Case Study. Livello di digitalizzazione degli atti

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1 Case Study Livello di digitalizzazione degli atti 0

2 Ragioni alla base della rilevanza L utilizzo del servizio di deposito telematico degli atti e dei provvedimenti da parte dei giudici rappresenta uno dei principali fattori determinanti il livello di digitalizzazione degli Uffici Giudiziari. La redazione e deposito dei provvedimenti tramite la Consolle del magistrato (ovvero la produzione degli atti denominati nativi digitali ) incide notevolmente sul lavoro del personale amministrativo e degli stessi giudici. Per le cancellerie, il risparmio di tempo è legato soprattutto alla maggiore immediatezza e rapidità dell accettazione del deposito telematico rispetto a quello cartaceo e alla riduzione degli accessi di pubblico per la richiesta di copia di conformità degli atti. Inoltre, l utilizzo diffuso della consolle evita al personale amministrativo la gestione del doppio fascicolo, cartaceo e digitale (scansione del cartaceo). Si aggiunge, infine, il vantaggio organizzativo della dematerializzazione dei fascicoli, non realizzabile fino a quando continuano a sussistere atti redatti in formato cartaceo. I vantaggi del personale di magistratura riguardano soprattutto la possibilità di depositare in qualsiasi momento, anche in remoto e da casa, i propri provvedimenti, senza dover dipendere dagli orari di apertura delle cancellerie. Tale elemento incide anche sulla riduzione dei tempi della giustizia, qualora si riesca a realizzare una buona collaborazione con la cancelleria. Per l Ufficio, il diffuso ricorso al deposito telematico degli atti del giudice si traduce in risparmi di spesa e in una maggiore trasparenza delle informazioni relative alle cause e alle sentenze per l avvocatura e i cittadini. Per tale motivo, risulta di interesse verificare e analizzare, nel presente case study, il livello di utilizzo della consolle da parte dei magistrati per quanto riguarda la produzione di atti nativi digitali, un fattore che può svolgere il ruolo di volano nella digitalizzazione dell intero processo civile. Nota metodologica Nel presente case study sono stati elaborati e analizzati i dati relativi al livello di digitalizzazione dei provvedimenti nel biennio (ovvero l anno prima e l anno dopo l entrata in vigore del D.L. n.90/2014) con riferimento ai Tribunali coinvolti nel progetto GoL. Con livello di digitalizzazione dei provvedimenti si è intesa la percentuale di atti nativi digitali sul totale di atti depositati dall Ufficio, in media, nei quattro seguenti semestri: I Semestre: 1 Luglio Dicembre 2013 II Semestre: 1 Gennaio Giugno 2014 III Semestre: 1 Luglio Dicembre 2014 IV Semestre: 1 Gennaio Giugno 2015 Le tipologie di atto oggetto dell analisi sono decreti, ordinanze e sentenze. 1

3 Si è scelto di analizzare più nel dettaglio i quattro uffici che vantano il più alto livello di diffusione di atti nativi digitali, rapportandoli alla media di tutti i 60 Tribunali coinvolti. Questi Uffici sono i Tribunali di Gela, Sassari, Caltanissetta a Santa Maria Capua Vetere. Peculiarità degli Uffici oggetto del caso L andamento medio del livello di digitalizzazione degli atti, calcolato sulla base dei valori di tutti i Tribunali coinvolti nel percorso valutativo, evidenzia un trend di costante crescita nel biennio in analisi, Tuttavia, i valori medi si assestano al di sotto del 50% in tutti i semestri considerati. Dal confronto con la media, sono emerse le performance dei quattro Tribunali che nel semestre Gennaio Giugno 2015 presentavano le più elevate percentuali di atti (sentenze, ordinanze e decreti) nativi digitali: i Tribunali di Gela, Sassari, Caltanissetta a Santa Maria Capua Vetere. 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% I II III IV Gela Sassari Caltanissetta Santa Maria Capua Vetere MEDIA La crescita del deposito telematico è avvenuta in modi e tempi diversi nei quattro uffici. Il Tribunale di Santa Maria Capua Vetere è l Ufficio che ha realizzato la crescita più elevata nel biennio, passando da una percentuale inferiore alla media (2% e 3% nel 2013) al 73% di atti nativi digitali nell ultimo semestre. Il Tribunale di Sassari ha raggiunto un tasso di crescita del 42% tra il primo e il secondo semestre (ovvero prima del D.L. 90/2014) per poi stabilizzarsi attorno al 70% di depositi telematici. Il Tribunale di Caltanissetta ha realizzato dei buoni tassi di crescita nel semestre prima dell obbligatorietà e nel semestre successivo (rispettivamente del 49 e del 42%). Il Tribunale di Gela, infine, mostra una crescita più costante e distribuita su tutti e quattro i semestri in analisi. 2

4 Aspetti chiave Relazione tra deposito telematico degli atti e carico di lavoro in capo ai magistrati Nell ambito dei focus group condotti presso gli Uffici Giudiziari, è emerso che uno degli elementi che ostacola l utilizzo della consolle da parte dei magistrati è il carico di lavoro in capo all Ufficio e ai singoli giudici, che da un lato non consente al magistrato di dedicarsi ad attività formative relative all utilizzo della consolle e alle sue funzionalità, dall altro lato porta a utilizzare ancora il cartaceo, che (soprattutto nel caso di scarsa formazione informatica) risulta di più immediata e facile lavorazione. Per tale motivo è utile analizzare la correlazione tra percentuale di atti nativi digitali e: fascicoli definiti dall Ufficio non è risultato disponile il dato, più significativo, sul numero di fascicoli assegnato a ciascun magistrato ruolo di udienza ovvero il numero di fascicoli portati in udienza dai magistrati, per avere un indicazione del carico di lavoro in capo ai singoli giudici Con riferimento agli Uffici oggetto del presente case study, la tabella riportata sotto descrive l andamento del deposito telematico per le diverse tipologie di atto analizzate (sentenze, ordinanze, decreti), sottolineandone le differenze con la media generale, e la relazione che esiste da un lato con il numero di fascicoli definiti dagli Uffici, dall altro lato con il ruolo di udienza dei magistrati. Indicatore Gela Sassari Caltanissetta S.M.C. Vetere Media UUGG Decreti 73% 72% 70% 53% 39% % di atti nativi digitali (valore medio nei 12 mesi da luglio 2014 a giugno 2015 ) Ordinanze 79% 54% 69% 47% 31% Sentenze 66% 88% 71% 46% 36% Totale 72% 71% 70% 48% 35% Fascicoli definiti dall Ufficio (valore medio nei 12 mesi da lug-14 a giu-15 ) Ruolo di udienza (valore medio nei 12 mesi da lug-14 a giu-15 ) Tre Uffici sui quattro oggetto del caso nell ultimo anno hanno registrato un numero di fascicoli e dei ruoli di udienza inferiori alla media. Tuttavia, l analisi degli indici di correlazione, estesa a tutti gli Uffici coinvolti nel processo valutativo, porta a concludere che non è possibile dimostrare l esistenza di una relazione diretta tra diffusione del deposito telematico e numero di fascicoli in capo all Ufficio o carico di lavoro in udienza. 3

5 Relazione tra deposito telematico degli atti e propensione alla verbalizzazione telematica La seguente tabella riporta i sette Tribunali con il maggiore livello di diffusione di verbalizzazione telematica tra gli Uffici Giudiziari coinvolti nel progetto Giustizia On Line e ne evidenzia il confronto con la corrispondente percentuale di atti depositati telematicamente. Indicatore Sassari Trapani Sciacca Nuoro Gela Caltanissetta Oristano Media UUGG % verbali nativi digitali (valore medio nei 12 mesi da lug-14 a giu-15 ) % di atti nativi digitali (valore medio nei 12 mesi da luglio 2014 a giugno 2015 ) 63% 60% 54% 48% 45% 43% 37% 12% 71% 54% 52% 54% 72% 70% 61% 35% Dal confronto emerge che i Tribunali con percentuali più elevate di verbali telematici registrano anche delle percentuali di atti nativi digitali superiori alla media. Tale elemento porta a ipotizzare l esistenza di una correlazione tra livello di utilizzo della consolle per la redazione e il deposito di ordinanze, sentenze e decreti e livello di verbalizzazione telematica. Un maggiore utilizzo della consolle rappresenta un incentivo per un maggiore utilizzo del telematico anche in udienza. Aree di intervento I risultati dei focus group condotti suggeriscono alcune considerazioni su possibili aree di intervento sulle quali agire per influenzare positivamente l utilizzo della consolle del magistrato da parte dei giudici. Uno dei fattori che emergono come rilevanti per il minore o maggiore uso della consolle da parte dei magistrati è rappresentato dalla formazione specifica sulle funzionalità della consolle. Risulta un elemento chiave per la diffusione dell utilizzo della consolle l erogazione di corsi di formazione, principalmente in modalità di affiancamento, svolti da magistrati più esperti e che conoscono le potenzialità dello strumento e che possano non solo trasmettere la conoscenza sulle sue funzionalità e regole ma soprattutto sensibilizzare i magistrati relativamente ai benefici e potenziali risparmi di tempo legati all utilizzo della consolle, tutt ora non conosciuti da una grossa parte del corpo di magistratura. Sia magistrati che personale amministrativo hanno evidenziato l esigenza di una formazione integrata, che comprenda la conoscenza e l utilizzo della Consolle del magistrato, degli applicativi delle cancellerie e dei redattori degli avvocati. In seconda istanza, su esempio dei decreti ingiuntivi, la progressiva diffusione dell obbligatorietà per tutte le tipologie di atto potrebbe dare un necessario e più rapido impulso alla diffusione del deposito telematico degli atti da parte dei magistrati 4