Argo Palm Manuale utente Versione del

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1 Argo Palm Manuale utente Versione del

2 Sommario Premessa... 3 Installazione... 3 Requisiti minimi per l installazione:... 3 Installazione del software sul Palmare... 4 Uso del programma... 5 Accesso... 5 Sincronizzazione della base dati... 5 Immissione delle Assenze... 6 Immissione delle Giustificazioni... 7 Importazione delle Assenze su Argo Alunni... 7 Esportazione / Importazione tramite Files... 8 Esportazione strutture, tramite files... 8 Importazione Strutture di Alunni tramite Files... 9 Importazione Assenze da Palmare, tramite Files Note sulla gestione dei tipi Assenze su Argo Alunni Appendice Tecnica Note tecniche per la connessione del pc Palmare Windows Xp Windows Vista e Pagina 2 di 12

3 Premessa Argo palm è un accessorio del programma Argo Alunni e serve per l acquisizione delle Assenze degli alunni, dei Ritardi/Uscite Anticipate e delle Giustificazioni tramite un Pc Pocket (palmare). L'incaricato della scuola rileva con il palmare le informazioni classe per classe e, una volta completata la rilevazione, tramite un apposita funzione trasferisce le informazioni immesse nel database di segreteria (è sufficiente collegare il Palmare al computer tramite la porta USB). E possibile utilizzare più palmari anche per ridurre i tempi di rilevazione. Una volta acquisite le assenze queste potranno essere visualizzate dai genitori su Argo Scuolanet, o utilizzate per inviare delle comunicazione SMS ai genitori, via Mail, per stampare i registri, per inviare le comunicazioni alle famiglie, ecc... Installazione Requisiti minimi per l installazione: Se sul pc di segreteria è installato Microsoft Windows Xp, Il programma richiede che sia installato il pacchetto Microsoft ActiveSync. Questo software è liberamente scaricabile dal sito ed è necessario per la connessione del palmare al computer. I possessori di Windows Vista e 7, invece, non hanno questa necessità poiché il software per la connessione tra pc e palmare, (denominato Windows Mobile ), viene installato normalmente, con il sistema operativo. Il Pc di segreteria deve avere i seguenti requisiti minimi: Memoria 1Gb ram (consigliati 2 Gb) S.O. Windows Xp, Vista o 7 Processore Pentium 1,3 Ghz o superiore. Il Palmare dovrà avere installato il sistema operativo Windows Mobile in versione 5.0 o successiva. Pagina 3 di 12

4 Installazione del software sul Palmare L'installazione del programma si effettua mediante l'avvio del file denominato setup.exe; è completamente automatica e non necessità di particolari interazioni da parte dell utente (basta cliccare sempre su Avanti). Prima di avviare il trasferimento, è necessario accertarsi che il palmare sia effettivamente connesso al computer. Una volta avviato il file setup.exe d installazione di Acquisizione Assenze Palmare, il procedimento è automatico; occorre solo cliccare sul pulsante Avanti. Una volta rilevato il dispositivo, il software viene installato autonomamente sul pc palmare. Nota Bene: Verrà richiesta una conferma d installazione, sul palmare; è necessario confermare per proseguire con l installazione (se non si clicca su SI entro pochi secondi, l installazione termina in maniera non prevista e occorrerà eseguire nuovamente il setup.) Pagina 4 di 12

5 Uso del programma Accesso Per avviare il programma basta cliccare sull icona posta sul menu principale del palmare Start e selezionare il collegamento Argo Assenze, oppure cliccare su Al primo accesso il programma non ha alcun dato ; occorre quindi importare le strutture delle classi da Argo Alunni. Sincronizzazione della base dati La sincronizzazione avviene tramite Argo Alunni, ci si deve assicurare che il palmare sia collegato al pc della segreteria (o ad un computer di rete sul quale è installato il programma). Su Alunni andare su Curriculum Assenze Acquisizione tramite palmare Esporta Dati. Basterà selezionare tutte le classi, oppure il gruppo classi che si vuole trasferire sul palmare, e cliccare su Nota Bene: La procedura sincronizzazione deve essere usata esclusivamente se: 1) Si sta inizializzando il database del palmare per la prima volta. 2) Occasionalmente, se si deve aggiornare la struttura delle classi e degli alunni nel palmare (ad es. nei casi di alunni iscritti in corso d anno o di alunni che hanno fatto lo spostamento di sezione). Importante: la sincronizzazione azzera e ricrea le strutture, svuotando gli archivi; è dunque fondamentale che eventuali assenze non ancora trasmesse ad Alunni siano trasferite prima di effettuare la sincronizzazione. Pagina 5 di 12

6 Immissione delle Assenze Una volta predisposta la base dati, il programma è pronto per registrazione giornaliera delle assenze. Il pannello, è suddiviso tra Assenze e Giustificazioni. Nel pannello assenze si può operare il cambio giorno di riferimento (il programma propone quello odierno) e, nei casi in cui gestito, anche la selezione tra le assenze mattutine e le assenze pomeridiane. Per l immissione delle assenze cliccare sul pulsante classe, in basso ( ).Si apre un menu ad albero suddiviso per indirizzi della scuola. Basta scegliere la classe interessata, e cliccare su A fianco di essi vengono evidenziate delle caselle per l immissione di A= assenze/r = ritardi / P = Permessi (Uscite Anticipate); per la gestione delle tipologie di assenza si veda più avanti l apposito paragrafo. A questo punto occorre mettere la spunta sulla relativa casella e cliccare sul pulsante in basso Le assenze verranno salvate nel palmare e si potrà proseguire con le classi successive. N.B.: Gli alunni che avessero interrotto la frequenza in data antecedente a quella di registrazione verranno visualizzati con una barra e per loro non si potranno caricare assenze, ritardi o permessi. Pagina 6 di 12

7 Immissione delle Giustificazioni Tramite il pannello Giustificazioni si possono giustificare tutte le assenze già registrate nel giorno corrente o nei giorni precedenti, e non ancora giustificate. Quando si effettuerà il trasferimento quotidiano delle assenze ad Alunni, avviene anche una sincronizzazione delle giustificazioni. Per l immissione delle giustificazioni di una certa classe, basta cliccare sulla tab-page Giustificazioni. Ovviamente, è sempre possibile cambiare la classe di riferimento cliccando in basso sulla voce di menu. Il programma consentirà la selezione della classe interessata per le Giustificazioni. Verranno visualizzate le assenze non ancora giustificate degli alunni di quella classe, per alunno e in ordine di data. Si possono selezionare più assenze, anche per lo stesso alunno, e giustificarle con una sola operazione. Al termine cliccare sul pulsante in basso Importazione delle Assenze su Argo Alunni Al termine della rilevazione delle assenze nelle classi, la fase conclusiva è quella di trasmissione dei dati sul database ufficiale della scuola. 1. Come primo passo è necessario chiudere il programma Argo palm. 2. Collegare il palmare, tramite la porta USB, a un pc sul quale è installato Argo Alunni (si veda in appendice: Note tecniche per la connessione del pc Palmare) 3. Su argo Alunni occorre selezionare il menu Curriculum Assenze Acquisizione tramite palmare Importa Dati. 4. Verrà richiesto l anno Scolastico di riferimento e se importate direttamente dal palmare o tramite files (si veda nei successivi paragrafi per l importazione tramite files), cliccare su Una volta conclusa l importazione, i dati riferiti alle assenze e alle giustificazioni verranno rimossi dal palmare e trasferiti su Argo Alunni. Pagina 7 di 12

8 5. Cliccare sul pulsante Argo palm non cancella in alcun caso le assenze già presenti su Argo Alunni; il programma infatti è complementare agli altri sistemi di acquisizione assenze di Argo. Esportazione / Importazione tramite Files In alternativa alla connessione diretta del palmare, è possibile sia esportare le strutture dati di Alunni verso il palmare, sia importare le assenze tramite files. Esportazione strutture, tramite files 1. Su Argo Alunni andare su Curriculum Assenze Acquisizione tramite palmare Esporta Dati. 2. Selezionare l anno interessato, tutte le classi o solo alcune. 3. Nel riquadro in basso selezionare nella cartella. Se si immette una cartella di destinazione differente da quella di default è necessario accertarsi che prima la cartella esista nel percorso indicato. 4. cliccare su. Pagina 8 di 12

9 Saranno creati nella cartella immessa come destinazione alcuni files che conterranno le strutture dati di Alunni da trasferire sul Palmare. Per trasferire questi file sul palmare, ad esempio della sede staccata, basta inviarli al pc della sede (ad es. tramite ) e con il copia / incolla trasferirli nella cartella di lavoro di Argo palm. Importazione Strutture di Alunni tramite Files 1) Aprire Esplora Risorse, andare nella cartella c:\argo\scambio\palmare e copiare in memoria tutti i file di testo, prima esportati con Argo Alunni, cliccando su Modifica Copia. 2) Collegare il pc palmare al computer, (si veda in appendice: Note tecniche per la connessione del pc Palmare) 3) Su Risorse del Computer cliccare sul dispositivo Palmare poi su 4) Fare doppio click su Programmi Argo- Assenze 5) Incollare in questa cartella il files, cliccando su Modifica Incolla. 6) Cliccare su OK Alla richiesta di conversione dei files. 7) Alla successiva richiesta di sovrascritta cliccare su Si Tutti. A questo punto i dati sono stati trasferiti su Argo palm. Pagina 9 di 12

10 Importazione Assenze da Palmare, tramite Files Analogamente alla procedura di Esportazione delle strutture su files, è possibile copiare in contenuto della cartella di lavoro del palmare, trasferirlo via al pc della segreteria con Argo Alunni per importarlo sul database della segreteria della scuola. Collegare il pc palmare al computer, (si veda in appendice: Note tecniche per la connessione del pc Palmare) 1) Aprire Risorse del Computer cliccare sul dispositivo Palmare poi su 2) Fare doppio click su Programmi poi su Argo e infine su Assenze 3) I file da inviare alla sede centrale solo tutti quelli con estensione.txt. Sulla sede principale basta salvare questi file in un cartella sul pc, ad es.: su c:\argo\scambio\palmare. Aprire Argo Alunni e andare su Curriculum Assenze Acquisizione tramite palmare Importa Dati. 5. Selezionare l anno interessato e nella videata successiva immettere la cartella da dove importare i files 6. Cliccare su e alla fine dell importazione su Pagina 10 di 12

11 Note sulla gestione dei tipi Assenze su Argo Alunni Sul display del palmare vengono visualizzate solo le assenze che su Argo Alunni hanno una corrispettiva Tipologia. La procedura su Argo Alunni è accessibile dal menu Tabelle Generiche della Scuola Tipi di Assenze. (Dettaglio) In questo esempio definisco che il codice A (Assenza) su Alunni, corrisponde al tipo Assenza mattutina. In questo modo quando sul palmare io assegno una Assenza Mattutina, su Argo Alunni il programma mi proporrà il codice A per quell alunno in quel giorno. E possibile impostare un massimo di 6 tipo di Assenza: Naturalmente l associazione va fatta solo per le tipologie di assenze che la scuola effettivamente gestisce. Pagina 11 di 12

12 Appendice Tecnica Note tecniche per la connessione del pc Palmare Windows Xp In caso di utilizzo di Windows Xp, per comunicare con il palmare è necessario che sia installato il software Microsoft ActiveSync. Il software può essere scaricato gratuitamente dal sito Dopo averlo installato, occorre cliccare su Start Tutti i Programmi Microsoft ActiveSync Collegare il palmare e attendere che compaia la scritta Connesso. Accertarsi che il palmare sia visibile su Risorse del Computer. Windows Vista e 7 Le utenze di Windows Vista e 7 dovrebbero collegarsi direttamente al pc palmare non appena collegato alla porta USB; ovvero senza necessità di ulteriori passaggi. Se ciò non avviene, si può cliccare su Start Tutti i programmi Centro connessioni di Windows Mobile Collegare il palmare e attendere che compaia la scritta Connesso. Accertarsi che il palmare sia visibile su Risorse del Computer. Pagina 12 di 12

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