Manuale di Utilizzo del Software Immobiliare Realgest.

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1 Manuale di Utilizzo del Software Immobiliare Realgest

2 Software Immobiliare Indice La Soluzione Ideale per Chi Vende Immobili 4 Accesso al Software 5 Homepage (Dashboard Iniziale) 6 Menu di Navigazione 7 Immobili > Portafoglio Immobili 8-9 Inserisci Immobile Archivio Immobili Chiusi 16 Realgest MLS 17 Richieste 18 Visure > Iscrizione a Borsellino e Ricarica 19 Richiesta Visura 20 Gestione Visura 21 Multi Invio > Abbonamenti 22 Portali 23 Elenco Annunci 24 Multi Import 25 Servizi e Convenzioni 26 Files Modulistica 27

3 Manuale Operativo Utenti > 28 Aggiungi/Modifica Utente 29 SMS 30 Cestino 31 Agenda > 32 Agenzia > 33 Inserimento Attività Personale 38 Copertina Retro 39

4 Software Immobiliare La Soluzione Ideale per Chi Vende Immobili Il software leader di mercato per la gestione di agenzie immobiliari. Il software è un sistema flessibile e completo per migliorare l organizzazione della tua Agenzia Immobiliare. Con il software puoi inserire in pochi clic nuovi immobili e nuove richieste, gestire l archivio e il matching e organizzare le attività dell agenzia con facilità. Hai a disposizione un innovativa agenda per pianificare impegni personali e le attività dell agenzia. L agenda è integrata con un sistema di notifica che permette di inviare SMS di remind ad agenti e clienti per non perdere nemmeno un impegno. Inoltre direttamente all interno della piattaforma hai la possibilità di fare richieste di Visure camerali, visure catastali, estratti mappa. Il software immobiliare è il frutto di una stretta collaborazione tra programmatori, agenzie immobiliari ed editori al fine di offrire una soluzione costruita sulla base dei reali bisogni delle agenzie.

5 Manuale Operativo Accesso al Software Per accedere al Software. 1. Vai alla pagina 2. Inserisci Username e Password 3. Premi il pulsante blu Log in Il Software attualmente prevede tre tipologie di utenti: 1. Amministratore 2. Agenzia 3. Agente In base alla tipologia di utenza sarà possibile accedere ad alcuni servizi o meno

6 Software Immobiliare Gestione Agenzie > Homepage (Dashboard Iniziale) Una volta effettuato l accesso al software, dalla homepage potrai accedere a tutte le sezioni principali sia attraverso il menu centrale Gestione Agenzia, presente solo nella homepage, sia grazie al menu laterale, posizionato a sinistra, che ritroverai in tutte le pagine del software. In alto a destra comparirà l identificativo dell utente che ha effettuato l accesso al sistema. Accanto all identificativo facendo clic sull icona della chiave inglese sarà inoltre possibile: 1. Completare o modificare il proprio profilo con informazioni personali e di accesso 2. Registrarsi a Borsellino 3. Ricaricare il Credito 4. Visualizzare lo storico delle ricariche e l elenco degli acquisti 5. Uscire dal software facendo Log Out

7 Manuale Operativo Gestione Agenzie > Menu di Navigazione Dalla Homepage potrai accedere a tutte le sezioni del gestionale sia dal menu centrale che attraverso il menu laterale.

8 Software Immobiliare Gestione Agenzie > Immobili > Portafoglio Immobili Cliccando dal menu la voce Portafoglio Immobili sarà visualizzata la seguente pagina: Da questa pagina potrai visualizzare la lista degli immobili attivi dell agenzia. Gli immobili potranno essere ricercati e filtrati attraverso una serie di parametri come: Tipologia di offerta (Vendita, Locazione, Nuda Proprietà, Altro) Tipologia di immobile (es. Ufficio, Appartamenti, Terreni, etc.) Regione, provincia o comune

9 Manuale Operativo Gestione Agenzie > Immobili > Portafoglio Immobili Se hai già inserito immobili, nella pagina portafoglio immobili non solo potrai visualizzare l elenco, ma potrai anche decidere se: 1. Rendere Visibile o non visibile l immobile sul tuo sito cliccando il pulsante presente in corrispondenza della colonna Visibile 2. Attraverso il pulsante SMS puoi inviare un messaggio al proprietario dell immobile. La funzione SMS può essere utilizzata solo se nella scheda immobile in proprietario è stato compilato il campo cellulare. 3. Con il pulsante Matching avviare un interrogazione per controllare se in archivio vi sono richieste per quella tipologia di immobile 4. Modificare o eliminare il relativo immobile con il pulsante Azioni

10 Software Immobiliare Gestione Agenzia> Immobili > Inserisci Immobile Per inserire un nuovo immobile ci sono due modalità: 1. Dalla pagina Portafoglio Immobili cliccare sul pulsante in alto a destra 2. Dal menu laterale cliccando la voce Inserisci Immobile Potrai quindi visualizzare la seguente schermata: I campi di inserimento per l immobile sono suddivisi in 4 schede facilmente selezionabili con un clic I campi di inserimento obbligatori sono segnalati dal grassetto e dalla presenza dell asterisco. Per agevolarne la compilazione, alcuni campi potranno essere compilati in modalità guidata attraverso il menu a tendina premendo il pulsante, cliccando quest ultimo, si espanderà una finestra dove poter selezionare la voce corrispondente.

11 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Immobili > Inserisci Immobile 1. Scheda (TAB) Individuazione Nella Scheda Individuazione si sono 5 sezioni da completare: 1. Incarico dove potrai aggiungere: Dati su Agenzia, incarico, tipologia di immobile e di mediazione, contratto, etc. 2. Proprietario dove potrai inserire i dati del proprietario 3. Ubicazione dove potrai inserire informazioni sull ubicazione dell immobile 4. Ipoteche e Vincoli: dove potrai inserire informazioni su ipoteche, mutui o altro sull immobile 5. Descrizioni dove potrai inserire i testi da visualizzare sul sito e ulteriori descrizioni per uso interno) 6. Una volta compilati i campi potrai salvare i dati attraverso il pulsante in basso Salva Sezione.

12 Software Immobiliare Gestione Agenzia> Immobili > Inserisci Immobile 2. Scheda (TAB) Caratteristiche Nella Scheda (TAB) Caratteristiche potrai inserire i dati generali e specifici sull immobile: dai dati catastali ai all APE - Prestazione Energetica, dal contesto ambientale ai servizi di zona.

13 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Immobili > Inserisci Immobile 3. Scheda (TAB) Superfici/prezzi Nella Scheda Superfici Prezzi puoi inserire i dati specifici sulle diverse tipologie di spazi, il prezzo proposto e ottenere anche le quotazioni attuali per quella tipologia di immobile. Inoltre da questa Scheda potrai stabilire se rendere visibile o meno il prezzo dell immobile.

14 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Immobili > Inserisci Immobile 4. Scheda (TAB) Foto/Modulistica Nella Scheda Foto/Modulistica potrai inserire: la foto dell immobile e del fabbricato la planimetria catastale In questa sezione troverai anche una serie di facsimili di moduli utili per l attività di gestione quotidiana dell agenzia.

15 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Immobili > Inserisci Immobile Inoltre direttamente da questa scheda potrai accedere ad una serie di servizi come la richiesta di visure catastali, camerali, protesti, estratti di mappa e bilanci depositati.

16 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Immobili > Archivio Immobili Chiusi Dalla Pagina Archivio Immobili Chiusi potrai consultare le schede degli immobili archiviati. Inoltre grazie all opzione clona scheda potrai copiare la scheda per agevolarti nella creazione di nuove schede di immobili simili. Come per la pagina Portafoglio immobili per agevolare la tua ricerca degli immobili archiviati potrai utilizzare il motore di ricerca interno.

17 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Immobili > MLS (Multiple Listing Service) Dalla Pagina MLS (Multiple Listing Service) si può accedere all elenco completo degli immobili inseriti dalle agenzie. MLS ti darà la possibilità non solo di accedere ai dati generali degli immobili in elenco ma anche visualizzare la disponibilità dell agenzia incaricata a collaborare con colleghi e nel caso di accordarti per possibili collaborazioni.

18 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Richieste Per poter inserire una nuova richiesta fai clic su Richieste nel menu laterale e poi premi il pulsante in alto a destra. Una volta completata questa operazione visualizzerai la seguente schermata. Per completare l inserimento del nuovo cliente compilare i campi presenti nella schermata e cliccare il bottone.

19 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Visure > Iscrizione a Borsellino e Ricarica Per accedere al servizio di Richiesta Visure, SMS E multi invio è necessario prima iscriversi a Borsellino. Per iscriversi a Borsellino dovrai semplicemente compilare il Form presente nella pagina Visure, accettare l informativa sui dati personali ed inviare la richiesta. Una volta inviata la richiesta potrai immediatamente ricaricare il tuo credito per acquistare i servizi. 1. Seleziona l importo della tua ricarica 100 / 200 / 500 / Scegli il metodo di Pagamento 3. Clicca sul pulsante

20 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Visure > Richiesta Visura Completata l iscrizione a Borsellino potrai accedere al servizio di richiesta visure. Nella parte alta della pagina Visure, potrai visualizzare i box dei singoli prodotti con i tempi di erogazione del servizio, i crediti necessari per l acquisto e i pulsanti per completare la richiesta o o per ottenere più informazioni sul prodotto.

21 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Visure > Gestione Visure Nella parte inferiore della pagina saranno elencate le visure già acquistate. Esse saranno elencate in ordine di data e in rapida visualizzazione ci saranno anche i campi: Tipo, Descrizione, PDF, Immobile e il tasto completa la richiesta. Il pulsante PDF permette di scaricare il relativo documento richiesto, mentre cliccando il pulsante Immobile, si aprirà in una nuova finestra la scheda dell immobile selezionato. Il bottone Completa la richiesta permette di riaprire e concludere le richieste aperte precedentemente.

22 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Multi Invio > Abbonamenti Il software è gratuito, però acquistando una delle tipologie di abbonamento previsti (Bronze, Silver, Gold) potrai usufruire di una serie di servizi, come il multi invio, il supporto per o per telefono e bonus (es. credito Visure). Nella pagina Multi Invio potrai selezionare e acquistare la tipologia di abbonamento che risponde meglio alle esigenza della tua agenzia. Da questa pagina potrai non solo acquistare un nuovo abbonamento, ma anche rinnovare il tuo vecchio abbonamento. Ogni credito corrisponde ad 0,01.

23 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Multi Invio > Portali Una volta selezionato la tipologia di abbonamento, potrai scegliere i portali su cui pubblicare i tuoi annunci. Il numero di portali selezionabili è determinato dalla tipologia di abbonamento acquistato. Per gli utenti abilitati, questa sezione prevede la possibilità di selezionare e inviare presso i portali più famosi, (immobiliare.it, subito.it, dicase.it, trovit.it, idealista.it) gli immobili presenti all interno della piattaforma. Per selezionare i portali su cui pubblicare, dovrai cliccare sul pulsante sotto la colonna Attiva i. I portali attivi avranno il pulsante colore verde In alto all elenco saranno presenti la lista dei portali abilitati.

24 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Multi Invio > Elenco Annunci Nella pagina Elenco Annunci nella sezione multi invio facendo clic sul pulsante accanto al singolo annuncio potrai visualizzare su quali portali è stato pubblicato e decidere se non renderlo più visibile su quel portale.

25 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Multi Import Il servizio Multi Import consente alle agenzie che utilizzano software di terze parti di importare automaticamente i propri annunci nel software. Nella pagina saranno disponibili tutte le indicazioni per attivare l importazione e l indicazione se il servizio è attivo. All interno della pagina sarà possibile visualizzare i dati da condividere (Id Agenzia e Api Key) con il proprio fornitore di software per collegare i servizi. Se il software di terze parti non è ancora compatibile con tale funzionalità, nella stessa pagina sarà possibile scaricare o consultare un documento tecnico dove trovare ogni informazione a riguardo. Inoltre dalla pagina multi import sarà possibile accedere all area test per verificare la validità dei propri feed XML. Nella pagina test troverete un campo dove inserire l url della pagina del portale dove è presente l XML, il file contente i dati sui vostri immobili. Una volta inserito l immobile sarà possibile testare la correttezza formale del file: restituirà un OK, se i dati sugli immobili sono stati inseriti correttamente, un KO con i rispettivi errori, se il file presenta un non corretto inserimento dei dati

26 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Servizi e Convenzioni La sezione Servizi e Convenzioni presenta la seguente schermata: Le modalità di visualizzazione di questa pagina dipenderanno dalla tipologia di utente che fa l accesso. Nel caso di Admin del Network avrà un pannello di controllo dove inserire le diverse convenzioni e servizi messi a disposizione alla propria rete di agenzie. Invece in caso di agenzie o agenti queste potranno visualizzare le convenzioni e i servizi resi disposizione da parte degli Admin.

27 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Files e Modulistica La sezione Files e Modulistica presenta la seguente schermata: In questa sezione è possibile consultare e scaricare tutti i documenti che vengono caricati dall amministratore di sistema. Nella parte superiore è presente un pannello di ricerca rapido dove poter inserire i campi Nome, Descrizione, successivamente si avvierà la ricerca con il pulsante:. Nella parte inferiore vedremo la lista di tutti i documenti presenti nella piattaforma elencati per seguenti caratteristiche: Categoria, Titolo, Peso e Tipologia di documento (che viene rappresenta in base all icona). Essi potranno essere in: word, excel, pdf, zip, jpg. Cliccando l icona sulla destra si avvierà il download del documento. La paginazione in basso a destra, permette di visualizzare e scorrere tutto l elenco dei documenti presenti nella piattaforma.

28 Software Immobiliare Gestione Immobili > Utenti Cliccando dal menu la sezione Utenti sarà visualizzata la schermata sottostante: La gestione degli utenti è disponibile solo per gli Amministratori. Da questa pagina sarà possibile visualizzare la lista degli utenti che hanno l accesso al pannello di controllo Gestione Immobili. L elenco utenti potrà essere ordinato per i seguenti campi: Nome, Username, Profilo, , Attivo, Pulsante Azioni. Tramite i pulsanti Switch on e Switch off è possibile abilitare o disabilitare: l utenza, che avrà l accesso al pannello di controllo. Con il pulsante Azioni l utente., presente a lato a destro, è possibile modificare o eliminare

29 Manuale Operativo Gestione Immobili > Utenti > Aggiungi/Modifica Utente Questa scheda può essere visualizzata solo da Admin. Per inserire un nuovo utente clicca il pulsante in alto a destra alla seguente scheda. e potrai accedere In questa scheda potrai inserire una serie di informazioni sull utente e poter caricare anche un immagine profilo.

30 Software Immobiliare Gestione Immobili > SMS Selezionando dal menu la voce SMS visualizzerai la seguente schermata. Per programmare e inviare un SMS: 1. Scegli uno o più destinatari 2. Inserisci il testo 3. Puoi inviarlo immediatamente o pianificare l invio 4. Clicca sul pulsante Invia

31 Manuale Operativo Gestione Immobili > Cestino Quest ultima sezione del pannello di controllo è composta da 3 voci: Immobili, Clienti, Richieste. Una volta cliccato sulla voce di tuo interesse, visualizzerai l elenco corrispondente Qui si avrà la possibilità di poter eliminare il record definitivamente dal sistema con il pulsante oppure ripristinare la scheda nella rispettiva sezione cliccando il pulsante

32 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Agenda Il Software integra al suo interno un innovativa Agenda che permette la gestione di appuntamenti sia da parte della segreteria (dando l opportunità di assegnare i diversi appuntamenti ai diversi agenti), sia lato agente. In base al livello di accesso (Amministratore o Agente) potrai avere accesso semplicemente all agenda personale (Agente) o alla agenda Agenzia. Per accedere all agenda direttamente dalla homepage fai clic sul pulsante Agenda nella dashboard principale oppure sulla rispettiva voce dal menu laterale. Solo l Amministratore potrà avere la possibilità di scegliere se accedere all agenda Agenzia o all agenda personale. L Agente invece potrà accedere solo all agenda personale Una volta fatto clic sulla voce Personale o Agenzia si aprirà l agenda in una nuova finestra senza chiudere la pagina precedente.

33 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Agenda > Agenzia L amministratore si troverà la seguente schermata da dove potrà gestire gli appuntamenti dei suoi agenti. Nella prima schermata l amministratore visualizzerà gli appuntamenti della giornata. Per accedere a giorni successivi o precedenti sarà sufficiente fare clic sulle freccette in alto a destra. Se invece vuoi accedere direttamente ad un giorno specifico della tua agenda inserisci la data nel campo che trovi in alto a destra

34 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Agenda > Agenzia > Inserimento Attività L agenda è divisa per agente e per fasce orarie. Ogni fascia oraria e suddivisa in ulteriori fasce da 15 minuti. Per inserire un appuntamento è sufficiente fare clic sulla corrispettiva fascia oraria nella colonna dell agente coinvolto. Una volta fatto clic si aprirà una finestra dove poter inserire tutti i dati dell appuntamento.

35 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Agenda > Agenzia > Inserimento Attività Nella finestra aperta l Amministratore avrà una serie di schede da completare con le informazioni sull attività. Per poter passare da una scheda all altra è sufficiente fare clic sulla voce desiderata. In nuova attività l amministratore potrà inserire informazioni riguardo la data e la tipologia di attività, i partecipanti, i luogo e gestire le notifiche. Vediamo scheda per scheda che cosa si potrà inserire. 1. SCHEDA ATTIVITA Nella prima scheda potrai: 1. Inserire o modificare rispetto alla scelta iniziale la data e l orario. Cliccando sulla casella accanto alla voce tutto il giorno può anche stabilire che l appuntamento occupa tutta la giornata 2. Selezionare la Tipologia di Attività: Acquisizione / Appuntamento / Compromesso / Generico, Memo. Ad ogni tipologia di attività corrisponderà un colore diverso nell agenda. 3. Inserire un titolo e una descrizione rispetto a quella attività Completato l inserimento ricordati di salvare cliccando sul pulsante blu in basso a destra nella finestra.

36 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Agenda > Agenzia > Inserimento Attività 2. SCHEDA PARTECIPANTI Nella scheda partecipanti potrai inserire l immobile, il cliente e il proprietario. In questa scheda potranno essere inseriti solo gli immobili, i clienti e i proprietari che sono stati inseriti già nel software nelle schede richieste e immobili. La casella confermato vi permette di avere un remind in caso di conferma dell appuntamento del cliente o proprietario. 3. SCHEDA LUOGO Una volta inserito l immobile nella scheda partecipanti automaticamente si aggiorna con l indirizzo dell immobile scelto la mappa nella scheda luogo. Nel caso invece in cui per l appuntamento si scelga un luogo diverso dall indirizzo dell immobile nella scheda luogo si potrà inserire un indirizzo nuovo nel campo Luogo o semplicemente spostando il segnaposto.

37 Manuale Operativo Gestione Agenzia > Agenda > Agenzia > Inserimento Attività 4. SCHEDA NOTIFICHE Cliccando sul pulsante SALVA in basso a destra salverai la nuova attività in agenda. Salvando la nuova attività automaticamente imposti l invio di SMS di notifica per il cliente, il proprietario e per l agente selezionato. Le notifiche saranno inviate il giorno prima e un ora prima dell appuntamento. Nella scheda Notifiche visualizzerai le informazioni sugli invii previsti. In caso di mancato credito visualizzerai il seguente alert. Per poter ricaricare e avere a disposizione il servizio di notifica premi il pulsante Acquista Credito e sarai reindirizzata alla pagina dove potrai ricaricare il tuo conto.

38 Software Immobiliare Gestione Agenzia > Agenda > Personale L agenda personale può essere visualizzata per giorno, settimana e mese. Per selezionare una modalità diversa di visualizzazione (mese/settembre/giorno) è sufficiente fare clic sul pulsante in alto a destra Le modalità di gestione e dell inserimento delle attività nell agenda non differiscono rispetto all agenda agenzia.

39 Manuale Operativo Realgest è un prodotto di Altravia Servizi srl Tel: Fax: Web: