Protocollo Informatico open data

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1 Protocollo Informatico open data Le informazioni al centro della organizzazione SCHEDA PRODOTTO COD LIONH003

2 LIONHEART LionHeart è una piattaforma applicativa, scalabile architetturalmente, realizzata per la gestione specifica del Protocollo Informatico in conformità alla normativa di riferimento, in particolar modo al Quaderno 21 del CNIPA (ora Agenzia per l Italia Digitale) e recependo i recenti criteri espressi dall articolo 68 del Codice dell Amministrazione Digitale. Esso si basa su un architettura modulare ed estensibile. E' progettato per essere interfacciabile con sistemi di gestione documentale e workflow più ampi, attraverso la pubblicazione di appositi Web-Service per l interoperabilità con sistemi applicativi specifici, propri dell'organizzazione, sia che questi ultimi soddisfino esigenze generali o settoriali dell'ente fino ad interfacciarsi con soluzioni applicative assolutamente esterne ad esso. Interoperabilità attraverso cui è possibile gestire altre tematiche riconducibili alla gestione documentale quali la de_materializzazione dei documenti in tutte le sue fasi, dalla digitalizzazione fino alla Conservazione Sostituiva (o Conservazione Digitale). LionHeart permette di svolgere le operazioni di protocollazione di documenti in formati diversi, sia in ingresso sia in uscita, dove la maggiore criticità è rappresentata dai documenti cartacei acquisiti da scanner fino ai messaggi di posta elettronica con gestione degli allegati. Infatti, tutti i tipi di documento, anche quelli in formato elettronico come le , sia in entrata che in uscita, possono essere acquisiti in automatico dal sistema e proposti per la protocollazione. ARCHITETTURA SISTEMISTICA La piattaforma prevede tre panorami di implementazione a seconda delle esigenze del cliente. Le tre architetture sistemistiche hanno alla base le identiche funzionalità applicative e sfruttano al massimo le caratteristiche del sistema sul quale andranno a collocarsi. Distinguiamo in tre nomi di prodotto le diverse specifiche architetture identificate: LIONHEART MILLENNIUM che vede tutti gli utenti collocati all'interno della medesima rete locale o geografica; LIONHEART WEB dove tutti gli utenti accedono attraverso una interfaccia WEB al repository del sistema alimentato a sua volta da una o più stazioni di protocollatura controllate a livello di sicurezza anche fisico. LIONHEART CLOUD dove tutti gli utenti accedono attraverso una interfaccia WEB al repository del sistema attraverso tutte le accessibilità garantite anche da APP dedicate, consegnando i livelli di sicurezza alle caratteristiche proprie del cloud. 2

3 Principali funzionalità Le funzionalità generali implementate in LionHeart Cloud sono: Protocollazione documenti cartacei e digitali in entrata, uscita e interni; Segnatura di protocollo su documenti cartacei e digitali; Inoltro documenti protocollati per competenza, per conoscenza; Gestione fascicolazione dei documenti; Gestione acquisizione automatica documenti protocollati da cartella; Gestione del collegamento tra protocolli e fascicoli; Gestione protocollazione di Emergenza; Gestione Annullamento di protocollo; Gestione di AOO multiple all interno della stessa Amministrazione; Stampa registro di protocollo; Firma digitale e marca temporale dei documenti; Ricerca documenti protocollati e fascicoli(numero, data, mittente, destinatario, fascicolo, ); Gestione rubrica centralizzata; Gestione dei permessi di accesso per la visibilità delle informazioni (standard/riservata); Gestione degli allegati; APP Accesso mobile. Vista la particolare differenza architetturale del prodotto LionHeart Cloud rispetto agli altri, tutte le funzioni sopra indicate, comprese quelle di cattura dei metadati esterni e la loro protocollatura, sottoposte al controllo del Responsabile del Servizio di Protocollo o da un suo Delegato sono collocate sul cloud dell'ente, interfacciandovi tutte le periferiche specializzate (scanner, printer specializzate, etichettatrici, etc.. ) secondo una organizzazione granulare definita dall'ente stesso. Infatti,, secondo le credenziali di accesso ed il profilo conseguentemente autorizzato dagli organi preposti, a tutti gli utenti dell'ente sono consentite tutte le funzioni di ricerca, interrogazione e stampa utilizzando gli strumenti a disposizione, ovvero i Personal Computer o i dispositivi mobili, siano essi smartphone o tablet con qualsivoglia ambiente Android o IOS. Protocollazione documenti cartacei e digitali in entrata, uscita e interni Il sistema prevede la possibilità di protocollare documenti cartacei e digitali in ingresso o in uscita. Le informazioni minime che il sistema richiede e/o memorizza all atto della registrazione di un documento, sono: Numero di protocollo inteso come progressivo unico di registrazione nell anno solare generato automaticamente dal sistema; Data di protocollazione intesa come data di registrazione del protocollo assegnata automaticamente dal sistema; Mittente/i per i documenti ricevuti, destinatario/i per i documenti spediti. Oggetto del documento Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili 3

4 Classificazione Il documento viene classificato secondo il titolario di classificazione adottato dall ente, dando la possibilità di archivare un documento sotto piu` voci del titolario. Un sistema di autorizzazioni, gestito dal RSP Responsabile Servizio di Protocollo, regola l'accesso ai documenti archiviati consentendo o meno agli utenti di ricercare e assumerne visibilità alle sole specifiche aree del titolario a cui sono autorizzati ( vedi visibilità dei documenti). Segnatura di protocollo su documenti cartacei e digitali Segnatura documenti cartacei ed etichettatura Il sistema, in seguito all operazione di protocollazione, prevede la possibilità di segnatura del documento in modo da identificare in maniera univoca il documento. Per questo il sistema produce un etichetta identificativa del protocollo che, dopo la stampa verrà apposta sulla prima pagina del documento da acquisire via scanner (la tecnologia disponibile dello scanner in dotazione andrà ad influenzare significativamente la velocità e gli automatismi funzionali propri del sistema). L etichetta può contenere anche un codice QR Code il quale, letto otticamente dall applicazione di importazione, permetterà l aggancio automatico del documento alla registrazione di protocollo.e inoltre possibile catturare il QR Code utilizzando uno smartphone o tablet, per accedere da remoto alla pratica gestita dal sistema di gestione documentale. La capacità di dati registrabili nel QR Code consente di implementare ulteriori funzionalità. Segnatura documenti digitali ed etichettatura La protocollazione può riguardare anche documenti già in formato digitale, ai quali è possibile applicare la segnatura, cioè, come avviene per i documenti cartacei, generare un etichetta digitale che viene inserita in testa nella prima pagina del documento protocollato. Inoltro documenti protocollati per competenza, per conoscenza Successivamente alla protocollazione si rende necessario, nella quasi totalità dei casi, inoltrare i documenti registrati in protocollo agli utenti per la conseguente gestione. Con la funzionalità di inoltro viene reso possibile inoltrare i documenti protocollati per competenza e/o per conoscenza. Gli utenti ai quali inoltrare il documento avviene scegliendo dall organigramma dell Ente opportunamente predisposto. 4

5 Fascicolazione dei documenti e loro collegamento Il sistema permette la definizione di fascicoli ai quali collegare i singoli documenti; ogni singolo documento può far parte di più fascicoli. Acquisizione automatica documenti protocollati da cartella Successivamente alla fase di segnatura dei documenti cartacei (apponendo l etichetta generata dal sistema), è possibile digitalizzare i documenti attraverso la scansione con scanner. Facendo depositare i file su una cartella condivisa, il sistema preleva i documenti digitali e, tramite la lettura del codice QR Code dell etichetta della segnatura presente nella prima pagina di ogni documento, li associa ai rispettivi protocolli (vedi paragrafo segnatura). Acquisizione automatica documenti protocollati da casella di posta Sempre più la corrispondenza perviene e viene spedita in formato elettronico via , in alternativa alla corrispondenza cartacea. Il sistema prevede un servizio di importazione automatica delle il quale, configurato per attingere da diverse caselle di posta normali o PEC, si occupa di prelevare le e di accodarle in una lista per essere protocollate. Protocollazione di emergenza Il sistema LionHeart consente la gestione di situazioni di emergenza in cui il protocollo informatico non è disponibile. In questo caso l utente apre un registro cartaceo di emergenza. Al ripristino della funzionalità del sistema informatico, LionHeart consente di protocollare i documenti precedentemente protocollati con segnatura di emergenza riportandone la doppia segnatura. Ogni documento sarà così "raggiungibile" seguendo sia i campi chiave "normali" sia quelli "emergenziali". Annullamento di protocollo Le modalità di annullamento e modifica sono regolate dagli art.54 DPR n.445/2000, art.5 DPR n.428/98, regole tecniche art.8. Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l annullamento di una sola di esse determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo. Per le altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, comporta la rinnovazione del solo stesso campo con dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente dei valori ante e post modifica. L annullamento totale prevede che le informazioni relative ad un protocollo annullato rimangano comunque memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo quali: Data; Identificativo dell operatore; Estremi del provvedimento di autorizzazione. La procedura di annullamento prevede l inoltro della richiesta di autorizzazione al Responsabile del protocollo RSP ; in caso di accettazione, il protocollo assumerà lo stato annullato, consentendone comunque la lettura di tutte le informazioni. Solo il responsabile del protocollo RSP può autorizzare l'annullamento di documenti protocollati. 5

6 AOO multiple all interno della stessa amministrazione LionHeart consente l'individuazione di Aree Organizzative Omogenee come indicato dalle norme, Aree correttamente inserite in IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Nello stesso archivio di protocollo vengono fatti confluire i documenti archiviati da più AOO, con la possibilità di interrogare i documenti archiviati da più AOO dello stesso ente. Registro di protocollo giornaliero Questa funzionalità permette agli utenti dell Ufficio Protocollo, all'inizio del giorno lavorativo successivo, produrre il registro giornaliero di protocollo tramite la creazione di un file firmato digitalmente che potrà essere memorizzato su supporti tecnologicamente non riscrivibili o, in alternativa, protocollato. Il registro giornaliero riporterà le normali registrazioni di protocollo compresi i protocollo annullati nel medesimo giorno. Firma digitale e marca temporale dei documenti LionHeart permette di firmare digitalmente i documenti protocollati e, ove richiesto, con marca temporale. Ricerca documenti protocollati e dei fascicoli La ricerca del singolo documento o del sottoinsieme di cui fa parte avviene per campi chiave predefiniti al momento della protocollatura (numero, data, mittente, destinatario, fascicolo, ) secondo un processo di "maggior definizione possibile" rappresentato in ultima istanza appunto dal numero di protocollo stesso. Rubrica centralizzata Il sistema LionHeart prevede la gestione di una Rubrica centralizzata e supporta il formato dati dell IPA, consentendone l importazione e l aggiornamento ad intervalli regolari. Interoperabilità di protocollo In accordo con le indicazioni normative, con Lionheart è possibile gestire lo scambio di documenti in formato elettronico in modalità interoperativa gestendo il file segnatura.xml come previsto dalla norma. Visibilità sui documenti L accesso ai documenti archiviati nel registro di protocollo viene regolamentato da un sistema di gestione delle autorizzazioni di accesso. Tale sistema si basa sullo standard RBAC (Role Based Access Control) del NIST ( E possibile garantire differenti livelli di accesso a differenti voci del Titolario sotto cui sono classificati i documenti, con una granularità che partendo dalle voci di classificazione di primo livello del titolario, arriva a specificare i diritti di accesso fino al singolo documento. 6

7 Gestione degli allegati annessi a documenti elettronici Nel caso di documenti elettronici, con la presenza di allegati ( documenti, file ZIP, immagini, disegni CAD, disegni tecnici, audiovisivi, ) il sistema LionHeart provvede ad archiviare insieme al protocollo tutti i file allegati, congelandone i contenuti alla data del documento principale. Il sistema consente che gli stessi allegati possano essere consultati dall'utente, qualora quest'ultimo possieda i software necessari all'apertura di tali file. App Accesso mobile La disponibilità di App per dispositivi mobili, sia smartphone che tablet in ambiente Android e IOS, consente l accesso remoto ai documenti archiviati, in modo puntuale attraverso la lettura del QR Code o tramite ricerche per giungere a consultare i documenti archiviati in fascicoli e procedimenti mutuando le funzioni web. E` possibile abilitare specifici utenti del sistema all accesso tramite i dispositivi mobili, garantendo un alta granularità della gestione delle autorizzazioni di accesso. Servizi consulenziali tecnici e formativi garantiti Data la delicatezza del tema applicativo e l'impatto di tipo normativo e gestionale sulla organizzazione dell'ente, viene garantita al Cliente la possibilità di usufruire collateralmente di servizi di tipo tecnico e consulenziale, pre e post avviamento del sistema, potendo far riferimento a professionalità di diverso background, a seconda delle problematiche da affrontare, siano esse organizzative, tecniche o formative o Per maggiori informazioni: Chiamare il Dott. Giosef Perricci: oppure inviare - a info@lionheartsolution.it - sms al Aitech Advanced Institute for the technology and human resource srl P.Iva Sede legale V. Milazzo Monopoli (Ba) Sede operativa Via Arenazza 106/E Monopoli (BA) 7