SIL -IRIDE REGIONE LIGURIA. Assessorato alle politiche del lavoro e dell occupazione, politiche dell immigrazione e dell emigrazione, trasporti

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1 REGIONE LIGURIA Assessorato alle politiche del lavoro e dell occupazione, politiche dell immigrazione e dell emigrazione, trasporti Dipartimento Istruzione, Formazione e Lavoro SIL -IRIDE Manuale operativo per la comunicazione delle Comunicazioni Obbligatorie ai servizi competenti Versione: Gennaio 2013

2 SIL -IRIDE pag.1/ 35 Sommario Sommario 1 1 Premessa 2 2 Comunicazioni riguardanti il rapporto di lavoro domestico 2 3 Cose da sapere prima di presentare una Comunicazione Obbligatoria (CO) 3 4 Modalità di accesso alla funzione di invio telematico delle Comunicazioni obbligatorie (CO) 6 5 Deleghe 8 6 Gestione delle informazioni ComOnLine Unificato Lav Nuova Comunicazione UniLav Nuova Comunicazione UniLav (singola) Nuova Comunicazione UniLav (multipla) Lista Comunicazioni UniLav Rettifica Annullamento Cessazione Trasformazione Proroga Verifica adempimento completato con esito positivo Lista Bozze Comunicazioni multiple Unificato Vardatori Nuova Comunicazione Variazione Ragione Sociale (VarDatori) Nuova Comunicazione Trasferimenti (VarDatori) Lista Comunicazioni VarDatori Unificato Urg Nuova Comunicazione UniUrg Lista Comunicazioni UniUrg 28 7 Gestione delle informazioni in formato XML Modalità di trasmissione Comunicazione dell esito della elaborazione tramite XML Download dell applicazione SARE Client e del suo manuale d uso 34 8 Assistenza tecnica sulle Comunicazioni obbligatorie on line 35

3 SIL -IRIDE pag.2/ 35 1 Premessa L articolo 4-bis del D.Lgs. n. 181/2000, così come modificato dall art. 1, comma 1184 della L. 296/2006, prevede che i datori di lavoro pubblici e privati effettuino le comunicazioni obbligatorie (CO) di Assunzione, Proroga, Trasformazione e Cessazione dei rapporti di lavoro, avvalendosi dei servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti. Viene pertanto istituito il Servizio Informatico C.O., che si basa sulla interoperabilità dei sistemi locali realizzati dalle Regioni e dalle Province autonome di Trento e Bolzano, secondo gli standard tecnologici definiti con il decreto previsto dal citato art.1 comma 1184, della Legge Finanziaria L obbligo di invio informatico non si applica ai datori di lavoro domestico, che potranno effettuare le comunicazioni anche con modalità diverse, purchè atte a documentare la data certa di trasmissione. Dal 1 marzo 2008 è entrato in vigore il sistema di comunicazioni on line della Regione Liguria che consente ai soggetti accreditati di effettuare le variazioni agendo direttamente sulla banca dati dei rapporti di lavoro gestita dai Centri per l'impiego (CpI). 2 Comunicazioni riguardanti il rapporto di lavoro domestico Il D.L. 28 novembre 2008 n.185, così come modificato dalla legge di conversione 28 gennaio 2009, n.2 prevede un'importante deroga al sistema della comunicazioni obbligatorie, introducendo una procedura speciale di comunicazione dell'instaurazione, trasformazione, proroga e cassazione del rapporto di lavoro domestico con la presentazione del modello "semplificato" UNIDOM non più al Centro per l'impiego territorialmente competente, bensì direttamente all'istituto Nazionale di Previdenza Sociale (INPS). Quanto sopra è stato comunicato con la nota di chiarimento sugli adempimenti connessi alla comunicazione riguardante l'instaurazione, la proroga, la trasformazione e la cessazione del rapporto di lavoro domestico del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali Prot. N.16/SEGR/1044/del

4 SIL -IRIDE pag.3/ 35 3 Cose da sapere prima di presentare una Comunicazione Obbligatoria (CO) L accesso al sistema informatico è possibile tramite il portale messo a disposizione da Regione Liguria con le credenziali personali di accesso consegnate dal Centro per l Impiego di riferimento. Sono rese disponibili ai compilatori n.2 modalità per l invio comunicazioni di Assunzione, Proroga, Trasformazione e Cessazione dei rapporti di lavoro: 1. attraverso la compilazione di pagine web (definito ComOnLine), inserendo le informazioni richieste 2. attraverso l invio di file in formato XML (per la loro creazione è disponibile gratuitamente il programma SARE sviluppato da Regione Emilia Romagna) Ogni invio di CO deve essere associato ad una specifica UL e comprendere 1 lavoratore. Attraverso ComOnLine è possibile: A. utilizzare la funzionalità standard di assunzione di 1 lavoratore con 1 CO (quindi tante CO quanti sono i lavoratori interessati) B. utilizzare la funzionalità di assunzione multipla, predisponendo 1 contenitore che contiene più lavoratori: all invio telematico del file contenitore il sistema invia tante CO singole (identicamente al punto A) quanti sono i lavoratori presenti all interno del contenitore; quindi il contenitore, avendo esaurito la funzione viene rimosso. E possibile predisporre una bozza della CO in qualsiasi momento per recuperarla e proseguire la compilazione in un momento successivo. In stato di bozza l adempimento telematico non risulta completato, ne consegue che per rendere operativa la domanda, la bozza deve essere Inviata telematicamente L adempimento si considera completato quando la CO è nello stato Inviata sia nel nodo Regionale sia nel nodo Nazionale

5 SIL -IRIDE pag.4/ 35 Si sottolinea che la predisposizione di più bozze contemporaneamente, in caso di invio di una di queste comporta la cancellazione di tutte le altre bozze presenti e dei dati in esse inseriti. Nel caso in cui un soggetto abilitato voglia inviare una comunicazione on line di assunzione di un lavoratore di una azienda di cui è delegato ma la stessa non risulta sul sistema, come e dove registrare i dati dell Azienda? Il soggetto abilitato deve attivare, dalla maschera riservata/lista moduli, la funzionalità Deleghe e inserire, nell apposita form, i parametri di ricerca che la maschera propone e che fungono da filtri. Impostati i criteri di selezione si preme il bottone Cerca ed in questo modo sono visualizzate le UL che soddisfano i criteri impostati. Nel caso in cui non venga trovata alcuna UL è necessario inserire la nuova Azienda/UL nel sistema attraverso la funzione Nuova AZ + UL. A questo punto l Azienda così creata sarà delegabile con la procedura già nota. Nel caso in cui un soggetto abilitato/obbligato voglia inviare una comunicazione on line di assunzione di un lavoratore presso una UL ma la stessa non risulta sul sistema, come e dove registrare i dati dell Unità locale? Il soggetto abilitato deve attivare, dalla maschera riservata/lista moduli, la funzionalità Deleghe e inserire, nell apposita form, i parametri di ricerca che la maschera propone e che fungono da filtri. Impostati i criteri di selezione si preme il bottone Cerca ed in questo modo sono visualizzate le UL dell Azienda che soddisfano i criteri impostati. Nel caso in cui non venga trovata l UL oggetto della comunicazione è necessario inserire la nuova UL partendo dalla scheda Sede legale dell Azienda e selezionare la voce Aggiungi Unità Locale dal menù Azioni. È possibile inviare una comunicazione on line di trasformazione, proroga e cessazione relativamente ad una comunicazione di assunzione che non esiste a sistema, se sì, com'è concretamente fattibile tramite Sistema informatico?

6 SIL -IRIDE pag.5/ 35 Si è possibile, ma solo tramite file xml; diversamente, se l inoltro della comunicazione di trasformazione, proroga e cessazione viene effettuata mediante i moduli web on line, è necessario inviare prima la comunicazione di assunzione. Nel caso in cui un soggetto abilitato/obbligato voglia inviare una comunicazione di assunzione e concomitante cessazione, la procedura informatica prevede prima l inoltro della comunicazione di assunzione e poi della cessazione, quindi due comunicazioni distinte. La Comunicazione UniUrg può essere utilizzata e inviata solo in caso di assunzioni.

7 SIL -IRIDE pag.6/ 35 4 Modalità di accesso alla funzione di invio telematico delle Comunicazioni obbligatorie (CO) Per inviare una presentazione di istanza di CO è necessario essere in possesso delle credenziali (Nome utente e Password) ricevute dal Centro per l Impiego di competenza quindi occorre collegarsi attraverso internet al Sistema di Regione Liguria per l invio delle CO, raggiungibile a uno dei seguenti indirizzi internet: cliccando sull apposito box:. Nella schermata visualizzata (vedi Figura 1) è possibile scegliere tra le 2 modalità possibili; cliccare sopra: Comunicazioni on line consente la compilazione diretta di apposite pagine web aderenti ai modelli ministeriali Comunicazioni con file xml consente l upload (caricamento verso Regione) di file contenenti una o più comunicazioni (file.zip) in formato xml, permettendo quindi l invio di comunicazioni massive Figura 1 e nella successiva maschera che viene caricata (vedi Figura 2) digitare Nome utente e Password quindi cliccare su Login Figura 2

8 SIL -IRIDE pag.7/ 35 In caso di smarrimento o dimenticanza della Password è possibile, avendo a disposizione il Nome Utente e l indirizzo mail inserito in fase di registrazione, impostare una nuova password cliccando sopra Dimenticata password? quindi seguire le indicazioni a schermo. Dopo aver effettuato l accesso al sistema, verrà caricata a schermo la maschera Indice di Figura 3, mediante la quale sarà possibile scegliere l apposita funzione. La schermata di Figura 3 varia in base alla tipologia di utenza assegnata; le tre possibilità previste sono le seguenti: utente Datore di Lavoro (soggetto Obbligato) utente Agenzie per il Lavoro (soggetto Obbligato) utente Delegato (soggetto Abilitato, es. consulenti del lavoro; nel caso sia anche Datore di Lavoro, può qualificarsi come delegato di se stesso ed essere così abilitato ad eseguire le proprie CO). L esempio di Figura 3 si riferisce ad tipo di utente (di esempio) Delegato: soltanto in questo caso è presente l opzione Deleghe. Figura 3

9 SIL -IRIDE pag.8/ 35 5 Deleghe L opzione Deleghe di Figura 3 permette di operare per conto di altre aziende: è vincolante delegarsi esclusivamente alle aziende per le quali è stato ricevuto mandato. Il programma non pone limiti all utente Delegato al numero di aziende a cui si può delegare: si sottolinea che ogni attivazione e/o disattivazione di delega viene tracciata dal sistema e può essere utilizzata in caso di utilizzo non coerente con i mandati ricevuti. Per poter eseguire le attività di domanda di mobilità in deroga, si rimarca la necessità per l utente Delegato di doversi effettivamente delegare all azienda, secondo la modalità di seguito illustrata. Cliccando su Deleghe, viene caricata la maschera di Figura 4 attraverso la quale è possibile ricercare l azienda alla quale ci si vuole delegare: L impostazione dei criteri di ricerca avviene mediante l inserimento di valori negli appositi campi della sezione che la maschera propone e che fungono da chiavi di ricerca. E possibile effettuare la ricerca in base alla Denominazione UL, Partita IVA UL, ecc. quindi cliccare su Cerca Figura 4 Nell esempio di Figura 5 è stata eseguita la ricerca delle Aziende che hanno una Denominazione che inizia con dat ; nel risultato ottenuto sono presenti 4 unità locali per le quali risulta la delega attiva soltanto sulla prima riga, cioè quella dove nella colonna Delegato è presente il quadratino con il segno di spunta, mentre per le 3 rimanenti, dove non è presente il segno di spunta sotto la colonna Delegato, non risulta la delega attiva. Per modificare lo stato della delega è necessario cliccare, sotto la colonna Delega/Revoca sul nome del nuovo stato che si desidera impostare così che, cliccando su Revoca viene tolta la delega e tolto il segno di spunta, mentre cliccando su Delega viene attivata la delega con conseguente segno di spunta visibile nella relativa colonna Delegato.

10 SIL -IRIDE pag.9/ 35 Figura 5 E possibile predisporre una nuova comunicazione soltanto se è attiva la funzione di Delega sulla UL di riferimento del lavoratore.

11 SIL -IRIDE pag.10/ 35 6 Gestione delle informazioni ComOnLine Si tratta dell ambiente predisposto per l invio online delle Comunicazioni Obbligatorie; esiste anche la possibilità di inviare le comunicazioni in formato XML al quale si rimanda all apposito cap. 7 denominato Gestione delle informazioni in formato XML presente a pag Unificato Lav Nuova Comunicazione UniLav Corrisponde al modulo mediante il quale è possibile adempire all obbligo di comunicazione di assunzione del Lavoratore. La maschera di gestione delle comunicazioni UniLav (vedi esempio di Figura 6) si presenta in modalità Filtro ed è utilizzata per effettuare le ricerche sulle UL gestite dal soggetto in modo da selezionare l occorrenza voluta. L impostazione dei criteri di ricerca (filtro) avviene mediante l inserimento di valori negli appositi campi della sezione che la maschera propone e che fungono da chiavi di ricerca. Impostati i criteri di selezione si preme il bottone Cerca ed in questo modo sono visualizzate le UL che soddisfano i criteri impostati. In questo modo appare la lista delle UL a disposizione, quindi è possibile scegliere fra 2 diverse possibilità: selezionare il link Assunz. corrispondente all Unità locale oggetto della comunicazione, per l invio di una singola CO selezionare il link Assunz. Mult corrispondente all Unità locale oggetto della comunicazione, nel caso di invio con una unica istanza di più CO (cioè più lavoratori contemporaneamente) Figura Nuova Comunicazione UniLav (singola)

12 SIL -IRIDE pag.11/ 35 Permette l invio di 1 singola CO riguardante 1 solo lavoratore. Cliccando su Assunz (vedi figura Figura 6) viene caricato l apposito modulo suddiviso in 5 schede (vedi esempio Figura 7) contenenti rispettivamente: FIGURA 7 Coll Comprende le informazioni relative ai Dati Unità Locale, Dati Datore di Lavoro/Legale Rappresentante e Tipologia Collocamento Lav Comprende le informazioni del lavoratore; per caricare un lavoratore ex novo sarà necessario digitare manualmente tutte le informazioni richieste quali Dati Personali, Domicilio (ed eventuale Residenza se diversa dal domicilio), il Titolo di Studio e la Cittadinanza. Se si desidera caricare i dati di un lavoratore già trattato precedentemente, cliccare sopra Seleziona un Lavoratore nell esempio di Figura 8 FIGURA 8 nella nuova schermata caricata (nell esempio di Figura 9), individuata la persona richiesta (è possibile ricercare per Codice fiscale, Cognome e Nome quindi clic su Ricerca) selezionare il lavoratore interessato cliccando sopra il codice fiscale relativo FIGURA 9

13 SIL -IRIDE pag.12/ 35 Rapporto Comprende le informazioni relative al tipo di Rapporto e la possibilità di specificare eventuali Agevolazioni, se previste. Dati Comprende le informazioni relative ai Dati specifici del rapporto e la possibilità di inserire le motivazioni di eventuale ritardo di comunicazione. Ricevuta E il riscontro dell attività effettuata, rimane in stato Provvisoria fino a quando la comunicazione sarà in stato di bozza, diventerà Definitiva a comunicazione inviata. Per compilare la Comunicazione, si dovrà accedere alle sezioni interessate, indicando i valori necessari, secondo quanto disposto dalle direttive ministeriali. I valori codificati possono essere direttamente indicati nei campi del codice, oppure possono essere ricercati premendo sul tasto?, come nell esempio che segue: Si deve tener conto che sono resi visibili, volta per volta, i campi pertinenti all azione che si sta svolgendo; ad esempio, i valori relativi al permesso di soggiorno sono visibili solo per i cittadini stranieri (vedi esempio di Figura 10). FIGURA 10 I campi contrassegnati con * sono obbligatori; nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, o non siano stati correttamente impostati campi fra di loro collegati, il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta, le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione: in questo caso, l invio non sarà possibile; apportate le dovute correzioni, si potrà rieseguire la stampa della Ricevuta e, ad esito positivo, inviare la comunicazione. Una volta inseriti tutti i dati richiesti l utente può: Salvare una bozza della comunicazione (*) Salvare la comunicazione in Bozza Condivisa (*) Inviare la comunicazione La funzione Salva Bozza consente all Utente di salvare la comunicazione prima dell invio definitivo anche se parzialmente compilata. Questa procedura permette di compilare in momenti successivi la comunicazione ed eventualmente modificare quanto già inserito nella comunicazione in stato Bozza (vedi capitolo Lista Comunicazioni UniLav presente a pag.16).

14 SIL -IRIDE pag.13/ 35 La funzione Bozza Condivisa si differenzia dalla funzione Salva Bozza solo per il fatto che in questo caso i dati della comunicazione in Bozza Condivisa sono visibili anche dagli operatori del Centro per l Impiego di competenza, che, su richiesta dell Utente, ne potranno prendere visione per le opportune verifiche prima dell invio definitivo da parte dell utente. Per attivare la funzione Bozza condivisa selezionare dalla maschera di gestione della comunicazione UniLav la voce Azioni (in alto a destra su sfondo verde) e l opzione Bozza Condivisa (vedi esempio di Figura 11). FIGURA 11 Questa procedura permette di compilare in momenti successivi la comunicazione ed eventualmente modificare quanto già inserito nella comunicazione in stato Bozza Condivisa. (*) La comunicazione salvata in stato Bozza o in Bozza condivisa non viene inviata né a Regione, né al Ministero del Lavoro quindi non assolve l obbligo della comunicazione. La funzione Ricevuta consente il controllo di quanto inserito nel sistema e, a questo livello, permette all utente di avere una vista preliminare della comunicazione che si vuole inviare. La ricevuta definitiva, con valore probante, può essere prodotta solo dopo aver eseguito con successo la funzione invia e dopo che la notifica telematica al Ministero, ai fini della pluriefficacia, è stata eseguita. La notifica telematica al Ministero potrebbe richiedere anche alcuni minuti dalla esecuzione dell invio; comunque, la ricevuta riporterà la data, ora e minuto del momento in cui l utente ha effettuato la funzione invio Nuova Comunicazione UniLav (multipla) Diversamente dalla funzionalità della CO singola, illustrata al paragrafo Nuova Comunicazione UniLav (singola) presente a pag. 10, che necessita la predisposizione e l invio di tante CO quanti sono i lavoratori interessati, questa funzionalità consente la preparazione di 1 singolo contenitore, comprensivo di più lavoratori, da assumere in una stessa Unità Locale. All invio della comunicazione contenitore, il sistema automaticamente inoltra le singole CO (1 per lavoratore) identicamente a quanto viene eseguito per la singola comunicazione. Cliccando su Assunz. Mult (vedi figura Figura 6) viene caricato l apposito modulo suddiviso in 8 schede (vedi esempio Figura 12) contenenti rispettivamente:

15 SIL -IRIDE pag.14/ 35 FIGURA 12 Coll Comprende le informazioni relative ai Dati Unità Locale, Dati Datore di Lavoro/Legale Rappresentante e Tipologia Collocamento Dati Com. Comprende le informazioni relative ai Dati specifici del rapporto e la possibilità di inserire le motivazioni di eventuale ritardo di comunicazione Lavoratori Permette la selezione dei lavoratori; cliccando sopra Inserisce un nuovo lavoratore (vedi esempio di Figura 13) viene caricata la maschera presente nell esempio di Figura 8 a pag. 11; seguendo i passaggi spiegati è possibile selezionare un primo lavoratore identicamente a quanto illustrato per la CO singola FIGURA 13 Selezionato un lavoratore, si presenta una schermata come quella di esempio di Figura 14 all interno della quale è possibile cliccare su Salva Lav. che carica il lavoratore selezionato nell elenco dei lavoratori che saranno trattati senza eseguire controlli ulteriori sul tipo di rapporto di lavoro Salva e controlla Lav. esegue il controllo per il lavoratore delle informazioni inserite nella cartella Rapporto (di lavoro) quindi segnala eventuali incongruenze ovvero, se non vengono rilevate incompatibilità carica il lavoratore nell elenco dei lavoratori che saranno trattati. FIGURA 14 Eseguito il tipo di Salva richiesto, viene caricata la schermata nell esempio di Figura 15 all interno della quale è possibile, oltre ad accettare (clic su OK), eventualmente eliminare dall elenco il lavoratore già selezionato (opzione Elimina per escludere il singolo lavoratore oppure Elimina tutti i lavoratori nella comunicazione ), inserire un ulteriore lavoratore cliccando sopra Inserisci un nuovo lavoratore e così a seguire per eventuali lavoratori successivi. E sempre possibile cliccare su Salva bozza per salvare l attività eseguita e riprenderla successivamente avendo cura, prima di eseguire degli aggiornamenti, di cliccare su Modifica bozza.

16 SIL -IRIDE pag.15/ 35 FIGURA 15 Lav Comprende le informazioni del singolo lavoratore quali Dati Personali, Domicilio (ed eventuale Residenza se diversa dal domicilio), il Titolo di Studio e la Cittadinanza. Questi dati devono sempre essere verificati dal compilatore e se del caso modificati con i dati aggiornati, anche nel caso di caricamento da elenco (vedi esempio di Figura 9 a pag. 11) Rapporto Comprende le informazioni del singolo lavoratore relative al tipo di Rapporto di lavoro ad eventuali Agevolazioni se previste, oltre ad altre informazioni da inserire nel caso non venga applicato il CCNL a meno che non si tratti di rapporti di Apprendistato per cui è possibile il campo Retribuzione/Compenso Dati spec. Comprende eventuali informazioni aggiuntive da inserire. Tale scheda viene resa disponibile alla compilazione in base alla scelta della Tipologia di rapporto instaurato sulla scheda Coll. A titolo di esempio, selezionando nella scheda Coll come tipologia il valore Apprendistato viene resa disponile per la compilazione la maschera presente nell esempio di Figura 16 FIGURA 16 El. Ric. A seguito dell invio della comunicazione multipla viene caricata la schermata dell esempio di Figura 17 all interno della quale è possibile visualizzare sia la ricevuta di ogni singola Comunicazione prodotta (individuato il CodiceComunicazione corretto clic sul testo Ricevuta relativo, ovvero cliccare su Produce la ricevuta cumulativa che visualizza tutte le ricevute delle CO inviate FIGURA 17 Vis. Ric E il riscontro dell attività effettuata, la ricevuta rimane in stato Provvisoria fino a quando la comunicazione sarà in stato di bozza, diventerà Definitiva a comunicazione inviata. Nell esempio di Figura 18 l intestazione di ricevuta prodotta a seguito di invio eseguito.

17 SIL -IRIDE pag.16/ 35 FIGURA Lista Comunicazioni UniLav Dalla schermata principale di Figura 3 presente a pag. 7 è possibile richiamare tramite la funzione Lista Comunicazioni UniLav la lista delle comunicazioni inviate o salvate in Bozza dal soggetto, ed effettuare su ciascuna di esse operazioni di Modifica, Rettifica e Annullamento nonché inviare, a partire da una comunicazione precedentemente inviata ed a seconda dei casi, proroghe, trasformazione e cessazioni. E possibile effettuare sia ricerche generiche, relativamente alle comunicazioni, sia ricerche di tipo avanzato inserendo vari filtri. Tale ricerca restituisce l elenco delle comunicazioni inviate o salvate in bozza dal soggetto: accanto ad ogni comunicazione è presente un numero ID Com. identificativo della comunicazione cliccando il quale si accede, in modalità scheda, alla visualizzazione della schermata riguardante la comunicazione selezionata. FIGURA 19 Da qui è possibile Rettificare o Annullare la comunicazione precedentemente inviata o Modificare la comunicazione salvata in Bozza o in Bozza Condivisa.

18 6.1.5 Rettifica SIL -IRIDE pag.17/ 35 È possibile rettificare una comunicazione già inviata, in questo caso, effettuata la ricerca della comunicazione, il sistema attiva la funzione Rettifica (vedi Figura 20) FIGURA 20 Selezionare quindi Rettifica e apportare le dovute correzioni e procedere con l invio della comunicazione. Al termine della procedura di rettifica, la nuova comunicazione sostituisce la precedente comunicazione, mantenendone la data di invio. Una comunicazione rettificata non può essere oggetto di ulteriore rettifica. Nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, l invio non sarà possibile. Il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta, le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione. Apportate le dovute correzioni, è possibile rieseguire la stampa della Ricevuta e Inviare la comunicazione di rettifica Annullamento È possibile annullare una comunicazione già inviata; effettuata la ricerca della comunicazione, il sistema attiva la funzione Annullamento (vedi Figura 20). Dopo l operazione di annullamento la comunicazione non sarà più modificabile. Per poter risalire in un secondo momento alla comunicazione annullata accedere alla lista delle comunicazioni inviate e selezionare il relativo codice identificativo ID Com Cessazione È possibile inviare una comunicazione di Cessazione a partire da una comunicazione precedentemente inviata, selezionando Cess. dal relativo record presente nell elenco delle comunicazioni attive (vedi Figura 21) FIGURA 21

19 SIL -IRIDE pag.18/ 35 I dati della comunicazione precedente vengono riportati nella nuova comunicazione che risulta pertanto precompilata e all interno della quale è possibile inserire i dati della cessazione. Nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, l invio non sarà possibile. Il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta, le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione. Apportate le dovute correzioni, è possibile rieseguire la stampa della Ricevuta e Inviare la comunicazione di cessazione Trasformazione È possibile inviare una comunicazione di Trasformazione a partire da una comunicazione precedentemente inviata, selezionando Trasf. dal relativo record presente nell elenco delle comunicazioni attive (vedi esempio di Figura 21). I dati della comunicazione precedente vengono riportati nella nuova comunicazione che risulta pertanto precompilata e all interno della quale è possibile inserire i dati della trasformazione. Nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, l invio non sarà possibile. Il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta, le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione. Apportate le dovute correzioni, è possibile rieseguire la stampa della Ricevuta e Inviare la comunicazione di Trasformazione Proroga È possibile inviare una comunicazione di Proroga a partire da una comunicazione precedentemente inviata, selezionando Pror. dal relativo record presente nell elenco delle comunicazioni attive (vedi esempio di Figura 21). La proroga dovrà essere riferita all ultima comunicazione riguardante il rapporto di lavoro. I dati della comunicazione precedente vengono riportati nella nuova comunicazione che risulta pertanto precompilata e all interno della quale è possibile inserire i dati della proroga. Nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, l invio non sarà possibile. Il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta, le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione. Apportate le dovute correzioni, è possibile rieseguire la stampa della Ricevuta e Inviare la comunicazione di Proroga Verifica adempimento completato con esito positivo

20 SIL -IRIDE pag.19/ 35 Attraverso la funzione Lista Comunicazioni UniLav presente nella schermata principale di Figura 3 è possibile verificare che la comunicazione sia andata a buon fine verificando che gli stati (vedi esempio di Figura 19) sia del Nodo Regionale sia del Nodo Nazionale siano in stato Inviata. Nel caso si verifichi che la comunicazione sul Nodo Nazionale è Respinta, si invita contattare l assistenza alle Comunicazioni Obbligatorie di secondo livello all indirizzo mail Lista Bozze Comunicazioni multiple Dalla schermata principale di Figura 3 presente a pag. 7 è possibile richiamare tramite la funzione Lista Bozze Comunicazioni multiple la lista delle comunicazioni multiple salvate in Bozza dal soggetto, ed effettuare su ciascuna di esse operazioni di Modifica, Rettifica e Annullamento nonché inviare, a partire da una comunicazione precedentemente inviata ed a seconda dei casi, proroghe, trasformazione e cessazioni. E possibile (vedi esempio di Figura 22) effettuare sia ricerche generiche, relativamente alle comunicazioni, sia ricerche di tipo avanzato inserendo vari filtri. Tale ricerca restituisce l elenco delle comunicazioni multiple salvate in bozza dal soggetto: accanto ad ogni comunicazione è presente un numero ID Com identificativo della comunicazione multipla, cliccando il quale si accede, per proseguire con la compilazione ed il successivo invio telematico. FIGURA 22

21 6.2 Unificato Vardatori SIL -IRIDE pag.20/ Nuova Comunicazione Variazione Ragione Sociale (VarDatori) La funzionalità consente di inviare le comunicazioni di variazione di Ragione Sociale. Dopo aver selezionato la funzionalità di inserimento di una nuova comunicazione, è necessario selezionare il Datore di Lavoro di cui deve essere comunicata la variazione premendo il pulsante Seleziona il Datore di lavoro (vedi esempio di Figura 23) FIGURA 23 Dalla maschera visualizzata, presente nell esempio di Figura 24, impostati i criteri di selezione si preme il bottone Cerca ed in questo modo sono visualizzate le UL che soddisfano i criteri impostati. In questo modo appare la lista delle UL a disposizione, quindi cliccare sul testo Denominazione Sociale corrispondente all Unità locale oggetto della comunicazione di variazione. FIGURA 24

22 SIL -IRIDE pag.21/ 35 Rientrati nella pagina di compilazione della comunicazione l utente deve compilare il campo Nuova Denominazione (vedi esempio di Figura 25) ed eventualmente completare i campi Settore e Indirizzo sede legale qualora la base dati non contenga ancora tali dati o non siano aggiornati. FIGURA 25 Una volta inseriti tutti i dati richiesti l utente può: Salvare una bozza della comunicazione (*) Inviare la comunicazione (*) La comunicazione salvata in stato Bozza non viene inviata né a Regione, né al Ministero del Lavoro quindi non assolve l obbligo della comunicazione Nuova Comunicazione Trasferimenti (VarDatori) La funzionalità consente di inviare comunicazioni relative alle seguenti fattispecie: Trasferimento d azienda per fusione Cessione ramo d azienda Cessione di contratto Affitto ramo Incorporazione Usufrutto La comunicazione deve essere fatta dal Datore di Lavoro (o suo Delegato) ricevente, cioè il nuovo datore di lavoro dei lavoratori trasferiti. E necessario essere delegati alla sede legale dell azienda ricevente per potere effettuare la comunicazione La maschera di gestione delle comunicazioni di Trasferimento (vedi esempio di Figura 26) si presenta in modalità Filtro ed è utilizzata per effettuare le ricerche sulle UL gestite dal soggetto in modo da selezionare l occorrenza voluta. Dall elenco deve essere selezionata l UL ricevente. L impostazione dei criteri di ricerca avviene mediante l inserimento di valori negli appositi campi della sezione che la maschera propone e che

23 SIL -IRIDE pag.22/ 35 fungono da chiavi di ricerca. Impostati i criteri di selezione si preme il bottone Cerca ed in questo modo sono visualizzate le UL che soddisfano i criteri impostati. In questo modo appare la lista delle UL a disposizione, quindi selezionare la voce Trasferimento corrispondente all Unità locale oggetto della comunicazione. FIGURA 26 Per la comunicazione vanno compilate le seguenti sezioni (quadri): Quadri Datore di lavoro e Dati Datore di Lavoro/Legale Rappresentante Quadro Trasferimenti Quadro Datore di lavoro precedente Quadro Sedi di lavoro interessata Quadro elenco lavoratori interessati Quadri relativo al nuovo Datore di lavoro: la sezione viene valorizzata dopo aver selezionato l Azienda e la relativa voce Trasferimento dalla lista delle Unità locali presenti in archivio e riferite all utente che sta utilizzando l applicativo (Figura 26). In questa sezione è possibile modificare i dati del Datore ad eccezione del Codice fiscale e della Denominazione. Quadro relativo ai trasferimenti: in questa sezione bisogna indicare obbligatoriamente la tipologia di trasferimento e la data del trasferimento. FIGURA 27 Quadro relativo al Datore di lavoro precedente: in questa sezione è possibile inserire manualmente i dati relativi al Datore di lavoro precedente oppure recuperare i dati selezionando la voce Seleziona il datore precedente (vedi esempio di Figura 28).

24 SIL -IRIDE pag.23/ 35 FIGURA 28 Verrà caricata la schermata di Figura 29 nella quale, dopo avere impostato il criterio di ricerca ed avere cliccato su Cerca il compilatore dovrà scegliere nella colonna Denominazione Sociale la UL nella quale sono presenti i lavoratori oggetto del trasferimento. In questo caso non è necessario essere delegati per l unità di lavoro (UL) da trasferire FIGURA 29 Quadro relativo alla Sede di lavoro interessata: in questa sezione vengono visualizzate le UL che è possibile selezionare per ricevere i lavoratori dall UL di provenienza.

25 SIL -IRIDE pag.24/ 35 FIGURA 30 Cliccando sopra Seleziona Lavoratori UL della UL ricevente scelta, viene caricata la schermata di Figura 31 FIGURA 31 all interno della quale è possibile inserire manualmente un lavoratore alla volta cliccando al termine su Inserisci oppure, cliccando su Seleziona un nuovo Lavoratore il sistema propone la schermata di Figura 32 di esempio, all interno della quale è possibile ricercare i lavoratori per Codice Fiscale, Cognome, Nome e per Data assunzione, quindi selezionarli, inserendo il segno di spunta nella colonna Seleziona quindi clic su Carica Lavoratori oppure inserire la spunta su Seleziona tutti i lavoratori quindi clic su Carica Lavoratori. La stessa operazione può essere eseguita per le varie UL della sede ricevente. Le UL delle sedi riceventi sono visibili nell elenco di esempio di Figura 30 e quindi utilizzabili soltanto se per esse è stata attivata la delega

26 SIL -IRIDE pag.25/ 35 FIGURA 32 Per ogni singolo lavoratore dovranno essere verificati e nel caso modificati i dati presentati a schermo. Tramite le opzioni Salva (salvare le modifiche inserite), Elimina (eliminare il lavoratore dall elenco) e Annulla (uscire senza salvare) sarà rispettivamente modificare le informazioni presenti (vedi esempio di Figura 33) FIGURA 33 Ogni comunicazione effettuata tramite il modello VARDATORI è riferita ad una sede di lavoro e più lavoratori. Nel caso in cui la variazione ha effetto su più sedi, è necessario effettuare più invii. Una volta inseriti tutti i dati richiesti l utente può: Salvare una bozza della comunicazione (*)

27 SIL -IRIDE pag.26/ 35 Inviare la comunicazione All invio della comunicazione il sistema effettua i controlli formali sui dati inseriti dall utente e, in caso di esito positivo, effettua il salvataggio della nuova comunicazione. (*) La comunicazione salvata in stato Bozza non viene inviata né a Regione, né al Ministero del Lavoro quindi non assolve l obbligo della comunicazione.

28 SIL -IRIDE pag.27/ Lista Comunicazioni VarDatori Dalla schermata principale di Figura 3 presente a pag. 7 tramite la funzionalità Lista Comunicazioni VarDatori è possibile richiamare la lista delle comunicazioni inviate dall utente ed effettuare su ciascuna di esse operazioni di Modifica (se in stato bozza), Rettifica e Annullamento (a partire da una comunicazione precedentemente inviata). La maschera (vedi esempio di Figura 34) presenta i campi su cui è possibile filtrare la ricerca delle comunicazioni partendo dalle seguenti tipologie di comunicazione: Per Nuovo Datore Per Datore Precedente Per Variazione Ragione Sociale. FIGURA 34 Tale ricerca (clic su Ricerca) restituisce l elenco delle comunicazioni inviate dal soggetto: accanto ad ogni comunicazione è presente un numero ID Var. identificativo della comunicazione, cliccando il quale si accede, in modalità scheda, alla visualizzazione della schermata riguardante la comunicazione selezionata. Da qui è possibile Rettificare o Annullare la comunicazione precedentemente inviata o Modificare la comunicazione salvata in Bozza.

29 6.3 Unificato Urg SIL -IRIDE pag.28/ Nuova Comunicazione UniUrg Tale funzionalità permette l invio di Comunicazioni di assunzione a seguito di urgenza. Dalla schermata principale di Figura 3 presente a pag. 7 selezionando la voce Nuova Comunicazione UniUrg viene caricata la schermata di Figura 35 che permette inviare una comunicazione in urgenza di assunzione compilando i campi obbligatori Datore di lavoro, Lavoratore, Data di inizio del rapporto e motivo dell urgenza. FIGURA 35 Nel caso il soggetto non abbia compilato uno o più campi obbligatori, l invio non sarà possibile. Il sistema evidenzierà, tramite la funzione Ricevuta le informazioni errate ed i campi incompleti per dare modo al soggetto di apportare le dovute correzioni e procedere con l inoltro della comunicazione. Apportate le dovute correzioni, è possibile rieseguire la stampa della Ricevuta e Inviare la comunicazione Lista Comunicazioni UniUrg Dalla schermata principale di Figura 3 presente a pag. 7 selezionando la voce Lista Comunicazioni UniUrg viene caricata la schermata di Figura 36 che permette, indicando negli appositi campi i criteri scelti e cliccando su Ricerca, l estrazione dell elenco delle Comunicazioni Urgenti relativo.

30 FIGURA 36 SIL -IRIDE pag.29/ 35

31 SIL -IRIDE pag.30/ 35 7 Gestione delle informazioni in formato XML Si tratta dell ambiente predisposto per l invio delle Comunicazioni Obbligatorie in formato XML; esiste la possibilità di inviare le comunicazioni tramite l applicativo online al quale si rimanda all apposito cap.6 denominato Gestione delle informazioni ComOnLine presente a pag Modalità di trasmissione Nel caso in cui il soggetto possieda un proprio sistema informativo per la gestione delle comunicazioni obbligatorie, il sistema consente l invio delle stesse attraverso un file xml (compatibile con le specifiche del Decreto interministeriale del 15 novembre 2007) contenente una sola comunicazione; altresì è possibile effettuare l invio di un file in formato ZIP contenente più file, secondo le necessità del soggetto che effettua la comunicazione, con un limite massimo di dimensioni pari a 5 MByte. Nel caso in cui l invio della comunicazione viene effettuata attraverso un file xml, questo deve contenere nei dati di invio, relativamente alla data di invio e codice comunicazione le seguenti informazioni: Data di invio: corrisponde alla data in cui viene inviato il file xml secondo il formato definito dagli standard tecnici. La data di invio viene attribuita dal sistema informatico all atto della ricezione del file. Codice comunicazione: viene attribuito dal sistema informatico il codice identificativo univoco a livello nazionale e rilasciato contestualmente alla ricevuta di avvenuta comunicazione. Si accede alla maschera delle comunicazioni con file xml selezionando la relativa funzione dal sito regionale quindi clic sopra Comunicazioni con file xml (vedi esempio di Figura 37) FIGURA 37 La maschera consente di inviare un singolo file xml o, in alternava, l invio di un file in formato ZIP contenente più file, secondo le necessità del soggetto. È possibile ricercare le comunicazioni inviate utilizzando le apposite form di ricerca Cerca Invio e Cerca Comunicazioni.

32 SIL -IRIDE pag.31/ 35

33 SIL -IRIDE pag.32/ Comunicazione dell esito della elaborazione tramite XML Al fine di comunicare più efficacemente all operatore l esito della elaborazione dei file inviati al sistema (nella versione del sistema messa in linea il 24 Aprile 2009) è presente una funzionalità di invio automatico di una e- mail che riporta l esito dell invio stesso per ogni file elaborato. Tale viene inviata all indirizzo specificato dall utente al momento dell accreditamento. Si ricorda che l utente può modificare in qualsiasi momento l indirizzo seguendo queste istruzioni : 1. Collegarsi al sito 2. cliccare su login 3. inserire username e password 4. attendere il caricamento della nuova pagina 5. sulla destra nella sezione "servizi" comparirà la funzionalità "Modifica il tuo profilo e cambia la tua password" 6. cliccare su tale funzionalità e procedere all aggiornamento dei dati desiderati. Si ricorda inoltre che tale indirizzo viene utilizzato anche per tutte le comunicazioni da Regione Liguria verso gli operatori del sistema. Ogni mail ricevuta a seguito di invio file XML riporta l esito dell invio e l eventuale errore riscontrato dal sistema. Si riporta di seguito un esempio di

34 SIL -IRIDE pag.33/ 35 Da: AiutoTecnicoCO Inviato: A: nome utente Oggetto: Risultato controllo del file nomefile.zip Risultato del controllo del file: nomefile.zip Data e ora elaborazione: Username utilizzato:.. Azienda: Numero invio:.. Numero comunicazioni presenti nel file: 3 Numero delle comunicazioni correttamente acquisite (Ok): 2 Numero delle comunicazioni con errori (Scartata): 1 Nome XML Tipo Modello Tipo Com. Esito Messaggio Riscontrato errore UNILAV xml UniLav 01 Scartata Dati sede di lavoro precedente non valorizzati UNILAV xml UniLav 01 Ok Invio effettuato correttamente. UNILAV xml UniLav 01 Ok Invio effettuato correttamente. Per stampare le ricevute delle comunicazioni correttamente acquisite cliccare qui Le comunicazioni segnalate con esito "Scartata" non sono state acquisite a sistema pertanto devono essere inviate nuovamente una volta corrette. Cordiali saluti AiutotecnicoCO per Regione Liguria Non rispondere alla presente . Per assistenza contattare gli uffici provinciali elencati nella pagina

35 SIL -IRIDE pag.34/ Download dell applicazione SARE Client e del suo manuale d uso Per la creazione dei files XML è possibile utilizzare l applicazione SARE Client, sviluppata dalla Regione Emilia- Romagna, che può essere scaricata al seguente link ove potrà essere reperita la versione più aggiornata. Sono scaricabili i file.zip contenenti l applicazione per: SARE_MS_vvv.zip : file di installazione del Sare vvv per nuove installazioni con installer Microsoft SARE_vvv.zip: file di installazione del Sare vvv per nuove installazioni con installer NON Microsoft UpgradeSarevvv.zip: file di aggiornamento al Sare vvv per il passaggio da una vecchia versione di Sare alla nuova il file Manuale_SARE_Clientvvv.pdf contenente il manuale d installazione e d uso dell applicazione SARE2. L indicazione vvv nei nomi dei file sopra indicati è relativa alla versione dell applicativo rilasciata

36 SIL -IRIDE pag.35/ 35 8 Assistenza tecnica sulle Comunicazioni obbligatorie on line Per ricevere assistenza tecnico-informatica e per tutte le informazioni riguardanti i rapporti di lavoro, l'accreditamento e le comunicazioni obbligatorie on line è necessario rivolgersi agli uffici provinciali dei servizi per l'impiego sotto elencati: Provincia di Genova Ufficio Sistemi informativi, via Cesarea 14 - Genova tel Orario: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle e tutti i pomeriggi, eccetto il venerdì, dalle alle Provincia di Imperia Centro per l'impiego Imperia, piazza Roma 2 tel Orario: dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle e, nei pomeriggi di lunedì e mercoledì, dalle alle Provincia di Savona Centro per l'impiego Savona, via al Molinero tel Orario: dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle e, nei pomeriggi di martedì e giovedì, dalle alle Provincia della Spezia Centro per l'impiego La Spezia, via XXIV Maggio 22 tel Orario: dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle e, nei pomeriggi di martedì e giovedì, dalle alle 17.00

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