Manuale utente Pubblicazione Fatture. 09/05/2008 KS-2/MB Manuale Pubblicazione Fatture_V3.doc. Pagina 1 di 12

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1 Manuale utente Pubblicazione Fatture Pagina 1 di 12

2 REVISIONI Revisione n : 002 Data Revisione: 12/05/2008 Descrizione modifiche: Inserimento nuove funzionalità: Creazione menù Documenti nuovi Selezione e download multiplo delle Fatture Creazione menù Scheda azienda Motivazioni: Aggiornamento per implementazione funzionalità INDICE 1 Introduzione... 3 Oggetto Accesso al servizio Ricerca fatture nuove Elenco fatture nuove Selezione documenti nuovi Download documenti nuovi Report Excel documenti da scaricare Ricerca documenti già scaricati Personalizzazione invio comunicazioni mail Riferimenti Help Desk: INDICE DELLE FIGURE Figura 1 Pagina iniziale... 4 Figura 2 Pagina Ricerca fatture... 5 Figura 3 Pagina Elenco Fatture selezionate... 8 Figura 4 Menù Scheda azienda Figura 5 Link Riferimenti Figura 6 Pagina inserimento/modifica/cancellazione indirizzi mail Figura 7 Pagina indirizzi mail aggiornata con il nuovo indirizzo Pagina 2 di 12

3 1 Introduzione Oggetto Il presente documento descrive l operatività dell utente finalizzata alla ricezione elettronica delle Fatture Attive di VOLKSWAGEN GROUP ITALIA S.P.A. Pagina 3 di 12

4 2 Accesso al servizio Per accedere al servizio di ricezione elettronica delle Fatture Attive e necessario collegarsi al portale (Servizi Comuni), disporre della propria Userid e Password ed avere assegnato il ruolo Addetto Pubblicazione Fatture. Dalla Home Page di selezionando il link Pubblicazione Fatture si raggiunge la pagina di seguito riportata: Figura 1 Pagina iniziale In questa pagina sono presenti tre menù: Documenti nuovi Visualizza solo i documenti non ancora letti / selezionati / stampati Archivio Visualizza tutti i documenti già letti / selezionati / stampati Scheda azienda Gestione degli indirizzi mail per le comunicazioni automatiche NB: i menù sopra illustrati sono apribili e richiudibili con il doppio click del mouse. Pagina 4 di 12

5 3 Ricerca fatture nuove Figura 2 Pagina Ricerca Fatture nuove Selezionando con un doppio click il menù Documenti nuovi, è possibile visualizzare tutte le tipologie di Fatture da visualizzare/stampare o scaricare (download) messe a disposizione da VOLKSWAGEN GROUP ITALIA. Pagina 5 di 12

6 4 Elenco fatture nuove Figura 3 Pagina Visualizzazione Fatture nuove Per visualizzare tutti i documenti non ancora letti / selezionati / stampati relativi al tipo fattura scelto, cliccare sul tasto Invio senza inserire alcun filtro. L applicazione evidenzia i documenti ancora da ricevere in grassetto con la dicitura IN LINEA: Nuovo Pagina 6 di 12

7 5 Selezione documenti nuovi Selezione multipla Report Excel Download Figura 4 Pagina Selezione multipla documenti nuovi Inserendo il flag nel riquadro indicato in figura 4 vengono automaticamente selezionati tutti i documenti nuovi presenti in questa pagina. E comunque possibile de-selezionarli manualmente togliendo il flag relativo al documento da non scaricare. Non è possibile effettuare la selezione multipla su più pagine onde evitare le problematiche causate dalle dimensione del file da scaricare. Pagina 7 di 12

8 6 Download documenti nuovi Selezionando il tasto Download, vedi figura 4, si aprirà automaticamente la schermata di download di Windows. Figura 5 Pagina di download Windows Cliccare su Salva, sfogliare tra le cartelle presenti sul Vostro Pc e selezionare la directory dove salvare l archivio zippato. Procedere quindi con l Un Zip del file scaricato. E ora possibile stampare le Fatture una ad una, oppure, selezionare tutti i documenti con formato pdf, cliccare sul tasto destro del mouse e selezionare Stampa per la stampa totale. 7 Report Excel documenti da scaricare Selezionando l icona di Excel, vedi figura 4, si aprirà automaticamente un foglio di lavoro Excel contenente tutti i documenti relativi al tipo fattura selezionato, in stato nuovo. Tale report può essere usato come log storico dei documenti scaricati dal portale. Figura 6 Foglio di lavoro Excel documenti nuovi Pagina 8 di 12

9 8 Ricerca documenti già scaricati Figura 7 Pagina di ricerca documenti già scaricati L utente può ricercare una Fattura già visualizzata / stampata o scaricata (download) impostando uno o più filtri di ricerca nella pagina sopra riportata. I documenti già ricevuti/selezionati sono indicati come IN LINEA: Ricevuto. Pagina 9 di 12

10 9 Personalizzazione invio comunicazioni mail Per ottimizzare l operatività e gli accessi al servizio di Pubblicazione Fatture, è possibile inserire degli indirizzi mail personalizzati. Per attivare questa funzione selezionare con doppio click il menù Scheda azienda (figura 4). Figura 4 Menù Scheda azienda Selezionare con un singolo click il link Riferimenti (figura 5). Figura 5 Link Riferimenti Pagina 10 di 12

11 La schermata sotto riportata (figura 6) visualizza l indirizzo mail inserito in BDO/Sede Legale usato per le comunicazioni inviate automaticamente dal sistema Pubblicazione Fatture. Figura 6 Pagina inserimento/modifica/cancellazione indirizzi mail E possibile personalizzare questa scheda inserendo ulteriori indirizzi mail. Per effettuare tale operazione è necessario selezionare Pubblica e compilare i campi obbligatori: Nome Cognome (E necessario che l utente verifichi attentamente l indirizzo inserito) Dettaglio Ruoli Persona Muovere il ruolo VGIREF Addetto pubblicazione Fatture dalla sezione Disponibili in Assegnati selezionando la doppia freccia a sinistra. Dopo aver verificato la correttezza dei dati inseriti selezionare Pubblica e successivamente Indietro. Per chiudere il menù Scheda azienda selezionarlo con doppio click. La procedura di inserimento è ultimata. Le prossime comunicazioni saranno inviate anche a questo nuovo indirizzo mail. Pagina 11 di 12

12 Figura 7 Pagina indirizzi mail aggiornata con il nuovo indirizzo In qualsiasi momento è possibile inserire, modificare e cancellare gli indirizzi presenti in questa scheda. La responsabilità di tali modifiche è a carico degli Utenti cha hanno accesso al servizio di Pubblicazione Fatture. Riferimenti Help Desk: Qual ora l utente avesse la necessità di supporto in merito all utilizzo del servizio Ricezione Fatture, e possibile rivolgersi a: servizio Help Desk di Intesa componendo il numero verde indicando di far parte della Rete Organizzativa di VOLKSWAGEN GROUP ITALIA S.p.A. Pagina 12 di 12

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