GRUPPO DI LAVORO ARTICOLO 29 PER LA PROTEZIONE DEI DATI

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1 GRUPPO DI LAVORO ARTICOLO 29 PER LA PROTEZIONE DEI DATI 00065/2010/IT WP 174 Parere 4/2010 sul codice di condotta europeo della FEDMA per l'utilizzazione dei dati personali nel marketing diretto adottato il 13 luglio 2010 Il Gruppo di lavoro è stato istituito in virtù dell articolo 29 della direttiva 95/46/CE. È l organo consultivo indipendente dell UE per la protezione dei dati personali e della vita privata. I suoi compiti sono fissati all articolo 30 della direttiva 95/46/CE e all articolo 15 della direttiva 2002/58/CE. Le funzioni di segreteria sono espletate dalla direzione C (Diritti fondamentali e cittadinanza dell'unione) della Commissione europea, direzione generale Giustizia, B Bruxelles, Belgio, ufficio LX-46 01/190. Sito Internet: [NdT] Ai fini del presente parere, con responsabile del trattamento e con incaricato del trattamento si intendono rispettivamente il titolare e il responsabile di cui all articolo 4, lettera f) e lettera g) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (codice in materia di protezione dei dati personali).

2 IL GRUPPO PER LA TUTELA DELLE PERSONE CON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI istituito dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre , visti l'articolo 29 e l'articolo 30, paragrafo 1, lettera d), della suddetta direttiva, visto il proprio regolamento interno e in particolare i relativi articoli 12 e 14, ha adottato il presente parere: 1. INTRODUZIONE L'articolo 27, paragrafo 3 della direttiva affronta il tema dei codici di condotta comunitari nei seguenti termini: "I progetti di codici comunitari, nonché le modifiche o proroghe di codici comunitari esistenti, possono essere sottoposti al gruppo di cui all'articolo 29, il quale si pronuncia, in particolare, sulla conformità dei progetti che gli sono sottoposti alle disposizioni nazionali di attuazione della presente direttiva. Qualora lo ritenga opportuno, l'autorità nazionale raccoglie le osservazioni delle persone interessate o dei loro rappresentanti. La Commissione può provvedere ad un'appropriata divulgazione dei codici che sono stati approvati dal gruppo". Al fine di facilitare l'applicazione della presente disposizione, il Gruppo di lavoro ha adottato nel mese di settembre 1998 un documento che chiarisce la procedura che gli interessati devono seguire per la presentazione dei codici di condotta comunitari e per la successiva valutazione da parte del Gruppo di lavoro conformemente agli articoli 27 e 29 della direttiva 95/46/CE 2. Il presente documento sintetizza gli adempimenti procedurali di base da seguire in questo contesto. Nel mese di giugno 2003, il Gruppo di lavoro ha adottato un parere sul codice di condotta europeo della FEDMA per l'utilizzazione dei dati personali nel marketing diretto. Il codice è conforme all'articolo 27 della direttiva sulla protezione dei dati e conferisce ad essa sufficiente valore aggiunto, in quanto affronta adeguatamente gli aspetti e i problemi della protezione dei dati nel settore del marketing diretto e propone soluzioni chiare alle difficoltà che potrebbero sorgere 3. Il Gruppo di lavoro ha ritenuto dunque il codice in linea con le disposizioni di cui all'articolo 27 della direttiva. Il Gruppo di lavoro ha tuttavia sottolineato che un codice generale di questo tipo non consente, per definizione, di risolvere tutti i problemi specifici posti dalle attività online e invita pertanto la FEDMA a presentare un allegato che tratti tali aspetti, soprattutto quello della protezione dei minori, particolarmente vulnerabili nel contesto online, come sottolineato nel documento dell'ufficio europeo delle unioni dei consumatori (BEUC) consultato dal Gruppo di lavoro Gazzetta ufficiale L 281 del , pag. 31, disponibile al seguente indirizzo: Attività futura riguardante i codici di condotta: documento di lavoro sulla procedura relativa alla valutazione dei codici di condotta comunitari ad opera del gruppo tutelare, adottato il 10 settembre 1998 (WP 13). Parere 3/2003, documento WP 77, disponibile al seguente indirizzo: - 2

3 Con lettera del 16 dicembre 2005, la FEDMA ha presentato al Gruppo di lavoro articolo 29 un documento contenente un "allegato al codice sulla protezione dei dati e il marketing diretto" (di seguito "l'allegato"). Secondo la FEDMA, l'allegato è concepito per trattare le situazioni problematiche specifiche generate dal marketing online. Come nel caso del codice della FEDMA, l'intenzione non è né sostituirsi alla normativa nazionale o interferire in alcun modo con essa, né tanto meno affrontare materie che non sono attualmente disciplinate dalla legislazione dell'ue. L'allegato si prefigge di fornire ai prestatori transfrontalieri gli orientamenti su come comportarsi quando operano nel settore del marketing online. Con lettera dell'8 giugno 2006, il presidente del Gruppo di lavoro articolo 29 ha trasmesso alla FEDMA le osservazioni del Gruppo in merito al progetto di allegato sul marketing online. Sono state formulate numerose osservazioni in merito alle diverse sezioni del documento. Il Gruppo di lavoro articolo 29 ha invitato la FEDMA a tenere conto dei commenti presentati al fine di assicurare che il presente allegato meglio rispecchi le norme sulla protezione dei dati di cui alle direttive 95/46/CE e 2002/58/CE e le relative disposizioni nazionali di attuazione. Il 7 giugno 2007, il direttore generale della FEDMA ha presentato al Gruppo di lavoro articolo 29 una versione rivista dell'allegato sul marketing online del codice di condotta. Il nuovo testo consisteva in un documento interamente rivisto che ricalcava la struttura del codice generale della FEDMA del 2003, approvato dal Gruppo di lavoro Articolo 29 (WP 77). Il sottogruppo ad hoc del Gruppo di lavoro articolo 29 responsabile per il codice di condotta si è riunito varie volte per esaminare i documenti presentati dalla FEDMA. Ha altresì incontrato la FEDMA per discutere dell'allegato sul marketing online con l'obiettivo di ottenere chiarimenti su numerosi temi e questioni trattati dal codice. In seguito a queste riunioni, nel febbraio 2010 la FEDMA ha presentato una nuova versione dell'allegato sul marketing online. Il 25 maggio 2010 il presidente del Gruppo di lavoro articolo 29 ha invitato la FEDMA ad affrontare un'ultima questione relativa alle norme sulle campagne pubblicitarie di passaparola ( member get a member ) per consentire al Gruppo di lavoro articolo 29 di adottare una decisione finale in merito alla conformità dell'allegato sul marketing online del codice di condotta alla direttiva 95/46/CE e alla direttiva 2002/58/CE attualmente applicabile 4. A giugno 2010, la FEDMA ha inviato una versione definitiva dell'allegato sul marketing online che è finalmente conforme alla direttiva 95/46/CE e conferisce sufficiente valore aggiunto. 4 La direttiva 2002/58/CE è stata modificata dalla direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del novembre La direttiva modificata 2002/58 deve essere attuata entro il 25 maggio 2011 (GU L 337, , pag. 11). 3

4 2. STRUTTURA E CONTENUTO DELL'ALLEGATO SUL MARKETING ON LINE Relativamente alla questione specifica del marketing via posta elettronica, oggetto del presente allegato sul marketing online, il documento può soddisfare i due criteri principali richiesti dal Gruppo di lavoro articolo 29 per i codici di condotta europei nel suo documento di lavoro WP 13: un codice presentato ai sensi dell'articolo 27 della direttiva 95/46/CE deve essere conforme alla direttiva e alle disposizioni nazionali emanate per la sua attuazione; il codice presentato deve possedere un livello qualitativo e una coerenza interna sufficienti e fornire un apporto sufficiente, ossia deve essere sufficientemente incentrato sulle questioni e sui problemi specifici dell'organizzazione e del settore cui è destinato, in modo da offrire soluzioni sufficientemente chiare per tali questioni o problemi. Giacché il codice sul marketing online è un allegato al codice di condotta europeo per l'utilizzazione dei dati personali nel marketing diretto che deve essere considerato complementare al codice della FEDMA, il Gruppo di lavoro articolo 29 riconosce che le disposizioni del codice generale della FEDMA si applicano mutatis mutandis anche al presente allegato. La struttura dell'allegato riproduce piuttosto fedelmente la struttura del codice generale della FEDMA a cui fa riferimento e in questo senso apporta al codice un contributo sufficiente. - Introduzione: Definizioni - Sezione 1: Legge applicabile - Sezione 2: Raccolta diretta dei dati personali dall'interessato - Sezione 3: Raccolta dei dati personali da fonti diverse dall'interessato - Sezione 4: I sistemi di Preference Service - Sezione 5: Politica di tutela della privacy e utilizzo di cookie - Sezione 6: Disposizioni specifiche per la protezione dei minori - Sezione 7: Disposizioni specifiche sulle pratiche vietate - Allegato: Esempi di buone pratiche e di pratiche non accettabili di pubblicità online Il contenuto dell'allegato migliora la qualità del documento e chiarisce le diverse questioni da esso trattate. Le informazioni che seguono illustrano il valore aggiunto dell'allegato. Definizioni L'elenco delle definizioni è stato ampiamente rivisto e ampliato; vi figurano per esempio le definizioni di "comunicazioni commerciali indesiderate", "trattamento dei dati personali" e "consenso". L'elenco integra le definizioni già contenute nel codice generale. Sezione 2: Raccolta diretta dei dati personali dall'interessato La sezione 2 fissa i principi generali per un corretto trattamento dei dati e gli obblighi del responsabile del trattamento ai sensi della direttiva 95/47/CE. Contiene disposizioni specifiche sulla raccolta dei dati personali presso i consumatori (ivi comprese le informazioni da fornire in caso di utilizzo da parte dello stesso responsabile del trattamento e le informazioni nel caso di comunicazione a terzi dei dati personali degli interessati) e dei dati delle persone giuridiche connessi a prodotti o servizi commerciali. Il Gruppo di lavoro articolo 29 accoglie favorevolmente l'obbligo esplicito per la posta 4

5 elettronica di tipo commerciale di contenere le informazioni necessarie a identificare chiaramente l'oggetto commerciale della comunicazione, nonché l obbligo di aggiungere una sezione contenente gli strumenti per cancellare la propria sottoscrizione, al fine di offrire al destinatario di comunicazioni commerciali un modo semplice, efficace, gratuito, diretto e facilmente accessibile per disiscriversi e bloccare l'invio di comunicazioni commerciali elettroniche. Il destinatario dovrebbe avere la possibilità di annullare la propria sottoscrizione senza fornire alcuna spiegazione. Sezione 3: Raccolta dei dati personali da fonti diverse dall' interessato La sezione 3 contiene gli obblighi per il responsabile del trattamento di fornire informazioni, in particolare il consenso informato dell'interessato. Anche in relazione al servizio di host mailing viene esplicitamente citato l'obbligo del prestatore di ottenere il consenso dell'interessato. In seguito ad un chiarimento a livello testuale necessario a evitare interpretazioni giuridiche scorrette, il Gruppo di lavoro articolo 29 si reputa inoltre soddisfatto delle norme relative alle campagne pubblicitarie di passaparola (3.2.1.). Sezione 4: Sistemi di Preference Service Il Gruppo di lavoro articolo 29 accoglie con particolare favore l'introduzione della sezione 4 relativa ai sistemi di Preference Service. Sezione 5: Politica di tutela della privacy e utilizzo di cookie La sezione contiene disposizioni di vario tipo tra cui quelle sull'accessibilità delle politiche di tutela della privacy che dovrebbero prevedere informazioni chiare ed esaustive su qualunque cookie. Il quadro giuridico della direttiva 2002/58/CE, come modificata dalla direttiva 2009/136/CE che sarà applicabile a partire dal 25 maggio 2011, può richiedere l'adattamento della presente sezione al fine di allinearla alla direttiva. Sezione 6: Protezione dei minori Le disposizioni si riferiscono a un sistema istituito dal codice generale della FEDMA al fine di proteggere i minori contro i pericoli nuovi e specifici insiti nel settore online. Il Gruppo di lavoro articolo 29 avalla per esempio la disposizione secondo la quale è illegale, senza il previo consenso del rappresentante legale, richiedere la trasmissione di dati sensibili che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l'adesione a sindacati ovvero il trattamento di dati concernenti la salute o la vita sessuale del minore o la situazione finanziaria dello stesso o di terzi, quali genitori o amici. Sezione 7: Pratiche vietate La sezione tratta esplicitamente le pratiche vietate relative alla raccolta automatica di dati e spyware. Il Gruppo di lavoro articolo 29 osserva che le sezioni 5 e 7 dell'allegato sono disciplinate dalla direttiva 2002/58/CE, in particolare dall'articolo 5, paragrafo 3, come modificata dalla direttiva 2009/136/CE. Entrambe le sezioni dovrebbero essere interpretate alla luce dei recenti orientamenti forniti dal Gruppo di lavoro articolo 29 nel suo parere sulla pubblicità comportamentale online 5. Allegato: Migliori pratiche e pratiche non accettabili 5 Parere 2/2010 sulla pubblicità comportamentale online, adottato il 22 giugno 2010; documento WP 171, disponibile al seguente indirizzo: 5

6 Da ultimo, un allegato contenente esempi di migliori pratiche e di pratiche non accettabili di pubblicità online apporta un valore aggiunto all'attuazione pratica delle norme. 3. CONCLUSIONE Il Gruppo di lavoro esprime soddisfazione per il fatto che l'allegato sul marketing online del codice di condotta europeo della FEDMA per l'utilizzazione dei dati personali nel marketing diretto sia conforme alla direttiva 95/46/CE, alla direttiva attualmente applicabile 2002/58/CE e alla legislazione nazionale in vigore 6. L'allegato si occupa di un buon numero di questioni rilevanti nel campo particolare del settore online (per es. le campagne pubblicitarie di passaparola, la protezione dei minori, gli strumenti per annullare le sottoscrizioni) e dunque apporta un sufficiente valore aggiunto alle direttive offrendo soluzioni chiare alle questioni sollevate nel settore del marketing online. Il documento soddisfa dunque i requisiti di cui all'articolo 27 della direttiva 95/46/CE. Tuttavia, l'attuazione della direttiva 2002/58/CE, modificata dalla direttiva 2009/136/CE, a livello della legislazione degli Stati membri può richiedere che la modifica dell'allegato, in particolare in relazione a cookie e spyware, sia in linea con le nuove disposizioni. Il Gruppo di lavoro suggerisce alla FEDMA di valutare le modifiche che dovranno essere apportate all'allegato del codice di condotta a partire dal 25 maggio 2011 per garantire la conformità con il quadro giuridico risultante dalla direttiva 2002/58/CE, come modificata dalla direttiva 2009/136/CE, e con le disposizioni nazionali di attuazione. Al fine di garantire che le autorità nazionali di protezione dei dati siano adeguatamente informate sul funzionamento pratico del presente codice, il comitato per la protezione dei dati della FEDMA riferirà annualmente al Gruppo di lavoro sull'applicazione del codice. Qualora la presente relazione dovesse sollevare interrogativi, il Gruppo di lavoro contatterà la FEDMA per discutere le relative questioni. Il gruppo incoraggia la FEDMA a promuovere in maniera proattiva l'allegato sul marketing online del codice di condotta all'interno del settore del marketing diretto, al fine di garantire che gli interessati siano sufficientemente informati in ordine alla sua esistenza e al suo contenuto, e a proseguire l'attività in questo settore per aumentare sempre più il livello di protezione offerto ai consumatori. Il Gruppo di lavoro presterà particolare attenzione alle relazioni annuali sull'applicazione del codice presentate dal comitato per la protezione dei dati della FEDMA. Allegato: testo dell'allegato sulle comunicazioni elettroniche di marketing diretto del codice di condotta europeo per l'utilizzazione dei dati personali nel marketing diretto (allegato sul marketing diretto online). Fatto a Bruxelles, il 13 luglio 2010 Per il Gruppo di lavoro Il presidente 6 La legislazione nazionale può imporre obblighi supplementari. 6

7 7 Jacob KOHNSTAMM