PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE

Transcript

1 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Dipartimento Tecnologico A.O. Monaldi. Firma del responsabile della candidatura - 1 -

2 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano SIC (Sistema Informativo Clinico ) A.O. Monaldi Responsabile: Cognome: Rossi Nome: Antonio Telefono: _antonio.rossi@ospedalemonaldi.it Ruolo: _Direttore Dipartimento Tecnologico Referente: Cognome: Pepino Nome: Alessandro Telefono: / _alessandro.pepino@ospedalemonaldi.it_ Ruolo: _Consulente Responsabile SIC Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/-01-/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali) (Fondi regionali per tramite di i partner tecnologici esterni).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 2 -

3 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali x è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit x richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate x sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Lo sviluppo del Sistema Informativo Clinico SIC è strettamente correlato con i piani di miglioramento organizzativo relativi al controllo della spesa imposto dal Piano di Rientro della Regione Campania, agli adempimenti imposti dal Piano Nazionale e Regionale per il contenimento dei tempi di attesa nonché e non ultimo alle attività mirate alla riduzione del rischio clinico ed alla adozione della cartella clinica infermieristica Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder X esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 3 -

4 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Dal 1995 l Ospedale V. Monaldi, è stato indicato quale Azienda Ospedaliera di rilievo nazionale e di alta specializzazione, in considerazione dei 800 (oggi 500) posti letto e di peculiari connotati di qualità nel campo delle malattie cardiopolmonari che, coniugate alle altre varie discipline di medicina e chirurgia presenti in Ospedale, con il supporto specialistico di laboratori e radiodiagnostiche particolarmente attrezzate, lo rendono punto di riferimento dell intera area meridionale. La situazione del Sistema Informativo dell ospedale Monaldi ha subito nel tempo una evoluzione che lo ha portato ad assumere in questi ultimi anni un ruolo di avanguardia tra le Aziende Sanitarie della Regione Campania, ruolo che già aveva nel passato quando sviluppava attività di servizio per l intera Regione e costituiva un punto di riferimento tecnico e di formazione. Nell anno 2000 è partito il processo di completo rinnovamento del sistema ICT come primo passo è stato attuato un progetto di cablaggio telematico capillare e di informatizzazione di base aderente agli standard Industriali, che ha dotato l Azienda Ospedaliera Monaldi di oltre 3000 punti rete doppi (Fonia dati) premessa indispensabile per uno sviluppo affidabile di un grande sistema informativo aziendale, nel medesimo appalto sono stati predisposti anche tutti i necessari servizi infrastrutturali (sistema di autenticazione, servizi web, posta elettronica etc.) Da questo momento lo sviluppo del sistema ICT sanitario è stato portato avanti partendo dai servizi applicativi di base di supporto alla TOTALITA delle UO quali ad es.: Funzioni di Sicurezza per l accesso alla rete, Archiviazione e Visualizzazione Immagini Radiologiche con modello filmless e paperless, Distribuzione Video dalle Sale Operatorie, Video Sorveglianza Ingressi e/o Pazienti, Gestione informatizzata della Piastra Operatoria, PACS-RIS, Gestione Laboratorio Analisi, Gestione Anatomia Patologica, Sistema CUP di gestione delle prestazioni ambulatoriali.. Attualmente questi sistemi vengono usati in maniera pervasiva in tutti i reparti e i processi clinici iniziano a fare un uso massivo di tali strumenti. Il contenimento dei costi dell Assistenza Sanitaria nel rispetto dei necessari livelli minimi di assistenza, richiede oggi un completo ripensamento dei flussi organizzativi in ambito clinico, al fine di garantire maggiore qualità al processo diagnostico-terapeutico. Occorre quindi tracciare in maniera accurata tutte le fasi operative del processo clinico al fine di rilevare in maniera analitica i consumi materiali e umani e i vari punti di controllo del percorso diagnostico-terapeutico. E stato infatti provato che il monitoraggio in tempo reale dei costi di gestione (Farmaci e Presidi) e la tracciatura delle fasi operative di un percorso diagnostico terapeutico (Chi fa Cosa e Quando) inducono una immediata riduzione dei costi da un lato e del rischio clinico dall altro. L avvio di un percorso informatizzato nella gestione del paziente, e quindi la caduta di tutte le resistenze ostative al cambiamento, innesca inoltre un processo virtuoso che porta a migliorare progressivamente la qualità di tutte le componenti organizzative del percorso sanitario. Le esigenze di controllo delle amministrazioni centrali: Regioni e Ministero, richiedono alle Amministrazioni periferiche, responsabili delle erogazioni dei servizi, una mole crescente di dati sia dal punto di vista quantitativo che qualitativo; gli strumenti tradizionali di misurazione delle attività (Modelli sts 24), basati sull autovalutazione da parte dei responsabili delle Unità Operative, non consentono un efficace controllo di gestione in quanto non rispondono in maniera adeguata alle attuali dinamiche delle PA. E quindi indispensabile predisporre flussi informativi in grado di fotografare in tempo reale le attività delle PA. Nonostante siano quindi già disponibili una serie di sistemi informatizzati che permettono di migliorare la qualità e la rapidità del percorso diagnostico, (basti pensare alla gestione informatizzata delle immagini radiologiche che permette una specificità e analiticità diagnostica impossibile con le immagini tradizionali, oppure alla automazione degli esami di laboratorio che consentono di disporre dei i risultati appena 2 ore dopo il prelievo e istantaneamente in qualunque puto della rete telematica) il percorso diagnostico terapeutico si sviluppa essenzialmente in modo tradizionale, quindi le varie fasi, ricovero, - 4 -

5 visite, somministrazione farmaci, consulenze extrareparto si sviluppano senza alcun controllo e/o tracciatura del processo. Per analoghi motivi l amministrazione non è in grado di sapere in tempo reale quali siano le risorse effettivamente impiegate per quel paziente. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene X altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Data la attuale carenza di risorse finanziarie e umane all interno delle PA sanitarie in genere, e in particolare all interno della A.O. Monaldi, la filosofia fondante il progetto di miglioramento è stata quella di mettere a fattor comune interessi di diversi stakeholder esterni (Partner tecnologici del settore ICT e Università) al fine del raggiungimento degli obbiettivi fissati. La A.O. Monaldi nell ambito del presente progetto, si pone quindi come sede di sperimentazione di prodotti ICT innovativi per l uno e come palestra di formazione on the job per l altro secondo un programma di lavoro finalizzato alla creazione del nuovo SIC della A.O. Monaldi In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): X dati di funzionamento (specificare quali): La gestione dei flussi legati alla attività clinica che ruota attorno al paziente soffre di alcune criticità: Le varie fasi del percorso diagnostico terapeutico ricovero-prestazioni interventi-assistenza non sono tracciate in modo affidabile e questo comporta da un lato la impossibilità di valutare le risorse erogate e dall altro il rischio da parte del paziente che alcune fasi vengano omesse o erogate nei tempi non appropriati. Queste carenze tecnico-organizzative incidono in senso generale ai vari livelli rendendo difficoltosa e inefficace il governo della struttura Nel percorso di ricovero, particolarmente critica è la gestione delle attività ambulatoriali in regime 662 per le quali si intendono quelle prestazioni strettamente e direttamente correlate al ricovero programmato, preventivamente erogate al paziente dalla medesima struttura che esegue il ricovero stesso, remunerate dalla tariffa onnicomprensiva relativa al ricovero, non soggette alla partecipazione alla spesa da parte del cittadino, queste prestazioni vengono effettuate in assenza di qualunque impegnativa e spesso sfuggono a qualunque genere di contabilizzazione rappresentando un teatro ricorrente di attività gestita in modo personalistico e clientelare. Analogamente in genere sfuggono ad una gestione accurata anche i relativi referti che dovrebbero essere allegati alla cartella clinica che costituisce il diario del ricovero. La stessa cartella clinica, in particolare quella infermieristica è gestita in maniera assolutamente tradizionale pertanto la sua accurata compilazione non è assolutamente soggetta ad alcun genere di controllo; la realizzazione di un SIC Sistema Informativo Clinico è - 5 -

6 la strada obbligata per avviare un reale cambiamento organizzativo e la messa in qualità del percorso diagnostico terapeutico. La principale criticità nello sviluppo di un SIC è legata da un lato alla difficoltà nel reperire risorse economiche da destinare alla acquisizione dei prodotti e servizi necessari, dall altro alla carenza di risorse umane in possesso delle competenze necessarie per la gestione dei processi di adeguamento organizzativo. Molto spesso infatti gli investimenti in ICT risultano poco efficaci a causa della. sottovalutazione delle complessità legata alle formazione del personale, alla ridefinizione delle procedure, alla resistenza al cambiamento, al necessario adattamento del flusso informatico alle specifiche esigenze dei processi clinici. Le soluzioni ICT attualmente disponibili sul mercato per la realizzazione di un SIC non si possono considerare ancora del tutto consolidate, quindi sebbene sia innegabile la importanza di un SIC per la razionalizzazione dei costi e la riduzione del rischio clinico, la sua creazione viene ancora considerata una attività di tipo fortemente innovativo. Questi due ultimi elementi fanno si che i processi di adeguamento organizzativo attraverso l introduzione di strumenti ICT innovativi sia in generale un processo ancora costoso e rischioso se affrontato attraverso gli strumenti tradizionali di acquisizione di beni e servizi. Le dirigenza del dipartimento tecnologico, quindi, nel prendere atto di non disporre delle risorse economiche e umane e di alcune competenze, indispensabili alla attivazione e gestione del cambiamento, ha ritenuto di ovviare a tali lacune mediante sinergie e collaborazioni con soggetti esterni sua pubblici che privati. Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi x della soluzione: coinvolgere il personale x utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge x ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Il piano si propone di avviare un generale processo di miglioramento del percorso diagnostico terapeutico finalizzato a: a) riduzione dei costi di gestione attraverso un controllo analitico dei flussi lavorativi e delle risorse materiali (farmaci e presidi) impiegate, piuttosto che, (come purtroppo si sta attuando) una generalizzata e acritica riduzione delle risorse sia di personale (blocco delle assunzioni e del turnover, riduzione dei posti letto, riduzione delle risorse dedicate a farmaci e presidi) che inevitabilmente conducono ad un decadimento del livello di assistenza. b) Riduzione del rischio clinico attraverso la tracciatura e controllo del percorso diagnostico terapeutico. Il progetto si propone di raggiungere questi obiettivi, a titolo di esperienza pilota in almeno in 1 Unità.0perativa della A.O. Monaldi. che rappresenterà quindi un laboratorio su cui verificare i nuovi modelli organizzativi, Le soluzioni adottate verranno successivamente estese a tutte le altre U.O. della A.O. Monaldi, dando priorità a quelle ad indirizzo chirurgico.. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Gli obiettivi generali su indicati possono essere riassunti nei seguenti obiettivi specifici. a) Attualmente l accesso alle prestazioni di ricovero è regolato da registri di ricovero cartacei che non danno alcuna garanzia di trasparenza all utenza, un primo obiettivo del piano indicato è quindi quello di regolamentare ai sensi del Piano Nazionale e Regionale per il contenimento dei tempi di attesa l accesso alle prestazioni di ricovero mediante un sistema di gestione informatizzato delle liste di attesa. In questo modo l accesso alla lista e quindi l inserimento di un nuovo paziente o la sua rimozione precedente al ricovero sono accuratamente tracciati dal sistema informatico. b) Controllare e quindi ridurre il consumo dei farmaci nonché la riduzione del rischio legato alla somministrazione del farmaco attraverso un controllo in tempo reale della corrispondenza farmaco prescritto = farmaco somministrato. c) Predisporre un sistema di tracciatura analitica del percorso diagnostico terapeutico del paziente. d) Migliorare la qualità del processo di produzione/distribuzione dei referti all interno e compatibilmente con le esigenze di privacy del singolo assistito, e quindi esclusivamente con il Suo consenso, all esterno della A.O. Monaldi. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Posto che gli utenti intermedi di un SIC sono gli operatori sanitari della A.O. Monaldi mentre i destinatari finali sono gli assistiti, l intervento oggetto del presente piano avrà come impatto per i primi un nuovo flusso di lavoro per la gestione del paziente in reparto, mentre per i secondi un accesso più trasparente ai ricoveri una riduzione del rischio clinico ed un miglioramento della qualità ed accuratezza della documentazione clinica. Più nel dettaglio, la tracciatura del percorso diagnostico terapeutico attraverso il sistema informativo denominato in sintesi SIC (Sistema Informativo Clinico) porterà, come primo impatto, ad una decisa responsabilizzazione degli operatori e di conseguenza un sensibile cambiamento nel rapporto tra l operatore e l amministrazione. Questo effetto consueto nei processi di - 8 -

9 modernizzazione dei flussi di lavoro, se da un lato porterà ad innegabili benefici ad entrambi i soggetti legati soprattutto alla certezza in merito alle attività svolte sia in quantità che in qualità, va anche gestito in modo adeguato dal punto di vista comunicativo al fine di coinvolgere adeguatamente il personale al cambiamento ed evitare possibili fenomeni persecutori e quindi di rifiuto della innovazione. L utente finale, in fase di accesso alla struttura, se da un lato potrà fruire di un sistema di assistenza più trasparente, dovrà anche essere educato alla rigidità delle procedure ed alla ineluttabilità del principio della coda di attesa. Durante il ricovero invece l assistito fruirà di un servizio assistenziale più controllato e quindi meno esposto a rischi legati all errore umano, inoltre il paziente non potrà non percepire il miglioramento delle procedure con un aumento del senso di fiducia negli operatori e nella istituzione. L amministrazione infine grazie ai dati analitici di consumo ed al controllo dei flussi di attività potrà predisporre in maniera più consapevole le strategie di razionalizzazione delle risorse mirate al contenimento dei costi nel rispetto dei livelli di assistenza. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Lo strumento per il raggiungimento degli obiettivi indicati è il Sistema Informativo Clinico SIC, Il SIC verrà sviluppato come ulteriore estensione di una piattaforma tecnologica già attualmente in uso presso la A.O. Monaldi e che attualmente serve le attività di gestione delle prestazioni ambulatoriali (CUP) integrate con il CUP regionale CUrrEP. (Fig. 1) La piattaforma denominata TrakCare rappresenta l esempio più maturo presente sul mercato internazionale di EPR Sanitario, e consente di costruire moduli personalizzati per la gestione di una qualsiasi struttura sanitaria sia pubblica Fig. 1 che privata. Fig. 2 Come si vede il cuore del sistem,a è il cosiddetto EPR Electronic Patient Record di cui la cartella infermieristica è il nucleo fondamentale, la piattaforma è anche dotata degli strumenti di integrazione che consentono al modulo EPR di collegarsi agli elementi preesistenti del Sistema Informativo Sanitario. La piattaforma TrakCare fa uso per tutti i suoi moduli di una interfaccia utente omogenea che può essere agevolmente personalizzata sulle specifiche esigenze della U.O.. (Fig. 2) La attuale configurazione del SIS della A.O. Monaldi è la seguente (Fig. 3): - 9 -

10 PACS/Ris: Sistema di gestione per la Archiviaizione, Gestione, Visualizzazione delle immagini e la gestione del flusso di lavoro radiologico che si sviluppa in maniera totalmente informatizzata avendo eliminato completamente l uso della carta e delle pellicole. LIS: Sistema di gestione dei dati di laboratorio che permette l acquisizione e gestione dei dati di laboratorio; il sistema permette la consultazione in tempo reale dei dati di laboratorio in tempi minimi rispetto all atto del prelievo, a tutto vantaggio dell assistenza del malato soprattutto dei pazienti in area critica. Gest. Area Critica: Il sistema permette la completa gestione del flusso paziente nel reparto operatorio e la gestione cartella clinica in terapia intensiva. In particolare la gestione delle sale operatorie consente la tracciatura delle fasi operatorie e del consumo di farmaci e presidi e consente una analitica valutazione dei costi e un analitico controllo operativo. Anatomia Patologica, ADT, Area Amministrativa: Set di applicazioni Legacy che vengono integrate con il SIC oggetto di realizzazione attraverso la piattaforma di integrazione Ensemble Il sistema ADT in particolare fornisce l anagrafica di riferimento per tutte le applicazioni aziendali e in particolare per la piattaforma TrakCare.. Un SIC si può considerare composto di una serie di moduli funzionali: a) Gestione lista di attesa ricoveri è lo strumento adoperato dal Caposala e dal medico responsabile del reparto per registrare le richieste di ricovero, e graduarle in SIC (TrakCare) base alla priorità e alla data di richiesta al fine di garantire all utente trasparenza e tempi certi e Piattaforma di integrazione (Ensemble) adeguati per accedere alla prestazione di ricovero. Il sistema informatizzato consentirà anche alla Pacs/ris Fig. 3 LIS Gest. Area Critica momento alle liste di attesa. Anatomia Patologica ADT Area Amministrativa amministrazione e eventuali soggetti esterni (Agenzie Regionali, Associazioni di utenti) di accedere in qualunque b) Gestione attività ambulatoriali in regime pre-ricovero: è lo strumento che consente all assistito, in attesa di un ricovero per prestazioni chirurgiche, di essere inserito nelle liste di attesa relative alle prestazioni ambulatoriali da effettuare presso l Ospedale propedeutiche all intervento chirurgico, senza essere necessariamente ricoverato. L uso di questo strumento consentirà alla Amministrazione di contabilizzare nel controllo di gestione tutte queste prestazioni che il paziente effettua senza impegnativa prima del ricovero e che rappresentano per l A.O. Monaldi una rilevante voce di costo di cui attualmente si perde completamente traccia. c) Gestione reparto e ricoveri al posto letto: è lo strumento che permette di gestire la pianificazione e assegnazione del posto letto. d) Gestione cartella clinica infermieristica: è il vero cuore del sistema, tiene traccia in termini temporali e di operatori di tutte le attività che riguardano il paziente e consente di registrare tutti i principali dati di interesse infermieristico. e) Gestione ciclo del farmaco: all interno della cartella infermieristica consente la registrazione delle fasi di prescrizione ed erogazione del farmaco e consente la contabilizzazione ed il controllo tra farmaco prescritto ed erogato

11 f) Fascicolo Sanitario Personale: è un sistema di repository centralizzato basato sullo standard di refertazione XDS CDA2/Hl7 per la memorizzazione e diffusione dei referti (fascicolo sanitario del paziente) all interno e all esterno dell Azienda Ospedaliera, pertanto qualunque operatore della A.O. Monaldi potrà accedere in linea a tutti i referti dell assistito tramite la Intranet e a sua volta il paziente, se lo desidera, e sotto la sua responsabilità, potrà accedere ai propri referti attraverso il sito dell Azienda Ospedaliera Monaldi. La piattaforma di integrazione Ensemble consentirà la integrazione dei vari moduli in corso di attivazione della piattaforma Trak Care con i moduli preesistenti al fine di ricostruire e tracciare l intero percorso diagnosticoterapeutico del paziente.la architettura generale del modello di integrazione è riportato Fig. 4 Modello di integrazione in fig. 4. Come si nota il modello prevede la costruzione di adapter da e verso un modello di messaggistica basata sullo standard HL7 che in previsione dell adeguamento delle applicazioni possono essere rimossi in maniera modulare e quindi seguire il processo evolutivo del Sistema Informativo Aziendale. I moduli di integrazione vengono costruiti sotto forma di script realizzati tramite interfacce grafiche amichevoli (Fig.5) e pertanto non richiedono scrittura di codice e modifica dei moduli applicativi; a Fig. 5 garanzia della manutenibilità e gestibilità futura del sistema di integrazione. Il modello di integrazione prevede quindi da un lato la gestione degli ordini per la tracciatura delle attività ambulatoriali da e verso la cartella infermieristica, dall altro la creazione/gestione di un repository centralizzato di referti che costituirà una sorta di archivio virtuale al quale gli assistiti potranno accedere per consultare in modalità on-line i risultati delle prestazioni ambulatoriali fruite presso la Fig. 6 A.O. Monaldi. Un modello di adapter per la integrazione con il repository è riportato in fig.. 6. Per ognuno dei moduli applicativi prima indicati possibile individuare una serie corrispondente di sub-obiettivi funzionali dell obiettivo generale prima indicato. a) Accesso trasparente ai ricoveri

12 b) Riduzione dei tempi di attesa interni e più accurata contabilizzazione delle attività ambulatoriali eseguite in regime 662. c) Controllo direzionale più efficiente delle attività di ricovero. d) Migliore accuratezza della gestione dei dati infermieristici e riduzione del rischio clinico. e) Contabilizzazione più accurata dei consumi farmaci, riduzione dei consumi e riduzione del rischio legato al ciclo di somministrazione del farmaco. f) Maggiore accuratezza della refertazione e accesso più rapido e sicuro ai referti con tracciatura del percorso diagnostico terapeutico (chi produce il referto, e quando) e corrispondente riduzione del rischio connesso alla errata interpretazione del dato. Glossario ADT : Ammissione, Dimissione e Trasferimento rigurda essenzialmente la registrazione e gestione della Scheda di Dimissione Ospedaliera : SDO PACS: Picture Archive and Communication System (Sistema Archiviazione e Comunicazione di Immagini) SIC : Sistema Informativo Clinico riguarda la gestione informatizzata del percorso diagnostico terapeutico SIS: Sistema Informativo Sanitario riguarda la generalità dei sistemi informatizzati ospedalieri ICT: Information and Communication Technology DS: Direzione Sanitaria DG: Direzione Generale DA: Direzione Amministrativa RIS: Sistema Informativo Radiologico riguarda la gestione dei flussi dati paziente in radiologia LIS: Sistema Informativo di Laboratorio riguarda la gestione dei flussi dati paziente in laboratorio analisi CUP: Centro Unificato di Prenotazione riguarda la gestione dei flussi dati paziente per le prestazioni ambulatoriali EPR: Electronic Patient Record Sinonimo di SIC XDS CDA2/Hl7 : Standard di interoperabilità in ambito sanitario UO: Unità Operativa oppure Reparto Ospedaliero

13 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Analisi dei requisiti Interviste del personale Documento di analisi Collaudo interno funzionali generali Redazione documento di analisi Personalizzazione piattaforma applicativa Predisposizione gestione lista di attesa ricoveri Avvio operativo formazione personale e supporto on site Modulo funzionante applicativo Attivazione procedura di registrazione informatizzata Eliminazione registro cartaceo Esito positivo Collaudo interno Predisposizione gestione ambulatoriali in regime 662 Modulo funzionante applicativo Eliminazione agenda cartacea Avvio operativo formazione personale e supporto on site Predisposizione gestione reparto e ricoveri al posto letto Avvio operativo formazione personale e supporto on site Attivazione procedura di prenotazione delle attività ambulatoriali in regime 662 Modulo funzionante applicativo Attivazione procedura informatizzata di gestione del ricovero e disponibilità presso la DS di un pannello di controllo della situazione dei posti letto Esito positivo Collaudo interno Eliminazione dei registri di occupazione letto di tipo cartaceo Esito positivo Collaudo interno

14 Predisposizione gestione cartella clinica infermieristica informatizzata Avvio operativo formazione personale e supporto on site Modulo applicativo funzionante Attivazione della cartella clinica infermieristica informatizzata Eliminazione cartella clinica infermieristica cartacea Esito positivo Collaudo interno Predisposizione gestione ciclo del farmaco Modulo funzionante applicativo Riduzione consumi di farmaci, riduzione rischio clinico grazie alla corrispondenza farmac prescritto = farmaco somministrato Avvio operativo formazione personale e supporto on site Attivazione procedura di carico e scarico farmaci informatizzata Esito positivo Collaudo interno Predisposizione sistema di repository centralizzato basato sullo standard di refertazione XDS CDA2 per la memorizzazione e diffusione dei referti (fascicolo sanitario del paziente) Modulo funzionante applicativo Accesso rapido e sicuro ai referti Avvio operativo formazione personale e supporto on site Attivazione del fascicolo sanitario del paziente Indici di soddisfazione Follow up e conduzione operativa Interviste utenti Analisi dei dati Sistema operativo pienamente Dati quantitativi di funzionamento della UO pilota Controllo di gestione

15 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Per gli operatori sanitari dell A.O. Monaldi: nuovo flusso di lavoro per la gestione del paziente in reparto. Controllo sui costi di esercizio. Riduzione consumo farmaci e presidi Per gli assistiti: accesso più trasparente ai ricoveri, riduzione del rischio clinico, miglioramento della qualità e dell accuratezza della documentazione clinica. Indicatore (descrizione e unità di misura) Nop:Numero di operatori che accedono al Sistema Informativo; Nac:Numero di accessi al Sistema Informativo; Nref:Numero di referti caricati sul repository rispetto al totale dei referti prodotti. Cpaz: Costo paziente calcolato Ctot: Costo Paziente stimato Cpaz/Ctot > 80% Npaz:Numero di pazienti in lista di attesa informatizzata rispetto al residuo su registro cartaceo; Is: Indice di soddisfazione degli utenti calcolato come % del n. utenti che hanno percepito un sostanziale miglioramento del servizio rispetto al totale degli utenti intervistati. Nref: Numero di referti consultati dagli utenti rispetto al totale dei referti prodotti. Target Utenti intermedi Utenti finali 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 8 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 1 10 Funzionari 1 10 Altro personale Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) N.1 Direttore Sanitario, N.1 Dirigenti medici della Direzione Sanitaria per il coordinamento delle attività e la elaborazione dei necessari ordini di servizio, N.1 Responsabile Area infermieristica per la elaborazione della struttura della cartella infermieristica, N.2 Caposala per le attività di sperimentazione presso la UOC di Urologia e l area Day Surgery

16 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Il progetto progettato e gestito dal Dip. Tecnologico della A. 0. Monaldi è reso possibile dell accordo di partnership (V. allegato) siglato dalla A.O Monaldi e da Aziende Private per lo sviluppo congiunto di attività di ricerca nel settore lct in ambito sanitario. Le due aziende private hanno in corso altrettanti progetti di ricerca per lo sviluppo di un sistema di integrazione e di un sistema di gestione delle immagini in ambito regionale. Le due aziende collaborano allo sviluppo del SIC in quanto il medesimo è condizione necessaria alla sperimentazione dei prodotti oggetto della loro attività di ricerca. Come si vede quindi l Ospedale trae un evidente vantaggio dall essere sede di sperimentazione in quanto ha la possibilità di fruire dei prodotti diretti e indiretti della ricerca stessa. Un secondo partner storico della A.O. Monaldi è l Università Federico II la quale attraverso la convenzione per le attività di tirocinio nel settore della Ingegneria Biomedica, da un lato fornisce maestranze competenti e motivate che dal 2001 in numero sempre crescente collaborano attivamente alla conduzione, gestione e personalizzazione dei Sistemi Informativi, dall altro offre a questi giovani tirocinanti la occasione di cimentarsi in un ambiente lavorativo estremamente ricco di opportunità e di spunti di interesse dal punto di vista tecnico, umano e delle opportunità lavorative. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le attività progettuali, di gestione e conduzione dei Sistemi Informativi dell area clinica (PACS, RIS, CUP, Piastra Operatoria) sono dal 2001 affidate ad una consulenza esterna avente tra l altro anche carico del coordinamento delle attività dei tirocini e della gestione in loco dei progetti di ricerca svolti dai soggetti privati. La consulenza ha quindi il ruolo di coordinamento generale, per conto del Direttore del Dip. Tecnologico, dell insieme delle attività che ruotano attorno alla costruzione del Sistema Informativo Clinico, in questo ambito egli svolge anche, ove necessario, il ruolo di cerniera con la Direzione Generale Amministrativa e Sanitaria con le quali comunque interagisce anche per le indicazioni strategiche. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione La responsabilità dell intervento appartiene al Direttore del Dipartimento Tecnologico il quale si avvale per Il coordinamento delle attività progettuali ed esecutive alla consulenza esterna di cui sopra che si interfaccia anche con i vertici della Amministrazione, in particolare Direttore Generale, Sanitario ed Amministrativo per tutti gli adempimenti di rispettiva competenza. Particolarmente importante è il raccordo con la Direzione Sanitaria che deve predisporre i necessari ordini di servizio per attivare gli adeguamenti organizzativi man mano che si rendono disponibili le nuove funzionalità informatiche. L esperienza maturata in questi anni raccomanda che la gestione di tali processi deve basarsi su di un virtuoso mix di approccio di tipo top-down per la necessaria legittimazione organizzativa e di tipo bottom-up al fine di garantire il necessario coinvolgimento dell utenza Descrivere le modalità di coordinamento delle attività

17 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Le attività sono svolte in parte da risorse interne, essenzialmente per il coordinamento e la componente amministrativo-gestionale, in parte da risorse esterne, per quanto attiene la parte tecnico-operativa. E stato quindi adottato il seguente organigramma : Direttore Dip. Tecnologico Consulenza esterna Personale tecnico esterno Tirocini Personale interno Attività Amministrativa Personale interno supporto tecnico infrastruttura Per la attivazione di ogni nuovo modulo funzionale viene preliminarmente effettuata una analisi della struttura e dei flussi operativi specifici della U.O. pilota, nonché delle esigenze in termine di refertazione e di gestione degli ordini interni. Questa documentazione viene quindi successivamente validata dalla Direzione Sanitaria. Una volta predisposti i nuovi moduli funzionali sulla piattaforma applicativa di riferimento viene avviato un periodo di affiancamento e di formazione su di un sistema applicativo di prova anche per verificare una volta ancora la correttezza della analisi funzionale già svolta a suo tempo. Una volta completata la formazione del sistema di prova, si da comunicazione alla DS che emette l ordine di servizio per la attivazione del nuovo modello organizzativo informatizzato. Di concerto con la DS vengono anche predisposti tutti i questionari di soddisfazione e in genere i documenti che devono essere somministrati agli utenti finali. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Le attività di conduzione e gestione dei Sistemi Informativi sono affidati per quanto concerne l infrastruttura e le postazioni di lavoro a personale interno alla amministrazione mentre per quanto riguarda i sistemi applicativi in parte a personale dipendente da Ditte esterne di presidio presso la A.O. Monaldi, in parte a Tirocinanti in Ingegneria Biomedica della Università Federico II

18 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione ** Coordina attività tecniche * * * * Predispone Ordini di Servizio Consulenza Esterna * Riferisce a Direttore Dip. Tecnologico Dir. Sanitario * Interagisce Dirigenza Sviluppa Soluzioni * * * * * Supporto Tecnico on site Personale Tecnico Esterno * Effettua Analisi Tirocini ** Pianificazione e Monitoriaggio ** * Gestione infrastruttura Personale interno Amministrativo Personale Tecnico interno * Pianificazione e Monitoriaggio La gestione amministrativa è affidata al personale del Dipartimento Tecnologico coinvolto nel progetto, infine il coordinamento generale delle attività è responsabilità della Consulenza Esterna nonché referente del presente documento. L andamento delle attività viene quindi monitorato a vari livelli: l impatto del sistema sugli utenti intermedi e finali viene misurato secondo quanto indicato nella tab.2.2 dal personale interno amministrativo mentre lo stato di avanzamento delle attività tecniche viene seguito direttamente dal responsabile del progetto che riferisce alla Direzione del Dip. Tecnologico e Direzione Generale Amministrativa e Sanitaria per quanto di rispettiva competenza. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Comunicazione per gli utenti finali Per quanto previsto nell ambito del 2009 l attività avrà soprattutto un impatto interno, gli utenti finali potranno risentire degli effetti positivi solo al momento della richiesta di inserimento all interno della lista di attesa per un ricovero che tuttavia avverrà, per quanto percepito dall assistito, con modalità del tutto analoghe a prima, né tanto meno è lecito attendere che la nuova modalità possa portare di per sè una consistente riduzione dei tempi di attesa.. Successivamente durante la degenza sebbene l assistito percepirà comunque un clima di maggior rigore e professionalità non si ritiene opportuno effettuare una comunicazione diffusa del nuovo modello operativo sino a che non sarà completamente esteso a tutte le UO

19 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Naturalmente l utente dovrà comunque essere informato per tramite della informativa sulla privacy in merito al nuovo trattamento dei dati che viene effettuato a seguito del processo di gestione informatizzato dei tempi di attesa. Da questo punto di vista la A.O. Monaldi ha previsto una diffusione di tali informazioni attraverso una serie di manifesti affissi all interno dell Ospedale e in una apposita sezione del sito che a breve verrà rilasciato nella sua nuova versione. Comunicazione verso gli utenti intermedi L adozione di un SIC e di un nuovo modello organizzativo di gestione del percorso diagnosticoterapeutico è destinato ad incontrare prevedibili resistenze al cambiamento, l età media del personale medico e infermieristico e piuttosto alta e l impiego dello strumento informatico viene generalmente percepito, soprattutto dal personale medico, come una perdita di tempo. Pertanto, congiuntamente ai necessari ordini di servizio, sarà quindi predisposto un piano di comunicazione/condivisione del nuovo modello organizzativo rivolto agli operatori nel quale saranno evidenziati i fattori di miglioramento del processo in genere per la struttura, quanto il nuovo modello rappresenti una opportunità di crescita professionale e anche come la gestione informatizzata dei dati clinici in generale e la cartella infermieristica in particolare possa rappresentare un elemento di tutela dell operatore per quanto attiene il rischio professionale. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Il SIC, oggetto del presente piano di miglioramento, verrà realizzato attraverso una piattaforma tecnologica che può essere personalizzata in base alle necessità specifiche della U.O., questo elemento è di rilevanza strategica in quanto nei flussi operativi clinici è difficile individuare procedure standard cui attenersi, inoltre lo specifica specialità medica (urologia, cardiologia etc) richiede accorgimenti operativi mirati che non possono essere tenuti in conto da una unica soluzione applicativa. Inoltre la possibilità di personalizzare la soluzione applicativa consente di coinvolgere e fidelizzare maggiormente gli operatori che percepiscono il sistema tecnologico come un abito su misura attivando un positivo senso di appartenenza del sistema. Sebbene le caratteristiche tecniche della piattaforma consentano un adattamento evolutivo della applicazione, la fase di analisi dei requisiti è comunque di fondamentale importanza al fine di evitare una risposta contraria da parte dell utenza, un allungamento dei tempi e la sensazione di disinteresse da parte degli operatori. Il controllo top-down del management è una condizione necessaria per accreditare il partner tecnologico responsabile della analisi e della predisposizione della soluzione applicativa verso gli operatori e per ridurre i fenomeni di resistenza iniziale. La gestione operativa,. Il supporto tecnico e la formazione on site sono tutti elementi strategici per la attivazione di processi di innovazione ICT in ambito sanitario, condizione necessaria alla adozione di un nuovo modello organizzativo è infatti che l operatore non si senta solo nell affrontare le difficoltà insite nella adozione di un nuovo strumento di lavoro. L operatore quindi sarà seguito direttamente in reparto da uno dei tecnici (professionisti o tirocinanti) fino al raggiungimento della completa autonomia, dopodiché avrà a disposizione un help desk telefonico e il supporto tecnico in tempo reale

20 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO