Allegato A CAPITOLATO TECNICO

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1 Convenzione per la fornitura di energia elettrica ed.3 Allegato A CAPITOLATO TECNICO Pagina 1 di 13

2 Indice 1. Oggetto Gestione della fornitura Energia verde Certificazione dell energia verde Utilizzo del marchio per l opzione verde Servizi connessi Call Center Responsabile della fornitura Visite Ispettive Qualità del servizio Customer satisfaction Gestione dei reclami delle Amministrazioni Appendici Pagina 2 di 13

3 1. Oggetto Oggetto del presente documento è la disciplina della fornitura di energia elettrica ed. 3, comprensiva dei servizi connessi, di cui al successivo paragrafo 5, da destinarsi alle Amministrazioni aventi sede nel territorio della Regione Lombardia di cui all art. 1, comma 3, della L.R. n. 33 del 27/12/2006 (di seguito anche solo Amministrazioni ). La gara è suddivisa in 3 lotti così come descritto nella Tabella 1 al paragrafo 1.1 del Disciplinare di gara. Fabbisogni stimati Nelle tabelle successive si riporta il dato aggregato per ogni lotto sul fabbisogno stimato della gara per la fornitura di energia elettrica, composto sia dalle informazioni relative al monitoraggio dell esecuzione della Convenzione per la fornitura di energia elettrica Ed. 2 attivata in data 14/12/2011, sia dalle informazioni sui fabbisogni desiderati indicati dalle nuove Amministrazioni che hanno già manifestato l interesse di avvalersi della Convenzione, declinato per livello di tensione e fascia oraria. Dette indicazioni vengono fornite a titolo puramente indicativo, sulla base di una stima effettuata allo stato delle informazioni in possesso di ARCA. Tali dati non sono pertanto vincolanti né per ARCA, né per le Amministrazioni. LOTTO 1 Quantitativi per due anni in MWh # F0 F1 F2 F3 POD Quantitativo totale per due anni in MWh BT MT LOTTO 2 Quantitativi per due anni in MWh # F0 F1 F2 F3 POD Quantitativo totale per due anni in MWh BT Pagina 3 di 13

4 MT LOTTO 3 Quantitativi per due anni in MWh # POD Quantitativo totale F0 F1 F2 F3 per due anni in MWh BT MT Informazioni sui consumi Nell Appendice "A" al presente Allegato - Indicazioni preliminari sui consumi - sono riportati i consumi monitorati da ARCA nel corso del 2012 nell ambito dell esecuzione della Convenzione per la fornitura di energia elettrica Ed. 2 attivata dalla Centrale regionale acquisti (già Lombardia Informatica S.p.A.) in data 14/12/2011, nonché i fabbisogni espressi da talune Amministrazioni interessate ad aderire alla presente edizione. Tale sintesi viene fornita a titolo puramente indicativo, sulla base delle informazioni in possesso di ARCA. Tali dati non sono pertanto vincolanti né per ARCA né per le Amministrazioni i cui consumi sono riportati nell Appendice "A". Si precisa, inoltre, che la composizione e il numero delle Amministrazioni che aderiranno alla Convenzione potrebbe essere diversa da quella fornita nell Appendice "A" al Capitolato Tecnico e che, comunque, il numero di Amministrazioni non esauriscono il novero delle Amministrazioni che potranno aderire alla Convenzione stessa. Pertanto, nei confronti di ARCA non potranno essere formulate contestazioni, addebitate responsabilità e avanzate pretese in ordine alla correttezza delle informazioni e dei dati indicati nell Appendice A. Peraltro, appare necessario di seguito evidenziare la normativa anche secondaria che stabilisce il regime di obbligatorietà degli Enti del Sistema Regionale all utilizzo delle Convenzioni stipulate da ARCA, nonché al rispetto dei tempi e della qualità dei flussi informativi relativi ai propri fabbisogni in favore di ARCA, cosi come riportato al paragrafo 1.1 del Disciplinare di gara. Resta inteso che il Fornitore di ciascun Lotto sarà in ogni caso obbligato ad accettare gli Ordinativi di Fornitura emessi dalle Amministrazioni nel limite del quantitativo massimo contrattuale del Lotto di appartenenza. Pagina 4 di 13

5 I quantitativi di energia elettrica da fornire per ciascuna Amministrazione, oggetto dei singoli Contratti di Fornitura saranno determinati in base agli Ordinativi di Fornitura emessi dalle singole Amministrazioni sino a concorrenza del quantitativo massimo sopra indicato. La consegna dell energia elettrica ai punti di prelievo delle singole Amministrazioni indicati nell Ordinativo di Fornitura avverrà sulla base dell effettivo fabbisogno dell Amministrazione Contraente. Pagina 5 di 13

6 2. Gestione della fornitura Le fasce di riferimento F1, F2 ed F3 per l erogazione di energia elettrica dovranno essere quelle definite nel TIV (Testo Integrato Vendita) - Allegato A alla delibera AEEG n. 156/07 e ss.mm.ii. Tali fasce di riferimento potranno essere modificate a seguito ed in conformità alle eventuali modifiche introdotte dall AEEG. Per le Amministrazioni dotate di misuratore monorario verrà considerata un unica fascia di riferimento (F0). Ai fini della determinazione dei prelievi di potenza, per tutti gli aspetti inerenti i singoli contratti di fornitura, si assume come potenza prelevata in ciascuna ora il valore medio della potenza prelevata nel quarto d ora fisso in cui tale valore è massimo; in alternativa è facoltà dell esercente assumere come potenza prelevata il 70% della potenza massima istantanea, così come definito all art. 1 del TIT (Testo Integrato Trasmissione, Distribuzione e Misura dell energia elettrica), ovvero l Allegato A alla deliberazione AEEG n. 199/11 e ss.mm.ii. Il Distributore locale operante su ciascun punto di prelievo è responsabile della misurazione, sia dell energia sia della potenza consegnate, mediante la propria apparecchiatura di misura. I consumi saranno misurati nelle modalità e nelle tempistiche definite dal Distributore stesso nel rispetto delle regole fissate dall AEEG. Ai sensi di quanto previsto alla delibera n. 199/11 e s.m.i. qualora gli apparecchi di misura risultino inesatti, salvo diverso criterio adottato dal gestore della rete competente, il Fornitore procederà alla ricostruzione dei prelievi in base al coefficiente di correzione accertato con effetto retroattivo dal momento in cui l'irregolarità si è prodotta, ove lo stesso sia determinabile, ovvero, nei casi di indeterminabilità, dal mese in cui è stata effettuata la verifica per iniziativa del Fornitore o dal giorno in cui l'amministrazione l'ha richiesta. Quando l'irregolarità sia tale da togliere ogni attendibilità alle indicazioni degli apparecchi di misura, i prelievi verranno valutati sulla base del Consumo annuo stimato del contratto, così come definito in Schema di Convenzione, ovvero utilizzando le misure rilevate dai propri apparecchi di misura, ove presenti, conguagliando i consumi non appena saranno disponibili i dati di misura del distributore locale. Gli aspetti tecnici concernenti la riconsegna dell'energia elettrica quali, a titolo esemplificativo, tensione e frequenza, forma d'onda, continuità del servizio, microinterruzioni, buchi di tensione, gestione del collegamento degli impianti dell'amministrazione alla rete elettrica, attengono ai rapporti tra l'amministrazione ed il gestore della rete di trasmissione nazionale (Terna) e/o al Distributore locale al quale l'amministrazione è collegata secondo quanto previsto dall'allegato A della delibera AEEG n. 198/11 e s.m.i (Testo integrato in materia di qualità dei servizi di distribuzione e misura dell'energia elettrica per il periodo di regolazione ). Pertanto, tali aspetti tecnici non riguardano l'esecuzione degli obblighi Pagina 6 di 13

7 contrattuali, ad eccezione delle ipotesi in cui sia necessaria all'esecuzione della fornitura stessa, la gestione degli apparecchi di misura, qualora questi ultimi appartengano al Fornitore. In ogni caso, il Fornitore, attraverso il Call Center di cui al successivo paragrafo 4.1, si impegna a fornire all Amministrazione, senza alcun onere aggiuntivo rispetto ai corrispettivi di fornitura, assistenza connessa ad eventuali pretese avanzate dalla medesima, nei confronti del gestore della rete e/o Distributore locale a cui è collegata, per quanto concerne la non idoneità del livello di qualità tecnica dell'energia elettrica riconsegnata e ad adempiere a tutti gli obblighi di comunicazione tra l Amministrazione e il Distributore. L'energia elettrica fornita all'amministrazione Contraente non potrà essere utilizzata presso altri luoghi ovvero per usi diversi da quelli determinati contrattualmente, né usufruiti in qualsiasi modo, anche a titolo gratuito, da terzi senza il preventivo consenso scritto del Fornitore. Ai sensi dell Allegato A alla delibera AEEG n. 110/07 e s.m.i., il Fornitore s impegna a predisporre al momento dell attivazione della Convenzione una o più schede di riepilogo dei corrispettivi. Pagina 7 di 13

8 3. Energia verde 3.1 Certificazione dell energia verde Il Fornitore, tramite sistema RECS o equivalente, è tenuto a certificare la produzione di Energia Verde per tutti i Punti di Prelievo per i quali ne sia stata richiesta la fornitura per un ammontare non inferiore al consumo totale effettivo degli stessi. È obbligatorio rendere disponibile l Energia Verde per un quantitativo pari almeno al 30% del quantitativo massimo contrattuale di ogni Lotto. È facoltà del Fornitore accettare Ordinativi di Fornitura di Energia Verde oltre i suddetti quantitativi purché alle medesime condizioni disciplinate in Convenzione. Il Fornitore, esclusivamente dopo il raggiungimento dei quantitativi di cui sopra, qualora non intenda più accettare Ordinativi di Fornitura nei quali sia richiesta l Energia Verde, comunica ad ARCA, via posta elettronica certificata (PEC), l esaurimento della disponibilità di Energia Verde. Sarà premura di ARCA rendere pubblica attraverso il sito tale situazione, nonché comunicare debitamente l informazione agli enti interessati. La possibilità di richiedere Energia Verde è discrezionale per le Amministrazioni che autonomamente decidono se richiederne la fornitura o meno al momento dell emissione dell Ordinativo di Fornitura. L Energia Verde può essere richiesta esclusivamente al momento dell emissione dell Ordinativo di Fornitura e dovrà essere a totale copertura dei consumi effettuati nell arco della fornitura dai singoli Punti di Prelievo per la quale viene richiesta. Il Fornitore s impegna a dare esplicita ed intelligibile evidenza della fornitura di Energia Verde all interno del documento di fatturazione per il Punto di Prelievo per il quale ne viene fatta richiesta. Il Fornitore è obbligato, tramite sistema RECS o equivalente, a dimostrare con idonea documentazione la produzione di un quantitativo di energia elettrica prodotta da FER, per un quantitativo non inferiore al consumo totale fatturato ai Punti di Prelievo per i quali sia stata richiesta l Energia Verde. Il controllo potrà essere effettuato dalle Amministrazioni Contraenti allo scadere dei relativi obblighi contrattuali e da ARCA, anche tramite terzi da essa autorizzati, come meglio descritto al successivo paragrafo 5. Pagina 8 di 13

9 3.2 Utilizzo del marchio per l opzione verde Il Fornitore, con la stipula della Convenzione, s impegna a rendere disponibile, senza alcun onere aggiuntivo, un logo o un marchio che per la durata della fornitura verrà concesso in uso alle Amministrazioni che abbiano richiesto l Energia Verde, nonché, se disponibile, uno schema di licenza d uso del suddetto marchio. È facoltà di ARCA e/o delle Amministrazioni che abbiano richiesto l Energia Verde non accettare il logo o marchio proposto dal Fornitore; è altresì facoltà delle Amministrazioni chiedere al Fornitore di modificare il suddetto logo o marchio e la relativa licenza d uso, restando inteso che nel caso il Fornitore non acconsenta alle modifiche proposte dalle Amministrazioni, queste saranno libere, a proprio insindacabile giudizio, di non accettare il marchio o logo proposto. Il costo dell utilizzo del suddetto marchio o logo, è da intendersi remunerato nei corrispettivi di cui all Articolo 7 della Convenzione. 4. Servizi connessi I servizi descritti nel presente paragrafo, nonché le ulteriori attività descritte ovvero comunque necessarie per l esatto adempimento degli obblighi contrattuali, sono connessi ed accessori alla fornitura. Detti servizi sono quindi prestati dal Fornitore unitamente alla fornitura medesima e devono intendersi remunerati con il corrispettivo contrattuale. Con riferimento ai termini previsti nel presente Capitolato Tecnico, laddove non diversamente e specificamente previsto, i termini indicati devono intendersi solari. 4.1 Call Center Alla Data di Attivazione della Convenzione, il Fornitore dovrà avere attivato e reso operativo un servizio di Call Center, il quale dovrà essere disponibile per tutta la durata della Convenzione stessa e dei singoli Contratti di Fornitura, mediante la predisposizione di un numero di telefono, un numero di fax e un indirizzo . Il servizio dovrà essere disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, e per almeno 8 (otto) ore lavorative giornaliere, nei normali orari di ufficio, almeno dalle ore 9.00 alle ore e dalle ore alle ore Durante queste fasce orarie le chiamate effettuate dalle Amministrazioni devono essere ricevute da un operatore addetto, mentre dopo tali orari nonché nelle giornate di sabato, domenica o nei giorni festivi Pagina 9 di 13

10 deve essere attiva una segreteria telefonica che registri le chiamate che si intenderanno come ricevute all inizio dell orario di lavoro del Call Center del giorno lavorativo successivo. Il Call Center deve consentire alle Amministrazioni almeno di: richiedere informazioni sulla Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di attivazione della Fornitura; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell Ordinativo di Fornitura; richiedere informazioni sullo stato di attivazione della Fornitura; richiedere informazioni e chiarimenti sulla fatturazione; richiedere assistenza nelle comunicazioni con il gestore della rete e/o Distributore locale; inoltrare reclami. I numeri di telefono e di fax dovranno essere: "Numeri per servizi di addebito al chiamato", denominati, secondo una terminologia di uso comune, numeri verdi, secondo quanto definito dall'art. 16 della Delibera n. 9/03/CIR della AGCOM "Piano di numerazione nel settore delle telecomunicazioni e disciplina attuativa" (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana del 1 agosto 2003, n.177). ovvero, in alternativa numeri geografici di rete fissa nazionale. Il Call Center dovrà essere costantemente in contatto con il Responsabile della Fornitura di cui al successivo paragrafo 4.2, al fine di inoltrare le segnalazioni e i reclami di natura amministrativa e tecnica effettuati dalle Amministrazioni Contraenti. 4.2 Responsabile della fornitura Per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di Fornitura, il Fornitore dovrà mettere a disposizione delle Amministrazioni Contraenti un Responsabile della Fornitura, i cui riferimenti dovranno essere indicati ad ARCA nella documentazione richiesta ai fini della stipula della Convenzione, secondo quanto indicato al paragrafo 7.1 del Disciplinare di gara. Pagina 10 di 13

11 Al Responsabile della Fornitura è richiesto di: essere il referente per tutte le Amministrazioni che emettono Ordinativi di Fornitura; implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; gestire gli eventuali reclami/disservizi provenienti dalle Amministrazioni e/o da ARCA. In caso di sostituzione del Responsabile della Fornitura nel corso della Convenzione e dei Contratti di Fornitura, il Fornitore dovrà tempestivamente darne comunicazione scritta ad ARCA, inviando congiuntamente i riferimenti del Responsabile della Fornitura proposto in sostituzione. È fatta salva la possibilità per il Fornitore di mettere a disposizione ulteriore personale specializzato per una corretta prestazione della fornitura. 5. Visite Ispettive Per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di Fornitura, ARCA, anche tramite terzi da essa incaricati, ha facoltà di effettuare unilaterali verifiche, anche a campione, al fine di verificare la conformità delle prestazioni contrattuali a quanto prescritto nel presente Capitolato Tecnico e nell ulteriore documentazione contrattuale, al fine di accertare l adempimento degli impegni assunti dal Fornitore. Le verifiche potranno essere effettuate sia presso le sedi del Fornitore sia presso quelle delle Amministrazioni che abbiano effettuato Ordinativi di Fornitura; il Fornitore e l Amministrazione dovranno, pertanto, attivarsi affinché le verifiche possano essere espletate nel migliore dei modi e senza intralcio all attività. Al positivo completamento delle attività di verifica, verrà redatto un apposito Verbale. La mancata conformità delle prestazioni contrattuali impegna il Fornitore al ripristino immediato di suddette prestazioni, pena l applicazione delle penali stabilite nello Schema di Convenzione, fermo il risarcimento del maggior danno. 5.1 Qualità del servizio I livelli di servizio attesi per la fornitura sono indicati nel corpo del presente Capitolato Tecnico e dello Schema di Convenzione, in ragione delle singole attività e/o servizi ai quali sono riferiti. Pagina 11 di 13

12 Tali livelli di servizio verranno verificati nel corso della Convenzione e/o dei singoli Contratti di Fornitura da ARCA, o da terzi da essa incaricati, o per quanto di rispettiva competenza dalle Amministrazioni stesse. Il mancato rispetto dei livelli di servizio da parte del Fornitore comporta l applicazione delle penali stabilite nello Schema di Convenzione, laddove previste. 5.2 Customer satisfaction Ai fini del monitoraggio del grado di soddisfazione delle Amministrazioni rispetto all'espletamento delle attività oggetto della Convenzione, ARCA, anche tramite terzi da essa incaricati, si riserva la facoltà di effettuare, per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di Fornitura, indagini a campione, i cui risultati saranno utilizzati esclusivamente per rilevare il grado di soddisfazione delle Amministrazioni. Tali indagini potranno avere ad oggetto i servizi connessi alla fornitura, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo: qualità del processo di esecuzione dell ordine, grado di apprezzamento del Call Center, grado di apprezzamento del servizio erogato dal Responsabile della Fornitura. 5.3 Gestione dei reclami delle Amministrazioni Le Amministrazioni potranno segnalare mediante comunicazione da inviare al Fornitore e per conoscenza a ARCA, le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità della fornitura e dei servizi ad essa connessi, utilizzando il Modulo di Reclamo predisposto da ARCA successivamente alla stipula della Convenzione. Ai fini della validità del reclamo, dovranno essere fornite almeno le informazioni che nel predetto modulo sono contrassegnate con l asterisco (campi obbligatori) e comprovanti il disservizio ricevuto dall Amministrazione. Nel caso in cui non vengano fornite dette informazioni, il reclamo s intenderà non ricevibile ed il Fornitore, nel rispondere all Amministrazione, richiederà di inviare nuovamente il reclamo integrato con le informazioni obbligatorie. Il suddetto Modulo di Reclamo potrà essere inviato dagli Enti a mezzo PEC. Il Fornitore è tenuto ad eliminare, entro 40 (quaranta) giorni solari dalla ricezione del reclamo, le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità del servizio (in questo caso il reclamo s intenderà Chiuso ), ferma restando in ogni caso l applicazione delle eventuali penali previste dalla Convenzione per le singole fattispecie. Pagina 12 di 13

13 Il Fornitore è tenuto ad inviare ad ARCA ciascuna comunicazione di contestazione ricevuta dall Amministrazione e la relativa risposta risolutiva dell addebito, indicando espressamente la data in cui è stato risolto il reclamo, entro 40 (quaranta) giorni solari dalla ricezione del reclamo. Qualora il numero totale dei Reclami pervenuti nell arco temporale di un mese solare sia: - uguale o superiore a n. 6 (sei) Reclami relativi ad una o più tipologie di reclamo, ovvero - uguale o superiore a n. 3 (tre) Reclami della medesima tipologia di reclamo, ARCA applicherà le penali stabilite nella Convenzione. TIPOLOGIA DI RECLAMO A B C D E Mancata assistenza nei confronti del Distributore Locale e/o Gestore della Rete Disservizio del Call Center Disservizio del Responsabile della Fornitura Prezzo di fatturazione diverso dal corrispettivo di aggiudicazione, eventualmente aggiornato come previsto in convenzione Altro (es. ritardi nella fatturazione) Quanto stabilito nel presente paragrafo, comprese le conseguenze in caso di rilevazione di valori oltre detti limiti di tolleranza, valgono altresì in caso di verifica in corso contrattuale da parte di ARCA, o di terzi da essa autorizzati. 6. Appendici Costituisce parte integrante e sostanziale al presente Capitolato Tecnico la seguente appendice: Appendice A Indicazioni preliminari sui consumi. Si precisa che l Appendice A è costituita da un file Excel, che sarà contenuto esclusivamente in un CD- ROM; quest ultimo potrà essere ritirato unicamente presso gli uffici di ARCA Agenzia Regionale Centrale Acquisti, all indirizzo e negli orari indicati nel bando di gara. Il file contenuto nel predetto CD-ROM non è, pertanto, scaricabile dai siti indicati nel bando di gara. Pagina 13 di 13

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