L impatto delle nuove tecnologie per la gestione immobiliare

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1 L impatto delle nuove tecnologie per la gestione immobiliare Property Management Intervento di Andrea Boeri, Value Partners Milano, 28 febbraio 2002 Le informazioni contenute in questo documento sono strettamente legate ai commenti orali che le hanno accompagnate, e possono essere utilizzate solo dalle persone che hanno assistito alla presentazione.

2 VPRE020114ABoe P1 Obiettivi di questa presentazione Presentare una visione di sintesi del possibile impatto dell Information & Communication Technology sul settore immobiliare Identificare le possibili implicazioni per il Property Management

3 VPRE020114ABoe P2 Agenda Verso un concetto allargato della gestione immobiliare Il possibile impatto dell Information & Communication Technology Verso un modello di business più ampio

4 Esistono tre asset immobiliari da gestire e valorizzare VPRE020114ABoe P3 Immobili e aree Asset tradizionali, con problematiche gestionali e di rischio diverse se strumentali o di investimento Occupanti e utilizzatori Determinano il valore di un immobile o di un area (in base alla attrattività/funzionalità, ecc...) Possono essere fonte di reddito incrementale per un proprietario immobiliare Informazioni Potenziale fonte di vantaggio competitivo, se gestite in modo strutturato, efficiente e creativo

5 L immobile è un business con un proprio ciclo di vita VPRE020114ABoe P4 ILLUSTRATIVO Enterprise Concept di James A. Graaskamp: Redditività di un immobile Un immobile è un entità operativa, cioè un business con un ciclo di vita e un ciclo di cash flow E necessario difendere costantemente la posizione competitiva nel mercato di un immobile e cercare nuove nicchie di utilizzo La posizione competitiva è pesantemente condizionata dagli occupanti e/o dagli utilizzatori e dalle loro preferenze nel tempo Inizio Sviluppo Maturità Rilancio o declino

7 VPRE020114ABoe P6 L impatto dell ICT è forte su tutti gli asset... Le tecnologie Internet Broadband Information Technology Immobili e aree Retailing online ( etailer ) Domotica Marketing e vendita online di immobili Immobili cablati Spazi flessibili (es. hot desking) Occupanti e utilizzatori Ecommerce Offerta di servizi telecom Miglioramento degli standard e riduzione dei costi nei servizi offerti Informazioni Customer Relationship Management Digitalizzazione delle informazioni Condivisione sistematica di informazioni complesse Maggiore trasparenza su asset e performance Sistemi integrati di knowledge management

8 VPRE020114ABoe P7... e in particolar modo sugli immobili Nuove infrastrutture: cambia la base immobiliare di molti settori Nelle industrie giovani (es. telecomunicazioni: internet hotel, ecc.) Nei settori tradizionali (es. retail: vendite online) B2B radicato e in crescita Nuova organizzazione del lavoro: più flessibilità Spazi più flessibili, a fronte di maggiore variabilità di orari, sede, ecc. Uso di temporary offices (per start up, apertura nuove sedi, ecc.) Cablatura e domotica: importanza crescente Internet come canale di marketing degli immobili Anche negli appartamenti da affittare cablatura in fibra ottica o xdsl, basi per la domotica, ecc. Impatto del broadband già evidente negli hotel che ospitano grandi conference (fino a 45 megabit al secondo) Tutti i tipi di formato; siti nazionali su abbonamento (es. CoStar), siti nazionali gratuiti (es. LoopNet), siti regionali e locali, vetrine web di società di brokeraggio, ecc. Difficile sostenibilità economica delle iniziative apparse finora, e inevitabile consolidamento

9 Cresce l incidenza percentuale degli acquisti online sul totale del grocery*... VPRE020114ABoe P8 8,0% 7,0% 7,4% Gran Bretagna 6,0% 5,7% Germania 5,0% 4,0% 4,6% Media Europa Ovest 3,9% Francia 3,0% 2,8% Italia 2,0% 1,0% 0,3% 0,1% Non più solo dot.com s, ma anche operatori tradizionali e forti (Esselunga, Coop) * Alimenti, bevande, prodotti per la casa, cosmetici, cura personale, cancelleria, alcolici, articoli tabacco, audio e videocassette. Fonte: Elaborazione Value Partners su dati Euromonitor

10 e la tecnologia mette a disposizione nuovi strumenti di marketing VPRE020114ABoe P9 ESEMPIO Comunicazione istituzionale Agenzia Terziario Servizi ad hoc per i clienti Opportunità di investimento Reportistica... Servizi online Proposte e ricerche di immobili Analisi di mercato Valutazioni...

11 Le tecnologie hanno un impatto sugli occupanti e sugli utilizzatori... VPRE020114ABoe P10 Miglior Facility Management Ricerca rapida di nuovi inquilini (es. United Properties) Hub informativo per tutti i partner di un operazione immobiliare (es. Bridger Commercial Funding, per operazioni di securitization, Bluewire per i mutui, Net Stuxr, supportato da Bank of America, IBM, Prudential per operazioni complesse) Miglior servizio e minori costi con Internet Utilizzo dell IT e di Internet per migliorare le operation delle Aziende Immobiliari Riduzione dei costi (eprocurement) Prevedibile riduzione di costi e prezzi delle transazioni immobiliari Opportunità di ecommerce Offerta online di mutui ed altri prodotti finanziari legati agli immobili: finora successo ridotto (es. Mortgage Selector) Portali dedicati agli inquilini: es.: EdificeRex di Insignia ma modelli ancora da mettere a punto Opportunità nelle telecomunicazioni Sfruttamento del concetto di relazione fiduciaria con gli occupanti degli immobili Offerta di collegamenti e servizi in broadband a piccoli e medi clienti business, siti in immobili multitenant

12 ... e permettono una gestione avanzata dei servizi di facility management VPRE020114ABoe P11 Sistemi di gestione della manutenzione Call tracking CAFM Controllo in remoto degli edifici Descrizione Sistemi di pianificazione e monitoraggio delle manutenzioni Sistema di tracking delle chiamate d intervento Servizio di supporto per la programmazione, la gestione on line e la reportistica degli interventi Servizio che consente di governare i processi di facility management a distanza Attrattività per il cliente Alta: controllo su tematiche tecniche e di costo relative agli interventi di manutenzione Media: funzione del livello di criticità del servizio e della frequenza degli interventi straordinari Media: funzione della complessità e numerosità di postazioni gestite Media: consente una riduzione dei costi di gestione, ma solo per edifici predisposti

13 Le tecnologie hanno anche un impatto sulle informazioni VPRE020114ABoe P12 Informazioni a supporto del business Informazioni in tempo reale e sistemi di reporting avanzati Integrazione dei sistemi informativi e di tutte le informazioni acquisibili Maggiore efficienza interna Sistemi di knowledge management per collegare aree prima separate, con accesso via extranet per i clienti Utilizzo crescente da parte di fondi pensione, Reit e property manager: es. The Mills Corporation, Equity Office Properties Trust, Jones Lang LaSalle Migliore profiling degli immobili Ricerca di una maggiore trasparenza sull immobile, sulla sua redditività e il suo livello di rischio Possibilità di arrivare, attraverso uno standard internazionale, ad un rating degli immobili e ad un mercato più liquido? Digitalizzazione delle informazioni Disponibilità di informazioni di tipo demografico, urbanistico e catastale, da parte delle Amministrazioni Pubbliche Es. ricerche di mercato basate su tecnologia GIS, siti governativi G2B, siti cittadini,...

14 VPRE020114ABoe P13... oltre a supportare strumenti di reporting articolati ESEMPIO: AGENZIA RESIDENZA Dimensioni da monitorare 1. Performance economica, finanziaria, patrimoniale 2. Performance gestionale 3. Performance operativa Possibili Key Performance Indicators IRR ROI ROS Evoluzione PFN (posizione finanziaria netta) Cash yield on equity Indice di concentrazione dei margini commerciali a vita intera (ABC immobili per rischiosità del portafoglio) Stato di avanzamento delle vendite per classe di redditività degli immobili (Classe A = alto margine, Classe C = Basso margine) Redditività/prezzo d acquisto per immobile % Occupancy Numero di proposte/periodo Numero contratti conclusi/periodo Tempo medio per la produzione di valutazioni per acquisizioni Success rate per tipologia di attività (contatti, proposte,... ) Motivazione degli insuccessi Percentuale di rispondenza/conformità a richieste del cliente Confronto con agenzie concorrenti/ prezzi medi

15 L ITC ha un impatto su tutto il sistema di business degli operatori VPRE020114ABoe P14 ILLUSTRATIVO Asset management Gestione strategica Gestione operativa Trading immobiliare Sviluppo e realizzazione grandi progetti Agenzia (vendita e affitto) Property Management/ Facility Management Maggiore disponibilità informativa... efficienza Maggiore Maggiore... Maggiore... Maggiore... trasparenza del mercato... facilità di montaggio di operazioni finanziarie... visibilità dei potenziali clienti... efficienza... informazioni in possesso dei clienti... controllo su budgeting e avanzamento lavori... efficienza... capacità negoziale verso fornitori Nuovi servizi... efficienza Migliore visibilità sulle performance e gli asset a tutti i livelli

17 I modelli di riferimento per il Property Management sono due VPRE020114ABoe P16 Funzionale US style Asset Manager Portfolio Manager Property Management Facility Management Agenzia Altri Servizi (Project Mgmt,...) Asset Manager Asset Manager Focus su aspetti amministrativilegali e tecnicomanutentivi della proprietà Property Manager Property Manager Agenzia Facility Management Altri servizi (Project Mgmt,...) Focus su tutti gli aspetti gestionali della proprietà Ampiezza della mission e delle responsabilità

18 Un Property Manager US style ha molte responsabilità... VPRE020114ABoe P17 Gestione dell investimento Gestione rapporti e retention dei tenants Incasso degli affitti Mantenimento livelli di occupancy Gestione contratti, adempimenti e documenti Controllo delle spese operative Contabilità e reporting ai proprietari ed ai tenant Gestione degli impianti Pianificazione, direzione e supervisione dei servizi di manutenzione Gestione dei servizi condivisi Gestione degli interventi di valorizzazione Project management degli interventi di manutenzione ordinaria Consulenza e altri servizi Assistenza nella vendita o nell acquisto dell immobile Pianificazione degli interventi di manutenzione straordinaria Consulenza nella costante valorizzazione dell immobile Consulenza e gestione delle tematiche di sicurezza Crisis management Pubbliche relazioni

19 ... e quindi la mission del Property Management si arricchisce VPRE020114ABoe P18 ESEMPIO: GESTIONE DELL INVESTIMENTO Gestione tradizionale Gestione di:. Contratti di locazione. Spese dell immobile. Cassa Evidenziazione unità libere Raccolta documenti su potenziali tenant Assegnazione delle unità immobiliari Gestione dinamica Monitoraggio di:. Locazioni e confronto con il mercato. Incassi vs. budget. Spese vs. budget. Mercato immobiliare locale Gestione di:. Flussi di cassa e analisi della redditività. Commercializzazione degli spazi. Contratti con potenziali tenant e verifica referenze. Visite/sopralluoghi di potenziali tenant. Rapporti con conduttori esistenti e analisi esigenze/richieste Definizione e predisposizione azioni promozionali

20 VPRE020114ABoe P19... su più fronti ESEMPIO: GESTIONE DEGLI IMPIANTI Gestione tradizionale Esecuzione lavori (secondo le specifiche stabilite) Gestione di:. Rapporti con i tenant. Rapporti con i fornitori Rispetto e regolarizzazione degli aspetti normativi e tecnologici Controllo tecnico e verifica dei lavori Gestione dinamica Elaborazione politiche di manutenzione Definizione degli standard e delle procedure Gestione di:. Lavori (controllo del programma di manutenzione e verifica dello stato di avanzamento lavori). Fornitori specializzati (organizzazione di squadre/fornitori per le attività di pronto intervento e programmate e gestione dei materiali e delle scorte) Monitoraggio di:. Manutenzioni (analisi dei guasti). Lavori. Fornitori specializzati. Aspetti normativi

21 Il Property Management può offrire anche servizi molto sofisticati... VPRE020114ABoe P20 ESEMPIO: CENTRO COMMERCIALE Mantenimento dell appeal e della freschezza del centro attraverso:. Gestione attiva del mix di esercizi commerciali. Gestione contrattuale. Monitoraggio e rinnovo layout, format, ecc..... Monitoraggio e difesa della redditività del proprietario. Monitoraggio della redditività degli esercizi. Affinamento dei meccanismi contrattuali.... Gestione impiantistica evoluta Nelle realtà più avanzate (es. USA) questi servizi sono spesso offerti da unità dedicate di aziende multiservice, per capitalizzare su un ampia gamma di competenze specialistiche Gestione della sicurezza di spazi commerciali e pubblici affollati...

22 VPRE020114ABoe P21... ed il mercato potenziale è ampio e segmentato Servizi Consulenza e altri servizi Gestione interventi di valorizzazione Gestione degli impianti Gestione dell investimento Piccolemedie imprese Grandi imprese Grandi patrimoni immobiliari Pubblica Amministrazione Enti previdenziali Strutture complesse (centri commerciali, ospedali, aeroporti,...) Clienti

23 Quindi il Property Management evoluto richiede strutture articolate... VPRE020114ABoe P22 ILLUSTRATIVO Struttura attuale Controllo e Reporting Direzione Property Management Altre staff Gestione clienti Gestione Operazioni Contact center Property Manager Catasto attivo e due diligence Amministrazione Inquilini Crediti e contenzioso Gestione rendiconti Archivio e protocollo Focus: gestione operativa funzionale Building Manager Building Manager Building Manager Focus: cliente

24 VPRE020114ABoe P23... e applicazioni IT sofisticate EBusiness Systems B2B Proprietari: portale informativo e di servizi per i proprietari B2C Tenant: portale informativo e di servizi per i tenant Business Intelligence & Reporting Analisi e reporting ai proprietari Analisi e reporting ai tenant Controllo di gestione e reporting Business Systems Sistemi condivisi (es. ERP) Sistemi specifici di business Integrazione e coerenza

25 ebusiness systems permettono al Property Management di offrire servizi online VPRE020114ABoe P24 Informazioni istituzionali Property Management Servizi online riservati ai clienti Proprietari. Reportistica. Contact center Tenant.. Reportistica Contact center Servizi online pubblici

26 Mentre il Customer Relationship Management offre servizi agli occupanti VPRE020114ABoe P25 Retail abbigliamento Utilities Contatto diretto con il cliente finale Telecom Retail banking Retail grocery Massime opportunità di utilizzo del CRM Contatto intermediato Prodotti finanziari Automobili Pneumatici Elettrodomestici Servizi agli occupanti degli immobili Alimentari Giornali Carburanti CRM elemento importante dell approccio al mercato Vendita/affitto di immobili Bassa Alta Frequenza di contatto e acquisto

27 Il Property Management trae vantaggi da applicazioni di Business Intelligence & Reporting VPRE020114ABoe P26 Reporting ai Proprietari Evoluzione locazioni/canoni Morosità Scadenza contratti locazione Rinnovi locazioni Disdette locazioni Occupancy analysis Manutenzioni e altre spese Listing immobili, tenant, assicurazioni, ecc. Reporting ai Tenant Contratto e anagrafica Fatture Estratti conto Bilanci spese Controllo di gestione e reporting KPI conomico/finanziari KPI gestionali KPI operativi

28 e il sistema di reporting deve consentire un drill down approfondito VPRE020114ABoe P27 ESEMPIO Area di business Drill down Linea di prodotto Tipo di attività Cliente Portafoglio Immobile Commessa Unità locativa

29 Il Property Management può inoltre beneficiare di applicazioni di Business System VPRE020114ABoe P28 Space planning GIS Customer contact center Document Management Work flow Management Altri sistemi ERP

30 VPRE020114ABoe P29 Inoltre la tecnologia consente di integrare informazioni di diversa provenienza ILLUSTRATIVO Fonti 1^ Livello Integrazione 2^ Livello Datawarehousing Business intelligence Interne ERP Enterprise portal Sistemi di business Altri sistemi Data Integration Data aggregation... Esterne Bandi di gara Ricerche di mercato Estrazione Commessa Tempi Ricavi Costi... Trasformazione Dimensioni di analisi (es: clienti, tenant, fornitori,...) Misure delle dimensioni (es. data inizio/fine mandato, numero tenant,...) Analisi e reporting Data Mining Search Engine Benchmark con competitor Reporting... Processi e regole condivise per l aggiornamento, la gestione e l utilizzo delle informazioni

31 In sintesi: le dimensioni del cambiamento per il Property Management VPRE020114ABoe P30 Business Perimetro di business più ampio: l obiettivo è difendere e accrescere la redditività operativa del patrimonio Organizzazione Tecnologia Organizzazione più complessa. Orientata ai clienti, non solo alle attività funzionali. Con competenze anche commerciali, tecnologiche e di management Modello aperto (spazio per alleanze, partnership) Sistemi integrati, capaci di gestire ampi volumi di dati con provenienze diverse Ruolo importante del web Cultura Orientamento all esterno al business e all efficacia (non solo adempimenti e rispetto della normativa) Da labour intensive a technology intensive