Descrizione Tecnica SIRFO-2007 ALLEGATO C05

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1 Descrizione Tecnica SIRFO-2007 ALLEGATO C05

2 DIPARTIMENTO FORMAZIONE, LAVORO, CULTURA E SPORT SIRFO-2007 Sistema Informativo Regionale della Formazione Descrizione Tecnica del Sistema Allegato C/5 Pag 2/91

3 INDICE DEFINIZIONI ED ACRONIMI PREMESSA CONTESTO DI RIFERIMENTO IL CONTESTO NORMATIVO IL SISTEMA INFORMATIVO SIRFO L ARCHITETTURA TECNICA IL SISTEMA PORTALE Descrizione dei Servizi Implementati Statistiche di utilizzo Sezione Speciale Ricerca Corsi Sezione Speciale Ricerca Corsi mediante NUP IL SISTEMA NUP Le Principali funzionalità del Sistema Visualizzazione Albero NUP delle Professioni Ricerca Grafica Corsi presenti in Sirfo Ricerca Corsi Presenti in Sirfo Attraverso il Codice NUP Ricerca corsi nel Sirfo mediante parola descrittiva del NUP Aspetti tecnologici IL SISTEMA DI REPORTISTICA Organizzazione Generale dei Report IL SISTEMA GESTIONALE SIRFO I Moduli realizzati Modulo Gestione Autorizzazioni Modulo Gestione Cruscotto Utente...18 Allegato C/5 Pag 3/91

4 Modulo Gestione Programmazione Economica Modulo Gestione Procedure di Attivazione Modulo Gestione Selezione Operazioni Modulo Gestione Operazioni Modulo Gestione Soggetti Correlati Modulo Monitoraggio Dati Finanziari Modulo Gestione Cruscotto di Monitoraggio Modulo Gestione Enti di Formazione Modulo Gestione Catalogo Offerta Formativa Modulo Gestione Provvedimenti e Bilancio Modulo Gestione Comunicazioni Modulo Gestione Controlli Modulo Gestione CUP Modulo Gestione Regimi di Aiuto Modulo Gestione Modelli Modulo Gestione Organismi Intermedi Modulo Gestione AdC Modulo Gestione AdA Modulo Gestione Dati di Base Modulo Gestione Utilità Moduli Integrati Recentemente Gestione Fidejussioni in Scadenza Modulo Gestione Irregolarità Integrazioni alla Sezione Giustificativi di Spesa EF Moduli in via di Definizione e Realizzazione Modulo di Colloquio con i sistemi esterni Modulo Monitoraggio Dati Fisici Allegato C/5 Pag 4/91

5 Sistema di help in Linea IL SISTEMA BATCH I Moduli del Sistema Batch Gestione Congruità Dati Gestione Segnalazione errori non gestiti Gestione Sincronizzazione sistema SIC IL SISTEMA DI MESSAGGISTICA INTERNA IL SISTEMA DOCUMENTALE I Documenti in Formato PDF I Documenti in Formato P7M Organizzazione dei documenti nel sistema Aspetti Tecnici IL SISTEMA DI COOPERAZIONE Architettura Esposizione dei Servizi verso Sirfo Protocollo Applicativo Servizi Applicativi Accesso al Servizio Piattaforma tecnologica IL SISTEMA INTEROP REGIONALE Integrazione con Basil Integrazione con Protocollo Provvedimenti Amministrativi Architettura di Riferimento Protocollo di Comunicazione XML Schema dei messaggi di richiesta e dei messaggi di risposta...73 Allegato C/5 Pag 5/91

6 I Principali oggetti utilizzati per il colloquio Servizi Esposti da Provvedimenti Amministrativi Stato di Attuazione Sistema Informativo Contabile(SIC) Evoluzioni Integrazione IMS IL SISTEMA DI SICUREZZA I Moduli realizzati Modulo Tracciamento Utenti Collegati Modulo tracciamento Attività Utenti Sistema di BackUp dei dati IL SISTEMA PER IL POR FSE Architettura e descrizione del Sistema SIRFO Risorse HW Ambienti di Base e di Sviluppo ARCHITETTURA DEL SISTEMA SIRFO Architettura applicativa SIRFO Application Server Java Hardware ALCUNI DATI TECNICI DI SINTESI DEL SIRFO Alcuni Dati Tecnici Quantità di Dati Presenti Allegato C/5 Pag 6/91

7 Definizioni ed Acronimi Acronimo Descrizione SIRFO2007 Sistema Informativo Regionale Dipartimento Formazione Regione Basilicata per il monitoraggio delle operazioni PO FSE SIRFO Sistema Informativo Regionale Dipartimento Formazione Regione Basilicata per il monitoraggio delle operazioni POR FSE (Distinto dal precedente) IGRUE Ispettorato Generale per i rapporti finanziari con l'unione europea- Ragioneria dello Stato- Ministero Economia e Finanze AdG Autorità di Gestione del PO FSE AdC Autorità di Certificazione del PO FSE AdA Autorità di Audit del PO FSE Allegato C/5 Pag 7/91

8 0.PREMESSA Obiettivo del presente documento è quello di illustrare, in sintesi, le funzionalità ed i servizi presenti nel sistema software denominato SIRFO2007. Il sistema Sirfo2007 è il sistema utilizzato dal Dipartimento Formazione e Lavoro della Regione Basilicata, per la gestione ed il monitoraggio dei progetti finanziati dal fondo FSE e di altre tipologie di progetti legate al mondo della formazione. Il sistema è utilizzato da oltre 600 utenti che svolgono nel sistema diversi compiti che possono essere raggruppati nei seguenti macro-ruoli: funzionari e responsabili regionali; funzionari e responsabili provinciali; personale delle società che si occupano di formazione; utenti della formazione. La complessità della materia sempre in evoluzione e chiarificazione, soprattutto per gli aspetti legati al fondo FSE comportano frequenti interventi di manutenzione al sistema software, i brevi cicli con cui occorre trasferire i dati di monitoraggio al ministero competente, da cui dipendono le risorse legate all UE, richiedono al sistema un elevato livello di operatività. 1.CONTESTO DI RIFERIMENTO 1.1 Il Contesto Normativo Il sistema Sirfo è stato realizzato per soddisfare i regolamenti UE in vigore per la nuova programmazione FSE Tali regolamenti sono stati recepiti a livello nazionale e regionale da diversi documenti ufficiali. In particolare si fa riferimento ai seguenti documenti: Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE PO Sistema Gestione e Controllo AdG : SGC rev 5 dic08 rev2 Manuale Procedure AdG rev3 Dicembre 2008 Check List Controlli in sede ed in Loco. Con la DGR 981 del 5/7/2011 è stato apportato una modifica sostanziale al documento SIGECO ( Sistema Gestione e Controllo) ed ai relativi allegati. Tali modifiche al sistema ha comportato importanti modifiche ad Allegato C/5 Pag 8/91

9 alcuni flussi del sistema Sirfo e al sistema dei controlli. Tali modifiche sono già state recepite o sono in via di completamento nel sistema informativo Sirfo Il Sistema Informativo Sirfo2007 Il Sirfo è un sistema informativo unitario, basato sulla gestione di flussi di lavoro per la gestione integrata delle operazioni FSE che prevede l integrazione informatizzata delle attività svolte dai diversi soggetti che operano per il governo del PO FSE L attuale architettura del SIRFO2007, è il risultato di una profonda revisione del precedente Sistema client/server del Dipartimento, noto come Sirfo ancora utilizzato da alcuni funzionari per le attività di controllo relative alla precedente programmazione FSE oltre che per progetti speciali attestati sulle risorse della precedente programmazione. La soluzione attuale, raggiunta attraverso un periodo di sostanziali mutamenti ed evoluzioni di tutte le sue componenti, ha portato ad un adeguamento dei requisiti di tipo funzionale, normativo e tecnologico, assicurando nel contempo la condivisione e la sicurezza del patrimonio informativo del dipartimento, specialmente relativamente alle operazioni FSE. I Principali Attori e le Relazioni Il nuovo Sistema è stato organizzato per essere un sistema unico ed integrato per tutte le Autorità, gli Organismi Intermedi e i Soggetti Attuatori, e si interfaccia tramite webservices verso i principali sistemi informatici regionali e verso i principali sistemi nazionali: Sistema nazionale di monitoraggio QSN IGRUE Sistema Codice Unico di Progetto del CIPE L ingresso al Sistema per tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione del PO è unico e avviene tramite il portale SIRFO 2007 oppure il portale dell FSE. I principali attori del sistema sono: il personale dell ufficio di Controllo e Monitoraggio del Dip. Formazione; il personale UCO del Dip. Formazione; il personale degli organismi intermedi; il personale degli enti di formazione; utenti della formazione e delle azioni collegate Allegato C/5 Pag 9/91

10 sistemi informativi regionali sistemi informativi nazionali. Le modalità di interazioni per gli attori prima descritti possono essere schematizzate dal seguente schema: Allegato C/5 Pag 10/91

11 2.1 L architettura tecnica Il disegno architetturale del Sirfo2007 è basato sugli attuali standard in uso in regione Basilicata, definiti nel documento Standard ICT. Si tratta sostanzialmente di un architettura web-based che segue il modello organizzativo previsto dalla architettura nota come J2EE (Java2 Enterprise Edition), in cui si distinguono seguenti strati: strato client; strato business; strato dati. L architettura si compone dei seguenti sottosistemi: Sistema Portale: ospita il sito tecnico del dipartimento da cui è possibile accedere alla parte gestionale e ad altri servizi speciali. Sistema NUP: raggruppa tutte le applicazioni che gestiscono la problematica legata alla gestione della Nomenclatura Unificata delle Professioni NUP, secondo ISTAT; Sistema Gestionale Sirfo2007: rappresenta la parte centrale del sistema per la gestione delle operazioni FSE; Sistema Reportistica: raggruppa tutti i servizi inerenti la reportistica e le applicazioni OLAP utilizzate, fornendo servizi sia al sistema gestionale proprio che ad altri sistemi del Sirfo2007. Sistema Batch: ospita l insieme dei processi di tipo batch. Sistema di Messaggistica interna: un servizio infrastrutturale che comprende l insieme dei servizi di comunicazione utilizzati dalle singole applicazioni ed attori del sistema per lo scambio di informazioni ed eventi sulle operazioni gestite. Sistema Documentale: un servizio infrastrutturale per la gestione della documentazione collegata alle operazioni gestite. Sistema Cooperazione: ospita l insieme dei servizi necessari per la gestione dell invio dei dati di monitoraggio in accordo alle specifiche di interoperabilità stabilite dall IGRUE. Sistema InteropRegionale: ospita l insieme dei servizi necessari per realizzare l interoperabilità con altri sistemi regionali. Sistema Sicurezza: raggruppa tutti i servizi che gestiscono il contesto di sicurezza dei diversi moduli del sistema. Allegato C/5 Pag 11/91

12 2.2 Il Sistema Portale Il sistema portale è raggiungibile per la parte pubblica all indirizzo Il sistema di web Content Management adoperato è OpenCMS rel 7.0 basato sul linguaggio Java. Esso offre un ambiente web-based per la realizzazione di portali internet, intranet ed extranet, consentendo la creazione di cataloghi e contenuti informativi, la loro integrazione con i servizi gestionali del Sirfo, il tutto garantendo flessibilità e completezza dell informazione. La soluzione CMS adoperata consente: la pubblicazione di contenuti informativi, senza necessità di approfondita competenza tecnologica (cioè senza la necessità di esperti di settore) da parte della struttura redazionale di backend; di vedere, in una sorta di anteprima i contenuti e/ o servizi applicativi che che si intende esporre (pubblicare) sui dispositivi di pubblicazione prima che questi vengano resi disponibili (pubblicati), gestione staging ; La gestione dei contenuti informativi (archiviazione, strutturazione, versioning, inserimento via editors, ecc ).; La gestione dei processi di approvazione e dei flussi documentali applicabili ai contenuti informativi che si intende esporre; La gestione della comunicazione tra utenti Web (internet/ intranet / extranet ) tramite servizi applicativi quali, ad esempio, Forum o News Letters via interfacce Web. Recentemente a detto portale tecnico è stato affiancato il portale di comunicazione, specifico per gli argomenti FSE, ( Descrizione dei Servizi Implementati Il portale è stato realizzato seguendo le indicazioni previste nel piano di comunicazione FSE della Regione Basilicata Statistiche di utilizzo Per conoscere le statistiche di accesso al sito è stato gestita la integrazione con gli strumenti di analisi accesso forniti dal servizio Google Analytics. Dal cruscotto statistico è stata derivata la seguente immagine, da cui si vede la fidelizzazione degli utilizzatori del sistema, si osserva infatti un numero abbassante costante di utenti nei giorni settimanali ed un calo al sabato e alla domenica. Allegato C/5 Pag 12/91

13 Sezione Speciale Ricerca Corsi Questa funzionalità interagisce direttamente con la banca dati del Sistema Sirfo al fine di far conoscere i corsi disponibili in regione. Attraverso questo motore di ricerca si accede alle informazioni sull avviso e alle modalità di partecipazione al corso. Questa sezione interagisce anche con il sistema documentale del Sirfo al fine di reperire documenti collegati al corso selezionato. Attualmente il servizio è visibile esclusivamente attraverso il seguente link perché è in atto la riorganizzazione di alcuni servizi del portale Sezione Speciale Ricerca Corsi mediante NUP Questa sezione serve per la integrazione con il Sistema Informativo delle Professioni dell ISTAT. Il servizio non è ora visibile perché si prevede la modifica al sw conseguente all aggiornamento recente della codifica NUP apportata dall ISTAT lo scorso anno. 2.3 Il Sistema NUP Scopo di questo modulo è la gestione del NUP (Nomenclatura delle Unità Professionali) in Sirfo in modo integrato con il sistema ISTAT delle professioni( Allegato C/5 Pag 13/91

14 In particolare il codice NUP è stato introdotto nel catalogo dei corsi Sirfo disponibili. Una volta classificati i corsi sulla base del NUP, è possibile conoscere i corsi disponibili anche sulla base di tale criterio Le Principali funzionalità del Sistema Si sintetizzano le funzionalità mediante il ricorso ad alcuni casi d uso da cui si può accedere dal seguente link: Visualizzazione Albero NUP delle Professioni Per conoscere l articolazione del codice NUP sono previste delle specifiche funzioni grafiche visibili nella successiva immagine Albero NUP Spiegazione NUP Codice NUP Grafica NUP Ricerca Grafica Corsi presenti in Sirfo Dall elenco dei corsi presenti nella banca dati sirfo è possibile accedere alla scheda di dettaglio del corso con le informazioni relativi al NUP. Allegato C/5 Pag 14/91

15 Elenco Corsi Presenti in Sirfo Ricerca Corsi NUP Scheda Dettaglio Ricerca Corsi Presenti in Sirfo Attraverso il Codice NUP Questa funzionalità permette di risalire a tutti i corsi presenti in sirfo che corrispondono ad una data professione. Ricerca Corsi mediante NUP corrente Elenco Corsi Risultanti Scheda Dettaglio Corso Allegato C/5 Pag 15/91

16 Ricerca corsi nel Sirfo mediante parola descrittiva del NUP Attraverso una parziale descrizione della professione è possibile risalire alla disponibilità di corsi in Sirfo Aspetti tecnologici Il sottosistema NUP è stato sviluppato con le seguenti tecnologie: RDBMS Oracle; Java lato Server; Adobe Flex e Jsp lato client. 2.4 Il Sistema di Reportistica Per conoscere l elenco completo dei report presenti nel sistema, si rinvia ai diversi manuali del sistema (Manuale EF, Manuale Funzionari Regionali,..), i report realizzati ed utilizzati nel sistema sono oltre 100. I report vengono realizzati mediante il framework Java Jasper Report. I report sono organizzati in diverse cartelle tematiche e pubblicati sul server di applicazioni java (si faccia riferimento allo schema dell architettura per altri dettagli). Pertanto la tecnologia di reportistica è basata sulla tecnologia Jasper Report. Allegato C/5 Pag 16/91

17 2.4.1 Organizzazione Generale dei Report I report vengono richiesti ed attivati all interno delle schede grafiche del sistema Sirfo organizzati in moduli. Ogni report consente di avere come formato di output privilegiato il PDF, è anche possibile avere l output in formato CSV e XLS.I report sono accessibili agli utenti Sirfo in base al ruolo svolto nel sistema. 2.5 Il Sistema Gestionale Sirfo I Moduli realizzati Modulo Gestione Autorizzazioni Questo modulo gestito dall amministratore del sistema, prevede la gestione degli accessi ai singoli menù e alla definizione dei gruppi di lavoro. Per consentire di filtrare i permessi di accesso anche in base all avviso (ogni funzionario accede al menù degli avvisi ma di questi solo alcuni sono a lui abilitati e perciò visibili), è stato introdotto il concetto di Contesto di accesso. Gestione Gruppi di Lavoro La gestione dei gruppi permette di associare i permessi agli utenti in modo aggregato per gruppo di appartenenza. In generale l utente può appartenere a più gruppi. Quando un utente accede ai menù e ai record di tabella vede tutti i record a lui abilitati perché è il proprietario o perché appartiene a gruppi che hanno permessi di lettura o modifica sul record. Alcune regole implicite applicate dal modulo: chi crea un record è l utente proprietario; il record ha almeno un gruppo, quello del proprietario, altri possono essere aggiunti con apposita interfaccia; chi edita un record (avendone i permessi diventa proprietario); editando un record il gruppo proprietario non viene modificato (sarà possibile solo con procedimento specifico); nel log del record vengono registrate le modifiche al record anche in termini di proprietà (il creatore o proprietario iniziale ed i successivi proprietari). Nel caso in cui un utente appartenga a più gruppi nel registrare un nuovo record si utilizza il gruppo del contesto (di cui l utente fa parte). Esiste una differenza tra le pratiche mie e le pratiche a cui ho accesso (anche in modifica). Allegato C/5 Pag 17/91

18 Gestione Privilegi di Accesso Il modulo prevede la gestione dei seguenti livelli nei privilegi nessun permesso; permesso di lettura; permesso di modifica; permesso totale (anche cancellazione); utente proprietario. Gestione Contesti di Accesso La modalità di gestione degli accessi ai record non è in grado di gestire l accesso alle funzioni ma solamente i record che possono essere visualizzati, modificati, cancellati o per cui non esiste nessuna autorizzazione (es. divieto di visualizzazione di una pratica ad un utente). Per realizzare questa gestione è stato introdotto il concetto di contesto che solitamente si lega ad un avviso, in modo da poter definire che un gruppo è abilitato ad aggiungere pratiche collegate ad uno specifico avviso. Il contesto è una tripla: Scheda o attività, id avviso o stringa di contesto (per eventuale espansione futura del concetto), gruppo abilitato ad utilizzare il contesto. Per ogni contesto sono definite delle funzioni di contesto attivate. Quando si vuole proteggere una certa funzione (corrisponde ad un pulsante attivo) presente in una scheda a video, occorre popolare le strutture predisposte e definire i gruppi che possono accedere alla funzione. In automatico la funzione è disabilitata nella scheda, verificando la tabella di contesto può essere attivata per il gruppo corrente. Nel caso in cui in un dato contesto l utente collegato appartiene ad uno o più gruppi nel contesti questi dovrà scegliere quello con cui operare. Nella scheda in alto attraverso un campo combo box, potrà scegliere il gruppo con cui vorrà agire nel contesto Modulo Gestione Cruscotto Utente Ogni utenti che si collega al sistema ha l accesso al cosiddetto cruscotto utente. Si tratta di una scheda in cui sono riportate le informazioni di sintesi di maggior utilità per l utente. E previsto che i cruscotti siano differenziati in base al tipo di utente collegato (ad esempio il cruscotto utente UCO è diverso da quello dei dirigenti). Nel caso dei funzionari UCO la scheda cruscotto riporta le seguenti tipologie di informazioni: Attività Preferite; Progetti Preferiti; Allegato C/5 Pag 18/91

19 Area Notifiche o messaggi. Ogni funzionario può definire nella sezione Gestione Operazioni (si veda oltre nel manuale), i propri progetti preferiti. I progetto selezionati come preferiti vengono elencati nel cruscotto utente nella successiva finestra. Questa funzionalità è una scorciatoia e consente di accedere direttamente ai progetti definiti come preferiti senza passare attraverso i soliti passi previsti dalla interfaccia. Discorso analogo vale per la gestione delle attività preferite. Nell area messaggi del cruscotto vengono visualizzati tutti i messaggi diretti al funzionario, indipendentemente dal progetto che l ha originato. In questo modo vengono notificate informazioni importanti già in sede di collegamento al sistema. Non è dunque necessario che un funzionario vada nel progetto per scoprire la presenza di nuovi messaggi. I messaggi provengono da altri utenti del sistema o dal sistema a verificarsi di particolari eventi. Per altri dettagli si veda la descrizione del sistema di messaggistica Modulo Gestione Programmazione Economica Allegato C/5 Pag 19/91

20 Il modulo programmazione finanziaria del SIRFO2007 è organizzato per consentire alla AdG di conoscere costantemente lo stato di avanzamento finanziario del P.O, articolato per assi, per anni, per capitoli e UPB (unità previsionali di bilancio). Dati per il Popolamento iniziale del modulo: Importi totali previsti dal P.O per ciascun asse. Dati di budget/previsione/ programmato annuale: Importi totali per asse e priorità, ripartiti per anno della programmazione. Dati aggiornati in tempo reale: Importi totali, distinti in impegnato e speso, ripartiti per asse e per annualità derivati dal sistema di interoperabilità tra il SIRFO ed il sistema contabile (SIC). Elaborazione degli Scostamenti tra l andamento reale della spesa, l impegnato e il programmato. Gestione della riprogrammazione: Prevedere la storicizzazione della programmazione corrente per poter inserire una nuova a seguito della esigenza di riprogrammazione finanziaria. Il modulo gestisce le informazioni preventive economiche organizzate nelle seguenti schede: I programmi gestiti L articolazione dei programmi in assi I Capitoli di Bilancio. Gestione Programmi Dalla successiva scheda è possibile definire e caratterizzare economicamente i programmi gestiti e riportare le quote di cofinanziamento previste. Allegato C/5 Pag 20/91

21 Gestione Articolazione Assi Dalla scheda preposta è possibile ripartire i programmi in linee di azione (Assi) e dettagliarne gli aspetti economici e la relazione con i capitoli di bilancio. Gestione Capitoli di Bilancio Prevede l inserimento dei dati di bilancio dell ente articolato per anno, UPB, importo stanziati, capitolo Modulo Gestione Procedure di Attivazione Questo modulo gestione le procedure di attivazione, secondo la terminologia FSE. Gestione Informazioni Generali della Procedura di Attivazione Come visibile dalla successiva scheda le informazioni trattate riguardano: la tipologia di procedura il programma coinvolto; gli aiuti eventualmente previsti; l articolazione economica; la gestione documentale collegata all avviso. Allegato C/5 Pag 21/91

22 Gestione Informazioni CUP e QSN Per il dettaglio sulla gestione del CUP si veda la sezione apposita. Per facilitare le attività di richiesta CUP e di classificazione secondo QSN (quadri strategico nazionale) sono previste delle funzioni di classificazione a livello macro di avviso da trasferire a livello di singola operazione attivata successivamente. Gestione Stato Procedura In generale tutto il sistema gestisce nei diversi moduli lo stato del procedimento cui il modulo si riferisce, nel caso delle procedure di attivazione sono gestiti i seguenti stati: bozza; approvato; approvato con operazioni avviate. Gestione Viste di progetto Questa sezione consente di stabilire il tipo di scheda operazioni da visualizzare nelle fasi successive di gestione delle operazioni. Agendo su questa funzionalità è possibile modificare l interfaccia di gestione delle operazioni che il funzionario UCO vedrà Modulo Gestione Selezione Operazioni Allegato C/5 Pag 22/91

23 Questo modulo è stato progettato per gestire tutto l iter procedurale successivo alla pubblicazione di una procedura di attivazione e precedentemente alla fase di gestione delle operazioni selezionate. Nella successiva immagine si possono vedere le sezioni previste per gestire tale iter, qui descritte solo parzialmente. Gestione Definitiva Tralasciando le attività di Istruttoria e gestione graduatoria che possono avere una specificità legata al singolo avviso per l inserimento delle operazioni nel sistema si comincia dalla graduatoria definitiva della procedura di attivazione. Certamente una commissione interna o esterna avrà predisposto la graduatoria finale. A partire dalla graduatoria in formato elettronico excel, strutturato secondo formato codificato in documento di standard, è possibile importare i dati principali della graduatoria, anche in vista della gestione di una attività di scorrimento. Nella successiva scheda esiste la funzione per l import del files della graduatoria. Allegato C/5 Pag 23/91

24 Gestione Avvio Operazioni Da questa sezione è possibile avviare i progetti presenti in posizione utile in graduatoria. Le operazioni possono essere avviate singolarmente oppure a gruppi. Il responsabile (o chi per lui) cui sono stati affidati alcuni progetti da seguire dovrebbe selezionare i progetti da questo elenco ed avviarli. Avviare una operazione significa avviarlo nella anagrafica dei progetti: il progetto viene codificato in automatico ed inoltre il progetto viene classificato con una serie di indicatori derivati in automatico dall avviso da cui si origina (classificazioni PO, QSN, CUP, ). In sostanza l operazione eredita la maggior parte delle caratteristiche dell avviso padre. I progetti avviati in questa sezione compaiono nella sezione (Menu) Gestione Operazioni Modulo Gestione Operazioni Questo modulo permette l accesso alle funzioni gestionali delle operazioni FSE trattate in sirfo. Si tratta del modulo più complesso presente almeno dal punto di vista delle schede di interfaccia presenti. Ogni funzionario vede le operazioni a cui è stato abilitato. Le funzionalità e le informazioni di progetto sono organizzate in sezioni alle quali si può accedere direttamente e corrispondono ai diversi Tab del progetto nella successiva immagine. Allegato C/5 Pag 24/91

25 Sezione Indice di Progetto Questa è la scheda base del progetto le informazioni da inserire sono (se non sono state generate in automatico durante la fase di avvio precedentemente descritta): Il titolo del progetto La classificazione PO (programma, asse obiettivo specifico) Inizio e fine Gli allievi Gli importi Se esiste una partecipazione privata. Allegato C/5 Pag 25/91

26 Sezione Classificazioni di Progetto Tra le funzionalità di questa sezione oltre alla gestione del CUP del progetto (si rinvia alla apposita sezione),c è la gestione dei dati che servono per classificare la operazione secondo diversi criteri necessari per le attività successive di monitoraggio (QSN, FSE). Sezione Soggetti Correlati La scheda consente di inserire i dati relativi ai soggetti coinvolti nella realizzazione della operazione: Beneficiari, Attuatore. Sezione Attività La scheda permette di specificare e dettagliare le attività in cui si articola la operazione. Sezione Convenzioni La scheda corrispondente permette di specificare tutti i dati della convenzione e delle corrispondenti fidejussioni. Al momento della stipula della convenzione è possibile rilasciare le credenziali di accesso al sistema per la società che dovrà inviare i dati economici e fisici. E possibile specificare chi firmerà digitalmente i dati. Per ogni operazione si possono attivare fino a quattro firmatari. Allegato C/5 Pag 26/91

27 Al momento della ricezione dei dati firmati (chiamati certificati) il sistema verifica se i dati ricevuti sono firmati dalla persona delegata alla firma al momento della convenzione. Sezione Provvedimenti La scheda prevede la registrazione dei provvedimenti collegati alla operazione. E organizzata in diverse pagine (Tab) per altri dettagli si veda la descrizione del modulo corrispondente. Sezione Comunicazioni La scheda permette di visualizzare tutte le comunicazioni (messaggi) legate alla singola operazione. Alcuni messaggi sono generati in automatico dal sistema in relazione a situazioni di criticità, altri messaggi sono comandati a richiesta dai funzionari coinvolti nel procedimento. Sezione Piano dei Conti La scheda mostra l elenco ed il dettaglio dei costi previsti nel progetto, così come è stato approvato per ciascuna attiva preventivata. Altre funzionalità riguardano la gestione della riprogrammazione di progetto. Sezione Certificazioni Economiche La scheda mostra su due pagine le informazioni relative alle certificazioni inviate dagli EF e al loro stato di gestione. Allegato C/5 Pag 27/91

28 Sezione Destinatari La scheda mostra su più schede le informazioni sui partecipanti alle attività progettuali i cosiddetti dati fisici. Tali dati vengono inviati firmati dagli enti di formazione secondo apposito protocollo, per il quale si rinvia al modulo Gestione EF, oppure vengono inseriti direttamente dal funzionario regionale o provinciale per quei progetti gestiti direttamente. Per altre informazioni sulle diverse sezioni si faccia riferimento alla documentazione utente Modulo Gestione Soggetti Correlati Questo modulo organizza le sue funzionalità nel seguenti menù Presenta in generale le funzionalità per conoscere indipendente mente dal progetto I soggetti correlate ed I destinatari che hanno(o hanno avuto) rapporti con il dipartimento. Anagrafica Soggetti L Anagrafica Soggetti permette di visualizzare una griglia contenente i vari Soggetti Correlati alle operazioni e per ciascuno di essi i progetti relativi distinti per anno. La ricerca dei soggetti può essere effettuata inserendo almeno un valore tra denominazione (anche solo una parte) e partita iva/codice fiscale. Anagrafica Destinatari L Anagrafica dei destinatari permette di risalire a ciascuno di essi e ai progetti relativi in cui è stato avviato, distinti per anno. La ricerca dei destinatari può essere effettuata specificando almeno un valore tra cognome e codice fiscale Modulo Monitoraggio Dati Finanziari Questo modulo organizza le sue funzionalità nel seguenti menù Allegato C/5 Pag 28/91

29 Lo scopo iniziale del modulo era quello di avere in un area precisa i dati di sintesi sull andamento della spesa. Dichiarazioni per Asse La funzionalità iniziale prevedeva la gestione della seguente interfaccia con la visualizzazione degli importi dichiarati per asse e la indicazione del corrispondente certificato in cui era stata dichiarata. Dichiarazioni AdG In questa sezione del modulo è prevista la gestione della visualizzazione delle dichiarazioni AdG con i relativi dettagli. Stato di Attuazione Conseguentemente agli interventi strutturali sul modulo dei controlli, dichiarazioni AdG e Certificazioni AdC, Il modulo risulta attualmente non operativo, dovrà essere adeguato a valle del completamento degli interventi a cui si è accennato Modulo Gestione Cruscotto di Monitoraggio Questo modulo realizza una parte delle funzionalità necessarie per la gestione informatizzata dei controlli FSE nel sistema SIRFO2007, con riferimento alla metodologia descritta nel manuale delle procedure dell AdG (Allegato B- par. 3.4 Controlli in loco e Controlli Documentali). In questo modulo sono presenti solo una parte delle funzionalità richieste dall ufficio Monitoraggio e Controlli attivate dal seguente menù: Allegato C/5 Pag 29/91

30 Elenco Beneficiari Questa funzionalità non visibile direttamente all interno del menù consente di avere accesso ai beneficiari delle operazioni FSE presenti in archivio. E possibile estrarre i dati in formato pdf per la pubblicazione sul portale, secondo quanto prescritto dalla normativa UE sulla trasparenza. Dichiarazione di Spesa Questa sezione organizzata con diverse schede di interfaccia consente di avere accesso alle dichiarazioni di spesa presentate dalla AdG e a tutti i dettagli collegati: Ricerca Progetti Le funzionalità presenti in questa scheda consente di ricercare e visualizzare i progetti presenti secondo diversi criteri, attraverso un filtro di ricerca, come mostrato nella succesiva immagine: Allegato C/5 Pag 30/91

31 E quindi possibile accedere a tutte le informazioni di dettaglio relative al progetto necessarie all ufficio per svolgere l attività di controllo. Verifica Giustificativi In questa area sono presente tutte le funzionalità utili alla attività di verifica dei giustificativi e quindi alla attivazione dei controlli con la compilazione delle checklist di controllo. Campionamento Progetti Questa area del modulo permette di accedere alla gestione delle attività di campionamento di I Livello gestite dall ufficio controlli. Gestione e Visualizza Controlli Questa sezione consente di gestire i controlli di I Livello dell ufficio. Tra le funzioni: Allegato C/5 Pag 31/91

32 Ricerca operazioni; Ricerca controlli per asse, funzionario; Ricerca operazioni con e senza controlli. Funzioni per la compilazione dei controlli e delle rispettive checklist in base alla tipologia di operazione monitorata. Stato di Attuazione Questa funziona produce una sintesi dello stato di attuazione del programma ad un data assegnata Modulo Gestione Enti di Formazione Di seguito si riportano le funzionalità principali del modulo a disposizione per gli enti di formazione (EF) che gestiscono attività FSE (e non solo) da monitorare. Gestione Firma Digitale Il sistema prevede la gestione della firma digitale applicata alle certificazioni dei dati di monitoraggio da inviare al sistema. Non è prevista la firma relativamente alle immagini scansionate e gestite nel sistema documentale. Per stabilire quali debbano essere le firme valide da controllare, a cura del sistema, valgono le seguenti regole: per ogni ente/soggetto correlato esiste un elenco dei possibili firmatari (possono essere disabilitati ma non cancellati), per default è il rappresentante legale; per ogni operazione, al momento della convenzione, si stabiliscono i possibili firmatari delle comunicazioni (rappresentante legale, referente, firmatario1 e firmatario2). Requisiti per l utilizzo del modulo Allegato C/5 Pag 32/91

33 Il modulo è accessibile attraverso browser web (es. Firefox, Internet Explorer, ) ed una connessione in rete (Applicazione web based) con il plug-in flash attivo. Gestione Accessi Il modulo gestisce l accesso autenticato, ogni utente per collegarsi al sistema deve essere dotato di un Nome Utente (o ID utente) ed una Password. Il responsabile di procedimento della propria attività formativa fornisce le Credenziali per accedere al sistema.. Tipicamente per gli EF il nome utente (ID Utente) è la P.IVA della società (per continuità con la modalità precedente) mentre la password predefinita è sirfo2007. E previsto la possibilità di cambiare la password predefinita. La Maschera (scheda di interfaccia) ed il menù iniziale del modulo Il software visualizza le funzioni ed i dati dipendentemente dall utente che si collega. Ogni utente vede a sinistra solo i menù a cui è abilitato. Per ciascun menù sono mostrati solo i dati per i quali si ha il permesso di accesso in sola lettura o lettura e scrittura. Ogni menù può avere al disotto uno o più sottomenù, ciascuno attiva una scheda distinta. Di seguito alcune esemplificazioni di tali elementi grafici: Utente Connesso Pulsante di Uscita Area Menu Area di visualizzazione Allegato C/5 Pag 33/91

34 Gestione Disconnessione Automatica Il sistema ha oltre 600 utenti registrati, per evitare che restino attive troppe connessioni utente che appesantirebbero il sistema inutilmente, il modulo gestisce la disconnessione automatica degli utenti connessi inattivi per oltre mezz ora. Gestione Manutenzione Programmata E stata predisposta una infrastruttura sw e dati per gestire lo spegnimento del sistema per attività di manutenzione non programmata. Impostando la modalità di scollegamento degli utenti per manutenzione e specificando il tempo per la disconnessione, il sistema informa che dopo X minuti il sistema si scollegherà per attività di manutenzione straordinaria invitato a salvare e a scollegarsi dal sistema. Intanto che il sistema è fuori linea o in attesa di disconnessione altri utenti non possono connettersi al sistema. Area Utente Nell area utente è possibile visualizzare da parte dell Ente le comunicazioni inviate o ricevute, tra cui quelle mandate in automatico dal sistema. Inoltre è possibile scaricare la versione aggiornata del manuale utente. Gestione Dati Fisici EF Da questa maschera è possibile ricercare e visualizzare tutte le operazioni (progetti) che sono state inserite nel sistema assegnate all EF. E possibile ricercare utilizzando diverse chiavi di ricerca come l anno, il codice o una descrizione dell operazione. Il risultato è un elenco di valori da cui è possibile accedere alla singola operazione. L EF potrà avere diverse operazioni in diversi stati. E possibile scegliere l operazione su cui si vuole procedere in base all anno (di avvio), il numero di azione (contiene), parte del titolo (contiene) oppure lo stato. Con il pulsante ricerca vengono recuperate tutte le operazioni trovate corrispondenti al filtro di ricerca. Se non si specifica nulla vengono visualizzati tutti i progetti dell EF. Dal punto di vista dell EF sono gestiti i seguenti stati: Gestionale = il progetto è in corso per l EF in rendicontazione = il progetto è terminato per l EF, restano le procedure di chiusura a carico del funzionario, l EF non può più modificare alcun dato del progetto Allegato C/5 Pag 34/91

35 Rendicontato = il progetto è chiuso, è stato prodotto il rendiconto finale, il progetto non è più modificabile neppure dal funzionario. Gestione Dati Operazioni EF Il modulo gestisce le seguenti informazioni relative all operazione: Progetto Attività/Unità Formative Percorsi Formativi Destinatari Aule Selezione Comunicazioni La successiva immagine si riferisce alla scheda di progetto Allegato C/5 Pag 35/91

36 Gestione Unità Formative L Unità Formativa rappresenta un aggregazione che può rappresentare moduli (formazione, stage, singole materie didattiche, gruppi di materie didattiche, ) o aule, a seconda delle necessità derivanti dalla struttura del progetto. E necessario relativamente alle unità formative definire la Durata in Ore, il Numero di Aule e la Tipologia (Collettiva o Individuale) dell Unità Formativa. La tipologia Collettiva permette di gestire le aule parallele, frequentate, cioè, da allievi diversi (es. più aule necessarie per informatica a causa del numero eccessivo di allievi, più aule per lo stage a causa della presenza di più aziende ospitanti,.). La tipologia Individuale permette di gestire aule derivate frequentate dagli stessi allievi perché ad esempio seguiranno insegnamenti diversi (aula di informatica, inglese,.) o frequenteranno moduli diversi (aula per la formazione, aula per lo stage, ). Gestione Percorsi Formativi La gestione prevede l articolazione della operazione in diversi percorsi formativi intesi come interventi formativi dai contenuti diversi. Un allievo inserito nel progetto potrà essere avviato per un solo percorso formativo del progetto stesso. Gestione Iscrizione Prevede le informazioni per tracciare le attività di iscrizione dei destinatari ai percorsi formativi previsti. Vengono acquisite informazioni anagrafiche dei destinatari e altre informazioni di stato (lavoro, titolo studio,..). Gestione Avviso EF per il reclutamento dei destinatari Prevede la gestione delle informazioni e dei documenti relativi all avviso di reclutamento. I documenti vengono archiviati nella parte documentale del sistema a cui si può far riferimento per altre informazioni. I documenti in vari formati (Tif, Pdf, Doc, Excel) sono relativi a: locandina avviso fac-simile di domanda graduatoria finale Nella successiva scheda si mostrano alcune delle informazioni gestite dal modulo relativamente a questo aspetto. Allegato C/5 Pag 36/91

37 Gestione Anagrafe dei destinatari Prevede l anagrafe dei destinatari organizzata in due livelli: un livello con le informazioni immodificabili come il nome, cognome, CF; in un secondo livello le informazioni modificabili collegate al corso (residenza, telefono, ). E prevista la possibilità di ricercare i dati anagrafici del destinatario, se già presenti nell archivio. Per ragioni di privacy non tutte le informazioni sono rese disponibili all EF. I dati gestiti da questa sezione sono: dati generali ulteriori dati iscrizione dati di partecipazione. Gestione Dati di partecipazione dei destinatari Prevede le informazioni relative alla partecipazione dei destinatari al percorso formativo: dimissioni Allegato C/5 Pag 37/91

38 esame valutazione attestato Gestione Aule Prevede l articolazione del percorso in aule per i destinatari. Gestione Presenza Allievi Per ciascun destinatario è possibile specificare la partecipazione in termini di giorni, ore e minuti. Gestione Invio Dati di Monitoraggio Fisici Permette l invio dei dati di monitoraggio fisici su base mensile. Gestione Comunicazioni In questa scheda, riportata nella successiva immagine, possono essere ricercati e quindi visualizzati tutti i messaggi dell ente scambiati con il personale della regione attraverso il sistema di messaggistica interna, descritto in altra sezione del documento. Gestione Giustificativi di Spesa EF Questa sezione del modulo permette la gestione di tutte le questioni legate ai giustificativi di spesa, relativi al monitoraggio finanziario del progetto. La organizzazione del software permette che una spesa sia ripartita su più progetti senza doverla reinserire. I giustificativi di spesa vengono inseriti ed identificati con una serie di informazioni; per i documenti contabili (Fatture, Ricevute e Parcelle) è obbligatorio compilare i campi N Gestionale e Anno che si riferiscono rispettivamente al numero progressivo e all anno del Bilancio di riferimento del documento contabile. Allegato C/5 Pag 38/91

39 La collocazione, che permette di specificare dove viene archiviato il documento originale (es. armadio, Faldone,..).L importo riservato è l importo da non imputare a nessun progetto. Vengono inoltre gestite le quote e lo stato di ciascun giustificativo (da ripartire, ripartito, ). Gestione Documentale dei Giustificativi di Spesa EF Questa sezione permette di inserire e gestire le immagini dei documenti in formato Pdf. Si faccia riferimento al sistema documentale descritto nel documento. Gestione Dati Finanziari EF Questa parte del modulo permette di associare a ciascun progetto i giustificativi precedentemente inseriti. Gestione Certificazioni EF Questa parte del modulo permette di attivare le funzioni per produrre le certificazioni economiche e fisiche delle operazioni gestite dall EF. La scheda di dettaglio tratta le seguenti informazioni: il n.ro di certificato relativo al progetto; data di emissione del certificato da parte del sistema (diversa cosa è la data in cui il certificato raggiungerà il funzionario); Tipo certificato ossia se trattasi di certificazione fisica o economica oppure di entrambi i tipi; Stato indica se è modificabile o se è stato inoltrato in regione. Inoltre è presente la gestione dell invio e/o del reinvio del certificato in regione. Il certificato deve essere firmato in modo digitale dal titolare specificato nella sezione convenzione della operazione. Relazioni del modulo EF con gli altri moduli del Sirfo Il modulo interagisce particolarmente con il modulo gestionale di progetto specificamente con le funzionalità: passa in rendicontazione; startup di progetto. Nel seguente schema si riportano le interazioni esistenti tra le funzioni in modo sintetico: Allegato C/5 Pag 39/91

40 Si ricorda che per UCO si intende "Ufficio Competente Operazioni. Altre informazioni sul modulo potranno essere acquisite dal manuale utente per l EF Modulo Gestione Catalogo Offerta Formativa Il modulo prevede una parte di funzionalità a disposizione dei funzionari regionali ed un altra parte integrata con la parte Ente di Formazione. In generale la gestione del catalogo consente di: visualizzare le proposte formative candidate e/o realizzate acquisire le informazioni di dettaglio sulle proposte (modello di domanda, avviso pubblico,..) In questa sezione si descrive la parte funzionale disponibile per i funzionari regionali attivabile dal seguente menu. Allegato C/5 Pag 40/91

41 Catalogo Offerta Formativa Le funzionalità elaborate permettono di ricavare l elenco delle proposte formative ed identificarne lo stato E poi possibile accedere alla scheda di dettaglio della singola proposta(graduatoria, contatti,) Modulo Gestione Provvedimenti e Bilancio Allegato C/5 Pag 41/91

42 Gestione Provvedimenti Organismi intermedi La gestione dei provvedimenti per gli organismi intermedi è abbastanza simile alla gestione prevista per gli utenti regionali. In questo caso non sono previsti automatismi in mancanza della integrazione con i sistemi contabili degli organismi intermedi. E prevista la gestione dall interno della scheda progetto da cui è possibile accedere alle seguenti sezioni: Provvedimenti Impegni Mandati Dalla sezione Provvedimenti è possibile creare i nuovi provvedimento cliccando sul pulsante Nuovo. La maschera prevista consente di inserire i dati tipici di un provvedimento, solo dopo aver selezionato il tipo di provvedimento da inserire: Allegato C/5 Pag 42/91

43 Nel caso di un provvedimento di Assegnazione ed impegno o semplice Impegno, si attiva l apposita casella per l inserimento dell importo e, nella parte inferiore, si attiva il riquadro degli impegni. Nella sezione mandati è possibile inserire i dati previsti per il mandato Il beneficiario del mandato può essere selezionato tra quelli elencati nella lista (ed in questo caso i campi Nominativo e Partita Iva restano in grigio e non devono essere compilati) oppure, se non rientra tra quelli codificati, può essere inserito scegliendo Altro da specificare e completando i due successivi campi richiesti. Pertanto le maschere di inserimento dati si modificano in relazione alla tipologia di valori selezionati dagli elenchi a discesa previsti nel modulo. Allegato C/5 Pag 43/91

44 Modulo Gestione Comunicazioni Il sistema è dotato di una infrastruttura per veicolare comunicazioni, simili a messaggi , tra i diversi attori che utilizzano il sistema. I messaggi sono consultabili in diverse sezioni del sistema: cruscotto utente; sezione comunicazioni della singola operazione; giustificativi o altre attività speciali. Cruscotto Utente Ogni utente nella propria area di lavoro o cruscotto utente riceve la notifica di una serie di eventi, variabili anche in base al ruolo svolto nel sistema. Gli eventi possono essere: originati in automatico dal sistema per segnalare situazioni particolari; generati da un funzionario e diretti a gli altri attori del progetto; determinati da particolari procedimenti (es. messaggio sui progetti campionati). Sezione Comunicazioni della Operazione La scheda comunicazioni della operazione permette di visualizzare tutte le comunicazioni (messaggi) legate alla singola operazione. Attualmente il sistema prevede la interazione tra i seguenti attori: Responsabile di procedimento; Soggetti Correlati Il sistema Sirfo2007. Gli eventi attualmente gestiti sono: Allegato C/5 Pag 44/91

45 comunicazione UCO all EF di avvio dello startup; comunicazione EF all UCO di invio certificato (dati); comunicazione EF all UCO di richiesta autorizzazione alla pubblicazione del bando e facsimile domanda (Catalogo offerta formativa). I messaggi vengono visualizzati agli utenti che sono mittenti o destinatari di una comunicazione. Si veda la documentazione utente per capire il significato delle diverse icone utilizzate dal modulo e la procedura per inviare messaggi. Giustificativi ed altre attività speciali La gestione comunicazioni prevede la possibilità di legare le comunicazioni a: attività speciali come segnalazione di campionamento, controllo in atto, gestione irregolarità; ai giustificativi da validare Modulo Gestione Controlli Sulla base del metodo di campionamento definita annualmente dall AdG sull intero universo delle operazioni o relativamente alle operazioni di ogni Avviso Pubblico e delle soglie di rischio tollerate, il sistema SIRFO2007 seleziona i progetti (estraendo il campione oltre la soglia di rischio). I progetti campionati per il controllo in loco, vengono portati in evidenza ai funzionari che gestiscono il relativo procedimento sotto forma di messaggio interno. Per i progetti selezionati si attiva nel sistema la sezione CONTROLLI IN LOCO della scheda progetti che consente ai funzionari che effettuano la verifica in loco di compilare, tramite internet, la check list predisposta. Terminata la compilazione della check list e la redazione del verbale che riassume gli esiti del controllo, il sistema genera un messaggio per l AdG che riporta il codice del progetto, il titolo, la data, il luogo, il nome del funzionario che ha espletato il controllo e gli esiti. Ovviamente, gli esiti di ogni controllo sono registrati nel sistema e sono sempre disponibili per la consultazione sia dall AdG che dall AdC e dall AdA. Tra le diverse sezioni e funzionalità presenti nel sistema se ne evidenziano di seguito solo alcune. Gestione Check List di Controllo Sono presenti delle funzioni per definire le check list di controllo utilizzate nella sezione di controllo. Vengono definite le checklist: per i controlli i loco; per i controlli in sede; Allegato C/5 Pag 45/91

46 per le diverse tipologie: a. Acquisizione di beni e servizi a titolarità e regia b. Formazione a titolarità e regia c. Erogazione di Finanziamenti e Servizi ai Singoli Beneficiari a titolarità e regia Funzionalità per la Gestione dei Controlli Le funzioni di maggiore utilizzo a disposizione dell ufficio Controlli sono raggruppate nel gruppo: Cruscotto di Monitoraggio e sono visibili nel successivo menù Gestione Dichiarazione di Spesa AdG In questo modulo sono realizzate le funzionalità necessarie a l ufficio per elaborare la dichiarazione di spesa da sottoporre alla AdC. Da questa sezione vengono anche realizzati i diversi report necessari per le comunicazioni alla AdC, legate alla attività di dichiarazione delle spese. Sezione Compilazione Controlli Allegato C/5 Pag 46/91

47 Da questa sezione del programma è possibile accedere ai controlli eseguiti e presenti nel sistema, filtrarli secondo vari criteri di ricerca. Da questa sezione è possibile definire nuovi controlli e procedere alla compilazione delle checklist previste per ogni tipologia di progetto. Stato di Attuazione Sono presenti funzionalità per costruire report di sintesi relativamente alla situazione di attuazione dei diversi programmi gestiti dal sistema Modulo Gestione CUP CUP è l acronimo di codice unico di progetto. E previsto che ogni operazione che riceva finanziamenti pubblici debba essere dotato di tale identificativo rilasciato dal CIPE. IL modulo organizzato in diverse sezioni nel sirfo permette la gestione delle informazioni propedeutiche al rilascio del CUP e altre funzionalità di tipo amministrativo ed semplificativo del procedimento. Le sezioni sono ripartite nelle seguenti aree del sirfo: procedure di attivazione gestione operazioni attività di back office per il CUP. Area Gestione CUP per le operazioni Tale area di gestione è organizzata in diverse pagine da compilare in successione, lo scopo principale è di evitare ai funzionari l accesso diretto al sistema del CIPE, è il sirfo che si occupa di richiedere in modalità batch il rilascio del CUP e la eventuale gestione degli errori. Allegato C/5 Pag 47/91

48 Le informazioni devono essere compilate in successione attraverso 6 schede di raccolta dati. Se non si inserisco tutti i dati non è possibile procedere con la compilazione delle successive schede e quindi attivare la generazione del CUP. Allegato C/5 Pag 48/91

49 Accedendo all ultima scheda si avrà la seguente funzione con cui attivare la richiesta del cup. Per il collegamento al sistema CIPE occorre utilizzare la parte di backoffice per la quale si veda la documentazione per l amministrazione. E possibile evitare tale gestione se è già in possesso del CUP rilasciato dal sistema CIPE Modulo Gestione Regimi di Aiuto La gestione della problematica nel sistema è sviluppata attualmente in due aree funzionali. Area Procedure di Attivazione Nella sezione procedure di attivazione sono gestite le informazioni relative al ricorso per la procedura al regime di aiuti e l entità economica prevista. Area Beneficiari del regime di aiuti Per i beneficiari vengono determinati gli importi di cui hanno beneficiato in regime di aiuti. Esiste una sezione specifica della parte di back office del sirfo che svolge questa attività. Allegato C/5 Pag 49/91

50 Modulo Gestione Modelli Questo modulo ha lo scopo di realizzare la customizzazione di alcune schede per la gestione dei dati di progetto speciali. Tale funzionalità permette di avere una interfaccia più appropriata a seconda del tipo di progetto da trattare. Un caso è la gestione delle attività denominate Master Formativi. Per la gestione dei modelli ci sono tre menù attivati per la gestione delle funzionalità, come si vede nella seguente immagine. Attualmente sono implementati due modelli: il modello standard descritto in gestione operazioni il modello dei progetti Master. Altri modelli possono essere definiti per tipologie speciali di attività Modulo Gestione Organismi Intermedi Attualmente gli unici Organismi Intermedi definiti nel sistema sono la Provincia di Potenza e di Matera. In generale i funzionari provinciali operano in modo analogo ai funzionari regionali accedendo esclusivamente alle operazioni da loro avviate. In generale le operazioni sono affidate agli organismi in house le agenzie formative. Le agenzie accedono al sistema ed operano regolarmente come un qualsiasi EF (ente di formazione). Gestione Controlli e CheckList La gestione è analoga a quella disponibile per i funzionari regionali a cui si rimanda per ulteriori informazioni. Dichiarazioni Organismi Intermedi E stato predisposta una funzione per gestire le dichiarazioni di spesa degli organismi intermedi, richiamabile da apposito menù come si vede nelle seguenti immagini. Allegato C/5 Pag 50/91

51 Tali funzionalità sono attive per i funzionari dell ufficio controlli delle province. Il sistema prevede l elaborazione di report di spese dichiarate e di controlli eseguiti. La funzionalità è attualmente in fase di ridefinizione conseguentemente alle revisioni funzionali che si stanno realizzando a livello regionale per la sezione controlli e dichiarazioni. Gestione Provvedimenti La gestione dei provvedimenti è analoga a quella realizzata per gli uffici regionali pertanto si rinvia alla sezione Modulo Provvedimenti Modulo Gestione AdC Questo modulo raggruppa le funzionalità del sistema a disposizione della autorità di certificazione. Le funzioni abilitate dipendono dai privilegi dell utente, tipicamente i funzionari AdC accedono al menù riportato nella seguente immagine. Allegato C/5 Pag 51/91

52 Funzionalità Certificati di Spesa AdC In questa sezione vengono mostrate le Dichiarazioni di Spesa sottoposte dall AdG. Il funzionario AdC può elaborare il certificato di spesa a partire dalla dichiarazione di spesa AdG, andando a confermare (o rigettare) le singole voci economiche riportate dall AdG. Il dettaglio del certificato, prevede la gestione dello stato del certificato ed altre informazioni economiche per ciascun asse presente nella dichiarazione come si può ricavare dalla successiva immagine. La dichiarazione AdG si trasforma in una certficazione AdC attraverso la operazione di Validazione del certificato, questa attività viene richiesta alla fine della attività di controllo. Report Certificati di Spesa AdC Allegato C/5 Pag 52/91

53 Il modulo prevede a valle della produzione di una certificazione di spesa, l elaborazione di alcuni report in formato specifico che facilitano le fasi di invio dati della certificazione verso il sistema ministeriale. Funzionalità Certificato di Spesa per asse Le funzionalità presenti in questa sezione del modulo permettono ai funzionari AdC di esaminare le spese dichiarate dall AdG per singolo asse del PO. Accedendo al dettaglio della dichiarazione di spesa per asse si avrà il dettaglio di tutte le spese per operazione che concorrono alla dichiarazione di spesa come si vede nella seguente immagine. Per ciascuna operazione è previsto l accesso alle singole spese fino anche alla visualizzazione dei documenti (sezione documentale) presentati per ciascun giustificativo di spesa. Il funzionario può agire sulle singole voci di spese approvandole o rigettandole oppure apportando delle decurtazioni. Allegato C/5 Pag 53/91

54 Stato di Attuazione Il modulo così come descritto è stato già utilizzato per tutte le dichiarazioni fino ad ora elaborate dall AdC. Sono previste nuove funzionalità molte delle quali collegate alla introduzione della gestione delle irregolarità Modulo Gestione AdA Questo modulo raggruppa le funzionalità del sistema a disposizione della autorità di audit.questa categoria di utenti ha l accesso a diverse funzionalità del sistema, visto il ruolo di controllori che svolgono. Successivamente si descrivono le sezioni specifiche attivabili dal seguente menù: Allegato C/5 Pag 54/91

55 Funzione Ricerca Progetti AdA Attraverso questa funzione è possibile ricercare i progetti (Operazioni), secondo diversi criteri comuni: identificatore Sirfo titolo Asse Responsabile Tipologia (provincia, regione). Funzione Controlli di I Livello Attraverso questa sezione è possibile ricercare e visualizzare i controlli di I livello eseguiti sui progetti (Operazioni) dai funzionari AdG. Diversi i criteri possibili per filtrare la ricerca come visibile nella successiva immagine. Il software permette di visualizzare tutti I dettagli del controllo organizzati in tre sezioni: Dati del controllo (data, esecutore, esito, ) Giustificativi CheckList Applicata. Dalla sezione giustificativi mostrata di seguito si visualizzano tutti i dettagli sui singoli giustificativi presentati. E possibile visualizzare il pdf della immagine del giustificativo (fattura, ricevuta, ). Allegato C/5 Pag 55/91

56 Nella sezione CheckList, si visualizzano i dati relativi alla checklist applicata per il controllo. Allegato C/5 Pag 56/91

57 Le funzioni per il Campionamento di II Livello Questa sezione gestisce i dati sui progetti campionati dalla AdA. Tra le informazioni gestite e previste: l anno a cui si riferisce il campione, il tipo di campione, la data e la descrizione dell atto ed eventuali note. I progetti campionati vengono notificati ai funzionari AdG responsabili della operazione campionata. Per gli ulteriori dettagli si faccia riferimento al manuale utente. Le funzioni per la Gestione dei Controlli di II Livello Questa sezione consente di gestire i dati sui controlli eseguiti. Tra le informazioni gestite: la lista degli esecutori del controllo, la sezione di Follow-Up per registrare eventi e documenti successivi. Report e funzioni di Export in formato Excel Sono previsti diversi report e funzioni per esportare i dati in formato excel.tra quelli presenti si ricordano i seguenti: selezione con diversi criteri di ricerca ed export dei progetti sirfo in formato excel; stampa elenco progetti controllati; stampa verbale; export dati sui progetti campionati. Le funzioni per la Gestione delle Irregolarità Attualmente è in fase di implementazione la gestione delle irregolarità. La parte segnalazioni è già parzialmente rilasciata e visibile alla Ada. Altre sezioni sono in fase avanzata di sviluppo. Allegato C/5 Pag 57/91

58 Modulo Gestione Dati di Base In questa sezione accessibile all amministratore sono raggruppati i dati di base richiesti dai diversi moduli del sistema. Gestione Voci di Spesa Si tratta dell articolazione in categorie e voci di spesa delle operazioni, tale classificazione può essere modificata dalla interfaccia predisposta Modulo Gestione Utilità In questo modulo sono presenti alcune funzioni disponibili all amministratore per alcune gestioni speciali. La più importante è la funzione di gestione dei controlli. Gestione Controlli Questa funzione comandata dalla interfaccia seguente permette di attivare una serie di controlli sui dati presenti nel sistema. Il risultato dei controlli viene mostrato nell area sottostante. I tipici controlli eseguiti: campi obbligatori (non al momento dell inserimento); attività incomplete (es. produzione del CUP); valori incongruenti. I controlli sono cablati direttamente nel codice del modulo. Allegato C/5 Pag 58/91

59 2.5.2 Moduli Integrati Recentemente Di seguito si riporta la descrizione di alcuni moduli del Sirfo realizzati ultimamente Gestione Fidejussioni in Scadenza Nella scheda di gestione della Fidejussione è stata introdotto lo stato Fidejussione Svincolata. Questo stato serve per identificare le polizze scadute che non devono essere rinnovate, normalmente perché il progetto è stato rendicontato e quindi chiuso. Nelle altre situazioni, laddove esiste una polizza prossima alla scadenza il sistema invia al funzionario responsabile del progetto una segnalazione utilizzando il sistema di messaggistica. La segnalazione viene data ogni giorno a partire da 15gg prima della scadenza fino a quando il funzionario non compila una nuova data di proroga o accende lo stato di polizza svincolata. Allegato C/5 Pag 59/91

60 Registro dei beneficiari in regime di De Minimis Attualmente il sistema gestisce l informazione del regime di aiuti collegato all avviso, come si mostra nella successiva immagine ricavata dalla sezione Procedure di attivazione, in cui casualmente è stato selezionato una procedura che non prevede aiuti. In aggiunta è stato predisposto una voce di menù Regime De Minimis dal quale viene richiamata una scheda che consente di stabilire una data e selezionare un beneficiario. Dal pulsante stampa viene visualizzato l elenco delle somme percepite dal beneficiario selezionato in regime di Aiuti De Minimis Modulo Gestione Irregolarità Questo modulo prevede un nuovo menù con due sezioni Scheda Segnalazioni Dall apposito menù si accede alla scheda rappresentata nella seguente immagine: Nel caso di apertura di una segnalazione di possibile irregolarità su una operazione è possibile ricercare la operazione mediante il suo identificativo, titolo o altre informazioni chiave per associare la segnalazione. E possibile ricercare direttamente tramite l apposito pulsante tutte le operazioni che hanno già una segnalazione per integrare le informazioni precedentemente inserite. Allegato C/5 Pag 60/91

61 In automatico viene registrata la informazione il registrante, derivata dalla informazione di chi è al momento collegato al sistema. Questa informazione non può essere modificata. Scheda Follow-Up Segnalazioni Questa sezione permette di compilare le informazioni di follow-up relative alla segnalazione. La scheda prevista è la seguente: Scheda Irregolarità Allegato C/5 Pag 61/91

62 In questo caso viene aperta una scheda irregolarità riportando in automatico l identificativo del progetto. Altre informazioni vanno specificate nella apposita scheda. La scheda è organizzata in diverse sezioni: Da dedurre Da recuperare Ritirate Recuperate Non recuperabili Interessi Pendenti Le informazioni trattate nelle singole sezioni non vengono qui dettagliate Integrazioni alla Sezione Giustificativi di Spesa EF La descrizione del modulo relativo alla gestione degli E.F., può essere consultata nel paragrafo relativo ( ). In questa sezione si riporta esclusivamente la integrazione sviluppata relativamente ai campi N Gestionale ed Anno, pe r identificare univocamente la spesa giustificata. Gestione Giustificativi di Spesa EF Questa sezione del modulo permette la gestione di tutte le questioni legate ai giustificativi di spesa, relativi al monitoraggio finanziario del progetto. La organizzazione del software permette che una spesa sia ripartita su più progetti senza doverla reinserire. I giustificativi di spesa vengono inseriti ed identificati con una serie di informazioni; per i documenti contabili (Fatture, Ricevute e Parcelle) è obbligatorio compilare i campi N Gestionale e Anno che si riferiscono rispettivamente al numero progressivo e all anno del Bilancio di riferimento del documento contabile. La collocazione, che permette di specificare dove viene archiviato il documento originale (es. armadio, Faldone,..).L importo riservato è l importo da non imputare a nessun progetto. Vengono inoltre gestite le quote e lo stato di ciascun giustificativo (da ripartire, ripartito, ). Allegato C/5 Pag 62/91

63 Nuovi Campi Inseriti nel Modulo di Gestione E:F Moduli in via di Definizione e Realizzazione Di seguito la descrizione di alcuni moduli in via di definizione e realizzazione, si tratta di moduli per i quali sono state già realizzate le specifiche funzionali o è stato realizzato parzialmente ed è in via di completamento Modulo di Colloquio con i sistemi esterni Relativamente alle attività dei soggetti preposti alla gestione dei corsi formativi, identificati genericamente nel sistema come Enti di Formazione, esistono specifiche funzionalità del sistema Sirfo2007 che consentono di inserire i dati fisici e finanziari delle operazioni gestite, così come previsto dai nuovi regolamenti di gestione del fondo FSE. Il Sirfo prevede la gestione dell interscambio dei dati con il Ministero del Tesoro competente (mediante il protocollo IGRUE), mentre non è previsto un sistema di interscambio dei dati con altri software eventualmente utilizzati dagli Enti di Formazione. A tal proposito sono state identificate le funzionalità richieste per tale modulo di prossima realizzazione. Flusso di interscambio previsto nel modulo Allegato C/5 Pag 63/91