Rete di rilevamento dati clinico epidemiologici

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1 Rete di rilevamento dati clinico epidemiologici Manuale Operativo per il Medico Sentinella fase sperimentale Revisione A2012

2 Premessa alla fase sperimentale Con la stagione 2012/2013 il Ciri inaugura un nuovo e più moderno sistema per la raccolta, l analisi e la pubblicazione dei dati diagnostici. Il successo del sistema passato si è dovuto sostanzialmente alla sua semplicità pur manifestando limiti dovuti alla struttura software e alla possibilità di evoluzione. Abbiamo cercato di risolvere questi limiti pur rispettando la semplicità d uso che, nelle più di 600 settimane di rilevazione passate ha fatto si che oltre 800 medici sentinella si siano alternati con successo alla sorveglianza dell influenza in Italia con percentuali di trasmissione molto alte e una elevata qualità dei dati raccolti e analizzati. Lo sviluppo di CIRI 2.0 ha richiesto molto tempo e non è ancora terminato. Avviamo quindi un periodo di sperimentazione tecnica, approfittando della fase estiva, al fine di essere completamente operativi per l inizio della nuova stagione nella seconda metà di ottobre Un grazie fin da subito per la vostra preziosa collaborazione.

3 Nuovo Sito Internet Con l avvio del nuovo sistema di raccolta e analisi dei dati il Ciri pubblica un nuovo sito internet all indirizzo che raccoglie l eredità del vecchio influciri e influnet integrandosi appunto con il nuovo software applicativo. Sarà disponibile in due lingue e raccoglierà tutte le informazioni necessarie sia ai medici che al pubblico per una migliore informazione scientifica sulle problematiche dell influenza in Italia. Dal sito Cirinet ogni medico sentinella può accedere alla documentazione e alle funzioni di invio dati oltre che naturalmente ai dati che vengono pubblicati con frequenza settimanale.

4 Nuovo sistema di raccolta dati Il nuovo sistema CIRI 2.0 si basa su un architettura software modulare che, dal punto di vista del medico sentinella, comporta due fasi distinte durante la stagione: REGISTRAZIONE SENTINELLA 1 2 TRASMISSIONE DATI SETTIMANALE la prima fase comporta l accreditamento del medico presso il CIRI e quindi il rilascio delle credenziali di accesso personali con cui è possibile effettuare tutte le operazioni. La fase 1 si effettua UNA SOLA VOLTA all inizio della stagione. La seconda fase comporta la raccolta dei dati diagnostici rilevati secondo il protocollo operativo ministeriale e la loro trasmissione al centro di raccolta CIRI secondo le modalità descritte di seguito. La fase 2 si effettua UNA VOLTA ALLA SETTIMANA nel periodo indicato dal ministero.

5 Profilo del medico sentinella Ogni medico sentinella accreditato CIRI deve garantire la continuità della sorveglianza dei casi di ILI e di infezioni respiratorie acute durante al stagione in osservazione. Al momento dell adesione alla sorveglianza ogni medico dovrà fornire al referente regionale o di ASL i seguenti dati (Allegato 2): il proprio nome e cognome; il recapito al quale desidera ricevere la documentazione (protocollo, lettere informative, ecc.); il recapito telefonico per comunicazioni sui dati di sorveglianza (dalla ASL o dal Centro di Riferimento Nazionale) e gli orari preferibili; la possibilità di accesso alla rete Internet ed indirizzo di posta elettronica; il numero totale di pazienti assistiti per il 2012 (in caso di variazioni nel corso dell'anno, fornire l'ultimo dato più aggiornato) distinti per fasce di età. Ai medici che partecipano alla sorveglianza si richiede di identificare e annotare giornalmente, sul proprio registro cartaceo (Allegato 3), ogni nuovo paziente affetto da sindrome influenzale e infezione respiratoria acuta. Per consentire una stima corretta dell'incidenza dell'influenza è necessario che il medico comunichi anche l eventuale assenza di casi per quella specifica settimana (zero reporting).

6 Protocollo Operativo Il Protocollo Operativo viene aggiornato ogni anno in relazione alle necessità clinico-epidemiologiche che possono rendersi necessarie per la futura stagione di sorveglianza. Tale protocollo viene concordato con il Ministero della Salute, le regioni e i centri di coordinamento nazionale. Una volta ratificato dal ministro ne viene inviata copia a tutti i soggetti coinvolti. Nel protocollo vengono descritti: il razionale dell attività di sorveglianza clinico epidemiologica e virologica i compiti dei rispettivi soggetti coinvolti le linee guida di attuazione dell attività le modalità di raccolta e pubblicazione dei dati copia del protocollo è disponibile sul sito cirinet nell area operatori

7 1 Registrazione Medico Sentinella

8 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella Con questa procedura vengono richieste online, da parte del medico sentinella incaricato, le credenziali di accesso al sistema di trasmissione dei dati per la stagione in corso. Sono necessari, oltre all anagrafica completa, i dati relativi al numero di assistiti suddivisi nelle fasce di età come da protocollo operativo ministeriale. Questa procedura va eseguita UNA SOLA VOLTA a inizio stagione. Per prima cosa accedere al sito:

9 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella selezionare il menu AREA MEDICI nell apposito campo digitare le credenziali comuni per l accesso: nome utente: sentinel password: s2k2 premere il pulsante LOGIN

10 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella una volta entrati appare il menu OPERATORI dal quale è possibile scegliere REGISTRAZIONE SENTINELLA

11 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella Si accede alla schermata da cui iniziare la procedura di registrazione In mancanza dei dati necessari consigliamo di procurarli prima. NB: procedure incomplete non vengono accettate dal sistema

12 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella Leggere il testo di presentazione poi premere il pulsante PER REGISTRARSI in mancanza dei dati richiesti premere il pulsante PER TERMINARE

13 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella Compilare TUTTI i campi presenti nel modulo al termine premere il pulsante CONFERMA REGISTRAZIONE NB: procedure incomplete non vengono processate dal sistema

14 Procedura Prima Registrazione Medico Sentinella se tutti i dati sono inseriti correttamente si ottiene la schermata di avvenuto invio. appena i dati verranno verificati dal personale CIRI il medico riceverà sulla propria un messaggio con le credenziali attribuite.

15 Comunicazioni dal Centro di Raccolta CIRI Ogni medico sentinella riceve quindi sulla propria casella un messaggio con le credenziali ( nome utente e password ) che utilizzerà per tutta la stagione e con le quali potrà accedere al sistema di trasmissione dei dati settimanali. NB: Queste nuove credenziali SOSTITUISCONO, per i medici già afferenti al CIRI e riconfermati, il codice medico utilizzato nel vecchio sistema di trasmissione e potranno essere utilizzate anche per implementazioni future di nuove funzionalità. Ogni medico sentinella riceve settimanalmente una con il CODICE SETTIMANA abilitato per la trasmissione che, come già nel vecchio sistema, rimane nella forma: ANNO+ NUMERO SETTIMANA dell anno solare per esempio corrisponde alla settimana 42 del 2012 e quindi quella che va dal 15 al 21 ottobre 2012.

16 2 Trasmissione dei Dati

17 Preparazione dei dati - Modalità settimanale Il medico sentinella raccoglie, come da protocollo operativo, i dati diagnostici settimanalmente. I dati vengono inviati al centro UNA SOLA VOLTA alla settimana. La settimana viene abilitata all invio il venerdi e contestualmente ne viene data comunicazione ai medici sentinella tramite . La trasmissione va effettuata entro le ore 24 del martedi della settimana successiva a quella di osservazione. Consigliamo di raccogliere i dati sul modulo cartaceo che può essere scaricato in formato elettronico PDF dall apposito menu nell area operatori del sito Ciri

18 Trasmissione dei Dati Per effettuare la trasmissione dati settimanale occorre accedere all area medici del sito Ciri selezionare il menu AREA MEDICI nell apposito campo digitare le credenziali comuni per l accesso: nome utente: sentinel password: s2k2 premere il pulsante LOGIN

19 Trasmissione dei Dati una volta entrati appare il menu OPERATORI dal quale è possibile scegliere TRASMISSIONE DATI

20 Trasmissione dei Dati In questa schermata vanno inserite le proprie credenziali personali ricevute tramite se il medico sentinella viene riconosciuto dal sistema inizia la procedura di invio dati in caso contrario si riceve una schermata di errore

21 Trasmissione dei Dati Nella prima schermata il medico viene identificato e viene visualizzata la lista delle trasmissioni GIA EFFETTUATE e correttamente ricevute dal CIRI. NON è possibile effettuare più volte la trasmissione per una stessa settimana Per iniziare a trasmettere premere il pulsante PER TRASMETTERE DATI

22 Trasmissione dei Dati Selezionare dal menu il codice settimana per la quale si intende effettuare la trasmissione. Sono disponibili SOLO le settimane per cui è già possibile l invio dei dati. Premere quindi il pulsante PROSEGUI con la TRASMISSIONE

23 Trasmissione dei Dati Viene evidenziata la settimana selezionata. Dal menu scegliere se nella settimana di osservazione sono stati rilevati casi oppure no. L invio di schede con nessun caso rilevato è comunque importante a fini statistici. Premere quindi il pulsante PROSEGUI con la TRASMISSIONE

24 Trasmissione dei Dati Se sono stati rilevati casi riportare i dati annotati sul modulo cartaceo nei campi. Ogni riga corrisponde a un caso Ogni caso va compilato completamente e confermato con l apposito pulsante. al termine premere il pulsante CONCLUDI E INVIA DATI AL CENTRO DI RACCOLTA

25 Trasmissione dei Dati se la trasmissione è stata effettuata con successo si riceve questa schermata di conferma che può essere anche conservata (stampata) come ricevuta. Premendo il pulsante FINE LAVORO si esce dal sistema

26 Trasmissione dei Dati Qualora si selezioni che NON SONO STATI RILEVATI CASI non si accederà alla schermata con il dettaglio casi ma direttamente alla ricevuta di invio L invio di schede con nessun caso rilevato è comunque importante a fini statistici.

27 Trasmissione dei Dati se la trasmissione è stata effettuata con successo si riceve questa schermata di conferma che può essere anche conservata (stampata) come ricevuta. Premendo il pulsante FINE LAVORO si esce dal sistema

28 Trasmissione Dati