Istruzione di compilazione contratti IX e IXCE

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1 Istruzione di compilazione contratti IX e IXCE Eseguire l accesso al Portale IX con le proprie credenziali da Rivenditore. Nel caso non le aveste dovete farne richiesta inviano una mail all indirizzo ix.servizi@abletech.it, indicando a. nome cognome b. luogo di nascita c. data di nascita d. dati di residenza: via - comune - provincia cap e. codice fiscale Selezionare il menù Gestione Generale e premere Crea nuovo contratto Nella sezione Cliente indicare i Moduli per i quali si stà attivando il contratto. Premere sul campo <Moduli> e compariranno le 2 opzioni IX e IXCE. Procedere a selezionare i moduli. Nel campo <descrizione libera> indicare un titolo da assegnare al contratto, tipo Contratto di IX e IXCE per l azienda Ditta spa Nel campo <Dati Cliente> indicare la Ragione Sociale del cliente Premere avanti per accedere alla Sezione Utenti. Premere il Pulsante + per inserire gli utenti che potranno accedere al portale per consultare e caricare documenti. Nel campo <Dati Logon> inserire l indirizzo Mail dell utente

2 Compilare i Dati generali utente dove Nome, Cognome, Cittadinanza e Comune di nascita sono obbligatori. Il campo <Comune di nascita> è tabellato e controlla l effettiva esistenza del comune in Italia. In Dati Residenza i campi obbligatori sono <Comune di residenza> e <codice fiscale> Una volta terminato l inserimento dell utente potete ripetere l operazione per inserire tutti gli utenti che desiderate. Il termine Aoo è una sigla che identifica la Area Organizzativa Omogenea e cioè l azienda o più precisamente la P.Iva. Ogni AOO deve corrispondere ad una P.Iva. Premere il pulsante + per inserire l Azienda La <Denominazione> contiene la ragione sociale ed il <comune> sono obbligatori nei Dati Fiscali sono la P.Iva è obbligatoria

3 Alla sezione Legale Rappresentate tutti i campi sono obbligatori. Nella Sezione 4 UTENTI si devono abbinare gli utenti precedentemente creati alla AOO. Premere il Pulsante + per selezionare l utente NB) è necessario definire almeno un utente al Ruolo PRODUTTORE che secondo il DPCM 23 Dic si attribuisce all utente che carica i documenti anche se non da lui creati. Tale utente risulterà anche nel manuale della conservazione elettronica. Nella Sezione 5 IX viene configurato il contratto per il servizio IX di Intermediazione delle fatture elettroniche. Premere sul pulsante <Tipo caricamento fatture> e selezionare tutte le modalità di caricamento adottate. Possono essere più di una. Selezionare ARXivar se le fatture vengono prima archiviate in ARXivar e poi successivamente inviate a IX. Selezionare Web Service se il caricamento avviene mediante un applicazione che sfrutta i Web Service esposti dal Servizio IX. Selezionare Plugin Manager se il caricamento delle fatture viene eseguito mediante questo programma che monitorizza una cartella e carica in IX i File depositati in questa cartella locale. Selezionare Manualmente se le fatture vengono caricate a mano mediante funzione di Upload sul Portale IX. Indicare Altro per qualunque altra situazione. Nel campo <Tipo Firma> indicare le modalità con la quale i file delle fatture vengono firmati.

4 Le opzioni sono : 1) Automatica Intermediario: la firma viene posta automaticamente con certificato dell intermediario ABLE TECH SRL. In questo caso ABLE TECH diventa il Soggetto Emittente della fattura per conto del Fornitore della PA e ne assume responabilità giuridica 2) Automatica Mittente: Viene eseguita la firma con certificato del Mittente della fattura (cioè il cliente) in modo automatico senza chiedere il PIN all utente. 3) Manuale Mittente: Viene eseguita la firma con certificato del Mittente (cliente) con dichiarazione manuale del PIN 4) Nessuna: è il caso in cui il documento perviene già firmato digitalmente. Il campo <Tipo Fattura> permette di indicare la forma della fattura che viene caricata sul portale. Potrebbe essere che viene caricato in IX il file XML già conforme al formato PA non firmato digitalmente, oppure viene caricato il PDF della fattura che viene trasformato in XML-PA. Nel caso si seleziona il formato PDF appare una finestra aggiuntiva per specificare quei campi necessari nella fattura elettronica XML.

5 Nella Sezione 6 viene configurato il servizio IXCE di Conservazione Elettronica. Premere il campo <Tipo caricamento> Possono essere selezionati più elementi. Se il servizio IXCE è abbinato al servizio IX di intermediazione bisogna selezionare IX. Se il cliente oltre alla fatture elettroniche verso la PA desidera conservare anche le fatture verso i privati, selezionare la modalità di caricamento delle fatture private. Potrebbe essere tramite ARXivar, oppure direttamente dal gestionale tramite Web Service o Plugin manager. Premere + per inserire le CLASSI DOCUMENTALI La Classe documentale istruisce il sistema su quali Classi documenti deve eseguire la conservazione elettronica a Norma. Il campo <Modalità conservazione> consente 2 opzioni mensile/annuale. Scegliere l opzione desiderata. Il campo <Numero pagine annue> permette di indicare i volumi. Per le fatture elettroniche il file XMLPA corrisponde ad 1 pagina. Nel caso di archiviazione di un libro giornale da 2500 pagine pur essendo un unico file bisogna indicare come numero di pagine Nel caso di fatture emesse è possibile indicare se sono verso la PA o verso i privati o entrambi. Nel campo <Sezionale Iva> indicare i sezionali a cui appartengono le fatture E possibile creare più righe con la medesima classe documento laddovè tra l una e l altra varia qualche configurazione. Per esempio: Nell esempio sopra sono state distinte le fatture emesse verso la PA rispetto quelle verso i privati per evidenziare una differente modalità di firma digitale e sezionali separati. Salvare i dati e concludere. Alla conclusione il sistema chiede la seguente modalità di salvataggio del contratto:

6 BOZZA: crea il contratto lasciandolo in una modalità editabile e modificabile. CREA: consolida i dati del contratto e crea il documento contrattuale da scaricare e far firmare al cliente ESCI: Elimina tutto Una volta premuto il pulsante CREA nel giro di circa 30 secondi viene creato il contratto e sarà possibile scaricarlo e farlo firmare fisicamente al cliente. Sarà possibile nella Menù GESTIONE GENERALE Contratti aperti scaricare o modificare i propri contratti. Una volta controfirmati dal cliente e dal Partner il contratto dovrà essere caricato sul portale IX nell apposita sezione di Gestione generale > contratti aperti. Da contratti aperti clicca su AZIONI e poi su CARICA CONTROFIRMATO dal menu a tendina, seleziona il contratto controfirmato dal cliente e procedi. I contratti verranno restituiti controfirmati da Able Tech entro 15 giorni dal caricamento online del contratto sottoscritto dal cliente.