Accordo quadro Consip Carson Wagon Lit (CWL)

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1 Accordo quadro Consip Carson Wagon Lit (CWL) Stru1ure iniziali: AC, CNAF, LNF, LNGS, MI, NA, PG, Presid, PV, RM1, RM2, TO Partenza prevista 15 Se1embre 2013 Supporto INFN (RUP): Michela Pischedda 1

2 OBIETTIVI Uniformazione delle procedure, mantenendo la geswone decentrata dei centri di costo Disponibilità di stawswche de1agliate di ogni Wpologia di spesa O1enimento di condizioni più vantaggiose a livello d IsWtuto in base alla rilevazione di: * tra1e aeree di maggior uwlizzo * alberghi di maggior uwlizzo In prospe\va, integrazione informawca del sistema di booking dell agenzia al Sysinfo INFN per la richiesta delle missioni, a costo zero 2

3 COSA OFFRE CWT Book2Go è il punto unico di accesso per l online booking che consente la geswone dell intera trasferta: accesso e acquisto on- line di servizi di viaggio (SELF SERVICE) consultazione, richiesta, modifica e cancellazione di servizi di viaggio (ASSISTED) visualizzazione dello stato delle prenotazioni online e offline Resta la possibilità di conta1are CWL telefonicamente (personalmente ove presente) con modalità ASSISTED 3

4 Servizio SELF SERVICE L utente lavorerà in modalità self- service on- line, senza cos/ di agenzia: ACQUISTO: Aerei, Hotel, Auto a nolo in modalità Self Booking Tool (SBT) PAGAMENTO: * Hotel, Auto (e alcuni low cost) pagaw dire1amente dal viaggiatore, con carta di credito individuale * Aerei (e alcuni low cost) pagaw da ogni stru1ura con Business Travel Account (BTA) American Express 4

5 Servizio ASSISTED L utente accede al servizio via online o telefono con cos/ di agenzia: dalle 8:30 alle 19:30, esclusi WE e feswvi da uwlizzare il meno possibile; es.: * aerei (tra1e complesse), * hotel, autonoleggi non GDS (Global DistribuWon System, Nave ove uwlizzato, aprire le missioni in modalità «standard», meno costosa per le fee di agenzia 5

6 COSTI del Servizio ASSISTED TF_Standard 4,05 prenotazioni in data non inferiore a 6 gg lavora/vi ante presunta partenza TF_Urgente 9,40 prenotazioni in data non superiore a 5 gg lavora/vi ante presunta partenza e non meno di 5 ore ante orario presunta partenza e comunque entro le ore 13:00 del giorno della partenza (se partenza è successiva alle 18:00 dello stesso giorno) TF_Emergenza 14,50 prenotazioni urgenw al di fuori dell orario di esercizio dell agenzia, via telefono 6

7 CHI FA COSA Dipenden/ e Associa/ sono profilaw (Username e password) come Passeggero, che può effe1uare le richieste di viaggio per sé stesso/a. Ogni utente può personalizzare il proprio profilo con: * Info ricorrenw (es.: conta1o di emergenza, tessere frequent flyer, preferenza posto, ) * DaW necessari per corre1a prenotazione, per leggi e regolamenw vigenw (es.: genere, data di nascita, numero di cellulare, ci1adinanza ) Segreterie/Uffici Missioni sono profilaw come Travel arranger, che effe1uano richieste di viaggio per altri passeggeri INFN e per gli ospiw occasionali. 7

8 PunW di a1enzione 1. Orari di funzionamento Agenzia, anche per il Self Booking Tool (8:30 alle 19:30, esclusi WE e feswvi). 2. Libero accesso a Internet, subordinatamente all uso di carta corporate American Express personale. 3. Accordo Trenitalia veicolato da CWL solo in modalità «assisted». 4. Definizione di una «travel policy» da consegnare all agenzia che rispecchi le regole di economicità e i nostri regolamenw/normawve di riferimento. 8

9 Riepilogo metodi di pagamento a) Servizi Self Service e Assisted pagaw con Business Travel Account (BTA) American Express (es.: ve1ori aerei tradizionali e low cost eleggibili). b) Biglie1eria su convenzione Trenitalia, pagata con Business Travel Account (BTA) American Express. c) Servizi on- line pagaw dire1amente dall Utente, con propria carta di credito personale/carta di credito corporate Amex personale. d) Servizi Off- line residuali pagaw all agenzia. Dr.ssa Michela Pischedda 9