Europea Eurodesk. Intranet. Manuale d uso per la gestione della Intranet. Europea Eurodesk

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1 Intranet Europea Eurodesk Manuale d uso per la gestione della Intranet Europea Eurodesk versione

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3 Intranet Europea Eurodesk

4 Indice Istallazione Prima configurazione Struttura della Intranet Cenni principali sull uso della intranet

5 Intranet Installazione 1. Introduzione La Intranet Nazionale dedicata alla Rete Europea Eurodesk è basata sul software FirstClass, sviluppato dalla ditta canadese OpenText. FirstClass rappresenta una delle più avanzate e apprezzate soluzioni per la comunicazione, lo scambio e la collaborazione per scuole, organismi di formazione e aziende, con un alto grado di flessibilità e scalabilità ed una curva di apprendimento all uso particolarmente breve. La Intranet collega oltre 1000 Punti Locali (PL) delle Reti Nazionali dei 30 Paesi Europei appartenenti alla Rete Europea Eurodesk. 5

6 2. Installazione del software FirstClass Tutti i file necessari per l installazione del client per il collegamento alla Intranet sono contenuti nel CD accluso a questo manuale, ovvero sono disponibili nella Intranet stessa (IT Files > Software Eurodesk). Per procedere all installazione in un PC dotato di sistema operativo MS Windows basterà prestare attenzione al procedimento che segue: a. localizzate la cartella software/intranet all interno del CD in dotazione b. aprite la cartella e localizzate il file FC9124IT.exe (ossia, il client di FirstClass versione 9.12 in lingua italiana) presente nella cartella Intranet, c. eseguite (singolo o doppio clic a seconda della configurazione del vostro PC) il file FC9124IT..exe, d. cliccate su Avanti > e Sì ogni volta che vi viene proposta una schermata ed, infine, cliccate su Fine. Se l installazione è andata a buon fine, si lancerà automaticamente il client FirstClass e vi si proporrà la maschera seguente: Figura 1 Si può dunque procedere alla prima configurazione del client. 6

7 Prima configurazione Cliccate sul bottone Avanzato presente nella maschera del Login vedi Figura 1: vi si aprirà la maschera riportata qui di seguito: Figura 2 Cliccate ora sul bottone Configura in modo da avviare la prima configurazione. vedi Figura 3 7

8 Nel campo ID_utente digitate l identificativo fornitovi; per esempio: IT002. Nel campo Password digitate la password di prima configurazione Figura 3 Attenzione per ragioni di sicurezza e privacy, la password andrà poi cambiata a vostro piacimento al secondo collegamento (vedi istruzioni a pagina 19). Quindi, nel campo Server digitate: mail.eurodesk.eu vedi Figura 3 Cliccate su Salva in modo che la configurazione sia registrata e rimanga disponibile per tutti i successivi collegamenti. 8

9 Ritornerete automaticamente sulla maschera iniziale del Login e sia la ID_utente, sia la Password dovrebbero essere visibili, come riportato nella Figura 1. Cliccate infine su Login (freccia bianca verso l altro) per attivare la connessione 1. Avvertenza Qualora il Login non avesse successo (MESSAGGIO DI ERRORE: Non esiste un server First Class con questo nome), è possibile che abbiate attivo un firewall nella vostra rete locale di PC. Seguite dunque le istruzioni riportate a pagina 20 per risolvere il problema. Se la prima configurazione è andata a buon fine, avviata la connessione apparirà sul vostro schermo la seguente maschera: 1 È necessario che il PC sia già collegato ad internet. Qualora non lo fosse, connettersi ad internet e quindi attivare la connessione. 9

10 Figura 4 Se l immagine di sfondo della maschera non fosse quella visualizzata in Figura 4, procedete in questo modo: dal menù Visualizza > Cambia Proprietà Vista > Sfondo vedi Figura 5 selezionate (o digitate) nel campo Immagine lo sfondo denominato ITdesktop(1024).png; quindi selezionate la casella in corrispondenza di Usa immagine di sfondo e Testo trasparente ed infine confermate con Applica e OK. Figura 5 10

11 Struttura della Intranet La Intranet è strutturata sulla base di 7 sezioni vedi Figura 3: Personale Database e files Progetti Documentazione Comunica con la rete Italiana Comunica con la rete Europea Formazione e Coordinamento Di seguito è fornita una rapida guida ai contenuti di ogni singola sezione. Prima di elencarli, va evidenziata una caratteristica importante e comune a tutti gli oggetti (cartelle, messaggi, file) contenuti nella Intranet: la bandierina rossa! L indicazione di bandierina rossa avverte della presenza di un oggetto (messaggio, file, ecc.) non ancora letto/consultato da parte dell utente. La bandierina rossa scomparirà non appena l oggetto viene aperto/letto/consultato. Personale La cartella mailbox è la casella di posta elettronica personale collegata all ID_ utente. Si può utilizzare qualora si voglia inviare messaggi diretti ad altri utenti della Intranet, nonché a qualunque indirizzo di posta elettronica fuori della Intranet. La cartella mailbox può anche ricevere messaggi di posta elettronica inviati da internet: l indirizzo da comunicare agli utenti esterni alla Intranet sarà del tipo: ID_utente@ eurodesk.eu (seguendo l esempio utilizzato al capitolo 2, l indirizzo di posta elettronica da fornire sarà: it002@ eurodesk.eu). 11

12 Address book Rubrica degli indirizzi personale; da questa posizione è possibile creare proprie liste di distribuzione, nuovi contatti, ecc. Calendar Calendario Eventi personale Database e files Bandi: contiene la documentazione disponibile sulle iniziative comunitarie presenti nel database; Database: contiene gli aggiornamenti periodici del database off line; IT Files: contiene documentazione/ presentazioni/software in uso presso la rete Eurodesk Affluenza: contiene i riferimenti all uso del sistema di gestione Turnout. Documentazione IT Novità: contiene giornalmente nuove news dal mondo delle politiche giovanili a dimensione europea; FAQ Programmi: contiene FAQ sui programmi comunitari di maggior interesse; Bollettini: contiene newsletter e bollettini prodotti dagli enti facenti parte della rete Eurodesk; Buone Prassi: contiene indicazioni e materiali su buone prassi nel campo dell informazione/partecipazione giovanile; Help: contiene le istruzioni generali sull utilizzo del client della Intranet. (In lingua inglese). 12

13 Documenti SCN: contiene informazioni operative sulla gestione del progetto SCN a livello locale; Progetti di rete: contiene indicazioni sui progetti di rete realizzati a livello locale; Action Week: contiene informazioni sulla settimana europea dei giovani, appuntamento periodico promosso dalla Commissione Europea e cogestito su base nazionale dalle reti Eurodesk; Portale dei Giovani: offre la possibilità per i PLD di segnalare siti web ed esperienze da rendere visibili sul portale europeo dei giovani. Comunica con la Rete Italiana IT Rete Eurodesk: E la cartella di posta elettronica generale leggibile da tutti gli utenti della Intranet. Qualora si voglia comunicare con tutti gli utenti (p.e., l invio degli auguri per le festività), basterà scrivere il messaggio in questa cartella. Qualunque risposta ad un messaggio contenuto in questa cartella, sarà visibile a tutti gli utenti della Intranet. Lavoro: cartella contenente informazioni relative all argomento lavoro Istruzione: cartella contenente informazioni relative all argomento istruzione IT Calendar: Calendario condiviso, per l indicazione di iniziative ed eventi che si realizzano a livello locale. Il funzionamento è analogo a quello del programma Microsoft Outlook. 13

14 Comunica con la rete Europea Questa sezione è visibile a tutta la Rete Europea Eurodesk. La lingua di lavoro è l inglese. Partner search: cartella contenente richieste/offerte di partenariati per la partecipazione a iniziative comunitarie; General: cartella contenente informazioni di carattere generale; Mobility: cartella contenente informazioni riguardanti la mobilità giovanile a dimensione europea. Formazione e Coordinamento Coordinamenti: cartella contenente informazioni sulle attività di coordinamento della Rete; Seminari: segnalazioni di seminari e corsi di formazione realizzati prevalentemente all interno del programma Gioventù in Azione 14

15 Cenni principali sull uso della Intranet 1. Le operazioni sui messaggi Gli attributi All interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante 8 attributi qui elencati secondo l ordine di default: 1. tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio particolare di una intranet, ecc.); 1. presenza di almeno un allegato, (segnalato da una piccola icona a forma di fermaglio); 1. lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo la casistica da: bandierina rossa: messaggio ancora da leggere / oggetto non aperto/ consultato, bandierina bianca: messaggio non ancora inviato, nessuna bandierina: messaggio letto o inviato; il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario (preceduto da A ) per i messaggi inviati; le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati; il segno +, ad indicare che il messaggio è quello più recente di un gruppo di messaggi appartenenti allo stesso flusso e derivati da un origine comune utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione automatica dell intestazione della risposta al mittente), l Inoltra (invio del messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio originario in quello nuovo da inviare), ecc.. Cliccando sopra il simbolo + il gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio originario. Il segno - indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo oggetto. Un click sopra il segno - provoca la chiusura della lista. Mediante 15

16 questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti velocemente a vantaggio di una migliore visibilità; l oggetto, ossia la descrizione del contenuto del messaggio (campo compilato a cura del mittente); la data e l ora di ultima modifica. L ordinamento L ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi presenti nella apposita barra, collocata al di sotto del menù contestuale della cartella. Dalla barra sono selezionabili, sulla base degli attributi, 8 criteri di ordinamento. Per i criteri evidenziati da un icona l ordinamento consisterà in raggruppamenti di messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere, l ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente. Cliccando sul simbolo + presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione precedente). Cliccando sul simbolo - tutti i gruppi di file derivanti dallo stesso messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi a beneficio di una migliore visibilità degli stessi. Indirizzi Intranet ed internet Per gli utenti FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica. Quelli relativi ad utenti appartenenti allo stessa Intranet e quelli relativi ad utenti esterni (intenet). Per il flusso di messaggistica del primo tipo (utenti Intranet), il software FirstClass consente una modalità di indirizzamento facilitato: basta specificare come destinatario l ID_utente che si vuole raggiungere. Qualora si digiti solo parzialmente il nome del destinatario, il sistema provvederà automaticamente al suo completamento qualora l ID_utente sia univoco. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass consente comunque ad utenti della stessa Intranet di indirizzarsi posta anche secondo la modalità Internet. 16

17 Per il flusso di messaggistica del secondo tipo (utenti internet), non è prevista alcuna verifica dell indirizzo, ad esclusione di una corrispondenza logica che lo impone essere del tipo: ossia del tipo Tutti gli indirizzi degli utenti della Intranet sono disponibili nella Rubrica attivabile dal menu Collaborare > Directory (ovvero con la scorciatoia CTRL+L). Gli indirizzi sono ordinati in modalità alfabetica. Invio Per inviare un messaggio/inviare un file è necessario attivare la cartella che si desidera debba contenere il messaggio/file (ricordate che la cartella MailBox consente l invio di messaggi personali ad altri utenti della Intranet o su internet, ma non l invio diretto all interno delle varie cartella della Intranet). Dal menù selezionare Messaggio > Nuovo Messaggio: si attiverà la maschera che segue: Indica il destinatario Area di testo del messaggio Indirizzo della propria struttura a piè di pagina Allega file al messaggio Invia messaggio 17

18 Descrizione dei campi campo Oggetto: > indicare l argomento del messaggio; campo A: > indicare l ID_utente (ovvero l indirizzo internet) del destinatario e quindi premere invio da tastiera; campo CC: > consente di inviare copia del messaggio a un altro utente, seguendo le regole del campo A: campo AREA TESTO > conterrà il vostro testo Al messaggio potete allegare file utilizzando l icona corrispondente (un fermaglio rovesciato) oppure selezionando dal menu File > Allega. Per inviare il messaggio selezionate Messaggio > Inoltra (oppure semplicemente cliccate sull icona posta a sinistra in alto del messaggio). Se il messaggio è stato inviato senza problemi comparirà sulla sinistra un francobollo. Salvataggio degli allegati Per scaricare nel proprio PC gli allegati ai messaggi ricevuti è sufficiente selezionare con il pulsante di destra del mouse il file dal campo Allegati del messaggio. Si aprirà una finestra dove sarà richiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla directory in cui FirstClass è stato installato. Gestione di particolari allegati Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva con un doppio click del mouse sull allegato. Per file di tipo bmp, gif, jpg o txt, FirstClass possiede un visualizzatore dedicato all interno del client. Per gli altri tipi di file la visualizzazione avverrà mediante apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo. 18

19 2. Altre operazioni Chat La chat è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale scrivendo con la tastiera e leggendo a monitor. Selezionando l icona corrispondente posta sulla barra del menù si aprirà una finestra dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito, accedere alla lista degli utenti collegati al server (condizione necessaria per invitare altri a chattare): selezionando l utente, questi riceverà un comunicazione per partecipare alla chat. Qualora questi fosse interessato, cliccando sull apposito pulsante potrà unirsi alla chat stessa. Nel caso in cui non ci siano altri utenti collegati al server, il pulsante Invito non sarà disponibile. Modifica della password Dopo il primo collegamento si dovrà cambiare la password associata al proprio ID_utente. Selezionare quindi dal menù Collaborare > Cambia Password, inserite la vecchia password e quindi quella nuova. Personalizzazioni E possibile personalizzare ulteriormente il vostro accesso sulla Intranet. La personalizzazione più importante (e che raccomandiamo con i dati indicati di seguito) è quella relativa al piè di pagina dei messaggi: ID_utente Denominazione del Servizio Nome e cognome del/la referente Indirizzo postale Telefono/Fax 19

20 Procedete in questo modo: 1. selezionare dal menu Modifica > Preferenze, 2. comparirà la maschera seguente (vedi Figura 6): 3. selezionare la linguetta Messaggistica, quindi Contenuto Iniziale 4. nell area TETSO FIRMA inserite i riferimenti della vostra struttura quindi fleggate la casella aggiunta automatica della firma ai nuovi messaggi. Quindi confermare tutta la procedura cliccando sul bottone OK. Utilizzo della Intranet con reti LAN protette da firewall Nel caso il software sia installato in presenza di un firewall (condizione comune soprattutto alla reti Lan degli enti pubblici) è necessario accertarsi che la porta 510 del firewall sia aperta, sia in ingresso che in uscita. Tale intervento è necessario per il funzionamento di FirstClass, in quanto il software deve poter comunicare con il server di Eurodesk (mail.eurodesk.org) inviando e ricevendo dati. È bene far sapere ai responsabili IT degli enti che l apertura della porta 510 sul firewall non comporta alcun problema in termini di sicurezza: tale porta è infatti registrata a livello universale unicamente per scambiare pacchetti dati di FirstClass. 20

21 Utilizzo della Intranet via web La Intranet è raggiungibile anche via internet, senza utilizzare il client di FirstClass. Ciò permette di raggiungere la Intranet da una qualsiasi postazione PC connessa ad internet, in qualunque Paese del mondo. L utilizzo della Intranet via internet consente di operare con tutte le funzionalità descritte precedentemente. Per raggiungere la Intranet via internet web è necessario collegarsi all url: Una schermata iniziale vi richiederà di inserire la vostra usuale ID_utente e password. 21

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