Comune di San Polo dei Cavalieri

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1 Comune di San Polo dei Cavalieri Provincia di Roma REGOLAMENTO PER L ACCESSO AD ATTI, NOTIZIE E INFORMAZIONI DA PARTE DEI CONSIGLIERI COMUNALI Approvato con Delibera del Consiglio comunale n. 52 del 26 novembre 2012

2 INDICE Articolo 1 - Principi Articolo 2 - Esercizio e oggetto del diritto di accesso Articolo 3 - Atti accessibili Articolo 4 - Segreto d ufficio Articolo 5 Esclusione, differimento e disciplina Articolo 6 - Limitazioni Articolo 7 - Procedure per la visione degli atti Articolo 8 Procedure per il rilascio di copia degli atti Articolo 9 - Orari

3 ARTICOLO 1 Principi 1 - I Consiglieri Comunali hanno diritto di accesso alle notizie, alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi nel rispetto del diritto alla riservatezza delle persone fisiche, giuridiche, gruppi, associazioni e imprese. 2 - Il diritto di accesso del Consigliere Comunale è riferito alle competenze amministrative del Consiglio Comunale e al complessivo esercizio del munus di cui egli è investito al fine della compiuta valutazione della correttezza, dell efficacia e della trasparenza dell azione dell Amministrazione Comunale. 3 - Il Consigliere Comunale non è tenuto a specificare i motivi della richiesta di accesso. ARTICOLO 2 Esercizio e oggetto del diritto di accesso 1 - Per accesso si intende la possibilità di acquisire conoscenza di documenti amministrativi attraverso consultazione, estrazione di copia cartacea, fornitura di supporto informatico o altra modalità comunque idonea a consentire l esame dell atto. 2 - Il diritto di accesso si esercita attraverso le seguenti forme: - acquisizione di informazioni verbali; - visione degli atti; - acquisizione di notizie in forma scritta o su supporto informatico; - acquisizione di copia cartacea di atti e documenti amministrativi; 3 - Non possono essere richieste agli Uffici interpretazioni, disamine e commenti di carattere giuridico, normativo, tecnico e/o finanziario di natura discrezionale, ad eccezione delle funzioni di assistenza eventualmente di competenza del Segretario Comunale agli Organi dell Ente in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia di ordinamento comunale. ARTICOLO 3 Atti accessibili 1 - Tutti gli atti dell Amministrazione Comunale sono pubblici ai sensi del Testo Unico degli Enti Locali. 2 - I Consiglieri hanno diritto di accesso agli atti formati, ai provvedimenti adottati, agli atti preparatori e agli atti istruttori del procedimento anche se non provenienti dall Amministrazione. ARTICOLO 4 Segreto d ufficio Il Consigliere Comunale relativamente alle notizie e informazioni acquisite mediante l esercizio del diritto di accesso è tenuto al rispetto del segreto d ufficio nelle ipotesi specificamente determinate dal T.U.E.L. al Art. 43 Comma 2 e al divieto di divulgazione dei dati personali ai sensi del D.Lgs n.196/2003 e successive modifiche.

4 ARTICOLO 5 Esclusione, differimento e disciplina 1 - Per quanto amplissimo, l esercizio del diritto di accesso è soggetto ad esclusione e differimento nella casistica prevista da specifiche disposizioni di legge, nonché alla disciplina prevista nel presente regolamento. 2 - Sono esclusi dal diritto di accesso gli atti meramente personali redatti dai dipendenti o dagli amministratori aventi carattere di minute, brogliacci, appunti e annotazioni propedeutici alla redazione di atti amministrativi. 3 - Esulano dall accesso le puntualizzazioni inerenti direttive gestionali interne e atti di micro organizzazione che il Segretario Comunale e i Responsabili dei Servizi svolgano nei confronti dei dipendenti subordinati e che costituiscano semplici informative sugli indirizzi gestionali forniti dall Amministrazione, afferendo all Ente il controllo gestionale e la valutazione complessiva e finale dei servizi, non già sui singoli atti di organizzazione di cui rispondono i soggetti responsabili esclusivamente in sede di verifica di attuazione delle direttive fornite dall organo politico. 4 - Sono esclusi dall accesso gli atti non ancora emanati al momento della richiesta. 5 - Il Responsabile del servizio competente, con provvedimento motivato e d intesa con il Segretario Comunale, ha facoltà di differire l accesso ai documenti richiesti fino a quando la loro conoscenza possa costituire grave pregiudizio all azione che l Amministrazione intende assumere, con particolare riferimento ad atti legali o tecnici afferenti liti in potenza o in atto. Resta fermo l obbligo di fissare il tempo del differimento da comunicare al richiedente. 6 - Il diritto di accesso deve essere esercitato in modo da arrecare minore aggravio possibile agli uffici in quanto è generale dovere della Pubblica Amministrazione ispirare la propria attività al principio di economicità che incombe non solo sugli uffici tenuti a provvedere ma anche su soggetti che richiedono prestazioni amministrative i quali, se appartenenti alla stessa amministrazione, sono tenuti a modulare le proprie richieste in un clima di leale e responsabile cooperazione in modo da contemperare i diversi interessi nella comune finalità pubblica del buon andamento dell Ente. ARTICOLO 6 Limitazioni 1 - L accesso non può concretarsi nell obbligo della pubblica amministrazione di svolgere attività di ricerca, indagine o ricostruzione storica e analitica dei procedimenti con aggravamento delle attività istituzionali. 2 - L accesso non può in nessun caso diventare strumento per richieste reiterate, indefinite, defatiganti e pretestuose, oppure prodotte a scopi puramente emulativi, ispettivi, di indagine o anche strumentalmente e palesemente mirate a produrre rallentamento o paralisi amministrativa. 3 - Il diritto di accesso deve essere ricondotto a princìpi di proporzionalità e ragionevolezza sia sotto il profilo della quantità dei documenti e delle informazioni richieste, sia per la tempistica relativa all evasione dell istanza.

5 4 - Nel caso di richieste che prevedano invio a mezzo telematico, l Amministrazione provvederà a soddisfare le istanze se ciò non comporti attività di elaborazione dati, quindi solo se sussistano documenti disponibili in formato utile ad essere spediti a mezzo di posta elettronica. 5 - Sono inammissibili le richieste di accesso generiche, non determinate o prive degli estremi che consentano l individuazione dell oggetto dell accesso. 6 - Qualora l accesso riguardi dati sensibili idonei a rilevare, ad esempio, stato di salute, vita sessuale o altre condizioni o inclinazioni di carattere strettamente personale, il trattamento è consentito solo se la situazione giuridicamente rilevante che il richiedente intende tutelare sia di rango almeno pari al diritto del Consigliere. 7 - Sono inaccessibili gli atti relativi a materie disciplinate da specifiche normative di Legge, come ad esempio la Legge n.135/1990. ARTICOLO 7 Procedure per la visione degli atti 1 - La richiesta di visione degli atti e documenti deve essere presentata per iscritto direttamente al Responsabile del Settore presso cui risulta giacente la pratica relativa. Questi la mette a disposizione del richiedente entro i giorni dieci (10) giorni lavorativi successivi. In caso di assenza o impedimento del Responsabile competente, il termine è prorogato a giorni quindici (15) lavorativi successivi. 2 - I documenti oggetto della richiesta di accesso devono essere identificati dal richiedente in maniera specifica e dettagliata, al fine di renderli concretamente individuabili e in modo che il riscontro non risulti eccessivamente gravoso e incisivo sul regolare funzionamento degli uffici. 3 - Per l individuazione del Settore presso cui si trova la pratica il Consigliere può avvalersi del Segretario Comunale. 4 - Qualora la visione non si concluda entro la giornata stabilita, il richiedente e il Responsabile possono concordare la reiterazione. 5 La visione degli atti è consentita esclusivamente al Consigliere/ai Consiglieri richiedenti e dovrà avvenire alla presenza del Responsabile del Settore competente o di dipendente comunale dallo stesso incaricato. 6 Non è in alcun caso consentito asportare gli atti da visionare al di fuori della Sede Municipale. 7 - Al termine della richiesta visione degli atti, il Consigliere dovrà sottoscrivere una dichiarazione relativa alla avvenuta visione degli stessi. ARTICOLO 8 Procedure per il rilascio di copia degli atti 1 - La richiesta di rilascio di copia degli atti è presentata per iscritto direttamente al Responsabile del Settore in cui gli atti richiesti sono giacenti.

6 2 - Il Responsabile del Settore interessato provvede ad evadere la richiesta entro giorni 20 (venti) dalla data di acquisizione al protocollo generale dell Ente. 3 - Qualora la richiesta sia particolarmente gravosa per la quantità degli atti richiesti, per la complessità delle ricerche d archivio o per i costi di riproduzione (ad esempio se si tratti di elaborati grafici o tavole progettuali eccedenti il formato A3), il Responsabile del Settore può differire i termini del rilascio a giorni 30 (trenta) dalla data di acquisizione della richiesta al protocollo generale dell Ente, ad eccezione della documentazione anche parziale immediatamente riproducibile. 4 - I Consiglieri Comunali hanno titolo ad ottenere gratuitamente copia di atti e documenti. ARTICOLO 9 Orari 1 - Il diritto di accesso agli atti dovrà essere esercitato dai Consiglieri Comunali richiedenti esclusivamente presso la Sede Municipale e non negli orari stabiliti per l apertura al pubblico, in modo da non intralciare la normale funzionalità degli uffici e non creare disagio all utenza. 2 - La Commissione dei Capigruppo Consiliari individua e determina le giornate e le fasce orarie da destinare all accesso agli atti dei Consiglieri Comunali.

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