Trasmissione di documenti di stato civile esteri

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1 Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ufficio federale di giustizia UFG Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC Circolare UFSC n del 1 gennaio 2011 Ricezione, autenticazione, traduzione e trasmissione di decisioni e documenti di stato civile esteri Trasmissione di documenti di stato civile esteri

2 Contenuto 1 Osservazioni generali Collaborazione tra le rappresentanze svizzere all estero e le autorità interne 3 2 Ricezione, autenticazione, traduzione e trasmissione decisioni e documenti di stato civile esteri (art. 5 cpv. 1 lett. b OSC) Eventi di stato civile da comunicare Trasmissione di documenti Traduzione di documenti Autenticazione di documenti Verifica della competenza dell autorità estera Procedura in caso di sospetto di falsificazione 8 3 Perizia su mandato delle autorità interne (art. 5 cpv. 1 lett. g e h e art. 29 RSDC) Verifica della veridicità del contenuto di documenti di stato civile Informazioni giuridiche particolari 11 4 Conferma della trascrizione 11 5 Entrata in vigore 12 2/12

3 1 Osservazioni generali 1.1 Collaborazione tra le rappresentanze svizzere all estero e le autorità interne Tutte le procedure fatturate o che richiedono l invio di documenti sensibili devono essere evase per via ufficiale, ossia per corriere diplomatico, che transita dalla rappresentanza svizzera all ufficio dello stato civile interessato passando dall Ufficio federale dello stato civile (UFSC) e dalla competente autorità cantonale di vigilanza. Per semplificare l evasione dei casi, le autorità interne indicano i dati ( e fax) per contattare la persona responsabile del dossier. Le rappresentanze svizzere all estero utilizzano i dati di contatto della lista pubblicata sul sito (Temi/Società/Stato civile/ Supporto: «Svizzera: circondari dello stato civile con indirizzi e relativi luoghi d origine»). Tali indicazioni servono unicamente allo scambio interno di atti e non possono essere comunicate al pubblico. 2 Ricezione, autenticazione, traduzione e trasmissione 2.1 decisioni e documenti di stato civile esteri (art. 5 cpv. 1 lett. b OSC) Nota bene: lo schema contenuto nell allegato 1 descrive le singole tappe della trasmissione, traduzione e autenticazione dei documenti nonché la sequenza delle singole procedure. 2.2 Eventi di stato civile da comunicare Le rappresentanze comunicano all UFSC tutte le nascite, i decessi, i matrimoni, le unioni domestiche registrate e altre modifiche di stato civile di cittadini svizzeri. Se si tratta di Svizzeri di passaggio (turisti, persone in viaggio d affari), per definizione non immatricolati, all occorrenza occorre precisare che determinati dati non sono noti o verranno forniti dagli interessati stessi (p. es. indicazione del domicilio prima del matrimonio). Le rubriche corrispondenti verranno dunque completate o verificate dall autorità interna. Per permettere l aggiornamento del registro dello stato civile, le rappresentanze notificano inoltre tutte le modifiche di stato civile che riguardano il coniuge straniero, il partner registrato straniero o i figli stranieri di un cittadino svizzero. Per altre modifiche di stato civile si intende in particolare: lo scioglimento del matrimonio (p. es. divorzio, nullità, annullamento del matrimonio, ripudiazione); lo scioglimento dell unione domestica registrata (p. es. scioglimento giudiziario o amministrativo, annullamento); 3/12

4 l istituzione di un vincolo di filiazione (p. es. riconoscimento di figlio, sentenza di paternità, adozione); lo scioglimento di un vincolo di filiazione (p. es. disconoscimento della paternità, annullamento del riconoscimento o dell adozione); la dichiarazione di scomparsa o di morte; il cambiamento di cognome (in seguito a una decisione o una sentenza giudiziaria o a un evento di stato civile; indicare il motivo e la base legale del cambiamento di cognome); il cambiamento di sesso; la rettifica di dati di stato civile (p. es. rettifica del luogo o della data di nascita, dell indicazione del sesso, dell ortografia di un nome); l acquisto di una cittadinanza straniera, se è stato comunicato alla rappresentanza (tale indicazione può essere utile in particolare quanto si tratta di accertare il diritto applicabile); eventi di stato civile non previsti dal diritto svizzero, ma che possono comunque produrre effetti giuridici in Svizzera (p. es. la separazione matrimoniale secondo il diritto brasiliano [«desquite»], che può modificare il cognome, o il contratto di concubinato per coppie eterosessuali previsto dal diritto greco, che comporta una presunzione di paternità del partner. Tali eventi di stato civile devono essere notificati all autorità cantonale di vigilanza, cui spetta la competenza decisionale [art. 32 LDIP e 23 OSC]. L UFSC raccomanda alle autorità cantonali di vigilanza di comunicare il rifiuto di trascrizione alle persone interessate. I documenti trasmessi sono archiviati assieme alla decisione di rifiuto o rispediti agli interessati. Sono fatti salvi i casi in cui l evento comporta la modifica del cognome; i documenti sono quindi conservati quali documenti giustificativi della modifica avvenuta). Su richiesta della competente autorità cantonale di vigilanza, la rappresentanza svizzera all estero deve inoltre ricevere, autenticare, tradurre e trasmettere le decisioni e i documenti di stato civile esteri di persone straniere in vista della documentazione nel registro dello stato civile (art. 23 cpv. 2 lett. b e c OSC). 2.3 Trasmissione di documenti Per comunicare un evento di stato civile, la rappresentanza trasmette i documenti ufficiali esteri riguardanti l evento nonché gli altri documenti indicati nel modulo di trasmissione (modulo 801). Va allestito un modulo separato per ogni documento da trasmettere. L utilizzo di tale modulo è disciplinato negli allegati È particolarmente importante trasmettere tutti i documenti atti a stabilire lo stato civile completo di una persona i cui dati sono trascritti per la prima volta nel registro svizzero dello stato civile (come avviene generalmente per il coniuge straniero in caso di notifica del matrimonio). Se i corrispondenti dati non sono comprovati da un documento ufficiale (ma risultano ad esempio dal registro d immatricolazione o dalle dichiarazioni degli interessati), occorre precisare tale circostanza. 1 Allegato 2: Regole generali per compilare i moduli di trasmissione e di conferma della trascrizione, Allegato 3: Direttive comuni relative ai diversi moduli di trasmissione, Allegato 4: Direttive comuni relative ai diversi moduli di conferma, e Allegato 5: Esempi di utilizzo dei moduli per la trasmissione e la conferma della trascrizione. 4/12

5 Oltre ai documenti usuali (perlopiù designati come atti o estratti del registro dello stato civile), occorre trasmettere anche le sentenze giudiziarie, le decisioni amministrative e le attestazioni ufficiali (quali ad esempio i certificati relativi al domicilio o alla cittadinanza). Occorre inviare gli originali dei documenti. Se non è possibile o ragionevolmente esigibile ottenere i documenti originali, si possono inviare copie certificate conformi con la menzione «fotocopia autenticata» (conferma della conformità con l originale). Nota bene: se lo ritiene necessario e possibile, l autorità cantonale di vigilanza con competenza decisionale può tuttavia richiedere la presentazione di un documento originale (art. 32 LDIP, 23 OSC). Se si tratta di estratti di registri dello stato civile, occorre trasmettere atti idonei alla trascrizione nel registro dello stato civile, ossia il cui utilizzo e/o contenuto non è limitato (p. es. non inviare estratti abbreviati o esclusivamente per uso amministrativo). Per evitare confusione o l invio al destinatario sbagliato (p. es. all UFM invece che all UFSC), tutti gli atti destinati all UFSC devono essere inviati in una busta separata. 2.4 Traduzione di documenti I documenti in lingua straniera devono essere muniti di una traduzione in tedesco, francese o italiano oppure di un sunto del contenuto essenziale in una di queste lingue (art. 3 cpv. 4 OSC). Il contenuto essenziale di un documento non può essere definito in modo astratto. Per facilitare il tutto occorre garantire che tutte le rubriche del modulo di trasmissione (modulo 801) siano compilate. Se necessario, l autorità interna può esigere corrispondenti integrazioni e precisazioni. La traduzione può risultare dalle iscrizioni nel modulo 801 o figurare in un documento allegato. Se il personale della rappresentanza non padroneggia la lingua in cui è redatto il documento, la traduzione è effettuata da un traduttore esterno riconosciuto (Nota bene: la firma e l eventuale sigillo del traduttore possono essere autenticati per corrispondenza, se la rappresentanza dispone del modello necessario). Se gli interessati non forniscono la traduzione richiesta entro il termine (adeguato) stabilito dalla rappresentanza, quest ultima la commissiona direttamente a un traduttore riconosciuto. Se la traduzione è richiesta da un autorità interna dello stato civile (nel quadro della trasmissione di documenti per autenticazione o verifica), i disborsi sono assunti dalla rappresentanza per conto di tale autorità (per il tramite dell UFSC). Le spese sono fatturate agli interessati come esborsi secondo l OESC (art. 7 cpv. 1 lett. c; allegato 3 n. 1.1). La rappresentanza conferma la conformità della traduzione. Ogni documento trasmesso va munito di una traduzione separata. 5/12

6 2.5 Autenticazione di documenti Fatte salve le convenzioni internazionali che prevedono la dispensa o la semplificazione della procedura di autenticazione (cfr. qui di seguito) e i casi di sospetto di falsificazione (cfr. n. 2.7), la rappresentanza autentica i sigilli e le firme su tutti gli atti prima della trasmissione, ossia verifica che l autorità indicata nell atto lo abbia effettivamente stilato. Per la verifica, in generale la rappresentanza si limita a comparare la firma e il sigillo apposti ai modelli di cui dispone (autenticazione per corrispondenza). Se sussistono dubbi dopo aver sottoposto i documenti per parere all autorità competente nello Stato accreditario (art. 26 cpv. 2 RSDC), l autenticazione va rifiutata. In questo caso la rappresentanza trasmette all UFSC il documento non autenticato menzionando sul modulo di trasmissione (modulo 801) o su un documento separato il motivo del rifiuto. La rappresentanza indica inoltre i probabili costi di una verifica di autenticità (p. es. se il documento è consegnato al suo legale di fiducia per un controllo approfondito), a meno che tale importo non sia già noto all autorità interna in quanto risulta dall allegato 6. La decisione in merito al riconoscimento e alla trascrizione della decisione estera o dell atto nel registro dello stato civile compete all autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile (art. 32 LDIP, 23 OSC), che oltre ai criteri usuali considera se: la trascrizione del documento può essere ordinata nonostante l assenza di autenticazione; il riconoscimento dell atto è escluso a priori; o altri accertamenti e ricerche devono essere effettuati in loco; in tal caso gli interessati devono versare un anticipo. Per gli Stati parti alla Convenzione dell Aia del 5 ottobre 1961 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri 2 il requisito dell autenticazione è sostituito dall apposizione di una postilla. L articolo 3 della Convenzione dell Aia del 5 ottobre 1961 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri prevede: «L unica formalità che possa essere richiesta per attestare la veracità della firma, il titolo in virtù del quale il firmatario ha agito e, ove occorra, l autenticità del sigillo o del bollo onde l atto è munito, è l apposizione della postilla, qual è definita nell articolo 4, rilasciata dall autorità competente dello Stato dal quale emana il documento. Tuttavia la menzionata formalità non può essere richiesta allorché le leggi, i regolamenti o gli usi vigenti nello Stato in cui l atto è prodotto, oppure un intesa fra due o più Stati contraenti, l escludono, la semplificano o dispensano l atto dalla legalizzazione». 2 «Postilla»; RS ; la lista aggiornata degli Stati membri è disponibile sul sito della Conferenza dell Aia all indirizzo cid=41. 6/12

7 La suddetta Convenzione dell Aia si applica a tutti gli atti pubblici degli Stati membri che riguardano lo stato civile. L autorità incaricata di riconoscere un documento estero, ossia l autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile o l ufficio dello stato civile, può esigere o rinunciare alla postilla se è convinta dell autenticità dell atto. Spetta al titolare di un atto di stato civile o al suo rappresentante legale intraprendere i passi necessari per apporre la postilla. Una lista delle autorità competenti per apporre la postilla nel Paese in questione è pubblicata sul sito della Conferenza dell Aia 3. La postilla ha una portata soltanto formale; attesta l autenticità della firma, la qualità in cui ha agito il firmatario e, all occorrenza l autenticità del sigillo o del timbro di cui l atto è munito. La rappresentanza svizzera controlla se la postilla è stata apposta dall autorità competente designata conformemente alla Convenzione (art. 6 Conv.). Nell ambito della trasmissione dei documenti comunica i dubbi concernenti la postilla o il contenuto dell atto alla competente autorità cantonale di vigilanza. Su richiesta di qualsiasi interessato, l autorità che ha apposto la postilla deve verificare se le iscrizioni recate sulla postilla corrispondono a quelle del registro o dello schedario (art. 7 par. 2 Conv.). Sono fatte salve ulteriori semplificazioni o persino la soppressione delle formalità di autenticazione in virtù di altre convenzioni (art. 3 par. 2 Conv.). Sono in particolare esentati dall obbligo di autenticazione gli atti stilati dagli agenti diplomatici o consolari di uno Stato parte alla pertinente Convenzione europea del 7 giugno La legalizzazione secondo tale Convenzione copre soltanto la formalità intesa ad attestare l autenticità della firma apposta ad un atto, la qualità in cui ha agito il firmatario dell atto e, all occorrenza, l identità del sigillo o del timbro di cui l atto è munito. Diversi accordi bilaterali tra la Svizzera e altri Stati prevedono l esenzione dall obbligo di autenticazione per gli atti di stato civile 5 e le decisioni giudiziarie 6. La Svizzera ha inoltre ratificato convenzioni multilaterali elaborate nell ambito della CIEC, che prevedono il riconoscimento senza autenticazione degli estratti dei registri dello stato civile che sono stati rilasciati sui moduli dei diversi Stati membri 7 o sui moduli internazionali da essi allestiti 8, nonché delle decisioni di rettifica di atti di stato civile RS Cfr. in particolare gli accordi con la Germania (RS ), l Austria (RS ) e l Italia (RS ). Cfr. gli accordi con l Italia (RS ), il Belgio (RS ) e il Liechtenstein (RS ). Cfr. la convenzione del 26 settembre 1957 (RS ) e del 14 settembre 1961 (RS ). Cfr. la convenzione del 27 settembre 1956 (RS ), dell 8 settembre 1976 (RS ) e del 5 settembre 1980 (RS ). Cfr. la convenzione del 10 settembre 1964 (RS ). 7/12

8 Nota bene: l autenticazione o l apposizione della postilla, che hanno soltanto una portata formale, non impediscono all autorità cantonale di vigilanza tenuta a trascrivere l atto di far verificare che il contenuto dello stesso sia conforme alla realtà (cfr. n ). Le autenticazioni effettuate dalla rappresentanza nell ambito della procedura preparatoria al matrimonio o alla registrazione dell unione domestica sono soggette a un emolumento, mentre l autenticazione di documenti trasmessi d ufficio in vista dell aggiornamento del registro dello stato civile è gratuita (OESC, allegato 3, n 1.1 e 6.2) 2.6 Verifica della competenza dell autorità estera La rappresentanza verifica se l autorità estera fosse effettivamente competente per rilasciare il documento. In caso di dubbi, la rappresentanza consulta l autorità superiore nello Stato accreditario (art. 26 cpv. 3 RSDC). Se non è possibile fugare i dubbi, una corrispondente menzione è indicata sul modulo di trasmissione (modulo 801) o su un documento separato. La rappresentanza indica inoltre i costi previsti se un esame più approfondito dell autenticità deve essere commissionato al suo legale di fiducia. Spetta all autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile determinare se può prendere una decisione in base alle informazioni disponibili o se sono necessari ulteriori accertamenti. 2.7 Procedura in caso di sospetto di falsificazione Prima della trasmissione, la rappresentanza esamina sommariamente gli atti. Come in altri Paesi europei, la Svizzera è sempre più spesso confrontata a falsificazioni 10. Occorre in ogni caso garantire che i dati da trascrivere nel registro dello stato civile corrispondano alla realtà e siano esatti (cfr. n 2.5). La problematica della falsificazione è strettamente correlata al fenomeno della migrazione da sud a nord e alla corruzione diffusa regnante in alcuni Paesi. A ciò si aggiunge l assenza di attendibilità dei documenti dovuta alla disorganizzazione delle autorità dello stato civile risultante da situazioni di guerra o da disordini. Un elevata proporzione di falsificazioni è stata constatata soprattutto nel caso di documenti provenienti dai Paesi del sottocontinente indiano, dell Africa occidentale e da alcune parti dell America latina Cfr. «La fraude en matière d état civil dans les Etats membres de la CIEC», studio di settembre 1996 stilato da Isabelle Guyon-Renard in collaborazione con la Segreteria generale della CIEC e aggiornato in dicembre 2000 ( 11 Cfr. Urs Berner, «Du travail des représentations suisses à l étranger dans le domaine de l état civil», RSC 1997, pag. 221, Michel Montini, La fraude en matière d'état civil, RSC 2001, pag. 337 tradotto in tedesco «Missbräuche im Umfeld des Zivilstandsdienstes» di Michel Montini, RSC 2001, pag. 181, tradotto in italiano «La frode in materia di stato civile», RSC 2002, pag. 93 e Toni Siegenthaler, Die Rolle der schweizerischen Vertretungen bei der Überprüfung von ausländischen Zivilstandsdokumenten im Zusammenhang mit der Eheschliessung / di Toni Siegenthaler, RSC 2001, pag. 106, tradotto in francese «Vérification de documents d'état civil étrangers en relation avec le mariage; rôle des représentations suisses», RSC 2001, pag. 214; tali contributi sono pubblicati sul sito dell UFSC all indirizzo: stand/dokumentation/referate.html. 8/12

9 Se nutre dubbi in merito al contenuto del documento di stato civile, ossia se ha l impressione che i fatti documentati non corrispondano alla realtà, la rappresentanza svizzera trasmette il documento (preferibilmente) non autenticato (se non è prevista una dispensa dall autenticazione conformemente al n. 2.5) e segnala i suoi dubbi nel modulo di trasmissione (modulo 801) nella rubrica «indicazioni complementari» o su un foglio separato. La rappresentanza indica i probabili costi di un autenticazione o una verifica di autenticità (da parte di un legale di fiducia), se tale importo non figura nella lista pubblicata nell allegato 6. All occorrenza, la rappresentanza svizzera invita l autorità cantonale a far compilare all interessato un questionario per la verifica dei documenti di stato civile (cfr. modello di cui all allegato 7 «Modello di questionario per la verifica di documenti di stato civile»). L autorità tenuta a riconoscere i documenti in Svizzera, in genere l autorità cantonale di vigilanza sullo stato civile, decide in base alle circostanze e ai dubbi avanzati dalla rappresentanza svizzera se può limitarsi a far autenticare il documento trasmesso, se occorre far esaminare in maniera approfondita il contenuto del documento (n. 3.1) o se i dubbi sono tali da privare il documento di qualsiasi credibilità, rendendo così superflua qualsiasi verifica. All occorrenza, l autorità di vigilanza richiede agli interessati il versamento di un anticipo e incarica la rappresentanza di autenticare o verificare il documento. Essa può affidare, a pagamento, l esame approfondito dei documenti a terzi soltanto se è stata precedentemente invitata a farlo dall autorità interna, per il tramite dell UFSC, mediante il modulo appositamente previsto (CHV. 20). Per accelerare la procedura di trascrizione dei dati di stato civile, gli interessati che forniscono i documenti alla rappresentanza possono chiederle di procedere direttamente alla verifica approfondita dei loro documenti (cosiddetta verifica volontaria dei documenti). In tal caso la rappresentanza chiede il versamento dell anticipo necessario. Li rende attenti al fatto che non può essere comunicata loro l identità del legale di fiducia (o di qualsiasi altra persona incaricata degli accertamenti), che i costi risultanti non potranno essere rimborsati in nessun caso e che il risultato della verifica non è vincolante per l autorità competente per la trascrizione, ossia l autorità cantonale di vigilanza (art. 32 LDIP, 23 OSC), che è libera di esigere accertamenti supplementari. Si raccomanda di far firmare agli interessati una dichiarazione scritta secondo la quale accettano le condizioni della verifica volontaria. 3 Perizia su mandato delle autorità interne (art. 5 cpv. 1 lett. g e h e art. 29 RSDC) 3.1 Verifica della veridicità del contenuto di documenti di stato civile Non appena è stata incaricata dall autorità interna di (far) verificare i documenti esteri di stato civile, la rappresentanza intraprende senza indugio i passi che reputa opportuni alla luce di tutte le circostanze rilevanti. Nota bene: se la verifica dei documenti è domandata nell ambito della procedura preparatoria al matrimonio o alla registrazione dell unione domestica, l autorità cantonale di vigilanza informa il competente ufficio dello stato civile che gli accertamenti richiederanno tempo. L ufficio dello stato civile ne informerà i fidanzati o i futuri partner. 9/12

10 La rappresentanza stessa può rilasciare un certificato ai sensi dell articolo 29 RSDC. Viste le sue limitate risorse di personale, nella maggior parte dei casi incarica tuttavia un terzo, che è riconosciuto quale persona di fiducia e dispone dell esperienza pratica e giuridica necessaria alla luce della complessità e della delicatezza di tali questioni. Il mandato può essere conferito al legale di fiducia della rappresentanza. La rappresentanza gli consegna i documenti da verificare e gli fornisce le informazioni necessarie per adempiere il suo mandato nonché, se disponibile, il questionario (allegato 7) compilato dagli interessati. Lo informa in merito allo scopo del mandato, ossia verificare la veridicità dei dati contenuti nel documento da esaminare (in particolare l identità degli interessati nonché la data e il luogo dei fatti di stato civile attestati nel documento). Se si tratta di verificare un atto di matrimonio, il legale di fiducia deve pronunciarsi anche sulla validità del matrimonio secondo il diritto del Paese d accoglienza (età minima, ostacoli al matrimonio, competenza dell autorità che ha celebrato il matrimonio, ecc.) e sulla portata degli eventuali vizi constatati (matrimonio nullo o annullabile su richiesta di un autorità o degli interessati, ecc.). La rappresentanza provvede affinché il mandatario rispetti la più stretta confidenzialità e proceda con la discrezione necessaria; si raccomanda di fargli firmare una dichiarazione scritta a tale riguardo, in particolare quando i documenti concernono persone che hanno presentato una domanda d asilo in Svizzera. La rappresentanza provvede affinché il mandato sia eseguito con diligenza. Come già menzionato, la verifica dei documenti può richiedere molto tempo; se necessario, la rappresentanza può esigere di essere informata a intervalli regolari in merito all avanzamento degli accertamenti. Può inoltre informare l autorità interna in merito a eventuali ritardi, difficoltà impreviste o aumenti dei costi. La rappresentanza trasmette senza indugio, per il tramite dell UFSC, il risultato degli accertamenti all autorità interna competente e comunica i costi definitivi (che costituiscono disborsi fatturati agli interessati conformemente all art. 7 cpv. 1 lett. c OESC). L autorità interna riceve il rapporto integrale del legale di fiducia, che è versato al dossier di trascrizione; l autorità cantonale di vigilanza tenuta a pronunciarsi sulla trascrizione dei dati di stato civile valuta liberamente la forza probatoria che intende conferire a tale rapporto. Se esso ha una portata determinante, l autorità di vigilanza dovrebbe informarne gli interessati, che hanno il diritto di essere sentiti se essa intende emanare una decisione negativa (art. 29 cpv. 2 Cost.; DTF 124 I 49). L autorità interna deve provvedere affinché gli interessati non vengano a conoscenza di informazioni che potrebbero consentire loro di identificare l autore del rapporto (il rapporto va anonimizzato correttamente prima di essere trasmesso agli interessati; sarebbe preferibile citare soltanto i passaggi che l autorità intende utilizzare per motivare la decisione negativa. Se necessario, l identità dell autore può essere comunicata all autorità di ricorso). L identificazione dell autore rischia infatti di compromettere il sistema di verifica approntato dalla rappresentanza (corruzione del legale di fiducia, persino messa in pericolo della sua vita o della sua integrità personale a causa di rappresaglie, ecc.). 10/12

11 3.2 Informazioni giuridiche particolari Se le informazioni sui dati di stato civile da trascrivere sono lacunose o non consentono di chiarire in maniera certa la situazione giuridica e se nemmeno la collaborazione degli interessati permette di farlo (di principio, in virtù dell art. 16 cpv. 2 LDIP, il contenuto del diritto straniero è accertato d ufficio, ma può essere chiesta la collaborazione delle parti), le autorità interne, in particolare le autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile e l UFSC, possono informarsi in merito al diritto straniero rivolgendosi alla competente rappresentanza. Le autorità interne illustrano sommariamente la situazione, all occorrenza, inviano tutti i documenti necessari alla comprensione della questione e pongono domande concise. Salvo direttive contrarie delle autorità interne (in alcuni casi l autorità interna può accontentarsi in un primo tempo di un estratto delle leggi applicabili nel Paese di accoglienza), la rappresentanza può rivolgersi ai servizi interessati dello Stato accreditario o al proprio legale di fiducia; se necessario, comunica all autorità interna l ammontare dei costi per gli accertamenti. Non conferisce alcun mandato esterno prima di disporre della garanzia che i costi saranno assunti in Svizzera. Come per la verifica dell autenticità, la rappresentanza provvede affinché il mandato sia eseguito con la discrezione e la diligenza necessarie e informa le autorità interne in merito all avanzamento dei dossier. Come nel caso dei rapporti sulla verifica dell autenticità, le autorità interne possono valutare liberamente le perizie giuridiche, che vengono anch esse rese note, in forma anonimizzata, agli interessati. Le prestazioni della rappresentanza in vista dell ottenimento di informazioni o di perizie sono fatturate conformemente all OESC (allegato 3, n. 7). 4 Conferma della trascrizione Dopo che un fatto di stato civile è stato trascritto nel registro dello stato civile svizzero, la competente autorità cantonale trasmette tramite l UFSC una conferma di trascrizione alla rappresentanza svizzera responsabile della trasmissione. La trascrizione può essere confermata sul modulo di trasmissione (modulo 801) o sotto forma di copia della comunicazione o decisione di trascrizione inviata all ufficio dello stato civile o ancora consegnando la conferma allestita dalla corrispondente operazione nel registro dello stato civile (la conferma della trascrizione è gratuita). In tutti i casi occorre indicare la rappresentanza svizzera competente e il numero di riferimento del dossier. 11/12

12 5 Entrata in vigore La presente circolare è obbligatoria e immediatamente applicabile. Sostituisce tutte le direttive precedenti. La circolare n del 30 settembre 1998 «Communication des faits d'état civil étrangers» è abrogata. UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFSC Mario Massa Allegati: menzionati (allegati 6 e 7 unicamente per uso ufficiale) R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\20 Kreisschreiben\ Meldung von ausländischen Zivilstandsereignissen\ _Circolare_Trasmissione di documenti_i 3_V 1.0 i.doc 12/12