Prestito Interbibliotecario in SOL / ILL-SBN per SBA. Antonella Orviati 21 novembre 2013

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1 Prestito Interbibliotecario in SOL / ILL-SBN per SBA Antonella Orviati 21 novembre 2013

2 Argomenti che tratteremo Riorganizzazione del servizio nuove procedure di lavoro Inserimento richieste ricevute in SOL Creazione nuove biblioteche partners Vantaggi di ILL-SBN

3 Nuovi flussi di lavoro per il pib ATTIVO Tutte le biblioteche verranno coinvolte più attivamente nel processo di gestione del modulo prestito interbibliotecario in SOL. Le biblioteche dell Area Umanistica gestiranno localmente parte dell iter in collaborazione con l ufficio centralizzato.

4 Nuovi flussi di lavoro per il pib Cosa cambia : ATTIVO/1 Al ricevimento delle richiesta (in qualsiasi modo essa giunga) per prima cosa essa verrà inserita in SOL in: Circolazione Documenti > Prestiti e servizi ILL > Richieste ricevute

5 Nuovi flussi di lavoro per il pib ATTIVO/2 Dopo aver controllato a scaffale, si registrerà lo status successivo, ovvero Accettato o Respinto : Le biblioteche di Area Umanistica procederanno direttamente alla spedizione (aggiornando a materiale spedito ), le altre manderanno il volume al Servizio Centralizzato

6 Perché usare SOL per il PIB /1 Registrando correttamente l invio del materiale come prestito interbibliotecario, in Opac sarà possibile vedere la data del presunto rientro (solitamente tempi piu lunghi di un prestito locale).

7 Perché usare SOL per il PIB/2 Richieste immesse (PASSIVO) : Registrando la consegna del materiale all utente (solo nei casi consentiti dalla biblioteca fornitrice!) sarà possibile impostare l invio di avvisi di scadenza e solleciti automatici in caso di ritardata riconsegna, come avviene per i prestiti intersistemici.

8 Perché usare SOL per il PIB/3 Se ogni biblioteca registra in SOL tutta la propria attività l elaborazione delle statistiche sarà eseguita correttamente ed inoltre sarà reso più semplice il calcolo dei famigerati carichi di lavoro.

9 Perché usare SOL per il PIB/4 SOL invia in maniera automatica messaggi di posta elettronica alle biblioteche richiedenti, in questo modo verranno ridotte e razionalizzate le comunicazioni tra biblioteca fornitrice e servizio centralizzato, e tra biblioteca fornitrice e biblioteca richiedente.

10 Perché usare SOL per il PIB/5 Utilizzando il modulo SOL le biblioteche richiedenti riceveranno un messaggio di posta elettronica con l indirizzo della biblioteca fornitrice e potranno così rispedire i volumi direttamente alle vostre sedi senza il passaggio presso il servizio centralizzato.

11 Perché usare SOL per il PIB/6 Nella scheda identificativa di ogni Biblioteca partner si potrà inserire nel campo note una breve descrizione delle condizioni di reciprocità/rimborso/tipo di pagamento attualmente in vigore con la stessa e valevoli per tutte le biblioteche del nostro Ateneo.

12 Chiariamo la terminologia SOL Richieste ricevute = ATTIVO (lending) = richieste di NOSTRO materiale effettuate da altre biblioteche SOL Richieste immesse = PASSIVO (borrowing) = richieste immesse da noi per soddisfare i bisogni della nostra utenza

13 Dove eravamo rimasti? Quanti usano ancora H04546? Ad oggi la procedura prevista in SOL (modulo Circolazione documenti Prestiti e servizi ILL ) non viene utilizzata da tutti, alcune biblioteche registrano ogni volume richiesto in prestito interbibliotecario come prestito locale all utente fittizio H04546.

14 L UTENTE FITTIZIO H04546 non si deve usare più!!!! (era stato detto già nel 2011) Solo per i colleghi SBA E ora di mandare in pensione H04546 D ora innanzi le registrazioni dei prestiti interbibliotecari verranno fatte dalle singole biblioteche fino allo status : Richiesta inviata a biblioteca

15 Distinzione tra IIS e ILL : INTERSISTEMICO All interno di ogni polo le varie biblioteche dialogano tra di loro BIBL. A DEL POLO TSA Mail+agg.stato BIBL. B DEL POLO TSA

16 I Poli SOL invece non dialogano!! POLO TSA Solo mail!! POLO XXX

17 Dalla procedura Circolazione documenti / Prestiti e servizi ILL vengono inviati automaticamente messaggi di posta elettronica al verificarsi di alcuni cambi di stato, ma non vi è alcun aggiornamento automatico anche nei casi in cui entrambe le biblioteche utilizzino SOL Il modulo permette di agire anche al posto della biblioteca partner (cosa che non avviene con ILLSBN).

18 Dunque l unica possibilità di DIALOGARE veramente tra biblioteche appartenenti a Poli diversi e di ottenere l aggiornamento automatico della situazione resta ILL-SBN grazie alla funzione Import/Export. POLO TSA POLO XXX

19 Utilizziamo la versione di prova SOL TRIAL jsp Oppure: (provvisorio)

20 RICHIESTE RICEVUTE Qui la biblioteca ha il ruolo di biblioteca fornitrice (ATTIVO) Con questa funzione si possono gestire le richieste RICEVUTE, utilizzando alcuni filtri: - Arco temporale, Tipo di movimento, Biblioteca richiedente; - Dati del materiale richiesto (titolo, inventario, numero standard): - Dopo l ultima release abbiamo anche 3 filtri veloci: - Richieste da gestire - Documenti da spedire - Documenti in arrivo

21 RICHIESTE IMMESSE Con questa funzione si possono creare nuove richieste e gestire le richieste in uscita (qui il nostro ruolo e quello di biblioteca richiedente o PASSIVO) Anche in questo caso si possono filtrare i risultati con gli stessi parametri già visti

22 GESTIONE BIBLIOTECHE PARTNERS / 1 Come si verifica se una Biblioteca è già presente nell anagrafica del nostro Polo? Amministrazione sistema Biblioteca Ricerca per parole (Polo IN BIANCO!!)

23

24 GESTIONE BIBLIOTECHE PARTNERS / 2 Condizione indispensabile affinche le biblioteche possano richiedere o fornire servizi e che siano: A. Inserite come biblioteche in Anagrafica B. Trasformate in utente C. Associate ai servizi

25 GESTIONE BIBLIOTECHE PARTNERS / 3 Esempio : la biblioteca TSA DV riceve una richiesta dalla biblioteca RMG CG RMG CG è presente in anagrafica? E iscritta come utente? (= associata) Nel dettaglio biblioteca è presente un indirizzo di posta elettronica?

26 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 1 -Scelta del Polo : NSB e tutti gli altri poli SBN - Dove verificare i codici: Solo SBN: Tutte: -Codice ISIL e codice SBN: Biblioteca generale dell'università degli studi di Trieste Codice ISIL: IT-TS0137 Codice SBN: TSABG ESERCIZIO : Biblioteca Comunale Sandro Penna - Perugia

27 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 2 Se la biblioteca è in SBN ha già il suo codice, dobbiamo obbligatoriamente usare quello; Se la biblioteca NON è in SBN dobbiamo per forza assegnarle il Polo NSB e in questo caso il codice lo assegneremo noi.

28 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 3 Bisogna seguire attentamente le istruzioni che trovate qui: Documento intitolato: Gestione delle biblioteche partner in SOL per il prestito interbibliotecario ed intersistemico fare particolare attenzione alle ABBREVIAZIONI E TRONCAMENTI DA ADOTTARE NELLA COMPILAZIONE DEL CAMPO NOME DELLA BIBLIOTECA

29 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 3 Al verificarsi di qualsiasi incongruenza (ad esempio se ci rendiamo conto che una biblioteca NSB è in realtà presente in un Polo SBN) occorre avvisare il nostro referente di Polo. Esempio : NSB 35 (= URB AU)

30 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 4 Ecco come NON fare : UFI G1 (=UFI KE!), NSB 35 (=URB AU), NSB 20 e 97 (dove stanno?), NSB 73, 81 e ZZ (ITALIA?), NSB G1, NSB LJ, NSB U4 (mail) Non siamo soli : i dati immessi serviranno ai nostri colleghi, se non siamo sicuri al 100% chiediamo aiuto!

31 Inserire una nuova biblioteca partner in SOL / 5 Trasformare una biblioteca in utente: Dopo aver inserito correttamente i dati della nuova biblioteca occorre utilizzare la funzione Dettaglio utente ; a questo punto il sistema assegnerà un codice utente alla biblioteca appena creata; Se la creazione è stata fatta dalla biblioteca di lavoro, l associazione è automatica.

32 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 1 Da Circolazione Documenti > Prestiti e servizi ILL > Richieste ricevute NUOVO; Scegliere Tipo movimento ; Scegliere Biblioteca richiedente - Polo - Codice bibl.

33 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 2 Documento nel Catalogo : Una volta individuato il documento ricercandolo per inventario, è possibile recuperarne tutti i dati bibliografici. In fase di inserimento si viene avvisati, con opportuna messaggistica in rosso, se l'inventario richiesto è: in prestito; non prestabile (es. circolazione no, inventario non collocato, stato della copia non compatibile con il prestito,...); oggetto di altre richieste di prestito ILL, di prenotazioni o di richieste di prestito; non ammesso al prestito ILL.

34 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 2bis Documento non presente nel Catalogo : in questo caso la biblioteca richiedente puo aver visto da altre fonti che possediamo un certo materiale anche se non risulta in Opac (es: cataloghi retrospettivi).

35 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 3 Scriviamo il n. inventario (oppure il titolo etc.) e diamo un invio, i dati si completeranno automaticamente; Confermiamo; A questo punto la richiesta e stata solamente creata, non c e ancora alcuna comunicazione con la biblioteca richiedente.

36 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 4 Riprendiamo la richiesta ancora in stato: Richiesta inviata a biblioteca e in base alla disponibilità o meno di quanto richiesto, aggiorniamo lo stato in Accettato oppure Respinto; Solo a questo punto la biblioteca richiedente riceverà una mail.

37 ATTIVO - Inserimento nuova richiesta / 5 I passaggi appena descritti non sono necessari alle biblioteche ILL-SBN, che si trovano le richieste (provenienti da altre biblioteche ILL-SBN) già inserite e devono perciò semplicemente accettarle o respingerle e mandare il materiale al PIB centralizzato (o procedere direttamente alla spedizione).

38 ATTIVO - Gestione richieste ricevute L ufficio centralizzato gestisce: L aggiornamento dello stato relativo alla spedizione del volume in SOL; Le comunicazioni tra le biblioteche di Ateneo e le biblioteche partner riguardo alle condizioni di prestito, rimborsi, modalità di spedizione, proroghe etc.; L aggiornamento del file Access con la registrazione di ogni richiesta, suddiviso per singola biblioteca di Ateneo; Il confezionamento del pacco e l inserimento dei documenti di viaggio ; La compilazione delle distinte dei pacchi-raccomandata e/o posta ordinaria.

39 ATTIVO - Gestione richieste ricevute / 2 Al rientro dei volumi va aggiornato lo stato a rientrato : lo stato documento arrivato in biblioteca richiedente viene aggiornato dalla biblioteca richiedente solo se la richiesta e stata immessa tramite ILL-SBN, altrimenti si può saltare direttamente a rientrato. In caso di richiesta di proroga, occorre prima aggiornare a documento arrivato in biblioteca richiedente dopodiché nella tendina appare la richiesta di proroga, che si può concedere o negare.

40 Gestione richieste da ILL-SBN - Ricevute - Le biblioteche ILL-SBN sono molto facilitate nella gestione delle richieste ricevute: Non è necessario creare la richiesta in SOL, essa viene importata automaticamente da ILL-SBN; Il numero di riferimento è univoco; Gli aggiornamenti di stato vengono comunicati alla biblioteca richiedente sia all interno del software sia con l invio di una mail

41 Gestione richieste da ILL-SBN - Immesse - Le biblioteche ILL-SBN sono molto facilitate nella formulazione di richieste (verso altre biblioteche ILL-SBN..!): le richieste vengono create automaticamente a partire dall Opac SBN, dove è possibile controllare la disponibilità del documento desiderato; alle richieste viene assegnato un unico numero di riferimento ( a differenza di SOL)

42 Esercizi Creare una nuova biblioteca nel polo NSB Inserire come indirizzo di posta elettronica per ill il NOSTRO indirizzo personale Lavorare a coppie inserendo richieste di prestito interbibliotecario come provenienti da una biblioteca del polo TSA (possibilmente quella in cui lavoriamo) e destinate alla nuova biblioteca NSB (selezionare anche Documento non presente nel Catalogo )

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