Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Aprile Anno VI - nr. 56 Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra è l applicativo software Softeam per l Organizzazione dell Attività Commerciale e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni relative alle relazioni commerciali esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra Light riduce costi e tempi di startup! I moduli opzionali di Lyra MS PowerPoint: convertire testo in grafica Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 1 di 9

2 Lyra Light riduce costi e tempi di startup! Annunciata ufficialmente lo scorso marzo, ma di fatto disponibile da inizio 2008, la versione Light di Lyra si conferma una proposta particolarmente interessante, offrendo la possibilità di avviare un progetto Lyra con tempi di startup e costi decisamente contenuti! Sono due le tipologie aziendali che possono sfruttare al meglio l opportunità proposta con Lyra Light: Realtà tipicamente commerciali in cui la gestione delle offerte non presenta particolari problematiche, magari per il tipo di prodotti commercializzati, o perché la vendita è semplicemente legata a un catalogo, o addirittura aziende in cui la propria attività non richiede l emissione di offerte ma in cui è sentita l esigenza di una migliore organizzazione dei processi commerciali; Produttori di macchine e impianti a distinta complessa, dove il Configuratore di Prodotto (la parte non inclusa nella versione Light ) rappresenterebbe uno strumento utilissimo per la gestione delle offerte commerciali, ma che preferiscono affrontare il progetto Lyra attraverso un passaggio intermedio: Lyra Light, in questi casi, diventa uno strumento di organizzazione e condivisione dei dati: tutti i contenuti che si andranno a consolidare potranno essere in qualunque momento utilizzati, senza nessun tipo di modifiche al database, per un upgrade alla versione Full, con la protezione dell investimento effettuato. Lyra Light include tutte le funzionalità che ottimizzano il processo relazionale tra azienda e cliente, sfruttando l esperienza operativa maturata nella versione Full: integrazione con la posta elettronica e con i più diffusi software di Office Automation (Microsoft Excel, Word ), mappatura geografica del portafoglio clienti-offerte-ordini, pianificazione delle attività, calendario aziendale condiviso, gestione di scadenze, memo, documenti tecnici, analisi statistiche, possibilità di gestione di Mass Mail per attività e campagne di marketing tutto può essere gestito al meglio con Lyra Light, garantendo l immediata rintracciabilità dell informazione. Lyra Light è quindi anche e più di un software di CRM, proponendosi come una componente integrativa del classico gestionale: anche dove il software gestionale è magari un prodotto di altissimo livello qualitativo, la gestione dell attività commerciale, proprio per la difficoltà di standardizzarne i processi, rappresenta molto spesso una pericolosa zona d ombra. La versione Light permette di abbattere i costi e ridurre i tempi di realizzazione del progetto Lyra : nelle installazioni tradizionali di Lyra, una delle componenti più onerose è sicuramente rappresentata dal Configuratore di Prodotto, sia in termini economici che in termini di tempi di attivazione. Non disponendo di questa funzionalità, la versione Light consente un sensibile risparmio economico sui costi di Licensing e sui tempi di avviamento del progetto. Inoltre la licenza di Lyra Light include due giornate di supporto sistemistico presso la sede del Cliente, per le attività di installazione, configurazione, importazione archivi e dati storici La proposta Lyra Light è quindi una soluzione chiavi in mano, che permette di essere immediatamente operativi, entro pochi giorni dall installazione del software! Infine sono disponibili anche su Lyra Light le condizioni di miglior favore per le aziende associate Federmacchine (vedi sotto, alla voce Convenzioni ) e la possibilità di finanziamento in dodici mesi a Tasso ZERO dell intero progetto (IVA compresa). Richiedete subito, senza alcun impegno, una presentazione di Lyra Light presso la vostra Azienda, contattando la Direzione Commerciale Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 2 di 9

3 I moduli opzionali di Lyra Lyra è un package che include tutte le funzioni necessarie per gestire le attività dell Ufficio Commerciale, dal configuratore di offerte alle funzioni di CRM, dal calendario condiviso all integrazione della posta elettronica l obiettivo è quello di includere in un unico prodotto software tutti gli strumenti operativi utili al Commerciale per la gestione delle proprie attività quotidiane. Il costo di Lyra è legato al numero di utenti (licenze) che accedono all applicativo, ma le funzionalità del prodotto sono assolutamente identiche per la versione più costosa, che consente un numero di utenti illimitati, o per la più economica, che prevede un limite di 5 utenti. Esistono poi una serie di moduli opzionali (quattro, alla data) che aggiungono specifiche funzionalità all applicativo. Vediamone le caratteristiche principali. Modulo interfaccia utente lingua UK: in pratica prevede la possibilità di localizzare (per ora solo in lingua inglese), menu, etichette dei campi, messaggi L interfaccia utente in lingua inglese può coesistere con quella in italiano; sono numerosi i clienti Lyra che utilizzano in Italia l interfaccia tradizionale e hanno acquistato il modulo opzionale per la propria filiale estera; Modulo Mass Mailing: permette una sofisticata gestione di indirizzari di posta elettronica per l invio di mail informative o promozionali, o di Newsletter aziendali, come quella che state leggendo, dove la fonte dati dei Destinatari può essere rappresentata dalla rubrica Contatti di MS Outlook, oppure dall indirizzario di Lyra. Per approfondire le caratteristiche di questo modulo vi invitiamo a leggere l articolo di presentazione su Lyra News del gennaio 2007; Modulo Offline: sicuramente il più diffuso tra i clienti Lyra, consente consentire all utente di Lyra di essere operativo anche fuori sede, quando cioè non sia fisicamente disponibile la connessione LAN al Server aziendale. Il modulo offline è pensato quindi in particolare per le necessità di utilizzo su PC portatili: l utente può normalmente operare in LAN, quando è in azienda, oppure in modalità del tutto autonoma quando sia necessario lavorare fuori sede, potendo disporre, sul proprio PC portatile, dei dati e degli strumenti necessari per lavorare autonomamente. Anche in questo caso è possibile approfondire le caratteristiche di questo modulo leggere il numero speciale di Lyra News del settembre 2007; Modulo Gestione Server Remoti: disponibile solo per ambiente Microsoft SQL Server, consente di utilizzare uno o più database secondari, rispetto al principale, con una replica del database sempre attiva. Vengono anche replicati i files documentali utilizzando un apposito programma di sincronizzazione. In questa modalità è possibile operare con i server Lyra costantemente sincronizzati: è una configurazione abbastanza complessa dal punto vista sistemistico, e che necessita quindi di un monitoraggio periodico sul database; Tutti i moduli opzionali sopra illustrati sono attivabili sia sulla versione Lyra Full che sulla versione Lyra Light. La possibilità di utilizzo dei moduli opzionali, potrebbe essere subordinata ad una verifica dei prerequisiti hardware, software e di connettività. Maggiori e più dettagliate informazioni possono essere richieste alla Direzione Commerciale Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 3 di 9

4 MS PowerPoint: convertire testo in grafica Grazie ai nuovi strumenti SmartArt di Microsoft Office PowerPoint 2007, non è necessario essere un grafico per creare presentazioni visivamente attraenti. Per comunicare efficacemente il vostro messaggio o le vostre idee è possibile scegliere tra molti layout incorporati. Seguite le istruzioni per creare grafici accattivanti e di immediata comprensione. 1. Aprire la presentazione di PowerPoint e cliccare sulla casella di testo della presentazione che contiene le informazioni che si desidera convertire in un grafico (Figura 1). Figura 1 2. Nella scheda Home, nel gruppo Paragrafo, scegliere Converti in elemento grafico SmartArt o selezionare l icona corrispondente. 3. Nella galleria (Figura 2) cliccare sul layout per l'elemento grafico SmartArt desiderato. Figura 2 La galleria contiene layout per gli elementi grafici SmartArt più adatti agli elenchi puntati. Per visualizzare la serie di layout completa scegli Altri elementi grafici SmartArt. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 4 di 9

5 4. Fare clic sul layout desiderato per un elemento grafico SmartArt. Il testo che si trova nella presentazione viene automaticamente posizionato e adattato alla forma stabilita dal layout selezionato. È possibile modificare con facilità il nuovo elemento grafico SmartArt come segue: per modificare i colori fare clic sulla casella che contiene il grafico e, nella scheda Progettazione, selezionare il pulsante Cambia colori ; per modificare lo stile del grafico, ad esempio aggiungendo un effetto 3D, uno stile linea o un effetto rilievo (Figura 3) selezionare uno degli Stili SmartArt, sempre nella scheda Progettazione. Figura 3 I nuovi strumenti di Microsoft Office PowerPoint 2007 consentono di creare presentazioni dall'aspetto professionale più facilmente che in qualsiasi versione precedente, semplicemente convertendo il testo in grafici esteticamente attraenti. Come sempre, per qualunque chiarimento, vi invitiamo a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 5 di 9

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) D.: Nella scheda Referenti dell anagrafica clienti è possibile fare in modo che i referenti annullati finiscano in coda all elenco dei Referenti, e che gli altri nominativi (quelli attivi ) siano visualizzati in ordine alfabetico? R.: Si, non ci sono problemi, tutto sta nell impostazione corretta del Sommario : dalla form Referenti dell Anagrafica Clienti, selezionare l icona corrispondente a Impostazioni griglia che permette di personalizzare appunto la griglia (la stessa che viene poi riportata nella form principale Anagrafica ). Come per tutte le altre visualizzazioni di Lyra impostate sulle griglie, dal Sommario è possibile definire: i campi da visualizzare in griglia; il tipo di raggruppamento (fino a quattro livelli); il tipo di ordinamento (fino a quattro livelli), la formattazione della griglia (tipo e dimensioni dei caratteri, colori, settaggi della griglia ) Nell esempio riportato sotto è possibile vedere un esempio di impostazione che dovrebbe corrispondere grosso modo a quanto da lei richiesto. Dalla finestra Sommario cliccando sul bottone Campi, si è scelto di visualizzare in griglia quattro colonne: Descrizione (composta da Titolo, Nome e Cognome del Referente), Mansione, Telefono e Cellulare. Cliccando poi sul bottone Ordina è possibile impostare invece l ordinamento delle varie righe, che nell esempio è impostato su tre livelli: 1. primo ordinamento sul campo ref_def- (decrescente), in modo da avere sempre come primo elemento della lista la persona definita come Referente di Default; 2. secondo ordinamento sul campo Annullato (crescente): in questo modo, come da lei richiesto, i nominativi attivi risultano precedere tutti quelli annullati che finiscono in coda alla lista; 3. terzo ordinamento sul campo Cognome (crescente) per avere l ordinamento alfabetico. Si noti la particolarità: non viene usato il campo Descrizione (che ordinerebbe Dott., Sig., Sig.a ) ma il campo Cognome che assicura il corretto ordinamento. Non ha alcuna rilevanza che il tale campo sia utilizzato solo per l ordinamento e non compaia in griglia. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 6 di 9

7 La stessa metodologia di Selezione Campi-Raggruppamento-Ordinamento-Formattazione può essere naturalmente utilizzata su tutte le altre visualizzazioni di Lyra impostate sulle griglie: Elenco Clienti, Attività, Portafoglio Offerte, ecc. Per qualunque chiarimento sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. Inviate le vostre domande a Lyra News. Tips & Tricks info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 7 di 9

8 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare dieci distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria, rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (info riservate agli Associati Federmacchine): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 8 di 9

9 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Dicembre Gennaio Febbraio Marzo Nuovo modulo Lyra Maps Lyra: opportunità di fine anno Piace il finanziamento Lyra a TASSO ZERO! Tips & Tricks (consigli per l uso). Gestire i destinatari delle comunicazioni da Lyra Al via il nuovo listino Lyra 2008 Quando le mappe di Google toppano Lyra su un notebook. Perché no? Tips & Tricks (consigli per l uso). Ripartizioni automatiche sull offerta Lyra: per far crescere l Ufficio Commerciale Chi è (conosciamo i Clienti Lyra). Pavan Srl Galliera Veneta, PD Ridurre le dimensioni del file di un immagine Tips & Tricks (consigli per l uso). Definizione dei campi obbligatori SPECIALE: il nuovo Lyra Light La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News - aprile Pag. 9 di 9