Suap FE Presentazione pratiche on-line

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1 Suap FE Presentazione pratiche on-line Manuale utente Versione 1.1 del 29/03/2011 A cura del Gruppo CoorSA Coordinamento Semplificazione Amministrativa della provincia di Ferrara Pag. 1 di 24

2 Sommario 1 CHE COS È SUAPFE COMPILAZIONE PRATICA E INVIO TELEMATICO LOGIN COMPILAZIONE: INFORMAZIONI GENERALI INFORMAZIONI SUL SERVIZIO SCELTA COMUNE SCELTA OPERAZIONI SCELTA ALLEGATI ONERI (EVENTUALI) MODELLO UNICO CARICAMENTO DEI FILE ALLEGATI RIEPILOGO IMPORTI RIEPILOGO FIRMA INVIO CONFERMA INVIO RICEVUTA LE MIE PRATICHE MESSAGGI DI ERRORE...24 Pag. 2 di 24

3 1 Che cos è SuapFE Il servizio SuapFE permette a imprese, associazioni e professionisti di predisporre e spedire pratiche on line agli Sportelli Unici comunali (SUAP) del territorio ferrarese. Il progetto nasce nell'ambito del più ampio progetto di Sistema a rete regionale e, nel rispetto delle normative sia di livello nazionale che regionale ( LR 4/2010, DPR 160/2010 e l art. 38 L133/2008 denominato Impresa in un giorno ), consente di dare inizio o modificare un'attività imprenditoriale in modalità digitale e con effetto immediato. Per l invio digitale è necessario essere iscritti al sistema Federa e dotati di firma digitale. E inoltre fortemente consigliato dotarsi di un indirizzo di PEC per lo scambio di comunicazioni e ricevute con gli Enti. Tutte le informazioni sui procedimenti disponibili (SCIA e comunicazioni), gli sportelli Suap della provincia di Ferrara e le modalità di iscrizione al sistema FedERa sono reperibili sul sito della Provincia, all indirizzo nella sezione Pratiche SUAP on-line Il servizio SuapFE è disponibile all indirizzo di seguito vengono descritte in dettaglio le modalità di utilizzo. IMPORTANTE: prerequisito per l utilizzo del sistema di firma digitale è che sulla postazione di lavoro sia installata la Java Virtual Machine 1.6 o superiore. ATTENZIONE: perché l invio della pratica si consideri andato a buon fine (art. 6 dell allegato al DPR 160/2010) è necessario che giunga all indirizzo di , indicato nell anagrafica al momento della compilazione, una RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA che, in caso di SCIA, costituisce titolo per iniziare l attività. Senza tale ricevuta, la pratica NON RISULTA CONSEGNATA allo Suap di competenza. Pag. 3 di 24

4 2 Compilazione pratica e invio telematico 2.1 Login Il servizio è disponibile all indirizzo: Per inviare pratiche in modalità digitale è necessario accedere come utente registrato. Pertanto, tutte le volte che si vorrà utilizzare il servizio ed essere riconosciuti sarà necessario effettuare il LOGIN, fornendo i propri nome utente e password. Il tasto di login si trova on alto a destra nella pagina come indicato in figura 1. figura 1 - Login ATTENZIONE Il sistema permette l accesso anche in modalità anonima ovvero senza che l utente effettui il login. Questa modalità - utile per prendere visione delle modulistiche, delle normative di riferimento e degli allegati richiesti - non permette il salvataggio dei dati né l invio telematico della pratica. Una volta cliccato il tasto login, il sistema prima presenta il seguente avviso. poi - cliccando su Esci - ridireziona sulla pagina di autenticazione di FedERa, il servizio di autenticazione regionale dell Emilia-Romagna. Pag. 4 di 24

5 figura 2 federa: scelta gestore dell identità Su FedERa è necessario selezionare l Ente presso cui si è effettuata la registrazione (es. Provincia di Ferrara), denominato Gestore dell Identità (per maggiori dettagli si veda la Guida alla registrazione disponibile sul sito e cliccare su Seleziona. figura 3 FedERa: inserimento credenziali Nel campo identificativo, digitare il nome utente scelto al momento della registrazione. Nel campo password, digitare la password. Nel caso si sia dimenticata, selezionare hai dimenticato la password? e rispondere alla domanda proposta (scelta al momento della registrazione). Pag. 5 di 24

6 Al termine della procedura di login si viene reindirizzati sul sistema SuapFE e si viene riconosciuti, come illustrato in figura: figura 4 Accesso utente autenticato 2.2 Compilazione: informazioni generali Il processo di compilazione guidata si articola in diversi passaggi: - informazioni sul servizio - scelta del Comune a cui è indirizzata la pratica; - scelta del settore di attività; - scelta del tipo di intervento/i da richiedere/attivare - compilazione delle dichiarazioni necessarie - caricamento(upload) dell eventuale documentazione da allegare In qualsiasi momento è possibile capire in quale posizione della procedura di compilazione ci si trova guardando l albero di navigazione a sinistra dello schermo. Pag. 6 di 24

7 Per avanzare nella compilazione si utilizzano i bottoni posti in fondo alla pagina es. Per tornare indietro: ATTENZIONE: non utilizzare MAI i tasti avanti e indietro del browser. In qualsiasi momento inoltre è possibile salvare la pratica compilata fino a quel momento attraverso il bottone Le pratiche salvate sono conservate nel contenitore LE MIE PRATICHE (vedi di seguito). ATTENZIONE: E vivamente consigliato salvare le pratiche man mano che si procede nella compilazione e comunque ogni qualvolta è necessario interrompere, anche per pochi minuti, la compilazione stessa. Il servizio web, infatti, per sua natura è soggetto alla scadenza della sessione dopo vari minuti di inutilizzo. 2.3 Informazioni sul servizio Questo step fornisce informazioni sul servizio e l informativa sul trattamento dei dati personali, come definito dal D.Lgs 196/2003. E necessario leggere il testo scorrendo verso il basso. Al termine fare click sul bottone presa visione privacy. Pag. 7 di 24

8 figura 5 Informazioni sul servizio 2.4 Scelta comune In questa pagina vengono mostrati all utente autenticato i comuni dove può essere localizzato l intervento: ATTENZIONE: E necessario prestare molta attenzione a questa selezione in quanto da qui viene definito il Comune destinatario della pratica che successivamente non è più modificabile.. Pag. 8 di 24

9 1.3 Scelta settore attività E questo un gruppo di passaggi che guidano l utente nella scelta del Settore di attività. 1 passaggio I tre principali ambiti sono quelli relativi agli Interventi sul fabbricato, alla Gestione attività e alle Telecomunicazioni. 2 passaggio 3 passaggio Pag. 9 di 24

10 4 passaggio 2.5 Scelta operazioni In base al settore attività scelto si apre un altra fase di scelta per la definizione delle operazioni, ovvero degli adempimenti che si vogliono selezionare. ATTENZIONE: E estremamente importante in questa fase selezionare tutti gli ambiti di interesse. Infatti, in caso di pratiche composte da più interventi (si pensi all apertura di un attività commerciale con voltura dello scarico e notifica igienico-sanitaria) la scelta va effettuata in questa fase. L utente viene guidato nella definizione delle operazioni con schermate a scelta multipla selezionabili tramite scelta obbligata del SI o del NO (vedi esempio) oppure casella di spunta a selezione multipla (vedi esempio) Pag. 10 di 24

11 In maniera del tutto analoga a quanto visto per la scelta del settore di attività, i vari passaggi guidano l utente alla definizione delle operazioni e alla possibilità di passare allo step successivo. Alla fine della fase di Scelta operazioni compare la schermata: 2.6 Scelta allegati Una volta definite le operazioni richieste, il servizio può continuare a porre domande/condizioni per verificare la necessità di completare il set di allegati da presentare contestualmente all invio della pratica. ATTENZIONE: E importante leggere bene tutte le opzioni proposte perché ciascuna riguarda situazioni diverse e specifiche, che dipendono dalle caratteristiche del richiedente (es: professionista o altro soggetto munito di procura, società, cittadino extra comunitario, ecc.) o della pratica da istruire (es: l attività comprende il commercio alimentare e il legale rappresentante non è il preposto ). Nella maggior parte dei casi è quindi necessario selezionare più di una casella, come nell esempio. NB. E importante porre particolare attenzione in questa fase di compilazione ai fini della completezza della SCIA presentata. Pag. 11 di 24

12 Se non si rientra in nessuna delle opzioni descritte è comunque possibile proseguire. 2.7 Oneri (eventuali) Solo nel caso in cui la pratica preveda oneri, apparirà la schermata relativa alla selezione e/o calcolo degli oneri. L onere può essere fisso e quindi presentato in una tabella di riepilogo, oppure dipendere da dati aggiuntivi che devono essere imputati dall utente, come nell esempio (tariffario CADF). In questo caso il calcolo degli oneri dipende dalle scelte effettuate dall utente, selezionando le opportune caselle e imputando gli eventuali altri dati richiesti. NB. In questa fase non è ancora possibile il pagamento degli oneri on line. Pertanto l eventuale ricevuta di pagamento degli oneri deve essere caricata tra gli allegati liberi (cfr. di seguito) Pag. 12 di 24

13 2.8 Modello unico La pagina di modello unico riepiloga la pratica nella sua totalità e permette all utente di compilarla. Di seguito sono mostrate e dettagliate le sezioni di cui è composta. Individuazione sportelli e download modello in bianco Effettuando un click su Scarica modulo in bianco viene generato un pdf non compilato della pratica. Pag. 13 di 24

14 Oggetto : Interventi Selezionati Riepilogo degli interventi selezionati. Verificare attentamente gli interventi riportati e nel caso tornare indietro per rieseguire la selezione degli interventi. Codice domanda E l identificativo univoco della pratica. Anagrafica Questa sezione permette di inserire i dati anagrafici di tutti i soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, che figurano come richiedenti o titolari della pratica. Inizialmente viene visualizzata una sola sezione anagrafica, precompilata con i dati dell utente autenticato. Premendo il pulsante COMPILA si passa alla compilazione della sezione. In questa fase, rispetto ai dati già inseriti è sufficiente specificare se il soggetto autenticato e riconosciuto dal sistema agisce: - in qualità di Rappresentante di società/ditta individuale - per conto Proprio - in qualità di professionista/altro soggetto munito di procura IMPORTANTE: La compilazione dell anagrafica è strutturata a livelli: ogni volta che l utente ha concluso la compilazione di una sezione deve premere Salva e avanza nella compilazione dell anagrafica per passare al livello successivo. Al termine della compilazione, premendo il pulsante TORNA AL MODELLO UNICO l utente viene rediretto alla pagina del modello unico: Pag. 14 di 24

15 ESEMPIO PRATICO: Compilazione dell anagrafica da parte di un procuratore 1) 2) es 1. operatore associazione di categoria proseguire poi con l inserimento dei dati del cliente, persona fisica o giuridica. Pag. 15 di 24

16 es 2. Professionista proseguire poi con l inserimento dei dati del cliente, persona fisica o giuridica. La sezione compilata correttamente è identificata con un semaforo verde e con la scritta ANAGRAFICA di colore verde. E possibile inserire altri richiedenti: per farlo è sufficiente - dalla sezione altri dichiaranti premere il pulsante QUI. Tutte le sezioni anagrafiche inserite successivamente alla prima possono essere cancellate premendo il pulsante X nella parte alta a destra. Qualora uno o più richiedenti agiscano in qualità di professionista o di altro soggetto munito di procura ( Procuratori speciali ), il sistema nella pagina di caricamento degli allegati richiede automaticamente la procura speciale, dando anche la possibilità all utente di scaricare il modello precompilato. Pag. 16 di 24

17 Oggetto della pratica Campo utile per definire il contenuto principale della pratica. L oggetto viene utilizzato come descrizione della pratica nella sezione Le mie pratiche Anche in questo caso se correttamente compilato, semaforo e titolo diventano verdi. Altre sezioni compilabili Proseguendo vengono mostrate tutte le altre dichiarazioni che richiedono inserimento di dati da parte dell utente. Il numero delle dichiarazioni dipende dai procedimenti individuati durante le scelte precedenti, con il vantaggio che, se una dichiarazione è prevista da più di un procedimento, ne viene richiesta la compilazione una sola volta. Ciascuna dichiarazione si presenta in modo analogo all anagrafica con un pulsante COMPILA di fianco al titolo e un semaforo che indica se è stata compilata in tutte le parti obbligatorie. Di seguito viene mostrato un esempio di dichiarazione : Pag. 17 di 24

18 cliccando su COMPILA si accede alla maschera da compilare: cliccando su: la dichiarazione è diventata verde ed è pertanto compilata in tutte le parti obbligatorie. IMPORTANTE Tale operazione di compilazione va effettuata per tutte le dichiarazioni fino a che tutti i semafori sono diventati verdi. Solo a quel punto il sistema consente di passare alla successiva fase di caricamento degli allegati.. ATTENZIONE Nel modello unico sono comprese anche alcune dichiarazioni predefinite che vengono rese in automatico senza compilare nulla. E bene leggere con attenzione anche queste dichiarazioni perché vengono implicitamente sottoscritte dall utente autenticato firmando digitalmente la pratica. es. Allegati In questa sezione vengono visualizzati gli allegati individuati. Pag. 18 di 24

19 Di ciascun allegato viene mostrato il procedimento che lo rende necessario e il numero di copie da presentare. Se è disponibile un modello compilabile di un determinato allegato, è qui possibile scaricarlo. 2.9 Caricamento dei file allegati Questo passaggio presenta il riepilogo degli allegati che l utente deve presentare (gli stessi visualizzati nella sezione Allegati della fase precedente) corredati di alcuni dati aggiuntivi e delle funzionalità per effettuarne il caricamento. I dati aggiuntivi sono i seguenti: Allegato obbligatorio: indica se il caricamento del file è necessario per il proseguimento della compilazione Tipologia file: indica i tipi di file permessi per quell allegato (doc, rtf, pdf, etc..); la mancata indicazione di almeno un tipo di file indica che possono esserne caricati di qualunque tipo. Numero massimo pagine: indica il numero massimo di pagine che compongono il file. Si applica ovviamente solo a file di tipo rtf, doc o pdf. Anche in questo caso l assenza di indicazioni equivale a nessun vincolo. Dimensione massima (KB): indica la dimensione massimo in KB del file. Anche in questo caso l assenza di indicazioni equivale a nessun vincolo. ATTENZIONE: un allegato definito come non obbligatorio, potrebbe essere essenziale per la vostra pratica!!! E sempre bene verificare con lo sportello unico competente quali sono gli allegati richiesti perché la pratica che state preparando sia completa. per caricare un allegato, premere il tasto Carica Allegato Pag. 19 di 24

20 selezionare il file attraverso il tasto sfoglia e premere Carica Allegato con il tasto: è possibile cancellare un allegato caricato. l icona: permette di scaricare dei modelli per specifici allegati (non sempre disponibili). IMPORTANTE: Per gli utenti che agiscono come Procuratori è sempre obbligatorio allegare la PROCURA SPECIALE. Tale documento viene proposto dal sistema in questa fase interamente precompilato con i dati di identificativo pratica e le anagrafiche del cliente e del procuratore. Successivamente deve essere stampato, fatto firmare al cliente in modalità tradizionale, scannerizzato e firmato digitalmente dal procuratore per accettazione dell incarico. Gli altri allegati che richiedano una firma possono: essere prodotti direttamente come.p7m (file firmati digitalmente) da un tecnico o da chi. firma il documento essere firmati in cartaceo, scannerizzati e allegati come pdf. In tal caso l allegato va corredato con la scansione del documento d identità del dichiarante. ATTENZIONE: La pagina degli allegati è l ultima nella quale si può salvare la pratica sul sistema. E bene quindi salvarla sempre attraverso il tasto Pag. 20 di 24

21 2.10 Riepilogo importi Questo step può non essere presente. Nel caso siano stati individuati oneri, viene qui presentato il totale da pagare. Premendo il pulsante Pagamento (non attivo al momento) il servizio permetterà di pagare e successivamente di verificare l esito del pagamento Riepilogo Al termine della compilazione e del caricamento degli allegati, il sistema presenta una schermata di riepilogo della pratica predisposta che riporta il Comune di destinazione, il codice identificativo della pratica, l oggetto, l elenco dei procedimenti attivati, il dichiarante (accanto al nome del soggetto rappresentato in caso si operi per procura) e i file allegati. Per avanzare alla successiva fase di firma è necessario spuntare Dichiaro di aver preso visione della pratica in formato PDF. Per prendere visione e salvare la pratica in formato PDF, selezionare il tasto in basso: ATTENZIONE: è molto importante salvare la pratica in formato.pdf in questa fase. Infatti se per qualche motivo dovessero presentarsi problemi in fase di firma, sarà sempre possibile firmare digitalmente la pratica in PDF (utilizzando Dike o un altra applicazione analoga) e inviarla per PEC al Comune, unitamente agli allegati. A questo punto, cliccando su è possibile procedere alla firma digitale della pratica. Pag. 21 di 24

22 2.12 Firma Ciccando su firma compare una finestrina che indica lo stato di avanzamento della funzionalità di firma (a volte questa operazione impiega un po di tempo): successivamente si apre una finestra contenente il documento da firmare: IMPORTANTE: per firmare fare click sulla barra di Firma in alto, segnalata in rosso in figura. successivamente è possibile digitare il PIN: Pag. 22 di 24

23 e salvare il file firmato: Al termine dell operazione, il sistema passa automaticamente alla fase di invio (paragrafo successivo). ATTENZIONE: Durante l operazione di firma è possibile che appaia questo messaggio: che dipende dal fatto che al momento della firma non sono disponibili in linea le liste di revoca del certificatore. Se il certificato di firma non è scaduto né revocato, procedere ugualmente selezionando Sì. Ignorare anche i seguenti messaggi di errore per mancata verifica delle firme che dovessero essere proposti dal sistema Invio Fino a questo momento la pratica è stata firmata ma non spedita. Spingendo il tasto Invia la pratica viene spedita alla PEC del Comune selezionato durante il percorso. Pag. 23 di 24

24 2.14 Conferma invio Questa pagina conferma l invio della pratica e presenta all utente l identificativo univoco di riferimento, oltre al link per ricominciare l iter di compilazione di una nuova pratica: 2.15 Ricevuta All invio della pratica firmata digitalmente il sistema invia due mail all utente: ricevuta pratica people n. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx da people2@provincia.ferrara.it che conferma che la pratica è stata presa in carico dal sistema. POSTA CERTIFICATA: Fwd: CONSEGNA: SUAP: xxxxx - xxxxxxxxxxxxxxx Per conto di: provfetest3@pec.it" posta-certificata@pec.aruba.it che conferma che la pratica è arrivata alla PEC dell ente di destinazione Questa seconda mail vale a tutti gli effetti come ricevuta di avvenuta consegna della pratica e costituisce titolo per iniziare l attività in caso di SCIA, in conformità a quanto previsto dal DPR 160/ Le mie pratiche Attraverso il tasto Le mie pratiche nella barra blu in alto a destra (visibile solo dagli utenti autenticati) è possibile accedere alle pratiche salvate per riprenderne la lavorazione o a quelle inviate, per verificarne lo stato di avanzamento. Per il reperimento delle pratiche è disponibile una maschera nella quale inserire eventuali parametri per restringere e/o mirare la ricerca. Le singole pratiche possono essere richiamate per completare la lavorazione (ciccando sul codice fiscale), cancellate (ciccando sul cestino), o se ne può visualizzare il dettaglio (ciccando sulla lente di ingrandimento) Messaggi di errore Il servizio SuapFE è un servizio web che, come tutti i servizi web basati su un sistema di autenticazione, per sicurezza, dopo svariati minuti di inutilizzo, produce la scadenza della sessione (timeout) e pertanto è necessario procedere nuovamente al login. NB. Nel caso in cui non si sia salvata la pratica, è necessario rieseguire l intera compilazione. Il messaggio di errore ha per intestazione People Sirac e avverte che la sessione è scaduta. Pag. 24 di 24