Modulo 14: Rimborso Automatico per Paper Tickets. Obiettivi del modulo. Rimborso Totale di un Biglietto Automatico

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1 Modulo 14: Rimborso Automatico per Paper Tickets Il Rimborso Automatico (Automated Refunds) permette all agente di emettere dei rimborsi per i biglietti e documenti IATA elettronicamente.questi documenti oltre ai biglietti automatici sono: quelli manuali, gli MPD/MCO e i biglietti Net Remit. Automaticamente viene, alla fine della tarnsazione, stampato il modulo Refund Notice, è indispensabile per l agenzia essere dotata di una stampante Itinerary & Invoice (Itin&Inv)o altra stampante non di biglietteria. In caso siano presenti entrambe la scelta è obbligata sulla Itin&Inv; qualora la stampante non sia linkata o sia in Down viene generato un messaggio di errore. In ogni caso rispettare le regole dettate dal BSP nazionale in merito alla gestione del modulo di rimborso. Si definisce Paper Ticket un biglietto ATB emesso in tutte le sue parti: tagliandi contabili Audit, Agent, Pax e i tagliandi di volo Flight coupons 1-4; oppure il biglietto Manuale o OPTAT Obiettivi del modulo Alla fine del modulo sarete in grado di gestire le seguenti funzioni Rimborso totale di un biglietto non utilizzato. Completare la maschera FIF per inserirre I dati di rimborso. Visualizzare il report TINS report dei soli rimborsi. Annullare un rimborso. Rimborso Totale di un Biglietto Automatico Quando rimborsare Quando il biglietto da rimborsare sia stato emesso con Document Production non oltre 90 giorni e sia completamente inutilizzato. Galileo mantiene i dati del biglietto per 90 giorni oltre tale data il rimborso totale deve avvenire compilando comunque la maschera di rimborso parziale e l agente è responsabile dei dati inseriti. Le regole che gestiscono il rimborso sono legate alla tariffa pagata ed al vettore piastrinato. Esempio di biglietto da rimborsare integralmente: Manuale Document Production 14-1

2 Come rimborsare Per prima cosa controllare la regola tariffaria per verificare se esistanopenali o service feeda applicare. Se previste il rimborso è da gestire con la procedura di Rimborso Parziale. La verifica della regola tariffaria per la tariffa applicata si effettua con la seguente sequenza di comandi FD14APR02PARLON/AF@C1 inserire: anno 02, vettore e Fare basis FN*1/ALL o /Pnn numero paragrafo del Refund & cancellation Per attivare la procedura il comando è il seguente: TRA /data emissione Input: TRA Ticket Refund Automated Numero biglietto completo di piastrina e check digit Data emissione Risposta: AUTOMATED REFUND NOTICE ISSUED CASH REFUND AMOUNT Es 14MAR senza anno se anno in corso Es 19DEC03 con anno se anno precedente Il Refund Notice verrà stampato poco dopo completo di numero di rimborso. 057 AIR FRANCE DATE OF ISSUE WALKER TRAVEL REFUND NOTICE 14APR02 BIRCHWOOD PASSENGER NAME HENRI/THIERRY HAMPSHIRE CURRENCY CODE GBP GB INTERNATIONAL GROSS NET REFUNDED DOCUMENTS CPNS FARE PAID FARE USED 0.00 CANX FEE REFUND ORIG ISSUE/EXCHANGE ONLY TAX 1 GB TAX 2 UB 7.30 TAX 3 XT 7.50 NR TOUR CODE CASH CARD NUMBER N CREDIT 0.00 COMMISSION RATE 9.00 REFUND NUMBER Nota Importante: I Biglietti automatici restano visibili per uno storico di 32 giorni (90 giorni effettivi). In caso che il biglietto non compaia nello storico la risposta sarà: REFUND NOT PERMITTED - TICKET NUMBER NOT IN TINS Note: In questo caso eseguire la procedura di Rimborso Parziale Manuale Document Production

3 Rimborso parziale Quando effettuarlo Come effettuarlo Si utilizza per rimborsare: i biglietti manuali e i multiple purchase documents (MPD) e MCO i paper ticket che non sono più nella TINS report (trascorsi 90 giorni o le 32 date di storico). i biglietti parzialmente utilizzati i biglietti interamente non utilizzati con penale per il rimborso. La procedura è esattamente identica per tutti i tipi di documento sopra elencati. Una sequenza di maschere verranno presentate per la compilazione. Calcolare ii valore della tariffa usata o stabilire l importo della penale prima di procedere. Esempio : Il biglietto illustrato composto da due tagliandi prevede un rimborso parziale: Effettuare il calcolo della tariffa utilizzata con o senza il rimborso, definire le tasse rimborsabili e quelle utilizzate. A questo punto iniziare la procedura. L input è lo stesso per tutti I tipi di documento indicati in apertura. Il comando significa Ticket Refund Non automated Ticket: TRN /07DEC02 Attenzione: non indicare l anno se è quello in corso. Viene visualizzata la maschera FIF TRN1 (attenzione il tasto INS deve essere disattivato): *TRN1 NO SYSTEM DATA AVAILABLE PAGE 1 OF 4 DATE OF REFUND: 27APR03 COMM RATE/AMOUNT... CURRENCY GBP ISSUE DATE OF REFUNDED DOC 07DEC02 AIRLINE... DOM/INT. PASSENGER NAME... DOCUMENT NUMBER THRU. DOC... UNUSED COUPONS FOR DOC1:... DOC2:... DOC3:... UNUSED COUPONS FOR DOC4:... DOC5:... DOC6:... CASH AMT EX TAX PAID... CASH AMOUNT USED... CREDIT AMT EX TAX PAID... CREDIT AMOUNT USED... TOTAL TAX AMOUNT PAID... CANCELLATION CHARGE... UNUSED TAXES TO BE REFUNDED Y/N. Manuale Document Production 14-3

4 La maschera FIF viene visualizzata col numero di biglietto e data rimborso. I seguenti campi sono da completare con i valori indicati : ORIGINAL COMM RATE nserire la percentuale, es. 7.5 AIRLINE nserire codice vettore, es. KL DOM/INT per International, D per Domestic PASSENGER NAME ilevato dal biglietto, CASH AMT EX TAX PAID ariffa pagata senza codice valuta e tasse, es CASH AMT USED Tariffa utilizzata, compreso penali es Se rimborso totale = 0.00 Nota: Se il pagamento è avvenuto con Carta di credito ignorare le caselle del Cash e riempire le successive relative alla Credit Card. TOTAL TAX AMOUNT PAID Totale tasse pagate, es CANCELLATION CHARGE In Italia non si usa. UNUSED TAXES TO BE REFUNDED Y/N Inserire Y se esistono tasse non utilizzate. Esempio di maschera completata: *TRN1 NO SYSTEM DATA AVAILABLE PAGE 1 OF 4 DATE OF REFUND: 27APR03 COMM RATE/AMOUNT CURRENCY GBP ISSUE DATE OF REFUNDED DOC 07DEC02 AIRLINE KL. DOM/INT I PASSENGER NAME ROWLIN/LIZMS... DOCUMENT NUMBER THRU. DOC... UNUSED COUPONS FOR DOC1: 2... DOC2:... DOC3:... UNUSED COUPONS FOR DOC4:... DOC5:... DOC6:... CASH AMT EX TAX PAID CASH AMOUNT USED CREDIT AMT EX TAX PAID... CREDIT AMOUNT USED... TOTAL TAX AMOUNT PAID CANCELLATION CHARGE... UNUSED TAXES TO BE REFUNDED Y/N Y Attenzione : se ci sono delle tasse da rimborsare il campo Unused Taxes to be refunded deve essere Y ; in questocaso verrà presentata la maschera FIF TRNTAX : >*TRNTAX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT BT Inserire l importo e l ISO code di ogni tassa da rimborsare senza il codice di valuta. Terminato l inserimento come sotto esemplificato (La maschera è troncata) *TRNTAX TX CJ TX NL TX RN TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX TX BT BT BT Manuale Document Production

5 Digitare ENTER. Sia in questo caso che in caso abbiate digitato N nella Unused Taxes to be refunded comparirà la maschera TRN2 *TRN2 A/L AUTHORITY... PAGE 2 OF 4 REFUNDED PFC AIRPORT CODE AND CHARGE INDICATOR PFC1.... PFC2.... PFC3.... PFC4.... ORIGINAL ISSUE : DOC NO... DATE ISSUED... PLACE OF ISSUE... IATA NUMBER... CREDIT CARD CODE.. CARD NUMBER... EXPIRY DATE... REFUND AMOUNT... CREDIT FOP CODE.. NUMBER... EXPIRY DATE... REFUND AMOUNT... COMM PERCENT/AMOUNT ON CANCELLATION CHARGE.../... TOUR CODE... NET Y/N. NET FARE AMT... TOTAL CREDIT REFUND DUE... TOTAL CASH REFUND DUE THIRD SCREEN Y/N. Questa maschera FIF si deve utilizzare in caso siano presenti le tasse statunitensi PFC (Passenger Facility Charge) o in caso di pagamento con Carta di Credito; compariranno i dati della carta e nel campo Refund Amount inseriremo il totale da riaccreditare. Se abbiamo terminato la compilazione dei campi che ci interessano col TAB spostarsi sul campo "THIRD SCREEN Y/N", se digiti Y appare la TRN3 relativa (mercato Italia) al pagamento con CC da una satellitare STP; se non riguarda la STP inserire "N" e poi ENTER. Galileo risponderà col seguente messaggio di conferma : AUTOMATED REFUND NOTICE ISSUED CASH REFUND AMOUNT Attenzione il modulo viene stampato direttamente sulla stampante carta (non si usa più la stampante OPTAT normale) quindi si deve essere certi del link alla stampante Itinerary & Invoice. Il refund notice viene stampato; con i dati dell esempio otteniamo questo modulo. (Nota : in alcune nazioni BSP non genera numerazione) 074 KLM DATE OF ISSUE REMBRANDT TRAVEL REFUND NOTICE 27APR03 PORTMAN ROAD PASSENGER NAME ROWLIN/LIZMS IPSWICH CURRENCY CODE GBP GB INTERNATIONAL GROSS NET REFUNDED DOCUMENTS CPNS FARE PAID FARE USED CANX FEE REFUND ORIG ISSUE/EXCHANGE ONLY TAX 1 CJ 2.80 TAX 2 NL 3.40 TAX 3 RN 6.90 NR TOUR CODE CASH CARD NUMBER N CREDIT COMMISSION RATE 7.50 REFUND NUMBER IS Manuale Document Production 14-5

6 Refund notice per mercato Italia. REFUND NOTICE AUDIT COPY REFUND COMPUTATION DATE OF ISSUE GALILEOITALY TRAINING 19DEC03 SAN GIOVANNI CURRENCY EUR IT CASH CREDIT CC CREDIT FARE FARE TAX S CASH PAID S PASSENGER NAME USED MANTEG/ETKTINGLORENZO REFUND S COMMISSION RATE 2.73 REFUNDED TAXES : IT 3.62 VT 1.93 FN 4.12 EX TICKET NUMBERS AIRLINE AUTHORITY CC REFUNDED BY A L I T A L I A ENCODE AIRLINE CODE REFUND NUMBER EX DATE Annullamento del Rimborso Quando effettuarlo Un rimborso può essere annullato solo nel giorno stesso dell operazione. Questo è legato alle possibili problematiche BSP. Come effettuarlo L input sotto indicato annulla l operazione di rimborso e riporta ilbiglietto alla condizione originale. Fare attenzione di non aver già rimborsato o peggio in qualche modo reso inutilizzabile il biglietto. In questo caso non resta altro che riemetterlo e rifarselo pagare. TRNC Input TRNC Comando di Ticket Refund Cancel No biglietto con piastrina e check digit Manuale Document Production

7 Ticket and Invoice Numbering System (TINS) Report Quando visualizzarlo Come visualizzarlo Il rimborso effettuato viene inserito nel TINS report giornaliero e rimane visibile per 32 date storiche. Petanto può essere visualizzato in qualsiasi momento sia necessario. In caso di emissione biglietti, annullamenti e rimborsi numerosa, per visualizzare solo i Rimborsi digita: HMPR/REF, visualizzerai quelli odierni. In caso si vogliano visualizzare i rimborsi per una specifica data digitare: HMPR/REF/27APR-27APR la data deve essere ripetuta Input: HMPR REF 27APR-27APR Comando per visualizzare la TINS report. Visualizza solo i REFunds (Rimborsi) Data richiesta o range di date Lo stesso input è effettuabile per vedere i report degli ultimi 90 giorni. Ricorda che per vedere tutto il TINS report digita (senza data è oggi): HMPR oppure HMPR/ALL Input: HMPR ALL Comando per visualizzare la TINS report. Mostra tutto Nella risposta si nota che il rimborso è inserito come un operazione. GALILEOITALY TRAINING TINS REPORT 19 DEC 03 CURRENCY CODE EUR IATA NUMBER A/L TKT/STOCK NBR PASSENGER NAME FARE TAX COMM FOP VOID VOID 19DEC E MANTEG/ETKTINGLO CASH MANTEG/ETKTINGLO CASH REFUNDR-N MANTEG/ETKTLOREN 61.00A CASH SUBTOTAL - CASH SUBTOTAL - CHECK TOTAL CASH SALES TOTAL CASH REFUNDS ( ) TOTAL CREDIT SALES 0.00 GRAND TOTAL TOTAL COMMISSION LESS CREDIT SALES 0.00 NETT AMOUNT PAYABLE Viene però evidenziato della parola REFUND e numero sotto il relativo biglietto. Inoltre altri possibili input di selezione sono : HMPR/REF/8APR 15APR visualizzare un periodo HMPR/CSQ/REF/8APR 15APR idem con selezione di vettore Manuale Document Production 14-7