MERCATO ELETTRONICO. GUIDA ALL AGGIUDICAZIONE DELLE RICHIESTE DI OFFERTA (RdO) ALL OFFERTA ECONOMICAMENTE PIÙ VANTAGGIOSA

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1 MERCATO ELETTRONICO GUIDA ALL AGGIUDICAZIONE DELLE RICHIESTE DI OFFERTA (RdO) ALL OFFERTA ECONOMICAMENTE PIÙ VANTAGGIOSA

2 INDICE 1. ACCESSO ALLA PAGINA DEDICATA IL PERCORSO DI AGGIUDICAZIONE SELEZIONARE LA RDO DA AGGIUDICARE SBLOCCARE LA BUSTA A INVALIDARE UN OFFERTA DEFINIRE I CRITERI DI VALUTAZIONE DEFINIZIONE SENZA DETTAGLIO CRITERI DEFINIZIONE CON DETTAGLIO CRITERI SBLOCCARE LA BUSTA B E ATTRIBUIRE I PUNTEGGI VALUTAZIONE SENZA DETTAGLIO CRITERI VALUTAZIONE CON DETTAGLIO CRITERI VISUALIZZAZIONE DEI PUNTEGGI SBLOCCARE L OFFERTA ECONOMICA VISUALIZZARE LA GRADUATORIA AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA CONDIZIONATA AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA SOTTOSCRIVERE IL CONTRATTO Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 1 di 34

3 1. ACCESSO ALLA PAGINA DEDICATA Per l aggiudicazione di una Richiesta di Offerta (RdO) è necessario innanzitutto accedere all area riservata del portale cliccando - all interno del relativo box presente in homepage - sul link Accedi. Nota: È possibile avviare il percorso di aggiudicazione di una RdO anche dalla pagina informativa del Mercato Elettronico (raggiungibile in homepage dal menu di sinistra), alla voce Acquista con il Mercato Elettronico. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 2 di 34

4 Inserite le proprie credenziali nella schermata di login, si accede all area riservata della piattaforma di intermediazione digitale, in cui è necessario selezionare il tab Negoziazioni. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 3 di 34

5 2. IL PERCORSO DI AGGIUDICAZIONE 2.1 SELEZIONARE LA RDO DA AGGIUDICARE Nella pagina viene presentato l elenco delle negoziazioni attualmente in corso. Per avviare il processo di aggiudicazione della RdO occorre quindi selezionare il tab RdO nella parte in alto a sinistra. Viene quindi presentato il riepilogo delle RdO bandite dal Punto Ordinante e attualmente in corso. Per l aggiudicazione, selezionare il link Gestisci RdO. Nella pagina che segue, viene dunque presentato l elenco delle RdO chiuse, per le quali sono scaduti i termini per la presentazione delle offerte. In particolare: Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 4 di 34

6 le RdO per le quali è possibile iniziare il percorso di aggiudicazione sono quelle che presentano lo stato Bloccata ; le RdO con stato Completata sono quelle per le quali è stato completato l iter di aggiudicazione (compresa la stipula del contratto); le RdO con stato Sbloccata/Non aggiudicato sono quelle per le quali si è proceduto all apertura delle buste economiche ma che non sono state ancora aggiudicate; le RdO con stato Chiusa/Aggiudicata sono quelle per le quali si è proceduto all aggiudicazione ma non è stato ancora stipulato il contratto. In questa pagina è possibile anche vedere il numero delle offerte collocate per ogni singola RdO: Nella colonna Offerte sono conteggiate tutte le offerte collocate dai fornitori, quindi anche quelle non aggiudicabili perché non firmate o sostituite; Le Offerte valide invece sono il sottoinsieme di offerte potenzialmente aggiudicabili. A questo punto, si può procedere selezionando tra le procedure con stato Bloccata il link che fa riferimento al numero della RdO che si intende aggiudicare. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 5 di 34

7 Verrà visualizzata una pagina che riporta, nella prima parte, il riepilogo della RdO. Nella parte inferiore della pagina, sono invece disponibili i tasti che permettono la gestione della RdO: Apri Busta A, Visualizza cronologia offerta e Annulla RdO. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 6 di 34

8 2.2 SBLOCCARE LA BUSTA A Il tasto Apri busta A sblocca l accesso alla documentazione amministrativa allegata dai fornitori (in base alle richieste indicate nella documentazione di gara). Dopo avervi cliccato e aver sbloccato la documentazione amministrativa, per visualizzare gli allegati presentati dalle singole imprese, è necessario premere il tasto Visualizza cronologia offerta, dal quale si accede alla pagina di riepilogo delle ditte che hanno sottoposto un offerta valida (ovvero firmata digitalmente e presentata correttamente entro i termini). Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 7 di 34

9 Per visualizzare i documenti, è sufficiente quindi selezionare l offerta dell azienda di interesse e cliccare il relativo pulsante Visualizza allegati. Si accede dunque alla schermata di dettaglio dell offerta sottomessa dall azienda selezionata, che presenta i dati della RdO e il link Visualizza allegati offerta, tramite il quale è possibile scaricare la documentazione etichettata dal fornitore Busta A per procedere all esame. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 8 di 34

10 2.2.1 INVALIDARE UN OFFERTA Se al termine dell esame della documentazione di carattere amministrativo presentata dall azienda selezionata si ravvisassero motivi di esclusione, è possibile invalidare l offerta. Per fare ciò, è necessario cliccare prima sul link Torna a cronologia offerta e poi - dalla pagina di riepilogo delle ditte partecipanti - selezionare l azienda a cui appartiene la documentazione in oggetto e premere il tasto Invalida offerta. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 9 di 34

11 Tale pulsante permetterà di procedere con l invalidazione, giustificando il motivo dell esclusione. Occorre quindi cliccare su Chiudi. N.B.: Non è possibile recuperare in nessun modo un offerta invalidata. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 10 di 34

12 2.3 DEFINIRE I CRITERI DI VALUTAZIONE Il passo successivo consiste nella comunicazione alla piattaforma dei criteri per la valutazione delle offerte: peso tecnico, peso economico, formula da applicare ed eventuale coefficiente per il calcolo del punteggio economico, valore della base d asta e percorso da seguire ( Con dettaglio criteri o Senza dettaglio criteri ). Per fare ciò, dalla pagina di gestione della RdO, selezionare il pulsante Inserisci criteri. L Amministrazione può a questo punto decidere di seguire uno dei seguenti percorsi : inserire per ogni offerta solo il valore del punteggio tecnico attribuito dalla commissione giudicatrice, selezionando la voce Senza dettaglio criteri ; inserire la griglia di valutazione, così come definita nel capitolato con i punteggi massimi attribuibili per ogni singolo criterio, selezionando l opzione Con dettaglio criteri. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 11 di 34

13 2.3.1 DEFINIZIONE SENZA DETTAGLIO CRITERI Nel caso di scelta del percorso Senza dettaglio criteri, dopo aver selezionato la relativa casella, sarà sufficiente inserire il peso attribuito alla parte tecnica e quello assegnato alla parte economica, la formula da applicare e il prezzo posto come base d asta. Il sistema mette a disposizione le seguenti formule di aggiudicazione: 1. Ribasso massimo Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: Ai PE PEmax A i Dove: max PEmax = Punteggio economico massimo attribuibile Ai = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente iesimo. Amax = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute. 2. Valore soglia dei ribassi Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: PE ( pera A i PE ( pera A i i i soglia soglia Ai ) PEmax X A ) PEmax soglia X 1,00 X ) A A / A A i soglia max soglia Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 12 di 34

14 Dove: PEmax =Punteggio economico massimo attribuibile X = 0,80 oppure 0,85 oppure 0,90 Ai = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente iesimo. Amax = ribasso (base d asta meno valore complessivo offerto) del concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute. Asoglia = media aritmetica dei ribassi dei concorrenti. 3. Valore assoluto Il Punteggio Economico PEi è determinato come di seguito indicato: V PEi PEmax V Dove: min i PEmax = Punteggio economico massimo attribuibile Vmin = il valore complessivo offerto dal concorrente che ha formulato la migliore offerta (valore complessivo minore) tra quelle ricevute Vi = il valore complessivo offerto dal concorrente iesimo La formula scelta dovrà essere quella indicata precedentemente nella documentazione di gara inserita in fase di indizione della RdO. Mediante il tasto Salva è possibile in ogni momento salvare i dati immessi per poi riprendere il lavoro successivamente. Il tasto Convalida, invece, salva definitivamente i dati per poi passare al passo di aggiudicazione successivo. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 13 di 34

15 2.3.2 DEFINIZIONE CON DETTAGLIO CRITERI Nel caso di scelta del percorso Con dettaglio criteri, l ulteriore passaggio consiste nella descrizione dei criteri e dei relativi punteggi, da effettuare negli appositi campi della griglia di valutazione visualizzata nella parte inferiore della pagina. Per ciascun criterio, è necessario inserire la definizione e il punteggio massimo attribuibile, utilizzando di volta in volta il link Aggiungi per integrare la griglia di valutazione. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 14 di 34

16 Fino alla convalida, nel caso si ravvisassero errori, è comunque possibile eliminare i criteri mediante il link Elimina. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 15 di 34

17 La piattaforma esegue in automatico il controllo sulla somma dei punteggi massimi attribuibili per i criteri. Se si prova a salvare, ad esempio, prima di aver completato la definizione della griglia, il sistema restituisce un codice di errore, ricordando che tale somma è inferiore al peso definito per il punteggio tecnico. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 16 di 34

18 Solo quando questo controllo è superato con successo, viene prodotto un messaggio di conferma. I dati sono convalidati e quindi non ulteriormente modificabili. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 17 di 34

19 Dopo l operazione di inserimento, dalla pagina di gestione della RdO è comunque possibile rivedere la griglia di valutazione, senza poterla modificare, mediante il tasto Visualizza criteri. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 18 di 34

20 2.4 SBLOCCARE LA BUSTA B E ATTRIBUIRE I PUNTEGGI Per procedere all esame della documentazione tecnica allegata dai fornitori alle offerte utilizzare il nuovo pulsante proposto dal sistema Apri Busta B. Ripetendo i medesimi passaggi eseguiti per la visualizzazione della busta amministrativa (Busta A), si arriva alla pagina di dettaglio dell offerta selezionata, dalla quale è possibile visualizzare e scaricare anche in questo caso tutti gli allegati inseriti dal fornitore. Dopo l esame della documentazione tecnica, è necessario inserire i punteggi relativi ai diversi criteri per ogni singola offerta mediante il tasto Inserisci punteggi. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 19 di 34

21 2.4.1 VALUTAZIONE SENZA DETTAGLIO CRITERI Nel caso sia stato scelto il percorso Senza dettaglio criteri, la schermata che si presenta è la seguente. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 20 di 34

22 Per ciascuna offerta, si procede quindi a inserire il punteggio tecnico attribuito dalla commissione valutatrice, selezionando la riga corrispondente e inserendo il valore nell apposito campo. Qualora venga inserito un punteggio superiore al peso del punteggio tecnico, viene visualizzato un messaggio di errore. Dopo ogni inserimento, utilizzare il tasto Salva punteggio singola offerta, che effettua un salvataggio in bozza da poter riprendere eventualmente in un altra sessione. I valori sono comunque modificabili fino alla convalida. Dopo il salvataggio dell ultimo valore viene automaticamente abilitato il pulsante Conferma. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 21 di 34

23 2.4.2 VALUTAZIONE CON DETTAGLIO CRITERI Nel caso sia stato scelto il percorso Con dettaglio criteri, la schermata che si presenta è simile a quella del percorso Senza dettaglio criteri. Tuttavia, in questo caso, alla selezione dell offerta a cui attribuire i punteggi la piattaforma presenta in automatico i campi relativi ai criteri di valutazione. Per ogni offerta, procedere dunque con l inserimento e cliccare Salva punteggio singola offerta. I valori inseriti sono comunque modificabili fino alla convalida. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 22 di 34

24 Anche in questo caso, la piattaforma verifica che la somma dei punteggi attribuiti non superi il peso del punteggio tecnico e - effettuato correttamente il salvataggio dei punteggi attribuiti a tutte le offerte valide - viene abilitato il pulsante Conferma. Selezionando il tasto Conferma, un avviso di sistema chiederà un ulteriore approvazione, specificando che dal passo successivo non sarà più possibile effettuare correzioni. Rispondendo positivamente al messaggio, infatti, i valori inseriti saranno memorizzati definitivamente dal sistema e non saranno più modificabili. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 23 di 34

25 2.4.3 VISUALIZZAZIONE DEI PUNTEGGI Anche dopo la conferma, è però possibile visualizzare i punteggi, senza poterli modificare, utilizzando il pulsante Visualizza punteggi adesso disponibile alla pagina di gestione della RdO, Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 24 di 34

26 2.5 SBLOCCARE L OFFERTA ECONOMICA Sempre dalla pagina di gestione della RdO, mediante il nuovo tasto disponibile Sblocca si procede allo sblocco delle offerte economiche. La piattaforma, completate le operazioni di sblocco, produce un messaggio di conferma. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 25 di 34

27 2.6 VISUALIZZARE LA GRADUATORIA Mediante il link Torna a RdO a buste chiuse si ritorna alla pagina di riepilogo generale di tutte le RdO gestite dal Punto Ordinante. Da tale pagina è ora possibile passare alla visualizzazione della graduatoria proposta dal sistema per l aggiudicazione definitiva condizionata, selezionando nuovamente la RdO in oggetto e cliccando nella schermata che seguirà il tasto Graduatoria. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 26 di 34

28 Verrà dunque visualizzata la graduatoria della RdO in oggetto. Il sistema verifica automaticamente l eventuale presenza di offerte con importi superiori alla base d asta, provvedendo a segnalarle in un apposita sezione della pagina ed escludendole dalla possibilità di aggiudicazione. La piattaforma provvede inoltre al controllo delle eventuali anomalie presenti, segnalandole in tal caso insieme alle altre informazioni utili a effettuare l aggiudicazione definitiva condizionata. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 27 di 34

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30 2.7 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA CONDIZIONATA Per procedere all aggiudicazione, è quindi possibile selezionare un offerta (solitamente quella in prima posizione) dalla graduatoria proposta, allegare il file del documento di aggiudicazione prodotto fuori piattaforma (es. Verbale) mediante il tasto Sfoglia e cliccare sul link Aggiudicazione definitiva condizionata. Il sistema provvede a inviare una notifica di avvenuta aggiudicazione definitiva condizionata a tutte le aziende presenti in graduatoria, utilizzando gli indirizzi da esse indicati in fase di abilitazione e allegando il documento di aggiudicazione selezionato. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 29 di 34

31 Al termine dell operazione viene visualizzato un messaggio di conferma. L operazione di aggiudicazione definitiva condizionata può essere ripetuta qualora se ne ravvisasse la necessità. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 30 di 34

32 2.8 AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA Per procedere all aggiudicazione definitiva si utilizza il link ora disponibile Aggiudicazione definitiva. La piattaforma verifica in automatico che l aggiudicazione definitiva avvenga alla stessa offerta per la quale si è proceduto all aggiudicazione definitiva condizionata. Superato con successo questo controllo, il sistema provvede a generare il contratto in formato pdf (rendendolo disponibile nella Cartella documenti ), invia un di conferma al fornitore aggiudicatario e conferma il termine delle operazioni mediante un apposita schermata. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 31 di 34

33 3. SOTTOSCRIVERE IL CONTRATTO A questo punto, per aggiudicare la RdO occorre sottoscrivere il contratto, accedendo alla cartella documenti, posta in alto a destra. È possibile individuare il contratto in oggetto utilizzando i filtri per la ricerca ( Stato documento : da inviare e Tipo documento : contratto), integrati eventualmente con l indicazione della Data di creazione 1. 1 Si sottolinea che, in funzione del carico del sistema, la creazione del documento può non avvenire immediatamente, per cui qualora l esito della ricerca sia nullo e si sia verificata la correttezza dei parametri di ricerca utilizzati, si consiglia di ripetere l operazione. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 32 di 34

34 Utilizzando il tasto verde è possibile scaricare il verbale sulla propria postazione di lavoro. Si procede quindi al salvataggio, alla firma digitale - utilizzando il kit a disposizione - e poi, selezionando il tab Invio documento, al caricamento sulla piattaforma. È quindi possibile indicare il numero di protocollo interno assegnato e il tipo di documento ( Contratto ), selezionando poi il file mediante il tasto Sfoglia. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 33 di 34

35 Alla pressione del tasto Invia la piattaforma procede automaticamente a caricare il file del contratto, a verificarne la corrispondenza con l originale, a effettuare il controllo di validità della firma digitale apposta e, in caso di esito positivo di tutti i controlli, a dare conferma. Solo a questo punto il processo di aggiudicazione della RdO è correttamente concluso. La piattaforma provvede a inviare una notifica sia al fornitore aggiudicatario che al Punto Ordinante e il contratto risulta disponibile nella cartella documenti di entrambi. Guida all aggiudicazione delle Richieste di Offerta (RdO) economicamente più vantaggiose Pagina 34 di 34