Strumenti di descrizione archivistica cartacei e informatizzati: tipologie, caratteristiche, finalità

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Gastone Pesce
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1 Strumenti di descrizione archivistica cartacei e informatizzati: tipologie, caratteristiche, finalità Ingrid Germani Archivio di Stato di Bologna Lezione del 10 ottobre

2 La lezione si svolgerà in tre parti Gli strumenti di descrizione archivistica: strumenti di corredo e strumenti di ricerca -- qualche cenno storico -- le fasi del lavoro archivistico: ordinamento e inventariazione Gli strumenti descrittivi tradizionali primari: guide, inventari, elenchi Gli strumenti descrittivi tradizionali di fronte alla sfida informatica -- gli standard -- linee-guida per l elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca informatizzati 2

3 Qualche cenno storico Gli strumenti di ricerca negli archivi ci sono sempre stati: memoria-autodocumentazione strumenti di corredo (coevi) memoria-fonte strumenti di ricerca 3

4 Gli strumenti di ricerca variano a seconda dei diversi periodi storici Con l apertura al pubblico degli archivi, dall Ottocento in poi l archivista mediatore di sapere deve offrire al nuovo pubblico degli archivi strumenti di ricerca adeguati 4

5 Viene fissato il principio che la documentazione deve essere in primo luogo ordinata e descritta In Italia viene elaborato il metodo storico : i fondi sono inscindibili e devono essere riuniti in base alla provenienza devono essere ordinati secondo la storia dell istituto 5

6 Fino alla prima metà del 900 unico criterio di orientamento nell ordinamento dei fondi era la storia delle istituzioni Dagli anni 70 in poi questo criterio esclusivo è stato mitigato, in quanto nell analisi dell istituzione/ente produttore vanno distinti vari livelli 6

7 A) la ricostruzione del livello normativo B) l individuazione della prassi amministrativa C) la presenza dell istituzione nel contesto storico-politico generale D) i rapporti sociali che cercano forma giuridica nelle istituzioni E) i rapporti economici 7

8 In sintesi l analisi dell istituzione-ente produttore di archivio comprende: 1) la storia dell istituzione in senso stretto 2) la storia del contesto storico-politico 3) la storia delle carte Tutti questi aspetti sono compresi nell ampio significato che oggi la dottrina attribuisce al metodo storico e vanno tenuti ben presenti nel preliminare lavoro di ordinamento 8

9 Ordinamento e inventariazione Due sono i momenti del lavoro archivistico, distinti e fortemente correlati: l ordinamento (o verifica dell ordinamento esistente) La descrizione archivistica inventariazione L utilizzo degli strumenti informatici non deve indurci a pensare che i due momenti siano ribaltati 9

10 Inventariazione Scopo del lavoro di inventariazione (o in senso più generale e corretto descrizione archivistica) è la redazione di uno strumento descrittivo che potrà essere guida inventario strumenti primari elenco 10

11 indici strumenti sussidiari rubriche repertori 11

12 Cos è la descrizione archivistica? Una rappresentazione dell entità archivistica originale che si vuole descrivere Questa definizione si differenzia dalla concezione della descrizione inventariale come riproduzione fedele dell originale, diffusa negli archivi e cancellerie italiane dal medioevo fino grossomodo alla fine del

13 Essendo la rappresentazione un procedimento di astrazione mentale, per un adeguata rappresentazione di una determinata realtà occorre individuare gli elementi atti allo scopo 13

14 Il principale elemento concettuale individuato dalla teoria archivistica dall 800 in poi è come si è detto - l ordine storico, ricostruito con l ordinamento dell archivio, che si declina in vario modo a seconda del livello di descrizione (guida o inventario) 14

15 GUIDA A livello di archivio di concentrazione (quindi nella redazione di una guida), si tratta di determinare l ordine con cui vengono presentati i fondi (macrostruttura) Gli oggetti descritti in una guida sono infatti, in generale, i fondi archivistici 15

16 nella tradizione archivistica italiana, dagli inventari dell Archivio di Stato di Lucca ( ) fino alla Guida generale degli archivi di stato italiani ( ) i fondi vengono presentati secondo l ordine storico 16

17 Nella Guida generale degli archivi di stato italiani i canoni concettuali di questo ordine storico tradizionale si sono allargati, e costituiscono un modello di riferimento autorevole per quanto concerne la rappresentazione della macrostruttura di un archivio 17

18 INVENTARIO Anche per quanto riguarda gli inventari vi è stata una lunga evoluzione, giungendo alla metà degli anni 60 alla determinazione di alcune regole: Norme per la pubblicazione degli inventari archivistici, circolare della Direzione Generale degli Archivi di Stato, circ. 39/

19 Queste norme forniscono criteri di massima per quanto riguarda l ordinamento e la sua rappresentazione nell inventario, in merito: alla periodizzazione all ordine di distribuzione della materia (ovvero ordine delle serie) 19

20 Le norme inoltre affrontano le problematiche relative ad altri due aspetti descrittivi: 1. Introduzione agli inventari: Inquadramento storico Descrizione dell archivio, su come era prima del riordinamento Avvertenza sui criteri di ordinamento seguiti e Introduzione alle serie 20

21 2. Grado di analiticità: L unità archivistica da tenere presente quando non si tratti di registri, volumi etc. è di massima il fascicolo o unità corrispondente Solo se il contenuto di più fascicoli o buste è assolutamente omogeneo, e identica è la forma degli atti raggruppati, si potrà unificare la voce 21

22 Le norme riportano alcuni esempi Esempio di serie omogenea Bilanci provvisori b b

23 mai invece Lettere di contenuto vario, , bb. 3 Deliberazioni, conti, etc., sec. XVIII, bb. 5 o peggio Carte sciolte secc. XVI-XX 23

24 Uniformità della scala adottata: una volta assunta una data unità archivistica come base per l inventariazione, si dovrà cercare di mantenerla costante nel corso del lavoro, fatte salve alcune eccezioni 24

25 Nelle norme troviamo indicazioni sulla descrizione delle singole voci: Titolo Contenuto Segnatura archivistica Consistenza Datazione 25

26 ELENCO L elenco in genere è accompagnato da specificazioni (elenco di consistenza, elenco di deposito, elenco di versamento). Consiste nella lista sommaria della documentazione di un fondo non riordinato, secondo l ordine in cui di fatto si trovano le singole unità. Si osserva che purtroppo taluni elenchi presenti nelle nostre sale di studio, portano a volte abusivamente il nome di inventari. 26

27 Strumenti descrittivi tradizionali e standard Il modello descrittivo della guida e dell inventario è perfettamente in linea con il modello di rappresentazione delle regole ISAD(G). 27

28 Ciò che vi è di comune tra i modelli guida/inventario e lo standard ISAD(G) è: A) Il concetto di struttura (macrostruttura oppure struttura derivante dall ordinamento di un fondo), che nello standard ISAD(G) è rappresentato dal modello ad albero rovesciato. 28

29 B) Il concetto di descrizione multilivellare: la descrizione deve iniziare dal livello più alto (fondo) e scendere di livello in livello fino al livello più basso (fascicolo e/o unità documentaria), ma può anche fermarsi solo al livello alto. Lo standard ISAD(G) sarà approfondito in una prossima lezione. 29

30 Un elemento di novità invece è costituito da ISAAR(CPF) in quanto - come si vedrà nella lezione specifica - questo standard introduce il modello della descrizione separata, ma allo stesso tempo connessa, dei soggetti produttori e dei relativi archivi. Introduce inoltre il concetto di controllo di autorità sulle denominazioni dei soggetti produttori, nell ambito della costruzione di sistemi archivistici informatizzati. 30

31 La creazione di sistemi informativi conformi agli standard descrittivi non è di per sé garanzia di produzione di strumenti di ricerca scientificamente validi, perché la scientificità o meno del prodotto (banca dati) è determinata dalla qualità dei dati che sono immessi. 31

32 Gli strumenti di ricerca informatizzati Un utile ausilio per l elaborazione e la presentazione di descrizioni archivistiche conformi ad ISAD(G) e ISAAR(CPF), è costituito dal rapporto di un apposito sottocomitato internazionale pubblicato nel 2001, che porta il titolo: Linee-guida per l elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca (Guideslines for the Preparation and Presentation of Finding Aids) 32

33 Queste linee guida: raccomandano quali requisiti deve avere uno strumento di ricerca per essere conforme agli standard indicano quali caratteristiche minime deve avere per una efficace presentazione inventariale tramite strumenti informatici analizzano le tipologie di strumenti di ricerca tradizionali esistenti, classificandoli in base alla conformità agli standard 33

34 Riferimenti bibliografici P. CARUCCI, Gli inventari, in Rassegna degli Archivi di Stato, XLIX, 3 (1989), pp P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, rist (in appendice sono pubblicate le Norme per la pubblicazione degli inventari del 1966) Guida generale degli Archivi di Stato Italiani, Introduzione a cura di P. D Angiolini e C. Pavone, vol. I, Roma, 1981, pp

35 A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici e i problemi dell accesso, in Archivi per la storia, III-2 (1990), pp S. VITALI, Standard di descrizione degli archivi a livello internazionale e nazionale: realizzazioni, problemi e prospettive, in L informazione bibliografica, 3 (2000), pp

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