CAMPAGNA BILANCI 2012 NOTIZIE UTILI PER IL DEPOSITO

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1 CAMPAGNA BILANCI 2012 NOTIZIE UTILI PER IL DEPOSITO NUOVA TASSONOMIA XBRL Il 25 marzo 2011 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 69/2011 il Comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico che ufficializza l entrata in vigore della versione aggiornata delle Tassonomie per la predisposizione dei bilanci in formato XBRL; le nuove tassonomie sostituiscono le precedenti del I bilanci dovranno quindi essere predisposti utilizzando la nuova tassonomia nella versione pubblicata sul sito ministeriale Ulteriori informazioni sono disponibili nel sito XBRL Italia. E accessibile sul sito un servizio on-line gratuito per la generazione automatica dell istanza XBRL a partire dall imputazione manuale dei dati del bilancio nel foglio di calcolo reso disponibile. La nuova versione introduce alcune novità che dovrebbero ridurre il fenomeno del doppio deposito (prospetti sia in formato XBRL che in formato Pdf/A). A tale scopo è stata introdotta nella nuova versione: per il bilancio in forma abbreviata una suddivisione più analitica delle riserve della voce A.VII del patrimonio netto, nella medesima modalità prevista per i bilanci in forma ordinaria, la possibilità di dettagliare tramite una nota testuale posta a piè pagina le riserve non presenti nella tassonomia e raggruppate nella voce altre riserve o altri conti d ordine. La nuova versione della tassonomia ha inoltre adeguato la scheda anagrafica alle esigenze informative previste dagli art e 2497 bis del C.C. MODALITA DI PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA 1) Approvazione da parte dell assemblea del bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL. I documenti da allegare alla domanda di deposito del bilancio sono i seguenti: il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico, codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia; la nota integrativa in formato PDF/A; tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, verbale di approvazione, in formato PDF/A

2 2) Approvazione da parte dell assemblea del bilancio con prospetto contabile con contenuti difformi dal bilancio XBRL. I documenti da allegare alla domanda di deposito del bilancio sono i seguenti: il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico, codificato sia in formato XBRL sia in formato PDF/A; la nota integrativa in formato PDF/A; tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, verbale di approvazione, in formato PDF/A. AVVERTENZA: Nel caso di presentazione da parte di un amministratore/liquidatore si dovrà aggiungere in calce alla nota integrativa ovvero nel riquadro note di Fedra la seguente dichiarazione: - Il sottoscritto(amministratore/liquidatore) ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000 dichiara che lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. Nel caso di presentazione da parte del commercialista incaricato si dovrà allegare alla domanda: - 1) la copia informatica in formato PDF/A ottenuta mediante scansione dall originale della seguente dichiarazione resa dall amministratore/liquidatore della società firmata con sua firma autografa: Il sottoscritto(amministratore/liquidatore) ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000 dichiara che lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. (codice tipo documento D01); - 2) il documento d identità dell amministratore/liquidatore (codice tipo documento E20). 3) Per le società esonerate dalla presentazione del bilancio in formato XBRL i documenti da allegare alla domanda di deposito del bilancio sono i seguenti: il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico in formato PDF/A; la nota integrativa PDF/A; (il prospetto contabile e la nota integrativa possono essere contenuti anche in un solo file il formato PDF/A) tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, verbale di approvazione, in formato PDF/A. Nella compilazione del modello B deve essere necessariamente selezionata una delle voci di esonero dalla presentazione del bilancio in formato XBRL

3 FORMATO XBRL E PDF/A Attenzione: il formato XBRL deve essere utilizzato dai soggetti obbligati per il deposito di bilanci relativi ad esercizi chiusi dopo il 16 febbraio In Telemaco sono disponibili gli strumenti per generare e verificare la validità del file in formato XBRL, verificare la corretta conversione in formato PDF/A dei documenti da depositare in tale formato. Per la predisposizione dei files in formato PDF/A è consigliato l utilizzo del programma gratuito PDF/Creator. L installazione del programma genera la creazione di una stampante virtuale che consente, con una modalità molto semplice, la conversione anche dei files in formato PDF. DICHIARAZIONI DI CORRISPONDENZA/CONFORMITA 1) Presentazione del bilancio da parte di un amministratore/liquidatore della società a) Approvazione da parte dell assemblea del prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL: - in calce alla nota integrativa in formato PDF/A si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore/liquidatore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico e la presente nota integrativa a quelli conservati agli atti della società ; - in calce ad ogni altro documento in formato PDF/A allegato si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore/liquidatore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società ; - nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale dovrà essere integrata come segue: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di...in data...al numero... ; in alternativa deve essere data prova dell assolvimento di tale obbligo con altra idonea documentazione (per esempio copia scansionata della ricevuta rilasciata dal competente ufficio dell Agenzia delle Entrate)

4 b) Approvazione da parte dell assemblea del prospetto contabile con contenuti difformi dal bilancio XBRL: - In calce alla nota integrativa ovvero nel riquadro Note della distinta Fedra si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il sottoscritto(amministratore/liquidatore) ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000 dichiara che lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. ; - In calce al prospetto contabile, alla nota integrativa e ad ogni altro documento in formato PDF/A si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società ; - nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale dovrà essere integrata come segue: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di...in data...al numero... ; in alternativa deve essere data prova dell assolvimento di tale obbligo con altra idonea documentazione (per esempio copia scansionata della ricevuta rilasciata dal competente ufficio dell Agenzia delle Entrate). 2) Presentazione del bilancio da parte degli iscritti nell albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili. a) Approvazione da parte dell assemblea del prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL: - nel riquadro Note della distinta Fedra si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il sottoscritto Dott./Rag..., nato a... il..., consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000, dichiara 1) di essere iscritto all Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di... 2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal legale rappresentante pro tempore della società di cui al presente adempimento ; - in calce alla nota integrativa in formato PDF/A si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il sottoscritto dott./rag, ai sensi dell art. 31, comma 2-quater e quinquies della L. 340/2000, dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico, e la presente nota integrativa in formato PDF/A, sono conformi ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società; - in calce ad ogni altro documento in formato PDF/A allegato si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a Dott./rag,ai sensi dell art.31 comma 2- quarter e quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società ; - 4 -

5 - nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale dovrà essere integrata come segue: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di...in data...al numero... ; in alternativa deve essere data prova dell assolvimento di tale obbligo con altra idonea documentazione (per esempio copia scansionata della ricevuta rilasciata dal competente ufficio dell Agenzia delle Entrate). b) Approvazione da parte dell assemblea del prospetto contabile con contenuti difformi dal bilancio XBRL: - nel riquadro Note della distinta Fedra si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il sottoscritto Dott./Rag..., nato a... il..., consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000, dichiara 1) di essere iscritto all Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di... 2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal legale rappresentante pro tempore della società di cui al presente adempimento ; - In calce al prospetto contabile, alla nota integrativa e ad ogni altro documento in formato PDF/A si dovrà apporre la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a Dott./rag, ai sensi dell art. 31 comma 2- quarter e quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società ; - nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale dovrà essere integrata come segue: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di...in data...al numero... ; in alternativa deve essere data prova dell assolvimento di tale obbligo con altra idonea documentazione (per esempio copia scansionata della ricevuta rilasciata dal competente ufficio dell Agenzia delle Entrate). - RICORDARSI DI ALLEGARE 1) la copia informatica in formato PDF/A ottenuta mediante scansione dall originale della seguente dichiarazione resa dall amministratore/liquidatore della società firmata con sua firma autografa: Il sottoscritto(amministratore/liquidatore) ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000 dichiara che lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. (codice tipo documento D01); 2) il documento d identità dell amministratore/liquidatore (codice tipo documento E20 e nessun codice atto)

6 NUOVO SOFTWARE PER LA COMPILAZIONE DEL MODELLO C17 In sede di deposito del bilancio d esercizio al registro imprese, le cooperative iscritte all albo (o che hanno presentato domanda d iscrizione) sono tenute ad allegare il modello C17 nella nuova versione Il modello è scaricabile dal sito e deve essere presentato dallo stesso soggetto che firma digitalmente la domanda di deposito del bilancio. Si ricorda che il modello C17 non deve essere: convertito in formato PDF/A, stampato e acquisito tramite scanner, salvato tramite stampanti virtuali. DEPOSITO ELENCO SOCI (S.p.A, S.a.p.A. e loro consortili) La versione 6.6 di Fedra prevede che per depositare l elenco soci (confermato o variato) contestualmente al bilancio sia sempre necessario allegare al modello B il modello S così compilato: per elenco soci confermato il modello S deve essere compilato solo al riquadro Generalità ponendo un semplice flag nel riquadro del campo 508 conferma elenco soci SPA precedente. Attenzione: nel caso in cui nella pratica di bilancio sia omessa questa indicazione sarà necessario inviare la comunicazione dell elenco soci confermato presentando successivamente il solo modello S e, qualora si provveda al deposito oltre i termini, la denuncia sarà soggetta a sanzione. per elenco soci variato il modello S deve essere compilato ai riquadri: Generalità B / Estremi dell atto Elenco soci Indicazione analitica variazioni Per elenco soci variato/confermato, depositato non contestualmente al bilancio, deve essere compilato il solo modello S (come modello base), procedendo all invio della pratica direttamente da Telemaco (utilizzando l applet TYCO oppure l applet TELEMACO), senza utilizzare il software Comunica. Non deve essere compilato il riquadro Indicazione analitica variazioni nel caso in cui la variazione dell elenco soci non sia conseguente ad un trasferimento di azioni ma, ad es. alla variazione di denominazione della società che detiene le azioni, alla sottoscrizione di aumenti deliberati in precedenza, ecc.; in questo caso sarà sufficiente dettagliare nel modello XX - Note quanto avvenuto indicando anche la data di iscrizione a libro soci della variazione

7 DIRITTI DI SEGRETERIA E IMPOSTA DI BOLLO Le domande di deposito dei bilanci scontano i seguenti diritti di segreteria: - 62,70 nel caso in cui la domanda sia trasmessa con modalità telematica - 92,70 nel caso in cui la domanda sia presentata su supporto informatico digitale - 62,70 per la comunicazione telematica dell elenco soci separato dal deposito del bilancio. Le domande di deposito del bilancio e dell elenco soci depositato separatamente al bilancio scontano l imposta di bollo in misura fissa pari a 65,00. Le cooperative sociali sono soggette ai seguenti diritti di segreteria: - 32,70 nel caso in cui la domanda sia trasmessa con modalità telematica - 47,70 nel caso in cui la domanda sia presentata su supporto informatico digitale. La domanda di deposito del bilancio delle cooperative sociali è esente dall imposta di bollo. SANZIONI BILANCI ED ELENCHI SOCI Nel caso di omesso deposito nei termini del bilancio ogni amministratore della società è assoggettato ad una sanzione amministrativa pari a: - 91,56 più le spese di notifica, se il deposito avviene entro i 30 giorni successivi alla data di scadenza, - 274, 66 più le spese di notifica, se il deposito avviene oltre i 30 giorni successivi alla data di scadenza. Nel caso di omesso deposito nei termini dell elenco soci separato dal bilancio (solo per SPA, SAPA e loro consortili non quotate in un mercato regolamentato) ogni amministratore della società è assoggettato ad una sanzione amministrativa pari a: - 68, 66 più le spese di notifica, se il deposito avviene entro i 30 giorni successivi alla data di scadenza, , 00 più le spese di notifica, se il deposito avviene oltre i 30 giorni successivi alla data di scadenza. INFORMAZIONI SULLE MODALITA DI INVIO COME DEPOSITARE Per la predisposizione e la presentazione del bilancio è possibile scegliere tra le seguenti modalità: BILANCI ON-LINE è un applicativo on-line di Infocamere. La Distinta Fedra viene generata in automatico dal sistema al momento dell invio della pratica telematica. Questa modalità può essere utilizzata solo per Bilanci senza elenco soci (es. SRL o Cooperative) o con elenco soci confermato (es. SPA). programma FEDRAPLUS versione 6.6 (o altri software di mercato compatibili) è considerato il sistema standard, si lavora sempre in locale con la necessità del collegamento ad Internet solo per inviare la pratica già pronta e firmata. Il software Fedraplus facilita l inserimento dell elenco soci perché, oltre a consentire la creazione di un archivio di anagrafiche in locale, permette l importazione dei dati presenti nell archivio del Registro Imprese tramite la scheda dati di lavoro

8 DOPO L INVIO DI UNA PRATICA TELEMATICA L invio è andato a buon fine, quali sono i riscontri? 1. Ricevi nella casella di posta elettronica: l Avviso di ricevimento che ti comunica che la pratica è stata accettata dal sistema Telemaco e che verrà smistata alla Camera di commercio destinataria; l Avviso di protocollazione automatica (vedi argomento protocollazione automatica di questo documento). 2. La pratica che hai inviato si trova nel sito di Telemaco nella funzione Lista in istruttoria e riporta la dicitura Trasferita in camera. L invio non è andato a buon fine, quali sono i riscontri? 1. L invio della pratica non è possibile e tecnicamente inibito se: Formato: Il formato della pratica non rispetta le ultime specifiche tecniche pubblicate nel Comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico. Puoi verificare la correttezza formale della tua pratica utilizzando il servizio disponibile al sito web Telemaco (cliccando su Servizi e-gov menù Servizi software house ). Codici atto: I codici atto inseriti nella compilazione non sono corretti. Le pratiche di bilancio/elenco soci devono contenere nel Modello di Riepilogo (RP) esclusivamente codici atto della famiglia 7XX e 508. Non sono accettati codici atto come ad esempio A99 o A13. Dimensione files: I files hanno una dimensione troppo elevata. Gli allegati della tua pratica predisposti in copia ottica, devono avere una dimensione non superiore ai 200 KB per pagina. Ti consigliamo quindi di controllare le impostazioni dello scanner (risoluzione tra i 100 e i 150 dpi, colore: bianco/nero, tipo immagine: testo) e di indicare il corretto numero delle pagine dell allegato nella compilazione del Riepilogo (RP). Fondi insufficienti: Se i fondi presenti non sono sufficienti per la copertura del costo dell invio richiesto il servizio di spedizione verrà sospeso fino al reintegro del conto. Ti consigliamo quindi di verificare prima dell invio la consistenza del fondo prepagato utilizzando la funzione saldo disponibile in Telemaco. L eventuale integrazione potrai farla dalla pagina principale di Telemaco. 2. L invio della pratica è possibile ma ricevi poco dopo la spedizione un Avviso di irricevibilità se: hai fatto errori nel compilare i campi relativi al n. REA e/o codice fiscale; hai fatto errori nell indicare la provincia della Camera di commercio destinataria della pratica. 3. L invio della pratica è possibile, il sistema Telemaco ti invia successivamente gli avvisi (di ricevimento e di protocollazione automatica) ma la Camera di Commercio la considera irricevibile e procederà all annullamento se: manca l atto; manca la firma digitale dell obbligato al deposito su tutti i files; manca la firma digitale sul modello di deposito (Distinta Fedra); l avviso di ricevimento è negativo; la Camera di commercio non è competente territorialmente alla ricezione del deposito

9 Attenzione: In tutti i casi 1, 2 e 3 sarai costretto a provvedere ad un nuovo invio, facendo attenzione a non ripetere gli stessi errori. PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA Con l invio telematico dei bilanci ottieni la protocollazione immediata della pratica: compilando la maschera Importi (in Tyco o nell Applet Telemaco) se utilizzi Fedraplus; compilando i campi relativi ai diritti e all imposta di bollo se utilizzi Bilanci online. La protocollazione automatica non attesta però la correttezza della pratica che sarà successivamente sottoposta al controllo di merito dell ufficio. PER SAPERNE DI PIÙ (registro imprese > deposito bilanci ed elenco soci) Call center registro.imprese@mn.camcom.it - 9 -