La riorganizzazione della logistica sanitaria in Piemonte

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1 A ress Agenzia Regionale per i Servizi Sanitari Area Organizzazione e Programmazione Torino, 11 giugno 2010 La riorganizzazione della logistica sanitaria in Piemonte Carlo Rafele Simona Iaropoli Elio Sgherzi POLITECNICO DI TORINO POLITECNICO DI TORINO AReSS PIEMONTE RESLOG RESLOG

2 Evoluzione della logistica sanitaria in Piemonte

3 CARRELLI KANBAN I farmaci sono distribuiti secondo una logica di reintegro delle scorte di reparto, mediante l utilizzo di coppie di carrelli - armadio gemelli. Tra le esperienze più significative della gestione del farmaco, svolte in Piemonte, ricordiamo quelle dell Ospedale Gradenigo di Torino e del P.O. di Bra (ASL CN2), a partire dal VANTAGGI OTTENUTI: - Riduzione materiali a scorta e consumo farmaceutico. - Maggior disponibilità di tempo per le attività sanitarie. - Controllo/conoscenza da parte della farmacia sui consumi. - Regolarizzazione del servizio logistico interno.

4 PROGETTO MONODOSE A seguito di un mandato regionale degli Assessori alla Salute e alla Ricerca per valutare e realizzare delle sperimentazioni sul tema della dose unica del farmaco, l ASL di Asti ha iniziato l analisi dei possibili percorsi evolutivi, poiché legata all esperienza sul metodo della dose unica maturata dall Ospedale di Nizza Monferrato (2001). La Direzione dell ASL di Asti ha richiesto la cooperazione del Politecnico di Torino per la stesura progettuale di un nuovo flusso dei materiali per la realizzazione della dose unitaria. Il progetto Logistica del farmaco del 2009 in dose unica ha fornito elementi di valutazione sulla fattibilità della dose unica e avviare un processo esteso coinvolgente, anche le realtà industriali partecipanti al processo della dose unica.

5 ALCUNE SOLUZIONI LOGISTICHE ASO S. CROCE E CARLE : progetto Aziendale sul magazzino e sulle sale operatorie ASL NO E ASL TO2 : esternalizzazione di magazzini economali ASO MOLINETTE: flussi nelle sale operatorie (Progetto Regionale A.P.Q. Grandi Ospedali), farmacista di reparto, logistica centralizzata internamente ASL TO3 e TO5 : accentramento farmacie ASL TO4 : (Progetto Regionale A.P.Q. Grandi Ospedali) sui flussi interni e STU aziendale

6 L A.Re.S.S.- Area Organizzazione e Programmazione, con la collaborazione del gruppo di ricerca RESLOG del Politecnico di Torino, ha istituito nel 2008 un Tavolo di lavoro sui modelli innovativi nel settore della logistica. Il Tavolo di lavoro ha affrontato un primo test di analisi sull ASL TO1 e sull ASL TO2 rispettivamente sull accorpamento dei magazzini generali e sui flussi dei materiali in un grande blocco operatorio.

7 ANALISI ASL TO1 TO2 ASL TO1: Studio dei magazzini per il miglioramento della gestione interna in termini organizzativi e tecnologici. ASL TO2: Analisi dei flussi logistici nelle sale operatorie, al fine di elevare l efficienza del sistema di distribuzione. L obiettivo dell analisi è stato quello di fornire delle tecniche che permettessero la razionalizzazione delle scorte dei prodotti, nonché riuscire ad ottenere una tracciabilità certa dei materiali movimentati.

8 ANALISI REGIONALE A seguito dei risultati e dei rilevanti spazi di miglioramento sul campo individuati, il Tavolo di lavoro ha ritenuto opportuno ampliare il campo di analisi a tutta la Regione Piemonte, in quanto le Aziende Sanitarie stavano procedendo ad iniziative individuali di riorganizzazione della logistica. Il Tavolo di lavoro, nel quale il Politecnico fornisce un contributo di analisi, ha inteso rappresentare una prima fotografia dell esistente e successivamente indicare delle soluzioni di razionalizzazione per quanto concerne la rete logistica sanitaria piemontese.

9 ANALISI REGIONALE La rete logistica attuale figlia della organizzazione della sanità piemontese pre-2008 : da 22 ASLL a 13 ASLL + 8 ASO + Accorpamento approvvigionamenti in 5 aree sovra-zonali Rete logistica da razionalizzare e semplificare in linea con le nuove procedure di approvvigionamento.

10 ANALISI REGIONALE DISTRIBUZIONE MAGAZZINI 47 MAGAZZINI FARMACIA 48 MAGAZZINI GENERALI

11 ALCUNI DATI Incidenza spesa materiali su spesa complessiva ospedaliera: % di cui % farmaci Incidenza costo del personale con funzioni inerenti la logistica (magazzini, trasporti, amministrazione) sul costo del personale : 0,7 % Incidenza dei costi di strutture logistiche (magazzini, farmacie) su spesa complessiva : < 0,5 % Perché occuparcene?

12 IL CICLO DI GESTIONE DEI MATERIALI SANITARI Origine Origine del del processo e processo e della della domanda domanda Consegna diretta Consegna dai fornitori diretta dai fornitori PROVVEDITORATO O UFFICIO PROVVEDITORATO APPROVVIGIONAMENTO O UFFICIO APPROVVIGIONAMENTO Gare di acquisto Gare di acquisto PAZIENTE PAZIENTE MEDICI MEDICI REPARTI 4. FARMACIA / REPARTI 4. FARMACIA / ECONOMATO ECONOMATO 4. MAGAZZINI 4. MAGAZZINI FORNITORI FORNITORI Anagrafica Anagrafica Tecnologie Tecnologie Proprietà di Proprietà di beni beni Definizione Definizione dei dei ruoli ruoli Formazione Formazione Modalità Modalità di di gestione gestione Controllo Controllo scorte scorte Tempistiche Tempistiche approvvigionamento approvvigionamento Sistemi Sistemi Informativi Informativi Resistenze Resistenze al al cambiamento cambiamento Gestione Gestione obsoleti obsoleti Resi/Emergenze/ Resi/Emergenze/ Urgenze Urgenze Flusso dei materiali Flusso delle informazioni

13 CONSIDERAZIONI SUI FLUSSI LOGISTICI Molte risorse non solo logistiche coinvolte con elevato impegno temporale Flussi impattanti sui processi centrali di reparto Molte informazioni collegate Rischi clinici connessi rilevanti Spazi impegnati nei reparti elevati Problemi di sicurezza insorgenti Complessità gestionali crescenti Problemi di viabilità esterna

14 CATENA LOGISTICA Paziente Stoccaggio e distribuzione Produzione Trasporto FLUSSO Stoccaggio LOGISTICO e consegna FLUSSO LOGISTICO Gare e acquisti Medico Reparto Trasporto Magazzino/ Farmacia Fornitori Provveditorato Capo sala Cooperativa o personale interno Magazziniere / Farmacista Azienda esterna Provveditore SERVIZIO LOGISTICA

15 CRITICITA PRESENTI COMPLESSIVE O PARZIALI Fornitori Magazzini Farmacia Magazzini Generali Magazzino Reparto 1 Magazzino Reparto 2 Magazzino Reparto 3 Magazzino Reparto N

16 CRITICITA PRESENTI COMPLESSIVE O PARZIALI Fornitori Magazzino Mancanza conoscenza e controllo scorte dei reparti o Reparto 1 Magazzini Organizzazioni elevati Mancanza quantitativi differenti controllo e scorte procedure o elevati non univoche quantitativi. Farmacia (es: rapporto Gestione Duplicazioni con delle i fornitori). Basso di scorte ruoli livello operativi. e delle tecnologico. logiche di riordino affidata Magazzino Diverse modalità di gestione tra le Aziende dovute Reparto 2 a caposala Locali inadeguati. e infermieri. Tracciabilità materiali carente. a scelte Trasporti Scadenza storiche interni e di non Rischio affitto non in base del adeguati. clinico magazzino. a logiche per errori razionali distribuzione. (in particolare Basso ripartizione livello tecnologico tra stock e transito). Magazzino Reparto 3Mancanza Mancanza o ruolo o marginale ruolo marginale della funzione della funzione logistica. logistica. Semplificazione flussi. Magazzini Magazzino Reparto N Generali

17 SVILUPPI OPERATIVI A fronte dei risultati dell analisi regionale condotta, è emersa la possibilità di razionalizzazioni con particolare riferimento alla sovrazona di Asti - Alessandria, e all area delle Aziende Ospedaliere torinesi (S. Giovanni Battista, OIRM/S. Anna, CTO/M. Adelaide, Mauriziano) per i rispettivi motivi: SOVRAZONA AL-AT: carenza di spazi e necessità ammodernamento magazzini; procedura di gara avviata (e in seguito annullata) per terziarizzazione magazzini; riduzione stock. ASO TORINO: numerosità dei magazzini presenti nell area urbana; carenza spazi/locali da ristrutturare; modelli organizzativi differenti; riduzione stock.

18 SOVRAZONA ASTI - ALESSANDRIA L analisi ha preso in considerazione sia le farmacie, sia i magazzini economali. A seguito dello studio di fattibilità, la Direzione Sanità ha ritenuto di dare mandato alle tre Aziende delle sovrazona AL-AT di approfondire il versante realizzativo del progetto, al fine di giungere alla determinazione delle caratteristiche tecniche della piattaforma logistica e delle specifiche operative, utili alla stesura di un capitolato di gara per l affidamento del servizio logistico. Il presente progetto assume la veste di precursore di altri analoghi in sovra-zone e aziende diverse e può quindi costituire un utile campo di analisi e sperimentazione per tutta la Regione.

19 A.S.O. TORINO LA SITUAZIONE ATTUALE

20 TAVOLO DI LAVORO Avvio novembre 2009 Partecipazione 4 ASO, AReSS, Politecnico - RESLOG Provveditori, Logistici aziendali, Farmacisti (p.t.) Approvazione pre-studio di fattibilità da Direzioni Aziendali e Direzione Sanità marzo 2010 Presentazione studio di fattibilità luglio 2010

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22 DISTANZE TRA MAGAZZINI

23 SUPERFICI DISPONIBILI

24 CONSUMI COMPLESSIVI Consumi complessivi magazzini ASO (2008) 5% 38% 57% Consumi annui in stock ( ) Consumi annui in transito ( ) Consumi annui in conto deposito ( ) Nell anno 2008 la spesa complessiva è stata di

25 CONSUMI FARMACIE Consumi farmacie (2008) 22% 2% Consumi annui in stock ( ) Consumi annui in transito ( ) 76% Consumi annui in conto deposito ( ) Nell anno 2008 la spesa complessiva è stata di

26 CONSUMI MAGAZZINI GENERALI Consumi magazzini generali (2008) 11% 19% Consumi annui in stock ( ) Consumi annui in transito ( ) 70% Consumi annui in conto deposito ( ) Nell anno 2008 la spesa complessiva per i magazzini generali è stata di

27 GIACENZE MAGAZZINI Valore economico medio delle Giacenze suddivise per classi di Conto Economico Regionale (2008) Euro Conto Economico Regionale Nell anno 2008 il valore delle giacenze complessivo per i magazzini generali è stato di

28 SCENARI IPOTIZZABILI PER UNIFICAZIONE MAGAZZINI 1) Infusionali 2) Magazzino generale e sanitario Farmacia ipotesi 1 Farmacia ipotesi 3a

29 VANTAGGI Tutti i vantaggi sono da considerarsi a livello qualitativo; allo stato attuale mancano ancora i dati e le elaborazioni per fare un analisi costi/benefici. VANTAGGI TANGIBILI Soluzione per magazzini non a norma. Valore aggiunto della figura del farmacista. Rendere liberi spazi utilizzandoli per attività a maggior valore. Riduzione prezzi per maggiori quantità acquistate. Riduzione delle scorte di magazzino e reparto e relativa gestione. Minori costi di stoccaggio e di distribuzione. Migliore organizzazione dei flussi.

30 VANTAGGI VANTAGGI STRATEGICI Riduzione degli investimenti (no duplicazione). Definizione di uniformità gestionale nella sovrazona (es. gestione stock/transito, farmacie/generale). Crescita culturale (ufficio logistico). Creazione di una struttura base per sviluppi successivi (anagrafica, informatizzazione, procedure, ). Spinta ad acquisti unificati.

31 PROSSIMI PASSI Analisi dei costi. Analisi dei flussi. Competenza e modalità di gestione dei materiali. Confronto con altre realtà. Valutazione economica di convenienza.

32 DIFFICOLTA SORGENTI Anagrafiche differenti e non direttamente interfacciabili. Complessità e coordinamento progetto interaziendale. Necessità di adeguare le logiche di competenze della farmacia sui prodotti. Necessità di armonizzare le logiche di gestione tra stock, transito, c/deposito. Necessità di integrazione operativa tra le Aziende.

33 DIFFICOLTA SORGENTI Maggiori costi gestionali in fase di avvio progetto per esistenza di doppia organizzazione. Resistenza al cambiamento personali e organizzative. Modifiche rilevanti software aziendali. Ridefinizione attività amministrative. Formazione del personale. Trasferimento del personale. Acquisizione della figura dell esperto logistico.

34 FATTORI DETERMINANTI -Omogeneità tra impostazione progettuale e commitment regionale -Accordo tra Direzioni Aziendali. -Necessità di un capo progetto con forte mandato. -Comprensione che il progetto non termina alla piattaforma logistica, ma arriva al letto del paziente -Suddivisione tra gestione operativa del servizio logistico, eventualmente affidata a terzi e governo del servizio, mantenuto all interno.

35 La nuova città della Salute QUALE MODELLO ORGANIZZATIVO?