7-69). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. SwyxIt! consente di creare superfici di lavoro individuali personalizzate mediante il concetto superficie. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". SwyxIt! consente, con l'ausilio di queste due componenti, la gestione di chiamate con procedure complesse (vedi capitolo 8.6, Call Routing Manager..., pagina8-20). Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Tab. 1 Quadro delle funzioni di SwyxIt! Questa sezione contiene indicazioni per familiarizzare con i menu di SwyxIt!. Quando la superficie utilizzata opera in modo "non trasparente", questa è incorniciata e dotata di una barra dei menu nella parte superiore della finestra. Imm. 7-1 Barra menu Usando una superficie trasparente, SwyxIt! verrà raffigurato senza cornice e senza barra dei menu. In questo caso è necessario aprire il menu contestuale per accedere a determinate funzioni di menu. Il menu contestuale generale appare cliccando con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!.

79 Segue la spiegazione dei comandi dei menu. Imm. 7-2 Menu contestuale Menu File I comandi di questo menu servono per connettere e disconnettere dallo SwyxServer, per modificare la superficie di SwyxIt! (skin), per importare ed esportare voci nella/dalla rubrica personale, per importare ed esportare tasti nome e tasti collegamento e per chiudere lo SwyxIt!. Imm. 7-3 Menu File

80 Comando Connessione... Disconnessione... Tasti nome / Tasti collegamento Rubrica personale Superficie Ridurre Chiudi Spiegazione Connessione a SwyxServer. Durante le procedure di connessione sono richiesti il medesimo nome utente e la medesima password immessa avviando Windows. Operando con più account utente su SwyxServer, SwyxIt! chiederà di indicare quale di questi si desidera usare (vedi capitolo 3, Connessione e disconnessione). Dopo la connessione è possibile telefonare. Disconnessione da SwyxServer. La connessione con il server viene interrotta, SwyxIt! viene disattivato. In questo modo si previene l'uso non autorizzato. Dopo la disconnessione non è più possibile telefonare. Importare... Caricamento da una fonte esterna di tasti nome /collegamento predefiniti. Tasti già abbinati verranno sovrascritti. Esportare... Memorizzazione esterna di tasti nome / collegamento creati. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Esportare tasti collegamento e tasti nome, pagina7-42. Importare... Importare file composto da valori separati da virgole (CSV) con voci di rubrica telefonica. Viene verificata la bontà delle voci del file da importare; è possibile apportare eventuali modifiche. E' possibile stabilire se sovrascrivere voci esistenti oppure mantenerle. Esportare... Memorizzazione esterna di tutte o determinate voci della rubrica come file separato da virgole (.csv). Per ulteriori informazioni consultare Importare es esportare voci della rubrica, pagina Caricare... Caricamento di una diversa superficie per SwyxIt! già esistente. La modifica è possibile soltanto se preventivamente autorizzata da parte dell'amministratore. Modifica Consente la modifica della superficie del proprio SwyxIt!. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". La modifica è possibile soltanto se preventivamente autorizzata da parte dell'amministratore. Salvare... Salvare una superficie modificata di SwyxIt!. La modifica è possibile soltanto se preventivamente autorizzata da parte dell'amministratore. Riduci SwyxIt!. Secondo l'impostazione nel profilo utente SwyxIt! è rintracciabile nella bara delle applicazioni o nella tray. SwyxIt! viene chiuso.

81 7.2.2 Modificare menu Questo menu contiene le funzioni standard copia, incolla ed elimina. Imm. 7-4 Modificare il menu Comando Copia Incolla Elimina Spiegazione Copia il testo o l'elemento evidenziato negli Appunti. Inserisce il testo/elemento dagli Appunti. Elimina il testo/elemento evidenziato Menu linee I comandi di questo menu servono per passare da una linea all'altra. Imm. 7-5 Menu linee Per passare ad un altra linea, cliccare su sulla linea desiderata.

82 7.2.4 Menu funzioni Questo menu comprende tutte le funzioni accessibili dalla superficie standard e mediante tasti. Comando Prendere chiamate in sostituzione Sgancia / Termina collegamento Tasti nome Imm. 7-6 Menu funzioni Spiegazione Consente di rispondere a chiamate destinate ad un altro utente (segnalazione di chiamata). Attivata la funzione di avviso o segnalazione delle chiamate nei confronti di un altro utente, le chiamate dirette ad esso verranno segnalate sul display, nella casella descrittiva e sul relativo tasto nome (se esistente). Il tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione lampeggia e dopo 10 secondi si avverte un segnale acustico. Cliccando su questo comando, sul tasto dedicato o sul tasto nome, la chiamata può essere presa immediatamente. Equivale a sganciare il microtelefono/terminare collegamento. Selezione abbreviata; consente di chiamare un utente il cui numero/ nome è abbinato al tasto nome premuto. Cliccare sulla freccia per elencare i propri tasti nome. Cliccare su un nome desiderato per chiamare il relativo utente. Cliccare su "Aggiungi/Modifica..." per creare nuovi abbinamenti o modificare abbinamenti di tasti nome esistenti (vedi capitolo , Tasto nome, pagina 7-38).

83 Comando Riselezione Riselezione automatica... Interruzione Interrompere la riselezione automatica In attesa Inverti chiamata Inoltro / Collega Inoltra a > Collegamento con numero/uri Collegamento con la casella vocale Conferenza (tutte le linee) Avviare / estendere conferenza Spiegazione Seleziona un numero chiamato in precedenza. In dipendenza dal modo scelto, il numero viene selezionato immediatamente oppure premendo sul tasto linea dopo averlo scelto. Un numero viene riselezionato ripetutamente. E' possibile inserire un numero di destinazione e la pausa tra una selezione e la successiva. La riselezione automatica del numero desiderato va avanti fino a trovare la linea libera, oppure finchè la riselezione non verrà interrotta. Interrompere la riselezione automatica. Mettere in attesa la conversazione in corso. L'utente sente musica. Cliccare nuovamente su questo comando per riattivare la conversazione messa in attesa. Passare alla linea successiva. Il collegamento attivo è messo in attesa, si passa alla linea successiva. Questa può essere una linea libera oppure una linea messa precedentemente in attesa che diventa quindi attiva. Passando ad una linea libera si sente il segnale di libero ed è possibile chiamare un utente. Cliccare ripetutamente fino a raggiungere la linea desiderata (vedi capitolo 5.11, Come passare da un utente all'altro (Inversione di chiamata)?, pagina 5-10). Serve per collegare due utenti. Il collegamento attivo è collegato con uno in attesa. Entrambe le linee si liberano (diventano inattive). Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Questa opzione è attiva soltanto se più linee sono in attesa. E' possibile digitare un nuovo numero al quale inoltrare la conversazione. Il chiamante è direttamente collegato con la propria casella vocale. Con almeno due collegamenti in essere, è possibile riunire tutte le proprie linee in conferenza. Con almeno due collegamenti in essere, è possibile scegliere con quale dei collegamenti avviare una conferenza. Con una conferenza in corso è possibile scegliere la linea alla quale estendere la conferenza.

84 Comando Richiesta di richiamata Prendi richiamata Rifiuta richiamata Mostra contatto Crea coce diario Registrazione Casella vocale Interrogazione remota Autorizzazione alla condivisione di applicazioni Collegamenti Spiegazione Depositare una richiesta di richiamata è possibile solo tra utenti all'interno dell'azienda (vedi capitolo 7.5, Richiamata, pagina 7-63). L'interno dell'utente chiamato è occupato: Il numero chiamato viene memorizzato in un apposito elenco. Non appena l'interno si libera, il tasto "Richiamata" inizia a lampeggiare e nella tray appare un fumetto che propone la riselezione. L'utente chiamato non risponde. Il proprio numero viene memorizzato nell'elenco delle chiamate dell'utente desiderato. Nel proprio elenco riselezione appare l'inciso "Richiamata richiesta". Confermare richiamata su occupato Una richiesta di richiamata su occupato è stata depositata e l'utente desiderato ha terminato la sua conversazione. E' ora possibile un nuovo tentativo di collegamento. Confermando la richiamata, verrà instaurato un collegamento. Rifiutare richiamata su occupato Una richiesta di richiamata su occupato è stata depositata e l'utente desiderato ha terminato la sua conversazione. Rifiutando la richiamata su occupato, non verrà proposta un ulteriore tentativo di collegamento. La voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie" rimane in essere. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Consente di registrare una conversazione. La conversazione in corso viene registrata. Un breve segnale acustico avvisa l'utente che la registrazione è iniziata. La registrazione dei conversazioni telefoniche presuppone la concessione della relativa autorizzazione da parte dell'amministratore. Le registrazioni possone essere esportate in un secondo momento. Viene instaurato il colelgamento con la propria casella vocale. E' possibile ascoltare i messaggi. Consente di visualizzare la propria schermata all'interlocutore (see also chapter , Autorizzazione all'accesso con un clic, page 7-57). Vengono visualizzati i tasti collegati a programmi usati frequentemente. Cliccare su "Aggiungi/Modifica..." per creare nuovi abbinamenti o modificare abbinamenti di tasti collegamento esistenti (vedi capitolo , Tasto collegamento, pagina 7-41).

85 7.2.5 Menu elenchi Questo menu consente di visualizzare gli elenchi di SwyxIt!, ascoltare la casella vocale, visualizzare le conversazioni registrate e aprire la rubrica. Imm. 7-7 Menu elenchi Comando Elenco chiamate (visualizza)... Elenco riselezione... Richieste richiamata proprie... Aprire applicazione e- mail... Casella vocale Interrogazione remota Conversazioni registrate... Rubrica... Spiegazione Visualizza l'elenco delle chiamate in arrivo (vedi capitolo , Elenco chiamanti, pagina 7-49). Richieste di richiamata depositate da altri utenti vengono qui memeorizzate. Visualizza l'elenco degli ultimi numeri selezionati (vedi capitolo 7.4.4, Riselezione, pagina7-18). Visualizza l'elenco delle proprie richieste di richiamata (vedi capitolo 7.5, Richiamata, pagina 7-63). L'applicazione di posta elettronica confgurata in "Impostazioni SwyxIt! configurazione locale..." viene aperta (vedi capitolo 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., pagina 8-41). o messaggi vocali possono essere elaborati. Consente di ascoltare messaggi vocali registrati. I messaggi vocali si ascoltano come nella funzione di interrogazione remota (vedi capitolo 8.4, Interrogazione remota, pagina 8-12). Visualizza l'elenco delle conversazioni registrate (vedi capitolo , Registrazione). Consente di aprire una rubrica.

86 7.2.6 Menu impostazioni Mediante il presente menu è possibile modificare azioni ed impostazioni di SwyxIt!. Imm. 7-8 Menu impostazioni Per indicazioni dettagliate sulle funzioni del presente menu, consultare il capitolo 8, Impostare SwyxIt! Menu guida Questo menu contiene la guida in rete relativa a SwyxIt! e informazioni su SwyxIt!. Imm. 7-9 Menu guida

87 Comando Temi guida... Consiglio del giorno... Visualizzare quickstart Novità Informazioni su SwyxIt!... Spiegazione Aprire la guida in rete. Visualizza il consiglio del giorno (vedi capitolo , Consiglio del giorno..., pagina 7-14). Apre il documento quickstart che contiene la descrizione di funzioni basilari e consente quindi la familiarizzare velocemente con SwyxIt!. Apre la guida in rete. Il capitolo contenente le nuove funzioni dell'attuale versione viene visualizzato direttamente. Visualizzare informazioni su versione e copyright Ridurre Chiudi Cliccare su Riduci, per ridurre SwyxIt! a icona nella barra delle applicazioni. Consultare anche il capitolo 8.8.1, Nozioni generali, pagina COn questa opzione si chiude SwyxIt!. In presenza di collegamenti in essere al momento della disconnessione, SwyxIt! chiederà se si desidera terminarli. In seguito non si è più raggiungibili da altri utenti, se la redirezione delle chiamate non è stata in precedenza opportunamente configurata. Una volta disconnesso da SwyxIt!, SwyxServer redireziona chiamate in arrivo all'indirizzo opportunamente configurato (vedi capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5) Informazioni su SwyxIt!... E' possibile visualizzare informazioni sulla versione e sul copyright di SwyxIt!.

88 Consiglio del giorno... Installato SwyxIt! ogni giorno è possibile farsi visualizzare un nuovo consiglio (all'avvio di SwyxIt!). Vengono elencate in maniera sommaria nuove proprietà e migliorie e vengono spiegate funzioni interessanti. Imm Consiglio del giorno Eventualmente è anche possibile sfogliare nel catalogo dei consigli premendo il tasto "Consiglio successivo". Se si desidera disattivare questa opzione, disattivare la casella "Mostra consigli all'avvio". La funzione può essere riattivata in qualsiasi momento mediante la voce di menu "Guida Consiglio del giorno".

89 7.3 La barra delle icone SwyxIt! L'accesso alle funzioni può avvenire sia attraverso i menu sia facilmente attraverso la barra delle icone. In seguito un quadro di determinate funzioni nella bara delle icone della superficie standard "LoonaClassic". Simbolo Funzione Spiegazione Accesso... Connessione a SwyxServer. Durante le procedure di connessione sono richiesti il medesimo nome utente e la medesima password immessa avviando Windows. Disconnessione... Disconnessione da SwyxServer. Sound Wizard... Importare una rubrica Esportare una rubrica Mostra contatto Crea coce diario Esportare collegamenti tasto Importare collegamenti tasto Impostazioni locali... Profilo utente... Conversazioni registrate... Recording Wizard... Elenco riselezione... Sotto questa voce è possibile ottimizzare le impostazioni del proprio apparecchio terminale (SwyxIt! Handset o SwyxIt! Headset). Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.7, Sound Wizard, pagina Importare file composto da valori separati da virgole (CSV) con voci di rubrica telefonica. Viene verificata la bontà delle voci del file da importare; è possibile apportare eventuali modifiche. E' possibile stabilire se sovrascrivere voci esistenti oppure mantenerle. Memorizzazione esterna di tutte o determinate voci della rubrica come file separato da virgole (.csv). E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Memorizzazione esterna di tasti nome / collegamento creati. Caricamento da una fonte esterna di tasti nome / collegamento predefiniti. Tasti già abbinati verranno sovrascritti. Sotto questa voce si possono trovare tutte le altre impostazioni apportate al SwyxIt! locale. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., pagina Sotto questa voce si possono trovare tutte le altre impostazioni abbinate all'utente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8, Profilo utente..., pagina Visualizza un elenco delle conversazioni registrate. L'elenco consente di ascoltare le registrazioni e di eseguire diverse operazioni. L'assistente appoggia la registrazione degli annunci, ad es. l'annuncio per la casella vocale. Visualizza l'elenco degli ultimi numeri selezionati.

90 E' possibile creare ulteriori tasti mediante lo Skin Editor. Per modificare la superficie è necessaria l'autorizzazione dell'amministratore. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Skin Editor". 7.4 Funzioni SwyxIt! Bloccocifre Questa sezione contiene descrizioni dettagliate di tutte le funzioni di SwyxIt! e della configurazione di tasti ed elenchi. I tasti numerici servono per digitare un numero telefonico. E' possibile utilizzare sempre anche i tasti numerici della propria tastiera, a prescindere dalla presenza sulla superficie usata di tasti numerici o meno. E' possibile chiamare un utente anche mediante cosiddetti numeri vanity. Un numero vanity è un numero composto in parte da lettere. Ogni lettera sta ad indicare una cifra da 0 a 9, ad es. "00800 SWYXSERVER" (con 0 per prendere la linea urbana). I tasti asterisco e rombo servono per inviare segnali DTMF, p.e. per poter interrogare la casella vocale di casa. Con il microtelefono agganciato, le digitazioni possono essere eventualmente corrette spostando il cursore con i tasti freccia e inserendo, all'occorrenza, nuove cifre - con il tasto "Inserisci" sulla tastiera attivato - oppure sovrascrivendo cifre già digitate. Con i tasti "Backspace" o "Cancella" è possibile cancellare singole cifre Backspace Il tasto "Backspace" consente di correggere numeri digitati. Corrisponde al tasto "Backspace" sulla tastiera del PC. La correzione è possibile con microtelefono agganciato, in quanto altrimenti i numeri digitati vengono immediatamente selezionati. Il tasto "Backspace" cancella la posizione alla sinistra del cursore.

91 7.4.3 Microtelefono Il tasto microtelefono raffigura il microtelefono di un telefono classico. Il tasto consente di avviare, prendere e terminare chiamate. Cliccare sul tasto corrisponde all'azione sganciare o agganciare il microtelefono. Menu contestuale del microtelefono Cliccando sul tasto microtelefono con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Il contenuto del menu dipende dallo stato del collegamento. Microtelefono agganciato Comando Sgancia Incolla Guida Clic sul tasto microtelefono Spiegazione Il microtelefono viene sganciato. Successivamente si digita il numero. Il contenuto degli appunti viene riportato come numero. Aprire la guida in rete. Il microtelefono viene sganciato. Successivamente si digita il numero. Microtelefono sganciato Comando Termina collegamento Incolla Guida Clic sul tasto microtelefono Spiegazione La conversazione sulla linea attiva viene terminata. Il contenuto degli appunti viene riportato e selezionato come numero di telefono, in assenza di un collegamento inviato come segnale (DTMF) con conversazione in corso. Aprire la guida in rete. La conversazione sulla linea attiva viene terminata.

92 7.4.4 Riselezione Numeri di telefono selezionati vengono memorizzati nell'elenco riselezione. Cliccando sul tasto riselezione, è possibile scegliere uno degli ultimi numeri chiamati e riselezionarlo, oppure riselezionare immediatamente l'ultimo numero chiamato, in dipendenza del'attivazione o meno dell'opzione del tasto "Seleziona immediatamente la voce scelta". Avendo attivato la funzione di riselezione automatica (opzione "Usare sempre riselezione automatica" attivata), cliccando sul tasto riselezione verrà riselezionato l'ultimo numero chiamato. Questa funzione può essere attivata nelle proprietà dell'elenco riselezione (vedi Configurazione procedura di riselezione, pagina 7-20). Cliccando sul tasto riselezione con il tasto destro del mouse, nel menu contestuale verranno elencati i numeri finora selezionati e, se disponibili, i nomi. Cliccare su una voce per richiamare l'utente corrispondente. Menu contestuale del tasto riselezione Cliccando sul tasto riselezione con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando <Numeri finora selezionati> Visualizza elenco riselezione... Riselezione automatica... Interrompi risel. autom. Guida Proprietà Clic sul tasto "Riselezione" Spiegazione In dipendenza dal modo scelto, il numero viene selezionato immediatamente oppure premendo sul tasto linea dopo averlo scelto. Visualizza l'elenco dei numeri finora selezionati. Un numero viene riselezionato ripetutamente. E' possibile inserire un numero di destinazione e la pausa tra una selezione e la successiva. La riselezione automatica del numero desiderato va avanti fino a trovare la linea libera, oppure finchè la riselezione non verrà interrotta. Interrompe la riselezione automatica avviata in precedenza. Aprire la guida in rete. Configurazione del tasto riselezione (vedi Configurazione procedura di riselezione, pagina7-20). In dipendenza dal modo scelto, il numero viene selezionato immediatamente oppure premendo sul tasto linea dopo averlo scelto. Per ulteriori informazioni consultare Configurazione procedura di riselezione, pagina7-20. Se la selezione non è effettuata immediatamente, i numeri dell'elenco riselezione possono essere visualizzati uno dopo l'altro cliccando più volte.

93 Aprire l'elenco riselezione Così si visualizza l'elenco riselezione L'elenco contiene tutti i numeri finora selezionati. Sono a disposizione più opzioni: 1. Nel menu cliccare su "Elenchi Elenco riselezione...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto riselezione. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Elenco riselezione...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Elenchi Elenco riselezione...". In ogni caso appare la finestra "Elenco riselezione". Imm Elenco riselezione

94 Per l'azione desiderata relativa ad una voce, evidenziarla e cliccare su uno dei tasti. Tasto Seleziona Squillo... Elimina Chiamare Funzione Il numero scelto viene nuovamente selezionato. Al numero della voce evidenziata può essere abbinato uno squillo particolare La voce evidenziata verrà cancellata. Viene generata una nuova che contiene i dati della chiamata (nome della persona chiamata, numero, data e ora della chiamata). Alla rubrica... La voce dell'elenco scelta viene messa a disposizione per l'eventuale modifica nella finestra "Voce della rubrica". Cliccare su "Aggiungi" e confermare il dialogo seguente cliccando su "OK" per salvare la voce nella rubrica personale. Cancella elenco L'intero elenco verrà cancellato. Mostra contatto E' possibile visualizzare un contatto Outlook o crearne uno nuovo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.7, Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi, pagina6-9. Configurazione procedura di riselezione Qui è possibile configurare la lunghezza dell'elenco riselezione, il modo di selezione e la procedura di riselezione automatica. Configurazione procedura di riselezione Così si stabiliscono le proprietà della procedura di riselezione 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto riselezione. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di Nel campo "Lunghezza massima" del riquadro "Elenco riselezione", inserire il numero massimo di voci che si desidera visualizzare. 4. Attivare l'opzione "Selezione immediata" se il numero selezionato o l'utente vanno chiamati immediatamente. Se questa opzione rimane disattivata, il numero scelto può essere modificato prima della selezione vera e propria.

95 5. Se si desidera avviare la riselezione dell'ultimo numero chiamato direttamente mediante l'azionamento del tasto riselezione, attivare l'opzione "Usa sempre riselezione automatica" nel riquadro "Riselezione automatica". Ad opzione disattivata, la riselezione automatica dell'ultimo numero chiamato, azionando il tasto riselezione, verrà avviata una volta soltanto. 6. Cliccare "OK" per chiudere la finestra Riselezione automatica La funzione riselezione automatica consente di avviare la riselezione di un determinato numero fino a trovarlo libero. La pausa tra i vari tentativi di riselezione può essere liberamente definita. Attivata la riselzione automatica, il tasto riselezione apparirà animato. Durante la selezione, il numero è visualizzato sul display e lo stato della linea cambia; non è generato invece il classico segnale di selezione. Nel momento in cui il collegamento è instaurato si sentirà anche il segnale acustico. La procedura di riselezione automatica si baserà sempre sull'ultima linea usata. Con una conversazione in corso, la procedura di riselezione automatica viene interrotta e ripresa al termine della conversazione. La riselezione automatica viene interrotta anche quando si risponde alla chiamata del numero oggetto della riselezione automatica. Avviando la riselezione automatica con un numero diverso prima che venga instaurato il collegamento con il numero precedentemente impostato, questo verrà cancellato in quanto la riselezione automatica può essere applicata soltanto ad un determinato numero. La procedura di riselezione automatica può essere interrotta in qualsiasi momento. Avviare la riselezione automatica Così si avvia la riselezione automatica Sono a disposizione più opzioni: 1. Nel menu cliccare su "Funzioni Riselezione automatica...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto riselezione. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Riselezione automatica...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Funzioni Riselezione automatica...". In ogni caso appare la finestra "Riselezione automatica". 3. Inserire il numero per il quale si desidera impostare la riselezione automatica. 4. Inserire la pausa indicata in secondi tra i tentativi di riselezione. 5. Cliccare su "Avvia". Imm Riselezione automatica

96 Il numero impostato verrà ora riselezionato fino a trovarlo libero, fino a chè la procedura di riselezione automatica non verrà interrotta oppure il numero da selezionare non verrà sostituito. Selezionando, il simbolo nella tray cambia e si sente il suono di selezione Con una procedura di riselezione automatica in corso, lo stato del tasto linea cambierà da "Libero" a "Selezione" soltanto quando SwyxIt! sta selezionando il numero desiderato. Annullare la riselezione automatica Così si termina la riselezione automatica Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare sul tasto riselezione. Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto riselezione. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Annulla" Risel. automatica". Oppure 1. Nel menu cliccare su "Funzioni Annulla Risel. automatica". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Funzioni Annulla Risel. automatica". La procedura di riselezione automatica verrà interrotta Silenzio Questa funzione consente di disattivare la segnalazione di eventuali chiamate in arrivo. In questo modo p.e. è possibile impedire disturbi durante un colloquio importante. Attivando questa funzione (rilevabile dalla tacca a gancio ), eventuali chiamate saranno redirezionate alla casella vocale standard. Silenzio Così si impedisce la segnalazione di chiamate Sono a disposizione più opzioni: 1. Nel menu cliccare su "Funzioni Silenzio". Oppure 1. Cliccare sul tasto "Silenzio". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Funzioni Silenzio". Ripetendo questa procedura, eventuali chiamate in arrivo verranno nuovamente segnalate. Di conseguenza, il gancetto sparirà.

97 7.4.7 Disattivare una chiamata secondaria Durante una conversazione, eventuali chiamate in arrivo vengono segnalate con un particolare segnale acustico. Per bloccare questo tipo di segnale è sufficiente attivare la funzione "Disattivazione chiamata secondaria". Attivata questa funzione (rilevabile dal tasto attivato), il chiamante sentirà il segnale di occupato, oppure verrà redirezionato, a patto che in precedenza sia stata definita una procedura appropriata (see also chapter , Redirezione, page 7-53). Disattivazione chiamata secondaria Così si impedisce una chiamata secondaria Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare sul tasto "Disattiva chiamata secondaria". Oppure 1. Nel menu cliccare su "Impostazioni Disattivazione chiamata secondaria". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Impostazioni Disattivazione chiamata secondaria". Ripetendo questa operazione, le chiamate secondarie verranno riabilitate. Di conseguenza, il gancetto sparirà Soppressione del proprio numero di telefono Chiamando un utente, sul suo display (ammesso che abbia i presupposti tecnici) verrà visualizzato il numero. Attivando la soppressione del proprio numero (rilevabile dal tasto attivato), l'utente chiamato non sarà in grado di individuare il numero del chiamante. Soppressione numero Così si impedisce la trasmissione del proprio numero di telefono Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare sul tasto "Sopprimi numero". Oppure 1. Nel menu cliccare su "Impostazioni Soppressione numero". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Impostazioni Soppressione numero". Ripetendo questa procedura, il proprio numero di telefono verrà nuovamente trasmesso. Di conseguenza, la spunta sparirà. La linea ISDN deve appoggiare la funzione di soppressione del numero telefonico, altrimenti ad essere soppressa è solo la parte relativa al numero interno.

98 7.4.9 Tasti linea Scelta della linea Prendere la chiamata Rifiutare una chiamata Inversione di chiamata Collegare utenti I tasti linea rappresentanto le linee disponibili. Ad ogni linea può essere abbinato un numero usato sia per chiamate in arrivo che per chiamate in uscita. Inoltre è possibile definire una pausa per ogni linea, cioè un periodo in cui la linea rimarrá bloccata per altre chiamate in arrivo (vedi capitolo , Bloccare linee (pausa elaborazione), pagina 7-37). Esempio: Avendo abbinato il numero "100" ad una linea, effettuando una chiamata su questa linea, verrà trasmesso il numero "100", cioè l'utente chiamato vedrà sul suo display il numero "100". Una chiamata in arrivo al numero "100" appare come in arrivo sulla linea 1. Così si chiama un utente usando una determinata linea 1. Cliccare sul tasto corrispondente alla linea scelta per il collegamento. 2. Digitare il numero desiderato. Per ulteriori informazioni consultare Così si chiama un utente (telefonare in modo convenzionale con il SwyxIt! Handset), pagina 5-2. Così si prende una chiamata Una chiamata in arrivo su una determinata linea è annunciata mediante un segnale lampeggiante. 1. Cliccare su questo tasto linea. Per ulteriori informazioni consultare Così si prende una chiamata, pagina 5-6. Così si rifiuta una chiamata Una chiamata in arrivo su una determinata linea è annunciata mediante un segnale lampeggiante. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse su questo tasto linea. 2. Cliccare su "Rifiuta". Così si passa da una linea all'altra (Inversione chiamata) 1. E' possibile passare dal collegamento attivo a quello/i in attesa, cliccando sulla linea interessata. Il collegamento attivo è messo in attesa e quello precedentemente in attesa diventa attivo. Per ulteriori informazioni consultare In questo modo si invertono la chiamata attiva e quella in attesa, cioè si passa da una chiamata all'altra, pagina Così si collegano due utenti 1. Se la linea dell'utente da collegare è già attiva, saltare al punto (2). Altrimenti passare all'utente che si desidera collegare, cliccando sul tasto linea corrispondente. La linea diventa attiva. 2. Cliccare su tasto linea del collegamento attivo, tenendo premuto il tasto del mouse. 3. Trascinare ora il mouse sul tasto linea dell'utente che si intende collegare con l'utente del collegamento attivo. 4. Rilasciare ora il tasto del mouse (drag & drop). I due utenti vengono collegati. Entrambe le linee diventano inattive.

99 Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.12, Come collegare due utenti?, pagina5-10. Nonostante due utenti siano stati collegati direttamente e non si partecipasse ulteriormente alla conversazione, potrebbero maturare dei costi. Ciò può avvenire soltanto se si è artefice di uno dei due collegamenti interessati. Ammesso che in seguito alla chiamata ad opera dell'utente A, si chiami l'utente B per una qualsiasi richiesta, i costi che matureranno per il collegamento con l'utente B saranno a proprio carico. Se invece entrambe le chiamate sono partite dall'utente A e dall'utente B, non matureranno costi. Chiamando entrambi gli utenti invece, saranno a proprio carico anche i costi di entrambi i collegamenti. E' possibile instaurare un collegamento anche in presenza di un tasto nome abbinato ad un determinato utente. Cliccare sul collegamento attivo, tenendo premuto il tasto del mouse. Trascinare ora il mouse sul tasto nome relativo all'utente che si intende collegare con l'utente del collegamento attivo. Rilasciando il tasto mouse, i due utenti saranno collegati. Avviare una conferenza Così si avvia una conferenza Presupposto: Almeno due linee sono in stato "Attivo" o "In attesa". 1. Trascinare mediante drag & drop la linea in attesa sulla linea attiva. La linea attiva diventa linea conferenza e la linea in attesa si libera. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.16, Come telefonare con più utenti contemporaneamente (Conferenza)?, pagina5-12.

100 Stato della linea Una linea può assumere diversi stati. Determinate funzioni sono accessibili in dipendenza dello stato. Ogni tipo di stato è raffigurato da una grafica animata sulla superficie di lavoro. Stato della linea Libera Grafica animata Spiegazione Nessuna conversazione in essere. Microtelefono sganciato, Segnale di linea interno Microtelefono sganciato, Segnale di linea interrotto Microtelefono sganciato, Segnale di linea urbana Selezione, nessun segnale Chiamata in arrivo Si sente il segnale di libero oppure il segnale di linea interno; è possibile procedere alla selezione del numero. In presenza di un nuovo messaggio vocale, si sente un segnale di libero interrotto. E' comunque possibile procedere con la selezione. La linea urbana è stata selezionata e si sente il relativo segnale. Ora è possibile selezionare il numero della rete pubblica desiderato. La selezione è in corso ed alcune cifre sono già state digitate, percui non si sente più alcun segnale. E' in arrivo una chiamata. La chiamata su questa linea è segnalata mediante lo squillo. Chiamata in uscita (squillo) Si chiama un utente. Si sente lo squillo presso il suo telefono. Chiamata in uscita (bussare) L'utente chiamato è al telefono. La chiamata viene segnalata "bussando". Chiamata in uscita (occupato) Il numero chiamato è occupato, oppure l'utente desiderato non è raggiungibile. Collegamento attivo Il collegamento è instaurato. E' possibile dialogare con l'utente chiamato. Collegamento in attesa La conversazione è messa in attesa. L'interlocutore sente della musica.

101 Stato della linea Collegamento senza precedente richiesta (Blind Call Transfer) Conferenza in atto Grafica animata Spiegazione Una conversazione viene inoltrata senza chiedere precedentemente l'approvazione dell'utente desiderato. Si partecipa attivamente ad una conferenza, cioè è possibile dialogare con tutti i partecipanti. Conferenza in attesa Terminato Si partecipa ad una conferenza ma la si abbandona brevemente (in attesa). Gli altri partecipanti alla conferenza continuano a dialogare tra di loro. La conversazione è stata terminata dall'interlocutore. Si sente il segnale di occupato. Linea bloccata Intercomunicazione La linea è in pausa per consentire un eventuale elaborazione ed è quindi bloccata per chiamate in arrivo. Il collegamento per la funzione intercomunicazione viene instaurato immediatamente. Il chiamante può parlare direttamente. Lo stato della linea "Intercom" è visibile solo all'utente chiamato. Per il chiamante la linea assume lo stato di una normale chiamata.

102 Menu contestuale del tasto linea Cliccando sul tasto linea con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. il contenuto di tale menu dipende dallo stato del collegamento. Libero - la linea è inattiva (nessuna conversazione in essere) Comando Sgancia e seleziona Bloccare linea Incolla Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione Il numero dell'utente desiderato può essere digitato usando i tasti numerici (del display) o la tastiera. La linea è in pausa per consentire un eventuale elaborazione della chiamata ed è quindi bloccata per chiamate in arrivo (vedi capitolo , Bloccare linee (pausa elaborazione), pagina 7-37). Il contenuto degli appunti viene riportato come numero e selezionato. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Si passa allo stato "Microtelefono sganciato". Microtelefono sganciato Si sente il segnale di libero oppure un segnale interrotto. E' possibile selezionare un numero Comando Interrompi procedura di collegamento Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). Incolla Il contenuto degli appunti viene riportato come numero e selezionato. Mostra contatto E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. Crea coce diario E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Guida Aprire la guida in rete. Proprietà Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Cliccare sul Termina il collegamento. La linea è nuovamente libera (inattiva). tasto linea

103 Selezione - Procedura di selezione in corso Comando Interrompi procedura di collegamento Incolla Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). Il contenuto degli appunti viene aggiunto ai numeri finora digitati. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Termina il collegamento. La linea è nuovamente libera (inattiva). Chiamata in arrivo Squillo sulla linea Comando Prendi/rifiuta Rifiuta Inoltra al numero... Inoltra alla casella vocale... Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione Si prende la chiamata. La linea diventa attiva. La chiamata viene rifiutata senza che ad essa sia stato risposto e redirezionata alla casella vocale. La linea è nuovamente libera (inattiva). La chiamata viene redirezionata al numero da digitare. La chiamata viene redirezionata al numero da digitare. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Si prende la chiamata. Con una conversazione in corso, quest'ultima è messa in attesa. L'interlocutore sente della musica.

104 Chiamata in uscita (squillo) - Il telefono dell'utente chiamato squilla Comando Interrompi procedura di collegamento Inoltro / Collega Inoltra a > Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). La chiamata viene inoltrata alla linea in attesa (collegamento senza richiesta). Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Mostra contatto E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Termina il collegamento. La linea è nuovamente libera (inattiva). Chiamata in uscita (Bussare) L'utente chiamato sente un particolare segnale acustico Comando Interrompi procedura di collegamento Inoltro / Collega Inoltra a > Richiesta richiamata Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). La chiamata viene inoltrata alla linea in attesa (collegamento senza richiesta). Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Questa opzione è attiva soltanto se più linee sono in attesa. La richiesta di richiamata viene memorizzata nell'elenco delle chiamate dell'utente chiamato. Nel proprio elenco riselezione appare l'inciso "Richiamata richiesta". La linea è nuovamente libera (inattiva). Possibile solo internamente. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Termina il collegamento. La linea è nuovamente libera (inattiva).

105 Chiamata in uscita (occupato) - Si sente il segnale di occupato Comando Interrompi procedura di collegamento Richiesta richiamata Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). La richiesta di richiamata viene memorizzata nell'elenco delle chiamate dell'utente chiamato. Nel proprio elenco riselezione appare l'inciso "Richiamata richiesta". La linea è nuovamente libera (inattiva). Possibile solo internamente. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Termina il collegamento. La linea è nuovamente libera (inattiva). Collegamento attivo E' possibile iniziare la conversazione Comando In attesa Termina collegamento Inoltro / Collega Spiegazione La linea viene messa in attesa. L'interlocutore sente della musica. La linea è nuovamente libera (inattiva). Serve per collegare due utenti. Il collegamento attivo è collegato con uno in attesa. Entrambe le linee si liberano (diventano inattive). Inoltra a > Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Questa opzione è attiva soltanto se più linee sono in attesa. Collegamento E' possibile digitare un nuovo numero al quale inoltrare la conversazione. con numero/uri Conferenza Tutte le linee (attive ed in attesa) vengono riunite in conferenza. (tutte le linee) Avvia una conferenza su questa linea Incolla La linea diventa linea conferenza. È possibile aggiungere successivamente altre linee alla conferenza. Riporta il contenuto degli appunti. In questo modo è possbile p.e. trasmettere il proprio PIN per interrogare una casella vocale.

106 Comando Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Mettere in attesa la conversazione. L'interlocutore sente della musica. Collegamento in attesa L'interlocutore sente della musica Comando Attiva collegamento Termina collegamento Inoltro / Collega Spiegazione Un collegamento in attesa diventa nuovamente attivo. La linea è nuovamente libera (inattiva). Serve per collegare due utenti. Il collegamento attivo è collegato con uno in attesa. Entrambe le linee si liberano (diventano inattive). Inoltra a Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Questa opzione è attiva soltanto se più linee sono in attesa. Collegamento E' possibile digitare un nuovo numero al quale inoltrare la conversazione. con numero/uri Conferenza Tutte le linee (attive ed in attesa) vengono riunite in conferenza. (tutte le linee) Avvia una conferenza su questa linea Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea La linea diventa linea conferenza. È possibile aggiungere successivamente altre linee alla conferenza. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Il collegamento in attesa diventa nuovamente attivo.

107 Collegamento trasferito (Blind Call Transfer) Comando Attiva collegamento Termina collegamento Mostra contatto Crea coce diario Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione Un collegamento trasferito diventa nuovamente attivo. La linea è nuovamente libera (inattiva). Il collegamento trasferito è terminato. E' possibile visualizzare un contatto Outlook per la conversazione in corso o crearne uno nuovo. E' possibile creare una voce nel diario in Outlook per la conversazione in corso. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Un collegamento trasferito diventa nuovamente attivo. Conferenza attiva - Si partecipa ad una conferenza Comando In attesa Termina conferenza Conferenza (tutte le linee) Estendi conferenza Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione La linea conferenza è in attesa, gli altri partecipanti possono continuare il colloquio. La conferenza è terminata per tutti i partecipanti. Ciò è possibile soltanto quando si è artefice della conferenza. Tutte le linee (attive ed in attesa) vengono riunite in conferenza. E' possibile scegliere la linea che si desidera aggiungere alla conferenza in essere. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). La linea conferenza è in attesa.

108 Conferenza in attesa - La conferenza è in attesa, gli altri partecipanti continuano il colloquio Comando Attiva collegamento Termina conferenza Conferenza (tutte le linee) Estendi conferenza Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione Riattiva la conferenza in attesa. La conferenza è terminata per tutti i partecipanti. Ciò è possibile soltanto quando si è artefice della conferenza. Tutte le linee (attive ed in attesa) vengono riunite in conferenza. E' possibile scegliere la linea che si desidera aggiungere alla conferenza in essere. Successivamente la linea conferenza diventa attiva. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). La linea conferenza è nuovamente attivata. Terminato - L'interlocutore ha agganciato Comando Aggancia Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione La linea è nuovamente libera (inattiva). Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Il microtelefono viene agganciato. La linea è nuovamente libera (inattiva). Pausa - La linea è temporaneamente bloccata per chiamate in arrivo. Comando Sgancia e seleziona Sblocco linea Incolla Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione Il numero dell'utente desiderato può essere digitato usando i tasti numerici (del display) o la tastiera. Sblocca la linea per chiamate in arrivo. Il contenuto degli appunti viene riportato come numero e selezionato. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). Sblocca la linea per chiamate in arrivo.

109 Intercom - Messaggio in arrivo Comando Prendi chiamata Rifiuta Guida Proprietà Cliccare sul tasto linea Spiegazione L'intercomunicazione diventa collegamento attivo, è quindi possibile conferire con l'interlocutore. La linea passa allo stato di conversazione normale. A microtelefono agganciato si passa, se possibile, alla modalità "Vivavoce". Il collegamento attivo viene interrotto. Aprire la guida in rete. Per la configurazione di questo tasto linea (vedi Configurazione tasto linea, pagina 7-35). La linea passa allo stato di conversazione normale. A microtelefono agganciato si passa, se possibile, alla modalità "Vivavoce". Configurazione tasto linea E' possibile definire l'intestazione per ogni singolo tasto linea. Poichè ad ogni utente possono essere generalmente abbinati più numeri, qui si stabilisce quali numeri verranno usati per chiamate in uscita e quali per chiamate in arrivo. Esempio per chiamate in arrivo: Alla linea 1 è stato abbinato il numero 100 e alla linea 2 il numero 101. Se un utente seleziona l'interno 101, la chiamata arriverá sulla linea 2. L'abbinamento di conti utente, ad es. disponendo di conti SIP presso più operatori, avviene in modo simile. Alla linea 1 è stato abbinato il conto SIP thomas.meier@firma.de e alla linea 2 il conto th.meier@anbieter.de. A seconda dell'operatore attraverso il quale la chiamata è in arrivo, la chiamata verrà abbinata a una determinata linea. Esempio per chiamate in uscita: Alla linea 2 è stato abbinato il numero 101. Chiamando un utente sulla linea 2, verrà utilizzato l'interno 101. L'utente chiamato vedrà visualizzato sul proprio display che a chiamarlo è l'utente con l'interno 101. L'abbinamento di conti utente, ad es. disponendo di conti SIP presso più operatori, avviene in modo simile. In questo caso la chiamata è gestita attraverso l'operatore abbinato a quella particolare linea.

110 Configurazione tasto linea Così si stabiliscono le proprietà di un tasto linea 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto linea. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di Nel campo "Etichetta" inserire il testo da visualizzare sul tasto linea. 4. Nel menu di selezione a discesa cliccare "Chiamate in arrivo" sul (sui) numero/i da abbinare a questa linea. Tutti gli interni Tutte le chiamate in arrivo, a prescindere a quale interno siano dirette, vengono visualizzate su questa linea. Non vengono visualizzate chiamate dirette ad un gruppo. <Numero> o <conto SIP> Imm Proprietà dei tasti linea Questa linea è riservata a chiamate abbinate a questo numero o destinate a questo conto. Esempio: Per la "linea 1" è stata configurato l'interno "Chiamate in arrivo" 100. Selezionando il 100, la chiamata arriverà su "Linea 1". Solo chiamate gruppo Tutte le chiamate dirette ai gruppi di cui si è parte. Tutte le chiamate Tutte le chiamate dirette ai propri interni e tutte le chiamate dirette a gruppi di cui si è parte. Non avendo configurato nessun tasto linea con "Solo chiamate gruppo" o "Tutte le chiamate", determinate chiamate in arrivo (sia chiamate dirette a gruppi che quelle personali) verranno visualizzate sul primo tasto linea libero anche se la configurazione risulta diversa. In questo modo chiamate in arrivo verranno inoltrate anche in presenza di errori nella configurazione dei tasti linea. 5. Nel menu di selezione a discesa cliccare "Chiamate in uscita" sul numero o conto SIP da abbinare alla linea per chiamate in uscita. Questo numero di norma viene visualizzato sul display dell'utente chiamato e serve per il calcolo dei costi telefonici. Disponendo di un solo numero, questo verrà utilizzato automaticamente anche per chiamate in uscita.

111 In questo contesto va stabilito anche se nel caso di chiamate in uscita, il proprio numero debba sempre essere soppresso. 6. Se si desidera bloccare la linea temporaneamente dopo ogni conversazione, è necessario attivare l'opzione "Pausa". E' possibile definire il lasso di tempo per il quale la linea rimarrà disattivata dopo una conversazione (valore standard: 100 secondi). 7. Cliccare su OK. Il numero di tasti linea va configurato nel profilo utente. In quel contesto è possibile configurare tutti i tasti linea in una unica sessione (vedi capitolo 8.8.6, Tasti linea,pagina8-29) Bloccare linee (pausa elaborazione) E' possibile disattivare (bloccare) miratamente le linee per evitare ulteriori chiamate in arrivo, p.e. per avere il tempo necessario per gestire una precisa richiesta di un cliente a seguito di una sua chiamata. SwyxIt! risulta quindi occupato per ulteriori chiamate. Se si desidera configurare una determinata pausa per una determinata linea, è consigliato provvedere alle relative impostazioni già all'atto della configurazione della linea. Bloccare linea Così si blocca una linea dopo ogni conversazione 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto linea scelto. Appare il menu contestuale. 2. Scegliere la voce Proprietà nel menu contestuale. Appare la finestra Proprietà di Attivare l'opzione "Disattiva linea dopo la chiamata". 4. Stabilire un lasso di tempo (da 5 a 1800 secondi). 5. Confermare l'mmissione dei dati cliccando su "OK". La linea risulterà ora disattivata dopo ogni conversazione per il lasso di tempo indicato. Imm Impostazioni che definiscono una pausa Effettuando una chiamata su una linea disattivata, questa è nuovamente libera per chiamate in arrivo, dopo aver terminato la conversazione.

112 Bloccare una linea temporaneamente Sblocco linea Così si blocca temporaneamente una linea 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto linea scelto. Appare il menu contestuale. 2. Nel menu contestuale scegliere l'opzione "Disattiva linea". La linea rimane disattivata fino alla riattivazione. Chiamate in arrivo su una linea così disattivata verranno gestite secondo le procedure di redirezione su occupato. Così si sblocca una linea disattivata 1. Una linea si sblocca: richiamando il menu contestuale e cliccando sull'opzione "Sblocco linea" o cliccando sul tasto linea o al termine di una chiamata effettuata sulla linea in questione Tasto nome I numeri di utenti chiamati frequentemente possono essere abbinati a un tasto nome. I tasti così configurati, consentono la selezione più rapida e comoda. Per chiamare un utente, è sufficiente cliccare sul relativo tasto nome. Segnalazione dello stato In relazione ad utenti all'interno dell'azienda, il tasto nome da anche le seguenti informazioni: se l'utente è connesso (se quindi è raggiungibile telefonicamente) se la linea dell'utente è occupata o libera. Le informazioni sullo stato degli utenti deve essere definita dall'amministratore. Le informazioni possono essere unilaterali o reciproche. Tasti nome Stato Verde: La linea di Anne è libera. Grigio: Tom e Ralf non sono connessi. Rosso: Uwe è al telefono. Avviso di chiamata Attivata la funzione di avviso o segnalazione delle chiamate nei confronti di un altro utente, le chiamate dirette ad esso verranno segnalate sul display, nella casella descrittiva e sul relativo tasto nome (se esistente). Il tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione lampeggia e dopo 10 secondi si avverte un segnale acustico. La chiamata può essere presa semplicemente cliccando sul tasto nome, o sul tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione.

113 Menu contestuale del tasto nome Cliccando sul tasto nome con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Il menu contestuale varia in dipendenza dello stato dell'utente. Comando <Nome dell'utente> Intercomunicazi one Prendi/rifiuta Richiesta richiamata Guida Proprietà Clic sul tasto nome Spiegazione A seconda del tipo di configurazione del tasto nome, il numero verrà selezionato immediatamente oppure riportato nella rubrica. Il collegamento per la funzione intercomunicazione viene instaurato immediatamente. Il chiamante può parlare direttamente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.3, Intercomunicazione, pagina5-3. La chiamata in arrivo può essere presa in vece del destinatario. Attivata la funzione di avviso o segnalazione delle chiamate nei confronti di un altro utente, le chiamate dirette ad esso verranno segnalate sul display, nella casella descrittiva e sul relativo tasto nome (se esistente). Il tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione lampeggia e dopo 10 secondi si avverte un segnale acustico. Cliccando su questo comando, sul tasto dedicato o sul tasto nome, la chiamata può essere presa immediatamente. Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Nur intern möglich. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.5, Richiamata, pagina7-63. Aprire la guida in rete. Configurazione tasto nome (vedi Configurazione tasto nome, pagina7-40). A seconda del tipo di configurazione del tasto nome, il numero verrà selezionato immediatamente oppure riportato sul display. Attivata la funzione di avviso o segnalazione delle chiamate nei confronti di un altro utente, le chiamate dirette ad esso verranno segnalate sul display, nella casella descrittiva e sul relativo tasto nome (se esistente). Il tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione lampeggia e dopo 10 secondi si avverte un segnale acustico. Cliccando su questo comando, sul tasto dedicato o sul tasto nome, la chiamata può essere presa immediatamente.

114 Configurazione tasto nome Configurazione tasto nome Configurare il tasto seguendo la descrizione seguente. Così si stabiliscono le proprietà di un tasto nome 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto nome. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di Nel campo "Numero/URI" inserire il numero di telefono da abbinare al tasto nome. Numeri validi possono essere sequenze di cifre, URI SIP e nomi simbolici. 4. Nel campo "Etichetta" inserire il testo per la descrizione del tasto nome. 5. Nel campo "Bitmap utente" inserire il nome del file di una determinata grafica in formato Bitmap (BMP). Il contenuto del file verrà raffigurato sul tasto nome. Questo file potrebbe essere p.e. la foto formato tessera del relativo utente. Imm Impostazione dei tasti nome Cliccare su, per la ricerca di file appropriati. Una grafica può però essere importata soltanto se la superficie scelta contempla questa opzione per il tasto in questione. 6. Attivare l'opzione "Seleziona immediatamente" per chiamare subito l'utente cliccando sul tasto nome. Se questa opzione rimane disattivata, il numero scelto può essere modificato prima della selezione vera e propria. 7. Attivare l'opzione "Cancella schermo prima della selezione" per limitare a questo numero il contenuto del display. Se tale opzione rimane disattivata, il numero abbinato viene aggiunto al contenuto del display. In questa maniera è possibile, cliccando in successione su due tasti nome, combinare un prefisso Call-by-call e il numero di un utente. 8. Attivata l'opzione "Intercom", il numero viene selezionato immediatamente e il collegamento viene instaurato direttamente, cioè il telefono dell'utente chiamato accetta la chiamata senza che l'interlocutore si faccia parte attiva( vedi capitolo 5.3, Intercomunicazione, pagina 5-3). 9. Cliccare su OK.

115 I tasti nome possono essere copiati mediante funzione drag & drop. E' sufficiente trascinare il tasto nome da copiare sul tasto per il quale si desidera creare un abbinamento. E' possibile esportare ed importare tasti relativi a nomi o collegamenti, p.e. per metterli a disposizione di un intero gruppo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Esportare tasti collegamento e tasti nome, pagina Tasto collegamento Con i tasti collegamento è possibile creare dei link con programmi o pagine web usati frequentemente. Un collegamento consente p.e., cliccando sul relativo tasto, di avviare un browser oppure di aprire una banca dati. Menu contestuale del tasto collegamento Cliccando sul tasto collegamento con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Guida Proprietà Spiegazione Aprire la guida in rete. Abbinare un programma o un indirizzo web a un tasto collegamento. Abbinamento tasto collegamento Così si abbina un programma o un indirizzo web ad un tasto collegamento 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto collegamento. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di Nel campo "Comando" inserire nome e percorso del programma da eseguire oppure l'indirizzo web. Esempio: Outlook: Cartelle pubbliche/tutte le cartelle pubbliche/ Collaboratori Swyx C:\Programmi\Microsoft Office\Office\winword.exe Cliccare su, per la ricerca di file appropriati. Imm Proprietà del tasto collegamento

116 4. Nel campo "Directory di lavoro" inserire opzionalmente il percorso della relativa directory. In certi casi, per eseguire determinati programmi, sono necessari dei file memorizzati in archivi diversi. Se questo è il caso, qui è possibile indicare il percorso per individuare i file ricercati. 5. Nel campo "Etichetta" inserire il testo da visualizzare sul tasto. 6. Nel campo "Bitmap utente" inserire il nome del file di una determinata grafica in formato Bitmap (BMP). Il contenuto del file verrà raffigurato sul tasto collegamento. Questo può servire p.e. per importare il logotipo di un determinato programma o di una ditta. Cliccare su, per la ricerca di file appropriati. Una grafica può però essere importata soltanto se la superficie scelta contempla questa opzione per il tasto in questione. 7. Cliccare su OK. E' possibile esportare ed importare tasti relativi a nomi o collegamenti, p.e. per metterli a disposizione di un intero gruppo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Esportare tasti collegamento e tasti nome, pagina Esportare tasti collegamento e tasti nome I numeri di interlocutori chiamati frequentemente e collegamenti a programmi usati ripetutamente possono essere importati ed esportati. Esportare tasti nome/ collegamento Così si esportano tutti i tasti nome e collegamento 1. Cliccare su "File Tasti nome/collegamento Esporta...". Appare la finestra "Salva con nome...". 2. Scegliere un archivio per salvare la configurazione dei propri tasti nome e collegamento. 3. Indicare un nome di file, indi confermare con "Salva". Tutti i tasti nome e collegamento configurati verranno salvati nel file indicato. Così si importano tasti nome e collegamento Importare tasti nome e collegamento causa la sovrascrittura di tasti già configurati. Importare tasti nome/ collegamento 1. Cliccare su "File Tasti nome/collegamento Importa...". 2. Confermare l'avvertimento cliccando su "OK" oppure cliccare su "Annulla". Appare la finestra "Apri". 3. Scegliere un archivio contenente il file relativo a tasti nome o collegamenti, individuabile da "*.key" 4. Evidenziare il file desiderato, confermare cliccando su "Apri". I tasti nome e collegamento salvati nel file scelto verranno importati. L'abbinamento dei tasti segue la descrizione dei tasti (p.e. "Tasto nome 1" verrà abbinato al tasto nome 1). il numero dei tasti visualizzati sulla superficie del proprio SwyxIt! non verrà modificato dalla procedura di importazione.

117 Rubrica Apri rubrica Numeri di telefono usati frequentemente vengono registrati nella rubrica. La selezione di questi numeri può poi avvenire direttamente dalla rubrica. Sono disponibili due tipi di rubrica: la rubrica globale e la rubrica personale. La "Rubrica globale" è accessibile a tutti gli utenti e contiene informazioni sulla situazione degli utenti all'interno dell'azienda, p.e. se sono collegati o se sono occupati al telefono. L'amministratore di sistema o l'utente hanno la possibilità di inserire ulterori numeri nella "rubrica globale", p.e. quelli degli utenti di una sede distaccata. Per questi numeri non sono però disponibili informazioni circa la situazione degli utenti. Nella "Rubrica globale" vengono registrati anche i numeri relativi a singoli gruppi. La "Rubrica personale" invece è riservata ai propri numeri personali che potranno essere registrati, modificati ed eliminati. Il numero delle voci è illimitato. Alla propria rubrica personale non può accedere nessun altro utente. Queste voci possone essere anche esportate o importate. Si consiglia di memorizzare nella rubrica numeri della rete pubblica dusando il formato canonico (Esempio: +49 (89) ) ovvero come SIP-URI nel caso di numeri VoIP (Esempio: thomas.meier@firma.de). Le funzioni relative alla rubrica sono accessorie all'uso della rubrica eventualmente gestita nella cartella "Contatti" di Outlook. Dalla rubrica è possibile visualizzare direttamente i contatti o creare contatti nuovi. Per sapere come gestire i propri contatti Outlook con SwyxIt!, consultare capitolo 6, Microsoft Outlook - Telefonare con SwyxIt!, pagina6-1. Così si telefona usando la rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" o nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e nel menu contestuale su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". Imm Rubrica

118 Chiamare utente dalla rubrica Aggiungere utenti alla rubrica Così si chiama un utente dalla rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Per selezionare la rubrica da usare (globale o personale), cliccare sulla relativa scheda. Scelta la "Rubrica globale", è possibile aggiornare lo stato attuale relativo alla raggiungibilità premendo il tasto "Aggiorna". Non sono disponibili indicazioni relative allo stato di un utente se questo non è connesso al medesimo SwyxServer. In questo caso un utente potrebbe essere collegato a SwyxServer tramite un collegamento di sedi aziendali oppure la voce potrebbe essere stata aggiunta alla rubrica globale da parte dell'amministratore. Di conseguenza l'indicazione sullo stato dell'utente nella rubrica globale rimane vuota. 3. Nell'elenco cliccare sull'utente che si desidera chiamare. 4. Cliccare su"selezione". Il numero viene selezionato. Così è possibile integrare la voce di una rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Selezionare la rubrica personale o globale cliccando sulla relativa scheda. Per modificare la rubrica gobale è necessario disporre della necessaria autorizzazione. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema. 3. Cliccare sul tasto "Aggiungi". Appare la finestra "Aggiungi voce". 4. Inserire nome e numero dell'utente. 5. Cliccare su Aggiungi. La finestra "Voce rubrica" si chiude. 6. Cliccare su "Chiudi". La rubrica telefonica viene chiusa.

119 Modificare voci nella rubrica Eliminare voci della rubrica Così è possibile modificare la voce di una rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Selezionare la rubrica personale o globale cliccando sulla relativa scheda. Per modificare la rubrica gobale è necessario disporre della necessaria autorizzazione. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema. 3. Nell'elenco cliccare sulla voce che si desidera modificare. 4. Cliccare su Modifica.... Appare la finestra "Aggiungi voce". 5. Apportare le modifiche. 6. Cliccare su Modifica.... La finestra "Voce rubrica" si chiude. 7. Cliccare su Esci. 8. La rubrica telefonica viene chiusa. Così è possibile eliminare la voce di una rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Selezionare la rubrica personale o globale cliccando sulla relativa scheda. Per modificare la rubrica gobale è necessario disporre della necessaria autorizzazione. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema. 3. Nell'elenco cliccare sulla voce relativa all'utente che si desidera eliminare. 4. Cliccare su Cancella. 5. Cliccare "Si" per confermare la cancellazione. 6. Cliccare "Esci" per chiudere la finestra.

120 Importare es esportare voci della rubrica E' possibile esportare voci della rubrica personale in un file CSV oppure importare voci da un file CSV. Esportare voci Così si esportano le voci dalla rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Cliccare su "Esporta...". Appare la guida per l'esportazione. Essa appoggia la procedura di esportazione di voci della rubrica. 3. Cliccare su "Avanti >. Appare la finestra "Selezionare le voci della rubrica da esportare". 4. Disattivare la casella relativa alle voci che non devono essere esportate. Consiglio: Per attivare/disattivare più voci contemporaneamente, evidenziarli cliccando su una delle voci e cliccare sulle altre voci tenedo premuto il tasto CTRL. Tutte le voci evidenziate assumono uno sfondo colorato. Lo stato attivato/disattivato può esser modificato premendo la barra spaziatrice. 5. Cliccare su "Avanti >. Appare la finestra "Selezionare il file di destinazione". 6. Selezionare qui la directory e il nome del file nel quale salvare il file esportato. 7. Si può stabilire anche se le voci vanno aggiunte a un file esistente oppure se un file esistente va sovrascritto. 8. Se si desidera che la prima riga del file contenga l'intestazione delle colonne (nome, numero telefonico), attivare la relativa casella. 9. Cliccare su "Avanti >. Prima dell'esportazione verrà visualizzato un quadro generale dei parametri per l'esportazione Se si desidera apportare qualche modifica cliccare su "Indietro" e modificare i parametri. 10. Cliccare su "Avanti >" per procedere all'esportazione. 11. Appare la finestra "Terminare la guida per l'esportazione della rubrica". 12. Cliccare su Terminare. La guida verrà chiusa 13. Cliccare "Esci" per chiudere la finestra.

121 Importare voci Così è possibile importare voci nella propria rubrica 1. Sono a disposizione più opzioni: Cliccare sul tasto "Rubrica" oppure nel menu cliccare su "Elenchi Rubrica..." o cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt! e successivamente su "Elenchi Rubrica...". Appare la finestra "Rubrica". 2. Cliccare su Importazione.... Appare la guida per l'importazione. Essa appoggia la procedura di importazione di voci nella rubrica personale. 3. Cliccare su "Avanti >. Appare la finestra "Selezionare la fonte". 4. Indicare il file dal quale le voci dovranno essere importate. Selezionato il file le voci verranno controllate e visualizzate in una finestra. Viene inoltre visualizzato il numero delle voci (righe) contenute nel file e se sono eventualmente presenti file danneggiati. Voci danneggiati vengono evidenziate nella finestra con "**** Righe non valide****!". Il file può essere elaborato prima di importarlo. 5. Cliccare su "Modifica...". Si apre un programma per l'elaborazione di testi. E' possibile modificare ed eliminare voci esistenti oppure aggiungere voci nuove. Al termine salvare e chiudere il file. 6. Se al file da importare sono state apportate modifiche, cliccare su "Ricarica...". Il file viene nuovamente controllato. 7. Cliccare su "Avanti >. Appare la finestra "Selezionare le voci della rubrica da importare". Disattivare la casella relativa alle voci che non devono essere importate. Consiglio: Per attivare/disattivare più voci contemporaneamente, evidenziarli cliccando su una delle voci e cliccare sulle altre voci tenedo premuto il tasto CTRL. Tutte le voci evidenziate assumono uno sfondo colorato. Lo stato attivato/disattivato può esser modificato premendo la barra spaziatrice. 8. Cliccare su "Avanti >. 9. Appare la finestra "Eliminare rubrica prima dell'importazione". Attivare la casella "Eliminare la rubrica esistente prima dell'importazione" se si desidera sostituire la rubrica esistente con quella da importare. Le voci della rubrica verranno irrimediabilmente cancellate. Per aggiungere le voci da importare a quelle esistenti nella rubrica non attivare la casella. In questo caso si definisce se voci della rubrica esistenti vanno aggiornate con un nuovo nome mantenendo il numero oppure se voci della rubrica esistenti vanno aggiornate con un nuovo numero mantenendo il nome.

122 Prima dell'importazione verrà visualizzato un quadro generale dei parametri per l'importazione Se si desidera apportare qualche modifica cliccare su "Indietro" e modificare i parametri. 10. Appare la finestra "Terminare la guida per l'importazione". Viene visualizzato quante e quali voci sono state aggiunte, aggiornate o saltate. 11. Cliccare su Terminare. La guida per l'importazione viene chiusa 12. Cliccare "Esci" per chiudere la finestra Aspetti particolari nella modifica della rubrica globale Per modificare la rubrica gobale è necessario disporre della necessaria autorizzazione. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema. La rubrica globale contiene voci relative agli utenti di SwyxWare con i loro relativi numeri e voci inserite manualmente (ad es. numeri esterni rilevanti per tutti gli utenti). Solo le voci inserite manualmente nella rubrica globale possono essere modificate. Solo SwyxWare- Administration consente di modificare le voci relative agli utenti. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema. Disponendo dei diritti per modificare le voci della rubrica globale, oltre al numero, la descrizione e la raggiungibilità si rileva anche se la voce può esser modificate e se la voce è visibile a utenti che non dispongono di questi diritti. Modifica, creazione o eliminazione di voci è analoga alle operazioni descritte per la rubrica personale (vedi Così è possibile integrare la voce di una rubrica, pagina7-44 Così è possibile modificare la voce di una rubrica, pagina 7-45 o Così è possibile eliminare la voce di una rubrica, pagina7-45). Importare o esportare la rubrica globale è possibile solo attraverso SwyxWare- Administration. Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema.

123 Modificando la rubrica globale, durante le procedure di creazione o modifica di una voce è possibile inserire una descrizione. Questa verrà indicata nella rispettiva colonna della rubrica globale. Mediante la casella di controllo "Visualizza nella rubrica" è possibile stabilire se la voce debba essere visibile a tutti gli utenti. Utenti che dispongono dei diritti alla modifica della rubrica globale vedranno sempre questa voce (con l'indicazione "Nascondi" nella colonna) Elenco chiamanti Cliccando sul tasto "Elenco chiamate" è possibile richiamare informazioni sulle chiamate in arrivo. Questo elenco contiene i numero dei chiamanti, il loro nome (se riconosciuto), l'ora della chiamata ed il suo esito (stato). Il tasto "Elenco chiamate" lampeggiante indica che è stata aggiunta una nuova voce. Dall'elenco delle chiamate si può evincere inoltre se un chiamante ha depositato una richiesta di richiamata. Anche in questo caso il tasto cambia di aspetto. Sotto "Chiamata per" nell'elenco delle chiamate è possibile individuare il numero chiamato, se cioè la chiamata è stata redirezionata. Tasto "Elenco chiamate" Il tasto "Elenco chiamate" indica se durante l'assenza sono arrivate chiamate: nessuna nuova chiamata oppure almeno una nuova chiamata (il tasto lampeggia) o uno o più chiamanti chiedono di essere richiamati.

124 Menu contestuale del tasto "Elenco chiamate" Cliccando sul tasto "Elenco chiamate" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Elenco chiamate (visualizza)... Guida Proprietà Cliccare sul tasto "Elenco chiamate" Spiegazione E' visualizzato l'elenco delle chiamate in arrivo Aprire la guida in rete. Configurazione elenco chiamate E' visualizzato l'elenco delle chiamate in arrivo Imm Elenco chiamate Le chiamate contenute nell'elenco possono assumere diversi stati a seconda del loro esito: Stato / Richiamata Chiamata evasa chiamata non presa Spiegazione La chiamata è stata presa. La chiamata non è stata presa. La chiamata è stata interrotta prima del collegamento. Chiamata redirezionata / presa La chiamata è stata redirezionata o una chiamata ad un gruppo è stata presa da un altro membro del gruppo (Segnalazione di chiamata). Chiamata redirezionata alla La chiamata è stata redirezionata alla casella vocale. casella vocale Richiesta richiamata Il chiamante ha chiesto di essere richiamato. Richiamata non necessaria Il chiamante ha chiesto di essere richiamato. La richiamata è stata dichiarata come evasa premendo il tasto "Ignora".

125 Per l'azione desiderata relativa ad una voce, evidenziarla e cliccare su uno dei tasti. Tasto Seleziona Chiamare Squilli Ignora Cancellare voce Alla rubrica... Cancella elenco Mostra contatto Funzione Selezione del numero scelto. Viene generata una nuova che contiene i dati della chiamata (nome della persona chiamata, numero, data e ora della chiamata). Al numero del chiamante può essere abbinato uno squillo (see also chapter 8.8.8, Squillo, page 8-31). La richiesta di richiamata viene ignorata, l'indicazione sparisce. Nell'elenco "Richieste richiamata proprie" del chiamante viene inserito la stato "Richiamata non necessaria" (see also chapter 7.5, Richiamata, page 7-63). La voce evidenziata verrà cancellata. La voce dell'elenco scelta viene messa a disposizione per l'eventuale modifica nella finestra "Voce della rubrica". Cliccare su "Aggiungi" e confermare il dialogo seguente cliccando su "OK" per salvare la voce nella rubrica personale. L'intero elenco verrà cancellato. E' possibile visualizzare un contatto Outlook o crearne uno nuovo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.7, Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi, pagina6-9. Configurazione elenco chiamate Configurare l'elenco chiamate seguendo la descrizione seguente. Configurazione elenco chiamate Così si definisce la lunghezza dell'elenco chiamate 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto "Elenco chiamate". Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di....

126 Imm Proprietà degli elenchi 3. Nel campo "Lunghezza massima" del riquadro "Elenco chiamate" inserire il numero massimo di voci che si desidera visualizzare. Il superamento del limite impostato causerá la cancellazione della voce più datata. Chiamate datate che hanno depositato una richiesta di richiamata rimarranno nell'elenco. 4. Cliccare su OK Memorizzare ascoltare, ed inviare messaggi vocali Ascoltare la casella vocale Se un chiamante non era in grado di parlare personalmente con lei, può lasciare un messaggio vocale. Questo messaggio può essere ascoltato al ritorno sul proprio posto di lavoro o anche dall'esterno mediante interrogazione remota. La presenza di un nuovo messaggio vocale viene segnalato il tasto "casella vocale" lampeggiante mediante un segnale acustico di selezione a breve intermittenza Esiste anche la possibilità dell'interrogazione remota da qualsiasi apparecchio telefonica della casella vocale per ascoltare i messaggi. Per poter utilizzare questa funzione, occorre che la casella vocale standard sia opportunamente configurata (vedi capitolo 8.3, Casella vocale standard, pagina 8-10 e capitolo 8.4, Interrogazione remota, pagina 8-12).

127 Tasto "Casella vocale" La presenza di un messaggio vocale è indicato sul tasto "Casella vocale". Cliccando sul tasto "Casella vocale" si avvierà l'applicazione di posta elettronica mediante la quale è possibile ascoltare i messaggi vocali. E' possibile ascoltare i messaggi vocali mediante SwyxIt! Handset e il Swyx Voic Player, semplicemente aprendo l'allegato dell' . Volendo ascoltare il messaggio mediante la cornetta, tenere premuto il tasto Maiuscolo (Shift) sganciandola, indi riprodurre il mesaggio. Menu contestuale del tasto "Casella vocale" Cliccando sul tasto "Casella vocale" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Aprire applicazione e- mail Interrogazione remota casella vocale Configurazione redirezione... Guida Proprietà Cliccare sul tasto "Casella vocale" Spiegazione Il programma abbinato come client viene aperto (see also chapter 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., page 8-41). L'interrogazione remota viene avviata. E' possibile ascoltare i messaggi. Le procedure di redirezione possono essere configurate. Aprire la guida in rete. L'impostazione standard del tasto "Casella vocale" può essere modificata. Secondo la configurazione, viene aperto Il programma collegato come e- mail client o vien avviata l'interrogazione remota Redirezione Chiamate in arrivo possono essere trasferite ad un altro utente oppure alla propria casella vocale usando il tasto "Redirezione". E' possibile stabilire quando le chiamate debbano essere redirezionate: Redirezione immediata (diretta) redirezione ritardata Redirezione su occupato. Le tre opzioni possono essere attivate contemporaneamente. Verrà applicato automaticamente il tipo di redirezione appropriata. Mediante l'avviso parallelo di chiamata, chiamate in arrivo vengono segnalate anche su uno o più apparecchi esterni (ad es. telefono ISDN o cellulare) da dove è anche possibile rispondere. Avendo attivato il trasferimento immediato con l'opzione "Trasferisci immediatamente tutte le chiamate", è possibile stabilire il trasferimento "una tantum" ad un determinato utente (trasferimento temporaneo) oppure se seguire la procedura standard. Redirezione standard

128 Le impostazioni verranno applicate con ogni azionamento del tasto "Redirezione". Le impostazioni ivi definite verranno seguite fino alla disattivazione della redirezione. Le impostazioni possono essere richiamate ogni qualvolta ci si serve delle procedure di redirezione. La redirezione stabile è attivato cliccando sul tasto "Redirezione". Le relative impostazioni vengono definite all'atto della configurazione, alla voce "Redirezione standard (attivabile mediante il tasto dedicato)". Redirezione temporanea Questo tipo di redirezione è attivato o disattivato individualmente. La relativa procedura è valida soltanto fino alla disattivazione della redirezione temporanea. Attivando nuovamente la redirezione verranno attivate automaticamente le procedure standard. La redirezione temporanea può essere attivata cliccando con il tasto destro del mouse sul tasto "redirezione" ed aprendo successivamente la finestra "Proprietà di..." sotto la voce "Proprietà". Attivare qui l'opzione "Trasferimento temporaneo" ed inserire il numero al quale le chiamate in arrivo andranno trasferite. Indipendentemente dal tipo di redirezione usato: Stabilita la redirezione diretta per le chiamate in arrivo, sul display appare la relativa indicazione contenente la destinazione della redirezione; il tasto "Redirezione" sulla superficie standard diventa verde. Cliccando nuovamente sul tasto "Redirezione", la redirezione diretta viene annullata e il tasto si spegne. Ove le indicazioni sulla destinazione della redirezione non fossero precise (p.e. in assenza del numero telefonico), SwyxIt! lo fa presente attivando il tasto "Redirezione" ed aprendo il dialogo Redirezione immediata. Se le procedure di redirezione sono state opportunamente configurate, i parametri per la redirezione immediata possono essere modificati anche a distanza (vedi capitolo 8.4.2, Modifica la redirezione immediata,pagina8-17). Menu contestuale del tasto "Redirezione" Cliccando sul tasto "Redirezione" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Spiegazione Attivazione redirezione immediata Attiva / disattiva redirezione standard. Per ulteriori informazioni consultare Così si redirezionano tutte le chiamate (redirezione immediata),pagina8-6. Guida Aprire la guida in rete. Proprietà Configurazione redirezioni. Cliccare sul tasto Attiva la redirezione immediata. "Redirezione". Per indicazioni dettagliate sulla configurazione della redirezione consultare capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5. Se, effettuando una redirezione di chiamata, maturano dei costi, questi Le verranno addebitati.

129 Prendere chiamate in sostituzione Se da parte dell'amministratore è stata impostata la segnalazione di chiamate ad un gruppo o a singoli utenti, le chiamate in arrivo verranno segnalate sul tasto nome o sul tasto dedicato a prendere le chiamate in sostituzione. Sul display verranno visualizzati inoltre il nome ed il numero del chiamante, se queste informazioni sono a disposizione. Cliccare sul tasto dedicato a prendere chiamate in sostituzione o il tasto nome lampeggiante per prendere la chiamata segnalata (vedi capitolo , Tasto nome, pagina 7-38) Inversione chiamata Cliccando sul tasto "Inversione chiamata" durante una conversazione, il collegamento attivo verrà messo in attesa e si passerà alla prossima linea. Questa può essere una linea libera, una chiamata in arrivo oppure una linea messa precedentemente in attesa che diventa quindi attiva. Passando ad una linea libera, si sente il segnale di libero ed è possibile chiamare un utente (vedi capitolo 5.2, Come chiamare un utente?, pagina 5-2). Cliccando ripetutamente sul tasto "Inversione chiamata" si salta da una linea all'altra tra quelle disponibili. La linea verrà attivata in modo ritardato. In questo modo è possibile scorrere rapidamente tutte le linee in attesa. Terminando il collegamento attivo si attiva uno dei collegamenti in attesa. Il tasto dedicato all'inversione delle chiamate può alternativamente essere usato anche per attivare i tasti linea. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.11, Come passare da un utente all'altro (Inversione di chiamata)?, pagina Attesa Cliccando sul tasto "Attesa" il collegamento attivo viene temporaneamente messo in attesa (vedi capitolo 1.11, Collegamento in attesa, pagina 1-5), l'interlocutore sente della musica. Per riattivare il collegamento è sufficiente cliccare nuovamente sul tasto "Attesa" Collegamento Con il tasto "Collegamento" è possibile collegare una conversazione attiva con una conversazione in attesa (vedi capitolo 5.12, Come collegare due utenti?, pagina 5-10). In questa eventualità è necessario distinguere tra due casi: Solo un collegamento è in attesa, allora i due utenti vengono collegati direttamente. Se più collegamenti sono in attesa, verrà visualizzato un elenco dal quale è possibile scegliere la linea da collegare. A collegamento avvenuto, entrambe le linee diventano automaticamente inattive. Collegare utenti Così si collegano colloqui Una conversazione è in corso e almeno un altro collegamento è in attesa. 1. Cliccare sul tasto "Collega". 2. Con più collegamenti in attesa è necessario scegliere la linea da collegare. I due utenti sono collegati direttamente e le due linee diventano inattive.

130 Nonostante due utenti siano stati collegati direttamente e non si partecipasse ulteriormente alla conversazione, potrebbero maturare dei costi. Ciò può avvenire soltanto se si è artefice di uno dei due collegamenti interessati. Ammesso che in seguito alla chiamata ad opera dell'utente A, si chiami l'utente B per una qualsiasi richiesta, i costi che matureranno per il collegamento con l'utente B saranno a proprio carico. Se invece entrambe le chiamate sono partite dall'utente A e dall'utente B, non matureranno costi. Chiamando entrambi gli utenti invece, saranno a proprio carico anche i costi di entrambi i collegamenti. Menu contestuale del tasto "Collega" Cliccando sul tasto "Collega" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Inoltro / Collega Inoltra a > Guida Cliccare sul tasto "Collega". Spiegazione Serve per collegare due utenti. Il collegamento attivo è collegato con uno in attesa. Entrambe le linee si liberano (diventano inattive). Se solo un collegamento è in attesa, i due utenti vengono collegati direttamente. Con più linee in attesa appare un elenco dal quale selezionare. Cliccare sulla linea che si desidera collegare con quella attiva. Il collegamento relativo alla linea attiva viene inoltrato ad una delle linee in attesa. Questa opzione è attiva soltanto se più linee sono in attesa. Aprire la guida in rete. Collega la linea attiva con un collegamento in attesa su un'altra linea Collegamento senza precedente richiesta (Blind Call Transfer) Una chiamata può essere inoltrata anche prima che sia instaurato un secondo collegamento. Collegare utenti senza precedente richiesta Così si inoltra una chiamata senza richiesta E' in corso una conversazione. 1. Se esiste un tasto nome relativo all'utente destinatario della conversazione, è sufficiente trascinare il tasto linea sul tasto nome con l'ausilio della funzione drag & drop. Oppure 1. Cliccare sul tasto "Inversione chiamata" o sul tasto di una linea libera. La nuova linea è attivata e la conversazione in corso è messa in attesa. 2. Digitare ora il numero del destinatario della conversazione.

131 3. Senza attendere che sia instaurato il collegamento ora è possibile cliccare sul tasto "Collega" oppure scegliere "Collega / Inoltro" nel menu contestuale del tasto linea. Sul proprio display appare la segnalazione della chiamata in arrivo con l'inciso "Collega", lo stato del tasto linea cambia. Non appena il destinatario del collegamento avrà preso la chiamata, sentirà prima il messaggio "Collegamento in corso". I due utenti sono collegati direttamente e le due linee diventano inattive. Sul proprio display appare il messaggio "Chiamata inoltrata". Se entro 20 secondi dall'inoltro non si instaura il collegamento, la chiamata apparirà sul proprio SwyxIt! come chiamata in attesa che può essere presa oppure inoltrata ad un altro numero. Se chiamate che vengono inoltrate senza precedente richiesta, non devono essere ulteriormente redirette, il ritardo deve essere regolato a più di 20 secondi. Durante questo periodo la chiamata ritorna al mittente e questo ha la possibilità di mettere in collegamento il chiamante con un altro collega Autorizzazione all'accesso con un clic SwyxIt! è dotato di una funzione praticissima che consente di autorizzare l'interlocutore a prendere visione della propria schermata durante la conversazione. La visualizzazione di determinati dati facilita enormemente la conversazione. Oltre alla visualizzazione, è possibile concedere anche l'autorizzazione all'interlocutore ad intervenire in determinate applicazioni dal proprio PC, usando tastiera o mouse. In questo modo esso può aprire o chiudere applicazioni, navigare attraverso documenti o modificarli. Chi concede l'autorizzazione, può nel contempo seguire gli interventi dell'interlocutore. Tasto "Autorizza" Durante una conversazione in corso è possibile acconsentire che la propria schermata venga visualizzata sul PC dell'interlocutore cliccando sul tasto "Autorizza". Un secondo clic escluderà nuovamente l'interlocutore. Autorizzazione all'accesso Così si visualizza il proprio desktop sul monitor dell'interlocutore 1. Durante la conversazione cliccare sul tasto "Autorizza" o scegliere la voce di menu "Funzioni Autorizza". Si sente un segnale acustico e la propria schermata viene visualizzata sul desktop dell'interlocutore. Il tasto si anima. 2. L'interlocutore ha ora la possibilità di chiedere l'autorizzazione ad assumere il controllo del desktop, cliccando sulla voce "Richiedi controllo" nel menu "Controllo" della finestra visualizzata. Sul proprio display appare il messaggio che l'interlocutore vorrebbe assume il controllo del PC. 3. Cliccare su "Accetta" per il consenso oppure su "Rifiuta" se non si intende autorizzare l'interlocutore ad assumere il controllo. 4. Per riassumere il controllo del proprio desktop si clicca sul tasto ESC o sul tasto sinistro del mouse.

132 5. Per terminare l'autorizzazione cliccare sul tasto "Autorizza". Si sente nuovamente un segnale acustico, l'animazione del tasto è terminata e il proprio desktop non è più visibile sul monitor dell'interlocutore. La possibilità di concedere questo tipo di autorizzazione deve essere precedentemente impostata dall'amministratore e successivamente definita anche nel proprio profilo utente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8, Profilo utente..., pagina8-21. L'uso di questa funzione presuppone l'installazione di NetMeeting (a partire da versione 3.01). Ove questa applicazione non fosse già presente nel sistema, il relativo software è incluso anche nel CD SwyxWare nella directory "NetMeeting" Registrazione SwyxIt! consente di registrare le conversazioni. L'amministratore deve concedere l'autorizzazione ad usare tale funzione. Le opzioni sono due: la registrazione di tutte le conversazioni e la registrazione di determinate conversazioni a scelta dell'utente. In determinati casi, la registrazione di tutte le conversazioni di un utente è una necessità impellente, p.e. nel caso di hotline. Attivata dall'amministratore, l'utente non può definire ulteriori opzioni per la funzione registrazione. Anche la disattivazione non è possibile. Le conversazioni sono salvate in formato WAV. La registrazione delle conversazioni da parte dell'utente può essere completa o limitata a determinate parti. L'interlocutore verrà reso edotto della registrazione mediante un segnale acustico. Le registrazioni di varie parti di una conversazione verranno salvate in un unico file - quindi anche la voce nell'elenco delle registrazioni sarà una sola. Successivamente conversazioni registrate possono essere elaborate. Nell'elenco delle conversazioni registrate è possibile visualizzare e ascoltare le registrazioni (vedi Ascoltare ed elaborare conversazioni registrate, pagina7-59) chiamare l'interlocutore inviare un' all'interlocutore. In questo caso l' conterrà automaticamente informazioni relative alla chiamata (ad es. data, ora, numero). esportare la registrazione (Così si esportano conversazioni registrate, pagina 7-61) abbinare uno squillo al numero dell'interlocutore copiare il numero del chiamante nella rubrica personale visulaizzare il contatto di Outlook relativo all'interlocutore o creare un contatto nuovo, eliminare singole registrazioni o l'intero elenco. Tasto "Registra" Cliccando il tasto "Registra" è possibile registrare la conversazione in corso. L'avvio della registrazione di una conversazione è segnalato mediante un segnale acustico ed il tasto lampeggiante. Cliccando nuovamente sul tasto "Registra", la registrazione verrà interrotta.

133 Menu contestuale del tasto "Registra" Cliccando sul tasto "Registra" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Conversazioni registrate... Guida Proprietà Cliccare sul tasto "Registra" Spiegazione L'elenco delle conversazioni registrate viene visualizzato. Aprire la guida in rete. Configurazione dell'opzione registrazione. La registrazione della conversazione in corso viene attivata o disattivata. Registrazione conversazione Terminare la registrazione Così si registra una conversazione E' in corso una conversazione. 1. Cliccare sul tasto "Registra" L'interlocutore sentirà un segnale acustico, il tasto "Registra" lampeggia durante la registrazione. Per limitare la registrazione alle parti interessate, attivare o disattivare il tasto dedicato secondo occorrenza. Così si termina la registrazione di una conversazione 1. Cliccare su tasto "Registra" lampeggiante per terminare o interrompere la registrazione, oppure per terminare la conversazione. Terminando la registrazione non verrà generato alcun segnale acustico. Per limitare la registrazione alle parti interessate, attivare o disattivare il tasto dedicato secondo occorrenza. Ascoltare ed elaborare conversazioni registrate Tutte le conversazioni registrate sono visualizzate in un apposito elenco. L'elenco contiene le conversazioni registrate unitamente ad informazioni accessorie come data ed ora, numero di telefono dell'interlocutore e il proprio interno interessato. Una freccia indica se si tratta di chiamate in uscita (freccia verde) o di chiamate in arrivo (freccia rossa). Qui è possibile richiamare l'interlocutore, inviargli un' , abbinare un particolare squillo al suo numero o copiare il numero nella rubrica personale. Riproduzione di una registrazione durante una conversazione E' possibile riprodurre una registrazione durante una conversazione per farla ascoltare all'interlocutore. Riproduci registrazione Così si riproduce una registrazione durante una conversazione in corso 1. Cliccare sul tasto "Registra" con il tasto destro del mouse durante la conversazione e selezionare l'opzione "Conversazioni registrate" dal menu contestuale. Oppure 1. Cliccare sull'icona destinata alla visualizzazione dell'elenco delle registrazion durante una conversazione. 2. Cliccare sulla registrazione desiderata e cliccare su "Riproduci". La conversazione registrata verrà riprodotta.

134 Elenco delle registrazioni Per l'azione desiderata relativa ad una voce, evidenziarla e cliccare su uno dei tasti. Tasto Seleziona Chiamare Squilli... Riproduci Stop Voce eliminare Alla rubrica... Cancella elenco Esporta... Mostra contatto Funzione Selezione del numero scelto. Viene generata una nuova che contiene i dati della chiamata (nome della persona chiamata, numero, data e ora della chiamata). Al numero del chiamante può essere abbinato uno squillo (see also chapter 8.8.8, Squillo, page 8-31). La registrazione evidenziata viene riprodotta. Selezionando questa opzione con una conversazione in corso, l'interlocutore potrà ascoltare la registrazione. La riproduzione della registrazione evidenziata viene interrotta. La voce evidenziata verrà cancellata. La voce dell'elenco scelta viene messa a disposizione per l'eventuale modifica nella finestra "Voce della rubrica". Cliccare su "Aggiungi" e confermare il dialogo seguente cliccando su "OK" per salvare la voce nella rubrica personale. L'intero elenco verrà cancellato. La voce evidenziata viene memorizzata come file WAV (vedi Così si esportano conversazioni registrate, pagina 7-61). E' possibile visualizzare un contatto Outlook o crearne uno nuovo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 6.2.7, Visualizzazione e creazione di contatti Outlook da elenchi,pagina6-9. Visualizzare conversazioni registrate Così si visualizza l'elenco delle conversazioni registrate 1. Nel menu cliccare su "Elenchi" e scegliere l'opzione "Conversazioni registrate...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse su "Registra". 2. Nel menu contestuale cliccare sull'opzione "Conversazioni registrate...". L'elenco delle conversazioni registrate viene visualizzato.

135 Imm Elenco delle conversazioni registrate Visualizzare elenco delle registrazioni Esportare registrazioni Così si riproducono le conversazioni registrate 1. Nel menu cliccare su "Elenchi" e scegliere l'opzione "Conversazioni registrate...". L'elenco delle conversazioni registrate viene visualizzato. 2. Evidenziare la conversazione interessata. 3. Cliccare su "Riproduci" per ascoltare il file scelto. Cliccare su "Stop" per interrompere la riproduzione. La conversazione verrá riprodotta mediante i diffusori del PC o il microtelefono. Così si esportano conversazioni registrate 1. Nel menu cliccare su "Elenchi" e scegliere l'opzione "Conversazioni registrate...". L'elenco delle conversazioni registrate viene visualizzato. 2. Evidenziare le registrazioni che si desidera esportare. 3. Cliccare su "Esporta...". Appare la finestra "Cerca cartella". 4. Selezionare la directory nella quale esportare le registrazioni. 5. Successivamente cliccare su OK. 6. Se nella directory esistono già registrazioni analoghe, è possibile definire per ogni registrazione se il file esistente deve essere sovrascritto oppure se la registrazione non deve essere esportata.

136 7. Le registrazioni vengono memorizzate come file in formato WAV. Il nome di un file da esportare si compone come segue: <Direzione della conversazione># Si distingue tra chiamate in uscita (OUT) e chiamate in arrico (IN). <Numero del registratore># Si tratta dell'interno chiamato (IN) o dell'interno dal quale è stato chiamato (OUT). <Nome dell'interlocutore># Il nome viene indicato solo se il numero è stato abbinato a un nome. <Numero dell'interlocutore># Viene indicato se disponibile. Tenere presente che viene memorizzata anche la cifra digitata per chiamare la linea urbana. <Data della conversazione># Dat nel formato <aaaammgg> <Ora della conversazione> Ora nel formato <hhmmss> Esempio: Il nome Out#123#Rossi, Mario# # # wav significa che una chiamata in uscita dal numero "123" diretta a Mario Rossi con il numero " " è stata registrata in data alle ore 15:58:44. Configurazione dell'opzione registrazione. Generalmente le registrazioni vengono salvate nella propria directory di utente sullo SwyxServer. La directory può essere modificata nel profilo utente oppure sulla scheda "Proprietà di...". Dalla scheda è rilevabile se vengono registrate tutte le conversazioni, oppure se esse possono essere registrate secondo le proprie esigenze. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8.3, Registrazione, pagina Codice progetto SwyxWare può registrare i dati di diversi colloqui (Call Detail Records) e abbinarli a diversi codici progetto. Questi dati possono essere analizzati successivamente. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di SwyxWare Administrator. Per abbinare una chiamata ad un progetto, è necessario immettere il relativo codice progetto prima della chiamata. Abbinare una chiamata ad un progetto Così si abbina una chiamata ad un progetto 1. Digitare '*' e successivamente il codice progetto. 2. Terminare l'immissione del codice progetto premendo '#'. 3. Selezionare quindi il numero da chiamare come di solito. Il codice progetto verrà registrato da SwyxWare nelle informazioni dei singoli collegamenti (CDR).

137 Il codice progetto può p.e. essere abbinato ad un tasto nome (p.e. *123#, opzione: attivare "cancellare display prima della chiamata" e disattivare "Seleziona immediatamente") abbinando il relativo interlocutore ad un secondo tasto nome (p.e , in questo caso non è da attivare "cancellare display prima della chiamata"). Volendo quindi abbinare ad un determinato progetto una conversazione con l'interlocutore, basta premere prima il tasto nome con il codice progetto e successivamente il tasto abbinato al numero di telefono. Abbinare una chiamata da Outlook a un progetto Così si abbina un numero a un progetto chiamando da Outlook 1. Aprire la cartella "Contatti" di Outlook. 2. Selezionare un contatto e cliccare sul simbolo SwyxIt!. Appare la finestra "SwyxIt! Connessione telefonica". 3. Immettere un codice progetto o selezionare un codice dall'elenco a discesa. 4. Successivamente cliccare su "Seleziona" accanto al numero scelto. 5. Il numero indicato viene selezionato preceduto dal codice progetto. Il codice progetto verrà registrato da SwyxWare nelle informazioni dei singoli collegamenti (CDR). 7.5 Richiamata SwyxWare consente di depositare presso un altro utente interno una richiesta di richiamata. Questo utente può quindi richiamare in un secondo momento. Ove l'utente chiamato fosse occupato, è possibile avviare la "Richiamata su occupato". In questo caso verrà riproposta la richiamata non appena l'utente si sarà liberato. Le richieste di richiamata proprie vengono amministrate mediante l'elenco "Richieste richiamata proprie". Le richieste di richiamata inoltrate a questo utente vengono memorizzate nell'elenco delle chiamate. Tasto "Richiamata" Chiamando un utente interno della propria azienda e non potendo instaurare il relativo collegamento (perchè impegnato in una conversazione, occupato, assente o perchè la chiamata non è stata presa), è possibile depositare una richiesta di richiamata. Possiamo distinguere due casi: Richiamata su occupato, quando l'utente chiamato è impegnato in una conversazione Richiamata (l'interno è libero, ma la chiamata non viene presa o è redirezionata alla casella vocale)

138 Menu contestuale del tasto "Richiamata" Cliccando sul tasto "Richiamata" con il tasto destro del mouse, appare il menu contestuale. Comando Richiesta richiamata Spiegazione Una richiesta di richiamata viene depositata sia in caso di utente occupato che in caso di sua assenza. Prendi richiamata Prendere, cioè avviare una richiamata su occupato. Rifiuta richiamata Rifiutare, cioè non avviare una richiamata su occupato. Proprie Viene evidenziato l'elenco delle richieste di richiamata Richieste di richiamata... dell'utente. Nell'elenco le richieste di richiamata possono essere riselezionate, cancellate o e possibile inviare un' . Guida Aprire la guida in rete. Clic sul tasto La richiesta di richiamata è depositata. "Richiamata" Richiamata su occupato Si chiama un utente all'interno dell'azienda impegnato in una conversazione. Appare l'avviso "occupato" oppure "bussare", se l'utente chiamato ha ammesso chiamate secondarie. (Nell'elenco delle chiamate in arrivo dell'utente chiamato apparirà - come sempre - una relativa voce, il tasto "Elenco chiamate" lampeggia.) Premendo ora il tasto "Richiamata", l'utente chiamato non avvertirà più alcuna segnalazione. Il segnale "bussare" cesserà. Al proprio SwyxIt! verrà segnalato che l'utente chiamato ha terminato la sua conversazione. Previa richiesta verrà automaticamente avviata la richiamata. Manifestare una richiesta di richiamata su occupato Così si manifesta una richiesta di richiamata su occupato Presupposto: La chiamata è diretta ad un utente interno. L'utente chiamato è impegnato in una conversazione. 1. Cliccare sul tasto "Richiamata" se a un tasto funzione è stata abbinata questa funzione. Nell'elenco "Richieste richiamata proprie" è generata una voce con "Richiamata su occupato". All'utente desiderato non verrà segnalata la richiamata su occupato. La propria chiamata è terminata. 2. Terminata la conversazione dell'utente desiderato, dal proprio SwyxIt! partirà, previa richiesta di conferma, una richiamata (vedi Così si avvia la richiamata su occupato, pagina7-65). Più richieste di richiamata su occupato dirette al medesimo utente anche se a numeri diversi verranno riunite in una voce unica nell'elenco "Richieste richiamata proprie".

139 Avviare richiamata su occupato Rifiutare richiamata su occupato Cancellare richiamata su occupato Così si avvia la richiamata su occupato Presupposto: E' stata manifestata una richiesta di richiamata su occupato. 1. L'utente chiamato termina la conversazione. Sul proprio SwyxIt! il tasto "Richiamata" lampeggia e si avverte un segnale acustico. 2. Confermare la nuova chiamata cliccando sul tasto "Richiamata". Il collegamento viene instaurato. Non confermando la nuova chiamata entro 20 secondi, il tasto richiamata rimane acceso. La voce nell'elenco "Richieste richiamata proprie" cambia in "Era libero. Nuovo tentativo?" Cliccare quindi il tasto richiamata per visualizzare l'elenco "Richieste richiamata proprie" e per richiamare dall'elenco. Instaurato il collegamento con l'utente, la relativa voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie" è cancellata automaticamente. Così si rifiuta una richiamata su occupato Presupposto: E' stata manifestata una richiesta di richiamata su occupato. L'utente desiderato si libera, viene proposta una richiamata. Sul proprio SwyxIt! il tasto "Richiamata" lampeggia e si avverte un segnale acustico. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto "Richiamata". Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Rifiuta richiamata. La voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie" viene cancellata. Così si cancella una richiamata su occupato Presupposto: E' stata manifestata una richiesta di richiamata su occupato. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto richiamata. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Richieste richiamata proprie...". Si apre l'elenco "Richieste richiamata proprie".

140 3. Evidenziare la voce che si desidera eliminare e cliccare su "Cancella voce". La voce verrà cancellata Richiamata con interno libero Si chiama un utente interno ma la chiamata non viene presa. Appare il messaggio Chiamata in uscita, squillo o si sente il messaggio della casella vocale. (Nell'elenco delle chiamate in arrivo dell'utente chiamato apparirà - come sempre - una relativa voce, il tasto "Elenco chiamate" lampeggia.) Premendo ora il tasto "Richiamata", nell'elenco delle chiamate in arrivo di uno SwyxIt! contattato, apparirà la relativa voce con il commento "Richiesta richiamata". Nell'elenco "Richieste richiamata proprie" tale richiesta è memorizzata con "Richiesta richiamata". Quando l'utente chiamato scorrerà il proprio elenco delle chiamate, o l'elenco delle richieste di richiamata, può avviare la richiamata dal proprio elenco delle chiamate (SwyxIt!). Prendendo la chiamata, la richiesta di richiamata memorizzata nel proprio elenco verrà cancellata. In assenza di collegamento, la voce relativa alla richiesta di richiamata rimarrà invariata. Ignorare la richiesta di richiamata. Ignorando l'utente chiamato la voce nel suo elenco, il commento della voce cambia in "Richiamata non necessaria". Cancellare la richiesta di richiamata dall'elenco delle chiamate. La voce dell'elenco dell'utente chiamato è cancellata e la relativa voce del proprio elenco "Richieste richiamata" cambierà in "Richiamata non necessaria". Manifestare la richiesta di richiamata Così si manifesta una richiesta di richiamata con interno libero Presupposto: Un utente interno è chiamato. L'utente chiamato non risponde oppure la chiamata è redirezionata alla casella vocale. 1. Cliccare sul tasto "Richiamata". La richiesta di richiamata è segnalata all'utente chiamato. 2. La propria chiamata è terminata.

141 Rispondere alla richiesta di richiamata Così si deposita una richiesta di richiamata 1. Cliccare il tasto "Elenco chiamate". L'elenco è aperto. Nel proprio elenco appare una voce "Richiesta richiamata". Evidenziare la voce. 2. Cliccare su Seleziona. 3. Il relativo numero viene selezionato. Risposta ad una richiesta di richiamata mediante Così si risponde ad una richiesta di richiamata mediante 1. Cliccare il tasto "Elenco chiamate". L'elenco delle chiamate è aperto. Nell'elenco delle chiamate appare una voce "Richiesta richiamata". Evidenziare tale voce. 2. Cliccare su . Si apre una con i dati dell'utente che aveva chiamato ed indicazione dell'ora in cui è stata depositata la richiesta di richiamata. 3. Inserire il proprio messaggio e inviare la . Il commento alla voce dell'elenco cambia in "Richiamata non necessaria". Se l'utente è memorizzato nei contatti Outlook verrà automaticamente proposto il relativo indirizzo . Instaurato il collegamento con l'utente chiamato, la voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie" verrà in ogni caso cancellata, a prescindere dal fatto se la richiesta di richiamata sia stata da esso notata o meno. Il commento alla voce dell'elenco chiamate dell'utente chiamato cambia in "Richiamata non necessaria".

142 Elenco "Richieste richiamata proprie" L'elenco "Richieste richiamata proprie" contiene tutte le richiamate che siano state richieste. Elenco "Richieste richiamata proprie" Così si apre l'elenco "Richieste richiamata proprie" 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto "Richiamata". Appare il menu contestuale. 2. Selezionare Richieste richiamata proprie...". Si apre l'elenco "Richieste richiamata proprie". Imm Elenco "Richieste richiamata proprie" 3. In questo elenco è possibile verificare lo stato della richiamata richiesta: Richiamata su occupato Ad un utente occupato è stata manifestata la propria richiesta di richiamata. L'utente è ancora impegnato in una conversazione. Era libero. Nuovo tentativo? Ad un utente occupato è stata manifestata e successivamente segnalata la propria richiesta di richiamata. La richiamata non è stata presa. Cliccando su "Seleziona" è possibile ripetere la chiamata. Richiesta richiamata Ad un utente libero è stata manifestata la propria richiesta di richiamata. Il relativo collegamento non è stato ancora instaurato. Richiamata non necessaria Ad un utente libero è stata manifestata la propria richiesta di richiamata. La richiesta di richiamata è stata ignorata o cancellata dall'utente oppure la risposta è avvenuta mediante E' possibile selezionare una delle voci, cancellare singole voci o l'elenco intero. Cancellando delle voci, anche il commento "Richiesta richiamata" nell'elenco dell'utente chiamato verrà cancellato.

143 invece di richiamata Abbinare uno squillo Così si invia un' al posto della richiamata Presupposto: Il chiamante ha depositato una richiesta di richiamata. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto richiamata. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Richieste richiamata proprie...". 3. Evidenziare la voce da sostituire con un' . 4. Cliccare su . Viene generata una nuova che contiene i dati della chiamata (nome della persona chiamata, numero, data e ora della chiamata). 5. Ora è possibile elaborare quest' e inviarla. La voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie" viene cancellata. Generata un' la relatva voce dell'elenco "Richieste richiamata proprie..." verrà comunque cancellata a prescindere se l' è stata inviata o meno. Così si abbina uno squillo a un numero dell'elenco "Richieste richiamata proprie" Presupposto: Il chiamante ha depositato una richiesta di richiamata. 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto richiamata. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Richieste richiamata proprie...". 3. Evidenziare la voce per la quale si desidera configurare uno squillo. 4. Cliccare su Squilli...". Si apre la finestra "Proprietà squilli". 5. Definire lo squillo per il numero in questione e chiudere la scheda cliccando su "OK". 6. Chiudere l'elenco "Richieste richiamata proprie..." cliccando du "Chiudi". 7.6 GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI) Mediante le funzioni CTI è possibile selezionare il numero di utenti dal PC, per esempio basandosi sui contatti (Outlook o Lotus Notes), conducendo la conversazione come di consueto con l'apparecchio telefonico. Anche se SwyxPhone è comandato da un altro CTI-SwyxIt! tutte le funzioni di telefonia dello SwyxPhone rimangono comunque pienamente disponibili. E' da osservare che un utente deve essere in possesso di un numero PIN per l'uso di uno SwyxPhone. Avendo utilizzato finora solo SwyxIt! rivolgersi all'amministratore. SwyxIt! può comandare solo un altro SwyxPhone o un SwyxIt! connessi allo SwyxServer con lo stesso nome utente. Lo SwyxIt! che fa da stazione di comando remoto cambia in modo CTI. Se solo un ulteriore terminale (SwyxIt! o. SwyxPhone) fosse connesso allo SwyxServer con lo stesso nome utente, il collegamento sarà automatico. In presenza di più terminali telefonici connessi con lo stesso nome utente, il comando remoto deve essere confermato da uno dei terminali.

144 Volendo usare uno SwyxPhone L400 come terminale telefonico, sincerarsi che in quel momento nessun altro terminale sia connesso sotto il proprio conto utente. Solo così il collegamento tra SwyxIt! e lo SwyxPhone L400 sarà inequivocabile. Il CTI-SwyxIt! offre le seguenti opzioni per il client telefonico comandato mediante PC: Seleziona E' possibile selezionare numeri da Outlook, da un'altra applicazione o dall'elenco chiamate o riselezione e dalle varie rubriche. In questo caso si evidenzia il numero desiderato e si clicca sul simbolo con il microtelefono (selezione in blocco). In alternativa è possibile cliccare prima sul simbolo con il microtelefono (la linea è attivata) ed in seguito digitare i numeri al PC. Avviare funzioni di telefonia come la messa in attesa, inversione di chiamata, collegamento, conferenza, richiamata o richiamata su occupato. Impostazioni Abbinamenti a tasti (nomi o collegamenti), segnalazioni (chiamata o stato), redirezioni, casella vocale e Call Routing Manager o superficie (solo per SwyxIt!) sono legati al conto utente e sono quindi identici per il terminale comandato a distanza e il CTI- SwyxIt!. Con un CTI-SwyxIt! è possibile prendere o terminare chiamate solo tramite la superficie SwyxIt!, cliccando con il mouse. Sganciando un microtelefono eventualmente allacciato al CTI-SwyxIt! non si attiva una linea. La linea è attivata se si sgancia il microtelefono dello SwyxPhone comandato mediante PC o dello SwyxIt!. Con un CTI-SwyxIt! non sono disponibili le seguenti funzioni del client comandato: Registrazione Autorizzazione alla condivisione di applicazioni L'azionamento dei tasti diffusore o microfono del CTI-SwyxIt!non genera alcun effetto Impostare CTI-SwyxIt! Così si imposta SwyxIt! come CTI-SwyxIt! 1. Cliccare su Impostazioni CTI Usare SwyxIt! CTI nella barra dei menu. 2. SwyxIt! si disconnetterà per connettersi successivamente com CTI-SwyxIt! allo SwyxServer. Effettuata la riconnessione, SwyxIt! andrà alla ricerca di un terminale telefonico connesso con il medesimo nome utente allo SwyxServer. Se il terminale connesso (SwyxIt! e SwyxPhone) è uno solo, il collegamento è immediato. Ove i terminali connessi fossero più di uno, sul display appare il messaggio "Cerca terminale da comandare a distanza". Su tutti i terminali telefonici (SwyxIt! e SwyxPhone) apparirà il messaggio se confermare la richiesta di comando mediante PC. Per accettare la richiesta cliccare su "OK", o selezionare nella barra del menu "Impostazioni CTI Accettare collegamento" se si tratta di uno SwyxIt! oppure premere il tasto "OK" se si tratta di uno SwyxPhone. 3. Accettata la richiesta di comando mediante PC da parte di un terminale telefonico, il collegamento è avviato. Ora tutte le funzioni del terminale telefonico comandato sono disponibili sul CTI-SwyxIt!. 4. La ricerca del CTI-SwyxIt! di un terminale telefonico può essere interrotta selezionando il comando "Impostazioni CTI Interrompi collegamento" nella barra del menu.

145 Ogni conto utente Windows consente la gestione contemporanea in modo CTI di un solo SwyxIt! E' da osservare che un CTI-SwyxIt! non riesce a connettersi se il numero di licenze CTI disponibili sullo SwyxServer è insufficiente. Per ulteriori informazioni a riguardo interpellare l'amminstratore del sistema. Su uno SwyxPhone comandato mediante PC sono disponibili tante linee quante sono disponibili sulla superficie del CTI-SwyxIt!. Attivando la funzione CTI già all'atto dell'installazione di SwyxIt!, tale funzione è accessibile a tutti gli utenti che avviano SwyxIt! su tale PC. Ogni utente di tale PC può comunque disattivare la funzione CTI con l'aiuto della casella "Usare come CTI-SwyxIt!". Terminare il comando mediante PC Terminare il comando mediante PC Riavviare il comando mediante PC Così si termina il comando mediante PC con CTI-SwyxIt! Presupposto: SwyxIt! opera in modo CTI, cioè SwyxIt! comanda a distanza un altro SwyxIt! o uno SwyxPhone. 1. Nella barra menu del CTI-SwyxIt! cliccare su "Impostazioni CTI Interrompere collegamento". Il collegamento tra il CTI-SwyxIt! e lo SwyxIt! o SwyxPhone comandati a distanza è interrotto. SwyxIt! rimane in modo CTI. Così si termina il comando mediante PC sul SwyxIt! Presupposto: SwyxIt! è comandato da un altro SwyxIt! 1. Nella barra menu del CTI-SwyxIt! comandato cliccare su "Impostazioni CTI Terminare collegamento". Il collegamento tra CTI-SwyxIt! e SwyxIt! comandato è interrotto. Il collegamento non può essere terminato da uno SwyxPhone comandato. In questo caso è necessario terminare il collegamento con l'aiuto del CTI-SwyxIt!. Così si riavvia il comando mediante PC con CTI-SwyxIt! 1. Cliccare su Impostazioni CTI Avviare collegamento nella barra del menu. SwyxIt! si mette nuovamente alla ricerca di un terminale telefonico connesso con il medesimo nome utente allo SwyxServer. Se il terminale connesso (SwyxIt! e SwyxPhone) è uno solo, il collegamento è immediato. Ove i terminali connessi fossero più di uno, sul display appare il messaggio "Cerca terminale da comandare a distanza". Su tutti i terminali telefonici (SwyxIt! e SwyxPhone) apparirà il messaggio se confermare la richiesta di comando mediante PC. Per accettare la richiesta cliccare su "OK", o selezionare nella barra del menu "Impostazioni CTI Accettare collegamento" se si tratta di uno SwyxIt! oppure premere il tasto "OK" se si tratta di uno SwyxPhone. 2. Accettata la richiesta di comando mediante PC da parte di un terminale telefonico, il collegamento è avviato. Ora tutte le funzioni del terminale telefonico comandato sono disponibili sul CTI-SwyxIt!.

146 Impostazione dello squillo Comandando a distanza tramite un CTI-SwyxIt! uno SwyxPhone oppure un altro SwyxIt!, è possibile scegliere il client telefonico che dovrà squillare. Configurazione squillo Così si configura lo squillo in modo CTI 1. Cliccare su Impostazioni Profilo utente... nella barra del menu. Appare la finestra "Proprietà di...". 2. Scegliere la scheda "Squilli". 3. Sono a disposizione più opzioni: Solo terminale comandato a distanza In questo caso squilleranno soltanto lo SwyxPhone o lo SwyxIt! comandato. Solo CTI-SwyxIt! Squillerà solo il CTI-SwyxIt!. Nell'ambito di SwyxIt! è possibile variare gli squilli. Entrambi i terminali Squilleranno sia il CTI-SwyxIt! che lo SwyxPhone o SwyxIt! comandato.

147 7.7 Elenco delle chiamate Per un posto di lavoro dal quale passano numerose telefonate in contemporanea (centralino, call center) può essere vantaggioso avere un quadro dei tentativi di collegamento per ogni linea. SwyxIt! offre la possibilità di protocollare sulla superficie la storia di una chiamata (ad es. tentativi di collegamento). Per usare tale funzione si consiglia di usare una particolare superficie (CallHistory) che contiene elementi di display che visualizzano il protocolle delle chiamate della linea abbinata. In questo caso rivolgersi all'amministratore del sistema. Imm Superficie per la visualizzazione del protocollo di chiamata (CallHistory) Sul display viene visualizzato lo svolgimento di una chiamata. Vengono protocollati dati come data e ora della chiamata, risposta alla chiamata, attesa, tentativi di collegamento e Termine della chiamata (con motivo).

148 7.8 Intervento Il pacchetto opzionale SwyxMonitor consente la registrazione continua (solo per amministratori) e anche di intervenire nelle conversazioni di altri utenti. Questa funzione consente ad es. a un supervisore (ad es. di un call center) di ascoltare le conversazioni (modalità "Ascolto"), di dare indicazioni all'operatore impegnato nella conversazione (ad es. degli argomenti da addurre) o di partecipare attivamente alla conversazione. Installando il pacchetto opzionale "SwyxMonitor" è assolutamente necessario attenersi alle disposizioni vigenti in materia di protezione della privacy. Per consentire l'intervento deve essere installato il pacchetto opzionale "SwyxMonitor" e l'amministratore SwyxWare deve abilitare ogni singolo utente a questa funzione. Solo conversazioni condotte tramite SwyxIt! (e non in modalità CTI) possono esser ascoltate. Ascoltare una conversazione Così si ascolta una conversazione 1. Digitare il numero dell'operatore la cui conversazione si desidera scoltare, indi digitare il comando DTMF *24*1# e avviare la chiamata come di rito (ad es. sganciando l'handset o attivando il tasto diffusore sul SwyxIt!). Tenere presente che il collegamento può essere instaurato solo mediante il comando DTMF per la modalità "Ascolto". Se un altro supervisore dovesse già essere intervenuto in modalità voce, questa modalità vale automaticamente anche per il secondo intervento. SwyxIt! seleziona il numero dell'operatore. Presso il terminale dell'operatore la chiamata non viene segnalata, che invece viene inserita automaticamente nella conversazione in corso. Chi interviene può ascoltare la conversazione senza essere sentito dagli altri due interlocutori. Se l'operatore non è impegnato in nessuna conversazione, la chiamta viene interrotta. Redirezioni eventualmente impostate dall'operatore (ad es. redirezione di una chiamata secondaria alla casella vocale o a un collega) vengon ignorate, cioè la chiamata verrà comunque accettata dal terminale. L'unica eccezione è la redirezione immediata incondizionata. In questo caso anche l'intervento viene redirezionato. 2. Digitare il comando DTMF per parlare all'operatore o a entrambi gli interlocutori. 3. L'intervento viene terminato come una normale conversazione, ad es. agganciando l'handset. Se la conversazione viene terminata dall'interlocutore dell'operatore (cliente), chi è intervenuto si ritrova automaticamente collegato con l'operatore a meno che non sia intervenuto in modalità "Ascolto". Indi la chiamta viene terminata. Comando DTMF Spiegazione *24*1# Ascolto. E' possibile ascoltare entrambi gli interlocutori. *24*2# Ascoltare entrambi gli interlocutori, dialogare con l'operatore. SI ascoltano entrambi gli interlocutori, l'operatore ascolta chi è intervenuto. L'interlocutore (ad es. cliente escterno) sente solo l'operatore. *24*3# Ascoltare entrambi gli interlocutori, dialogare con entrambi. E' possibile partecipare alla conversazione.

149 Più interventi Una conversazione può essere ascoltata da diverse persone. I supervisori intervengono con la stessa identica modalità. Nel momento in cui uno dei supervisori passa dalla modalità "Ascolto" a una modalità voce mediante il relativo comando DTMF, l'operatore sente anche tutti gli altri supervisori eventualmente intervenuti. I supervisori possono dialogare tra loro anche in modalità "Ascolto". Ne l'operatore ne il suo interlocutore sono in grado di sentirli Configurazione di un tasto nome per la funzione intervento Se la funzione viene usata frequentemente, è consigliato abbinare un tasto nome al relativo comando DTMF. In questo modo è sufficiente digitare il numero dell'operatore e avviare la modalità di intervento desiderata premendo il relativo tasto nome. Tasto nome per intervento Così si configura un tasto nomer per la funzione intervento 1. Cliccare con il tasto destro del mouse su il tasto nome che si desidera configurare. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Appare la finestra Proprietà di Digitare il comando DTMF *24*1# per avviare l'intervento nel campo Numero/URI. 4. In questo caso va disattivata la casella di controllo "Cancella display prima della chiamata" perchè il numero dell'operatore, la conversazione del quale si intende ascoltare, verrebbe cancellato.

150 8 Impostare SwyxIt! Questo capitolo contiene la descrizione come modificare il comportamento e le impostazioni di SwyxIt!. Nel menu o nel menu contestuale cliccare su "Impostazioni". Imm. 8-1 Impostazioni Voce di menu Disattivazione chiamata secondaria Sopprimi numero di telefono/ URI Disattiva diffusori Disattiva microfono Regola volume... Spiegazione Mediante questa funzione è possibile bloccare la segnalazione di chiamate in arrivo durante una conversazione. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.7, Disattivare una chiamata secondaria, pagina Attivata la soppressione del proprio numero, questo non verrà trasmesso all'interlocutore esterno. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.8, Soppressione del proprio numero di telefono, pagina Durante una conversazione il diffusore può essere attivato e disattivato. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.1.2, Disattivazione diffusori, pagina8-4. Durante una conversazione il microfono può essere attivato e disattivato. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.1.3, Disattivazione microfono, pagina8-4. Appare un cursore per impostare il volume. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.1.1, Regolazione volume, pagina

151 Voce di menu Configurazione redirezioni... Attivazione redirezione immediata Silenzio Call Routing Manager... Recording Wizard... CTI... Sound Wizard... Profilo utente... Impostazioni locali... Spiegazione Qui si può configurare la redirezione immediata, la redirezione ritardata, su occupato e le chiamate in parallelo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina8-5. Qui si attiva o disattiva la redirezione immediata. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 5.17, Come trasferire le chiamate?, pagina5-17. Mediante questa funzione è possibile bloccare la segnalazione di chiamate in arrivo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.6, Silenzio, pagina Con l'aiuto del Call Routing Manager è possibile definire procedure più complesse per la gestione delle chiamate. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". L'assistente appoggia la registrazione degli annunci, ad es. l'annuncio per la casella vocale. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.4.1, Annuncio nome e saluto per la casella vocale, pagina Qui può essere comandato un altro terminale (telefono o SwyxIt!) o è possibile annullare il collegamento. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.6, GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI), pagina7-69. Sotto questa voce è possibile ottimizzare le impostazioni del proprio apparecchio terminale (SwyxIt! Handset o SwyxIt! Headset). Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.7, Sound Wizard, pagina Sotto questa voce si possono trovare tutte le altre impostazioni abbinate all'utente. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.8, Profilo utente..., pagina8-21. Sotto questa voce si possono trovare tutte le altre impostazioni apportate al SwyxIt! locale. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.9, SwyxIt! - Impostazioni locali..., pagina Impostare SwyxIt!

152 8.1 Diffusori e microfono Diffusori e microfono possono essere attivati e disattivati ed inoltre è possibile regolare il volume dei diffusori. Dopo l'installazione è necessario avviare Sound Wizard - Assistente per la calibrazione sonora per ottimizzare la qualità della voce Regolazione volume Il volume dei diffusori può essere regolato in qualsiasi momento, anche durante una conversazione. Ad essere regolato è sempre il volume del dispositivo attivo in quel momento. Ad es. se il telefono squilla si regola il volume dello squillo(interno, esterno oppure lo squillo abbinato a un determinato utente), conducendo una conversazione mediante il microtelefono verrà regolato il volume di quest'ultimo. Regolazione volume Così si regola il volume Sono a disposizione più opzioni: 1. Usare il cursore sulla superficie (skin). Oppure 1. Nel menu cliccare su"impostazioni Regolazione volume...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo diffusore presente sul display di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Regolazione volume...". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Regolazione volume...". Appare la finestra "Volume". 3. Ora il volume può essere regolato muovendo il cursore. Il risultato della modifica è immediato. 4. Cliccare "Esci" per chiudere la finestra. Durante una conversazione, il volume del microfono può essere regolato aprendo il mixer di Windows (Impostazioni Pannello controllo Suoni e multimedia). Avendo configurato dispositivi audio diversi per conversazione e squilli, la regolazione riguarda solamente le impostazioni relative alla conversazione. Diffusori e microfono 8-3

153 8.1.2 Disattivazione diffusori Questa funzione disattiva o attiva il diffusore. Disattivato il diffusore (rilevabile dal colore grigio dell'icona diffusore sulla superficie SwyxIt! o dalla spunta nel menu) di non è più possibile sentire l'interlocutore. Disattiva diffusori Così si disattiva il diffusore Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare sul'icona diffusore sulla superficie SwyxIt!. Oppure 1. Cliccare su "Impostazioni Disattivazione diffusori". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Disattivazione diffusori". Per poter nuovamente sentire il proprio interlocutore, richiamare ancora questa funzione. La tacca e la crocetta spariranno Disattivazione microfono Questa funzione disattiva o attiva il microfono. Disattivato il microfono (rilevabile dal colore grigio dell'icona microfono sulla superficie SwyxIt! o dalla spunta nel menu) l'interlocutore non sente più nulla. Disattiva microfono Così si disattiva il microfono Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare su sul simbolo microfono presente sul display di SwyxIt!. Oppure 1. Nel menu cliccare su"impostazioni Disattivazione microfono". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Disattivazione microfono". Per poter nuovamente parlare con il proprio interlocutore, richiamare ancora questa funzione. La tacca e la crocetta spariranno. 8-4 Impostare SwyxIt!

154 8.2 Configurazione redirezioni... Chiamate in arrivo possono essere trasferite ad un altro utente oppure alla propria casella vocale usando il tasto "Redirezione". E' possibile stabilire quando le chiamate debbano essere redirezionate: Redirezione immediata (diretta) redirezione ritardata Redirezione su occupato Le tre opzioni possono essere attivate contemporaneamente. Verrà applicato automaticamente il tipo di redirezione appropriata. Inoltre è possibile definire un avviso parallelo di chiamata. Mediante l'avviso parallelo di chiamata, chiamate in arrivo vengono segnalate anche su uno o più apparecchi esterni (ad es. telefono ISDN o cellulare) da dove è anche possibile rispondere Redirezione immediata Con la redirezione immediata si definiscono le redirezioni applicare direttamente, cioè senza ritardo, a tutte le chiamate in arrivo. Non avendo attivata la redirezione immediata, chiamate in arrivo possono essere inoltrate anche in modo ritardato (see also chapter 8.2.2, Redirezione ritardata, page 8-7) oppure, durante la conversazione, seguendo un percorso particolare (see also chapter 8.2.3, Redirezione su occupato, page 8-8). La procedura di redirezione immediata può essere modificata anche da un altro terminale. (vedi Così si modificano le impostazioni della redirezione immediata attraverso l'interrogazione remota, pagina 8-18). Configurazione redirezioni

155 Redirezione immediata delle chiamate Così si redirezionano tutte le chiamate (redirezione immediata) 1. Aprire la finestra delle proprietà ad es nel menu sotto Impostazioni Confgurazione redirezioni Attivare l'opzione Redirezionare immediatamente tutte le chiamate, se si desidera attivare subito le regole stabilite per la redirezione delle chiamate (corrisponde al tasto "Redirezione" sulla superficie attivato) oppure non attivare l'opzione "Redirezionare immediatamente tutte le chiamate" se si desidera attivare successivamente le regole stabilite cliccando sul tasto dedicato alla redirezione. 3. Attivare Redirezione standard (azionabile mediante il tasto redirezione), per stabilire dove verranno redirezionate le chiamate, nel momento in cui verrà cliccato il tasto "Redirezione" sulla superficie. La destinazione della redirezione può essere digitata direttamente oppure selezionata dalla rubrica oppure la casella vocale standard. Imm. 8-2 Impostazioni che causano la redirezione immediata 4. Per redirezionare chiamate senza modificare le impostazioni del tasto "Redirezione", attivare "Redirezione temporanea" Disattivando successivamente la redirezione mediante la superficie, l'impostazione data al tasto non verrà applicata attivando la prossima volta il tasto "Redirezione". L'impostazione applicata sarà quella standardizzata (attivabile attraverso il tasto "Redirezione"). In questo modo è possibile redirezionare chiamate senza dover modificare le impostazioni standard che successivamente devono essere ripristinate. 5. Cliccare "OK" o passare ad un altra scheda per configurare ulteriori procedure di redirezione. Attivata la redirezione alla casella vocale, verranno applicate le impostazioni configurate nella scheda "casella vocale standard". I parametri stabiliti su questa scheda possono essere modificati anche da un altro telefono. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.4, Interrogazione remota, pagina Impostare SwyxIt!

156 8.2.2 Redirezione ritardata Con questa scheda è possibile stabilire se chiamate in arrivo debbano essere redirezionate, se non si rispondesse alla chiamata dopo un certo numero di squilli o se non si fosse connessi a SwyxServer. Così vengono redirezionate chiamate non prese (redirezione ritardata) 1. Aprire la finestra delle proprietà ad es nel menu sotto Impostazioni Confgurazione redirezioni Cliccare sulla scheda "Redirezione ritardata". 3. Attivare l'opzione Redirezionare chiamata dopo <numero> secondi a:, per redirezionare chiamate alle quali non si risponde entro il tempo indicato. Questa opzione è utilizzabile quando chiamate in arrivo sono state segnalate per un certo periodo senza che vengano prese o non si è connessi a SwyxServer (ad es. perchè il PC è spento). Impostare un intervallo. Se chiamate che vengono inoltrate senza precedente richiesta, non devono essere ulteriormente redirette, il ritardo deve essere regolato a più di 20 secondi. Durante questo periodo la chiamata ritorna al mittente e questo ha la possibilità di mettere in collegamento il chiamante con un altro collega.. La destinazione della redirezione può essere digitata direttamente oppure selezionata dalla rubrica oppure la casella vocale standard. Imm. 8-3 Impostazioni che causano la redirezione ritardata 4. Cliccare "OK" o passare ad un altra scheda per configurare ulteriori procedure di redirezione. Attivata la redirezione alla casella vocale, verranno applicate le impostazioni configurate nella scheda "casella vocale standard". Configurazione redirezioni

157 Entrambe le modalitá di redirezione (ritardata o se l'interno è occupato) possono essere attivate contemporaneamente. Nel caso di una chiamata in arrivo, SwyxIt! riconosce automaticamente se una linea è libera o occupata ed applica di conseguenza la modalitá appropriata. Presupposto perchè una chiamata venga rediretta se si è occupati è l'attivazione della funzione "Bloccare chiamata secondaria" o che tutte le proprie linee siano occupate Redirezione su occupato Con questo tipo di redirezione è possibile stabilire se chiamate in arrivo debbano essere redirezionate se l'interno è occupato (conversazione in corso). Così si redirezionano chiamate con una conversazione in corso (occupato) 1. Cliccare sulla scheda "Redirezione su occupato". 2. Attivare l'opzione Su occupato redirezionare chiamate a:. Si stabilisce come verrà gestita una chiamata che non può essere inoltrata perchè si è occupati al telefono e le chiamate secondarie sono state bloccate. La destinazione della redirezione può essere digitata direttamente oppure selezionata dalla rubrica oppure la casella vocale standard. 3. Cliccare "OK" o passare ad un altra scheda per configurare ulteriori procedure di redirezione. Attivata la redirezione alla casella vocale, verranno applicate le impostazioni configurate nella scheda "casella vocale standard". Imm. 8-4 Impostazioni che causano Entrambe le modalitá di redirezione (ritardata o se l'interno è occupato) possono essere attivate contemporaneamente. Nel caso di una chiamata in arrivo, SwyxIt! riconosce automaticamente se una linea è libera o occupata ed applica di conseguenza la modalitá appropriata. Presupposto perchè una chiamata venga rediretta se si è occupati è l'attivazione della funzione "Bloccare chiamata secondaria" o che tutte le proprie linee siano occupate. Se, effettuando una redirezione di chiamata, maturano dei costi, questi Le verranno addebitati. 8-8 Impostare SwyxIt!

158 8.2.4 Avviso parallelo di chiamata Mediante l'avviso parallelo di chiamata, chiamate in arrivo vengono segnalate anche su uno o più apparecchi esterni (ad es. telefono ISDN o cellulare) da dove è anche possibile rispondere. Così si stabiliscono i numeri presso i quali l'avviso di chiamata è segnalata in parallelo 1. Aprire la finestra delle proprietà ad es nel menu sotto Impostazioni Confgurazione redirezioni Cliccare sulla voce "Chiamate parallele...". 3. Barrare la casella "Avviso parallelo di chiamata", se si desidera che chiamate in arrivo vengano segnalate anche presso un apparecchio esterno. 4. Indi, digitare i numeri esterni in formato canonico. Se si desidera che la chiamata venga segnalata su più di un apparecchio esterno, digitare i numeri uno dietro l'altro separandoli con punto e virgola. Imm. 8-5 Avviso parallelo di chiamata presso telefoni mobili Se, effettuando una redirezione di chiamata, maturano dei costi, questi Le verranno addebitati. 5. Cliccare "OK" o passare ad un altra scheda per configurare ulteriori procedure di redirezione. Configurazione redirezioni

159 8.3 Casella vocale standard Nel menu "Redirezione" è possibile configurare, mediante la scheda "Casella vocale standard", le impostazioni della casella vocale. E' possibile definire un messaggio di benvenuto. Ogni utente che intende lasciare un messaggio sulla casella vocale sentirà prima questo annuncio. Si può inoltre stabilire se il chiamante possa lasciare un messaggio e dove questo verrà inviato. L'opzione interrogazione remota va abilitata qui. Abilitata la funzione interrogazione remota è possibile ascoltare i messaggi da un altro telefono e modificare le procedure per la redirezione immediata. La registrazione viene interrotta quando il chiamante aggancia esaurito il tempo massimo per la registrazione in seguito a una pausa di cinque secondi dopo avere immesso '#'. Registrato il messaggio vocale il chiamante ha la possibilità di ascoltarlo e di ripetere eventualmente la registrazione. Il relativo menu viene proposto alla fine della registrazione. I parametri definiti in questa scheda valgono sempre quando chiamate vengono redirezionate alla casella vocale standard. Il chiamante può interrompere l'annuncio e la registrazione di un messaggio in ogni momento digitando lo '0'. In questo caso verrà rediretto al centralino. Mediante il Call Routing Manager possono essere inoltre definite altre procedure per la gestione delle chiamate. Questo particolare strumento contiene anche indicazioni su come abbinare messaggi od annunci particolari per determinati chiamanti e come inviare un messaggio a altri indirizzi . Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing" Impostare SwyxIt!

160 Configurazione casella vocale standard Così si configura la casella vocale standard Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sul tasto "Casella vocale" Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Proprietà. Oppure 1. Nel menu cliccare su"impostazioni Redirezione". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Redirezione". In ogni caso appare la finestra Proprietà di Aprire la voce"casella vocale standard". 1. Attivare Annuncio di benvenuto per definire il relativo testo. All'atto dell'installazione l'assistente per gli annunci ha già Imm. 8-6 Proprietà della "casella vocale standard" invitato a registrare l'annuncio per la casella vocale. Nel menu "Impostazioni Recording Wizard" tale annuncio può essere modificato in ogni momento. 2. Definire l'annuncio da riprodurre. Sono a disposizione più opzioni: Nel menu di selezione a discesa scegliere una file. Avviare una ricerca sul disco rigido cliccando su. E' possibile scegliere anche un file in formato MP3. Una volta selezionato, il file MP3 viene convertito automaticamente in un file WAV e salvato nella directory personale sullo SwyxServer. I file convertiti sono a disposizione per l'uso. Durante il processo di conversione si apre la finestra "Attendere, conversione file in formato WAV in corso". Cliccare su, per ascoltare il file scelto. Cliccare su per fermare l'ascolto. Per registrare un nuovo messaggio cliccare su : Verrà richiesta l'immissione di un nome da dare al file. Appare la finestra "Registra messaggio". Cliccare su "Avvio", per iniziare la registrazione. La registrazione verrá terminata cliccando su. Cliccando su il file scelto può essere eliminato. I nomi dei file WAV messi a disposizione a tutti gli utenti da parte dell'amministratore recano l'inciso "(campione)". I campioni non possono essere cancellati. Casella vocale standard 8-11

161 3. Attivare "Registra messaggio vocale" per diffondere un annuncio al chiamante e per registrare messaggi vocali. Sotto questa voce è possibile limitare la durata del messaggio, per evitare che i file, nei quali i messaggi verranno salvati, occupino troppo spazio. per diffondere solo annunci senza registrare messaggi. E' da tenere presente che è opportuno limitare la durata del messaggio, in quanto ogni secondo di messaggio necessita da 2 a 16 KB (un messaggio di 14 secondi p.e. occupa da 28 a 224 KB di spazio, ad un messaggio di 1:21 minuti corrispondono 1,2 MB). 4. Nel campo "Invia messaggi vocali a indirizzo " si stabilisce a quale indirizzo di posta elettronica i messaggi verranno inviati. Ogni messaggio registrato verrà inviato come allegato ad una al proprio client (p.e. Outlook). Per ascoltare il messaggio, basta un doppio clic sull'allegato. 5. Per ascoltare i messaggi da un altro telefono o per modificare a distanza le procedure di redirezione immediata, attivare "Avvio interrogazione remota durante l'annuncio mediante tasto-*". Modificare la registrazione Registrato un messaggio sono disponibili le seguenti possibilità: Immissione DTMF Interruzione del messaggio e redirezione al centralino Salvare e inviare il messaggio registrato Ascoltare il messaggio registrato Ripetere la registrazione del messaggio. Il precedente messaggio verrà cancellato. Avvio dell'interrogazione remota, se è stat configurata. La selezione delle voci di menu avviene mediante segnali DTMF che il chiamante immette mediante il suo telefono. 8.4 Interrogazione remota La funzione interrogazione remota consente di ascoltare i messaggi da qualsiasi telefono. Chiamando il proprio numero SwyxWare ci si identificherá nei confronti di SwyxWare con l'aiuto del proprio PIN. Dopo è possibile ascoltare prima tutti i messaggi nuovi, in seguito tutti gli altri messaggi registrati. E' possibile riascoltarli ed eventualmente cancellarli. Inoltre è possibile modificare la destinazione della redirezione immediata e registrare un nuovo annuncio. Tenere presente che il numero dei messaggi disponibili per l'interrogazione remota è limitata ai 100 più attuali. Se lo SwyxWare installato è dotato del modulo "Text-To-Speech", non è solo possibile ascoltare i messaggi vocali, ma è possibile farsi leggere le nella casella posta in arrivo Impostare SwyxIt!

162 Parametri per l'interrogazione remota Così si definiscono i parametri per l'interrogazione remota Prima di tutto definire la casella vocale standard attivando l'opzione Avvio interrogazione remota mediante tasto * (vedi capitolo 8.3, Casella vocale standard, pagina 8-10). 1. Nel menu cliccare su"impostazioni Redirezione". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su"impostazioni Redirezione". In ogni caso appare la finestra Proprietà di Passare alla scheda "Interrogazione remota standard". Imm. 8-7 Proprietà della funzione "Interrogazione remota standard" 4. Definire il PIN che servirà come identificazione per l'interrogazione remota. Scegliere un numero non scontato composto da cinque cifre e confermarlo. 5. Immettere il numero PIN nel campo "Conferma PIN": nuovamente. 6. Nel campo "Mailserver" inserire il nome del mailserver al quale verranno inviati i messaggi. Questo è il server il cui indirizzo di posta elettronica era già stato utilizzato all'atto della configurazione della casella vocale standard. 7. Nel campo "Account utente" inserire il proprio account per il predetto mailserver. Informarsi poi presso il proprio amministratore del sistema sulla corretta indicazione IMAP4 del proprio account (p.e. B. server/jones.tom/jones.tom). 8. Inserire la password su questo mailserver confermandola. 9. Immettere il nome della cartella che contiene i messaggi vocali nuovi. Usare "INBOX" come sinonimo per "posta in entrata". Nell'eventualità si creasse una sotto-cartella, si raccomanda di inserire correttamente la denominazione completa, p.e. INBOX/Messaggi. (In questo caso usare '/' e non '\'.) 10. E' inoltre possibile stabilire se nell'interrogazione del mailserver in relazione ai messaggi, SwyxServer debba utilizzare il protocollo di sicurezza SSL (Secure Socket Layer). Questo protocollo deve essere appoggiato dal proprio mailserver. Interrogazione remota 8-13

163 11. Volendo solo ascoltare i messaggi, attivare l'opzione "Tenere presente solo inviate da SwyxServer (messaggi vocali)". 12. Confermare l'mmissione dei dati cliccando su "OK". Nell'eventualità la password per il mailserver venga cambiata, è necessario cambiare la password anche a questo livello. Appoggiandosi a queste indicazioni, nel caso di interrogazione remota, SwyxServer è in grado di di interrogare conseguentemente il mailserver e di mettere a disposizione i messaggi. Configurazione del trasferimento per l'interrogazione remota Effettuare l'interrogazione remota Così si configura la redirezione per l'interrogazione remota Per poter ascoltare i messaggi vocali da lontano, la funzione di trasferimento deve essere impostata in maniera da consentire l'accesso al menu relativo all'interrogazione remota mediante una chiamata. Non avendo attivato altre regole del Call Routing Manager, impostare la "redirezione ritardata" in maniera che una chiamata venga redirezionata alla casella vocale standard. Durante il messaggio di benvenuto, premendo il tasto * si accede al menu relativo all'interrogazione remota. Avendo attivato regole del Call Routing Manager è necessario fare sì che la facoltà dell'interrogazione remota sia garantita. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Non avendo attivato nessuna regola nel Call Routing Manager e modificando i parametri della redirezione immediata (p.e. impostando la redirezione di una chiamata ad un altro numero invece che alla casella vocale standard), in seguito non è più possibile accedere alla funzione di interrogazione remota. Così si ascoltano i propri messaggi tramite interrogazione remota I presupposti sono aver impostato correttamente la funzione di interrogazione remota (vedi Così si definiscono i parametri per l'interrogazione remota, pagina 8-13) e aver configurato conseguentemente il trasferimento (vedi Così si configura la redirezione per l'interrogazione remota, pagina 8-14). Perchè la casella vocale standard sia in grado di accettare una chiamata in arrivo, rendendo possibile anche l'interrogazione remota, le procedure di redirezione devono essere opportunamente configurate, cioè una chiamata in arrivo deve essere redirezionata alla casella vocale e non deve essere ulteriormente inoltrata (vedi capitolo 8.2, Configurazione redirezioni..., pagina 8-5). 1. Selezionare il proprio numero SwyxWare. Una volta instaurato il collegamento, si sentirà il testo di benvenuto della casella vocale. 2. Durante l'annuncio premere il tasto *. Si sentirà l'annuncio di benvenuto relativo all'interrogazione remota, seguito dalla richiesta di immissione del proprio PIN. Non verrà invece richiesto di immettere il PIN, se la chiamata viene effettuata dal proprio interno. 3. Immettere il PIN e terminare l'operazione premendo il tasto # Impostare SwyxIt!

164 4. La prima informazione riguarda il numero di eventuali messaggi vocali nuovi. Successivamente verranno diffusi tutti i messaggi nuovi iniziando da quello più recente. Prima del messaggio vero e proprio si potranno ascoltare le informazioni relative al mittente. Data di registrazione Ora Numero del mittente (se disponibile) Nome dell'utente (se, nel caso di chiamate interne, è disponibile un file WAV del chiamante; vedi Così si registrano nome e saluto per la casella vocale, pagina 8-17) e in seguito il messaggio registrato. L'annuncio corrente (informazioni sul mittente o messaggio) può essere saltato con l'aiuto del tasto *. Durante la riproduzione di un messaggio vocale / di una sono disponibli le seguenti opzioni: Tasto Effetto Collegamento con il chiamante (se possibile) Ritorna all'inizio del messaggio Modifica lingua Avanza alla fine del messaggio Torna indietro di 10 secondi Arresto/Avvio della riproduzione Avanza di 10 secondi Passa al messaggio precedente Passa al messaggio successivo Menu principale Passa all'informazione successiva (Data, ora, numero, contenuto messaggio) Guida Tab. 9 Menu interrogazione remota durante la riproduzione di un messaggio In assenza di messaggi si ritorna al menu principale. In questo modo è possibile ascoltare tutti messaggi registrati e configurare i parametri per la redirezione immediata (vedi Così si modificano le impostazioni della redirezione immediata attraverso l'interrogazione remota, pagina 8-18). Se è installato il modulo "Text-To-Speech" è possibile farsi leggere le . che sono state così lette non vengono evidenziate come lette nella casella della posta in arrivo. 5. Dopo ogni messaggio ascoltato sono disponibili le seguenti opzioni: Interrogazione remota 8-15

165 Tasto Effetto Collegamento con il chiamante (se possibile) Ripete il messaggio attuale Elimina il messaggio attuale, conferma con Ascoltare via messaggio vocale (solo internamente) Redirezione a un numero interno Passa al messaggio precedente Passa al messaggio successivo Menu principale Guida Tab. 10 Menu interrogazione remota dopo la riproduzione di un messaggio Alla riproduzione dei messaggi nuovi seguirà il menu principale. Sono a disposizione le seguenti opzioni: Tasto Effetto Termine dell'interrogazione remota (=aggancio) Riproduzione di tutti i messaggi vocali (prima quelli nuovi) Consultazione di tutte le Modifica della redirezione immediata Annotazione Modifica di un annuncio della casella vocale Cancella tutti i messaggi vocali, conferma con Passa al messaggio successivo Guida Tab. 11 Menu principale interrogazione remota 6. Terminare l'interrogazione remota agganciando il microtelefono. Il CD SwyxWare contiene i menu dell'interrogazione remota in versione da stampare. Rivolgersi all'amministratore. Terminando l'interrogazione remota nel menu principale con '0', sono applicabili altre azioni del Call Routing Manager. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". Avendo ascoltato un messaggio vocale fino alla fine, la relativa nella propria cartella verrà contrassegnata come letta. Le relative a messaggi ascoltati solo in parte oppure saltati, rimarranno invece contrassegnate come non lette Impostare SwyxIt!

166 Se nelle proprie regole di Outlook fossero state utilizzate le condizioni "Per adulti" o "Junk- Mail", è necessario definire "ad esclusione del mittente < indirizzo mittente messaggio vocale>" come eccezione, inserendo il mittente direttamente nel campo "da parte di", In caso contrario i messaggi vocali filtrati da queste regole, non verranno riconosciuti come tali e quindi non considerati al momento dell'interrogazione remota. L'indirizzo mittente messaggio vocale è quell'indirizzo usato da SwyxServer per inviare i messaggi vocali. La configurazione deve essere effettuata da parte dell'amministratore del sistema Annuncio nome e saluto per la casella vocale Per diffondere, oltre al proprio numero, anche il proprio nome ad altri utenti interni, si consiglia di registrare un file con l'indicazione "nome.wav" e di memorizzarlo nel proprio archivio su SwyxServer. Installando SwyxIt! il Recording Wizard invita a registrare il proprio nome e il saluto per la casella vocale. Gli annunci possono essere registrati anche in un secondo momento, avviando l'assistente. Registrazione nome e saluto Così si registrano nome e saluto per la casella vocale 1. Selezionare la voce di menu "Impostazioni Recording Wizard...". L'assistente per gli annunci è avviato. 2. Cliccare su "Avanti >. 3. Nome proprio Registrare il proprio nome. Per registrare un nuovo messaggio cliccare su Appare la finestra "Avvia registrazione" Cliccare su "Avvio", per iniziare la registrazione del proprio nome. La registrazione verrá terminata cliccando su. Cliccando su il file scelto può essere eliminato. Cliccando su è possibile ascoltare il file scelto. 4. Cliccare su "Avanti >. 5. Non avendo ancora registrato un saluto per la casella vocale, l'assistente inviterà a farlo. Il saluto può anche essere registrato in un secondo momento. In questo caso saltare la registrazione cliccando su "Avanti >". 6. Cliccare su Fine. Nell'archivio personale su SwyxServer è quindi disponibile un file denominato "nome.wav", che consente a SwyxWare di abbinare un determinato annuncio ad un numero interno e di diffonderelo al chiamante nel caso di interrogazione remota Modifica la redirezione immediata Le impostazioni relative alla redirezione immediata possono essere modificate attraverso il menu dell'interrogazione remota. Le opzioni possibili sono redirezione immediata ad un numero telefonico, redirezione immediata alla casella vocale oppure disattivazione della redirezione immediata. Interrogazione remota 8-17

167 Modifica della redirezione immediata Così si modificano le impostazioni della redirezione immediata attraverso l'interrogazione remota I presupposti sono aver impostato correttamente la funzione di interrogazione remota (vedi Così si definiscono i parametri per l'interrogazione remota, pagina 8-13) e aver configurato conseguentemente il trasferimento (vedi Così si configura la redirezione per l'interrogazione remota, pagina 8-14). 1. Selezionare il proprio numero SwyxWare. Una volta instaurato il collegamento, si sentirà il testo di benvenuto della casella vocale. 2. Durante l'annuncio premere il tasto *. Si sentirà l'annuncio di benvenuto relativo all'interrogazione remota, seguito dalla richiesta di immissione del proprio PIN. 3. Immettere il PIN e terminare l'operazione premendo il tasto #. Non verrà invece richiesto di immettere il PIN, se la chiamata viene effettuata dal proprio interno. 4. Messaggi nuovi possono ora essere ascoltati. 5. Per modificare le impostazioni relative alla redirezione immediata, digitare '9' per aprire il menu principale. Nel menu principale sono disponibili le seguenti opzioni: Tasto Effetto Riproduzione di tutti i messaggi vocali (prima quelli nuovi) Consultazione di tutte le Modifica della redirezione immediata Annotazione Modifica di un annuncio della casella vocale Cancella tutti i messaggi vocali, conferma con Passa al messaggio successivo Guida Termine dell'interrogazione remota (=aggancio) Tab. 12 Menu principale interrogazione remota 6. Per modificare la redirezione immediata digitare '4'. Seguirà l'informazione sull'impostazione attuale della redirezione immediata. Adesso è possibile modificare tale impostazione, scegliendo tra le seguenti opzioni: 8-18 Impostare SwyxIt!

168 Tasto Effetto Attivare la redirezione al mumero memorizzato La redirezione immediata al numero memorizzato è attivata. In assenza di un numero, seguirà la richiesta di digitare un numero telefonico. Attivare la redirezione alla casella vocale La redirezione alla casella vocale standard è attivata. Disattivare la redirezione La redirezione immediata è disattivata. In questo caso sono applicabili altre regole del Call Routing Manager. Definire una nuova destinazione per la redirezione E' possibile inserire un nuovo numero di destinazione che va confermato con '. Successivamente la redirezione immediata al numero impostato è attiva. Stato attuale redirezione Seguirà l'informazione sull'impostazione attuale della redirezione immediata. Modifica di un annuncio della casella vocale Menu principale La configurazione remota della funzione di redirezione immediata è terminata e si ritornerà al menu principale. Redirezione al numero telefonico attuale (possibile solo con invio del numero del chiamante) Guida Tab. 13 Menu di configurazione per la redirezione in stato di interrogazione remota 8.5 Silenzio Questa funzione consente di disattivare la segnalazione di eventuali chiamate in arrivo. In questo modo p.e. è possibile impedire disturbi durante un colloquio importante. Attivando questa funzione (rilevabile dalla spunta ), eventuali chiamate saranno redirezionate alla casella vocale standard. Silenzio Così si impedisce la segnalazione di chiamate. Sono a disposizione più opzioni: 1. Nel menu cliccare su "Funzioni Silenzio". Oppure 1. Cliccare sul tasto "Silenzio". Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su "Funzioni Silenzio". Ripetendo questa procedura, eventuali chiamate in arrivo verranno nuovamente segnalate. Di conseguenza, il gancetto sparirà. Silenzio 8-19

169 8.6 Call Routing Manager... Con questa funzione si accede al Call Routing Manager. In SwyxIt! si può definire come devono essere gestite chiamate destinate al proprio interno. La regola "Redirezione su occupato" p.e. è definita qui. Spesso però le indicazioni direttamente impostabili in SwyxIt! non sono sufficienti. Con l'ausilio del Call Routing Manager è possibile creare un compendio complesso di regole per la gestione delle chiamate. Il Call Routing si serve di un compendio di regole. Il compendio contiene tutte le regole in un ordine che può essere definito. Verifica automaticamente tutte le chiamate in arrivo, seguendo le regole stabilite secondo un ordine predefinito. Vengono eseguite le azioni della prima regola appropriata. L'assistente alle regole supporta la creazione e la modifica del compendio delle regole. Per ulteriori informazioni consultare la documentazione "Swyx Extended Call Routing". L'uso del Call Routing Manager deve essere autorizzato dall'amministratore di sistema. 8.7 Sound Wizard Con questa funzione si accede al Sound Wizard. Sound Wizard, la guida per la calibrazione sonora fa sì che SwyxIt! sia perfettamente sintonizzato con il dispositivo audio per garantire la migliore qualità sonora possibile. Il Sound Wizard è avviato automaticamente se si seleziona un dispositivo di terzi per la diffusione sonora (non SwyxIt! Handset o SwyxIt! Headset). Per ottimizzare la qualità audio, seguire le indicazioni del Sound Wizard. Volendo utilizzare un dispositivo audio diverso, aprire nuovamente il Sound Wizard per effettuarne la calibrazione. Sound Wizard - avvio Così si avvia Sound Wizard 1. Nel menu cliccare su "Impostazioni Sound Wizard...". Appare il Sound Wizard. 2. Si prega di osservare le indicazioni. Cliccare su "Avanti >. 3. Voce (handset / headset) Selezionare il dispositivo per la voce dall'elenco a discesa. Usare un dispositivo "Direct Sound". Riprodurre l'annuncio prova e regolare il volume con il cursore. Cliccare su "Avanti >. 4. Allacciamento per funzione forcella (aggancia/sgancia) Selezionare il dispositivo che segnalerà l'aggancio e lo sgancio. Cliccare su "Avanti >. 5. Adattamento microfono Sganciare il microtelefonare oppure indossare l'headset. Cliccare su "Avanti > Impostare SwyxIt!

170 , 6. Adattamento microfono Registrare un testo con volume normale finchè la barra indicante l'avanzamento non è giunta alle fien. Sound Wizard effettua la calibrazione del microfono in relazione alla voce. In caso di errori durante la registrazione, se ad es. non è visualizzato il volume della voce, ritornare alla pagina precedente e selezionare un altro dispositivo. Cliccare su "Avanti >. 7. Intercomunicazione La funzione intercomunicazione può servire a collaboratori per inviare direttamente un messaggio senza che l'interlocutore debba sollevare il microtelefono. Il messaggio viene diffuso mediante il diffusore. Impostare un volume consono. Cliccare su "Avanti >. 8. Squillo Selezionare il dispositivo per gli squilli dall'elenco a discesa. Riprodurre l'annuncio prova e regolare il volume con il cursore. Cliccare su "Avanti >. 9. Cliccare su Terminare. Sound Wizard viene terminato, le modifiche sono operative da subito. Il volume può essere regolato direttamente sulla superficie, anche durante una conversazione (vedi capitolo 8.1.1, Regolazione volume, pagina 8-3). 8.8 Profilo utente... Il profilo utente contiene informazioni specifiche relative ad un determinato utente, come l'abbinamento di numeri a determinate linee, l'abbinamento di tasti nome e altro. Questo profilo utente è memorizzato su SwyxServer. In questo modo è possibile ricorrere alle proprie impostazioni specifiche su ogni PC sul quale viene avviato SwyxIt!. SwyxIt! riconosce l'utente in base al proprio codice e carica le configurazioni appropriate da SwyxServer. Nel proprio profilo utente l'abbinamento dei tasti del proprio SwyxPhone può essere comodamente definito. Non appena SwyxPhone è connesso allo SwyxServer l'abbinamento consueto dei tasti è disponibile anche sullo SwyxPhone. Sono evidentemente escluse le impostazioni effettuate sotto "Impostazioni SwyxIt! configurazione locale...". Una di queste è p.e. la calibrazione del dispositivo audio (SwyxIt! Handset, SwyxIt! Headset ecc.). Queste impostazioni si riferiscono ad un PC specifico e sono quindi limitate ad esso. Visualizzazione del profilo utente Così si visualizza il profilo utente Sono a disposizione più opzioni: 1. Cliccare su Impostazioni Profilo utente... nel menu. Oppure 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie di SwyxIt!. Appare il menu contestuale. 2. Cliccare su Impostazioni Profilo utente... nel menu. Appare la finestra Proprietà di.... Contiene più schede con le proprie impostazioni. Profilo utente

171 8.8.1 Nozioni generali Questa scheda serve per definire funzioni base relative alla gestione della telecomunicazione di SwyxIt!. Imm. 8-8 Impostazioni generali Tastiera Alla voce "Tastiera" si definiscono funzioni base di SwyxIt! e SwyxPhone L420 Soppressione del proprio numero di telefono/uri Attivare questa opzione per impedire la visualizzazione del proprio numero nel caso di chiamate all'esterno. L'attivazione di questa opzione corrisponde a cliccare sul tasto "Sopprimi numero". Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.8, Soppressione del proprio numero di telefono, pagina7-23. Disattiva chiamata secondaria Attivando questa opzione, durante la conversazione non verranno segnalate ulteriori chiamate. L'utente che tenta di chiamare sentirà il segnale di occupato, oppure la sua chiamata verrà redirezionataa in base alle impostazioni definite in Redirezione su occupato. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 8.2.3, Redirezione su occupato, pagina8-8. L'attivazione di questa opzione corrisponde a cliccare sul tasto "Disattiva chiamata secondaria". Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.7, Disattivare una chiamata secondaria, pagina Collegamento su agganciato 8-22 Impostare SwyxIt!

172 Attivando quest'opzione due interlocutori possono essere collegati semplicemente agganciando. Il presupposto è quello di avere due conversazioni in essere. Se la conversazione avviata dal proprio numero è attiva, gli altri due interlocutori possono essere collegati direttamente semplicemente agganciando il microtelefono. La funzione "Collegamento mediante aggancio" è qui configurabile. Non avendo iniziata la conversazione, agganciando il microtelefono il collegamento verrà interrotto. Il secondo collegamento rimane in attesa. Esempio: Utente C chiama utente A. Successivamente l'utente A avvia un'ulteriore conversazione con l'utente B su un'altra linea (p.e. per una richiesta). Agganciando A il microtelefono, gli utenti B e C sono collegati direttamente. Il microtelefono dell'handset deve essere agganciato. Cliccando sulla superficie di SwyxIt! per terminare il collegamento, le due linee non verranno collegate. Se l'opzione invece non è attivata, la conversazione attiva verrà terminata, mentre l'altra linea rimane in attesa. Finestra SwyxIt! Queste impostazioni si riferiscono esclusivamente alla reazione della finestra SwyxIt!. Autorizzazione accesso Attivare questa opzione se si desidera consentire l'accesso al proprio desktop durante una conversazione (per la condivisione di applicazioni). Per ulteriori informazioni consultare il capitolo , Autorizzazione all'accesso con un clic, pagina7-57. Segnalazione di chiamate nella barra delle applicazioni in questo caso una chiamata o una chiamata segnalata verranno visualizzate mediante un "fumetto" (casella descrittiva), cioè la finestra attiva non si modifica. La chiamata può essere presa sganciando il microtelefono, oppure facendo doppio clic sul Tray Icon. Sempre in primo piano Attivata questa opzione la finestra SwyxIt! sarà sempre in primo piano. Visualizzazione in fase di squillo Attivando questa opzione, nel caso di una chiamata in arrivo la finestra SwyxIt! verrà portata in primo piano per consentire una reazione immediata. Visualizzazione durante una conversazione Attivando questa opzione, la finestra SwyxIt! verrà portata in primo piano sganciando il microtelefono. Riduzione ad icona dopo la conversazione Attivata questa opzione, la finestra SwyxIt! verrà automaticamente chiusa e visualizzata come icona nel tray, terminate tutte le conversazioni. Visualizzazione del solo simbolo dopo la riduzione Attivare questa opzione per visualizzare SwyxIt! solo come icona (Tray-Icon). In caso contrario SwyxIt! verrá visualizzato nella barra delle applicazioni come icona e come Tray-Icon. Profilo utente

173 8.8.2 Elenchi Con l'aiuto di questa scheda si configurano l'elenco delle chiamate, Il comportamento del tasto casella vocale e della riselezione. Nell'elenco chiamate sono memorizzate tutte le chiamate in arrivo con l'indicazione di come sono state gestite. L'elenco riselezione contiene informazioni sulle ultime chiamate effettuate e su chiamate andate a vuoto. Qui è possibile impostare il comportamento della funzione di riselezione automatica. Configurazione dell'elenco chiamate e della riselezione Qui si stabilisce il numero massimo delle voci dell'elenco delle chiamate e dell'elenco riselezione e la procedura di riselezione. Configurazione dell'elenco chiamate e della riselezione Così si stabiliscono le proprietà dell'elenco delle chiamate e della riselezione 1. Nel campo "Lunghezza massima" del riquadro "Elenco chiamate" inserire il numero massimo di voci che l'elenco chiamate dovrà contenere. Il superamento del limite impostato causerá la cancellazione della voce più datata. Chiamate datate che hanno depositato una richiesta di richiamata rimarranno nell'elenco. 2. Nel campo "Lunghezza massima" del riquadro "Elenco riselezione", inserire il numero massimo di voci che l'elenco riselezione dovrà contenere. 3. Attivare l'opzione "Seleziona immediatamente" se il numero selezionato o l'utente vanno chiamati immediatamente. Se questa opzione rimane Imm. 8-9 Impostazione degli elenchi disattivata, il numero scelto può essere modificato prima della selezione vera e propria. 4. Se si desidera avviare la riselezione dell'ultimo numero chiamato direttamente mediante l'azionamento del tasto riselezione, attivare l'opzione "Usa sempre riselezione automatica" nel riquadro "Riselezione automatica". 5. Ad opzione disattivata, la riselezione automatica dell'ultimo numero chiamato, azionando il tasto riselezione, verrà avviata una volta soltanto. 6. Cliccare su OK Impostare SwyxIt!

174 Configurazione tasto casella vocale Così si definisce il comportamento del tasto casella vocale 1. Nel campo inferiore della scheda "Elenchi" si definisce cosa succede se si clicca sul tasto casella vocale: Si apre l'applicazione e- mail. Messaggi sono visibili nella casella posta in entrata e possono lì essere modificati. SwyxIt! avvia l'interrogazione remota, cioè i messaggi vengono riprodotti. Imm Impostazione del tasto casella vocale Profilo utente

175 8.8.3 Registrazione Generalmente le registrazioni vengono salvate su SwyxServer nella propria directory di utente. Qui è possibile modificare l'elenco. Dalla scheda è rilevabile se vengono registrate tutte le conversazioni, oppure se esse possono essere registrate secondo le proprie esigenze. Le relative caselle non sono evidenziate in quanto eventuali modifiche possono essere appportate soltanto ad opera dell'amministratore. Definizione directory delle conversazioni registrate Così si definisce la directory per l'archiviazione delle conversazioni registrate 1. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla superficie SwyxIt! sul tasto Registrazione e selezionare l'opzione "Proprietà" nel menu contestuale Oppure 1. Nel menu "Impostazioni" cliccare sull'opzione "Profilo utente" e selezionare la scheda "Registrazione conversazioni". 2. Cliccare su sotto "Archivia file in", per la ricerca della directory desiderata. L'opzione è automaticamente attivata nel momento in cui il campo contiene almeno una directory. 3. Cliccare "OK" per chiudere la finestra. Imm Proprietà della funzione registrazione 8-26 Impostare SwyxIt!

176 8.8.4 Tasti nome (Selezione rapida) Con l'aiuto di questa scheda si effettua la configurazione dei tasti nomi (che corrispondono ad una selezione rapida). Configurazione dei tasti nome (Selezione rapida) Così si stabiliscono le proprietà dei tasti nome 1. Nel primo campo si stabilisce il numero massimo dei tasti nome visualizzati. 2. Nel menu a discesa "Tasto nome" scegliere il tasto da configurare. 3. Indicare le proprietà di questo tasto, p.e. il numero, l'etichettatura, un'immagine da abbinare (sempre se la superficie scelta lo consente) e la procedura di selezione. 4. Definire se il numero deve essere selezionato immediatamente, cioè se cliccando sul tasto viene instaurato subito un collegamento. il display deve essere cancellato prima della selezione, cioè sul display verrà visualizzato solo il numero configurato. Non verrà preceduto da un prefisso o da un codice Imm Impostazione dei tasti nome progetto. il numero dovrà essere utilizzato per la funzione Intercom. In questo caso il collegamento viene instaurato immediatamente ed è possibile inviare un messaggio all'interlocutore senza che questo debba sganciare il telefono. Tutti i tasti nome utilizzati possono essere configurati in successione allo stesso modo. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Tasto nome, pagina Sulla superficie vengono visualizzati soltanto i tasti stabiliti in base alla definizione della superficie (p.e. Tasti 1-5 e tasto 7). Profilo utente

177 8.8.5 Tasti collegamento Con l'aiuto di questa scheda si effettua la configurazione dei tasti collegamento. Con i tasti collegamento è possibile creare dei link con programmi o pagine web usati frequentemente. Un collegamento consente p.e., cliccando sul relativo tasto, di avviare un browser oppure di aprire una banca dati. Abbinamento tasto collegamento Così si abbina un programma o un indirizzo web ad un tasto collegamento 1. Nel primo campo si stabilisce il numero massimo dei tasti collegamento visualizzati. 2. Nel menu a discesa "Tasto collegamento" scegliere il tasto da configurare. 3. Successivamente inserire tutti i parametri necessari come la riga comando, la directory e l'etichettatura del tasto. Per ulteriori informazioni consultare capitolo , Tasto collegamento, pagina Imm Proprietà dei tasti collegamento Sulla superficie vengono visualizzati soltanto i tasti stabiliti in base alla definizione della superficie (p.e. Tasti 1-5 e tasto 7) Impostare SwyxIt!

178 8.8.6 Tasti linea Configurazione tasto linea Con l'aiuto di questa scheda si effettua la configurazione dei tasti linea. Così si stabiliscono le proprietà dei tasti linea 1. Nel primo campo si stabilisce il numero massimo dei tasti linea visualizzati. 2. Scegliere nel menu a discesa "Linee" la linea da configurare. 3. Impostare successivamente le proprietá del tasto linea, p.e. l'etichettatura, i numeri telefonici per chiamate in arrivo ed uscita abbinati ed eventualmente la pausa. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.4.9, Tasti linea, pagina Imm Proprietà dei tasti linea Sulla superficie vengono visualizzati soltanto i tasti stabiliti in base alla definizione della superficie (p.e. Tasti 1-5 e tasto 7) Superficie La scheda "Superficie" serve per verificare le autorizzazioni concesse dall'amministratore del sistema. Se le opzioni risultano disattivate, l'attivitá di telecomunicazione può essere gestita solamente con la superficie standard ("LoonaClassic") stabilita dall'amministratore. Le opzioni presenti sono: "Cambio superficie consentito" E' possibile caricare una superficie diversa, il menu di selezione a discesa "Superficie" è attivato. Avendo l'autorizzazione a cambiare la superficie, è possibile caricare una superficie diversa cliccando su. "Modifica superficie consentita" Superfici esistenti possono essere modificate, salvate sotto diverso nome e quindi si possono creare superfici nuove. Avendo l'autorizzazione a cambiare la superficie, qui è possibile caricare una superficie diversa. Profilo utente

179 Caricare superfici Così si carica una superficie diversa 1. Scegliere la superficie desiderata dal menu di selezione a discesa "Superficie". Imm Proprietà delle superfici 2. Cliccare su OK. Avendo caricato una superficie che dispone di un numero di tasti linea inferiore alla superficie precedente, la configurazione delle linee rimane invariata. Tutte le linee non visualizzabili sulla superficie caricata verrano deviate sul primo tasto linea disponibile, evitando con ciò la perdita di chiamate. Se successivamente si dovesse scegliere una superficie con un numero maggiore di tasti linea, la configurazione precedentemente usata verrà riproposta Squillo Sulla scheda "Squillo" si definisce il tipo di segnale acustico per le chiamate. Nell'ambito della definizione dei segnali acustici è possibile abbinare squilli a determinati utenti oppure all'interno selezionato (vedi capitolo , Abbinamento squilli - numeri). In seguito la configurazione dei segnali acustici è possibile soltanto tramite la superficie (vedi capitolo, Squillo "silenzioso"). Il segnale acustico "bussare" per chiamate secondarie può essere disattivato (vedi capitolo, Segnalazione chiamata secondaria limitata alla superficie). E' possibile usare file appoggiati da Windows Media Player (ad es. WAV, MP3, WMA) oppure registrare nuovi segnali mediante SwyxIt! Impostare SwyxIt!

180 Abbinamento squilli - numeri Con SwyxIt! è possibile scegliere diversi tipi di squillo a seconda dell'utente che sta chiamando. In alternativa possono essere indicati anche i propri numeri interni. Lo squillo sarà differente in dipendenza dell'interno chiamato. Configurazione squilli Così si definiscono i diversi tipi di squillo 1. Cliccare su Impostazioni Profilo utente... nella barra del menu. Appare la finestra "Proprietà...".. 2. Scegliere la scheda "Squilli". 3. Su questa scheda sono riconoscibili tutti i numeri e tutte le maschere con gli squilli ad essi abbinati. E' possibile modificare voci esistenti, cancellarle oppure aggiungere nuove voci. 4. Cliccare su "Aggiungi..." per aggiungere un segnale acustico particolare. 5. Definire il nome ed il numero telefonico del chiamante. In alternativa qui può essere indicato uno dei propri numeri interni o MSN. In questo caso lo squillo verrà scelto se a tale numero interno è diretta una chiamata. Il carattere jolly * sta per un insieme di più caratteri,? per un carattere. Lo squillo verrà sempre scelto in base alla maggiore congruenza riscontrata. Profilo utente

181 6. Stabilire lo squillo. Scegliere un file dall'elenco a discesa, ricercare un file o registrarlo. 7. Definire la pausa tra gli squilli. 8. Definire il volume dello squillo. 9. Volendo applicare il volume impostato a tutti gli squilli, attivare l'opzione "Applica volume a tutti gli squilli". 10. Cliccare su OK. 11. Si ritorna alla scheda "Squillo". 12. Attivare "Segnale di avvertimento per chiamate segnalate", per generare un segnale acustico se, dopo 10 secondi, il destinatario della chiamata non risponde. (vedi capitolo 1.3, Avviso di chiamata, pagina 1-2). 13. Definire se si desidera sentire un segnale di avvertimento in caso di chiamata secondaria. Se la casella non è attivata, la chiamata secondaria verrà segnalata solo sulla superficie del PC (segnalazione silenziosa). 14. Sotto "Squillo di terminali CTI" è possibile stabilire quale dei terminali dovrà squillare trovandosi SwyxIt! in modalità CTI. Le situazioni selezionabili sono: squilla solo il CTI-SwyxIt! comandante squilla solo il terminale (SwyxIt! o SwyxPhone) comandato squillano entrambi. 15. Cliccare su OK. Gli squilli relativi a chiamate interne ed esterne non possono essere cancellati ma solo modificati Impostare SwyxIt!

182 Segnalazione chiamata secondaria limitata alla superficie E' possibile stabilire se una chiamata secondaria debba essere segnalata solamente visivamente (sulla superficie di SwyxIt!) oppure anche mediante un segnale acustico. Nella configurazione standard, il segnale acustico è attivato. A questo proposito disattivare l'opzione "Segnale bussare per chiamate secondarie" sulla scheda "Squilli" (vedi Così si definiscono i diversi tipi di squillo, pagina 8-32 passo (13)). Squillo "silenzioso" Non volendo abbinare uno squillo ad una chiamata in arrivo, nell'elenco a discesa "Squillo" relativo a tale numero scegliere l'opzione "no squillo" (vedi Così si definiscono i diversi tipi di squillo, pagina 8-32 passo (6)). SwyxIt! segnalerà la chiamata in arrivo sulla superficie, per esempio mediante animazione della linea oppure, qualora definito nel profilo utente, mediante una finestra SwyxIt! in primo piano o un fumetto Tastiera Mediante la scheda "Tastiera" è possibile configurare collegamenti (hotkeys) individuali per le funzioni più importanti di SwyxIt!. SwyxIt!in primo piano Sganciare/agganciare microtelefono Cifra 0-9, rombo, asterisco, tasto indietro Riselezione, attesa, rubrica, inversione chiamata, invio/collegamento Ridurre finestra ad icona Riunire in conferenza tutte le linee attive Prendere in sostituzione chiamata diretta al membro di un gruppo Richiesta richiamata Prendere chiamata segnalata Selezione del numero evidenziato Rubrica personale Volume più basso, Volume più alto Tutti i tasti nome Questi collegamenti diventano attivi generalmente per tutti i programmi. Avendo p.e. definito il tasto F5 come collegamento per una determinata funzione di SwyxIt!, la funzione standard di Windows "Aggiorna" non funzionerà, ma verrà aperta la corrispondente funzione di SwyxIt!. Per ripristinare la funzione originaria, è necessario annullare il collegamento definito per SwyxIt!. Profilo utente

183 Comportamento dei tasti Invio e Num Rimuovere un collegamento Così si definisce il comportamento di ulteriori immissioni mediante tasti 1. Cliccare su Impostazioni Profilo utente... nella barra del menu. Appare la finestra "Proprietà di...". 2. Scegliere la scheda "Tastiera". 3. Nel menu di selezione a discesa scegliere una funzione. Ove un collegamento fosse già assegnato, questo viene visualizzato nel campo "Collegamento" 4. Cliccare su campo "Nuovo collegamento" Adesso è possibile indicare un collegamento azionando la combinazione di tasti. 5. Cliccare su "Assegna" per abbinare il comando al tasto prescelto. SwyxIt! verificherà se il collegamento scelto non è già stato assegnato precedentemente. In caso affermativo, il sistema lo Imm Definizione di collegamenti farà presente. La procedura è da ripetere (4). 6. Attivando la funzione "Prendi chiamate con invio", al momento dello squillo queste possono essere accettate premendo il tasto "Invio" (enter). Usando un headset questo verrà attivato, telefonando con un handset o un telefono (in modalità CTI) verrà attivata la funzione vivavoce (se disponibile). Altrimenti verrà attivato solo il diffusore. 7. Attivando la funzione "Attivare tasto NumLock con finestra SwyxIt! attiva", con la finestra attiva SwyxIt!è possibile immettere il numero immediatamente mediante il blocco cifre (tastiera numerica). Se tale casella non è attivata, premendo il tasto Num è comunque possibile digitare un numero anche quando la finestra SwyxIt! non è attiva. La finestra SwyxIt! si aprirà con il numero digitato evidenziato sul display. 8. Cliccare su OK. Così si rimuove un collegamento (hotkey) 1. Per rimuovere un collegamento, scegliere la funzione dal menu a discesa. 2. L'abbinamento assegnato è visualizzato nel campo "Collegamento". 3. Cliccare su "Rimuovi" per cancellare il collegamento assegnato. 4. Cliccare su OK. Rimosso il collegamento valido per SwyxIt!, è automaticamente ripristinata la funzione Windows originaria Impostare SwyxIt!

184 SwyxPhone Configurazione tasti per SwyxPhone Mediante la scheda "SwyxPhone" è possibile creare comodamente abbinamenti per i tasti dei diversi telefoni IP. Così in SwyxIt!si configurano i tasti per SwyxPhone 1. Scegliere il modello di telefono che si desidera configurare dal menu a discesa e cliccare su "Configurazione...". Si apre una finestra con le proprietà del telefono scelto. Si vede una foto del telefono e campi disposti in analogia ai tasti sul telefono. Profilo utente

185 2. Cliccare su un campo per configurare il relativo tasto del telefono. Si apre la scheda delle proprietà del tasto. A seconda della funzione scelta è disponibile un ulteriore scheda per definire meglio le proprietà del tasto. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. 3. Seguire questo iter per configurare tutti i tasti del telefono scelto. Usando diversi modello di telefono è possibile configurare tutti i tasti per tutti i modelli di telefono. A seconda del modello scelto sono eventualmente disponibili ulteriore schede per configurare moduli a tasto Impostare SwyxIt!

186 4. Scegliere il modulo da allacciare. 5. Creare gli abbinamenti dei tasti come sul telefono e cliccare su "OK" per ritornare alla scheda "Proprietà di...". E' da tenere presente che tutti i tasti nome e linea di SwyxIt! e SwyxPhone connessi con il medesimo conto utente mostrano la stessa configurazione, cioè ad es. il tasto nome 1 ha lo stesso identico abbinamento per tutti i telefoni e lo SwyxIt! di un utente. 6. Nella finestra "Proprietà di..." è inoltre possibile importare ed esportare abbinamenti di tasti. Profilo utente

187 Per farlo usare i tasti "Esporta" o "Importa". Qui è possibile stabilire se importando o esportando i dati relativi agli abbinamenti dei tasti devono contemplare anche numeri e nomi ad essi abbinati. Disattivando la casella "Contemplare tasto nome" verrà esportato solamente la funzione (ad es. tasto nome 3), ma non il realtivo nome e numero telefonico. Verranno esportati tutti i dati configurati per il conto utente in questione. Connettendosi a uno SwyxPhone la configurazione standard verrà autmaticamente memorizzata nel proprio conto utente. 7. Definire se si desidera allacciare un headset allo SwyxPhone. Se tale opzione non è attivata, con microtelefono agganciato, accettando una chiamata, verrà attivata la funzione vivavoce. Un headset allacciato verrà attivato solamente dopo aver premuto il tasto headset sul telefono. Se l'opzione invece è attivata la conversazione potrà essere condotta mediante headset. Volendo attivare la funzione vivavoce è necessario premere il tasto diffusore sul telefono. L'opzione è comunque rilevante solo se l'utente utilizza uno SwyxPhone al quale vuole allacciare unheadset. Per ulteriori informazioni consultare l'allegato D, Terminali, pagina D Impostare SwyxIt!

188 Terminali Configurazione segnalazione stato Un utente può segnalare il proprio stato ad un altro utente (vedi capitolo 1.4, Segnalazione dello stato, pagina 1-2). Se un utente è connesso allo SwyxServer con diversi terminali, qui si può definire quale di essi segnalerà lo stato dell'utente. Esempio: Un utente dispone di uno SwyxPhone e di SwyxIt! installato sul proprio computer. Lo SwyxPhone è sempre attivo mentre il computer è acceso solo in presenza dell'utente. In questo caso è logico definire che a segnalare il proprio stato sia SwyxIt!. Così si definisce il terminale per segnalare lo stato 1. Definire se si desidera usare le impostazioni standard del server. 2. Disattivando la casella è possibile selezionare il tipo di terminale dall'elenco sottostante. Attivare la relativa casella nell'elenco. Solo i terminali attivati segnaleranno poi lo stato dell'utente. Profilo utente

189 8.9 SwyxIt! - Impostazioni locali... Configurazione locale di SwyxIt! Mediante questa scheda vengono definite tutte le impostazioni locali, cioè tutte le indicazioni valide soltanto per il PC al quale si è accessi in quel momento. Tra queste p.e. le impostazioni effettuate con l'aiuto del Sound Wizard e il nome identificativo del PC del SwyxServer o Fallback-Server, nonchè le impostazioni per la compressione dati vocali e la soppressione locale dell'eco. I parametri configurati mediante questa scheda non verranno memorizzati nell'account utente su SwyxServer, ma soltanto sul PC presso il quale le impostazioni sono state effettuate. Così si definiscono le impostazioni per il proprio PC SwyxIt! 1. Cliccare su Impostazioni SwyxIt!Configurare locale... nel menu. Appare la finestra "Proprietà di...". 2. Selezionare la scheda Configurazione locale. 1. Nel campo "Server" è da indicare il nome del computer sul quale è installato SwyxServer. Oppure cliccare su per ricercarlo nella rete. 2. Nel campo "Fallback-Server", indicare un secondo SwyxServer, a patto che l'amministratore abbia previsto un Fallback SwyxServer nella rete. Oppure cliccare su per avviare la ricerca nella rete. Ove il server non fosse operativo, SwyxIt! accederà automaticamente al Fallback- Server. 3. Se il computer sul quale è installato SwyxIt! è dotato del sistema operativo Windows 2000 o Windows XP Professional, è possibile attivare la funzione "Rilevamento automatico SwyxServer. In questo caso SwyxIt! riconosce automaticamente (dai parametri Imm Impostazioni generali di SwyxIt! DHCP) a quale SwyxServer può accedere. In questa eventualità non è possibile inserire un server o un Fallback-Server. Se SwyxIt! venisse avviato dalla barra dei comandi e i parametri per il server ed il Fallback- Server ivi indicati fossero diversi, sono prioritari e validi i parametri della barra dei comandi (vedi capitolo 8.10, Avvio dalla riga dei comandi, pagina 8-44). 4. Nel campo "Nome utente" indicare il nome dell'account su SwyxServer con il quale si desidera operare. Ciò è necessario soltanto se su SwyxServer sono memorizzati più account sotto il proprio account Windows Impostare SwyxIt!

190 5. Attivare l'opzione "Accesso con nome utente specifico", per utilizzare l'account indicato direttamente con ogni avvio di SwyxIt!. Attivare l'opzione l'opzione per scegliere un account con ogni avvio di SwyxIt!. 6. Nel campo " client" è da definire l'applicazione di posta elettronica alla quale si accede utilizzando la casella vocale (voic ). L'applicazione indicata verrà aperta quando si azionerà il tasto "casella vocale" per ascoltare i messaggi vocali lasciati. Se all'atto dell'installazione di SwyxIt! è giá installato un qualsiasi programma per la gestione della posta elettronica, il riferimento a questo verrà automaticamente inserito nel campo. Oppure cliccare su per effettuare una ricerca nella rete. 7. Nel campo "Compressione voce" indicare il tipo di compressione desiderata. Sono a disposizione diverse opzioni: Mai Scegliere questa opzione se il collegamento al SwyxServer è assicurato attraverso una rete locale (Local Area Network) ed è a banda larga. Sempre (Home Office) Scegliere questa opzione, se SwyxIt! è operante a livello di Home Office ed è collegato a SwyxServer attraverso un collegamento WAN che non dispone di banda larga (p.e. linea ISDN). Per ulteriori informazioni consultare capitolo 9.4, Installazione di SwyxIt! per Home Office, pagina9-8. Su richiesta (predefinito) in questo caso SwyxServer decide automaticamente sulla necessità dell'applicazione della compressione. 8. Passare alla scheda "Periferiche audio". 9. Selezionare il dispositivo da usare per la conversazione dall'elenco a discesa "Voce" sotto "Hardware". 10. Nel campo "Interfaccia in uso" è possibile indicare mediante quale interfaccia sgancio ed aggancio del microtelefono dovranno essere segnalati. 11. Nel campo "Intercom" è da indicare il dispositivo mediante il quale dovrà essere diffuso il messaggio. Imm Impostazioni locali delle periferiche audio per SwyxIt! SwyxIt! - Impostazioni locali

191 12. Nel campo "Squillo" indicare il dispositivo mediante il quale dovranno essere segnalati gli squilli. E' per esempio possibile condurre una conversazione mediante una combinazione cuffiamicrofono allacciata all'ingresso USB, mentre gli squilli vengono generati attraverso la scheda audio e i diffusori. 13. Definire qui se la soppressione eco locale è da attivare. (Impostazione standard: attiva) Si consiglia di disattivare tale funzione soltanto se influisce negativamente sulle prestazioni del PC. 14. Attivando l'opzione "Segnala chiamate in arrivo anche mediante diffusore interno del PC", in presenza di chiamate in arrivo si avvertirà, oltre allo squillo generato attraverso la scheda audio, anche un segnale acustico generato dal diffusore interno del PC. Ciò è sensato p.e. usando una combinazione SwyxIt! Headset, se questa non viene costantemente portata. 15. Passare alla scheda "CTI". 16. Attivando la casella "Avvia come CTISwyxIt!", SwyxIt! passa in modalità CTI. Significa che verrà ricercato un altro terminale connesso con il medesimo nome utente e comandato da SwyxIt!. Per ulteriori informazioni consultare capitolo 7.6, GestionemediantePC di unswyxphone o SwyxIt! (CTI), pagina Con SwyxIt! installato su un terminal server, qui è possibile attribuire una linea TAPI a questo SwyxIt!. Per ulteriori informazioni consultare l'allegato E, SwyxIt! in modalità terminal server, paginae Cliccare su OK. Se per la voce è stata scelta una periferica non appoggiata da SwyxIt!, verrà automaticamente attivato il Sound Wizard non appena la finestra "Periferiche audio SwyxIt!" verrà chiusa cliccando su "OK". E' consigliato avviare il Sound Wizard (guida per la calibrazione sonora) per garantire l'impostazione ottimale delle periferiche audio Impostare SwyxIt!