REGOLAMENTO PER L UTILIZZO TEMPORANEO DELLA SALA CONFERENZE DI PALAZZO DEL MONFERRATO

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1 REGOLAMENTO PER L UTILIZZO TEMPORANEO DELLA SALA CONFERENZE DI PALAZZO DEL MONFERRATO ART. 1 DESTINAZIONE D'USO Il presente Regolamento disciplina l utilizzo temporaneo della Sala Conferenze sita al piano terreno di Palazzo del Monferrato, in Via San Lorenzo n.21 ad Alessandria. La Sala Conferenze è destinata ad ospitare manifestazioni organizzate sia direttamente dalla Società Palazzo del Monferrato srl, sia da altri soggetti terzi (individuati al successivo art. 2), debitamente autorizzati dalla Società stessa. ART. 2 - SOGGETTI BENEFICIARI E FINALITÀ La Sala Conferenze e l area di servizio ad essa adiacente, comprendente la reception ed il guardaroba, possono essere concesse in uso a: enti pubblici; imprese, enti privati, società, associazioni, enti di promozione, fondazioni, comitati, con o senza personalità giuridica; persone fisiche. Le iniziative ospitate nella Sala Conferenze dovranno privilegiare, di norma, la trattazione di tematiche d interesse generale, con l esclusione, comunque, di ogni attività a carattere partitico o politico, salvo diversa valutazione della Società concedente. Tali iniziative, inoltre, di norma, non dovranno comportare la commercializzazione di prodotti e servizi e la conclusione di alcun tipo di contratto nei locali del palazzo, salvo diversa valutazione della Società concedente. La Società Palazzo del Monferrato srl si riserva la facoltà di valutare la coerenza della manifestazione con le finalità proprie della struttura espositiva. ART. 3 - MODALITÀ DI CONCESSIONE La concessione dei locali è demandata al Consiglio di Amministrazione della Società Palazzo del Monferrato srl o a soggetto dallo stesso delegato, che valuterà l ammissibilità delle richieste sulla base del presente Regolamento e nel rispetto del calendario degli eventi organizzati nel palazzo. La concessione è inoltre subordinata al pagamento anticipato delle tariffe fissate dalla Società concedente e relative all utilizzo della Sala Conferenze, della reception, del guardaroba e della strumentazione audiovisiva in dotazione. Il richiedente dovrà formulare la domanda di utilizzo temporaneo della Sala Conferenze mediante l apposita modulistica, predisposta da Palazzo del Monferrato srl e disponibile sul sito internet della 1

2 Società inoltrandola di norma - non prima di 90 giorni dall inizio dell iniziativa. Palazzo del Monferrato srl provvederà a rispondere alla richiesta entro 30 giorni dal suo ricevimento, comunicando altresì l importo da pagare per l utilizzo della sala e dei relativi servizi accessori. Tale pagamento, da effettuarsi a mezzo bonifico bancario sul conto della Società, dovrà avvenire entro 5 giorni dalla suddetta comunicazione di concessione; diversamente la Società potrà revocare la concessione stessa. Palazzo del Monferrato srl inserirà i nuovi impegni della Sala Conferenze nel calendario degli eventi del centro espositivo - pubblicato sul sito internet solo dopo aver perfezionato l iter di concessione. L istanza di utilizzo dovrà contenere: a) i dati anagrafici e fiscali del richiedente; b) il nominativo della persona responsabile della manifestazione; c) la denominazione della manifestazione, l'indicazione sommaria degli argomenti trattati ed il nominativo dei relatori; d) la durata della manifestazione; e) il numero previsto di partecipanti, che non dovrà superare quello massimo di capienza della sala consentito per motivi di sicurezza ( n. 120 posti); f) l'impegno del richiedente a procurarsi tutte le autorizzazioni ed i permessi richiesti per la manifestazione; g) l'impegno del richiedente alla rifusione dei danni eventualmente arrecati a cose o a persone dai partecipanti alla manifestazione; h) l'impegno del richiedente a sollevare la concedente da ogni responsabilità civile e penale derivante dalla manifestazione; i) l'impegno del richiedente a consentire l'accesso gratuito dei partecipanti alla manifestazione. La concessione della sala può essere revocata nei casi in cui vengano meno i presupposti per la concessione della stessa, come previsto al successivo art. 6. ART.4 CONCESSIONE A TITOLO ONEROSO E GRATUITO Palazzo del Monferrato srl potrà concedere l utilizzo della Sala Conferenze e degli spazi di servizio connessi, a titolo oneroso o gratuito. Concessione a titolo oneroso: comporta, a carico dei richiedenti, il pagamento delle tariffe previste per la fruizione della sala e dei servizi accessori (reception, guardaroba, attrezzature multimediali). E la regola generale, applicata a tutte le richieste, non rientranti specificamente nelle casistiche seguenti. Per manifestazioni di particolare rilevanza o ritenute meritevoli di sostegno da parte della Camera di Commercio, l ente camerale si potrà fare carico del pagamento delle tariffe previste per intero o in parte. In tal caso, Palazzo del Monferrato Srl addebiterà con fattura al richiedente l eventuale quota a suo carico per l uso della Sala Conferenze e per i relativi servizi, fatturando alla Camera di Commercio la residua quota. 2

3 Concessione a titolo gratuito: è accordata per l uso della Sala Conferenze alle sole manifestazioni organizzate direttamente dalla Camera di Commercio. Qualora la Camera di Commercio richiedesse anche i servizi accessori (reception, guardaroba, attrezzature multimediali), sarà tenuta al pagamento delle tariffe ad essi riferite, abbattute del 50%. ART. 5 RINUNCIA La rinuncia all utilizzo della Sala Conferenze ed ai servizi ad esso connessi deve essere notificata a Palazzo del Monferrato srl almeno 5 giorni prima della data fissata per la manifestazione. In caso contrario il concessionario perde il diritto alla restituzione delle somme già versate. ART. 6 REVOCA Palazzo del Monferrato srl ha facoltà di revocare una concessione già accordata con motivato provvedimento. In tale eventualità, la Società restituirà le somme già versate dal richiedente, il quale non potrà comunque pretendere alcun risarcimento dei danni, né esperire azioni di rivalsa per spese od altro sostenute in proprio. Palazzo del Monferrato srl - come già detto al precedente articolo 3 ha la facoltà di revocare una concessione già accordata in caso di mancato pagamento delle tariffe previste per l utilizzo della Sala Conferenze e dei relativi servizi accessori. ART. 7 - RISARCIMENTO DANNI Il soggetto concessionario è tenuto: alla rifusione di eventuali danni arrecati a cose o a persone dai partecipanti alla manifestazione; a sollevare Palazzo del Monferrato srl da ogni eventuale responsabilità, civile e penale, derivante dalla manifestazione organizzata presso la struttura espositiva. ART. 8 - DISPOSIZIONI PARTICOLARI PER LA CONCESSIONE La capienza della sala è di 120 posti, come attestato nella documentazione di agibilità e di prevenzione incendi dell immobile. Sono ammesse proiezioni audiovisive, così come previsto dalle normative vigenti in materia di pubblico spettacolo, sotto la responsabilità del concessionario. La concessione dei locali viene disposta in conformità alle norme e disposizioni di sicurezza e, in quest ambito, si fa divieto di: modificare gli impianti elettrici o meccanici forare, manomettere le porte tagliafuoco forare con fori passanti le murature e le coperture rimuovere od occultare la cartellonistica di sicurezza introdurre nei locali sostanze chimiche pericolose 3

4 utilizzare nei locali fiamme libere introdurre nei locali sostanze potenzialmente esplodenti rimuovere, modificare o manomettere in alcun modo i dispositivi di sicurezza e/o le protezioni installati su impianti, macchine o attrezzature ingombrare passaggi, corridoi e uscite di sicurezza con materiali di qualsiasi natura impiegare macchine, attrezzi ed utensili non rispondenti alle vigenti norme di legge in generale modificare, manomettere parti del fabbricato e degli impianti senza aver prima interpellato la Società concedente ed averne avuto la necessaria autorizzazione. Il concessionario ha l obbligo di segnalare immediatamente al referente di Palazzo del Monferrato Srl eventuali deficienze dei dispositivi di sicurezza o l esistenza di condizioni di pericolo (adoperandosi direttamente, in caso di urgenza e nell ambito delle proprie competenze e possibilità, per l eliminazione di dette deficienze o pericoli). Lungo i corridoi adiacenti la Sala Conferenze sono riportate le planimetrie di piano e le relative vie di fuga da utilizzare in caso di emergenza. Il concessionario deve prenderne visione e vigilare affinché le vie di fuga e le uscite di sicurezza restino sempre accessibili e sgombre da materiali. ART. 9 DECORRENZA Il presente Regolamento, adottato dal Consiglio di Amministrazione di Palazzo del Monferrato srl nella seduta del 30/09/2013, in conformità alle linee guida impartite dalla Camera di Commercio di Alessandria, ha decorrenza dall 1/10/

5 Allegato n. 1 al Regolamento per l utilizzo temporaneo della Sala Conferenze di Palazzo del Monferrato TARIFFE DI UTILIZZO DELLA SALA CONFERENZE E DEI SERVIZI AD ESSA COLLEGATI TARIFFE PER MANIFESTAZIONE (+ IVA di legge) DESCRIZIONE TARIFFA fino a 4 ore di utilizzo TARIFFA giornaliera oltre 4 ore di utilizzo Utilizzo Sala Conferenze 200,00 300,00 Utilizzo reception e guardaroba (compreso assistenza) 100,00 150,00 Utilizzo attrezzature audio-video (compreso assistenza) 100,00 150,00 STRUTTURA E DOTAZIONE STRUMENTALE DELLA SALA CONFERENZE La Sala Conferenze è posta al piano rialzato dell immobile di Via san Lorenzo n. 21, denominato Palazzo del Monferrato. Ha una superficie di circa mq. 164 ed una capienza pari a 120 posti. Adiacenti alla Sala Conferenze si trovano i locali reception e guardaroba. La sala è dotata di strumentazione audio video: videoproiettore, microfoni, schermi di proiezione. MODALITA DI PAGAMENTO La concessione dell uso della sala conferenze è subordinata al pagamento anticipato, a mezzo bonifico bancario, delle tariffe fissate dalla Società concedente per l utilizzo della sala e dei servizi ad essa collegati (reception, guardaroba attrezzature audio-video). Di seguito si riportano le coordinate bancarie del conto della Società: Intestazione conto: Palazzo del Monferrato srl, Conto N presso Banca Popolare di Milano, Agenzia 01384, Piazza della Libertà n 20/22, Alessandria; IBAN IT69S