Manuale operativo di amministrazione del Portale Aziende BPM

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1 Manuale operativo di amministrazione del Portale Aziende BPM Versione 1.0

2 Indice Indice INDICE 2 PREFAZIONE 3 IL MANUALE OPERATIVO 3 I LETTORI DEL MANUALE 3 DEFINIZIONI 3 I CONTENUTI DEL MANUALE 4 CAPITOLO 1: AUTENTICAZIONE AL PORTALE AZIENDE 5 CAPITOLO 2: MODIFICA DEL PROPRIO PROFILO UTENTE 6 CAPITOLO 3: SERVIZI DI AMMINISTRAZIONE DELLE UTENZE GESTIONALI 7 NUOVO UTENTE 7 AMMINISTRA UTENTE 10 INVIO TRAMITE DELLA PASSWORD 11 SBLOCCA UTENZA 11 MODIFICA ELENCO CONTI POSIZIONI ABILITATE 12 MODIFICA INDIRIZZO 12 DISABILITA UTENTE 12 CAPITOLO 4: SERVIZI DI BACKOFFICE PER LA GESTIONE DELLE UTENZE AMMINISTRATIVE AZIENDA 12 SBLOCCA UTENZA 12 INVIO TRAMITE NUOVA PASSWORD 12 MODIFICA DELL UTENTE 13 DISABILITA UTENTE 13 Pag. 2

3 Prefazione Prefazione Il Manuale Operativo Scopo di questo manuale è fornire una guida operativa alle funzionalità amministrative disponibili sul Portale Aziende. I Lettori del Manuale Questo manuale è indirizzato agli amministratori Azienda del Portale Aziende. Definizioni Azienda convenzionata: Azienda convenzionata con Key Client che ha diritto alla fruizione dei servizi erogati sul Portale Aziende. Utente amministratore Azienda del Portale Aziende: utente amministratore della singola Azienda convenzionata, accede ai servizi amministrativi ed ha in carico la creazione e manutenzione delle utenze gestionali della sua Azienda. Utente gestionale dell Azienda: utente dell Azienda convenzionata che accede ai servizi cui l Azienda è abilitata. BackOffice: servizi rivolti al mantenimento delle utenze di amministrazione cui l amministratore dell Azienda potrà rivolgersi in caso di necessità. Identificativo Azienda: si tratta di un codice numerico di 6 caratteri univocamente associato all Azienda; è lo stesso per tutte le utenze (sia di amministrazione che gestionali) della stessa Azienda. E richiesto in fase di autenticazione al Portale Aziende. Gli zeri non significativi (che precedono il numero) possono essere omessi in fase di autenticazione. Password temporanea: password automaticamente attribuita da sistema che per motivi di sicurezza scade al primo accesso al Portale Aziende. In questa occasione all utente viene richiesto di impostare una password personale. Pag. 3

4 Prefazione I Contenuti del Manuale Il manuale è strutturato in capitoli dedicati alle singole funzionalità disponibili sul Portale Aziende. Verranno illustrate le seguenti funzionalità: autenticazione al Portale Aziende modifica del proprio profilo utente 1. Password personale di accesso al Portale 2. Indirizzo personale (cui verranno indirizzate le eventuali comunicazioni di password temporanee da parte del BackOffice) servizi di amministrazione delle utenze gestionali 1. Nuovo utente 2. Amministra utente servizi di BackOffice per la gestione delle utenze amministrative dell Azienda Pag. 4

5 Capitolo 1: Autenticazione al Portale Aziende Capitolo 1: Autenticazione al Portale Aziende Gli utenti amministratori Azienda del Portale Aziende per accedere all area riservata dovranno fornire le seguenti credenziali: Username: impostata dall amministratore stesso in fase di registrazione Password: impostata dall amministratore stesso in fase di registrazione Identificativo Azienda: identificativo numerico impostato automaticamente dal sistema in fase di registrazione, comunicato sia nel messaggio di esito positivo della registrazione che tramite opportuna di notifica. Figura 1: Login al Portale Aziende Tutti gli amministratori di un Azienda saranno individuati dallo stesso identificativo Azienda univocamente associato al codice Azienda impostato in fase di registrazione. Pag. 5

6 Capitolo 2: Modifica del proprio profilo utente Capitolo 2: Modifica del proprio profilo utente Tutti gli utenti del Portale Azienda avranno la possibilità di modificare il proprio profilo utente, modificando le seguenti informazioni personali: Password: impostata dall amministratore stesso in fase di registrazione Indirizzo si tratta dell indirizzo personale dell amministratore cui verranno indirizzate le comunicazioni relative alle password temporanee qualora ne fosse stata fatta richiesta. Figura 2: Funzionalità di modifica delle informazioni relative all utenza autenticata: Modifica password e Modifica indirizzo . Pag. 6

7 Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Nuovo utente La funzionalità Nuovo utente consente di creare una nuova utenza gestionale Azienda. I dati richiesti sono i seguenti: Username Nome Cognome Indirizzo indirizzo dell utente gestionale cui verrà inviata la password temporanea generata in automatico dal sistema. Oltre a ciò, per completare la procedura di creazione si deve definire su quali posizioni attive potrà avere accesso l utente gestionale che si sta creando. E necessario selezionare almeno una posizione per consentire la creazione dell utente gestionale e permettergli successivamente il login al Portale. L identificativo Azienda dell utente gestionale viene attribuito dal sistema in modo automatico e coincide con quello dell amministratore stesso. Modalità di distribuzione delle nuove credenziali Per motivi di sicurezza la username e password saranno comunicate al nuovo utente tramite due diversi canali: la username potrà essere comunicata telefonicamente o via fax; la funzionalità Nuovo utente consente di effettuare una stampa dei dati dell utente appena creato la password e l identificativo Azienda saranno automaticamente comunicati tramite all utente creato; si tratta di una password temporanea ovvero che scade al primo accesso dell utente al Portale Aziende cui sarà richiesto di specificare la nuova password. L amministratore del Portale Azienda non ha alcuna visibilità sulla password creata in automatico dal sistema. Pag. 7

8 Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Maschere funzionali Figura 3: Nuovo utente: maschera di inserimento dei dati. Le azioni possibili sono: Cancella: per cancellare tutte le valorizzazioni Prosegui: per passare alla maschera di riepilogo (è necessario selezionare almeno una posizione) Pag. 8

9 Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Figura 4: Nuovo utente: maschera di riepilogo dei dati inseriti prima della Conferma. Le azioni possibili sono: Indietro: per tornare alla maschera iniziale e modificare i dati precedentemente inseriti Conferma: per creare la nuova utenza. Figura 5: Nuovo utente: maschera finale di conferma dell utenza creata. Le azioni possibili sono: Stampa: per stampare la conferma della creazione dell utente e l elenco delle posizioni abilitate. Esporta file csv: per esportare su un file.csv le posizioni dell Azienda indicata, accessibili all utente gestionale creato. Pag. 9

10 Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Amministra utente La funzionalità Amministra utente consente le seguenti operazioni sulle utenze di tipo gestionale: Ricerca utente: si tratta della funzionalità base per selezionare puntualmente un utente ed accedere alle altre operazioni Sblocca utenza Invio tramite nuova password Modifica elenco posizioni Modifica dell utente Disabilita utente I criteri di ricerca che si possono specificare per restringere la ricerca sono i seguenti: Cognome Username non si tratta di campi obbligatori, qualora non venisse specificato nessun criterio il risultato della ricerca è costituito da tutte le utenze gestionali della propria Azienda. Figura 6: Amministra utente: maschera iniziale per selezionare l utente da amministrare. Pag. 10

11 Capitolo 3: Servizi di amministrazione delle utenze gestionali Le azioni possibili sono: Cancella: per cancellare tutte le valorizzazioni Stampa: per stampare l elenco delle utenze risultato della ricerca Ricerca: per effettuare la ricerca con i criteri impostati, consente di visualizzare l elenco delle utenze che soddisfano i criteri di Ricerca; qualora vi fosse un solo risultato viene visualizzata direttamente la maschera di amministrazione con il dettaglio dell utente trovato. dettaglio: visualizza la maschera di amministrazione con il dettaglio dell utente selezionato Figura 7: Amministra utente: maschera di dettaglio. Le azioni possibili sono: Indietro: per tornare alla pagina iniziale di Ricerca con pre-impostati i criteri dell ultima Ricerca effettuata Le altre azioni sono oggetto dei prossimi paragrafi Invio tramite della password Consente di inviare tramite una nuova password temporanea all utente gestionale. Per motivi di sicurezza la password temporanea scade al primo accesso al Portale Aziende, all utente viene richiesto di impostare una password personale. Sblocca utenza Consente di ri-attivare l utenza bloccata per le seguenti cause: Pag. 11

12 Capitolo 4: Servizi di BackOffice per la gestione delle utenze amministrative Azienda inattività superiore a tre mesi è stato superato il numero massimo di tre tentativi ammessi nel corso delle 24 ore. Modifica elenco conti posizioni abilitate L elenco delle posizioni accessibili all utente gestionale è modificabile, aggiungendo oppure eliminando delle posizioni. Ad ogni login, l elenco delle posizioni viene aggiornato per mostrare solo quelli attivi. Tenere presente che è necessario che l utente gestionale abbia associato almeno una posizione attiva, perché possa effettuare il login al Portale. Modifica indirizzo L unico dato anagrafico modificabile è l indirizzo dell utente selezionato, il nome e cognome infatti sono dati non modificabili e univocamente legati all utenza creata. L indirizzo è il recapito dove verranno inviate le notifiche automatiche relative alla creazione dell utenza e all invio della nuova password. Disabilita utente Consente di disabilitare l accesso al Portale Aziende all utenza selezionata. Un utenza disabilitata non potrà comunque essere successivamente ri-assegnata ad un nuovo utente. Capitolo 4: Servizi di BackOffice per la gestione delle utenze amministrative Azienda Il BackOffice Aziende è il Servizio reso alle Aziende deputato ad effettuare la gestione degli utenti amministratori Aziende. Può essere contattato per le esigenze dettagliate nel seguito. Sblocca utenza Qualora l amministratore avesse superato i tre mesi di inattività sul Portale Aziende o avesse effettuato nell arco delle 24 ore tre tentativi di autenticazione falliti, non potrà più accedere al Portale. In tal caso occorre richiedere al BackOffice lo sblocco dell utenza specificando i seguenti dati: Username: dell amministratore del Portale Azienda Identificativo Azienda o in alternativa Partita IVA. Invio tramite nuova password Nel caso l utente amministratore non si ricordasse più la password impostata, può richiedere l invio di una password temporanea che verrà inviata via all indirizzo specificato per la propria utenza. Pag. 12

13 In tal caso occorre fornire al BackOffice i seguenti dati: Username: dell amministratore del Portale Azienda Identificativo Azienda o in alternativa Partita IVA Capitolo 4: Servizi di BackOffice per la gestione delle utenze amministrative Azienda Per motivi di sicurezza la password temporanea scade al primo accesso al Portale Aziende, all utente viene richiesto di impostare una password personale. Modifica dell utente Qualora l utente amministratore Azienda avesse cambiato indirizzo personale e non potesse accedere al Portale Aziende per effettuare direttamente tale operazione, può contattare il BackOffice. In tal caso occorre richiedere al BackOffice la modifica dell personale specificando i seguenti dati: Username: dell amministratore del Portale Azienda Identificativo Azienda o in alternativa Partita IVA Disabilita utente Per disabilitare un utente amministratore Azienda all accesso al Portale Azienda, occorre contattare il BackOffice specificando: Cognome: dell amministratore del Portale Azienda da disabilitare Partita IVA: della propria Azienda Pag. 13

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