Archiviazione Ottica

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1 Domande frequenti f Archiviazione Ottica prog: 1 domanda: Che cosa è un archivio informatico di documenti risposta: Per archivio informatico si intende un archivio di dati dal quale si può accedere a tutti i documenti opportunamente memorizzati sotto forma di files. Analogamente ad un archivio fisico permette di indicare per ogni documento o gruppo di documenti un indice di ricerca. Per realizzare un Archivio Informatico tutti i documenti, anche quelli cartacei, devono essere convertiti in documenti informatici. Per alcuni documenti è opportuno applicare la firma digitale. prog: 2 domanda: Che cosa è un archivio ottico risposta: Un archivio informatico può risiedere su dischi magnetici, in questo caso si parla di conservazione digitale dei documenti. se si provvede a memorizzare definitivamente i documenti su dischi ottici si ottiene un Archivio Ottico. Se si applica ai supporti ottici la firma digitale si ottiene un Archivio Ottico con validità legale che può sostituire l'archivio cartaceo. Attenzione per i documenti definiti come Originali Unici è necessaria la firma digitale di un Notaio prog: 4 domanda: Che tipi di file può contenere un Archivio Informatico risposta: Un Archivio Informatico può contenere qualsiasi tipo di file. Se si vuole dare all'archivio un valore legale occorre però conservare una versione del documento in uno dei formati ammessi che sono tif pdf html ascii. Questo non significa che un archivio informatico non può contenere anche file doc o xls o di altro tipo, sarà però compito del Responsbaile della Conservazione stabilire modalità e tempi di conversione dei file "non ammessi" in formati "ammessi". Normalmente se l'archivio informatico è soggetto a procedura di firma digitale, il responsbaile della conservazione può decidere per ogni archivio quali sono i formati ammessi e attivare automatismi che consentono la conversione automatica. prog: 5 domanda: Come posso conservare due file per lo stesso documento risposta: I programmi di archiviazione documenti rispettosi della legge danno questa possibilità, con il nostro programma Firm@ i file possono diventare anche 4 (2 normali e 2 firmati) questo proprio per consentire di conservare il file informatico originale e la sua rappresentazione visiva in un formato di facile interpretazione. Nella pratica questa metodologia è molto seguita. Immaginiamo di dover protocollare un file.doc e di inviare la lettera stampata tramite A.R., avremo il 1' file archiviato ai soli fini organizzativi (file doc) ed il secondo sarà costituito dalla rappresentazione digitale dell'immagine del documento firmato, dalla ricevuta della raccomandta e della cartolina di ritorno. In questo modo si crea un archivio perfetto sia dal punto di vista informatico che legislativo e organizzativo. prog: 6 domanda: Come devo conservare le ? risposta: Le vanno conservate come le lettere i fax i telegrammi e tutti i documenti inviati e ricevuti per un periodo minimo di 10 anni. Conservarle all'interno dei normali programmi di posta è estremamente pericoloso e poco vantaggioso dal punto di vista organizzativo. La cosa migliroe è inserirle in un sistema di conservazione dei documenti e memorizzarle su cd rom. Il formato può essere di diverso tipo e dipende dal programma di posta utilizzato. Ad esempio con Outlook è possibile archiviare ogni singolo messaggio come file di tipo.msg mantenendo tutte le caratteristiche del messaggio orginale (compresi i dati di tracciamento le firme digitali e gli allegati) se si utilizza Firm@ si può aggiungere facilmente una copia del messaggio in formato tif o pdf. prog: 7 domanda: Se ricevo i Fax con il computer devo stamparli risposta: No i fax possono essere ricevuti con il computer e memorizzati direttamente come file. I programmi di ricezione spedizione fax generano un file immagine di tipo tif, lo stesso che si ottiene quando si acquisisce un documento con lo scanner.

2 prog: 8 domanda: La prima cosa che devo fare per attivare un Archivio Informatico risposta: La prima cosa in assoluto è la nomina di un Responsbaile della Conservazione dei documenti, che provvederà a predisporre un Piano per la conservazione dei documenti. A seconda della dimensione dell'azienda si dovrà provvedere ad adottare una serie di regole affinchè si realizzi una conservazione corretta. Sarà il responsabile della conservazione a decidere le misure di sicurezza e gli opportuni iter operativi. argomento: ArchiMedia prog: 30 domanda: Come posso organizzare i miei archivi risposta: Il programma ti consente di creare tutte le tabelle che vuoi e per ogni tabella puoi indicare tutti i campi che ritieni necessari. In fase di creazione troverai anche una serie di "suggerimenti" (strutture pre definite) che riguardano i classici archivi utilizzati in ambito aziendale. argomento: Archivio Informatico prog: 9 domanda: L'archivio informatico sostituisce l'archivio cartaceo risposta: Tutti i documenti che non sono originali unici possono essere conservati su supporti ottici realizzati e firmati secondo le norme attualmente in vigore. Solo dopo aver generato il cd rom possiamo parlare di archivio ottico. Ad oggi non vi sono limitazioni sulla sostituzione dell'archivio cartaceo con quello ottico anche se molti hanno dubbi e perplessità, ma le norme attualmente in vigore parlano chiaro, l'archivio ottico è valido a tutti i fini di legge. argomento: Archivio Informatico prog: 10 domanda: Che cosa si intende per originali non unici risposta: Sono considerati originali non unici tutti quei documenti di cui esiste una seconda copia che qualche altro soggetto, per legge, è tenuto a conservare. Sono considerati non unici anche quei documenti ai quali si può risalire attraverso altre scritture di cui è obbligatoria la conservazione. Sono originali non unici le fatture sia di acquisto che di vendita, le bolle, le contabili bancarie, le lettere, i fax e numerosi altri documenti. Gli originali unici si possono conservare digitalmente ma è necessaria la firma digitale di un Notaio.. argomento: Archivio Informatico prog: 11 domanda: I documenti emessi possono essere conservati sotto forma di documenti informatici? risposta: Occorre fare una distinzione tra i vari tipi di documenti. La legge vuole che i documenti siano conformi agli originali in tutto quindi in alcuni casi è necessario acquisire il risultato cartaceo. Ciò non vieta di conservare anche il documento informatico originale. Nel caso di documenti informatici firmati digitalmente è opportuno archiviare il file così come è stato ricevuto salvo poi, per comodità affiancare una versione di facile lettura (magari senza firma o in formato immagine) argomento: ArchiMedia prog: 31 domanda: Come vengono gestiti gli archivi di ricerca ed i documenti veri e propri? risposta: Il programma permette di registrare per ogni documento i dati necessari per la sua classificazione, l'utente può decidere per ogni tipologia quali campi compilare. I files veri e propri vengono memorizzati in apposite cartelle ma l'utente vi accede sempre attraverso la base dati. argomento: ArchiMedia prog: 32 domanda: Con il modulo base che tipo di documenti posso archiviare. risposta: La versione base oltre a fornire tutti gli strumenti necessari per creare la banca dati, permette di inserire qualsiasi tipo di file già presente nel computer o nella rete e di acquisire con scanner Twain i documenti cartacei. Puoi colelgre fotocamere e videocamere digitali, fare ricerche creare fascicoli e collegamenti. Inviare i documenti archiviati tamite o archiviare le inviate e ricevute semplciemente trascinando il file nel programma.

3 prog: 40 domanda: Che cosa fa ArchiSPool risposta: ArchiSpool è un modulo che permette di elaborare gli spool di stampa e generare automaticamente un archivio di documenti informatici. Lo spool di stampa si ottiene indirizzando la stampa dei documenti su un file. Nei sistemi As 400 per default tutte le stampe vengono memorizzate nelle code di spool e possoono facilmente essere copiate con il comando spool file. In ambiente Unix di solito si configura un device virtuale che memorizza la stampa su disco, in ambiente windows è sufficiente configurare una stampante generica solo testo colelgata alla porta -file. prog: 41 domanda: Come fa il programma a ricreare un documento se vengono prelevati solo i dati di stampa risposta: ArchiSpool permette di associare ad ogni spool un logotipo costituito da una immagine di tipo tif. Lo spool viene proiettato sul logotipo ottenendo così un documento identico a quello stampato. (Il logotipo equivale al modulo prestampato che viene inserito nella stampante). prog: 43 domanda: Il documento archiviato da spool ha validità legale? risposta: No il documento archiviato da spool anche se perfettamente uguale al documento cartaceo non ha validità legale. Comunque se l'archivio è sogetto a firma digitale viene generata una copia in formato immagine o in formato pdf. prog: 44 domanda: I documenti archiviati da spool di stampa che vengono poi firmati o timbrati come vanno conservati? risposta: In questo caso l'archiviazione da spool è solo propedeutica all'archiviazione dell'immagine del documento acquisita con scanner. Con "propedeutica" si intende che la creazione dell'archivio dei documenti può essere fatta utilizzando lo spool, si avrà così l'indicizzazione di tutti i documenti, successivamente si dovrà abbinare ad ogni documento da spool il documento cartaceo. argomento: ArchiMaster prog: 50 domanda: A cosa serve ArchiMaster risposta: ArchiMaster è il modulo che permette di preparare i cd rom. La preparazione del cd rom ha 3 scopi, per prima cosa mette in sicurezza i dati, permette di alleggerire l'archivio e permette di applicare la firma digitale e la marca temporale. argomento: ArchiMaster prog: 51 domanda: Cosa vuol dire alleggerire l'archivio? risposta: Poiché un sistema di conservazione dei documenti deve durare almeno 10 anni (forse più) e lo spazio occupato dai documenti (in particolare dalle immagini) è notevole (circa 30/40 kb a pagina a4) si rende necessario mettere in sicurezza (definitiva) i dati e far si che la parte da backuppare sia contenuta. Realizzando i cd rom si ottiene questo risultato argomento: ArchiMaster prog: 52 domanda: Come fa il programma a farmi vedere i documenti che ho messo sui cd rom? risposta: Se l'immagine dei cd rom viene lasciata disponibile sulla rete il programma è in grado di prelevare automaticamente i documenti da tale immagine e mostrarli come se fossero ancora nell'archivio. Se l'immagine del cd rom non è più disponibile il programma richiede di inserire il cd rom nel lettore e visualizza l'immagine come se fosse ancora nell'area di lavoro del programma. Ovviamente i documenti masterizzati non sono più modificabili. argomento: ArchiJoin prog: 60

4 domanda: A cosa serve ArchiJoin risposta: Il nostro programma (come tutti i programmi di conservazione dei documenti) permette di associare ad ogni file i relativi indici (1 record = 1 file) con ArchiJoin viene ativata una funzionalità che permette di associare ad ogni record due files di cui 1 di qualsiasi tipo ed il secondo di tipo immagine (tif ) o pdf. Questo è molto utile quando si archiviano documenti informatici che vengono modificati successivamente alla stampa (con l'apposizione di firma o altro) per cui è necessario conservare anche l'immagine del documento cartaceo argomento: ArchiJoin prog: 61 domanda: L'unione di una immagine ad un documento informatico deve avvenire manualmente? risposta: L'unione di immagini può avvenire anche in forma automatica utilizzando gli automatismi messi a disposizione dal programma. Ad esempio si può preparare l'archivio documenti utilizzando gli spool di stampa ed il modulo ArchiSpool, successivamente si possono scansionare i documenti cartacei e unirli allo spool utilizzando un processo di riconoscimento OCR. In altri casi si può operare manualmente ad esempio se protocolliamo un documento realizzato con Microsoft Word e poi vogliamo unire l'immagine dello stesso e le eventuali ricevute di spedizione, potremo selezionare il documento archiviato e con il comando inserisci immagine, avviare la scansione del cartaceo. argomento: ArchiJoin prog: 62 domanda: Se voglio realizzare un archivio legalmente valido ArchiJoin mi serve? risposta: Nel caso di archiviazione legale ArchiJoin è indispensabile perché permette di associare a tutti quei documenti memorizzati in un formato non legale, una copia in formato legale (pdf o tif). argomento: ArchiProto prog: 70 domanda: Che compiti svolge ArchiProto risposta: ArchiProto è un modulo che rende semplice e veloce la gestione del protocollo, sia esso protocollo generale sia protocollo specifico o di reparto. ArchiProto presenta i campi essenziali del protocollo e permette di acquisire, importare, salvare il documento desiderato. Nella compilazione dei campi ArchiProto rende agevole la codifica grazie all'utilizzo di tabelle che vengono automaticamente aggiornate ad ogni inserimento. Per cui aggiungendo mittenti o destinatari questi vengono aggiunti anche alle tabelle di base del programma. argomento: ArchiProto prog: 72 domanda: ArchiProto è adatto per il protocollo informatico di un ente risposta: Assolutamente si, con ArchiProto posso generare l'archivio del protocollo e con la gestione fascicoli effettuare la gestione dei procedimenti. Le due funzioni pur operando sugli stessi archivi sono completamente indipendenti. L'ufficio protocollo potrà quindi archiviare il documento e protocollarlo, l'ufficio di destinazione potrà generare fascicoli e procedimenti indipendentemente dal fatto che il documento protocollato sia stato masterizzato oppure no. argomento: ArchiProto prog: 73 domanda: Per gestire un archivio protocollo è indispensabile il modulo ArchiProto? risposta: No posso creare un Archivio adatto per il protocollo anche se non ho il modulo ArchiProto, in questo caso dovrò assegnare manualmente il numero di protocollo e inserirlo nell'archivio quando codifico il documento. E' naturale che se il protocollo viene gestito da più persone possono nascere piccoli inconvenienti nella assegnazione del numero. argomento: ArchiStorico prog: 80 domanda: A cosa serve ArchiStorico risposta: ArchiStorico è un modulo adatto ad uffici tecnici e ad uffici che gestiscono la qualità. Anziché lavorare con 1 solo archivio il programma permette di gestire 2 archivi, quello corrente e quello storico. Il passaggio di un documento dal corrente allo storico avviene ogni volta che un utente effettua la revisione di un documento. Il programma copia automaticamente il vecchio documento nell'archivio storico. Tutti i documenti memorizzati in archivi soggetti ad ArchiStorico sono in sola lettura, per apportare modifiche occorre attivare un processo di Revisione. Il processo di revisione presuppone che vi siano utenti con diversi poteri, di Revisione di Controllo e di Approvazione. Solo dopo aver ricevuto le 3 autorizzazioni, il documento viene inserito nell'archivio corrente.

5 argomento: ArchiStorico prog: 81 domanda: Come avviene la revisione del documento? risposta: La revisione inizia quando un utente con potere di revisione avvia il processo selezionando il documento e attivando l'apposito flag. Il documento da modificare viene spostato in un'area di lavoro. I vari utenti (revisori certificatori e approvatori) possono con semplici comandi controllare lo stato di tuti i documenti in revisione e, a seconda dei loro poteri, farli procedere o respingerli al livello precedente. Quando il documento ha ricevuto tutte le approvazioni viene definitivamente reinserito nell'archivio corrente, la versione precedente va a finire nell'archivio storico. argomento: ArchiStorico prog: 83 domanda: Se il processo di revisione avviene esternamente all'azienda. risposta: Avviato il rpocesso di revisione, il programma permette di "esportare " i documenti revisionati per poterli affidare ad enti esterni che provvederanno alla modifica. Quando riceveremo il file modificato protremo riprendere l'iter di approvazione come se la modifica fosse stata realizzata internamente prog: 100 domanda: Che cosa fa ArchiScan risposta: ArchiScan è un prodotto per la scansione massiva di documenti, diversamente dal programma base non "ragiona per documento" ma per lotti dove con il termine lotti si intende una serie di documenti aventi caratteristiche di trattamento simili. ArchiScan offre diversi metodi di acquisizione, indicizzazione e rifinitura che si adattano a numerose tipologie di acquisizione. prog: 101 domanda: Quali sono le funzioni del modulo fast scan risposta: Fast Scan permette di acquisire velocemente i documenti tramite scanner ISIS e di programmare la separazione delle pagine in base ad un numero di pagine pre definito oppure tramite un foglio separatore da inserire tra un documento e l'altro. Per ogni documento viene creato un record. I fogli separatori di ArchiScan non sostituiscono i fogli comando degli scanner ma ne ampliano le funzionalità prog: 102 domanda: Quali sono le funzioni del modulo Photo Adjust risposta: Photo Adjust permette di rifinire automaticamente il documento. Per rifinitura si intende l'eliminazione del bordo nero intorno al documento ed il raddrizzamento (fino al 2% di inclinazione) Photo Adjust può anche migliorare l'immagine aggiungendo filtri di pulizia. La funzione di rifinitura è estremamente utile in tutti i casi in cui si devono acquisire documenti di diverso formato. L'operatore acquisirà tutti i documenti al massimo della dimensione, sarà poi il modulo Photo Adjust a rifinire ogni singolo documento e riportarlo alla giusta dimensione prog: 103 domanda: Quali sono le funzione del modulo OMR e BAR CODE risposta: Il modulo OMR (Optical Mark Up Recognition) permette di codificare i documenti tramite l'apposizione di marcature su fogli comando pre definiti. In pratica anziché digitare il valore da inserire in un campo, il programma identifica il box marcato e associa il valore relativo. La funzione Bar Code permette di riconoscere i fogli comando tramite un codice a barre e di utilizzare i codici a barre come dati per la codifica. prog: 104 domanda: La funzione OCR cosa mi permette di fare risposta: Ocr significa Optical Caracter Recognition e permette di elaborare porzioni di immagini e ricavarne del testo. L'OCR è personalizzabile e può apprendere nuovi caratteri per migliorare il livello di riconoscimento.

6 Software Partner prog: 105 domanda: Il modulo ICR che cosa consente di fare risposta: ICR significa Intelligent Caracter Recognition e si intende la interpretazione di testi manoscritti. Il programma funziona solamente con testi in maiuscolo. prog: 106 domanda: Cosa si intende per "processo" risposta: Per processo si intende la capacità del programma di eseguire una serie di attività quali la rifinitura la separazione dei documenti, la codifica OMR oppure OCR su una serie di documenti già scansionati. Queste attività vengono effettuate in "modalità batch" cioè dopo l'acquisizione per due motivi, primo perché possono essere eseguite senza l'ausilio dell'operatore, secondo perché se fossero effettuate durante la scansione rallenterebbero enormemente l'attività. prog: 107 domanda: Quali scanner posso utilizzare con ArchiScan risposta: ArchiScan utilizza solo scanner professionali dotati di driver ISIS

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