Jeep Solution - Punto Riparazione

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1 Presentazione! Trizero è una giovane e dinamica realtà in grado di fornire soluzioni e servizi informatici per ogni tipo di Azienda. La nostra missione è quella di attuare le esigenze dei nostri Clienti, fornendo prodotti, servizi di supporto e know-how alle imprese che intendono sviluppare sistemi informativi per la gestione delle proprie attività con l'obiettivo di concretizzarne le aspettative sia in termini tecnici che in termini di redditività degli investimenti. La curiosità e la voglia di fare bene, per essere veramente utili allʼorganizzazione aziendale, ci ha portarti a contemplare tutti gli aspetti che riguardano il flusso di informazioni che ogni azienda deve gestire. L'elemento base, l'unità informativa per noi è il Dato. È ormai riconosciuto da tutti gli analisti che la vera ricchezza di ogni azienda è rappresentata dalle informazioni! Un insieme di dati, organizzati ed accorpati, per l'utente rappresentano l'informazione, il modo di presentarli, formano la percezione, i canali di diffusione e gli strumenti utilizzati fanno la differenza tra un progetto di successo o meno. Non parliamo più quindi di sola gestione informatica, ma anche di comunicazione, estesa al marketing, allʼimmagine, alla fidelizzazione e allʼanalisi. Trizero ha al suo interno diverse divisioni, tutte con elevate competenze e specializzazioni nel loro ambito ma strettamente correlate e complementari tra loro. 1

2 Sommario Capitolo Pagina Introduzione 3 Architettura 5 Configurazione 6 Requisiti Tecnici 7 Schema a Blocchi 9 Accesso al Gestionale 10 Menù Principale 11 Come usare il Sistema? 12 Anagrafiche Soggetti 14 Anagrafiche Veicoli 15 Anagrafiche Articoli 16 Scheda di Intervento 17 Magazzino Pneumatici 20 Rilevazione Ore 21 Documenti Contabili 22 Report e Statistiche 23 Dispositivi Mobili e Web 24 Conclusioni 25 2

3 Introduzione Jeep Solution # Jeep Solution nasce dalla collaborazione fattiva con aziende del settore che perdura da più di 3 anni. Il risultato attuale, che per noi rappresenta uno stadio evolutivo maturo, è comunque un punto di partenza per qualsiasi realtà. Questo perché la soluzione può facilmente essere modellata secondo le esigenze del cliente finale. # Lʼapplicazione è stata sviluppata in FileMaker, piattaforma di sviluppo che utilizziamo da oltre 10 anni. Tutti i moduli funzionali sono stati interamente progettati da Trizero e testati sul campo dai diretti utilizzatori. # Significa anche lʼaver acquisito una capacità di ascolto e di offerta di risposte in linea con le aspettative. Integrato # Jeep Solution è un software modulare, ovvero composto da vari moduli tra loro correlati ed integrati. # I vantaggi offerti dallʼintegrazione sono molteplici, ogni utente del sistema concorre, con il proprio ruolo a creare le informazioni utili per se e per gli altri, per coordinare le azioni della vita quotidiana aziendale, ma anche per dare una visione globale a chi deve compiere scelte strategiche. 3

4 Completo # Completo per noi significa che lʼapplicazione svolge tutte le funzioni necessarie alla gestione aziendale, non lasciando nulla al caso ma preservando la necessaria versatilità. Semplice # Lʼinterfaccia grafica progettata, si traduce in ergonomia funzionale. Tutte le schermate di Jeep Solution presentano lo stesso aspetto funzionale, in modo che lʼutente debba acquisire un solo modello di lavoro. In pochissimo tempo si è subito produttivi! Automatico # Le procedure che potevano essere automatizzate, sono state rese automatiche! Acquisiti i dati minimi necessari, lʼapplicazione completa in modo autonomo le procedure, in modo veloce e senza errore; con infinita capacità ripetitiva. In alcune funzionalità operative si sono raggiunte velocità di esecuzione con un rapporto di 10 a 1 rispetto ai metodi tradizionali. Rimarrete stupiti dalle funzioni di ricerca, anche complesse e intrecciate, effettuabili su qualunque tipo di dato e in qualunque modulo del programma. 4

5 Architettura # Lʼarchitettura di progettazione del software, frutto di un decennio di evoluzione operativa sul campo, si basa su tre elementi tecnici: Data Base Relazionale, per ottenere un vero coordinamento delle azioni da compiersi. Script operativi e funzionali, per una vera potenza di calcolo, messa a disposizione per semplificare ed automatizzare tutto ciò che è possibile. Personalizzazione dei documenti e della reportistica, per trasmettere unʼimmagine coordinata e professionale e per avere una capacità di sintesi nella lettura dei dati rilevanti. 5

6 Configurazioni # Le configurazioni possibili sono in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza. La piattaforma può essere installata in ambiente Microsoft Windows, in ambiente Apple MAC OS X o in ambienti misti. 1 Lʼinstallazione è semplice ed immediata! Lʼutilizzo può avvenire su singola postazione in modalità Stand Alone, oppure può essere riproposto in situazioni più strutturate in modalità Client/Server. Lʼapplicativo può essere configurato per consentire lʼaccesso ai dati in modo differenziato, in relazione ai ruoli aziendali e agli utenti. 1 Vedi pagina - Requisiti Tecnici 6

7 Requisiti Tecnici Versione Client Sistema operativo Minimo Raccomandato Windows 7 Ultimate, Professional, Home Premium* Windows Vista Ultimate, Business, Home Premium (SP 2)* Windows XP Professional, Home Edition (SP 3)* Mac OS X v10.6* Mac OS X v10.5.7* CPU: 1 GHz o superiore RAM: 1 GB Scheda Grafica compatibile DirectX 9 con WDDM 1.0 o superiore, Unità DVD CPU: 1 GHz o superiore RAM: 1 GB Scheda Grafica SVGA (1024x768) o superiore, Unità DVD CPU: Pentium III 700MHz o superiore RAM: 256 MB of RAM SVGA (1024x768) or higher resolution video adapter and display, Unità DVD CPU: Mac basato su Intel RAM: 1 GB di RAM Unità DVD CPU: PowerPC G4 (867MHz+), Power PC G5, Mac basato su Intel RAM: 512 MB di RAM, Unità DVD CPU: 1 GHz o superiore RAM: 2 GB Scheda Grafica compatibile DirectX 9 con WDDM 1.0 o superiore, Unità DVD CPU: 1 GHz o superiore RAM: 2 GB Scheda Grafica SVGA (1024x768) o superiore, Unità DVD CPU: Pentium III 700MHz o superiore RAM: 256 MB of RAM SVGA (1024x768) or higher resolution video adapter and display, Unità DVD CPU: Mac basato su Intel RAM: 2 GB di RAM Unità DVD CPU: PowerPC G4 (867MHz+), Power PC G5, Mac basato su Intel RAM: 2 GB of RAM, Unità DVD * La versione indicata è quella minima richiesta. Il software può anche essere utilizzato con le versioni successive certificate da FileMaker, Inc. Versione Server Sistema operativo Raccomandato Minimo Windows 7 Professional Edition Windows Server 2008 Standard Edition SP2 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2003 Standard Edition SP2 Mac OS X and Mac OS X Server version 10.6 (Mac Intel) CPU: Dual CPU RAM: 4 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Dual CPU/Core Duo RAM: 4 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Dual core RAM: 8 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Core Duo RAM: 2 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Pentium 3.4 GHz RAM: 2 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Dual Core RAM: 4GB Disco rigido: 80+ GB 7

8 Mac OS X and Mac OS X Server version (Mac Intel) CPU: Dual Core RAM: 4 GB Disco rigido: 80+ GB CPU: Intel Core Duo da 1.67 GHz RAM: 2 GB Disco rigido: 80+ GB Citrix XenApp 5.0 (Solo per FileMaker Pro 11) In questo momento i client supportati da FileMaker, Inc. sono quelli di seguito elencati. È possibile che altri tipi di client funzionino correttamente; si tenga tuttavia presente che il loro uso con FileMaker Pro non è stato collaudato e non sono correntemente supportati. Citrix XenApp Plug-in per Hosted Apps versione Windows (32-bit and 64-bit) Citrix ICA Client Mac OS X Citrix Online Plug-in version 11 - Mac OS X Microsoft Windows Server 2003 oppure Windows Server 2008 Terminal Services (Solo per FileMaker Pro 11) In questo momento i client supportati da FileMaker, Inc. sono quelli di seguito elencati. È possibile che altri tipi di client funzionino correttamente; si tenga tuttavia presente che il loro uso con FileMaker Pro non è stato collaudato e non sono correntemente supportati. Windows: Client Servizi Terminal (Connessione Desktop Remota) versione (Windows 7) con Internet Explorer versione 8; versione (Windows XP) o versione (Windows Vista) con Internet Explorer versione Mac OS: Client Connessione Desktop Remota per Mac 2.0 Requisiti di rete aggiuntivi (tutte le piattaforme) FileMaker Pro 11 supporta gli indirizzi IPv6 (versione 6 del protocollo Internet) e gli indirizzi IPv4. 8

9 Flusso Operativo - Schema a Blocchi Le funzioni principali dellʼapplicativo sono rappresentate dallo schema a blocchi sotto riportato Anagrafiche Soggetti Anagrafica Risorse Calendario Anagrafiche Veicoli Preventivo Conferma Scheda Lavoro Agenda Risorse Anagrafiche Articoli Pannello Operatore Anagrafiche Varie Ordini a Fornitori Gestione Commessa Magazzini Documenti di Carico Scontrini Documenti Contabili DDT Fatture di Vendita Scadenze Statistiche Report RiBa 9

10 Accesso al Gestionale # Lʼaccesso alla piattaforma viene effettuato attraverso un login utente. In relazione ai parametri di configurazione scelti, lʼutente avrà differenti livelli di accesso e visualizzerà solo le sezioni a lui dedicate. Tipicamente le Macro Aree aziendali si distinguono in: Amministrazione Produzione Tecnico Commerciale La scalabilità della soluzione permette di creare facilmente nuovi gruppi di lavoro a cui attribuire funzionalità specifiche. 10

11 Menù Principale # Dal menù inizio, è possibile accedere a diverse aree di configurazione. Una volta impostati i dati, a meno di variazioni aziendali sostanziali (registrazione del software, dati di default, loghi, colori, etc.), non sarà più necessario ritornare su questa schermata. # Dal menù principale è possibile accedere alle varie aree operative definite in relazione allʼutenza che ha effettuato lʼaccesso. La visualizzazione del menù principale può essere configurata nelle impostazioni utente in modo da permettere una vista ad albero o per livelli. Le voci di menù possono essere gestite per ogni utente indipendentemente in modo da rendere semplice ed immediato lʼutilizzo per ogni risorsa aziendale. (es. Anagrafica Articoli può essere rinominata per un altro utente in Articoli o Catalogo Articoli) 11

12 Come si utilizza e funziona il Sistema? # Le interfacce utente sono state studiate e rese il più semplice possibile. Lʼerrore umano viene ridotto drasticamente riducendo al minimo le funzionalità disponibili. Le schermate possono essere visualizzate in formato lista, o in formato scheda (vedi di seguito i due esempi). Le azioni base, quali la creazione di un nuovo record nel database, la ricerca, lʼeliminazione o la navigazione, avviene tramite una barra dei comandi simile per tutte le schermate dellʼapplicazione. 12

13 Ulteriori funzionalità specifiche, vengono gestite mediante dei bottoni specifici contestuali alle parti di programma. Solitamente questi pulsanti vengono inseriti in prossimità di campi o di oggetti e servono ad invocare azioni prestabilite quali: lʼinvio di una , lʼapertura di un sito web, la creazione di record correlati, la navigazione dei record correlati o lʼeliminazione di questi ultimi. Per semplificare lʼutilizzo dei terminali touch screen, le schermate sono state ottimizzate per evitare lʼutilizzo di periferiche di puntamento e tastiere. Lʼoperatività viene svolta direttamente sul terminale sfruttando la lettura di codici a barre. 13

14 Anagrafiche Soggetti # Le anagrafiche Prospect, Clienti e Fornitori sono il fulcro su cui si appoggiano tutte le attività del sistema. Nello specifico, ogni anagrafica racchiude molteplici funzionalità: Dati principali del soggetto Sedi operative e legali Contatti e riferimenti interni Modalità di pagamento e banche di appoggio CRM semplificato (gestione telefonate e comunicazioni con il cliente) Parco veicoli del cliente Storico preventivi e conferme Storico commesse Storico acquisti Gestione fedeltà Utilità particolari richieste (visualizzatore mappa, visualizzatore sito web, area riservata, etc.) 14

15 Anagrafiche Veicoli # Le anagrafiche veicoli legano i dati del cliente e gli interventi a cui il veicolo è stato sottoposto. Nello specifico, ogni scheda contiene molteplici informazioni: Dati principali del veicolo Dati principali dellʼintestatario del veicolo Dati del conducente abituale e i suoi recapiti Informazioni utili ai richiami Dati riassuntivi degli ultimi interventi subiti dal veicolo in relazione alle aree di richiamo Pneumatici attualmente montati Eventuali pneumatici in conto deposito presso la filiale e loro caratteristiche di usura e stato Riepilogo degli interventi già effettuati Annotazioni tecniche 15

16 Anagrafiche Articoli # Le anagrafiche articoli, vengono utilizzate in quasi tutti i moduli del programma. Lʼinserimento e la selezione degli articoli considerati, avviene mediante una funzione di ricerca rapida studiata per semplificare il data-entry. Nel dettaglio, la scheda articoli riassume le seguenti informazioni: Dati generali dellʼarticolo con dettagli di categorizzazione Codifiche interne e codifiche indicate dai fornitori Società o filiale che ha in carico lʼarticolo (soluzione multi società e muti magazzino) Riepilogo dei movimenti sullʼarticolo considerato Valori economici Ubicazioni a magazzino Storico dei prezzi di acquisto con relativa scontistica Storico dei prezzi di vendita con relativa scontistica Informazioni sulla disponibilità dellʼarticolo 16

17 Schede di Intervento - Gestione Commesse # In fase di accettazione cliente, viene compilata una scheda di intervento contenente tutti i dati del cliente, del conducente e del veicolo. La scheda di intervento raggruppa le seguenti informazioni: Dati generali del cliente e del conducente Dati relativi al tipo generico di intervento e sua pianificazione in agenda Eventuale utilizzo di un veicolo di cortesia da parte del cliente I dettagli del veicolo, con tutte le informazioni relative ai precedenti passaggi Una funzione di ricerca rapida articoli e pacchetti Il dettagli dei servizi e articoli proposti Il riepilogo delle attività da svolgere (per il reparto officina) Le modalità di pagamento Il riepilogo ore intervento svolto dai tecnici 17

18 Nel dettaglio ogni scheda fornisce immediatamente tutte le informazioni che ruotano intorno al cliente e al veicolo considerato. Lʼinserimento e la selezione degli articoli considerati, avviene mediante una funzione di ricerca rapida studiata per semplificare il data-entry. 18

19 Il calcolo dei costi e delle tempistiche di intervento viene stabilito da pacchetti di intervento creati dallʼazienda contenti i servizi e i ricambi principali. Le risorse gestiscono la lavorazione attraverso un terminale touch screen dal quale ricevono i dati necessari al compimento delle attività e rilasciano poi un feedback sullʼoperazione svolta. 19

20 Magazzino Pneumatici Usati e Nuovi # Il sistema prevede due tipologie di magazzino pneumatici. La prima permette di gestire e monitorare i pneumatici usati che i Clienti lasciano in conto deposito. Particolare attenzione è riservata alla stampa dellʼetichetta riportante le i dati del cliente e le informazioni di locazione, la gestione dello stato dʼusura del pneumatico e la tipologia del pneumatico (estivo, invernale, con o senza cerchi in lega) Il secondo magazzino, direttamente collegato con lʼanagrafica articoli, permette di gestire ed allocare i pneumatici nuovi automaticamente in relazione alle dimensioni del pneumatico e alle dimensioni delle aree stabilite per il deposito. Ogni area contiene le informazioni di spazio disponibile e spazio occupato e grazie allʼimpiego di codici a barre e a ricerche semplificate risulta semplice trovare i pneumatici desiderati o depositarne di nuovi. 20

21 Rilevazione Presenze e Ore Lavorazione - Touch Screen # Il gestionale consente di sfruttare i dispositivi ad interfaccia tattile per gestire il data entry in reparto. Questi strumenti semplificano notevolmente lʼoperatività dei tecnici fornendo informazioni sul tipo di intervento da effettuare e sui componenti necessari; inoltre permettono al tecnico di fornire in tempo reale informazioni sullo stato della riparazione allʼufficio tecnico o qualora previsto, ad un totem installato presso la sala dʼattesa clienti. Alcune delle funzionalità che possono essere gestite direttamente dalla postazione Touch screen: Timbrature Dipendenti Consultazione e Gestione Scheda Lavorazione Inserimento Ore Commessa Ricerca Schede Lavorazione Consultazione Agenda Risorsa Lettura di Codici a Barre (es. Badge Tecnici per inserimento ore) 21

22 Gestione Documenti Contabili # Una volta completata la fase di intervento, inizia la gestione contabile della pratica. I documenti contabili e non che vengono gestiti dal programma sono: Documenti di Trasporto Fatture di Vendita Fatture di Vendita Riepilogative (automatizzabili) Scontrini (Report prodotto per movimentare il magazzino) Documenti di Carico Fatture di Acquisto Note di Credito Scadenzario Clienti/Fornitori RiBa Prima Nota Semplificata 22

23 Report e Statistiche # Ogni record creato nel gestionale concorre alla formazione di statistiche riassuntive o dettagliate. Particolare cura è stata posta nella presentazione dei report. Vengono rappresentate in modo grafico tutte le variabili che concorrono alla formazione del reddito, partendo dai dati più elementari. I grafici consentono un rapido confronto tra dati a preventivo e quelli a consuntivo. Nella rappresentazione, sono presenti numerosi filtri di ricerca, che consentono lʼestrazione di dati per singolo soggetto, per intervento, per accorpamento ed infine per periodi. Per esigenze particolari, possono essere creati nuovi report personalizzati. 23

24 Dispositivi Mobili e Web # Nelle configurazioni più articolate, lʼapplicazione è in grado di dialogare con il mondo, praticamente senza limiti: SMS, e FAX automatici sono solo un piccolo esempio. Ma cʼè di più! Immaginate di avere una reportistica sulla redditività oraria di ogni intervento o accorpamento di interventi ovunque voi siate, in qualunque momento della giornata. Via web, lʼapplicazione può condividere i dati non in sola lettura ma anche, se necessario in scrittura, in questo caso si apre un mondo nuovo di interazione tra la vostra azienda e il resto del mondo. Immaginate di quali servizi potreste fruire e quali altri potreste offrire ai vostri clienti per acquisire un vero vantaggio competitivo e una vera fidelizzazione. 24

25 Conclusioni # Jeep Solution, di fatto, è uno strumento organizzativo di controllo e verifica, che si integra in modo non invasivo nella vita quotidiana della vostra azienda. Non solo non è invasivo, ma anzi, permette di organizzare il lavoro quotidiano consentendo notevoli risparmi di tempo. I risultati di analisi che è in grado di produrre, derivano dal semplice ed automatico inserimento dei dati più elementari. Questo è il presupposto, in pratica, più che una conclusione, apre un nuovo capitolo, ovvero mette a disposizione tutti gli elementi e le variabili necessarie ad alimentare unʼaltra branca dellʼinformatica, la B.I. (Business Intelligence). # Non è certo questa la sede per approfondire questo argomento, ma comunque giova riprendere un concetto dellʼintroduzione di questa relazione, ovvero Jeep Solution è il primo modulo di una famiglia di applicazioni in grado di accompagnare il vostro percorso di crescita. 25