Sistema di Gestione Ambientale P.G. N /07

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1 Pag. 1/10 Indice 1 Scopo e campo di applicazione Riferimenti Definizioni Modalità operative Generalità Individuazione ed apertura delle Non Conformità Analisi delle cause e decisioni sulle azioni da intraprendere Apertura e gestione delle Azioni Correttive Apertura e gestione delle Azioni Preventive Gestione del Registro Non Conformità, AC, AP Diagrammi di flusso di riferimento Esempio di compilazione modulo NC/AC/AP Documenti di riferimento Elenco delle Revisioni Rev. N data Descrizione modifica Par Preparato da: GdL Verificato da: Dir.Op. Approvato da: Direttore Generale

2 Pag. 2/10 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura ha lo scopo di istituire un sistema di individuazione e gestione di evidenze che possono dare luogo a interventi correttivi e/o migliorativi allo scopo di consentire al Sistema di Gestione Ambientale del Comune di pianificare, nei tempi e nei modi più opportuni, le azioni ottimali per migliorare la propria capacità gestionale con particolare riferimento alla propria operatività e alle relative prestazioni ambientali. La procedura definisce quindi le modalità di gestione delle Non Conformità, delle Azioni Correttive e delle Azioni Preventive. La procedura si applica al Sistema di Gestione Ambientale dell intera Amministrazione Comunale. 2 RIFERIMENTI Reg. CE 761/2001 Allegato I I-A DEFINIZIONI GdL: Gruppo di lavoro per la registrazione EMAS Dir. Op.: Direzione Operativa, svolge le funzioni previste nel Regolamento EMAS per l Alta Direzione ST: Segreteria Tecnica EMAS DG: Direttore Generale Audit o verifica ispettiva: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri o requisiti dell audit sono stati soddisfatti. Audit di prima parte: verifiche ispettive effettuate internamente dall organizzazione stessa che vengono utilizzate per il riesame della Direzione Operativa. Audit di seconda parte: audit esterni, effettuati da chi ha un interesse nell organizzazione o da altre persone per conto degli stessi.

3 Pag. 3/10 Audit di terza parte: verifiche effettuate da organismi esterni indipendenti al fine del raggiungimento della registrazione prevista dal Regolamento EMAS. Requisiti stabiliti: condizioni necessarie introdotte da una legge, dal regolamento EMAS o da una procedura approvata dal Comune stesso. Evidenze: registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni che sono pertinenti ai requisiti stabiliti e che sono verificabili. Non Conformità: mancato rispetto di un requisito stabilito. Intervento immediato: azione intrapresa per minimizzare le conseguenze negative di una Non Conformità. Azione correttiva: azione intrapresa per rimuovere le cause di una Non Conformità e prevenirne il ripetersi. Azione preventiva: azione intrapresa per prevenire una Non Conformità. Raccomandazione: suggerimento o consiglio che l auditor può fornire al Comune come risultanza di un audit allo scopo di migliorare il sistema di gestione ambientale anche se in un contesto di generale conformità ai requisiti EMAS. Comunicazioni: segnalazioni o informazioni provenienti dall interno dell Ente o da soggetti esterni. 4 MODALITÀ OPERATIVE 4.1 Generalità Le evidenze e le relative Non Conformità possono essere raccolte e individuate nelle visite ispettive (o audit) interne, negli audit eseguiti da enti esterni indipendenti (es. il verificatore ambientale EMAS) oppure in base a comunicazioni provenienti dall interno o da soggetti esterni.

4 Pag. 4/ Individuazione ed apertura delle Non Conformità Le evidenze e le comunicazioni provenienti dall interno o da soggetti esterni, vengono raccolte dai membri del Gruppo di Lavoro EMAS che hanno il ruolo di collettori e fatte pervenire alla Segreteria Tecnica EMAS. La ST EMAS ha il compito di raccogliere e coordinare l attività di gestione delle comunicazioni, evidenze di tutti i membri del Gruppo di Lavoro. Il membro del GdL EMAS che riceve una comunicazione o un evidenza, la valuta, eventualmente con il supporto della Segreteria Tecnica EMAS, e apre, cioè compila, se ritenuto necessario, una Non Conformità, utilizzando il modulo disponibile in intranet denominato Modulo NC/AC/AP (Modulo Non Conformità, Azioni ). Con specifico riferimento ai rapporti di audit interni e a quelli di parte terza (ed eventualmente anche a quelli di parte seconda) è facoltà della ST EMAS, in accordo con il Responsabile del Progetto EMAS, delegare il trattamento e la risoluzione delle Non Conformità riscontrate durante tali audit, ai membri del GdL EMAS di riferimento per il servizio o il settore in cui è emersa la segnalazione di Non Conformità. Essi si renderanno responsabili della apertura della Non Conformità, della sua gestione e controllo e della comunicazione al relativo Dirigente responsabile. Il membro del GdL EMAS sarà il referente della Non Conformità ovvero colui che gestirà i rapporti con la ST EMAS. 4.3 Analisi delle cause delle Non Conformità e decisioni sulle azioni da intraprendere L analisi delle cause delle Non Conformità è fondamentale per predisporre un adeguata azione correttiva. L analisi delle cause è compito di chi apre la Non Conformità; la ST EMAS fornisce il proprio supporto ai membri del GdL EMAS che lo richiedano. In base all analisi delle cause effettuata, i membri del GdL EMAS, a seguito di una Non Conformità, propongono al Dirigente competente le azioni da attuare. Può risultare opportuno:

5 Pag. 5/10? proporre un Azione immediata per minimizzare le conseguenze negative del fatto riscontrato e/o? aprire una Azione Correttiva mirata a rimuovere le cause, in modo da evitare che il fatto possa ripetersi nel futuro. E possibile, indicando le motivazioni nel modulo, chiudere una Non Conformità senza attivare una Azione Correttiva. In questo caso la Non Conformità viene inviata direttamente dai membri del GdL EMAS alla ST EMAS affinché possa aggiornare il Registro delle Non Conformità, Azioni Correttive e Azioni Preventive. 4.4 Apertura e gestione delle Azioni Correttive Nel caso in cui non sia possibile risolvere il problema individuato solamente attraverso una azione immediata, è necessario che i dirigenti competenti, con il supporto del membro del GdL EMAS di riferimento per il proprio servizio/settore, pianifichino un opportuna Azione Correttiva (indicare le attività, il referente, la scadenza). Il modulo contenente la Non Conformità e la pianificazione della relativa AC viene inviato alla ST EMAS che aggiornerà il Registro delle Non Conformità, Azioni Correttive e Azioni Preventive. L attuazione delle Azioni Correttive, così come delle Azioni Preventive di cui al prossimo paragrafo, è responsabilità del Dirigente competente che si avvale del supporto dei propri collaboratori, con particolare riferimento ai membri del GdL EMAS. I Dirigenti responsabili assicurano anche il completamento delle attività previste dalla Azione Correttiva. I membri del GdL EMAS verificano il completamento delle azioni e lo indicano nel modulo corrispondente nella apposita sezione Verifica. Al termine della Azione Correttiva e della conseguente attività pianificata per risolverla, i membri del GdL EMAS del servizio in cui si è svolta tale attività, esprimono un commento finale sul completamento dell azione correttiva stessa (con la descrizione e la giustificazione degli eventuali ritardi, la modifica di eventuali attività o la parziale non realizzazione) ed inviano il

6 Pag. 6/10 modulo compilato e firmato alla ST EMAS che aggiornerà il Registro delle Non Conformità, Azioni Correttive e Azioni Preventive. La verifica dell efficacia delle azioni concordate, se non esaurita mediante azioni specifiche immediate, si completa nell ambito del ciclo di audit interno. La ST EMAS si accerta che sia verificata l efficacia di tutte le Azioni Correttive intraprese. 4.5 Apertura e gestione delle Azioni Preventive Nel caso in cui i membri del GdL EMAS, indipendentemente dall apertura di una Non Conformità, ritengano opportuno intraprendere un Azione Preventiva, compilano il modulo NC/AC/AP solo nella parte inferiore pianificando, come per una Azione Correttiva, le opportune attività. La gestione successiva è del tutto analoga a quella delle Azioni Correttive (invio del documento pianificato, gestione dell AP, invio del documento finale con le eventuali discordanze rispetto al pianificato). La ST EMAS si accerta che sia verificata l efficacia di tutte le Azioni Preventive. 4.6 Gestione del Registro NC, AC, AP La ST EMAS mantiene aggiornato il Registro delle NC, AC e AP che ha lo scopo di permettere una visione complessiva delle azioni in corso e di facilitare la preparazione del Riesame della Direzione. Lo stato dell arte della gestione delle Non Conformità, Azioni Correttive e Azioni Preventive viene discusso nel Riesame della Direzione sulla base del Registro NC, AC, AP.

7 Pag. 7/ Diagrammi di flusso di riferimento 1. Non conformità chiusa con Azione Immediata Comunicazione interna o esterna, rapporto di audit Compilazione del modulo NC/AC/AP Analisi delle cause Azione immediata Chiusura Non Conformità Invio Non Conformità alla ST EMAS

8 Pag. 8/10 2. Attivazione di una Azione Correttiva a seguito di Non Conformità Comunicazione interna o esterna, rapporto di audit Compilazione della Non Conformità Analisi delle cause Pianificazione Azione Correttiva Invio NC/AC (iniziale) alla ST EMAS Gestione della AC Invio NC/AC (finale) alla ST EMAS Chiusura della AC 3. Attivazione di una Azione Preventiva Comunicazione interna o esterna, rapporto di audit Pianificazione Azione Preventiva Invio AP (iniziale) alla ST EMAS Invio AP (finale) alla ST EMAS Gestione della AP Chiusura della AP

9 Pag. 9/ Esempio di compilazione modulo NC/AC/AP Il presente modulo deve essere compilato a cura dei membri del GdL EMAS e fatto pervenire in copia alla ST EMAS all apertura della Non Conformità, Azione Correttiva e dell Azione Preventiva e della loro relativa chiusura. Sarà cura della ST EMAS nominare il file e numerare le Non Conformità compilando il Registro delle NC, AC e AP. Sistema di Gestione Ambientale Modulo del SGA del Comune di Ferrara Predisposto dalla ST EMAS Relativo alla PS gestione NC, AC e P.G. N. M NC_AC_AP REV0 DEL Pag. 1/2 Comunicazione/Segnalazione aperta in base a: (segnate il campo relativo all origine della Non Conformità) risultanze di audit ambientale verificatore: Non conformità Raccomandazione risultanze di audit ambientale interno comunicazione interna / rif. comunicazione esterna / rif. altro Settore o Servizio in cui si è verificato il fatto: Settore XX Servizio XX ref. Sig. Descrizione della Non Conformita: lo sciacquone del bagno degli uomini del terzo piano della sede di via XXX perde acqua (chiedere alla addetta pulizie Sig.ra XYZ) Analisi delle cause: si è rotto il galleggiante del troppo pieno perché i bagni sono vecchi e in cattivo stato di manutenzione Azione decisa: Attenzione a seconda dei casi si sceglie una o più delle tre seguenti ipotesi X Azione immediata: (serve a riparare il danno e basta) X Azione correttiva: (serve a rimuovere la causa del danno) X Azione Preventiva: (serve a prevenire il ripetersi della causa del danno) Descrizione dell azione immediata: L usciere chiama il tecnico della manutenzione che viene chiamato d urgenza attraverso la segnalazione del guasto al call center della manutenzione comunale per chiudere l acqua e riparare lo sciacquone Motivazione dell eventuale chiusura della NC senza azione correttiva: i servizi igienici delle strutture comunali non rientrano tra quelli sottoposti a manutenzione periodica AZIONE CORRETTIVA / PREVENTIVA (di solito se ne decide una sola delle due) X Azione correttiva X Azione preventiva Descrizione dell azione correttiva : si decide di fare controllare tutti gli sciacquoni e i rubinetti degli edifici occupati dagli uffici comunali. Descrizione dell azione preventiva: si includono rubinetti e sciacquoni agli elmenti sottooposti a manutenzione periodica programmata..

10 Pag. 10/10 Sistema di Gestione Ambientale Modulo del SGA del Comune di Ferrara Predisposto dalla ST EMAS Relativo alla PS gestione NC, AC e P.G. N. M NC_AC_AP REV0 DEL Pag. 2/2 Responsabile dell azione: Sig./Dott/ Ing. KKKK Firma Pianificazione dell azione: Attività Referente Scadenza Verifica 1.chiamata tecnico 2.controllo e rimozione della causa della segnalazione (ovvero di ciò che ha causato il danno, non solo eliminazione del danno. Es: si rompe lo sciacquone; la causa è la scarsa manutenzione o l indiscriminato uso dello stesso! Usciere comunale edificio XXXX Call center manutenzione comunale Conclusione: si effettuano manutenzioni programmate sul parco sciaquoni esistenti e si segnala di controllare nei nuovi edifici lo stato degli sciaquoni Responsabile programmazione manutenzioni strutture comunali Commento finale per la verifica del completamento attività previste ed osservazioni finali: Data: Firma Verifica dell efficacia effettuata da 5 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - M NC_AC_AP (Modulo Non Conformità, Azioni ) - Registro NC/AC/AP