Istruzione Operativa Gestione Grandezze

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1 Istruzione Operativa Gestione Grandezze La gestione delle grandezze è essenziale per alimentare le istanze indicatori attraverso le formule e gli obiettivi a cui gli indicatori sono associati. Dal menù Direzione seleziona Grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: Le grandezze possono essere inserite e gestite manualmente o in modo automatizzato. Molte applicazioni del sistema informatico TaleteWeb alimentano il cruscotto aziendale e consentono di ricalcolare in modo automatizzato ed in tempo reale batterie di grandezze afferente a vari ambiti e processi. Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale Configurazione della singola grandezza con ricalcolo manuale E questa la modalità più semplice ed immediata per configurare rapidamente una grandezza; per ricercare una grandezza già registrata dall elenco Seleziona la grandezza individua quella desiderata e clicca sul nome per visualizzarla; per creare una nuova grandezza clicca sul pulsante Nuova grandezza: viene visualizzata le seguente interfaccia: Assegna un Nome alla grandezza; i campi Tipi di grandezza, Soggetto misurato, Fonte del dato sono elenchi configurati nella fase iniziale dalla maschera Impostazioni del Menù Anagrafiche. 1 rev

2 Il campo tipo di grandezza è molto importante perché viene utilizzato successivamente nella configurazione della formula dell istanza indicatore. Generalmente un tipo di grandezza corrisponde ad una famiglia omogenea a cui appartengono più grandezze; ad esempio se configuriamo come tipo di grandezza il valore non conformità a questa famiglia apparterranno le grandezze: non conformità totali, non conformità chiuse, non conformità aperte ecc. Dagli elenchi a tendina Responsabile e Unità operativa di appartenenza seleziona i valori relativi alla grandezza; inserisci le altre informazioni Popolazione ed eventuali Note alla fine clicca sul pulsante. A questo punto viene abilitata la sezione che consente di registrare i valori assunti dalla grandezza nei diversi mesi: Nella riga del budget (colore azzurro) vanno inseriti, se disponibili, i valori di budget previsti per la grandezza nei diversi mesi; nella riga forecast (colore nero) vanno registrati i valori consuntivi e le riprevisioni; nella maggior parte dei casi basta inserire i valori effettivi assunti dalla grandezza mensilmente o per periodo (riga colore nero). Ad esempio si possono gestire i valori consuntivi della grandezza trimestralmente in questo caso si inserirà il valore cumulato del trimestre nella colonna marzo. La frequenza di inserimento dati ed il mese di partenza vanno inseriti negli appositi campi della sezione Pianificazione. Completata la registrazione dei dati clicca sul pulsante. Dopo aver registrato i dati è possibile visualizzare i grafici mensilizzati della grandezza (istogramma e linea) semplicemente cliccando sull icona viene visualizzata la seguente interfaccia: 2 rev

3 Spunta le relative casella per visualizzare i vari tipi di grafico (a barre, di linea) e il tipo grandezza (bidget, forecast o entrambi) Importazione di insiemi di grandezze con ricalcolo manuale mediante fogli di Excel Nei casi in cui l organizzazione disponga già di un cruscotto e quindi gestisca già grandezze ed indicatori con altri sistemi, ad esempio fogli di Excel, è possibile eseguire la configurazione e l importazione delle grandezze utilizzando un modello di Excel generato dall applicazione. Vedremo nel paragrafo relativo agli indicatori e agli obiettivi come sarà possibile, in questi casi, migrare complessivamente un intero cruscotto nel sistema TaleteWeb; si veda l istruzione per le importazioni con fogli di Excel di indicatori e obiettivi. Dalla maschera iniziale delle grandezze clicca sul pulsante grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: e quindi su Importazione/esportazione Clicca qui per generare il report Per scaricare il modello di Excel per l importazione dei dati clicca sul pulsante Visualizza; viene visualizzato un report elenco delle grandezze, clicca sull icona di Excel in alto a destra 3 rev

4 Clicca qui per scaricare il modello di Excel Il sistema genera e apre un file di Excel; è possibile migrare informazioni e dati di insiemi anche numerosi di grandezze, per ogni esercizio, semplicemente copiando ed incollando. Una volta completata la migrazione salva provvisoriamente il file sul tuo computer (per comodità si consiglia sul desk top); in fondo alla maschera trovi il controllo per importare il file. Clicca sul pulsante Sfoglia e quindi, individuato e selezionato il file, sul pulsante Importa. Questa procedura può essere utilizzata anche per aggiornare periodicamente i dati della mensilizzazione delle grandezze. Dalla maschera iniziale applica i filtri delle grandezze che vuoi visualizzare nel report elenco di esportazione e clicca su Visualizza. Il sistema genera il report elenco con i dati registrati fino alla data corrente; puoi esportare gli stessi come visto in precedenza modificare o aggiungere dati e reimportare il file. Attenzione se non applichi filtri e sono state già inserite delle grandezze il sistema le visualizza tutte Per generare un altro report elenco applicando altri filtri, clicca sul pulsante Azzera filtri. Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico Vediamo come configurare il sistema per l inserimento e la gestione automatica delle grandezze; ovviamente la gestione automatizzata è possibile solo se l organizzazione utilizza ed alimenta con continuità, con i dati richiesti, altre applicazioni del sistema informatico che inviano gli stessi automaticamente al cruscotto aziendale. Configurazione della singola grandezza con ricalcolo automatico Il processo di inserimento iniziale della singola grandezza è uguale a quello della gestione manuale pertanto si rimanda al relativo paragrafo. Dopo aver cliccato sul pulsante Salva le modifiche contrariamente alla procedura precedente non andremo ad inserire i dati della mensilizzazione manualmente ma li faremo generare direttamente dal sistema agganciando la grandezza all applicazione/processo che la alimenta. Nel precedente controllo, all inserimento manuale di una nuova grandezza, il sistema si posiziona di default su grandezza inserita (ossia con inserimento manuale dei dati e/o mediante modello di Excel. Per 4 rev

5 agganciare, invece, una grandezza al sistema di calcolo automatico dall elenco a tendina Inserita o calcolata, seleziona l area/applicazione fonte dei dati; a cascata selezionata l area/applicazione il sistema visualizza i processi afferenti alla stessa; seleziona quello relativo alla grandezza e a cascata nell elenco Grandezza calcolata il sistema propone tutte le grandezze di quello processo. Scegli quella corrispondente alla nuova grandezza. Completata la selezione clicca su ricalcolo automatico: per completare la procedura ed abilitare i pulsanti per il Cliccando sul pulsante Ricalcola la mensilizzazione il sistema effettua un aggiornamento complessivo di tutti i dati disponibili azzerando le precedenti registrazioni; questa modalità non è consigliata se si gestisce anche il budget e la riprevisione inseriti manualmente, perché in questo caso il sistema ricalcola tutto e quindi azzera anche le registrazioni salvate manualmente; Cliccando invece sul pulsante Ricalcola fino a e specificando dall elenco il Mese, il sistema aggiorna solo i dati consuntivi (quindi riga nera) fino al mese specificato, lasciando inalterate le registrazioni manuali del budget e della riprevisione (mesi riga nera successivi a quelli del ricalcolo). In tutti i casi nel campo Data ultimo ricalcolo il sistema riporta la data in cui è stata fatta l ultima elaborazione. Il sistema consente un ricalcolo massivo di tutte le grandezze calcolate automaticamente; nella maschera iniziale del menù Grandezze è presente la seguente interfaccia: Le stesse considerazione fatte precedentemente per la singola grandezza valgono in maniera massiva per tutte le grandezze gestite automaticamente: Pertanto cliccando su Ricalcola tutte le grandezze il sistema rielabora tutti i dati e azzera tutte le eventuali registrazioni manuali; cliccando su Ricalcola tutte le grandezze fino a e il Mese il sistema elabora i dati a consuntivo fino al mese indicato e mantiene le eventuali registrazioni manuali. Cliccando su Ricalcola 5 rev

6 grandezze scadute il sistema ricalcola i dati in funzione della pianificazione (mese iniziale e frequenza) fatta in sede di configurazione iniziale. Configurazione di insiemi di grandezza con ricalcolo automatico Anche in questo caso è possibile nella fase di configurazione iniziale operare simultaneamente su insiemi di grandezze con ricalcolo automatico. Dalla maschera iniziale del menù Grandezze clicca sul pulsante e quindi su grandezze calcolate: puoi applicare i filtri corrispondenti all area/applicazione, ai processi, per visualizzare le relative grandezze gestite automaticamente. Dopo aver applicato i filtri clicca sul pulsante : Spunta e seleziona per la generazione Viene visualizzato un report elenco con le grandezze ricalcolate in automatico dalle diverse applicazioni/processi; seleziona, spuntando la casella relativa, quelle che vuoi generare nel cruscotto aziendale e alla fine clicca sul pulsante in automatico tutte le grandezze selezionate. alla fine del report elenco. Talete web genera Reportistica Oltre ai report elenco già visti per l importazione/esportazione con modello di Excel e la configurazione massiva delle grandezze con ricalcolo automatico, il sistema mette a disposizione altri report: dalla maschera principale del menù Grandezze clicca su e quindi su Elenco mensilizzazioni; applica i filtri e quindi clicca sul pulsante per generare il report elenco delle mensilizzazioni richieste. Allo stesso modo puoi generare un elenco completo di tutte le grandezze gestite. Per l utilizzo dei report elenchi di TaleteWeb vedi anche l istruzione Come gestire i report elenchi. Puoi accedere a report anche direttamente dalla home page dell applicazione attraverso Cruscotto aziendale attraverso i link per l accesso rapido ai report: Clicca per attivare il link al report mensilizzazioni 6 rev

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