Le Virtual Data Room

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2 Le Virtual Data Room Multipartner S.p.A., società europea di consulenza aziendale integrata e primo provider italiano di servizi di Virtual Data Room, dispone di una piattaforma tecnologica web based di ultima generazione idonea a gestire in modo flessibile ed efficiente le Due Diligence ed a condividere in modo facile e sicuro documenti, informazioni e contenuti multimediali, ovunque voi siate. Le nostre Virtual Data Rooms (VDR) possono essere allestite e personalizzate in tempi brevissimi e sono interamente consultabili 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, in modalità remota via web, mediante autenticazione, semplicemente disponendo di una connessione ad internet a banda larga e utilizzando il vostro solito browser. Inoltre, le Virtual Data Rooms si adattano a qualsiasi tipo di procedura ed operazione che richiede la condivisione sicura di documenti e informazioni. M&A Fund Placement Syndicate Loan Management Bankruptcy Board communication Arbitration Real Estate Performing & Non performing Loans Virtual Workspaces Document Sharing IPO e molto altro ancora 2

3 LA DATA ROOM ARBITRATION La VDR Arbitration nasce dall esigenza di fornire a tutti i Soggetti a vario titolo coinvolti in una procedura arbitrale, uno strumento flessibile e sicuro che permette di condividere e scambiare in modo protetto, selettivo e remoto via internet atti e documenti riservati tra i soli Soggetti Autorizzati (Segreteria Generale, Arbitri, Legali, Consulenti Tecnici, ecc.). Nella Virtual Data Room è possibile caricare file di qualunque estensione e formato, sia elettronici che cartacei mediante apposita scansione. Ogni Gruppo ha accesso ad una Sezione Riservata e, quindi, accessibile esclusivamente a tutti gli utenti che appartengono al medesimo gruppo. Ciò risulta particolarmente utile quando gli utenti di ciascun gruppo intendono scambiarsi dati e documenti tra di loro in modo confidenziale senza che gli appartenenti agli altri gruppi ne possano prenderne visione o anche solo esserne informati. 3

4 VANTAGGI DELLA NOSTRA DATA ROOM ARBITRATION Calendario interattivo Rispetto principio del contraddittorio Eco - friendly Registro comunicazioni VANTAGGI Vantaggio Economico Tracciabilità Informazioni rapide Sicurezza Applicazione OCR Multilingue 4

5 VANTAGGI VDR ARBITRATION Rispetto del principio del contraddittorio: grazie alla Virtual Data Room Arbitration, le parti portano a conoscenza e, a sua volta sono informate, di tutte le azioni che caratterizzano il processo, in modo tale da porsi sullo stesso piano di fronte agli arbitri, i quali devono restare in una posizione di terzietà. Eco Friendly: evita la stampa o la fotocopia preventiva su carta di tutte le enne copie dei documenti d interesse del Collegio Arbitrale, dei legali delle parti, delle CTU ed il loro recapito fisico ai destinatari. Vantaggio economico: il costo della Virtual Data Room è di molto inferiore al risparmio dei costi che si ottiene utilizzandola. Disponibilità immediata dell informazione: la Virtual Data Room Arbitration è disponibile 24 ore al giorno 7 giorni alla settimana, facilitando il processo di analisi e consultazione dei dati pubblicati in data room. Multilingue: consente la gestione multilingue dei documenti tradotti (i c.d. documenti gemelli o twin documents) permettendo al Tribunale Arbitrale di autorizzare la produzione di documenti redatti in una lingua diversa dell arbitrato e può permettergli di ordinare che i documenti siano accompagnati da una traduzione nella lingua dell arbitrato. 5

6 VANTAGGI VDR ARBITRATION Applicazione OCR: la Virtual Data Room consente di applicare l'ocr (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) ai documenti scansionati in formato PDF caricati nella VDR. L OCR viene applicato nella versione as is, senza cioè interventi manuali di correzione dei testi e consente di utilizzare la funzione di ricerca anche sui contenuti dei files ottenuti da originali cartacei mediante scansione. Ciò rende molto più efficiente il lavoro dei Soggetti Autorizzati e rapido il recupero dei documenti di proprio interesse, specie in presenza di migliaia e migliaia di pagine. Sicurezza: la Virtual Data Room Arbitration consente la condivisione e lo scambio sicuro e selettivo via internet dei documenti riservati tra le varie figure coinvolte nel procedimento arbitrale. Tracciabilità: memorizza tutte le attività svolte dai Soggetti Autorizzati all interno della Virtual Data Room (log di entrata, di uscita, attività di visualizzazione, caricamento e scaricamento svolto sui singoli documenti, ecc.). Pertanto, è possibile estrarre report ed il fornitore del servizio può certificare, su richiesta, le attività svolte. Registro comunicazioni: all interno della Virtual Data Room è possibile controllare l intero registro di tutte le comunicazioni inviate durante la procedura di Arbitrato. Calendario interattivo: all interno della Virtual Data Room Arbitration è possibile predisporre un calendario interattivo da condividere tra i Soggetti Autorizzati per stabilire le date delle prossime riunioni, il termine entro cui presentare la documentazione, ecc. 6

7 FUNZIONALITA DELLA NOSTRA DATA ROOM ARBITRATION Gestione Documentazione Semplice gestione dei documenti: Copiare/tagliare/incollare/eliminare, con la possibilità di aggiungere documenti tramite il caricamento da un archivio ZIP o documento per documento. Inoltre, il Data Room Manager può aggiungere nuove cartelle, modificarle, cancellarle e rinominarle, attivare/disattivare il salva/stampa su tutte le cartelle, ecc.. Gestione dei diritti per stampare/leggere: a livello di cartella o di singolo documento. Blocco/sblocco: tale funzione permette all utente di bloccare il documento sul quale sta lavorando; è tuttavia possibile da parte degli altri utenti sbloccare il documento medesimo, mediante l invio di un e- mail anonimo di sollecito di sblocco del file. Si ricorda che al fine di attivare l invio dell e mail di sollecito occorrerà soltanto cliccare sull icona del lucchetto. 7

8 FUNZIONALITA DELLA NOSTRA DATA ROOM ARBITRATION Gestione Comunicazione E mail di notifica: ogni gruppo di Soggetti Autorizzati ( Segreteria Generale, Tribunale Arbitrale, Legali, ecc.) dispone di una sezione riservata per inviare e mail dalla Virtual Data Room. In questo modo i diversi Gruppi, i singoli o tutti gli utenti della VDR possono rimanere informati in merito agli aggiornamenti della documentazione e sulle scadenze grazie all uso di newsletter elettroniche. News: il Segretario Generale ha la possibilità di pubblicare brevi notizie indirizzate a tutti gli utenti della Virtual Data Room. Calendario: il Segretario Generale dispone di un calendario interattivo dove può pubblicare le date delle nuove riunioni, le scadenze per la presentazione del documenti, ecc.. 8

9 LE PRINCIPALI CARATTERISTICHE DELLE VDR ACCESSO FACILE E IMMEDIATO DOCUMENTAZIONE REPORTS Q&A GESTIONE COMUNICAZIONI VDR MULTILINGUE PERSONALIZZAZIONE GRAFICA PROJECT MANAGER ASSISTENZA TECNICA E HELPDESK 24/7 CD/DVD ARCHIVIO L'utilizzo della VDR non richiede l'installazione di hardware o software. Basta disporre di una connessione ad internet a banda larga e del vostro solito browser. Accesso 24/7 e consultazione della documentazione da più soggetti contemporaneamente nella massima sicurezza e riservatezza. E' possibile caricare files di qualunque formato (A4, A3, A0 ecc.) ed estensione: (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Autocad, DWF, DWG). Tutte le attività svolte dagli utenti sono registrate e memorizzate. Si possono conoscere quali sono i documenti che riscuotono maggiore interesse, quali sono le controparti più interessate al deal, monitorare gli accessi di ogni singolo utente o gruppi di utenti ecc. In ogni momento, il DRM può esportare uno o più reports nel formato desiderato (Pdf, Xls, Doc e Rtf). Nella stessa sezione della documentazione l utente dispone di un sistema avanzato di gestione delle Q&A: può, infatti, sottoporre una domanda generica o riferirla al singolo file/cartella; il DRM a sua volta può elaborare le varie domande, decidere di rispondere al singolo utente, o pubblicare le risposte ai soli utenti del medesimo Gruppo o a tutti gli utenti della VDR. Direttamente dalla VDR è possibile gestire sia in entrata sia in uscita tutte le comunicazioni che riguardano la procedura, mantenendo la massima riservatezza sull'identità degli altri utenti e conservando su un DB separato l intero archivio storico delle scambiate. La VDR può essere allestita in più lingue (Italiano, Inglese, Spagnolo, Francese, Tedesco) e senza costi aggiuntivi! Le VDR vengono altamente personalizzate con i colori, il logo e la brand identity del Cliente, creando delle vere e proprie vetrine! Il team del Cliente e/o del Suo Advisor viene affiancato da un nostro project manager multilingua per l'intera durata della procedura. Multipartner garantisce assistenza tecnica continua e fornisce un servizio di helpdesk multilingua attivo 24/7 per assistere il Cliente, gli Advisors e tutti gli utenti della VDR. Al termine della VDR viene fornita uno o più copie elettroniche di tutti i documenti disponibili nella data room per compliance e archivio storico. 9

10 AVANZATI CRITERI DI SICUREZZA Protocollo SSL - Le VDR poggiano su server sicuri e, grazie all utilizzo del protocollo SSL, tutte le informazioni scambiate dalla data room verso internet e viceversa vengono continuamente crittografate. Il protocollo di trasmissione a 128 bit è certificato da EV-Extended Validation rilasciato da VeriSign, primaria autorità di certificazione internazionale. Filigrana dinamica/statica sui documenti PDF - Ogni pagina del file pdf viene marchiata con una filigrana dinamica che riporta username dell'utente, data e ora del download e IP del computer al fine di "tracciare" i documenti e tutte le attività svolte dall utente in VDR. SICUREZZA DEI DOCUMENTI Salva/Stampa disabilitato - Per garantire il massimo livello di sicurezza, si può consentire la sola visualizzazione a video dei documenti. Solo con la nostra VDR i files aperti in sola visualizzazione non sono scaricati nei temporanei del computer, rendendo così impossibile per l utente recuperare il file. Diversi ruoli di visualizzazione - E' possibile creare diversi livelli di accesso ad una o più sezioni dell albero e/o livelli di gestione della documentazione (in funzione della carica: Cliente, Advisor legale, Advisor finanziario, ecc.). Massimo controllo degli accessi alla VDR L'accesso degli utenti alla VDR è verificato : solo a seguito della verifica da parte del data room manager, l utente registrato può, utilizzando la User-Id e la Password autonomamente scelta, accedere alla VDR. Ricerca all'interno dei documenti/titoli - E' disponibile una funzione di ricerca all interno della documentazione presente in data room che permette di cercare all interno del testo del documento oppure nel titolo del file. SICUREZZA DEL SISTEMA - Certificazione della server farm che ospita i server. - Circuiti in fibra ottica tra la Control Room di Multipartner e la server farm. - Identity management. - Access control and Intrusion detection system. - VPN su IPSEC, se richiesto per progetti speciali. - Vulnerability Assessment Tests. - Sistemi ridondanti e di backup. - Controllo degli accessi fisici alla server farm. - Run time delle sessioni definibile in funzione delle esigenze del cliente. 10

11 ALCUNI DEI NOSTRI CLIENTI 11

12 Per qualunque ulteriore informazione potete visitare il sito o contattarci ai nostri recapiti: Roma Vicolo Barberini, Roma Milano Piazza Velasca, Milano Potete inoltre scrivere o chiamare Il nostro Ufficio Commerciale ai seguenti recapiti: Tel Mail vdr@multipartner.com :: Rome :: Paris +33 (0) :: Milan :: Madrid :: London +44 (0) :: Zurich :: New York +1 (646)

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