il tempo «Che cos'è dunque il tempo? Se nessuno me lo chiede, lo so; se voglio spiegarlo a chi me lo chiede, non lo so più.»

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1 Lecce 29 ottobre 2010

2 da dove comincio?

3 il tempo «Che cos'è dunque il tempo? Se nessuno me lo chiede, lo so; se voglio spiegarlo a chi me lo chiede, non lo so più.» (Sant'Agostino nelle "Confessioni )

4 Per un professionista il tempo costituisce una delle dimensioni cruciali per aumentare la redditività

5 stabilire responsabilità, priorità ed obiettivi: la pianificazione accurata giornaliera, settimanale e mensile in funzione degli obiettivi

6 Matrice Importanza/Urgenza

7 Urgenti ed Importanti Crisi: Vi rientrano le attività sia Urgenti che Importanti. Devono essere svolte per prime e in prima persona. Hanno una natura operativa e concreta di brevissimo termine. Impegnano la gran parte del tempo: circa il 60%, se non addirittura più del 70%- 80%.

8 Importanti ma non Urgenti Qualità Comprende le attività Importanti ma non Urgenti. Esse spesso hanno carattere strategico e di lungo termine. Sono le attività connesse ai valori dello Studio: formazione, sviluppo,crescita, miglioramento dello Studio e della sua organizzazione. Riguardano la progettazione, la pianificazione ed il controllo, l individuazione di nuove attività consulenziali, nuovi metodi e modi di operare.

9 Non urgenti nè importanti Spreco Si riferisce ad attività che non sono né urgenti né importanti. Sono attività che sarebbe bene abbandonare, cestinare o rinviare. Si tratta di faccende banali, di inutili perfezionismi, ma anche di attività piacevoli svolte in momenti non opportuni.

10 Urgenti ma non Importanti Inganno Si trovano le attività urgenti ma non importanti, spesso derivanti dall esterno. L inganno deriva dal fatto che queste attività urgenti spesso sonoritenute ingannevolmente importanti; in realtà, si possono delegare e affidare ad altri collaboratori che in quel momento sono meno impegnati.

11 Per un professionista lo spazio è l altra dimensione cruciale per aumentare la redditività

12 dislocazione spaziale (delle persone e delle informazioni) Non ho ancora il dono dell ubiquità In questo momento non ho le informazioni (gli atti, i fascicoli) sottomano Sono fuori sede

13 riassumendo Spazio Tempo Informazioni

14 Approccio alla professione differente, problemi molto simili ridurre il tempo di accesso alle informazioni, avere le informazioni a disposizione ovunque the simpsons trademark and copyright FOX inc.

15 Informazione = Potere = Valore

16 Informazione.. Informatica

17 L informatica deve (o dovrebbe) offrire gli strumenti per trattare l informazione e trasformarla in valore

18 Avvertenza!!! Il contenuto delle prossime slides non è adatto a chi è molto emotivo e facilmente impressionabile

19 piccoli even> grandi problemi Scenario 1 E pressocchè impossibile lavorare in studio se: La rete non funziona (la stampante non stampa, impossibile scambiare i dati tra PC) Uno o più computer smette di funzionare o va lento (è difficile o impossibile editare i documenti) E difficile scambiare i documenti tra computer a causa delle cartelle condivise che non funzionano

20 piccoli even> grandi problemi Scenario 2 C è un alto rischio di perdere i dati (o di rallentare di molto il lavoro) se: Il PC ha un problema HardWare Il PC ha un problema SoftWare Uno qualsiasi degli HDs si rompe Non trovo più le copie di back- up

21 a proposito A quando risale il vostro ultimo Back- up ( vero ) Siete sicuri di avere backuppato tutti i files??? Potete dirvi sicuri che, in caso di problemi, riuscirete a ripristinare i vostri dati dove servono??? Disponete di un controllo antivirus sicuro??? E di un sistema sicuro per rilevare i software malware???

22 È stato calcolato che negli Stati Uniti gli uffici legali impiegano il 7% (su base annua) del tempo a risolvere problemi legati ad inefficienze nei processi legati allo scambio di documenti ed informazioni digitali. In Italia non esiste uno studio analogo.

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24 Le cause di questi enormi problemi sono da attribuirsi soprattutto a: Sistemi datati ed eterogenei Rigidità al cambiamento Quando tutto va bene ci scordiamo dell importanza degli strumenti informatici e pensiamo che le cose funzionino per miracolo fino a quando tutto va bene

25 E importante avere consapevolezza dell importanza che riveste l informazione (digitale) all interno delle nostre vite professionali. E cruciale che da questa consapevolezza si parta per tramutare quelli che possono sembrare costi in vantaggio competitivo e quindi in valore.

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27 Internet PC Dominus Segretaria Praticante

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29 ges>re i documen> Creazione di fascicoli virtuali (archivi) Versioning dei documenti Creazione di cartelle condivise in modo semplice e veloce Possibilità di lavorare in più persone sugli stessi documenti Possibilità di associare dei commenti agli atti/documenti Ricerca veloce documenti Creazione di link esterni (caso avv. Che si domicilia o che è domiciliatario) Filesystem centralizzato(copia, incolla, carico e scarico )

30 strumen> di comunicazione comunicazioni criptate scambio file criptato videoconferenza (tra utenti del sistema ma anche con esterni invitati) lavoro su un doc in contemporanea caso di studio (2 avv dello studio, uno in sede uno a casa, che comunica con il suo domiciliatario) chat

31 sicurezza dei da> i dati transitano in assoluta sicurezza (una mail inviata non può essere intercettata da altri) (esempio delle mail da un avv all altro [caso tradizionale] ) le comunicazioni sono sicure e criptate i back- up dei dati sono automatici sistema antivirus centralizzato

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33 cos è myteam lex si rivolge ai piccoli studi legali, ma anche alle grandi realtà con sedi sparse sul territorio. gestore documentale strumenti di gestione dello studio strumenti per la cooperazione online

34 principali vantaggi semplicità di utilizzo del sistema accessibile da qualsiasi pc connesso ad Internet non ha bisogno di installazioni sui PC (ci si connette dal browser internet) è compatibile con tutti i sistemi operativi offre una scrivania virtuale mette in contatto diretto i componenti dello studio funzionalità di comunicazione disponibili a prescindere dal luogo da cui ci si connette (FAX, e- mail, sms, videoconferenza )

35 approfondiamo Ubiquità di collegamento (è uguale ovunque effettui l accesso!!!)

36 DOCUMENTO RISERVATO BOZZA approfondiamo

37 approfondiamo Menù dei moduli E delle applicazioni Side Bar Personalizzabile

38 ges>re i documen> Creazione di fascicoli virtuali (archivi) Versioning dei documenti Cartelle condivise Possibilità di lavorare in più persone sugli stessi documenti Gestione dei commenti Ricerca veloce documenti Creazione di link esterni (caso avv. Che si domicilia o che è domiciliatario) Filesystem (copia, incolla, carico e scarico )

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47 ges>one e- mail Carrellata gestione

48 invio sms Comunicazioni rapide all interno dello studio e con i contatti

49 invio fax Possibilità di invio di FAX dalla propria postazione internet ovunque ci si trovi Possibilità di riceverli attraverso un numero geografico specifico (attraverso un add- on). [è possibile scegliere il prefisso a piacimento al momento della firma del contratto]

50 strumen> di comunicazione comunicazioni criptate scambio file criptato videoconferenza (tra utenti del sistema ma anche con esterni invitati) lavoro su un doc in contemporanea caso di studio (2 avv dello studio, uno in sede uno a casa, che comunica con il suo domiciliatario) chat

51 strumen> di comunicazione

52 strumen> di comunicazione

53 ges>re l agenda Calendario e scadenziario (to do list)

54 ges>re l agenda Lista degli impegni sempre a portata di mouse.

55 sicurezza dei da> i dati transitano in assoluta sicurezza (una mail inviata non può essere intercettata da altri) (esempio delle mail da un avv all altro [caso tradizionale] ) le comunicazioni sono sicure e criptate i back- up dei dati sono automatici sistema antivirus centralizzato

56 riassumendo sistema molto semplice da usare (nessuna installazione, nessun prerequisito) ubiquo (si può accedere da qualsiasi postazione internet) sicuro (le comunicazioni e lo scambio dati sono criptati, il back- up dei dati è automatico) pemette la gestione elettronica dei documenti permette la condivisione dei documenti in maniera semplice tra gli utenti dello studio permette la comunicazione tra utenti dello studio e non, geograficamente distribuiti (attraverso sms, fax, , videoconferenza) permette il rapido invio di documenti ad utenti esterni allo studio in modo sicuro e veloce

57 caso di studio I Riunione di studio tra avv. (uno in studio, uno a casa) con necessità di condividere l atto in preparazione (versioning, scambio file, videoconferenza)

58 caso di studio II Riunione tra avv., segreteria e/o praticante con condivisione dei file ed organizzazione del calendario

59 Caso di studio III Riunione tra l avv. ed il suo domiciliatario (scambio doc. e riunione sulla strategia da tenere in giudizio)

60 Caso di studio IV avv. Impossibilitato a raggiungere lo studio (ammalato o in vacanza ) Ha ovunque il suo studio Può controllare la mail Può correggere e condividere gli atti Può consultare/gestire il calendario Può inviare/ricevere atti via fax Può partecipare a riunioni in audio/video conferenza con i colleghi dello studio o esterni ad esso Non ha problemi di back- up e ripristino dei dati I dati sono centralizzati (sono al sicuro e controllati da virus, malware, etc. )

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