L ISTRUZIONI PER L USO Strumenti, metodi e criticità per creare, gestire e conservare la posta elettronica

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1 Prof. Stefano Pigliapoco L ISTRUZIONI PER L USO Strumenti, metodi e criticità per creare, gestire e conservare la posta elettronica

2 Posta Elettronica (PE) [DPCM 31/10/2000]: Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC , RFC e successive modificazioni o integrazioni.

3 Posta Elettronica (PE) [Bozza delle nuove regole tecniche sul protocollo informatico]: Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC , RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni.

4 Posta Elettronica (PE) I messaggi di posta elettronica sono trasmessi via internet come file plain text, denominati transmission file, codificati in ASCII standard e prodotti dalle applicazioni client Un transmission file è composto da due sezioni principali: la sezione header, che contiene le informazioni sul messaggio, e la sezione body, che contiene il testo del messaggio e gli eventuali allegati.

5 Posta Elettronica (PE) La sezione header contiene i campi: Subject: From: To: Cc: Ccn: Reply-to: date:

6 Posta Elettronica (PE) Message-ID: Received: Return-path:.. Queste informazioni servono a controllare la trasmissione del messaggio e sono aggiunti dai server che intervengono nel percorso dal mittente al destinatario.

7 Posta Elettronica (PE) Inizialmente i messaggi contenevano solo testo e quindi erano facilmente codificabili in ASCII; oggi, invece, possono essere strutturati in formato HTML e avere allegati in numero, dimensione e tipologia variabili. Per permettere la trasmissione di file plain text (il transmission file) contenente anche allegati e parti di testo non ASCII, lo standard SMTP/MIME prevede la loro codifica e decodifica sui client di posta - con gli algoritmi Quoted Printable o Base 64

8 Posta Elettronica (PE) Un messaggio codificato secondo lo standard MIME aggiunge all header: MIME version: 1.0 Content-type: (text/plain; text/html; image/gif; image/jpeg; multipart/mixed;... Content-Transfer-Encoding: indica il meccanismo di codifica delle parti non ASCII Content-Disposition: stabilisce come verrà visualizzata sul client la parte cui si riferisce (attachment, inline)

9 Posta Elettronica (PE) I formati di memorizzazione dei messaggi di posta elettronica sono definiti dalle applicazioni client e sono sostanzialmente di due tipi: Individuali: un file per ogni (.eml;.msg) Collettivi: un file più (.mbox;.dbx;.pst;.mbx) Il formato.eml è costituito da plain text nello standard MIME

10 Firma elettronica L identificazione degli utenti del servizio di posta elettronica avviene all atto della spedizione delle tramite le loro credenziali di accesso L art. 1, c. 1, lett. q), del codice dell amministrazione digitale (CAD), recependo l art. 2, c. 1, direttiva UE n. 1999/93, definisce firma elettronica l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica.

11 Firma elettronica L art. 5, c. 2, direttiva n. 1999/93/CE, dichiara che una firma elettronica non può esser considerata legalmente inefficace o inammissibile come prova in giudizio, unicamente perché È in forma elettronica; o non è basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi di certificazione accreditato; oppure non è creata con un dispositivo per la creazione di una firma sicura [Art 21, c. 1] - Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

12 Posta Elettronica (PE) Una casella di posta elettronica tradizionale con le relative credenziali di accesso è rilasciata ai titolari dai gestori senza l accertamento dell identità del richiedente La posta elettronica convenzionale non garantisce: L identità del mittente La riservatezza dei messaggi La consegna dei messaggi L integrità dei messaggi

13 Posta Elettronica Sicura (S/MIME) Il protocollo S/MIME estende le specifiche del protocollo MIME aggiungendo le funzionalità di crittografia e firma elettronica. Attualmente è uno standard ampiamente riconosciuto e utilizzato da tutti i client di posta elettronica Il meccanismo prevede il rilascio di un ID digitale ai titolari delle caselle di posta elettronica da parte di un autorità di certificazione, che deve accertarsi della loro identità e fornire i servizi di gestione dei certificati S/MIME (scadenze, rinnovi, accessi)

14 Posta Elettronica Sicura (S/MIME) Un ID digitale è un file che contiene una chiave segreta e un certificato digitale S/MIME nel quale sono memorizzati i dati identificativi del titolare della casella e la sua chiave pubblica Con il protocollo S/MIME è possibile generare firme elettroniche con la chiave segreta dei titolari delle caselle e includerle nel body insieme ai relativi certificati S/MIME. È possibile anche crittografare i messaggi per garantirne la riservatezza

15 Posta Elettronica Sicura (S/MIME) Grazie alla firma elettronica inclusa nelle è possibile identificare l autore del messaggio rilevare le eventuali alterazioni Grazie alla crittografia È garantita la riservatezza del contenuto dei messaggi Lo standard S/MIME è standard internazionale utilizzato in molti Paesi dell Unione europea

16 Posta elettronica certificata Le disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) sono contenute nel d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, mentre le regole tecniche sono state emanate con D.M. 2 novembre 2005 Altre disposizioni inerenti alla PEC sono riportate nel codice dell amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005) e nella legge 28 gennaio 2009, n. 2, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale

17 Posta elettronica certificata Il servizio di PEC, essendo un servizio a cui è riconosciuta la capacità di fornire certezze giuridiche equivalenti a quelle fornite dalle raccomandate con ricevuta di ritorno, non può essere erogato da un qualunque Internet Service Provider (ISP), ma solo da coloro che possiedono i requisiti specificati nell art. 14 del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68.

18 Posta elettronica certificata Il sistema di PEC genera i messaggi (ricevute, avvisi e buste) in formato MIME Il messaggio è quindi inserito in una struttura S/MIME v3 in formato CMS, firmata con la chiave privata del gestore di posta certificata. Il formato S/MIME usato per la firma dei messaggi generati dal sistema è il multipart/signed (formato.p7s) così come descritto nella RFC 2633

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22 Posta elettronica certificata Qualora, per un motivo qualsiasi, un messaggio non risulti consegnabile al destinatario, il gestore del servizio di PEC del mittente è tenuto a comunicargli l esito negativo della trasmissione entro 24 ore dall invio I gestori dei servizi di PEC devono tenere traccia delle operazioni effettuate per la trasmissione dei messaggi in un apposito registro informatico denominato log dei messaggi. Tale registro deve essere conservato per almeno 30 mesi

23 Posta elettronica certificata Poiché la ricevuta di avvenuta consegna attesta che un messaggio è stato depositato nella casella elettronica del destinatario, ma non che questi l abbia letto, è necessario che il destinatario dichiari la sua casella di PEC, impegnandosi a scaricare sistematicamente la posta ivi depositata.

24 Casella certificata del cittadino (CEC- PAC) Il DPCM 6 maggio 2009, emanato ai sensi dell art. 16-bis, c. 7, del D.L. n. 185/2008, convertito con L. n. 2/2009, disegna un servizio finalizzato al rilascio di caselle di posta certificata ai cittadini, che prevede per essi la possibilità di ottenere gratuitamente un indirizzo di PEC, richiedendolo direttamente, o tramite l affidatario del servizio, al Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri

25 Istanze e dichiarazioni on line [Art 65, c. 1] Le istanze e le dichiarazioni presentate alle PA per via telematica sono valide: se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di PEC purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato

26 PEC ID Il servizio PEC ID consentirà di identificare le persone fisiche e giuridiche che presentano istanze e dichiarazioni per via telematica nei confronti delle pubbliche amministrazioni (articolo 65 comma 1 lettera c-bis del CAD) Un gruppo di lavoro coordinato da DigitPA ha definito le Regole Tecniche, che dovranno essere emanate con un DPCM, alle quali i gestori di posta elettronica certificata dovranno attenersi qualora vogliano erogare il servizio PEC ID

27 PEC ID le Regole tecniche, in coerenza con il modello GFID di gestione federata delle identità digitali del Sistema Pubblico di Connettività, seguono il paradigma SAML (Security Assertion Markup Language ), uno standard informatico basato su XML per lo scambio di dati di autenticazione e autorizzazione tra domini di sicurezza distinti, gestiti da Identity Provider. I Gestori di posta elettronica certificata che decideranno di erogare il servizio di PEC ID, opereranno pertanto da Identity Provider, entità abilitate a creare, gestire e mantenere informazioni sull identità digitale di soggetti che operano telematicamente, allo scopo di fornire supporto alla loro identificazione informatica

28 Firma elettronica avanzata [Art. 1, c. 1, lett. q-bis)] Per firma elettronica avanzata s intende l insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che: consentono l'identificazione del firmatario del documento garantiscono la connessione univoca al firmatario sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

29 Firme elettronica avanzata [Art. 20, c. 3, CAD] Le regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, salvo quanto già disposto per la firma digitale, saranno emanate entro il 25/1/2012 Al momento, è disponibile una bozza delle nuove regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, elaborate da DigitPA, che consente alle organizzazioni interessate di realizzare soluzioni di firma elettronica avanzata senza autorizzazione preventiva

30 Firma elettronica avanzata [Bozza delle nuove regole tecniche sulle firme elettroniche] Soluzioni di firma elettronica avanzata La Carta d Identità Elettronica, la Carta Nazionale dei Servizi e gli altri strumenti ad esse conformi, sono utilizzabili dalle pubbliche amministrazioni per realizzare sistemi di firma elettronica avanzata. Le applicazioni di verifica devono accertare che il certificato di autenticazione sia afferente ad una Carta d Identità Elettronica o ad una Carta Nazionale dei Servizi

31 Firma elettronica avanzata [Bozza delle nuove regole tecniche sulle firme elettroniche] Soluzioni di firma elettronica avanzata L invio tramite PEC di cui all art. 65, comma 1, lettera c-bis) del CAD, effettuato richiedendo la ricevuta completa di cui all art. 1, comma 1, lettera i) del Decreto 2 novembre 2005, costituisce, nei confronti della pubblica amministrazione, firma elettronica avanzata del messaggio spedito ai sensi delle presenti regole tecniche

32 Gestione delle PEC Integrazione con il sistema di gestione informatica dei documenti Gestione automatizzata delle ricevute di ritorno [DPCM 31 ottobre 2000]: Ad ogni messaggio di posta elettronica ricevuto da una area organizzativa omogenea corrisponde una unica operazione di registrazione di protocollo. Detta registrazione si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più dei file ad esso allegati.

33 Gestione delle PEC [DPCM 31 ottobre 2000]: Ad ogni messaggio di posta elettronica ricevuto da una area organizzativa omogenea corrisponde una unica operazione di registrazione di protocollo. Detta registrazione si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più dei file ad esso allegati

34 Gestione delle PEC [Bozza delle nuove regole tecniche sul protocollo informatico]: Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un unica operazione di registrazione di protocollo che si riferisce all intero messaggio. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche le ricevute rilasciate dal sistema di posta certificata correlate al messaggio oggetto di registrazione

35 Notifiche telematiche [Art. 25, c. 3, L. n. 183/2011) Dal 31 gennaio 2012 gli avvocati possono effettuare notificazioni (in materia civile, amministrativa e stragiudiziale) senza l ausilio dell ufficiale giudiziario non solo per mezzo degli uffici postali, ma anche per mezzo della posta elettronica certificata Il nuovo c. 3-bis della legge 53/1994 (quella sulle notifiche in proprio degli avvocati), tuttavia, prevede che la notifica sia effettuata a mezzo della PEC solo se l indirizzo del destinatario risulta da pubblici elenchi.

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