Registro Unico dei Controlli (RUC) Manuale per la consultazione e il caricamento dei controlli

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1 Registro Unico dei Controlli (RUC) Manuale per la consultazione e il caricamento dei controlli 1

2 SOMMARIO 1. ACCESSO AL SISTEMA Pagina di login Link di informazioni e riabilitazione password Cambio password HOME PAGE TIPOLOGIE DI CONTROLLO Ricerca tipologie di controlli tramite filtro sui tag RICERCARE E CREARE I CONTROLLI Ricerca controlli Abilitazioni per profilatura utenze Ricerca controlli per azienda Ricerca controllo per l azienda Visualizzazione e modifica/registrazione del controllo Inserimento dei dati della visita Inserimento dei documenti relativi alla visita Registrazione dell esito del controllo Regole sui controlli chiusi Inserimento manuale dei controlli Crea controlli REPORTISTICA Report 1: Elenco controlli su filtro generico Report 2: Aggregato su tipo controllo...27 APPENDICE 1: VISUALIZZAZIONE RUC E BROWSER DA UTILIZZARE

3 1. ACCESSO AL SISTEMA 1.1 Pagina di login Per accedere alla home page del Registro Unico dei Controlli occorre collegarsi al seguente indirizzo internet: Una volta aperto il collegamento l utente potrà accedere al servizio di compilazione dichiarando il proprio identificativo e la parola chiave. Inseriti il nome utente e la password e cliccare Login : 3

4 1.2 Link di informazioni e riabilitazione password Per visualizzare le informazioni sul Ruc e scaricare la modulistica per richiedere l utenza cliccare il link Info e Modulistica per il primo accesso. Per riabilitare la password scaduta o disabilitare un account bloccato cliccare il link Riabilitazione password per blocco account e compilare il form che verrà automaticamente inviato all help desk del Siar che gestisce le utenze. 4

5 1.3 Cambio password Al primo accesso il sistema chiede all utente di cambiare la password. Se l utente è già abilitato su altri applicativi facenti capo al Sistema Informativo Agricolo Regionale (SIAR), la password per accedere al Ruc sarà quella di cui l utente è già in possesso e non andrà modificata al primo accesso. Una volta inserita la nuova password cliccare il pulsante Cambia password. Il sistema confermerà l avvenuto cambio password. 5

6 È ora possibile accedere con la nuova password. 2. HOME PAGE Nella home page del Registro Unico dei Controlli è riportata l indicazione dell utente che è entrato con le informazioni sulla scadenza della password e dell account. A destra si trova il menù, mentre a piè di pagina sono presenti sempre le indicazioni su: assistenza tecnica (collegato a un icona con l indirizzo mail AgreaAssistenzaRuc@regione.emilia-romagna.it) Mappa del sito privacy (link alla pagina della Regione sulla privacy) Accessibilità (link alla pagina della Regione sulla accessibilità) Regione Emilia-Romagna (link al sito della Regione) Agrea (link al sito di Agrea) 6

7 3. TIPOLOGIE DI CONTROLLO Tutte le tipologie di utenti hanno la funzione Tipo controlli Ricerca, che consente di visualizzare tutte le tipologie di controllo per le quali è possibile caricare dati e interrogare il sistema. La ricerca può essere effettuata utilizzando diversi filtri, anche in combinazione tra loro. Possono essere selezionati uno o più dei seguenti criteri di ricerca: - Ente competente selezione dalla tendina - Ente esecutore selezione dalla tendina - Descrizione selezione scrivendo parte del titolo della tipologia del controllo da cercare - Tag selezione attraverso parole chiave da ricercare vedi paragrafo seguente 7

8 3.1 Ricerca tipologie di controlli tramite filtro sui tag I tag sono parole chiave associate alle tipologie di controllo. Per attivare un filtro sui tag va cliccato il pulsante Filtro sui tag. Si aprirà un icona in cui - indicare le parole chiave desiderate - scegliere l opzione and/or, per specificare se, in caso di più parole chiave, devono essere valide entrambe (opzione and ) o solo una (opzione or ). Una volta scritte le parole chiave desiderate cliccare il pulsante Applica. Il sistema torna alla schermata principale dove il simbolo dell imbuto indica che sono state inserite delle indicazioni nel filtro sui tag. È ora possibile cliccare il pulsante Cerca, dopo avere eventualmente indicato altri criteri di ricerca. È possibile eliminare i criteri di ricerca inseriti cliccando il tasto Pulisci. 8

9 Dopo avere cliccato il pulsante Cerca, compare la lista delle tipologie di controllo che rispettano i criteri di ricerca indicati. Sulla destra di ogni riga corrispondente alla tipologia di controllo ci sono i seguenti tasti: Visualizza dettaglio: apre un icona descrittiva della tipologia di controllo Modifica: apre la pagina per modificare la tipologia di controllo (funzione abilitata solo per l amministratore di sistema) Elimina: consente di eliminare la tipologia di controllo (funzione abilitata solo per l amministratore di sistema) 9

10 4. RICERCARE E CREARE I CONTROLLI Il menù Controlli prevede le due funzioni Ricerca e Crea, la prima per cercare i controlli caricati nel sistema, la seconda per inserire i controlli effettuati. Ad esempio, nel caso dei controlli di condizionalità, il campione è già stato precaricato da Agrea. Di conseguenza la funzione da utilizzare è Controlli - Ricerca. 4.1 Ricerca controlli Tutte le tipologie di utenti hanno la funzione Controlli Ricerca, che consente di cercare, all interno del sistema, i controlli che l utente è abilitato a visualizzare Abilitazioni per profilatura utenze Tutti i funzionari possono vedere i controlli chiusi immessi a sistema da qualunque ente. La limitazione dettata dalla profilatura è relativa ai controlli riservati e ancora in programma. Tipico è l esempio dei controlli di condizionalità, il cui campione è stato caricato a Ruc da Agrea, ma si tratta di un campione riservato poiché le aziende non possono essere a conoscenza di essere state estratte prima di un certo tempo. Per quanto riguarda i controlli ancora in programma e riservati, un funzionario appartenente a un ente competente o esecutore di controlli vedrà: tutti i controlli in programma, riservati e non, relativi a qualunque ente, se si tratta di utente Responsabile-Master, i controlli in programma, riservati e non, limitatamente al proprio ente, se si tratta di utente Responsabile intermedio ente (Master provinciale), i controlli in programma marcati come riservati inseriti da lui stesso o a lui assegnati, se si tratta di utente base Funzionario base. 10

11 4.1.2 Ricerca controlli per azienda Dal menù Controlli cliccare Ricerca. A B C D E La ricerca del controllo in questa sezione va effettuata per azienda. A Se si conosce il cuaa, questo può essere digitato all interno del riquadro. B Se non si conosce il cuaa può essere utilizzata la funzione di ricerca azienda cliccando sul tasto Ricerca. La ricerca viene attivata sulle aziende contenute nella Anagrafe delle Aziende Agricole della Regione Emilia-Romagna. C È possibile includere le aziende cessate inserendo il flag Includi Aziende Cessate. D È possibile filtrare i controlli per anno di riferimento scegliendo dalla tendina un anno specifico. E Cliccare Cerca per avviare la Ricerca. Tornando al punto B, se non si conosce il cuaa, cliccando sul tasto Ricerca si apre un icona in cui indicare i criteri di ricerca. Come primo criterio di ricerca viene proposta la ragione sociale. Indicare tutta o parte della ragione sociale e cliccare il pulsante Cerca. Cliccando Invio sulla tastiera compare la lista delle aziende che rispettano i criteri di ricerca indicati. 11

12 La ricerca può essere affinata per cuaa e/o ragione sociale e/o provincia e/o comune. Inserire nei riquadri i criteri di ricerca desiderati e premere Invio sulla tastiera. Per selezionare l azienda desiderata cliccare sulla riga corrispondente. A B Si apre una scheda con le informazioni sulla azienda selezionata. A Cliccare Scegli per selezionare l azienda B Cliccare Aggiorna per richiamare l Anagrafe regionale delle aziende agricole ed effettuare l aggiornamento dei dati relativi all azienda Una volta cliccato il pulsante Scegli, il sistema chiude l icona di ricerca e torna alla pagina principale con il campo relativo al cuaa dell azienda compilato secondo la ricerca effettuata. 12

13 4.1.3 Ricerca controllo per l azienda Cliccare Cerca per cercare tutti i controlli relativi all azienda selezionata o Pulisci per togliere i filtri di ricerca indicati e selezionare un altra azienda. Una volta cliccato il pulsante Cerca, il sistema restituisce la lista dei controlli programmati e effettuati che l utente può visualizzare. 13

14 Sulla destra di ogni riga corrispondente a un controllo ci sono i seguenti tasti: Visualizza dettaglio: apre la pagina col dettaglio dei dati registrati sul controllo in modalità di sola visualizzazione. Modifica: apre la pagina col dettaglio dei dati registrati sul controllo con la possibilità di modificarli e/o integrarli (funzione attiva solo per i funzionari abilitati). Elimina: consente di eliminare il controllo (funzione attiva solo per i funzionari abilitati) Visualizzazione e modifica/registrazione del controllo Cliccando il pulsante Visualizza dettaglio o Modifica si apre la pagina descrittiva contenente i dettagli del controllo. Per entrare nel controllo e modificare o inserire i dati, va cliccato il tasto Modifica. La pagina che si apre contiene i dati generali del controllo: la tipologia, gli enti competente e esecutore e lo stato. Per visualizzare le visite associate (e crearle e/o modificarle nel caso dei funzionari) va cliccato il tasto Associa Visite (se ancora non è stata registrata alcuna visita) o Visite associate (se già è stata registrata almeno una visita). 14

15 4.1.5 Inserimento dei dati della visita Cliccando il tasto Associa Visite compare la lista delle visite associate a quel controllo. A C Cliccare il pulsante Nuova visita per inserire la visita effettuata. Si apre così la pagina con i dettagli della visita: 15

16 A B C D Inserire: A la data di inizio della visita, B la data di fine della visita, C i funzionari che hanno eseguito il controllo. D Al termine di questi tre inserimenti cliccare il pulsante Salva visita I campi Luogo e Note sono campi testo, non obbligatori. 16

17 Il sistema conferma che la visita è stata inserita. È ora possibile associare alla visita i relativi documenti cliccando il tasto Associa documenti alla visita Inserimento dei documenti relativi alla visita Cliccando il tasto Associa documenti alla visita si apre la finestra per il caricamento dei file. A Indicare dalla tendina il tipo documento : se si sta caricando una check-list, un verbale o altro (es. documentazione fotografica); B Cliccare Scegli file per selezionare il file da caricare. A B 17

18 C Scegliere il file da caricare e cliccare Apri : C D Cliccare il pulsante Salva file oppure l icona corrispondente: D D Il sistema caricherà il file. Se si devono caricare più documenti è possibile ripetere i punti A, B, C, D. 18

19 Cliccando sul file caricato è possibile aggiungere, se lo si ritiene utile, una descrizione o alcune parole chiave riferite al documento. Una volta salvati tutti i documenti, cliccare il tasto Chiudi. Il nome che il sistema associa automaticamente al documento è un codice parlante formato da: progressivo documento, id visita, VRB (se verbale) o CL (se check list), cuaa, ente esecutore. La dimensione massima dei file è attualmente di 20 MB. I formati accettati dal sistema attualmente sono: pdf, jpe, png, gif, doc, xls, jpe, jpeg. 19

20 Il sistema torma alla pagina principale del controllo dove è possibile inserire una nuova visita per il medesimo controllo cliccando sul pulsante Nuova visita, oppure salvare la visita con il pulsante Salva visita. 20

21 4.1.7 Registrazione dell esito del controllo L ultima e fondamentale operazione da effettuare consiste nell inserire l esito nella parte della pagina dedicata ai dati generali del controllo, scegliendo dalla tendina uno degli esiti disponibili per la chiusura del controllo. E inoltre possibile, se ritenuto opportuno, inserire una nota all esito del controllo. Al termine dell operazione cliccare il pulsante Salva Modifiche. Il sistema restituisce l informazione dell avvenuto salvataggio. Una volta chiuso il controllo l operazione è conclusa ed è possibile inserire un nuovo controllo cliccando nuovamente Ricerca dal menù Controlli. 21

22 4.1.8 Regole sui controlli chiusi Finché i controlli si trovano nello stato-esito in programma, il funzionario esecutore può modificare tutti i dati contenuti nei controlli. Una volta che è stato dato l esito a un controllo non sarà più possibile modificare i dati inseriti (data della visita, funzionari assegnati, documenti associati). In caso si rendesse necessaria la riapertura di un controllo, ad esempio per un errore di digitazione in fase di inserimento di un controllo, è necessario scrivere una mail all indirizzo di posta elettronica: agreaassistenzaruc@regione.emilia-romagna.it. Ad un controllo chiuso, cioè avente un esito diverso da in programma, è inoltre possibile aggiungere nuovi documenti o nuove visite effettuate in un secondo tempo, ad esempio nel caso della verifica dell adempimento di una prescrizione. 4.2 Inserimento manuale dei controlli Il menù Controlli prevede le due funzioni Ricerca e Crea, la prima per cercare i controlli caricati nel sistema, la seconda per inserire manualmente da maschera di input i controlli effettuati. Vediamo ora la funzione di creazione dei controlli, da utilizzare nel caso in cui un funzionario debba caricare a Ruc dei controlli manualmente. Se esistono sistemi informativi da cui recuperare i dati dei controlli, il Ruc deve comunicare con essi per reperire i dati dei controlli. Se non esistono sistemi informativi e il campione di aziende da controllare è stato precaricato su Ruc, per trovare il controllo e inserire i dati richiesti (data della visita, funzionari esecutori, documenti), si accede dal menù Controlli-Ricerca. Se non esistono sistemi informativi e il campione di aziende da controllare NON è stato precaricato su Ruc, per trovare il controllo e inserire i dati richiesti (data della visita, funzionari esecutori, documenti), si deve utilizzare la funzione Controlli-Crea Crea controlli Dal menù Controlli cliccare Crea. 22

23 Il sistema apre la pagina in cui inserire i dati generali del controllo. K A C B D E F G H I J A Se si conosce il cuaa, questo può essere digitato all interno del riquadro. B Se non si conosce il cuaa può essere utilizzata la funzione di ricerca azienda cliccando sul tasto Ricerca. La ricerca viene attivata sulle aziende contenute nella Anagrafe delle Aziende Agricole della Regione Emilia-Romagna. (Vedere paragrafo 4.1.2, pagine 11 e 12 del presente manuale) C È possibile includere le aziende cessate inserendo il flag Includi Aziende Cessate. D Se si tratta del caricamento dei dati generali da parte di un funzionario master provinciale, questi può decidere di assegnare il controllo a un funzionario attraverso l apposita tendina. Il funzionario designato potrà successivamente entrare con la funzione Controlli- Ricerca e inserire i dati della visita e i documenti relativi al controllo. E Per indicare il tipo di controllo che si sta inserendo basta inserire nel campo Tipo controllo almeno tre caratteri contenuti nella descrizione del controllo. Così il sistema proporrà solo le tipologie corrette fra cui selezionare la propria. 23

24 F Per scegliere il tipo di controllo da inserire, in alternativa al punto E si può utilizzare la selezione tramite Tag, attivabile con l apposito pulsante. G Indicare la tipologia di programmazione, se non prevista o entro il, o data indicativa. Negli ultimi due casi andranno indicati il mese e l anni di riferimento. H Scegliere l ente competente e l ente esecutore fra quelli filtrati dal sistema in base alla tipologia di controllo selezionata. I Indicare l anno di riferimento del controllo scegliendolo dalla tendina. J Scegliere dalla tendina lo stato-esito del controllo. In questa fase scegliere sempre In programma come indicato di default dal sistema. Una volta associati la visita e i documenti si potrà dare un esito definitivo al controllo. K Cliccare il pulsante Salva in alto. Il sistema fornisce il messaggio che il controllo è stato salvato correttamente: A questo punto è possibile cliccare sulla stringa Associa visite e proseguire nell inserimento come descritto nei paragrafi e seguenti, da pagina 15 a pagina 21 del presente manuale. 24

25 5. REPORTISTICA Per utilizzare la reportistica, dal menù Gestione cliccare Report : Si aprirà la pagina Gestione Report. Dalla tendina scegliere il report che si vuole estrarre. 25

26 5.1 Report 1: Elenco controlli su filtro generico Il report Elenco controlli su filtro generico fornisce un file excel con il dettaglio dei dati dei controlli (cuaa azienda, ente competente e esecutore, data, funzionari, esito, ecc.) relativi ai parametri selezionati nella maschera di inserimento delle condizioni: Possono essere selezionate una o più condizioni per lo stesso report. Ad esempio si può chiedere l estrazione di tutti i controlli facenti riferimento a una specifica azienda, oppure a un determinato tipo di controllo in combinazione con un ente esecutore specifico. Una volta selezionati i parametri di filtro cliccare in alto il tasto Genera Report. Il sistema produrrà un file excel che sarà possibile aprire o salvare. 26

27 5.2 Report 2: Aggregato su tipo controllo Il report Aggregato su Tipo controllo fornisce un file excel aggregato per tipologie di controllo e consente una visione di insieme sulla generalità dei controlli caricati a Ruc. Per ogni tipologia di controllo il report contiene il dettaglio delle informazioni relative ai seguenti dati: anno di riferimento, ente competente e esecutore, esito e numero dei controlli caricati. Anche in questo caso possono essere selezionate una o più condizioni di estrazione. Ad esempio si può chiedere l estrazione di tutti i controlli facenti riferimento a una specifica tipologia di controllo in combinazione con un ente esecutore specifico. Una volta selezionati i parametri di filtro cliccare in alto il tasto Genera Report. Il sistema produrrà un file excel che sarà possibile aprire o salvare. 27

28 APPENDICE 1: VISUALIZZAZIONE RUC E BROWSER DA UTILIZZARE Il sistema Ruc viene correttamente visualizzato dai seguenti browser: Internet Explorer 8, Firefox e Chrome. Sui PC in cui è installato Internet Explorer 8 può essere presente una impostazione di compatibilità che può dare alcuni problemi di visualizzazione del Ruc. Di seguito indichiamo la semplice procedura da seguire per evitare errori di visualizzazione. Quando entriamo a Ruc utilizzando Internet Explorer vediamo le icone non correttamente posizionate e, se proviamo a fare una ricerca che richieda l apertura di un quadro di secondo livello, la pagina si annerisce. Ecco cosa fare per ovviare a questi problemi di visualizzazione. Cliccare il pulsante Strumenti in alto a destra e cliccare Strumenti di sviluppo nella tendina. Alternativamente si può cliccare direttamente F12. 28

29 Si aprirà la pagina degli strumenti di sviluppo. Cliccare Visualizzazione Compatibilità IE8. Dalla tendina che si apre scegliere Internet Explorer 8. 29

30 Cliccare Riprova. La pagina iniziale sarà visualizzata correttamente e tutte le operazioni del sistema funzioneranno correttamente. 30