TECNICHE DI STESURA DEI VERBALI E GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI

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1 TECNICHE DI STESURA DEI VERBALI E GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI Area Affari Generali Istituzionali Partecipazioni Settore Rapporti con gli Organi Accademici Ciro Danzo Anna Borghesi 13 maggio 2009 Per approfondimenti e richieste di chiarimento sulle materie oggetto del corso: 1

2 GLI ATTORI DEL PROCESSO DECISIONALE LE CRITICITA DEL CONTESTO ATTUALE (fonte: CRUI gennaio 2009) Ampia rappresentatività come criterio prevalente di composizione degli organi Assetti di potere nella prassi non definiti Eccesso di assemblearismo, autoreferenzialità e conflitti di interesse Parcellizzazione e mediazione degli interessi Responsabilità non chiare sulle decisioni Frammentazione del circuito decisionale e sovrapposizione funzionale fra più organi Difficoltà ad assumere risoluzioni strategiche e di indirizzo Difficoltà di gestione e controllo su aspetti qualificanti Elevati costi organizzativi Sovraccarico e lentezza del processo decisionale 2

3 GLI ATTORI DEL PROCESSO DECISIONALE LE AZIONI PRIORITARIE SULLA GOVERNANCE (Linee guida del Governo per l Università del 6/11/08) 1) Ridefinire il ruolo del Rettore creando le condizioni affinchè possa assumere la piena responsabilità delle sue decisioni e porre in atto la difficile sintesi fra esigenze interne ed esigenze esterne spesso contrastanti, incanalandole in una strategia generale per l eccellenza della ricerca, la qualità della didattica, e l innovazione organizzativa 2) Distinguere in modo netto tra le funzioni del SA e le funzioni del CA, riservando al primo il compito di rappresentare le istanze scientifiche ed accademiche, al secondo quello di definire le linee di indirizzo per la pianificazione strategica dell Ateneo ed assicurare una prudente e corretta gestione ispirata agli interessi generali 3) Eliminare la duplicazione di organi e snellire i processi decisionali, in particolare integrare maggiormente la gestione della didattica e della ricerca attraverso processi di riorganizzazione dell articolazione interna all Ateneo (l attuale riparto di compiti fra Facoltà, Dipartimenti, Corsi di Laurea è causa di inefficienza) 4) Limitare a non più di due mandati la permanenza in carica di Presidi e Rettori (max 6/8 anni) 5) Rafforzare la leadership istituzionale (attraverso attività di formazione per docenti interessati ad assumere incarichi direttivi) e la funzione gestionale (ponendo attenzione alla professionalizzazione di coloro cui competono responsabilità finanziarie, tecniche, amministrative) 3

4 GLI ATTORI DEL PROCESSO DECISIONALE Fonte: Un patto virtuoso tra Università e Istituzioni: autonomia e responsabilità, governance, valutazione, reclutamento Seminario del 24/3/09 Il punto critico nel disegno degli organi di governo riguarda i meccanismi di efficace composizione dei due principi ispiratori della autonomia e della responsabilità; questa richiede visibilità e identificabilità degli organi responsabili del governo dell ateneo e rendicontabilità delle decisioni; a sua volta tale rendicontabilità richiede programmi definiti e verificabili così come criteri di valutazione puntuali. Connesso ad un maggiore decentramento dei processi decisionali, cui deve corrispondere un rafforzamento delle responsabilità, deve operare un meccanismo di virtuosa competizione interna per le risorse fondato sulla valutazione della qualità (modello di finanziamento su base valutativa ex Legge 1/2009 nuova Agenzia di valutazione). Occorre disegnare il governo in modo da dare un ruolo appropriato a tutti i portatori di interesse (anche esterni), facendoli convergere sul miglioramento dell efficienza e della produzione di conoscenza e professionalità. Obiettivo prioritario, per superare l attuale assetto (che privilegia la collegialità a scapito dell efficacia decisionale) è stabilire una limpida suddivisione di compiti fra i vari organi e far sì che a tutti i livelli le responsabilità gestionali siano attribuite sulla base di specifiche competenze. 4

5 GLI ATTORI DEL PROCESSO DECISIONALE (i punti qualificanti del nuovo disegno di legge) Valorizzazione del ruolo del Rettore; nomina i membri del CA; due mandati per 8 anni Consiglio di Amministrazione: funzioni di programmazione strategica e alta amministrazione; poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione che lo statuto non assegna al Rettore; composizione ristretta (9 membri), in prevalenza soggetti esterni all Università, con competenze ed esperienze professionali di alto livello; incompatibilità con altre cariche; 4 anni Senato Accademico: garante della libertà accademica e dei diritti dei membri della comunità accademica; linee strategiche generali su didattica e ricerca; vigilanza sull operato del Rettore e del CA; composizione ampia e rappresentativa Possibilità di costituire organismi di collegamento con la comunità locale e nazionale Rafforzamento del ruolo dei Nuclei di Valutazione, composti in prevalenza da membri esterni a garanzia della terzietà ed indipendenza di giudizio; rapporti NV - Anvur Una ottimale dialettica tra gli organi centrali e le strutture primarie deve garantire che queste, più vicine alla gestione della didattica e della ricerca, possano funzionare con ampi margini di autonomia, restando ai primi le responsabilità sulle strategie generali e sulla loro sostenibilità finanziaria. Dipartimenti: responsabilità unitaria della ricerca e della didattica; coerenza della dimensione tematica e disciplinare (inclusione di una pluralità di SSD affini); organizzazione interna di corsi di studio commissioni didattiche Facoltà: aggregazione di dipartimenti in aree omogenee di ampie dimensioni; coordinamento delle attività didattiche 5

6 ORGANI COLLEGIALI: DEFINIZIONE Gli organi, intesi come soggetti cui compete la titolarità formale di un attività giuridicamente qualificata che rappresenta un estrinsecazione di potere, si definiscono collegiali quando l esercizio della funzione è demandato ad un collegio ovvero ad una pluralità di persone dotate di pari potere, le quali, formando un unità, debbono provvedervi in seduta comune e attraverso una unitaria deliberazione. 6

7 Segue ORGANI COLLEGIALI: DEFINIZIONE Le norme statutarie prevedono quali Organi collegiali centrali con funzioni deliberative, il Senato Accademico, il Consiglio di Amministrazione, la Giunta di Ateneo, il Collegio dei Direttori di Dipartimento, il Consiglio Studentesco. Ad essi si affiancano Collegi con competenze istruttorie, consultive, propositive (Commissioni permanenti con funzioni istruttorie). L organizzazione interna delle Strutture periferiche (Facoltà, Dipartimenti, Poli scientifico didattici) si articola nei Consigli di Facoltà, di Dipartimento, di Polo, ed in organi istruttori quali i Consigli di Presidenza, le Commissioni didattiche di Facoltà, i Consigli di Corso di Studio, la Giunta di Dipartimento. Le linee di indirizzo di carattere generale di seguito illustrate, tratte dall evoluzione dottrinale e giurisprudenziale in materia, sono applicabili a tutte le tipologie di organi collegiali sopra individuate. 7

8 COME SI FORMANO LE DECISIONI QUORUM STRUTTURALE per la validità della seduta (numero minimo di partecipanti alla seduta): almeno metà più uno dei componenti del collegio, dedotti gli assenti giustificati. Se manca il quorum strutturale, la seduta non può avere luogo per la mancanza della titolarità dei poteri del collegio. QUORUM FUNZIONALE per la validità dell espressione della volontà deliberativa (numero minimo di voti favorevoli per l adozione della decisione): almeno metà più uno dei partecipanti alla votazione (maggioranza semplice); nei casi di deliberazioni da assumere a maggioranza assoluta (es. per l approvazione di regolamenti), occorre il voto favorevole della metà più uno dei componenti del collegio (senza dedurre gli assenti giustificati). 8

9 Segue COME SI FORMANO LE DECISIONI FACCIAMO UN ESEMPIO Esempio: n. componenti del collegio 26; n. componenti presenti alla seduta 20; n. assenti giustificati 2 Quorum strutturale 13 Quorum funzionale Maggioranza semplice 11 Quorum funzionale Maggioranza assoluta 14 Fanno eccezione i collegi perfetti (es. commissioni di gara d appalto) in cui la legge o la stessa natura dei poteri esercitati rendono necessaria la presenza di tutti i componenti; è quindi richiesta la partecipazione all assemblea e alle votazioni di tutti i membri del collegio. Fanno eccezione i casi nei quali le delibere devono essere assunte in una composizione ristretta, specificamente prevista: Art 18 comma 3 Statuto: Le modalità di copertura dei posti di ruolo docente e ricercatore, le chiamate, e le altre questioni attinenti alle persone dei docenti di I e II fascia e dei ricercatori sono deliberate dal CdF nella composizione limitata alla fascia corrispondente e a quelle superiori. 9

10 VERBALE: NATURA Poiché l esistenza degli atti degli organi collegiali non coincide temporalmente con il momento della loro (successiva) formalizzazione, nasce l esigenza di avere memoria certa di ciò che è accaduto durante la seduta, esigenza cui assolve la funzione di verbalizzazione. Il verbale è il documento preordinato alla descrizione di atti e fatti, giuridicamente rilevanti, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante incaricato di tale compito, al fine di garantirne la certezza e documentarne l esistenza. Viene redatto per iscritto per dare conto di come gli organi collegiali sono giunti ad assumere determinate decisioni, del loro contenuto, dell esposizione dei fatti giuridicamente rilevanti, delle dichiarazioni rese dai singoli partecipanti. 10

11 VERBALE: FUNZIONE Funzione del verbale è la fedele rappresentazione di atti o fatti cui il pubblico ufficiale abbia assistito, diretta a costituire documentazione probante fino a querela di falso (art c.c.): della provenienza da colui che lo ha materialmente formato; dell esistenza degli atti o fatti in esso attestati, così come si sono svolti in presenza dell autore del verbale o come da questi conosciuti per effetto delle dichiarazioni acquisite (non anche della loro veridicità); della sequenza in cui i fatti si sono verificati Ulteriore funzione è quella di consentire agli organi giurisdizionali il controllo sul corretto svolgimento del procedimento collegiale e sulle determinazioni amministrative adottate, anche da parte dei privati tramite il diritto di accesso. Dalla funzione stessa di documentazione cui assolve, si desumono i caratteri propri del verbale che deve essere la rappresentazione vera della seduta e la riproduzione esatta ed inequivoca di quanto avvenuto durante il suo svolgimento. 11

12 VERBALE: REQUISITI DI STRUTTURA ELEMENTI COSTITUTIVI DEL VERBALE: SOGGETTO OGGETTO FORMA SOTTOSCRIZIONE 12

13 IL SOGGETTO VERBALIZZANTE La funzione di redigere il verbale è demandata al Segretario, che deve avere un titolo specifico di investitura formale in tal senso, vale a dire deve esserci una situazione legittimante l esercizio della relativa funzione; può essere un membro estraneo o un componente del collegio stesso. Spetta comunque al Presidente del collegio il compito di sorvegliare e disciplinare l attività di verbalizzazione. 13

14 Segue: IL SOGGETTO VERBALIZZANTE E importante che il Segretario sia in una situazione di assoluta imparzialità rispetto agli interessi connessi alla funzione. I vizi della delibera o della seduta non necessariamente influiscono sul verbale, che sarà valido nonostante l invalidità della delibera. Il verbalizzante non è il garante della legittimità dello svolgimento della seduta e dell assunzione delle relative determinazioni. E necessario che il verbalizzante dia conto delle eventuali irregolarità o illegittimità riscontrate, e, ove dovesse rilevare ipotesi penalmente rilevanti, ha l obbligo di rapporto al magistrato penale Devono ritenersi estensibili ai segretari dei collegi amministrativi le disposizioni sulle incompatibilità previste per i componenti dei collegi medesimi; tuttavia la giurisprudenza ha chiarito che il segretario di una commissione di concorso non partecipa alla fase formativa e di espressione di giudizio, se non al fine di darne atto a verbale; pertanto, la sua presenza, ove richiesta dalla normativa, non si traduce in una continua ed ininterrotta contiguità fisica con i commissari, essendo sufficiente che egli garantisca il regolare svolgimento delle procedure. 14

15 OGGETTO DEL VERBALE Oggetto specifico della verbalizzazione è la sequenza dei fatti cui il verbalizzante assiste, fra i quali: la presenza dei soggetti partecipanti le opinioni e i giudizi espressi dai singoli partecipanti i voti manifestati 15

16 Segue OGGETTO DEL VERBALE Elementi indefettibili della verbalizzazione sono: l indicazione nominativa dei componenti presenti/assenti giustificati/assenti; l indicazione di chi presiede e di chi svolge le funzioni di segretario; le modalità di voto palese o segreto; l espressione del voto, il risultato del voto (dando atto nominativamente dei favorevoli, astenuti, contrari) l indicazione dell organo e il tipo di adunanza l inizio e la fine delle operazioni il luogo e la data gli argomenti all odg la sospensione dei lavori e la loro ripresa l eventuale scioglimento della seduta; le eventuali espulsioni di singoli componenti la firma del Presidente e del Segretario 16

17 LA FORMA La verbalizzazione, anche se attuata con fogli manoscritti o con strumenti tecnologici, dovendo rispondere alle descritte esigenze di certezza e conservazione nel tempo, deve sempre potersi tradurre in un documento cartaceo; solo il documento scritto ha funzioni di verbale, dovendosi attribuire ad altri strumenti eventualmente in uso mero valore di ausilio ai fini della verbalizzazione e non di sostituzione della stessa (es. registrazione audio/video della sedute). 17

18 LA SOTTOSCRIZIONE Il verbale assume carattere di atto compiutamente formato con la sottoscrizione congiunta di colui che lo redige come segretario verbalizzante e del Presidente, mentre la mancata sottoscrizione dei componenti del collegio non è causa di illegittimità. In caso di eventuale rifiuto di apporre la sottoscrizione da parte del presidente o del segretario, chi sottoscrive darà atto del rifiuto e delle relative ragioni, ferma restando la validità dell atto. La sottoscrizione è da intendersi come firma autografa del pubblico ufficiale in calce all atto; la sottoscrizione a margine di ogni foglio garantisce la consequenzialità della stesura dell'atto nelle sue varie parti e componenti. 18

19 Segue LA SOTTOSCRIZIONE Il verbale diviene atto pubblico quando, nell ordine, le formalità della - redazione - lettura - approvazione - sottoscrizione sono state completate. Da tale momento è impossibile offrire con altro mezzo, che non sia la querela di falso, la prova della non veridicità di quanto verbalizzato. Per quanto riguarda i fatti su cui il verbale tace o che sono espressi in forma che può dare adito a dubbi e incompletezze, la fidefacenza si estenderà solo ai fatti o determinazioni che trovano, in tutto o in parte, rispondenza certa nel contenuto del verbale. La dimostrazione di tali fatti o determinazioni potrà invece essere data con gli ordinari mezzi di prova, comprese le presunzioni. 19

20 CONVOCAZIONE E ORDINE DEL GIORNO La convocazione è l invito formale rivolto ai componenti, mediante apposita comunicazione, a riunirsi in un certo luogo e in una certa data, a cura del Presidente. Essa contiene l ordine del giorno cioè gli argomenti da trattare, che devono essere indicati chiaramente, non essendo ammesso l utilizzo di formule generiche né la possibilità di dedurre implicitamente da un argomento previsto una questione diversa. 20

21 Segue CONVOCAZIONE E ORDINE DEL GIORNO Nel caso in cui vi sia un vizio attinente alla convocazione, quest ultimo non produce di per sè effetti invalidanti sulla delibera (salvo richiesta di annullamento), se non nei casi di collegi reali o perfetti. FUNZIONE DELL ORDINE DEL GIORNO: è quella di consentire, con congruo anticipo, ai componenti di disporre di ogni utile elemento di giudizio in ordine alla partecipazione alla seduta ed al merito delle questioni da trattare. Non è pertanto consentito, in linea di principio, deliberare su questioni non contemplate all ODG, salvo nel caso in cui l organo si esprima favorevolmente in forma unanime. Una sola assenza o dissenso incidono notevolmente sulla validità della delibera, poiché l assente o il dissenziente potrà sostenere che avrebbe avuto argomenti per indurre il collegio a deliberare in un modo diverso. 21

22 TECNICHE DI REDAZIONE DEL VERBALE Parlare oscuramente lo sa fare ognuno, ma chiaro pochissimi Galileo Galilei Le variabili della comprensibilità il difettoso impianto logico concettuale abuso di riferimenti impliciti la terminologia tecnica Leggibilità e chiarezza vanno rapportate al contenuto della comunicazione e al pubblico di riferimento, tenendo conto delle seguenti indicazioni: scegliere le parole del linguaggio comune preferire parole e frasi brevi limitare il ricorso alle sigle ridurre i termini tecnico specialistici evitare parole straniere ricorrere quando necessario a note esplicative privilegiare la coordinazione rispetto alla subordinazione limitare l uso della costruzione impersonale usare, se possibile, la forma attiva 22

23 LE 3 S: SENTIRE, SCRIVERE E SINTETIZZARE SENTIRE: ascoltare attentamente senza distrarsi e senza mai perdere il filo. E importante la collocazione fisica dell operatore o la strumentazione tecnica a sua disposizione. In genere è preferibile essere presenti nella stessa sala dove si svolge il dibattito, anche al fine di individuare facilmente eventuali interruzioni o momenti non rituali oppure di chiedere ragguagli su nomi o concetti percepiti (al termine dell intervento dell operatore) SCRIVERE: appuntare non parola per parola, ma in forma sintetica solo i concetti da rielaborare, seguendo i seguenti criteri: Selezionare gli argomenti più importanti: titolo dell argomento oppure frasi significativamente compiute Scrivere espressioni e frasi che danno il senso del concetto esposto; Usare formule dispositive: propone, rifiuta, contesta, approva e così via Usare sinonimi ed evitare ripetizioni 23

24 Segue LE 3 S: SENTIRE, SCRIVERE E SINTETIZZARE SINTETIZZARE: nella fase finale si passa alla elaborazione degli appunti redatti: periodi tendenzialmente brevi concetti accorpati uso attento della punteggiatura in caso di incertezze su concetti e/o posizioni di parte è meglio omettere del tutto piuttosto che scrivere un concetto a rischio di travisamento. Se non è possibile per la rilevanza della questione, sfumare con espressioni di tipo neutro lo stile del resoconto sommario esige la terza persona singolare, depurando il testo da ripetizioni e dal fluire del linguaggio parlato è opportuno altresì cercare di presentare il testo scritto (la cosiddetta confezione del resoconto) con una veste grafica stimolante e di facile lettura 1) Durante la seduta si verificano fatti, si producono dichiarazioni, si adottano atti 2) Il verbalizzante (nella fase di scrittura e di sintesi) ha una propria percezione della realtà e ne dà una propria interpretazione 3) La successiva verbalizzazione dei fatti/atti/dichiarazioni può essere influenzata da tale percezione 24

25 TECNICHE DI REDAZIONE DEL VERBALE La determinazione di volontà dell organo (delibera) e la sua verbalizzazione costituiscono elementi inscindibili del provvedimento. Il verbalizzante potrà seguire un criterio di sintesi e non analitico, con la precisazione che il limite della sinteticità ammissibile sarà individuato caso per caso nel tipo di atti posti in essere, nei loro effetti, e sulla base del nesso eventualmente esistente fra gli interventi dei componenti e la decisione finale assunta, in modo che il provvedimento sia più rispondente possibile alla reale volontà del collegio. Il contenuto dell attività di sintesi degli interventi, operata dal verbalizzante, non costituisce prova privilegiata fino a querela di falso, ma potrà essere contestato con altri mezzi probatori. 25

26 Segue TECNICHE DI REDAZIONE DEL VERBALE L attività di resocontazione si può svolgere secondo due diverse modalità: Resocontazione integrale (riproduzione parola per parola degli interventi dei partecipanti) Resocontazione sommaria (riproduzione sintetica del contenuto degli interventi) Le opinioni e i giudizi espressi dai partecipanti possono essere riportati a verbale anche in forma sintetica e riassuntiva o possono essere omessi (senza che ciò incida sulla validità del verbale). Rimane fermo il diritto al rilascio di interventi scritti. COSA NON VA A VERBALE La minuta descrizione di tutte le particolarità che possono verificarsi durante la seduta, specie se non vi è alcun nesso con le deliberazioni da adottare (ad esempio le brevi uscite dal luogo della seduta di alcuni componenti, a meno che non sia fatta constare dagli stessi interessati una specifica volontà in tal senso, le frasi ingiuriose) 26

27 Segue TECNICHE DI REDAZIONE DEL VERBALE Si distingue: una prima fase di redazione del verbale mediante stesura degli appunti presi nella contestualità della seduta una successiva fase di redazione formalizzata del verbale stesso. Gli appunti, che saranno utilizzati per la compilazione del verbale, hanno il valore di atto preparatorio del verbale stesso; essi, proprio in quanto contestuali e provenienti dal pubblico ufficiale incaricato, costituiscono la memoria più immediata e fedele, anche se provvisoria, degli atti e fatti oggetto di verbalizzazione, e possono essere considerati già atto pubblico (anche ai fini penalistici). Costituendo una prima forma di verbale con effetti pubblicistici temporalmente limitati, perdono valore dopo che sono stati trasfusi e recepiti nel verbale stesso. 27

28 TEMPO DI REDAZIONE DEL VERBALE Occorre distinguere la redazione del verbale delle operazioni svolte durante la seduta dall adozione della delibera collegiale, la quale, già adottata all atto della proclamazione del voto, potrà essere trasmessa tempestivamente agli Uffici competenti anche in previsione dell esercizio della funzione di controllo. Gli atti degli organi collegiali si perfezionano con una esternazione che avviene attraverso il ricorso a forme diverse da quella scritta (a seguito della votazione e della proclamazione dei relativi risultati). La forma scritta non è quindi la forma tipica degli atti degli organi collegiali; l atto è adottato, esiste ed è valido indipendentemente da un requisito di forma. La forma si pone come requisito di mera documentazione. Sottoscrizione del verbale Fase decisoria di adozione dell atto Verbalizzazione della seduta Approvazione del verbale Esistenza e validità 1) Minute e appunti 2) Redazione formale delle delibere + dibattiti Efficacia; certezza legale; garanzia di tutela giurisdizionale; memoria storica 28

29 APPROVAZIONE DEL VERBALE L approvazione del verbale da parte dei componenti dell organo ha la funzione non di atto di controllo idoneo a far produrre effetti all atto soggetto ad approvazione ma di mera verifica (una sorta di presa d atto) della corrispondenza di quanto documentato con ciò che effettivamente è accaduto nel corso della seduta e con gli interventi e i voti espressi dai componenti; non incide sull immediata esecutività delle deliberazioni. I membri dell organo hanno la possibilità di far apportare eventuali modifiche o integrazioni ai loro interventi in quanto fedeli e corrispondenti a quanto da ciascuno espresso in adunanza, senza che ciò abbia alcuna incidenza sul contenuto delle delibere adottate. In presenza di un approvazione a maggioranza e non all unanimità del verbale di una seduta precedente, il soggetto dissenziente (che cioè esprime voto di astensione o contrario) ha solo la facoltà di far constare a verbale le ragioni del suo dissenso. 29

30 Segue APPROVAZIONE DEL VERBALE In ogni caso, a seguito di obiezioni o contestazioni mosse in sede di approvazione, non si modifica il verbale precedentemente già formato dal segretario, ma si dà solo atto delle obiezioni/contestazioni nel verbale della seduta (successiva). L approvazione del verbale può avvenire, talvolta, seduta stante, ad esempio su esplicita richiesta motivata da ragioni di urgenza. Data l irripetibilità del procedimento di verbalizzazione, non è ammissibile dopo l approvazione integrare il verbale, con dichiarazioni successive, rese dai componenti o da soggetti terzi. 30

31 I DIRITTI DEI COMPONENTI DELL ORGANO Avere la disponibilità degli argomenti all odg e dei testi su cui deliberare con congruo anticipo rispetto alla riunione Far inserire una dichiarazione scritta a verbale Nei casi di voto palese, far constare il proprio voto: da qui l esigenza di rappresentare la provenienza nominativa del voto e non limitarsi a dare atto del suo esito numerico 31

32 Segue I DIRITTI DEI COMPONENTI DELL ORGANO Far apportare rettifiche ai loro interventi in sede di approvazione del verbale Chiedere l annullamento della delibera, purché facciano valere pretese al regolare svolgimento dell ufficio e denuncino vizi procedimentali (es. irrituale convocazione, violazione odg, difetto di costituzione del collegio) Ricorrere, per motivi attinenti al contenuto delle delibere, solo qualora vengano lesi direttamente nei loro interessi sostanziali; diversamente il componente non ha interesse a ricorrere, (il soggetto esterno, su cui la delibera incide, può chiederne l annullamento solo qualora abbia un interesse attuale e concreto). Essendo il collegio un unità, i giudizi individuali espressi dai componenti vengono, di fatto, assorbiti dalla valutazione operata collegialmente al momento della decisione, assunta all unanimità o a maggioranza. 32

33 Segue I DIRITTI DEI COMPONENTI DELL ORGANO MANIFESTAZIONI DI VOTO FAVOREVOLE: la somma dei voti favorevoli, esclusi i voti contrari e astenuti, determina, in caso di raggiungimento della maggioranza, la formazione della volontà collegiale e quindi l assunzione della delibera. CONTRARIO: è opportuno, ma non obbligatorio motivare il voto contrario. Nell ipotesi che la delibera adottata causi un danno, il voto contrario motivato più facilmente determinerà esenzione da ogni eventuale responsabilità ad essa connessa. ASTENSIONE: è opportuno, ma non obbligatorio motivare il voto di astensione. Ad esso si dà, ai fini del computo del quorum funzionale, la connotazione di voto contrario; qualora l astenuto non voglia dare tale connotazione al proprio voto di astensione, dovrà allontanarsi dall aula. Il voto di astensione espresso in aula non esime di per sé da responsabilità poiché il componente, rimanendo presente, al momento del voto, fa sì che il quorum necessario per la delibera non si abbassi. ALLONTANAMENTO FISICO DALLA SEDUTA: produce l effetto di abbassare il quorum necessario per la delibera e determina l esenzione da ogni eventuale responsabilità ad essa connessa. 33

34 INCOMPATIBILITA E CONFLITTO DI INTERESSI Il soggetto membro del collegio che si trovi in una posizione di incompatibilità o conflitto di interessi (integra tale situazione la presenza di interessi economici rilevanti in concreto anche se non formalizzati nè stabili o continuativi) non ha solo l obbligo di astenersi dalla votazione, ma anche quello di allontanarsi fisicamente dalla seduta. La mera presenza potrebbe infatti condizionare gli altri membri del collegio nella loro espressione di voto. Tale soggetto ha altresì l obbligo di portare a conoscenza degli altri membri le ragioni che ne giustificano l incompatibilità. La delibera assunta in violazione di tale regola sarà in ogni caso viziata e come tale invalida, a prescindere da qualunque prova di resistenza. 34

35 Segue INCOMPATIBILITA E CONFLITTO DI INTERESSI Il principio costituzionale che garantisce il corretto esercizio di poteri pubblici e che impone l obbligo di astensione non può soffrire limiti in forza di elementi estranei, quali la natura e la stabilità dei rapporti tra il soggetto che esercita funzioni pubbliche e il destinatario dell azione amministrativa. A tutela del processo di regolare formazione della volontà del collegio, nessun soggetto estraneo potrà partecipare in seduta alla fase decisionale, poiché tale partecipazione, secondo l orientamento della giurisprudenza, potrebbe influenzare (con la stessa presenza, con l atteggiamento o nel caso in cui si effettui un intervento attivo nella discussione preliminare al voto) la volontà del collegio e gli atti deliberativi; si è sostenuto che la composizione dell organo alterata dalla presenza di un soggetto non legittimato evidenzia un vizio funzionale dell attività svolta e quindi della delibera. 35

36 ANOMALIE DEL VERBALE SI DISTINGUE FRA Semplici irregolarità che non incidono sul contenuto dell atto collegiale e sono sanabili con la correzione di errori materiali o con la rinnovazione di alcune attività Es. mancata indicazione nel preambolo del verbale di un componente che invece ha preso parte alla seduta essendo intervenuto nel dibattito; errato calcolo numerico dei presenti e dei votanti purchè l errore sia irrilevante ai fini della approvazione a maggioranza della decisione. La rettifica È possibile, all esito di un riesame, anche senza obbligo di motivazione, eliminare e correggere un mero errore materiale nel verbale, laddove detto errore appaia evidente e non si tratti di innovare il contenuto degli atti documentati o introdurre elementi diversi da quelli originari. L atto di rettifica entro questi limiti non lede alcun interesse, poiché si limita a riportare il provvedimento rettificato nell ambito di quanto realmente voluto dall amministrazione; perciò esso non è impugnabile in sede giurisdizionale. 36

37 Segue ANOMALIE DEL VERBALE Vizi sostanziali di legittimità del verbale, con effetto invalidante sull atto collegiale Es. vizi attinenti al soggetto verbalizzante, all oggetto della verbalizzazione, alla forma, alla sottoscrizione, al tempo della redazione Vizi procedimentali Es. vizi attinenti alla irregolarità della convocazione Il vizio procedimentale non ha effetto sulla validità della delibera qualora si dimostri che il suo contenuto sarebbe comunque stato lo stesso (Prova di resistenza); Salvo due casi: 1) il componente presente ha espresso il proprio voto mentre avrebbe dovuto allontanarsi dall aula o astenersi perché in situazione di incompatibilità; 2) al collegio partecipa un soggetto esterno, influenzando il processo di regolare formazione della volontà del collegio 37

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