SCHEDA PROGETTO. PEFECT - PERsonalizzare e Flessibilizzare per Estendere le possibilità di Conciliazione attraverso il Telelavoro

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1 SCHEDA PROGETTO PEFECT - PERsonalizzare e Flessibilizzare per Estendere le possibilità di Conciliazione attraverso il Telelavoro SOGGETTO ATTUATORE REFERENTE AZIONE DENOMINAZIONE FONDAZIONE CASA DI CARITÀ ARTI E MESTIERI INDIRIZZO ONLUS Corso Brin 26 CAP - COMUNE Torino NOMINATIVO Giorgio Rosso N TELEFONICO INDIRIZZO MAIL giorgio.rosso@casadicarita.org REALIZZAZIONE E PRIMA ATTIVAZIONE DI NIDI O MICRO-NIDI AZIENDALI, ANCHE IN AMBITO RURALE AZIONI FINALIZZATE ALL AGGIORNAMENTO CONTINUO DELLE DONNE ASSENTI DAL LAVORO PER PERIODI MEDIO/LUNGHI LEGATE AD ESIGENZE DI CONCILIAZIONE E ALLA FACILITAZIONE DEL RIENTRO AL LAVORO REALIZZAZIONE DI FORMULE ORGANIZZATIVE DI LAVORO DECENTRATO PER INTRODURRE E/O RAFFORZARE MODELLI X FLESSIBILI DI TELELAVORO (ES.: DOMICILIARE PRESSO TELECENTRI, POSTAZIONI MOBILI) ATTIVAZIONE DELL UTILIZZO DEL PART-TIME CON MODALITÀ FLESSIBILI E REVERSIBILI, DESTINATO ANCHE AI LIVELLI PIÙ ALTI ATTIVAZIONE DI SOLUZIONI INNOVATIVE DI JOB SHARING (LAVORO RIPARTITO O CONDIVISO TRA PIÙ LAVORATRICI) ANCHE IN POSIZIONI MEDIO-ALTE E DI JOB ROTATION (ROTAZIONE O SOSTITUZIONE TRA LAVORATRICI) DATA DI INIZIO: 16/07/2012 DATA DI CONCLUSIONE: 16/07/2013 DESTINATARIE: Sono state coinvolte nel progetto 20 donne dipendenti o collaboratrici della Fondazione, con diverse tipologie di carichi familiari e diverse mansioni ricoperte all'interno della Fondazione, le cui sedi di lavoro sono sparse in tutto il territorio della regione Piemonte. CONTESTO IN CUI NASCE L IDEA PROGETTUALE: La Fondazione Casa di Carità Arti e Mestieri è un ente di orientamento e formazione professionale a livello nazionale operante con 28 sedi in Italia. Di queste 26, sono dislocate sul territorio regionale piemontese. Il personale è composto come descritto qui di seguito: - personale totale: di cui 143 donne - di cui a 127 tempo indeterminato La maggior parte del personale (54,5% ) è impegnato con mansioni di formatore/trice. Tale mansione, secondo il contratto vigente, prevede un rapporto quasi paritario fra ore impiegate in aula ed ore dedicate a 1

2 funzioni di programmazione, progettazione didattica e valutazione. Un certo numero di dipendenti (formatori, in gran parte, ma anche personale impegnato in altri ruoli) ricopre inoltre il ruolo di FORMATORE-COORDINATORE o di RESPONSABILE DEI PROCESSI, sia a livello di Ente (pertanto responsabile/coordinatore del funzionamento di uno specifico ambito in tutti i centri del Piemonte) sia a livello di singolo centro (riferimento per tutti gli operatori che si occupano di un certo ambito operativo ma con una continuità di azione rispetto alle linee indicate dal coordinatore/responsabile di Ente). In particolare la declaratoria delle mansioni previste dal contratto collettivo di lavoro prevede per le 3 figure sopra indicate le seguenti funzioni: - relativamente al FORMATORE si stabilisce che l orario del formatore comprende le funzioni previste nella declaratoria del formatore, ivi comprese le attività di team/organi collegiali, riunioni, gestione e produzione di report e almeno 120 ore annue per la formazione/aggiornamento." (art 36 B) - il FORMATORE-COORDINATORE nell ambito dell erogazione delle attività, interviene negli aspetti organizzativi e didattici previsti nei progetti armonizzando le azioni degli esperti e dei tutor, favorendone la collaborazione per il conseguimento degli obiettivi del percorso, eseguendo le direttive dell ente. Partecipa alle attività di progettazione, organizzazione, rendicontazione e valutazione delle azioni previste nei progetti da realizzare assicurando l impiego efficace e rispondente a criteri di qualità delle risorse umane, tecniche ed organizzative"; - il RESPONSABILE DEI PROCESSI nell ambito delle direttive e/o deleghe dell ente, garantisce il presidio generale delle azioni previste, in uno o più processi, attraverso l armonizzazione e l ottimizzazione delle risorse umane, economiche e logistiche coinvolte nei progetti assegnati al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati dall ente. Presidia, su delega dell Ente e nel rispetto dell organizzazione interna, uno o più processi riguardanti le aree di: promozione; orientamento; progettazione e sviluppo; erogazione; valutazione. Sviluppa, cura e gestisce i contatti col territorio di riferimento, mantiene i contatti con la direzione, coordina gruppi di lavoro specifici assicurando le azioni necessarie al raggiungimento degli obiettivi assegnati; assicura il proprio costante aggiornamento per migliorare la propria preparazione attraverso la partecipazione alle attività programmate dall Ente e/o con altre iniziative concordate con l Ente. Alcuni dei processi per i quali sono previsti i ruoli di FORMATORE-COORDINATORE o di RESPONSABILE DEI PROCESSI sono gli ambiti relativi alla progettazione, alla gestione amministrativa e segretariale, agli interventi formativi rivolti a persone diversamente abili, a immigrati, ad apprendisti, al coordinamento di interventi rivolti alle Pari Opportunità. DESCRIZIONE DEL PROBLEMA DA AFFRONTARE ED ESIGENZE DELLE BENEFICIARIE La situazione descritta nel paragrafo precedente evidenzia come nell organizzazione complessiva di lavoro della Fondazione esistano numerose attività/funzioni che: - fanno parte integrante delle mansioni assegnate a numerosi operatori/trici; - vengono tutte realizzate con la persona presente nella propria sede di lavoro e/o in un altra sede della Fondazione; - spesso comportano spostamenti onerosi dal punto di vista del tempo e della fatica del viaggio (per esempio tutti i/le referenti per la disabilità devono saltuariamente incontrarsi per condividere strategie, strumenti, specifiche procedure di lavoro; nella maggior parte dei casi gli incontri avvengono a Torino, sede dell Ente e in posizione più centrale rispetto alle altre sedi, ma per alcuni operatori/trici questo prevede un viaggio 3-4 ore fra andata e ritorno). Molte di tali funzioni fanno capo a donne: è evidente come la situazione sopra esposta risulti particolarmente difficile da gesire per le lavoratrici donne gravate da carichi familiari (figli minori/familiari anziani) e che devono quotidianamente conciliare le esigenze di cura con quelle lavorative, tanto più se in posizioni organizzative medio-alte (come nel caso delle coordinatrici/responsabili di processi). 2

3 DESCRIZIONE DEGLI OBIETTIVI: Il progetto PERFECT ha inteso sperimentare e mettere a punto un organizzazione del lavoro che: 1) permetta la partecipazione a incontri/riunioni strutturali (che siano cioè parte integrante del ruolo ricoperto) in modalità remota consentendo: a. maggiori possibilità di autorganizzazione della telelavoratrice, di ottimizzazione del proprio tempo di lavoro con conseguente miglior utilizzo del proprio tempo libero, maggiori possibilità di conciliare obblighi di lavoro con esigenze familiari e personali, incremento complessivo della qualità della vita; b. minor tempo impiegato in pendolarismo; c. maggiore efficacia del tempo di lavoro e maggiore possibilità di partecipare a tutte le riunioni (in molti casi succede che una persona avrebbe il tempo di partecipare agli incontri di lavoro, ma tale partecipazione non è possibile se al tempo dedicato alla riunione si assomma il tempo e la fatica dedicata agli spostamenti; in molti casi, inoltre, la mancata partecipazione agli incontri impoverisce il livello di crescita professionale e causa un senso di isolamento nella gestione di ruoli di una certa importanza); 2) declini le modalità di gestione in telelavoro di alcune specifiche mansioni previste dal Contratto Nazionale e ne sperimenti l efficacia in situazione concreta, anche in una prospettiva di messa a regime del sistema. In particolare, fra gli output di progetto che ne permetteranno non solo la sostenibilità ma anche la diffusione ad un numero più alto di dipendenti rispetto a quelle coinvolte nella sperimentazione, si prevede la definizione di un sistema/procedura per la gestione in teleconferenza (centro/centro e/o casa/centro) di riunioni organizzative, consigli di classe, riunioni di gruppo tecnico ed, eventualmente, altre attività telelavorabili che possano emergere dall azione di definizione del mansionario delle attività telelavorabili. Il progetto PERFECT ha pertanto inteso introdurre e sperimentare una forma di innovazione organizzativa, che prevenga il rischio di discriminazione indiretta, facilitando l'accesso/permanenza di donne con carichi familiari a posizioni medio-alte. Come ricaduta positiva, il progetto intende apportare benefici a tutto il personale in termini di maggior benessere organizzativo, migliore qualità del lavoro e cambiamento culturale. La messa a regime della sperimentazione, dopo il termine del progetto, consentirà ad altre persone di accedere a modalità flessibili di organizzazione del lavoro: non necessariamente solo donne, quindi, per contribuire a diffondere una cultura di condivisione delle responsabilità all'interno delle famiglie. ATTIVITA PREVISTE PER IL CONSEGUIMENTO DEGLI OBIETTIVI: 1) individuazione dei compiti telelavorabili in relazione ai diversi ruoli ricoperti dalle persone coinvolte, 2) Preparazione di un sistema/procedura per la gestione in teleconferenza (centro/centro e/o casa/centro) di riunioni organizzative, Consigli di classe, Riunioni di gruppo tecnico, altre mansioni emerse a seguito della prima stesura del mansionario, 3) Produzione di un percorso in FAD per acquisire principi e modalità operative per una proficua gestione di attività svolte a distanza e in teleconferenza, 4) Formazione delle beneficiarie, 5) Sperimentazione di attività in telelavoro per 20 donne dopendenti e/0 collaboratrici della Fondazione, con diverse mansioni e ruoli, 6) Raccolta dati di monitoraggio e valutazione per portare a regime il sistema 7) Seminario di diffusione. STRUMENTI UTILIZZATI PER IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI: Per condurre la sperimentazione prevista dal progetto, le beneficiarie hanno avuto in dotazione strumenti/dispositivi multimediali portatili, adatti alla connessione Internet con collegamento wireless. 3

4 In particolare, per lo svolgimento di attività da postazione remota, sono stati utilizzati notebook dotati di webcam integrata e casse audio, connessi in rete utilizzando chiavette Internet. La rete di sistemi informativi già in uso presso l ente ha consentiro di abbattere i costi per le infrastrutture HW e SW necessarie al lavoro a distanza: tutto il personale, e quindi tutte le potenziali beneficiarie, hanno avuto una profilazione sulla Intranet aziendale, attraverso cui poter realizzare e salvare i propri elaborati e accedere ai software applicativi aziendali da remoto tramite web in tecnologia protetta (Citrix Xen App Presentation Server). Per consentire la partecipazione da remoto a riunioni/consigli di classe/gruppi di lavoro, si è acquisita la licenza per un sistema di teleconferenza e di incontri video a distanza. Tale applicativo ha consentito di: - organizzare e gestire conferenze online con più audio e video simultanei, al fine di mantenere, seppur a distanza, la ricchezza e le potenzialità della comunicazione non verbale e di eliminare il senso di isolamento, - moderare le riunioni, attribuendo ai/alle diverse partecipanti la possibilità di intervenire, similmente a quanto accade in una riunione gestita in presenza (l organizzatore/trice del meeting assegna tale autorizzazione di volta in volta ai vari partecipanti), - condividere schermate e documenti con gli interlocutori e interagire in modo sicuro rispetto alla riservatezza delle informazioni: ogni meeting è protetto da un codice di sessione. ELEMENTI INNOVATIVI LEGATI ALLA SPERIMENTAZIONE DEL MODELLO PROPOSTO: Il punto di partenza dell idea progettuale è stata presa direttamente dalle più comuni definizioni di telelavoro : Telelavorare significa svolgere l attività lavorativa a distanza rispetto alla sede aziendale, assumere la flessibilità come metodo sia nell organizzazione che nelle modalità di svolgimento dell attività stessa, ed interconnettersi attraverso strumenti informatici. Già questa semplice definizione rappresenta il PRIMO ELEMENTO di forte innovatività per un settore (come quello della Formazione Professionale) che per le sue caratteristiche specifiche (gran parte del lavoro, quello in aula, deve essere ovviamente realizzato in presenza ) e per prassi consolidate da decenni (le riunioni fra colleghi, i consigli di classe si sono sempre svolti esclusivamente in presenza, ma anche la progettazione, il confronto fra colleghi si svolge esclusivamente nella sala insegnanti ) non ha mai sperimentato in modo strutturale forme di telelavoro. Un SECONDO elemento di novità è rappresentato dallo sforzo di creare un MANSIONARIO delle attività telelavorabili ed una relativa procedura operativa: non si tratterà, quindi, di sperimentare eccezioni, ma di scardinare un sistema che mai ha formalizzato modalità di lavoro diverse da quelle in presenza. TERZA caratteristica innovativa sta nella scelta del modello di telelavoro scelto (non un classico telelavoro a domicilio, né un modello riconducibile al telelavoro mobile, ma sostanzialmente un mix fra le due soluzioni) e, di conseguenza, del modello di postazione di telelavoro. Anche a causa delle caratteristiche delle tipologie di figure professionali che sono state coinvolte (nessun docente o coordinatore potrà mai lavorare con una prevalente modalità di telelavoro) non si sono sperimentare postazioni di lavoro fisse (a domicilio del lavoratore, con la costruzione sostanziale di un ufficio completo), quanto piuttosto postazioni di telelavoro mobili, costituite da pc portatili completi di una connect card per la connessione. Tale scelta, anche in prospettiva, ha rappresentato un opzione accessibile da chiunque ed a costi piuttosto contenuti, avvalendosi di strumenti semplicissimi come telefono, connessione remota e personal computer (elemento che verrà ripreso nel capitolo sulla sostenibilità). Un accortezza particolare è stata di attrezzare anche le sedi di lavoro affinché possano essere realizzabili attività di video-telelavoro. Questo ci conduce al QUARTO elemento di innovatività presente nel progetto PERFECT: una parte consistente del progetto ha inteso sviluppare, sperimentare e portare a sistema la possibilità di sfruttare quanto più possibile il telelavoro realizzato attraverso conferenze/incontri partecipati in modalità remota. RISULTATI ATTESI: 1) partecipazione di 20 beneficiarie alla fase di sperimentazione, 4

5 2) produzione di un modello di percorso formativo blended che possa accompagnare altre dipendenti che vogliano utilizzare forme di telelavoro una volta che la sperimentazione sia stata condotta a sistema, 3) definizione di un mansionario delle azioni telelavorabili nel quadro dell attività consolidata del sistema della Formazione professionale, 4) definizione di una procedura operativa che possa regolamentare lo svolgimento di determinate mansioni in telelavoro. 5) RACCOMANDAZIONI PER LA TRASFERIBILITA : Il progetto ha raggiunto gli obiettivi predefiniti soprattutto in virtù di un costante confronto fra il modello ideato in partenza e una serie di feedback continui che sono stati forniti dalle partecipanti e dai loro responsabili diretto. 5