Documento di elaborazione del Piano di Formazione e della progettazione ed esecuzione degli eventi formativi

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1 U.O.C. FORMAZIONE PERMANENTE Documento di elaborazione del Piano di Formazione e della progettazione ed esecuzione degli eventi formativi ELABORAZIONE E GESTIONE DEL PIANO Avvio processo di rilevazione dei bisogni formativi La Direzione aziendale, di regola entro il mese di novembre di ogni anno, definisce le linee di indirizzo per l anno successivo e le comunica a tutti i direttori di struttura organizzativa, alle posizioni org.ve, ai coordinatori delle prof. sanitarie, agli animatori di formazione (d ora in poi AdF) aziendali e dei medici convenzionati, ai livelli extra aziendali interessati. Sulla base di tali indicazioni i responsabili di Dipartimento avviano la rilevazione dei bisogni formativi attraverso le seguenti modalità: I Responsabili dei Dipartimenti/Staff/Zona-Distretto convocano una riunione interna con i Direttori di strutture afferenti, cui viene conferito il mandato di raccogliere i bisogni formativi. I Direttori informano tutti gli operatori afferenti la propria struttura (UO/UF) che è in atto la rilevazione dei bisogni formativi. I Direttori supportati dagli ADF effettuano la raccolta dei bisogni e delle relative ipotesi di progetto attraverso le seguenti fasi: a ) analisi organizzativa e rilevazione delle necessità formative; b) sintesi dei bisogni formativi emersi e motivazioni con l individuazione delle priorità ; c) compilazione, per ciascuna proposta, della scheda di sintesi per la presentazione dell evento collettivo aziendale per inserimento nel Piano di Formazione - All. A, che deve contenere almeno i seguenti elementi: titolo del progetto obiettivi formativi profili professionali interessati tipologia di docenti (interni o esterni il SSR ) previsione di spesa I Direttori delle Strutture Organizzative inviano le schede di sintesi al Direttore di Dipartimento/ Staff/Zona-Distretto per la verifica di congruità, di adeguatezza e di compatibilità economica rispetto agli indirizzi aziendali e dipartimentali. Verifica ed approvazione della Scheda di sintesi Il Direttore del Dipartimento ( o di Area se formalmente delegato ) valuta le schede pervenute, ne stabilisce l ordine di priorità, le invia entro gennaio dell anno di riferimento del Piano di Formazione all UOC Formazione permanente del personale ( d ora in poi UOC Formazione ). La valutazione effettuata a livello dipartimentale deve riguardare: la pertinenza rispetto alle linee strategiche aziendali; la congruità rispetto al mandato del Dipartimento, ai piani di attività ed agli obiettivi del Dipartimento; la compatibilità organizzativa ed economica dell insieme delle proposte; la parità di opportunità di partecipazione per tutto il personale; la verifica al fine di esclusione di eventuali duplicazioni di tematiche/ambiti territoriali delle proposte presentate.

2 Verifica schede di sintesi e composizione della proposta di Piano La UOC Formazione ricevute le schede di sintesi procede a : - verificare per ogni proposta la congruità rispetto agli indirizzi aziendali ed ai vincoli economici - verificare eventuali duplicazioni di tematiche/ambiti territoriali delle proposte presentate - predisporre la proposta del Piano di Formazione nel rispetto delle linee strategiche aziendali, delle risorse di budget assegnate dalla Direzione Aziendale e deve contenere i seguenti elementi: obiettivi formativi indirizzi metodologici generali tipologia di personale da coinvolgere nelle attività di formazione risorse finanziarie strumenti di valutazione e verifica elenco degli eventi, comprese eventuali iniziative a valenza pluriennale, con definiti gli elementi basilari di programmazione (titolo, struttura proponente, destinatari, spesa presunta) individuazione di almeno 10 eventi per i quali deve essere condotta la valutazione di impatto Valutazione richieste e proposta del Piano Annuale di Formazione La UOC Formazione presenta al Collegio di Direzione la proposta di Piano di formazione per l acquisizione del parere obbligatorio. Acquisito il parere la UOC Formazione propone la delibera di approvazione del Piano di Formazione entro il mese di marzo dell anno di riferimento, previo confronto con le OOSS. In caso di particolari esigenze, che rendono necessario lo svolgimento di eventi formativi prima dell approvazione del Piano, è possibile presentare una proposta di delibera anticipatoria. Informativa al Personale La UOC Formazione, dopo l approvazione del Piano, provvede a darne diffusione tramite: comunicazione diretta ai direttori di struttura organizzativa, alle posizioni org.ve, ai coordinatori, agli AdF; pubblicazione sulla intranet e sul sito web dell azienda; ut-mail a tutto il personale. PROGETTAZIONE E GESTIONE SINGOLI EVENTI Attivazione e sviluppo del progetto di evento formativo Il Responsabile scientifico del progetto è il Responsabile della struttura (o suo delegato ) che ha proposto l'inserimento dell evento nel PAF. Compito del Responsabile scientifico del progetto è curare lo sviluppo dell evento con il supporto della rete degli AdF. Il Responsabile del progetto predispone la Griglia per la presentazione del progetto di formazione su apposito modello allegato ( All. B) anche in caso di eventi formativi non accreditabili ECM. Il Responsabile scientifico del progetto, in caso di coinvolgimento di altre strutture, si impegna a coinvolgere i Direttori di tali strutture per garantire la partecipazione degli operatori previsti. In caso di eventi che prevedano la partecipazione di personale infermieristico e/o tecnico sanitario e/o sociale è sempre necessario il coinvolgimento del Dipartimento di riferimento. In caso di eventi sponsorizzati il progetto ed i relativi aspetti contrattuali/amministrativi vengono gestiti con apposita convenzione da stipulare sulla base di quanto previsto dalla specifica normativa regionale e dal regolamento aziendale di cui alla delibera in corso di approvazione

3 In caso di eventi di interesse strategico aziendale la UOC Formazione individua un responsabile organizzativo (di norma personale della UOC Formazione) e un responsabile/comitato scientifico. Approvazione ed invio del progetto Il Responsabile della Struttura Proponente valuta il contenuto della Griglia per la presentazione del progetto di formazione e riesamina il progetto per la rispondenza agli obiettivi e per la fattibilità organizzativa e lo approva apponendo la propria firma. Il Responsabile scientifico del Progetto invia la griglia e relativi allegati, almeno un mese prima della data d inizio evento, per mail in formato testo e pdf con firma scannerizzata all ambito territoriale di riferimento della UOC Formazione. Il mancato rispetto di tale modalità non garantisce l avvio dell iter per l accreditamento ECM. Verifica ed autorizzazione La U.O.C. Formazione provvede a valutare: coerenza del progetto con l evento indicato nel PAF; coerenza metodologica del progetto con i criteri ECM regionali; rispetto dei vincoli complessivi di budget e dei criteri su costi e remunerazione docenti; fattibilità organizzativa. In caso di evento con previsione di spesa non rientranti nei limiti previsti, l U.O.C. Formazione provvede a coinvolgere i competenti livelli organizzativi. Tale valutazione comporta: verifica positiva, a seguito della quale la UOC Formazione accredita l evento ed invia una comunicazione via mail (All C1e C2) al Responsabile scientifico del progetto e p.c. agli altri firmatari del progetto. L avvio del percorso senza aver ricevuto tale comunicazione mette a rischio l organizzazione dell evento e la regolarità amministrativa, incluso il riconoscimento dei crediti formativi Ecm; verifica negativa e successiva comunicazione per mail al Responsabile scientifico del Progetto per concordare le eventuali modifiche necessarie. In questa fase vengono incaricati i docenti (All. D1 e D2) a firma del Direttore dell UOC Formazione (o suo delegato). L incarico contiene: a) titolo evento; b) argomento/i concordato (eventualmente richiamando un estratto del progetto e allegandolo); c) date e orari previsti; d) condizioni economiche pattuite (compreso il riferimento a eventuali rimborsi spese); e) modalità di pagamento; f) riferimento al codice etico aziendale Con l accettazione dell incarico il docente assicura il rispetto del programma concordato e collabora con il Responsabile scientifico del Progetto/AdF per la predisposizione e somministrazione degli strumenti necessari alla valutazione dell apprendimento. Attivazione Progetto L ADF d intesa con il Responsabile scientifico del progetto sulla base degli obiettivi e dei contenuti della progettazione formativa invia il programma ai direttori ed ai coordinatori della/e strutture interessate

4 richiedendo i nominativi degli operatori da coinvolgere salvaguardando la pari opportunità di accesso alla formazione. Organizzazione dell evento L ADF d intesa con il Responsabile scientifico del Progetto provvede a: Trasmettere i nominativi dei partecipanti alla UOC Formazione via e mail; Individuare ed allestire aule ed eventuale strumentazione didattica; Raccogliere dai docenti la documentazione relativa alle prove di apprendimento e l eventuale materiale didattico; gestire la modulistica necessaria in base al tipo di evento (questionari di gradimento e apprendimento, e documentazione sulla valutazione di apprendimento). Gestione documentazione amministrativa Il Personale della UOC Formazione registra tutte le informazioni nel software di gestione anagrafe formativa Ermione ed invia al Responsabile scientifico del progetto ed all AdF i fogli firma con i nominativi dei docenti e discenti. Svolgimento Evento Formativo Il Responsabile scientifico del Progetto con il supporto dell animatore di formazione provvede a : sovraintendere allo svolgimento dell evento formativo coordinare le varie fasi gestire eventuali scostamenti dal programma stabilito avendo cura di far rispettare, nelle sue linee generali metodologiche e di contenuto, il progetto originario. distribuire il materiale didattico disponibile Comunicare tempestivamente via mail alla UOC Formazione (ambito territoriale di riferimento) eventuali variazioni intercorse( sostituzione docente, cambio data/sede, annullamento evento ecc ) Valutazione gradimento Il Responsabile scientifico del progetto/adf per la valutazione di gradimento provvede a: distribuire ai discenti il modulo specifico Scheda di valutazione dell evento formativo da parte dei partecipanti (All. E) analizzare i risultati per la valutazione finale da riportare nella Relazione di fine corso (All. F) Relazione Finale Il Responsabile scientifico del Progetto/AdF alla fine dell evento provvede ad elaborare la Relazione di fine corso da inviare alla UOC Formazione allegando: I fogli firma discenti e docenti Documentazione di valutazione dell apprendimento Le Schede di valutazione dell evento formativo da parte dei partecipanti Eventuale documentazione contabile Valutazione raggiungimento obiettivi Il Direttore/ Responsabile della Struttura proponente valuta i risultati dell evento svolto sulla base degli obiettivi dichiarati nel progetto, con particolare attenzione agli obiettivi specifici dichiarati nella Griglia di presentazione del progetto. Il risultato della valutazione è registrato nella Relazione di fine evento nella parte di competenza.

5 Invio documentazione a UOC. Formazione Il Responsabile scientifico Progetto/AdF invia entro un mese dalla conclusione, all ambito territoriale di riferimento della UOC Formazione la documentazione dell evento. Nel caso di evento con più edizioni la scadenza per l invio della documentazione è riferita alla singola edizione. Aggiornamento Anagrafe Formativa Il personale della UOC Formazione aggiorna l anagrafe formativa, anche ai fini del riconoscimento dei crediti ECM, con i dati relativi all evento svolto previa verifica della completezza della documentazione. Il riconoscimento a ciascun partecipante dei crediti ECM tramite la registrazione nell anagrafe formativa aziendale avviene previa verifica della sussistenza dei seguenti presupposti: a) partecipazione almeno all 80% delle ore programmate b) superamento della prova di apprendimento c) compilazione questionario gradimento I dipendenti interni possono verificare lo stato della propria anagrafe formativa e scaricare l attestato accedendo al software di gestione dell anagrafe formativa Ermione Gestione economica Il personale della UOC Formazione, in caso di ricorso a docenze esterne e/o di acquisto di beni e servizi, istruisce l atto di liquidazione dopo la verifica della compatibilità economica delle note contabili con quanto previsto in sede di progettazione. Valutazione Impatto/ Efficacia Il Responsabile scientifico di progetto qualora abbia previsto nella Griglia di presentazione del progetto, la valutazione di impatto/efficacia, ne riporta gli esiti ed invia una mail al Responsabile di Struttura ed al Direttore UOC Formazione. Il Direttore della U.O.C Formazione alla scadenza del periodo indicato, verifica se è pervenuta la relazione dell efficacia della formazione da parte del Responsabile del progetto. Nel caso in cui non sia pervenuta gli invia una lettera di sollecito via mail. Gestione amministrativa Il Personale della UOC Formazione procede alla gestione dei flussi informativi regionali e ministeriali secondo le relative indicazioni nel rispetto della normativa per l aggiornamento della anagrafe formativa degli operatori dell Azienda. POST PIANO Monitoraggio Il Direttore della UOC Formazione effettua il monitoraggio del Piano annuale di formazione, comunica con e- mail semestralmente lo stato di avanzamento del Piano ad ogni Responsabile di struttura dell Azienda, sia dirigente che del comparto, evidenziando relativamente alla propria competenza gli eventi realizzatii, quelli programmati con la presentazione della griglia di progetto, quelli previsti nel Piano ma non ancora programmati rispetto ai quali sollecita la verifica della realizzabilità entro l anno.

6 Gestione nuove richieste Il Direttore della UOC Formazione, nel caso riceva ulteriori richieste di eventi non inserite nel Piano Annuale di Formazione già approvato, provvede a: valutare la richiesta motivata e che rispetti le fasi sopra descritte informa la Direzione Aziendale predispone l atto di integrazione al Piano Annuale di Formazione Valutazione annuale Il Direttore UOC. Formazione, annualmente, effettua una valutazione complessiva dell attività formativa e redige la relazione prevista dalla normativa regionale. Elenco allegati All A : scheda proposta evento All.B :Griglia presentazione progetto All C1 e C2: notifica autorizzazione evento All D1 e D2: incarico docenti esterni ed interni All. E: questionario gradimento All. F: riepilogo fine evento (relazione finale)