O.S.E.A. Opere di Servizi Educativi Assistenziali Reggio Emilia

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1 O.S.E.A. Opere di Servizi Educativi Assistenziali Reggio Emilia Azienda pubblica di Servizi alla Persona REGOLAMENTO PER LA CATALOGAZIONE, ASSEGNAZIONE E TENUTA DEI BENI MOBILI Articolo 1 Oggetto Il presente documento ha come oggetto il REGOLAMENTO PER LA CATALOGAZIONE, ASSEGNAZIONE E TENUTA DEI BENI MOBILI (d ora in avanti denominato Regolamento dell Inventario ) di proprietà dell Azienda pubblica di Servizi alla Persona O.S.E.A. Opere di Servizi Educativi Assistenziali di Reggio Emilia (d ora in avanti denominata Azienda ). Articolo 2 Scopo Scopo del Regolamento è disciplinare le modalità di tenuta e di aggiornamento dell elenco dei beni mobili di proprietà dell Azienda secondo quanto disposto dalla Deliberazione della Giunta della Regione Emilia Romagna 12 marzo 2007, n Le risultanze dell inventario concorrono alla determinazione dello Stato patrimoniale dell Azienda secondo quanto indicato nell Allegato n. 1 e nell Allegato n. 5 della Deliberazione della Giunta della Regione Emilia Romagna 12 marzo 2007, n Articolo 3 Campo d applicazione Il presente Regolamento si applica alle immobilizzazioni materiali descritte al successivo articolo 6 con l esclusione dei beni descritti al successivo articolo 7. Articolo 4 Riferimenti normativi Il presente Regolamento si ispira ai seguenti provvedimenti: - Legge Regionale 12 marzo 2003, n. 2, con particolare riferimento al Titolo IV; - Deliberazione della Giunta Regionale 12 marzo 2007, n

2 Articolo 5 Finalità dl Regolamento dell Inventario Le finalità del presente Regolamento riguardano: - l enumerazione e classificazione dei beni mobili di proprietà dell Azienda; - la gestione dei beni immobili, soggetti ad immobilizzazione, dal momento della loro acquisizione sino alla loro dismissione; - il concorso alla formazione e misurazione del patrimonio aziendale nonché alla determinazione del costo di gestione dei servizi prodotti dall Azienda attraverso i criteri di ammortamento definiti al successivo articolo 9. Articolo 6 Beni mobili soggetti ad inventariazione Sono soggetti ad inventariazione, con le modalità indicate nel presente Regolamento, fatte salve le eccezioni di cui al successivo articolo 7, i beni mobili di proprietà dell Azienda compresi nelle seguenti categorie: - Impianti e macchinari (inclusi gli elettrodomestici) - Attrezzature socio assistenziali, sanitarie o comunque specifiche dei servizi alla persona - Mobili e arredi - Mobili e arredi di pregio artistico - Macchine d ufficio elettromeccaniche ed elettroniche, computer ed altri strumenti elettronici e informatici - Automezzi - Altri beni Articolo 7 Beni mobili non soggetti ad inventariazione I beni di seguito indicati non sono soggetti all inventariazione: - beni di consumo, quali materiali di cancelleria, materiali di pulizia, componentistica elettrica, elettronica e meccanica, materiali e attrezzi per la manutenzione, ricambi e in genere tutto il materiale a perdere che debba essere consumato per l utilizzo o faccia parte del ciclo produttivo; - beni facilmente deteriorabili o logorabili o particolarmente fragili come materiali in vetro, ceramica, stoviglie, ecc.; - beni di modico valore utilizzati da più soggetti, facilmente spostabili quali componenti d arredo (portatelefoni, attaccapanni, cestini, zerbini, sedie, scale portatili, sgabelli), utensili da cucina, arnesi per le pulizie, dispositivi di protezione individuale e collettiva. E, comunque, tutti i beni di valore unitario pari o inferiore ad 50,00; - componenti, macchine e attrezzature installate in modo fisso nelle strutture edilizie quali caldaie, bruciatori, macchine di raffrescamento, elevatori, tende, veneziane, pareti attrezzate, plafoniere, lampade a muro e simili; 2

3 - beni che costituiscono completamento di altri materiali già inventariati che non ne incrementino il valore, quali componenti, schede elettroniche, ricambi e simili. Articolo 8 Attribuzione del valore ai beni soggetti ad inventario Per i beni già in carico all Azienda, di norma, il criterio di valutazione è quello del costo storico di acquisizione depurato delle quote di vetustà, determinate secondo i periodi di ammortamento riportati, per ogni categoria di beni, al successivo articolo 9. Per i beni definibili come di elevato valore artistico, il valore è attribuito sulla base di criteri di stima come: perizie tecnico economiche, valori a fini assicurativi, ecc.). Tali beni non sono soggetti ad ammortamento. Per i beni di nuova acquisizione, soggetti ad inventario, il valore da attribuire è quello di acquisto comprensivo di IVA e di tutti gli oneri accessori perchè lo stesso possa considerarsi disponibile all uso (spese di trasporto, installazione, collaudo, ecc.). Per i beni mobili oggetto di donazione e accettati dall Azienda con atto formale, deve essere considerato il valore di stima effettuata al momento del conferimento o della donazione. Articolo 9 Ammortamento dei beni mobili I beni pluriennali di valore unitario inferiore ad 516,46 sono iscritti tra le immobilizzazioni ed ammortizzati integralmente nell anno in cui è stato sostenuto il costo di acquisizione. Per i beni pluriennali di valore unitario pari o superiore ad 516,46 sono soggetti ad ammortamento secondo i seguenti periodi: - Impianti e macchinari (inclusi gli elettrodomestici): 8 anni - Attrezzature socio assistenziali, sanitarie o comunque specifiche dei servizi alla persona: 8 anni - Mobili e arredi: 10 anni - Mobili e arredi di pregio artistico (non soggetti ad ammortamento) - Macchine d ufficio elettromeccaniche ed elettroniche, computer ed altri strumenti elettronici e informatici: 5 anni - Automezzi: 4 anni - Altri beni: 8 anni Il periodo dal quale inizia l ammortamento di una immobilizzazione è determinato dal momento della disponibilità all uso del bene. Articolo 10 Consegnatari dei beni mobili I consegnatari dei beni mobili inventariati sono i responsabili dei centri di costo centri di ricavo (uffici, unità operative, ecc.) ai quali sono assegnati i beni stessi. Ogni consegnatario è responsabile: 3

4 - della corretta tenuta e del corretto utilizzo del bene assegnato alla propria unità operativa; - della tempestiva comunicazione all ufficio gestione dell inventario di cui al successivo articolo 11 in merito ad ogni trasferimento, dismissione, smarrimento o furto dei beni assegnati; - della conservazione del registro di inventario assegnato alla propria unità operativa; - delle procedure di verifica di coerenza dell inventario di cui al successivo articolo 17. Ogni dipendente dell Azienda è responsabile del corretto uso e del mantenimento dei beni a lui assegnati per l esercizio delle proprie funzioni. Articolo 11 Ufficio preposto alla gestione dell inventario L ufficio preposto all effettuazione delle procedure inventariali (etichettatura dei beni, schedatura dei beni, verifiche periodiche, ecc.) è individuato nell ambito dell Ufficio Tecnico e Gestione Acquisti dell Area dei Servizi Amministrativi dell Azienda. Articolo 12 Procedura di inventariazione dei beni La procedura di inventariazione dei beni è sintetizzabile nelle seguenti attività: - etichettatura dei beni; - schedatura dei beni. Per quanto concerne i beni di nuova acquisizione, di norma, la successione delle fasi che portano all inventariazione è la seguente: - ricevimento del bene; - collaudo (inteso come verifica della rispondenza del bene alla richiesta d acquisto); - etichettatura del bene e sua schedatura; - consegna del bene all unità operativa di destinazione; - installazione del bene (ove necessario). Nel caso di beni collaudabili per accettazione esclusivamente presso i locali dell unità operativa di assegnazione, la schedatura ed etichettatura del bene può esser successiva alla sua consegna e alla sua installazione. In questo caso, il documento di consegna deve essere inviato tempestivamente all Ufficio Acquisti dell Azienda. Articolo 13 Etichettatura e schedatura dei beni inventariabili L apposizione delle targhette di inventario, numerate progressivamente, devono essere applicate dall ufficio preposto all inventario in posizione facilmente visibile ed in maniera tale da evitare il loro accidentale distacco o la perdita di intelligibilità. 4

5 Qualora i beni siano composti da più moduli che normalmente abbiano vita autonoma, si procede ad una inventariazione separata per ciascun modulo. Qualora i beni siano costituiti da componenti che non hanno vita autonoma, essi vanno registrati nella scheda del bene principale. Gli automezzi non necessitano di etichettatura. Devono essere oggetto di schedatura e per il relativo numero di inventario si utilizza il numero di targa o il numero del telaio. I mobili e arredi di pregio artistico vanno riportati, con numerazione separata, in un apposto registro. I beni che per dimensione ed modalità di utilizzo non sono ragionevolmente etichettabili debbono essere inventariati tramite sola schedatura. La schedatura del bene è effettuata dall ufficio preposto all inventario, mediante registrazione sull applicazione software allo scopo dedicata e nel relativo inserimento nella base dati che concorrerà alla formazione dello stato patrimoniale dell Azienda. Articolo 14 Trasferimento dei beni L eventuale trasferimento di un bene inventariato da un unità operativa all altra, dovrà essere preventivamente autorizzato dal Responsabile dell Area Funzionale in cui è inserita l unità operativa consegnataria del bene oggetto del trasferimento (Responsabile dell Area dei Servizi Socio - educativi o Responsabile dell Area dei Servizi Amministrativi). Il trasferimento del bene, così autorizzato, dovrà essere tempestivamente comunicato all ufficio preposto all inventario che procederà all aggiornamento dell assegnazione del bene trasferito. Articolo 15 Dismissione ed alienazione di beni inventariati La dismissione e successiva alienazione di un bene inventariato può avvenire, di norma, solo a seguito di rilascio da parte dell Ufficio Tecnico dell Azienda di una dichiarazione di fuori uso. I beni dichiarati fuori uso potranno in alternativa: - essere rottamati e inviati alle discariche attrezzate per il loro corretto smaltimento; - ceduti a titolo gratuito ad enti o associazioni no profit che ne facciano richiesta; - alienati tramite trattativa privata plurima per l individuazione di un contraente, qualora per gli stessi beni si ravvisi un valore commerciale residuo. L alienazione e/o rottamazione di un bene compreso nell inventario comporta l aggiornamento dell inventario medesimo (cancellazione del bene). I beni dismessi completamente ammortizzati, come desumibile dalla dichiarazione di fuori uso, possono essere eliminati dall Ufficio Tecnico senza ulteriori adempimenti. 5

6 I beni dimessi non completamente ammortizzati dovranno essere soggetti al visto della Direzione Amministrativa. Articolo 16 Furti e smarrimenti Qualora un dipendente dell Azienda rilevi la sparizione per furto o smarrimento di un bene inventariato, dovrà portare a conoscenza dell accaduto il consegnatario (responsabile dell unità operativa cui è assegnato il bene) il quale dovrà formulare, in forma scritta, una denuncia del furto / smarrimento da trasmettere all ufficio preposto all inventario il quale provvederà all aggiornamento della base dati dell inventario aziendale. Articolo 17 Verifica della coerenza dell inventario Allo scopo di verificare la coerenza tra la consistenza fisica dei beni inventariati e le registrazioni, l ufficio preposto all inventario trasmette, con periodicità annuale, ai consegnatari dei beni (responsabili delle unità operative cui i beni sono assegnati) i tabulati relativi alla base dati dell inventario aziendale. I consegnatari sono tenuti a comunicare all ufficio preposto all inventario le eventuali difformità riscontrate, quali: - incoerenze tra registrazioni e consistenza fisica - mancata registrazione di acquisizioni, dismissioni, trasferimenti non risultanti nell inventario. 6