Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità del I.I.S. Liceo L. Anneo Seneca Manual of Quality Management System of I.I.S. L. Anneo Seneca Lyceum

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1 MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE UFF. SCOL. REG. PER IL LAZIO ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE LICEO "L. ANNEO SENECA" Via F. Albergotti, ROMA Tel Fax C.F Cod. M.P.I. RMIS Distretto 26 liceoseneca@libero.it; liceo.seneca@virgilio.it Sito Web: Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità del I.I.S. Liceo L. Anneo Seneca Manual of Quality Management System of I.I.S. L. Anneo Seneca Lyceum Copia N. / Print Nr. : 1 Distribuita in forma / Distributed as : Assegnata a / Assigned to : Data di consegna / Delivery date : controllata / controlled copy Rappresentante della Direzione / MANAGEMENT REPRESENTATIVE Rev Data / Date Causale / Causal ELABORAZIONE / EDITING VERIFICA E APPROVAZIONE / VERIFICATION AND APPROVAL EMISSIONE I ISSUE RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE / MANAGEMENT REPRESENTATIVE DIRIGENTE SCOLASTICO / HEADMASTER Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca pagina / page 1 Frontespizio

2 REVISIONI / REVIEWS DATA / DATE CAPITOLI / CHAPTE RS DESCRIZIONE MODIFICHE / MODIFICATION DESCRIPTION ELABORAZIONE / EDITING VERIFICA E APPROVAZIONE / VERIFICATION AND APPROVAL EMISSIONE / ISSUE Inserimento intestazione con marchio di certificazione qualità RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE / MANAGEMENT REPRESENTATIVE DIRIGENTE SCOLASTICO / HEADMASTER Prot. n. 481 / XII - C Modifica intestazione Liceo Prot. n / XII - C Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 2 Revisioni

3 INDICE / CONTENTS 0 INTRODUZIONE / INTRODUCTION Presentazione dell Istituto / Institute presentation Dati Anagrafici / Registered Data SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE / OBJECT AND APPLICATION FIELD Scopo del documento / Document Object Campo di Applicazione / Field RIFERIMENTI / REFERENCES TERMINI E DEFINIZIONI / TERMS AND DEFINITIONS SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ / QUALITY MANAGEMENT SYSTEM Requisiti generali / General requirements Requisiti relativi alla Documentazione / Documentation requirements Generalità / General Documenti che costituiscono la documentazione del sistema di gestione per la qualità / Quality management system documents Manuale Qualità Manuale della qualità Responsabilità Distribuzione di Manuale Qualità Quality manual Responsibilities Quality manual distribution Tenuta sotto controllo dei documenti / Control of documents Elaborazione dei documenti Verifica e Approvazione Riesame, aggiornamento, riapprovazione Identificazione delle modifiche Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti Distribuzione documenti di origine interna Archiviazione Identificazione e Distribuzione dei documenti di origine esterna Modalità per prevenire l uso involontario di documenti obsoleti Identificazione dei documenti e delle registrazioni Document editing Verification and Approval Review, updating, ri-approval Identification of changes Identification of revision status of documents Distribution of external documents Filing Identification and Transmission of external documents Ways to prevent unintended use of obsolete documents Identification of documents and records Tenuta sotto controllo delle Registrazioni / Control of records Archiviazione, protezione, reperibilità, durata di conservazione, eliminazione delle registrazioni Filing, protection, retrieval, retention time, disposal of records RESPONSABILITA DELLA DIREZIONE / MANAGEMENT RESPONSIBILITY Impegno della Direzione / Management commitment Attenzione Focalizzata al cliente / Customer focus Politica della Qualità / Quality policy Pianificazione della Qualità / Planning Obiettivi per la qualità / Quality objectives Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 3 Revisioni

4 5.4.2 Pianificazione del sistema di gestione della qualità / Quality management system planning Responsabilità autorità e comunicazione / Responsibility, authority and communication Responsabilità ed autorità / Responsibility and authority Rappresentante della Direzione / Management representative Comunicazione interna / Internal communication La comunicazione al cliente interno : momenti, strumenti, rintracciabilità Il Riesame annuale della Direzione : il momento della comunicazione istituzionalizzata Communication to internal customer : times, means, traceability Yearly management review : the time of institutional communication Riesame da parte della direzione / Management review Generalità / General Elementi in ingresso per il riesame / Review input Elementi in uscita del riesame / Review output GESTIONE DELLE RISORSE / RESOURCE MANAGEMENT Messa a disposizione delle risorse / Provision of resources Risorse Umane / Human resources Generalità / General Inserimento e gestione delle risorse umane Human resource engagement and management Competenza, consapevolezza e addestramento / Competence, awareness and training Competenza, consapevolezza ed addestramento Competence, awareness and training Infrastrutture / Infrastructure Catalogazione delle infrastrutture Modalità di gestione, controllo, manutenzione Modalità e responsabilità di effettuazione dei servizi accessori relativi alle infrastrutture Listing of infrastructures Management, control, maintenance Way and responsibilities for further service concerning infrastructure Ambiente di lavoro / Work environment Regole e guide per la sicurezza Aspetti ergonomici Attrezzature per il personale dell organizzazione Adempimento legge antifumo Rules and security guides Ergonomics Equipment for the organization personnel No smoking law REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO / PRODUCT REALIZATION Pianificazione della realizzazione del servizio / Planning of product realization Processi relativi al Cliente / Customer - related processes Determinazione dei requisiti relativi al servizio / Determination of requirements related to the product Riesame dei requisiti relativi al servizio / Review of requirements related to the product Comunicazioni con il cliente / Customer communication Progettazione e sviluppo / Design and development Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 4 Indice / Contents

5 7.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo / Design and development planning Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo / Design and development inputs Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo / Design and development outputs Riesame della progettazione e dello sviluppo / Design and development review Verifica della progettazione e dello sviluppo / Design and development verification Validazione della progettazione e dello sviluppo / Design and development validation Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo / Control of design and development changes Approvvigionamento / Purchasing Processo di approvvigionamento / Purchasing process Informazioni per l approvvigionamento / Purchasing information Verifica dei prodotti approvvigionati / Verification of purchased product Criteri per la ricerca dei fornitori Criteri per la selezione dei fornitori Criteri per la valutazione dei fornitori Informazioni per l approvvigionamento Riesame dell ordine prima dell inoltro al fornitore Controllo del prodotto approvvigionato Supplier finding criteria Supply selection criteria Supplier evaluation criteria Purchasing information Order review before sending an order to supplier Supplied product control Produzione ed erogazione dei servizi / Product and service provision Tenuta sotto controllo delle attività di produzione ed erogazione di servizi / Control of production and service provision Validazione dei processi di produzione e di erogazione di servizi / Validation of processes for production and service provision Identificazione e rintracciabilità / Identification and traceability Proprietà del cliente / Customer property Conservazione dei prodotti / Preservation of property Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e di misurazione / Control of monitoring and measuring devices MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO / MEASUREMENT, ANALYSIS AND IMPROVEMENT Generalità (General) Monitoraggi e misurazioni / Monitoring and measurement Soddisfazione del cliente / Customer satisfaction Verifiche ispettive interne / Internal audit Programma di verifiche ispettive Criteri, Obiettivi, Estensione del Programma Criteri Obiettivi Estensione Scelta degli auditor e nomina del responsabile del gruppo Mantenimento e miglioramento della competenza degli auditor Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 5 Indice / Contents

6 Attività di audit Conduzione delle verifiche ispettive Documentazione dei risultati delle verifiche ispettive Responsabilità in presenza di non conformità Riesame del programma di audit Audit programme Criteria, objectives, extension of the programme Programme criteria Objectives Extension Selection of auditors and appointment of the group responsible Maintaining and improvements of auditor competence Audit activity Audit conduction Audit result documentation Responsibility in case of nonconformity AUDIT PROGRAMME review Monitoraggio e misurazione dei processi / Monitoring and measurement of processes Monitoraggio e misurazione dei servizi / Monitoring and measurement of product Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi / Control of nonconforming product Non conformità in itinere Non conformità in occasione degli audit del Sistema Analisi delle cause In process nonconformity Nonconformity on the system audits Cause analysis Analisi dei dati / Analysis of data Miglioramento / Improvement Miglioramento continuo / Continual improvement Azioni correttive / Corrective action Azioni correttive Non conformità effettive Riesame delle azioni correttive Corrective actions Effective nonconformities Corrective actions review Azioni preventive / Preventive action Azioni preventive Non conformità potenziali Riesame delle azioni preventive Preventive actions Potential nonconformities Preventive actions review Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 6 Indice / Contents

7 0 INTRODUZIONE / INTRODUCTION 0.1 Presentazione dell Istituto / Institute presentation Rif Dati Anagrafici / Registered Data Ragione sociale / Trade name Forma giuridica / Legal form Oggetto del Sistema Qualità / Quality System application field Tipologia dei servizi / Type of services Tipologia del cliente / Type of customer Sede / Headquarter Istituto d Istruzione Superiore Liceo L. Anneo Seneca Ente pubblico / public Organization Istruzione / Instruction Curriculare / Extracurriculare Curricular / Extracurricular Attività finanziata : Formazione continua e Formazione superiore / Financed activity : continual training and higher training Sistema Cliente / System Customer Via F. Albergotti, 35 Roma Telefono / Telephone Telefax / Telefax sito Internet / Internet address liceoseneca@libero.it C.F Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 7 Cap. 0 Introduzione / Introduction

8 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE / OBJECT AND APPLICATION FIELD 1.1 Scopo del documento / Document Object Questo Manuale di Gestione per la Qualità, nel seguito nominato Manuale Qualità, riporta l Organizzazione per la Qualità dell Istituto, in particolare la Politica, gli Obiettivi, le linee di responsabilità, le interrelazioni tra processi, le prescrizioni adottate per assicurare la corretta applicazione, il mantenimento e il continuo miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità nonché richiami ai documenti autoreferenti atti ad assicurare la conformità alle norme e leggi di riferimento. Tale documento costituisce un riferimento per: i Collaboratori, che vi trovano le linee guida di comportamento dell Istituto le parti interessate e l'organismo di Certificazione che vi trovano i parametri di riferimento per valutare la qualità effettivamente erogata. La struttura del presente Manuale è stata mutuata dalla norma UNI EN ISO 9001 : Sistemi di Gestione per la qualità Requisiti della quale ripropone quasi integralmente la suddivisione in capitoli e l indice per facilitare la corrispondenza tra punti della norma e capitoli del Manuale. This Quality management manual, later on termed Quality manual, includes Quality organization, with regard to policy, objectives, responsibility, interaction of processes, prescriptions in order to assure the proper application, maintenance and continual improvement of the system as well as documents aimed to assure compliance to reference standard and laws. This document is a reference for : Internal parties as behaviour guideline Customers and Certification body to evaluate the effective quality produced. The structure of the manual refers to UNI EN ISO 9001 : 2000 Quality management system Requirements of which maintains the subdivision in chapters and contents in order to facilitate the relation between the paragraphs of International Standard and chapters of the manual. 1.2 Campo di Applicazione / Field Il documento si applica a tutto il personale dell Istituto e a tutti i processi e le attività che riguardano l Istruzione Secondaria Superiore progettati, gestiti e valutati per le diverse tipologie di parti interessate. Il documento si applica, inoltre, a tutte le attività progettate e finanziate. Tutti i requisiti della norma UNI EN ISO 9001 : 2000 sono applicati. The document is applied to all personnel of Institute and all processes and activities of Higher Secondary Education designed, managed and evaluated for different customers. The document can be applied to financed activities. All requirements of UNI EN ISO 9001 : 2000 are applied. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 8 Cap. 1 Scopo e campo di applicazione / Object and application field Cap. 2 Riferimenti / References Cap. 3 Termini e definizioni / Terms and definitions

9 2 RIFERIMENTI / REFERENCES I riferimenti per l implementazione del Sistema di Gestione per la Qualità e quindi la redazione del presente documento sono : la famiglia di norme ISO serie 9000 : 2000 UNI EN ISO : Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale leggi e dispositivi del settore formazione / orientamento. References for quality management system implementation of this document are : ISO 9000 : 2000 UNI EN ISO : 2003 Guidelines for quality and environmental system audits Rules applied in the field of training and vocational guidance. 3 TERMINI E DEFINIZIONI / TERMS AND DEFINITIONS Si rimanda alla norma UNI EN ISO 9000 : 2000 Reference is made to UNI EN ISO 9000 : 2000 Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 9 Cap. 1 Scopo e campo di applicazione / Object and application field Cap. 2 Riferimenti / References Cap. 3 Termini e definizioni / Terms and definitions

10 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ / QUALITY MANAGEMENT SYSTEM Scopo di questa sezione del Manuale è descrivere come l Istituto stabilisce, documenta, attua e tiene aggiornato il Sistema di Gestione per la Qualità e come ne migliora con continuità l efficacia rispondendo ai requisiti della norma di riferimento. Il DIRIGENTE SCOLASTICO, in qualità di RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE ha la responsabilità di definire la Politica e gli Obiettivi per la qualità, quindi le linee strategiche dell Istituto, verificare l applicazione, l adeguatezza e il miglioramento continuo del Sistema. Per l espletamento delle funzioni suddette si avvale della collaborazione del RESPONSABILE QUALITA e del GRUPPO QUALITA. Aim of this section is to describe how the Institute establishes, documents, implements and brings up to date the quality management system and how continuously improves its effectiveness in answer to the International Standard. The HEADMASTER, as MANAGEMENT REPRESENTATIVE has the responsibility to state the Policy and objectives, therefore the strategic lines of the Institute, to verify application, adequacy and continual improvement. In order to fulfil his duty, the HEADMASTER is supported by the QUALITY RESPONSIBLE and the QUALITY TEAM. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 10 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

11 4.1 Requisiti generali / General requirements Con riferimento al requisito normativo di seguito, l Istituto conferma il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. Taking reference to the present requirement, the Institute confirms the full application of the following prescriptions. L organizzazione deve stabilire, documentare, attuare e tenere aggiornato il sistema di gestione per la qualità e migliorare, con continuità, l efficacia in accordo con i requisiti della presente norma internazionale. L organizzazione deve a) Identificare i processi necessari per il sistema di gestione della qualità e la loro applicazione nell ambito dell organizzazione, b) Stabilire la sequenza e le interazioni tra questi processi, c) Stabilire i criteri e i metodi necessari per assicurare l efficace funzionamento e l efficace controllo di questi processi, d) Assicurare le disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento e il monitoraggio di questi processi, e) Attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo di questi processi. Questi processi devono essere gestiti dall organizzazione in accordo ai requisiti della presente norma internazionale. Qualora l organizzazione scelga di affidare all esterno processi che abbiano effetti sulla conformità del prodotto ai requisiti, essa deve assicurare il controllo di tali processi. Nell ambito del sistema di gestione per la qualità devono essere definite le modalità per tenere sotto controllo tali processi affidati all esterno. Nota I processi necessari per il sistema di gestione per la qualità sopra citati, dovrebbero includere i processi relativi alle attività di gestione, alla messa a disposizione delle risorse, alla realizzazione di prodotti e alle misurazioni. The Organization shall establish, document, implement and maintain a quality management system and continually improve its effectiveness in accordance with the requirements of this International Standard. The Organization shall a) Identify the processes needed for the quality management system and their application throughout the organization b) Determine the sequence and interaction of these processes c) Determine criteria and methods needed to ensure that both the operation and control of these processes are effective d) Ensure the availability of resources and information necessary to support the operation and monitoring of these processes e) Monitor, measure and analyse these processes, and f) Implement actions necessary to achieve planned results and continual improvement of these processes. These processes shall be managed by the organization in accordance with the requirements of this International Standard. When an organization chooses to outsource any process that affects product conformity with requirements, the organization shall ensure control over such processes. Control of such outsourced processes shall be identified within the quality management system. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 11 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

12 NOTE Processes needed for the quality management system referred to above should include processes for management activities, provision of resources, product realization and measurement. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 12 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

13 MAPPATURA DEI PROCESSI PROCESS MAP PROCESSI DIREZIONALI / DIRECTIONAL Esigenze parti interessate / Customer requirements Pianificazione della qualità 5.4 Comunicazione interna Gestione economica e amministrativa Rif. laws Gestione documenti e delle registrazioni 4.2 Promozione dei servizi Rif. laws Soddisfazione parti interessate / Customer satisfaction PROCESSI GESTIONE DELLE RISORSE / HR Risorse umane 6.2 PROCESSI DI MIGLIORAMENTO / IMPROVEMENT Infrastrutture 6.3 Monitoraggio, Analisi dei Dati e Miglioramento Ambiente di lavoro 6.4 Verifiche ispettive 8.2 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 8.3 Azioni correttive e preventive 8.5 PROCESSI DI REALIZZAZIONE DEI SERVIZI / SERVICE PRODUCTION Processi relativi al cliente 7.2 Progettazione e sviluppo 7.3 Approvvigionamento 7.4 Produzione ed erogzione di servizi 7.5 Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 13 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

14 4.2 Requisiti relativi alla Documentazione / Documentation requirements Generalità / General Con riferimento al requisito normativo di seguito, l Istituto conferma il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. Taking reference to the present requirement, the Institute confirms the full application of the following prescriptions. La documentazione del sistema di gestione per la qualità deve includere: Dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità, a) Un manuale della qualità b) Le procedure documentate richieste dalla presente norma internazionale c) I documenti necessari all organizzazione per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi, d) Le registrazioni richieste dalla presente norma internazionale. Nota 1 Dove, nella presente norma internazionale, viene usato il termine procedura documentata ciò significa che tale procedura va predisposta, documentata, messa in atto e tenuta aggiornata. Nota 2 L estensione della documentazione del sistema di gestione per la qualità può differire da un organizzazione all altra in funzione della: Dimensione dell organizzazione e del tipo di attività Complessità dei processi e delle loro interazioni Competenza del personale. Nota 3 La documentazione può avere qualunque forma o tipo di supporto. The quality management system documentation shall include a) Documented statements of a quality policy and quality objectives b) A quality manual c) Documented procedures required by this International Standard d) Documents needed by the organization to ensure the effective planning, operation and control of its processes, and e) Records required by this International Standard (see 4.2.4). NOTE 1 Where the term documented procedures appears within this International Standard, this means that the procedures is established, documented, implemented and maintained. NOTE 2 The extent of the quality management system documentation can differ from one organization to another due to a) The size of organization and type of activities b) The complexity of processes and their interaction, and c) The competence of personnel. NOTE 3 The documentation can be in any form or type of medium. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 14 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

15 Documenti che costituiscono la documentazione del sistema di gestione per la qualità / Quality management system documents Il sistema documentale comprende: Dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità Il manuale della qualità : Il documento si articola in capitoli redatti in riferimento ai corrispondenti capitoli della Norma UNI EN ISO 9001 : 2000, fornisce gli indirizzi generali per l'applicazione del Sistema, definisce la struttura organizzativa che deve garantire il rispetto degli standard previsti e individua i criteri di gestione dei processi Le procedure documentate richieste dalla norma internazionale UNI EN ISO 9001 e inserite nel manuale I documenti necessari all organizzazione per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi Le registrazioni richieste dalla norma internazionale. Il supporto è, salvo prassi consolidata, elettronico. The documentation consists of : Documented statements of quality policy and quality objectives The Quality Manual : as a sequence of chapters corresponding to those of the International Standard, it provides the general guidelines for the application of the system, it states the organizational structure that must assure compliance to foreseen standards and outlines process management criteria Documented procedures required by this International Standard and included in the quality manual Documents needed by the organization to ensure the effective planning, operation and control of its processes Records required by this International Standard. The documentation is, if not differently ruled, electronic. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 15 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

16 4.2.2 Manuale Qualità Con riferimento al requisito normativo di seguito, l Istituto conferma il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. Taking reference to the present requirement, the Institute confirms the full application of the following prescriptions. L organizzazione deve preparare e tenere aggiornato un manuale della qualità che includa: a) Il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità, nonché dettagli sulle eventuali esclusioni e le relative giustificazioni, b) Le procedure documentate predisposte per il sistema di gestione per la qualità o i riferimenti alle stesse, c) Una descrizione delle interazioni tra i processi del sistema di gestione per la qualità. The Organization shall establish and maintain a quality manual that includes a) The scope of the quality management system, including details of and justification for any exclusions b) The documented procedures established for the quality management system, or reference to them, and c) A description of the interaction between the processes of the quality management system Manuale della qualità E il documento ufficiale che attesta l'impegno dell Istituto ad operare in conformità alla Norma UNI EN ISO 9001 : Come tale è sottoposto ad azione di controllo e di aggiornamento. Include: Il campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità, nonché dettagli sulle eventuali esclusioni e le relative giustificazioni le procedure documentate Una descrizione delle interazioni tra i processi del Sistema di Gestione per la Qualità Responsabilità DIRIGENTE SCOLASTICO ha la responsabilità di verificare ed approvare il Manuale Qualità. In qualità di Rappresentante della Direzione ha la responsabilità di : redigere e mantenere aggiornato il Manuale Qualità e i documenti di riferimento controllarne la distribuzione Distribuzione di Manuale Qualità Una volta approvato, il documento è reso disponibile su supporto informatico nel sito d Istituto. Su richiesta è prevista distribuzione cartacea in forma controllata. L Organismo di Certificazione riceve sempre copia in forma controllata. I destinatari di copia emessa in forma controllata ricevono gli aggiornamenti. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 16 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

17 Quality manual It is the official document that proves the Institute engagement to operate according to the International Standard. As such it is submitted to control and updating. It includes : The application field of the quality management system and details of and justification for any exclusions The documented procedures A description of the interaction between the processes of the quality management system Responsibilities The HEADMASTER has the responsibility to verify and approve the quality manual. As MANAGEMENT REPRESENTATIVE has the responsibility to : edit and keep update the quality manual and the document referred to control distribution Quality manual distribution Once approved, the document can be found at the address Controlled distribution is on request. The controlled distribution assures updating in sending the document. Controlled distribution is assured to Certification Bodies. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 17 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

18 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti / Control of documents Con riferimento al requisito normativo di seguito, l Istituto conferma il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. Taking reference to the present requirement, the Institute confirms the full application of the following prescriptions. I documenti richiesti dal sistema di gestione per la qualità devono essere tenuti sotto controllo. Le registrazioni sono un tipo speciale di documenti e devono essere tenute sotto controllo in accordo ai requisiti del punto Deve essere predisposta una procedura documentata che stabilisca le modalità necessarie per: a) Approvare i documenti, circa l adeguatezza, prima della loro emissione, b) Riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi, c) Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti, d) Assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione, e) Assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili, f) Assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata, g) Prevenire l uso involontario di documenti obsoleti ed attuare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo. Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are special type of document and shall be controlled according to the requirements given in A documented procedure shall be established to define the control needed a) To approve documents for adequacy prior to issue b) To review and update as necessary and re-approve documents c) To ensure that changes and the current revision status of documents are identified d) To ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use e) To ensure that documents remain legible and readily identifiable f) To ensure that documents of external origin are identified and their distribution controlled, and g) To prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they are retained for any purpose Elaborazione dei documenti L attività di elaborazione spetta al Responsabile del processo di riferimento affiancato dal Rappresentante della Direzione. E necessario utilizzare tutte le informazioni relative al processo con particolare riferimento alla sequenza delle attività, modalità operative, responsabilità. Per la stesura del documento è opportuno attenersi agli standard di layout di documento di cui la documentazione allo start-up rappresenta il modello base. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 18 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

19 Limitatamente al Manuale Qualità, l attività di elaborazione si conclude con l apposizione della data nel campo ELABORAZIONE e la trasmissione del documento alla funzione preposta per verifica dei contenuti e approvazione del documento. Le Registrazioni sono approntate dal Responsabile del processo di riferimento, o da soggetto dallo stesso delegato, affiancato dal Rappresentante della Direzione e con il supporto di precise competenze. Una volta elaborato, il documento è trasmesso alla funzione preposta per verifica dei contenuti e approvazione Verifica e Approvazione L attività di verifica spetta a funzioni diverse rispetto a chi ha elaborato il documento, precede l attività di approvazione, ed ha la finalità di controllare la congruenza tra il documento stesso e altri requisiti a cui è stato deciso di conformarsi. (ISO 9001:2000, requisiti cogenti, procedure) nonché di verificarne la completa applicabilità nell organizzazione stessa. L attività di approvazione spetta alla stessa funzione che ha eseguito la verifica ed ha la finalità di ufficializzarne i contenuti e renderli operativi dalla data di approvazione. Per il Manuale si conclude con l apposizione della data nel campo VERIFICA ED APPROVAZIONE, la compilazione della revisione e la consegna a Rappresentante della Direzione per la distribuzione. L approvazione dei documenti prescrittivi segue prassi consolidata; il Manuale è sempre approvato dal Dirigente Scolastico. L approvazione dei documenti di registrazione è rintracciabile nei verbali delle riunioni a calendario con valenza di taratura del modello in termini ISO. I documenti approvati sono inseriti nel sito d Istituto Riesame, aggiornamento, riapprovazione Eventuali necessità di modificare un documento devono essere richieste a Rappresentante della Direzione il quale provvederà a valutare la richiesta e a darne corso seguendo l iter di prima emissione Identificazione delle modifiche Per modifica del documento si intende l ampliamento dei contenuti e non la mera variazione della veste grafica (format). L identificazione delle modifiche è effettuata: nel verbale della riunione a calendario di approvazione. Inoltre il Manuale di Gestione per la Qualità prevede uno spazio apposito per la trasparenza sulla modifica Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti L identificazione della revisione, quando prevista, è sul frontespizio del documento Distribuzione documenti di origine interna E cura di Rappresentante della Direzione rendere immediatamente disponibili in lettura sul sito web i documenti approvati. L eventuale distribuzione, su richiesta, del Manuale Qualità è sempre in forma controllata ovvero con trasmissione degli aggiornamenti. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 19 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

20 La distribuzione del cartaceo segue la prassi consolidata Archiviazione L archiviazione è regolamentata da precise disposizioni impartite dal Responsabile di competenza Identificazione e Distribuzione dei documenti di origine esterna Tutti i documenti di origine esterna sono protocollati e distribuiti secondo prassi consolidata Modalità per prevenire l uso involontario di documenti obsoleti La conservazione dell Obsoleto è prevista solo se è garantita apposita identificazione Identificazione dei documenti e delle registrazioni Per alcuni documenti l identificazione, apposta sul frontespizio, si compone di titolo, stato di revisione, data di approvazione. In assenza di ambiguità il titolo identifica univocamente il documento. L identificazione univoca della registrazione è in accordo con precise disposizioni impartite dal Responsabile di competenza Document editing Document editing is responsibility of the process responsible who is supported in his duty by the MANAGEMENT REPRESENTATIVE. It s necessary to use all information related to the process with reference to sequence of activities, operation, responsibilities. In editing one must keep to document standard at the start-up. Editing of quality manual ends by writing the date in the field EDITING followed by the document transmission to the function in charge of verify contents and approve the document. Editing of record documents is responsibility of the process responsible, or of a delegate by him, who is supported in his duty by the MANAGEMENT REPRESENTATIVE and, if necessary, by properly qualified professionals. Once edited, the document is sent to the function responsible to verify contents and approve it Verification and Approval Verification isn t a responsibility of the same functions who edited documents, it precedes approval, and has the aim to check congruence between the document itself and other requirements taken as a reference. (ISO 9001:2000, requirements by law, procedures) as well as to verify complete application within organization itself. Approval is a responsibility of the same function who verified and has the aim to make public contents and make them operative from the date of approval. Quality manual approval ends by writing the date in the field VERIFICATION AND APPROVAL, as well as updating the review number and by delivering it to MANAGEMENT REPRESENTATIVE for distribution. Approval of prescribing documents is as usual; the quality manual is approved by the HEADMASTER. Approval of record documents can be found in reports of scheduled meeting with the meaning of ISO form calibration. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 20 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

21 The approved documents can be found at the address Review, updating, ri-approval Every need to change a document must be asked to the MANAGEMENT REPRESENTATIVE who will evaluate the requirement and fulfil it according to the first editing sequence Identification of changes For changing of a document one means the extension of contents and not only the change of format. Identification of changes is : In report of scheduled meeting of approval. Furthermore the quality manual foresees a proper space to give transparency to changes Identification of revision status of documents Revision identification, when applied, is on the front-page of the document Distribution of external documents MANAGEMENT REPRESENTATIVE is responsible to make approved documents immediately readable on the web site. Distribution, on request, of the quality manual is always controlled, that is to say with transmission of every review. Transmission of paper documents is as usual Filing Filing is ruled by proper instructions of the responsibles Identification and Transmission of external documents All external documents are recorded and transmitted as usual Ways to prevent unintended use of obsolete documents Retention of obsolete documents is allowed only with proper identification Identification of documents and records For some documents identification, on the front-page, is made up of title, review, date of approval. In case of no ambiguity, the title is the univocal identification of the document. Univocal identification of record complies with definite instructions given by the pertaining responsible. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 21 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

22 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle Registrazioni / Control of records Con riferimento al requisito normativo di seguito, l Istituto conferma il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. Taking reference to the present requirement, the Institute confirms the full application of the following prescriptions. Le registrazioni devono essere predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità. Le registrazioni devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili. Deve essere predisposta una procedura documentata per stabilire le modalità necessarie per l identificazione, l archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione della durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni. Records shall be established and maintained to provide evidence of conformity to requirements and to the effective operation of the quality management system. Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable. A documented procedure shall be established to define the controls needed for the identification, storage, protection, retrieval, retention time and disposition of records Archiviazione, protezione, reperibilità, durata di conservazione, eliminazione delle registrazioni Laddove non diversamente regolamentato la registrazione è conservata ad interim; l eliminazione deve essere formalmente autorizzata dal Responsabile di competenza. La registrazione su supporto elettronico / cartaceo è archiviata / protetta / resa reperibile in accordo con precise disposizioni impartite dal Responsabile di competenza Filing, protection, retrieval, retention time, disposal of records Where not different regulated, record is stored for ever; disposal must be formally authorized by the responsible. Record on electronic means / paper is stored / protected / made retrieval in compliance with definite instructions given by the responsible. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 22 Cap. 4 - Sistema di gestione per la qualità / Quality management system

23 5 RESPONSABILITA DELLA DIREZIONE / MANAGEMENT RESPONSIBILITY 5.1 Impegno della Direzione / Management commitment Con riferimento al requisito normativo di seguito, il Dirigente Scolastico conferma, in prima persona, il puntuale recepimento. Taking reference to the present requirement, the HEADMASTER himself confirms the full application of the following prescriptions. L alta direzione deve fornire evidenza del suo impegno nello sviluppo e nella messa in atto del sistema di gestione per la qualità e nel miglioramento continuo della sua efficacia, a) Comunicando all organizzazione l importanza di ottemperare ai requisiti del cliente ed a quelli cogenti applicabili b) Stabilendo la politica per la qualità c) Assicurando che siano definiti gli obiettivi per la qualità d) Effettuando i riesami da parte della direzione e) Assicurando la disponibilità di risorse. Top management shall provide evidence of its commitment to the development And implementation of the quality management system and continually improving its effectiveness by a) Communicating to the organization the importance of meeting customer as well as statutory and regulatory requirements b) Establishing the quality policy c) Ensuring that quality objectives are established d) Conducting management reviews, and e) Ensuring the availability of resources. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 23 Cap. 5 Responsabilità della Direzione

24 5.2 Attenzione Focalizzata al cliente / Customer focus Analizzando costantemente il livello di soddisfazione e le aspettative del proprio pubblico di riferimento, l Istituto interviene sui propri processi di progettazione ed erogazione per meglio definirli e migliorarli. Il DIRIGENTE SCOLASTICO, attraverso il Sistema di Gestione per la Qualità garantisce che le esigenze e le aspettative delle parti interessate vengano precisamente e costantemente rilevate, convertite in requisiti di servizio in modo da accrescere la soddisfazione delle parti interessate. Con riferimento al requisito normativo di seguito, il Dirigente Scolastico conferma, in prima persona, il puntuale recepimento. By a continuous analysis of satisfaction level and expectations of its public, the Institute acts on its design and delivering processes for a better settlement and improvement. The HEADMASTER, through the quality management system assures that customer requirements and expectations are precisely and steadily noticed, converted into requirements in order to enhance customer satisfaction. Taking reference to the present requirement, the HEADMASTER himself confirms the full application. L alta direzione deve assicurare che i requisiti del cliente siano definiti e soddisfatti allo scopo di accrescere la soddisfazione del cliente stesso. Top management shall ensure that customer requirements are determined and are met with the aim of enhancing customer satisfaction. (see and 8.2.1) Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 24 Cap. 5 Responsabilità della Direzione / Management responsibilities

25 5.3 Politica della Qualità / Quality policy La Politica per la Qualità è stata declinata per indicare gli obiettivi, definire i corrispondenti impegni per raggiungere gli obiettivi prefissati, individuare gli strumenti ritenuti più consoni, nonché le modalità più opportune per misurare la qualità erogata. Con riferimento al requisito normativo di seguito, il Dirigente Scolastico conferma, in prima persona, il puntuale recepimento con le precisazioni a seguire. In the quality policy are defined objectives, and correspondent engagements to reach them, the more suitable instruments, besides the best ways to measure delivered quality. Taking reference to the present requirement, the HEADMASTER himself confirms the full application of the following prescriptions. L alta direzione deve assicurare che la politica per la qualità: a) Sia appropriata agli scopi dell organizzazione b) Sia comprensiva dell impegno al soddisfacimento dei requisiti ed al miglioramento continuo dell efficacia del sistema di gestione per la qualità c) Preveda un quadro strutturale per definire e riesaminare gli obiettivi per la qualità d) Sia comunicata e compresa all interno dell organizzazione e) Sia riesaminata per accertarne la continua idoneità. Top management shall ensure that the quality policy a) Is appropriate to the purpose of the organization b) Includes a commitment to comply with requirements and continually improve the effectiveness of the quality management system c) Provides a framework for establishing and reviewing quality objectives d) Is communicated and understood within the organization, and e) Is reviewed for continuing suitability. Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 25 Cap. 5 Responsabilità della Direzione / Management responsibilities

26 La Politica della qualità dell Istituto è di seguito riportata. Tre indirizzi : Classico, Linguistico, Scientifico per rispondere puntualmente alle esigenze ed aspettative del territorio. Nel compiere la nostra missione e nel realizzare la nostra visione, attraverso il raggiungimento di obiettivi definiti, pianificati, condivisi, comunicati e sistematicamente riesaminati, basiamo la nostra azione su un insieme di principi per favorire creazione di valore e aumento di stabilita. Orientamento al Cliente: il Cliente, inteso nel senso più ampio di Sistema Cliente (Committente, Utilizzatore diretto dei risultati dell'attività formativa, Allievo-partecipante, Enti locali, Consorzi, Fondazioni e Associazioni, in qualità di promotori, o ancora, quando intervengono con compiti istituzionali, Enti pubblici erogatori di finanziamenti: in primo luogo, La Regione) è il nostro riferimento costante al fine di soddisfare i suoi requisiti e mirare a superare le sue stesse aspettative. Leadership: unità di intenti e di indirizzo è per noi strumento per creare e mantenere un ambiente che coinvolga pienamente il personale nel perseguimento degli obiettivi comuni. Coinvolgimento del personale: le persone, a tutti i livelli costituiscono l essenza dell organizzazione. E quindi nostra attenzione utilizzare al meglio capacità professionali e doti umane di ciascun individuo. Approccio per processi: correlazione ed interazione tra insiemi di attività è per noi garanzia di efficienza nell ottenimento di un risultato desiderato. Approccio sistemico alla gestione: la sinergia tra processi costituisce per noi un contributo all efficacia e all efficienza nel conseguire gli obiettivi. Decisioni basate su dati di fatto: l approccio pragmatico che contraddistingue il nostro prodotto è il medesimo che orienta le nostre scelte organizzative su decisioni basate sull analisi di dati e informazioni. Rapporti di beneficio con i fornitori: un rapporto di reciproco beneficio nella catena cliente-fornitore, estendendo le modalità di relazione anche all interno dell organizzazione migliora, per entrambi, la capacità di creare valore. Agire, quotidianamente, in sintonia con questi valori è l obiettivo ed il motivo per il quale l Istituto ha scelto lo standard UNI EN ISO 9001 quale riferimento organizzativo e la relativa implementazione del proprio Sistema di Gestione per la Qualità. La Direzione si impegna a garantirne il costante aggiornamento, il continuo miglioramento e, contestualmente, l aderenza ai principi della ISO 9000 quale orientamento strategico. Il DIRIGENTE SCOLASTICO Maurizio De Renzi Quality policy is as follows : Three studies : Classical, Linguistic, Scientific to precisely answer to needs and expectations of territory. In fulfilling our mission and in carrying out our vision, by reaching objectives, that are defined, planned, shared communicated and methodically reviewed, we base our action on a plurality of principles to support creation of value and increase of stability. Customer orientation: Customer, with the meaning of System Customer (purchaser, direct user of results of training activity, people present at the training, local Organizations, Consortia, Manual of Quality Management of IIS Lyceum Seneca - pagina / page 26 Cap. 5 Responsabilità della Direzione / Management responsibilities