ISTRUZIONI PER L'ESTRAZIONE DEL FILE DI EXCEL DA REGISTRO ONCOAIFA PER ELABORAZIONE DEI DATI DI FINE TRATTAMENTO PARTE 1

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1 ISTRUZIONI PER L'ESTRAZIONE DEL FILE DI EXCEL DA REGISTRO ONCOAIFA PER ELABORAZIONE DEI DATI DI FINE TRATTAMENTO PARTE 1 Premessa Prima di eseguire l estrazione del file come di seguito indicato, può essere opportuno (ma non indispensabile in questa prima fase) verificare la qualità dei dati inseriti e completarli ove necessario. Una delle più frequenti criticità rilevate, secondo la nostra esperienza, è la seguente: - le schede per paziente sono chiuse prima di aver completato l inserimento di tutte le prescrizioni o con prescrizioni per le quali manca la dispensazione (es.: nell intervallo del trattamento sono state eseguite 10 prescrizioni e solo 6 dispensazioni registrate: il sistema rileva solo le erogazioni registrate dal farmacista, anche se tutte e 10 sono state realmente dispensate). Un aiuto a risolvere questa criticità potete rilevarle nella sezione Procedure qualità dei dati, anche se i mancati inserimenti delle prescrizioni sono rilevabili solo dalla cartella clinica o da propri archivi. Un altra criticità è costituita dalla mancata chiusura di schede che non sono compilate da più di 3 mesi (periodo arbitrario oltre il quale si ritiene che un trattamento sia stato effettivamente interrotto). Per verificare questa condizione si può consultare la sezione Analisi dei dati/report predefiniti/qualità, che nella barra del menu a sinistra (vedi anche percorso analiticamente indicato di seguito) permette la consultazione dei trattamenti "Status compilazioni dei pazienti senza fine trattamento"; nella stessa sezione il promemoria richiama altri elementi di criticità nella compilazione delle schede (es.: dosaggio), che tuttavia non sono rilevanti ai fini di questa specifica indagine, tenuto conto che saranno analizzate solo le schede chiuse. Estrazione file Per l'estrazione del report richiesto nel progetto Registri oncologici AIFA occorre registrarsi come "farmacista ospedaliero" nel sito di RFOM: Dalla pagina principale si passa alla sezione Analisi dei dati/report predefiniti

2 Da qui ci si sposta nella sezione Qualità della barra del menu a sinistra e si apre lo "Status compilazioni dei pazienti con fine trattamento" Da qui, cliccando con il tasto sx del mouse sulla tabella (con l'accortezza di acquisire anche la riga di intestazione), la si seleziona dall'inizio alla fine, scorrendo con il mouse. L'operazione sarà tanto più lunga quanto più grande è la tabella.

3 Una volta terminata la selezione (tutta la tabella selezionata in blu), si clicca il pulsante destro del mouse avendo l'accortezza di non perdere la selezione: compare il riquadro per eseguire il comando "copia". Si apre intanto un nuovo file di excel: ci si posiziona nella prima casella in alto a dx, si clicca di nuovo il tasto dx del mouse e si "incolla" la tabella appena copiata (in alternativa: ci si posiziona nella prima casella in alto a dx e si esegue il comando: Ctrl-V). Il foglio si presenterà come di seguito:

4 Si salvi il file con un nome (es.: nomecentro_città_anno_mese_gg) in una propria cartellina. In questo formato il file è già elaborabile e può essere inviato al centro coordinatore. Allo scopo di garantire sicurezza durante il trasferimento dei dati, prima dell invio al centro coordinatore, si chiede di proteggere i dati attribuendo una password al file. Si seguano le seguenti procedure: "File" "Salva con nome" dopo aver attribuito un nome, nella stessa finestra di dialogo, si clicca su "Strumenti" "Opzioni generali" - inserire "Password di lettura" "OK" "Salva".

5 La password verrà fornita direttamente dal centro coordinatore e comunicata tramite . Per qualsiasi chiarimento e per essere guidati nei processi indicati è possibile far riferimento a: Angelo C. Palozzo Direttore Farmacia Istituto Oncologico Veneto IRCCS Padova Tel Cell L invio del file protetto potrà essere eseguito all indirizzo del dott. Palozzo o al seguente: Antonio Jirillo Direttore Unità di Valutazione nuovi Farmaci Istituto Oncologico Veneto IRCCS Padova Tel

6 ISTRUZIONI PER L'ESTRAZIONE DEL FILE DI EXCEL DA REGISTRO ONCOAIFA PER ELABORAZIONE DEI DATI DI FINE TRATTAMENTO PARTE 2 Nel caso in cui si voglia procedere a proprie elaborazioni, è possibile utilizzare il file, sia ripulendolo" dagli elementi non necessari, sia rendendo anonimi i pazienti. Pur non comparendo in genere il nome e cognome di questi ultimi, nei casi in cui ai farmaci sia applicato il risk sharing è sempre presente il codice fiscale (CF). Se si elimina la colonna che contiene il CF si rende completamente anonimo il paziente, anche se localmente è sempre possibile identificarlo accedendo con la propria utenza nel registro. Prima di eliminare la colonna, tuttavia, è utile salvare l indicazione del sesso del paziente. Il CF infatti contiene quest'informazione nella posizione 10-11, che indica il giorno di nascita nell'ambito del mese (nell'esempio, il giorno 9): ABCDFG55D09Z614H ; nei maschi il valore è quello reale (dunque da 01 a 31); nelle femmine è invece il giorno del mese sommato a 40 (nell'esempio indicato, se la persona fosse stata di sesso femminile, il valore sarebbe stato 49). Con un piccolo artificio, in excel è possibile far eseguire una funzione che restituisca il valore del "sesso". Se il file è inviato come originale al centro coordinatore dello IOV, il CF sarà utilizzato per estrarre l'informazione "sesso" e di seguito eliminato, per garantire la privacy. Chi ha esperienza di fogli elettronici potrà proseguire in modo autonomo per elaborazioni proprie, separando i singoli farmaci usati per patologie omogenee in fogli diversi. A quel punto potrà aggiungere una colonna per estrarre la differenza in giorni dalla data di inizio alla data di interruzione del trattamento. Questo tempo è un indicatore proxy della PFS (progression free survival), se l'evento che ha prodotto l'interruzione è stata una progressione o la morte del paziente; le altre situazioni di interruzione produrranno un dato "censurato". Una volta ottenuti questi elementi è possibile tracciare una curva di Kaplan Meier usando un qualsiasi programma di statistica (es: SPSS, SAS, R). Il centro coordinatore si farà comunque carico di eseguire questi calcoli, sia per singolo centro (che potrà richiedere la propria elaborazione), che come dato cumulativo di tutti i centri che contribuiranno allo studio.

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