IL DATA BASE GESTIONALE Affiliazioni, Tesseramento ed Attività

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1 IL DATA BASE GESTIONALE Affiliazioni, Tesseramento ed Attività 7 Presentazione Il Corpo Sociale è elemento fondante di un Associazione, al pari - se non maggiormente - dell atto costitutivo e dello statuto, in quanto l essenza di un organismo associativo è data dalla pluralità di persone che lo compongono. Da questo si capisce quanto importante sia per un associazione complessa quale l Aics l avere strumenti che consentano di individuare ed aggiornare costantemente il proprio corpo sociale, cioè l insieme degli associati che aderiscono ad essa per mezzo dei Circoli affiliati. Inoltre, poiché Circoli ed associati sono sia parte dell Aics sia la principale utenza delle sue attività sociali, è fondamentale che i dati relativi alle loro anagrafiche siano correlati ai dati relativi alle attività svolte e possano essere elaborati statisticamente per trarne indicazioni operative. Il Progetto Aics Network ha dato risposta a queste esigenze mediante la creazione di un data base sito su server remoto, consultabile ed aggiornabile via internet da qualunque operatore accreditato. In particolare, il gestore nazionale accredita mediante ID e Password i singoli Comitati provinciali Aics, i quali - a loro volta - accreditano i propri Circoli affiliati (tutti, solo alcuni o nessuno a seconda di quanto ritenuto opportuno). Il gestore nazionale potrà consultare in tempo reale il data base aggiornato e così pure i singoli Comitati ed i singoli Circoli accreditati, esclusivamente per quanto di loro competenza. Il data base offre notevoli vantaggi operativi: rapidità di consultazione a qualsiasi livello (nazionale, di comitato e di circolo); privacy dei dati, in quanto ciascun operatore può consultare ed aggiornare solo i dati di propria competenza; sicurezza dei dati, grazie alla loro allocazione su server remoto con backup automatici: ogni Comitato può recuperare i propri dati anche in caso di rottura dei propri computer; la moltiplicazione dei posti di lavoro in quanto il programma è allocato su server remoto e raggiungibile da qualsiasi computer collegato alla rete: l operatore può così aggiornare e consultare il data base da qualsiasi pc della sede sociale o, addirittura, da pc esterni (presso Circoli, propria abitazione, ecc.); aggiornamento simultaneo del programma in tutta Italia con una unica operazione e senza costi aggiuntivi; ed inoltre, per le finalità proprie del TESSERAMENTO AICS: possibilità di stampare le tessere da qualsiasi postazione collegata ad internet; trasmissione dei dati in tempo reale alla sede centrale (con possibilità di eliminare i supporti cartacei, le cosiddette veline); esportazione dei dati su fogli excel per report e statistiche.

2 8 Istruzioni per la configurazione della stampante 1. Introduzione 1.1 Le presenti istruzioni illustrano i passaggi per configurare la stampante dedicata al tesseramento Aics on line sul sito Per la corretta stampa dei moduli del tesseramento (stampante ad aghi) è necessario eseguire i seguenti passaggi ESCLUSIVAMENTE LA PRIMA VOLTA CHE SI STAMPANO TESSERE. Una volta eseguita, la configurazione resterà in memoria del pc e non sarà necessario eseguirla altre volte. 2. Installazione della stampante dedicata al tesseramento 2.1 Accendere il pc dedicato al tesseramento ed accertarsi che la stampante dedicata al tesseramento sia correttamente collegata al pc e configurata. 2.2 Dal desktop (videata iniziale) cliccare l icona START (o AVVIO) presente nella barra delle applicazioni (barra inferiore). Cliccare l icona START (o AVVIO) ed aprire la finestra del MENU DI AVVIO 2.3 Dal menù di avvio selezionare l icona STAMPANTI (o stampanti e fax) 2.4 Una volta aperta la finestra delle stampanti, cliccare su Aggiungi stampante

3 2.5 Qualsiasi sia la marca ed il modello della vostra stampante, procedere all installazione della stampante Generic IBM Graphics 9pin, seguendo la seguente procedura e confermando con Avanti: 9

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6 12 Confermare le eventuali altre finestre di Installazione e giunti all ultima completare la procedura guidata cliccando su Fine 2.6 Terminata la procedura di installazione, nella finestra Stampanti e fax compare la stampante dedicata al tesseramento evidenziata dal simbolo nero (stampante predefinita) Finita l operazione: chiudere la finestra e tornare al desktop (videata iniziale di Windows).

7 3. Avvio delle operazioni di stampa delle tessere Aics Dal desktop selezionare l icona e procedere con il collegamento ad internet. 3.2 Aperto il collegamento internet e la videata dell Internet Explorer, collegarsi al sito Entrare nell AREA RISERVATA. 3.4 Accreditarsi inserendo le proprie ID e PASSWORD personali ed entrare nel sistema di tesseramento Aics.

8 Una volta entrati nel sistema di tesseramento del proprio Comitato (comparirà la denominazione del Comitato), cliccare su File e scegliere il comando Imposta pagina Impostare le Intestazioni e piè di pagina in modo che i campi Intestazione (o Titolo) e Piè di pagina siano vuoti. 3.7 Azzerare i Margini. 3.8 Chiudere la finestra di Imposta pagina. 4. Conclusione 4.1 Ora è possibile procedere con la stampa corretta dei moduli di tesseramento Aics. Si tenga presente che le operazioni descritte sono necessarie SOLO LA PRIMA VOLTA che si procede alla stampa dei moduli di tesseramento. Infine si tenga presente che l inserimento dei dati dei Circoli e dei Soci può essere effettuato anche prima di eseguire le operazioni descritte (necessarie solo per la stampa).

9 Gestire le anagrafiche ed il Tesseramento Introduzione 1.1 Le presenti istruzioni illustrano i passaggi per inserire l anagrafica di un nuovo Circolo nel data base del tesseramento Aics. Questa operazione è preliminare all inserimento nel data base dei dati relativi agli associati del Circolo stesso e, pertanto, deve essere eseguita prima. 2. Entrare nel programma via web 2.1 Dal desktop di Windows selezionare l icona e procedere con il collegamento ad internet. 2.2 Aperto il collegamento internet e la videata dell Internet Explorer, collegarsi al sito Entrare nell AREA RISERVATA 2.4 Accreditarsi inserendo le proprie ID e PASSWORD personali ed entrare nel sistema di tesseramento Aics.

10 16 3. Inserire un nuovo Circolo 3.1 Una volta entrati nel data base del tesseramento Aics, la prima schermata che si presenta all operatore è la seguente MASCHERA ELENCO CIRCOLI: In essa troviamo la lista dei Circoli già inseriti nel data base del Comitato ed i seguenti comandi: Per l inserimento dell anagrafica di un nuovo circolo o associazione. Per l inserimento delle anagrafiche di nuovi associati in un circolo od associazione già presente in elenco. Per facilitare la ricerca di una anagrafica, inserendo il nome o parte di esso nel campo e cliccando il tasto Cerca.

11 3.2 Clickare il tasto Si accede alla seguente MASCHERA INSERIMENTO CIRCOLO, contenente i campi da compilare per l inserimento dell anagrafica 3.4 I campi User e Password servono a permettere al Circolo di entrare autonomamente nel sistema per consultare e gestire le anagrafiche dei propri associati. Se lasciate vuote, le anagrafiche relative al Circolo potranno essere gestite unicamente dal Comitato di appartenenza. 3.5 Completato la compilazione dei campi, si conferma l inserimento dell anagrafica cliccando il tasto Conferma. L operatore ha comunque facoltà di variare o completare i dati in futuro, mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli. 3.6 Se l inserimento del nuovo Circolo ha avuto successo, esso apparirà nella Maschera elenco circoli.

12 18 4. Modificare l anagrafica del Circolo 4.1 In qualunque momento l operatore ha facoltà di variare o completare i dati relativi ad un Circolo mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli. 4.2 In modo semplice ed immediato, si aprirà la MASCHERA MODIFICA CIRCOLO che ripropone i campi già visti nella Maschera inserimento circolo, dando così la possibilità di variarli. 5. Consultare le anagrafiche dei Soci 5.1 Partendo dalla videata principale (Maschera elenco circoli), scegliere il Circolo di cui si vuole consultare le anagrafiche dei Soci. 5.2 Accedere alle anagrafiche dei Soci cliccando il tasto 5.3 Si apre così la seguente MASCHERA ELENCO SOCI nella quale è possibile consultare e gestire le anagrafiche dei Soci del Circolo scelto.

13 6. Inserire un nuovo Socio 6.1 Dalla MASCHERA ELENCO SOCI del singolo Circolo, è possibile inserire nuove anagrafiche dei Soci Cliccare il tasto 6.3 Si accede alla seguente MASCHERA NUOVO SOCIO, contenente i campi da compilare per l inserimento dell anagrafica 6.4 Alcuni campi sono obbligatori per l inserimento della nuova anagrafica, altri facoltativi. 6.5 Completato la compilazione dei campi, si conferma l inserimento dell anagrafica cliccando il tasto Inserisci. L operatore ha comunque facoltà di variare o completare i dati in futuro, mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco soci. 6.6 Se l inserimento del nuovo Socio ha avuto successo, esso apparirà nella Maschera elenco soci del Circolo.

14 20 7. Modificare l anagrafica del Socio 7.1 In qualunque momento l operatore ha facoltà di variare o completare i dati relativi ad un Socio mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli. 7.2 In modo semplice ed immediato, si aprirà la MASCHERA MODIFICA SOCIO che ripropone i campi già visti nella Maschera nuovo socio, dando così la possibilità di variarli. 8. Stampa anagrafiche e tessere dei Soci 8.1 Una volta correttamente inserita, l anagrafica può essere stampata sia ai fini dell emissione della tessera associativa annuale, sia per altri eventuali scopi di documentazione e verifica. 8.2 Poiché il tesseramento è stampato su apposita modulistica, è necessario innanzitutto configurare la stampante dedicata. Per tale operazione, si rinvia alle istruzioni contenute in questo manuale nell apposita sezione Istruzioni per la configurazione della stampante. 8.3 Per stampare le anagrafiche e le tessere dei Soci è necessario cliccare il tasto presente nella MASCHERA ELENCO SOCI di ciascun Circolo. Così facendo si accede alla MASCHERA STAMPA TESSERE: 8.4 In questa maschera il programma presenta automaticamente il numero di anagrafiche dei Soci minorenni (Giovani) e maggiorenni (Adulti) non ancora stampate. Ove non si desideri stampare su apposita modulistica di tesseramento, è possibile procedere alla stampa su carta libera, attivando l indicatore

15 8.5 Se l indicatore di Stampa Provvisoria non è attivato, verificare che siano correttamente inseriti gli appositi moduli del tesseramento e procedere con la stampa delle tessere Per procedere con la stampa è sufficiente cliccare sul tasto Stampa Giovani oppure Stampa Adulti, eventualmente precisando il numero di tessera che si vuole stampare, al fine di associarlo all anagrafica del socio. 8.7 Cliccando il tasto Stampa Giovani oppure Stampa Adulti appare a video l anteprima di stampa: 8.8 Verificata la correttezza dei dati, si può lanciare la stampa cliccando l icona 9. Rinnovo annuale del Socio 9.1 Le anagrafiche inserite, restano presenti nel data base fino alla loro eventuale cancellazione da parte dell operatore. Poiché esse sono utilizzate anche per l emissione della tessera associativa annuale, il programma gestisce automaticamente le scadenze ed i rinnovi. 9.2 Prima della stampa definitiva, l anagrafica del socio appare con la dicitura da stampare:

16 22 Dopo la stampa definitiva, l anagrafica del socio appare con il tasto che ci segnala che la tessera del Socio nell anno in corso è stata stampata e può essere rinnovata nell anno successivo semplicemente cliccando sul tasto 9.3 ESEMPIO DI RINNOVO: il socio Mario Rossi si iscrive nel 2006 e viene registrata la sua anagrafica nel data base nella quale apparirà inizialmente la dicitura da stampare. Al momento dell emissione della tessera per l anno 2006, questa viene stampata e sull anagrafica del sig. Rossi apparirà quindi il tasto Stampato/Rinnova. Al termine dell anno associativo 2006, il sig. Rossi conferma la propria iscrizione anche per l anno associativo Pertanto l operatore entrerà nell anagrafica del sig. Rossi e cliccherà il tasto Stampato/Rinnova che si trasformerà così nella scritta da stampare, attivando così la funzione di stampa della tessera Il rinnovo avviene così senza necessità di reinserire i dati del socio. 10. Report e archivi 10.1 I dati inseriti nel data base sono esportabili su foglio Excel per la gestione di report e statistiche. Inoltre è possibile annualmente salvare su supporto magnetico (ad esempio cd-rom) l intero data base, in modo che ciascun operatore abbia un archivio storico dei dati.