Imparare a utilizzare le formule e le funzioni

Transcript

1 Imparare a utilizzare le formule e le funzioni Eseguire calcoli, di tipo semplice o complesso, può essere un'attività noiosa e che richiede tempo. È possibile semplificare le operazioni di calcolo mediante le formule e le funzioni di Excel. Questa esercitazione illustra come fare. Prima di iniziare Creare una formula semplice Aggiornare automaticamente un risultato della formula Aggiungere un intervallo con la funzione SOMMA Copiare una formula con il Riempimento automatico Utilizzare Somma automatica per calcolare rapidamente Modificare una formula Scheda di riferimento rapido Prima di iniziare Competenze che saranno acquisite Una volta completata questa esercitazione, l'utente sarà in grado di: Creare una formula semplice per calcoli matematici di base. Aggiornare automaticamente i risultati della formula. Utilizzare una funzione per semplificare le formule. Copiare una formula. Modificare una formula. Requisiti Excel per Mac 2011 Competenze di base in Excel, tra cui l'apertura di una cartella di lavoro e la selezione di celle, colonne e righe. Suggerimento Se è la prima volta che si utilizza Excel, eseguire prima l'esercitazione Esercitazione: Introduzione a Excel. File di pratica Le lezioni dell'esercitazione sono concepite per essere visualizzate in ordine. Scaricare e utilizzare questo file di pratica per eseguire l'esercitazione in maniera ottimale. FunctionFormulas.xlsx (12 K) Tempo stimato per il completamento: 20 minuti Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 1

2 1. Creare una formula semplice È possibile calcolare i valori presenti nel foglio utilizzando una Formula. Ad esempio, si può utilizzare una formula per calcolare le spese mensili o per trovare l'ammontare medio del costo di un'azione. Come immettere una formula per calcolare l'importo totale di un prodotto fatturato. Aprire il file di pratica che si trova all'inizio di questa esercitazione. Fare clic sulla cella D11. Fare clic sulla barra della formula, quindi digitare un segno di uguale (=). Suggerimento Se la barra della formula non viene visualizzata, fare clic su Visualizza > Barra della formula. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 2

3 Fare clic sulla cella B11 e digitare un asterisco (*), che rappresenta il segno di moltiplicazione. Suggerimento Per nascondere la barra multifunzione mentre si lavora, nella parte destra della barra multifunzione fare clic su. Fare clic sulla cella C11. Le celle B11 e C11 appaiono di colori diversi per indicare che sono parte della formula. Premere RITORNO. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 3

4 Il risultato della formula ( ,00) appare nella cella del risultato (D11). Suggerimenti Ciascuna cella di un foglio possiede un riferimento di cella o "indirizzo". Il riferimento di cella è l'insieme di coordinate occupate da una cella. Ad esempio, il riferimento della cella che appare all'intersezione della colonna B e della riga 3 è B3. È possibile utilizzare riferimenti di cella in una formula invece di digitare i numeri corrispondenti nella cella. Il riferimento di cella di una cella selezionata appare nella casella Nome, che si trova a sinistra della barra della formula. Tutte le formule iniziano con un segno uguale (=). Il segno di moltiplicazione (*) è chiamato Operatore. Gli altri operatori matematici fondamentali sono: il segno più (+), il segno meno (-) e il segno di divisione (/). Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Creare una formula semplice nella barra della formula. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 4

5 2. Aggiornare automaticamente un risultato della formula Se si modifica il valore di una cella utilizzata in una formula, Excel può aggiornare automaticamente il risultato. Non è necessario modificare la formula poiché la formula utilizza i riferimenti di cella al posto dei valori. Come modificare il costo unitario di un prodotto e visualizzare l'aggiornamento del risultato. Fare clic sulla cella C11. Digitare nella cella, quindi premere RITORNO. Suggerimento Premendo RITORNO si "conferma" l'immissione o la modifica e viene calcolato il nuovo risultato. Per annullare e uscire dalla modalità di modifica senza confermare una modifica, premere ESC. Il risultato aggiornato ( 10,399.48) della cella D11 rispecchia la modifica apportata alla cella C11. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 5

6 Suggerimenti Per eliminare una formula o il risultato di una formula, fare clic sulla cella che contiene il risultato, quindi premere CANC (o FN+CANC su una tastiera MacBook). Quando si elimina una formula o il risultato della formula, non si elimina la formattazione della cella (ad esempio, l'ombreggiatura o il formato numerico Valuta). Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Modificare il valore di una cella in una formula e verificare che il risultato venga aggiornato automaticamente. 3. Aggiungere un intervallo con la funzione SOMMA In Excel, la funzione è una formula predefinita. Ad esempio, la funzione SOMMA aggiunge un Intervallo di valori specificato; in questo modo, non è necessario digitare l'operatore di somma (+) tra i valori. In altre parole, è possibile utilizzare una funzione come scelta rapida e non è necessario creare una formula manualmente. Come utilizzare la funzione SOMMA per calcolare la quantità totale di Unità della fattura. Fare clic sulla cella B15. Nella barra della formula, digitare =SOMMA(. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 6

7 Selezionare le celle B11, B12, B13 e B14. Attorno alle celle selezionate appare una cornice. Premere RITORNO. Il risultato della formula (92) viene visualizzato nella cella B15. Suggerimento Per vedere la formula per ottenere tale risultato, fare clic sulla cella B15 e osservare la barra della formula. La formula è =SUM(B11:B14). Suggerimenti La notazione B11:B14 è detta riferimento di intervallo : significa che la formula include qualsiasi dato nell'intervallo compreso fra la cella B11 e la cella B14. È possibile digitare un riferimento di intervallo direttamente in una formula invece di selezionare le celle. Un riferimento di intervallo può comprendere più colonne e righe. Ad esempio, la formula =SOMMA(B11:C14) somma qualsiasi dato presente nelle celle da B11 a C14. È possibile includere celle non adiacenti in una formula, ad esempio =SOMMA(B11,C13,D11). Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Utilizzare la funzione SOMMA in una formula semplice. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 7

8 4. Copiare una formula con il Riempimento automatico Con il Riempimento automatico, è possibile copiare una formula per le celle nella stessa riga o colonna; in questo modo, non è necessario ridigitare una formula in diversi punti di un foglio. Come utilizzare il Riempimento automatico per copiare la formula creata precedentemente per calcolare l'importo totale di ciascun prodotto. Fare clic sulla cella D11, quindi posizionare il puntatore del mouse sopra l'angolo inferiore destro della cella finché appare come un segno di addizione nero. Trascinarlo sulle celle D12, D13 e D14. L'importo totale per ciascun elemento appare nelle celle D12, D13 e D14. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 8

9 Fare clic sulla cella D14. La barra della formula contiene la formula corretta e i riferimenti di cella, =B14*C14. Suggerimento Per verificare che una formula contenga tutte le celle desiderate, fare clic sulla formula nella barra della formula. Dopo aver verificato la formula, premere ESC. Suggerimenti Quando si utilizza il Riempimento automatico per copiare le formule, Excel regola automaticamente i riferimenti di cella in colonne o righe diverse, ma utilizza la stessa funzione in tutte le nuove celle di risultato. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Utilizzare il Riempimento automatico per copiare una formula per diverse celle nella stessa riga o colonna. Identificare una formula copiata nella barra della formula. 5. Utilizzare Somma automatica per calcolare rapidamente Tramite Somma automatica è possibile utilizzare alcune delle funzioni più comuni, come SOMMA, MEDIA, MAX e MIN, per eseguire calcoli rapidi. Excel crea la formula e include sia la funzione che i riferimenti di cella. Come utilizzare Somma automatica per calcolare il Subtotale della fattura senza dover digitare la formula. Fare clic sulla cella D16. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 9

10 Nella barra degli strumenti Standard, fare clic su Somma automatica. Excel seleziona l'intervallo di celle da includere nella formula, in questo caso =SOMMA(D11:D15). Premere RITORNO. Il risultato della formula ( ,71) appare nella cella D16. Suggerimenti Per utilizzare altre funzioni comuni, come MEDIA, MAX e MIN, fare clic sulla freccia accanto a Somma automatica. È possibile utilizzare Somma automatica per creare formule su righe e colonne. Un triangolo verde sull'angolo superiore sinistro di una cella indica un probabile errore. Per individuare l'errore, fare clic sulla cella che contiene l'indicatore di errore, quindi fare clic su per le opzioni. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Utilizzare Somma automatica per aggiungere un intervallo di celle. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 10

11 6. Modificare una formula È possibile modificare una formula per includere celle diverse o per utilizzare una funzione diversa. È possibile modificare una formula o nella barra della formula o direttamente nella cella. Come correggere la formula che calcola l'importo totale dovuto. Fare clic sulla cella D20. Fare clic sulla barra della formula. La formula, =SOMMA(D19,D18,D16,D14), comprende un riferimento di cella aggiuntivo (D14), che è errato poiché il valore nella cella D14 è già incluso nel subtotale della fattura nella cella D16. Nella barra della formula, fare clic a destra di D14, quindi premere CANC (o FN+CANC su una tastiera MacBook) quattro volte. La nuova formula dovrebbe essere =SOMMA(D19,D18,D16). Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 11

12 Premere RITORNO. Il totale corretto ( ,99) appare nella cella D20. Suggerimenti Per annullare le modifiche mentre si modifica una formula, premere ESC. Per modificare una formula direttamente nella cella, fare doppio clic sulla cella (o premere CTRL+U), quindi digitare le modifiche desiderate. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Modificare una formula nella barra della formula o direttamente nella cella. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 12

13 Scheda di riferimento rapido Per Determinare il riferimento di cella (o indirizzo) di una cella Visualizzare la formula per ottenere il risultato Individuare altre funzioni rapide (ad esempio, MEDIA, MAX, CONTA NUMERI, MIN) Annullare le modifiche mentre si immette o si modifica una formula Copiare una formula utilizzando Riempimento automatico Modificare una formula direttamente in una cella Eliminare una formula Eseguire questa operazione Fare clic sulla cella, quindi osservare la casella Nome, che si trova a sinistra della barra della formula. Fare clic nella cella del risultato e osservare la barra della formula. Se la barra della formula non viene visualizzata, fare clic su Visualizza > Barra della formula. Nella barra degli strumenti Standard, fare clic sulla freccia accanto a Somma automatica. Premere ESC. Fare clic sulla cella di risultato contenente la formula che si desidera copiare. Posizionare il puntatore del mouse sull'angolo inferiore destro della cella. Quando appare come un segno di addizione nero, trascinarlo sulle celle per le quali si desidera copiare la formula. Fare doppio clic sulla cella del risultato. La scelta rapida di tastiera per attivare la modalità di modifica della formula è CTRL+U. Fare clic sulla cella del risultato, quindi premere CANC (o FN+CANC su una tastiera MacBook). È possibile anche premere CTRL e fare clic sulla cella del risultato, quindi su Cancella contenuto. Altri suggerimenti Una formula è una sequenza di comandi (ad esempio, riferimenti di cella e operatori) che produce un valore. Una funzione è una formula predefinita, come SOMMA o MEDIA, che semplifica le operazioni di calcolo che potrebbe essere difficile eseguire con una formula semplice. Tutte le formule iniziano con il segno uguale (=). I quattro operatori che indicano il tipo di operazione matematica da eseguire sono: il segno più (+), il segno meno (-), il segno di moltiplicazione (*) e il segno di divisione (/). È possibile digitare questi operatori utilizzando il tastierino numerico della tastiera. La notazione B11:B15 è detta riferimento di intervallo". Ad esempio, la formula =SOMMA(B11:B15) implica l'utilizzo della funzione SOMMA per sommare tutti i valori che appaiono nell'intervallo compreso fra B11 e B15. È possibile includere celle non adiacenti in una formula, ad esempio =SOMMA(B11,C13,D11). Utilizzando il Riempimento automatico, è possibile copiare una formula su celle della stessa riga o colonna. Excel regola automaticamente i riferimenti di cella. Microsoft Office per Mac 2011: Imparare a utilizzare le formule e le funzioni 13