CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO

Transcript

1 CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO OGGETTO SERVIZIO DI STAMPA, IMBUSTAMENTO E RECAPITO DELLE FATTURE CONSUMI, SOLLECITI DI PAGAMENTO E ALTRE COMUNICAZIONI AGLI UTENTI DI ACQUALATINA S.P.A. _Rif. Prat. n. 16_0019 CODICE CIG A6 Dirigente del Servizio Logistica Dott. DE GIOVANNI Stefano Responsabile del Procedimento Dott. LEONE Vincenzo Pagina 1 di 92

2 INDICE CAPO I - DISCIPLINA GENERALE... 4 ART. 1 - DEFINIZIONI... 4 ART. 2 - OGGETTO DELL APPALTO... 4 ART. 3 DURATA DEL SERVIZIO ART. 4 DESCRIZIONE ED IMPORTO DEL SERVIZIO ART. 5 ELENCO PREZZI ART. 6 CRITERI DI INTERPRETAZIONE CAPO II DISPOSIZIONI CONTRATTUALI ART. 7 STIPULA DEL CONTRATTO ED AVVIO DEL SERVIZIO ART. 8 ESECUZIONE DEL SERVIZIO ART. 9 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI RECAPITO A DATA E ORA CERTA CON CERTIFICAZIONE ON LINE DEGLI ESITI DI CONSEGNA DELLE FATTURE CONSUMI E DEI SOLLECITI DI PAGAMENTO SEMPLICI ART. 10 SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE ART. 11 CARATTERISTICHE TECNICHE DEI FLUSSI DI STAMPA ART. 12 SPECIFICHE DI INTEGRAZIONE FRA COMMITTENTE E CONTRAENTE ART. 13 BUSTA ART. 14 LOTTO DI PRODUZIONE ART. 15 LOTTO FISICO ART ESITO DI ACCETTAZIONE LAVORAZIONE ART ESITO DI CONCLUSIONE LAVORAZIONE ART. 18 MODALITÀ OPERATIVE ART TEMPI DI PRODUZIONE ELABORATI STAMPA ART CONNETTIVITA IN RETE ART APPROVVIGIONAMENTO MATERIALE E MAGAZZINO SCORTE ART. 22 SPECIFICHE TECNICHE DEL CENTRO DI PRODUZIONE DEL CONTRAENTE ART LIVELLI DI SERVIZIO ART. 24 RITARDO E SOSPENSIONE DELLE ATTIVITA OGGETTO DI CONTRATTO ART 25 SUBAPPALTO ART CESSIONE DEL CONTRATTO ART CESSIONE DEI CREDITI ART. 28 OBBLIGHI E RESPONSABILITA DEL CONTRAENTE ART NORME E DOCUMENTI CONTRATTUALI CAPO III DISPOSIZIONI ECONOMICHE GARANZIE Pagina 2 di 92

3 ART. 30 MODALITA DI CONTABILIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ OGGETTO DELL APPALTO E DI PAGAMENTO DEI CORRISPETTIVI ART ANTICIPAZIONE ART REVISIONE PREZZI ART. 33 PENALI ART. 34 GARANZIE CAPO IV VICENDE ESTINTIVE DEL CONTRATTO: RISOLUZIONE, RECESSO ART. 35 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO ART. 36 RECESSO CAPO V DISPOSIZIONI FINALI ART. 37 TUTELA DEI LAVORATORI ART NORME DI SICUREZZA GENERALI ART. 39 INFORTUNI ART.40 DANNI ART. 41 RISERVATEZZA ART. 42 DISPOSIZIONI ANTIMAFIA ART. 43 TRACCIABILITA DEI FLUSSI FINANZIARI ART. 44 DEFINIZIONE DELLE CONTROVERSIE ART. 45 SPESE ART. 46 ELENCO DISTRIBUZIONE UTENZE PER CAP Pagina 3 di 92

4 CAPO I - DISCIPLINA GENERALE ART. 1 - DEFINIZIONI Committente Compositore Stazione Appaltante, Acqualatina S.p.A., AQL. Software di formattazione documentale utilizzato dalla Committente per la composizione delle fatture e dei solleciti. Verbale di consegna del servizio Contraente/Appaltatore Attivazione del servizio Utente Fattura Acqualatina Sollecito Acqualatina Semplice Anno Documento con cui la Committente, successivamente alla firma del contratto, notifica alla Contraente l'attivazione del servizio. Il fornitore che ha sottoscritto il contratto per il servizio di stampa e imbustamento delle fatture e recapito dei solleciti di pagamento e delle altre comunicazioni relative al servizio di fornitura idrica degli utenti Acqualatina S.p.A.. Data in cui il Contraente prenderà in carico la gestione del servizio oggetto dell appalto. Soggetto intestatario di un contratto di fornitura idrica con ACQUALATINA S.p.A.. Fattura postale periodica del contratto di fornitura del servizio idrico (integrato, solo idrico, fognatura, depurazione) contenente tutti i dati tecnici e fiscali relativi alla somministrazione. Comunicazione di sollecito delle somme insolute relative al contratto di fornitura del servizio idrico (integrato, solo idrico, fognatura, depurazione) da inviarsi tramite posta ordinaria Inteso come insieme 365 giorni naturali e consecutivi a far data dall Attivazione del Servizio, comunicata notificata da ACQUALATINA S.p.A. ART. 2 - OGGETTO DELL APPALTO STAMPA E IMBUSTAMENTO 2.1 Oggetto dell appalto è l esecuzione del servizio di stampa, imbustamento e recapito delle fatture, dei solleciti di pagamento e delle altre comunicazioni Pagina 4 di 92

5 relative al servizio di fornitura idrica degli utenti Acqualatina S.p.A. nonché la rendicontazione delle relative fasi di lavorazione, la scansione ed archiviazione ottica delle cartoline A/R nonché la loro conservazione fisica. 2.2 La Committente, per la definizione dei flussi di stampa, utilizzerà il software BCPortal di Doxee Le tipologie di documento che la Committente intende processare ed inviare alla Contraente in modo massivo sono: a) Fatture Consumi: documento in cui è riportata la fattura legata ai consumi idrici dei singoli utenti Acqualatina S.p.A., possibili informazioni commerciali ed i bollettini postali premarcati come strumento di pagamento, ove previsto. Esse dovranno essere stampate, raggruppate e confezionate secondo le regole concordate con la Contraente che dovrà provvedere alla consegna con la formula della data e ora certa per almeno l 80% di ogni singolo lotto. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di posta ordinaria. La fattura consumi sarà normalmente costituita da un KIT base composto da: n. 1 foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color, contenente i dati della fattura e il dettaglio delle forniture; n. 1 foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, con perforazione (bollettino di Conto Corrente), formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color; busta doppia finestra normalmente in formato C6 o C5, carta 80 gr. Usomano con certificazione FSC riportante il logo Acqualatina a colori. in caso di fattura consumi con importo inferiore ai 5, nota di credito o in caso di domiciliazione bancaria attivata non è previsto l inserimento del foglio con perforazione (bollettino di Conto Corrente). In media tale tipologia ammonta a circa il 10 % del singolo lotto. Di contro, in caso di fatture consumi con rettifiche di fatture precedenti o di conguaglio potranno essere generati documenti contenenti più fogli aggiuntivi rispetto al Kit base. Tali fogli aggiuntivi hanno le medesime caratteristiche fisiche del foglio base (foglio da 80 gr. Usomano, A4, personalizzato in fronte/retro, full color) ed in questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione, rispetto ai prezzi offerti in sede di gara, possa essere richiesta. A richiesta in fattura potranno essere inseriti fogli aggiuntivi per campagne di marketing, che dovranno essere prodotti dalla Contraente ed inseriti nelle missive in fase di imbustamento, con personalizzazioni diverse a seconda del cluster cliente al medesimo prezzo previsto per i fogli aggiuntivi. Pagina 5 di 92

6 b) Sollecito di pagamento semplici: documento utilizzato per il recupero del credito in cui si sollecita il pagamento di fatture insolute ed il bollettini postali premarcati come strumento di pagamento. Essi dovranno essere stampati, raggruppati e confezionati secondo le regole concordate con il Contraente che dovrà provvedere alla consegna con la formula della data e ora certa per almeno il 90% di ogni singolo lotto. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di posta ordinaria. Il sollecito semplice sarà costituito da un Kit base composto da: n. 1 foglio carta intestata, da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color. n. 1 foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, con perforazione (bollettino di Conto Corrente). busta doppia finestra normalmente in formato C6 o C5, carta 80 gr. Usomano con certificazione FSC. In caso di solleciti di pagamento per morosità perduranti, potranno essere generati documenti contenenti più fogli aggiuntivi rispetto al Kit base. Tali fogli aggiuntivi hanno le medesime caratteristiche fisiche del foglio base (foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color) ed in questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione, rispetto ai prezzi offerti in sede di gara, possa essere richiesta. c) Sollecito di pagamento A/R: documento utilizzato per il recupero del credito in cui si sollecita il pagamento di fatture insolute ed il bollettino postale premarcato come strumento di pagamento. Essi dovranno essere stampati, raggruppati e confezionati secondo le regole concordate con il Contraente che dovrà provvedere alla consegna con propri mezzi e personale per almeno l 80% di ogni singolo lotto. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido a Poste Italiane per la consegna tramite il servizio di raccomandata smart. In tale caso sarà onere del Contraente espletare tutte le operazioni per l ottenimento delle necessarie licenze e autorizzazioni da parte di Poste Italiane. Il sollecito che sarà recapitato tramite raccomandata A/R sarà costituito da un Kit base composto da: n. 1 foglio carta intestata, da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color. Pagina 6 di 92

7 n. 1 foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, con perforazione (bollettino di Conto Corrente). busta tripla finestra normalmente in formato C5/6 o C5, carta 80 gr. Usomano con certificazione FSC. In caso di solleciti di pagamento per morosità perduranti, potranno essere generati documenti contenenti più fogli aggiuntivi rispetto al Kit base. Tali fogli aggiuntivi hanno le medesime caratteristiche fisiche del foglio base (foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color) ed in questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione rispetto ai prezzi offerti possa essere richiesta. d) Comunicazioni spot da effettuarsi nei confronti di quota parte degli utenti Acqualatina S.p.A. Tali comunicazioni saranno composte da almeno un kit base costituito da: n. 1 foglio da 80 gr. Usomano bianco con certificazione FSC, formato A4, personalizzato in fronte/retro, full color, contenente i dati della fattura e il dettaglio delle forniture; busta doppia finestra normalmente in formato C5/6 o C5, carta 80 gr. Usomano con certificazione FSC. In caso di comunicazioni contenenti più fogli rispetto al Kit base, essi avranno le medesime caratteristiche fisiche del foglio base (foglio da 80 gr. Usomano, A4, personalizzato in fronte/retro, full color). Generalmente l elenco dei destinatari di tali comunicazioni sarà fornito in formato excel completo degli indirizzi di recapito. Le missive, di norma, dovranno essere stampate, raggruppate e confezionate secondo le regole concordate con il Contraente che dovrà provvedere alla consegna con la formula della data e ora certa per almeno l 80% di ogni singolo lotto, per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di posta ordinaria Al Contraente saranno inviati lotti contenenti missive di una singola classe documentale, ovvero non è previsto il merge di lotti contenenti documenti di tipologia differente La numerosità e la ciclicità stimate per le diverse classi documentali sono descritte, a titolo meramente esemplificativo, nella seguente tabella: Pagina 7 di 92

8 COD. CLASSE DOCUMENTALE Q.TA' ANNUE CICLI 1 Fattura consumi Solleciti di pagamento semplice Solleciti di pagamento A/R Comunicazioni Spot /05 Resta inteso che le quantità indicate in tabella rappresentano una mera stima e potrebbero essere soggette a variazioni in eccesso od in difetto; in conseguenza di ciò la Contraente rimane comunque impegnata a prestare il servizio al prezzo unitario ed alle condizioni dell offerta presentata in sede di gara, senza che possa pretendere nulla nel caso in cui le quantità totali fossero soggette a variazioni in difetto La Contraente si farà carico, ove necessario, dell ottenimento di tutte le autorizzazioni necessarie da parte di Poste Italiane per eseguire la stampa in proprio di tutti i bollettini di conto corrente postale emessi dalla Committente in allegato alle fatture consumi e ai solleciti di pagamento. Il servizio dovrà essere svolto secondo le prescrizioni riportate nel presente capitolato speciale d appalto. RECAPITO 2.7. L attività di recapito potrà avvenire nelle seguenti modalità: recapito diretto con data e ora certa ; recapito attraverso il servizio di posta ordinaria del Fornitore di Servizio Universale; recapito tramite raccomandata A/R (obbligatorio per i solleciti di pagamento A/R) Le tipologie di documento che la Committente intende recapitare attraverso il Contraente sono le seguenti: Fatture Consumi, normalmente in busta doppia finestra C6 o C5. In caso di fatture consumi con rettifiche di fatture precedenti o di conguaglio potranno essere generati documenti contenenti più fogli aggiuntivi. In questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione rispetto ai prezzi offerti possa essere richiesta. Il servizio di recapito delle fatture consumi dovrà avvenire, per almeno l 80%, con modalità a data e ora certa, con l espletamento di tutte le attività necessarie per il recapito diretto tramite servizio di certificazione elettronica on line e con l utilizzo di dispositivi e tecnologie idonee alla prestazione del servizio. Pagina 8 di 92

9 Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di posta ordinaria. Per la rendicontazione della quota parte delle fatture veicolate tramite posta ordinaria sarà sufficiente produrre adeguate reportistica circa la consegna al Fornitore di Servizio Universale e relativa accettazione. Sollecito di pagamento semplice, normalmente in busta doppia finestra C6 o C5. In caso di solleciti di pagamento per morosità perduranti, potranno essere inseriti documenti contenenti più fogli aggiuntivi. In questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione rispetto ai prezzi offerti possa essere richiesta. Il servizio di recapito dei solleciti semplici dovrà avvenire, per almeno l 80%, con modalità a data e ora certa, con l espletamento di tutte le attività necessarie per il recapito diretto tramite servizio di certificazione elettronica on line e con l utilizzo di dispositivi e tecnologie idonee alla prestazione del servizio. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di posta ordinaria. Per la rendicontazione della quota parte dei solleciti veicolati tramite posta ordinaria sarà sufficiente produrre adeguate reportistica circa la consegna al Fornitore di Servizio Universale e relativa accettazione. Sollecito di pagamento A/R, normalmente in busta tripla finestra C6 o C5. In caso di solleciti di pagamento per morosità perduranti, potranno essere inseriti documenti contenenti più fogli aggiuntivi. In questo caso sono da considerarsi possibili invii con buste di tipo C4 senza che nessuna maggiorazione rispetto ai prezzi offerti possa essere richiesta. Il Servizio di recapito dei solleciti di pagamento dovrà avvenire esclusivamente tramite raccomandata A/R con rendicontazione, protocollazione e digitalizzazione delle ricevute di ritorno secondo le indicazioni contenute nel presente capitolato. La raccomandata dovrà essere consegnata dal Contraente al destinatario o ad un suo incaricato, con possibilità di avviso di giacenza. Se il destinatario non è presente al momento della consegna, dovrà poter ritirare la raccomandata presso gli uffici del Contraente indicati nell avviso. Per ragioni di privacy non è ammesso utilizzare a tal fine strutture ove vengano svolte attività diverse da quelle strettamente legate al servizio postale (es. tabaccherie, cartolibrerie, bar Pagina 9 di 92

10 ecc.). La presenza di tali uffici è da intendersi obbligatoria nei comuni con popolazione superiore ai abitanti. Il Contraente dovrà provvedere alla consegna con propri mezzi e personale per almeno l 80% di ogni singolo lotto. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di raccomandata A/R. La gestione dei ritorni delle cartoline A/R dovrà essere effettuata a cura della Contraente che provvederà alla digitalizzazione e archiviazione della cartolina con susseguente associazione con la missiva prodotta. Comunicazioni spot, normalmente in busta doppia finestra C6 o C5. Il servizio di recapito delle comunicazioni spot dovrà avvenire, per almeno l 80%, con modalità a data e ora certa, con l espletamento di tutte le attività necessarie per il recapito diretto tramite servizio di certificazione elettronica on line e con l utilizzo di dispositivi e tecnologie idonee alla prestazione del servizio. A richiesta da parte della committente il recapito potrà avvenire tramite Raccomandata A/R con rendicontazione, protocollazione e digitalizzazione delle ricevute di ritorno secondo le indicazioni contenute nel presente capitolato. Missive Mail office, normalmente in busta doppia finestra C6 o C5. Il mail office della Committente effettua mediamente invii all anno, di cui circa metà tramite raccomandata A/R e metà tramite posta ordinaria. L ufficio preposto della Committente provvede giornalmente a stampare, imbustare e, nel caso di raccomandate A/R, compilare la relativa cartolina di tutte le comunicazioni in uscita. A cura del Contraente con cadenza giornaliera (nel corso della mattinata), dovrà avvenire il ritiro, presso la sede centrale della Committente, delle cassette contenenti le comunicazioni di cui sopra. In casi di particolare urgenza potrà essere richiesto un secondo ritiro nel corso della giornata. Sempre a cura del Contraente dovrà essere effettuata la catalogazione delle missive in base alla tipologia ed al peso stilando relativa distinta che dovrà pervenire alla Committente al massimo entro il giorno successivo a quello di ritiro. Il Contraente per le spedizioni da effettuare a mezzo raccomandata A/R dovrà provvedere alla produzione della distinta di spedizione giornaliera; tale distinta dovrà riportare, a titolo di esempio, i seguenti dati: Pagina 10 di 92

11 prodotto postale, fascia di peso, data del prelievo; mittente; nome e cognome del destinatario; indirizzo; codice identificativo busta. Il Contraente per le spedizioni da effettuare a mezzo posta ordinaria dovrà provvedere alla produzione della distinta di spedizione giornaliera; tale distinta dovrà riportare, a titolo di esempio, i seguenti dati: prodotto postale, fascia di peso, data del prelievo; Il recapito dovrà essere svolto, in relazione alle diverse tipologie di prodotto postale e secondo le indicazioni che verranno fornite dalla Committente, tramite Raccomandata A/R con rendicontazione, protocollazione e riconsegna delle ricevute di ritorno o, per i recapiti che non siano svolti tramite Raccomandata A/R, tramite posta ordinaria. Il Contraente dovrà provvedere alla consegna con propri mezzi e personale per almeno l 80% delle raccomandate A/R. Per la parte restante sarà facoltà del Contraente l affido al Fornitore di Servizio Universale per la consegna tramite il servizio di raccomandata A/R Al termine delle attività di consegna il Contraente procederà con le seguenti attività relative agli esiti: controllo di qualità degli esiti di consegna al termine del giro del portalettere con verifica dei disguidi, degli indirizzi e /o destinatari sconosciuti e (quando previsti) degli avvisi di giacenza depositati, con bonifica degli indirizzi di recapito, ove possibile; produzione giornaliera della distinta di rendicontazione degli esiti in formato elettronico e trasferimento degli esiti alla Committente; verifica delle eventuali compiute giacenze (per invii raccomandati), al termine di un periodo di 30 giorni. Nei casi di assenza del destinatario (per invii Raccomandati) la Contraente dovrà provvedere ad eseguire le seguenti attività: Pagina 11 di 92

12 Inserimento in cassetta postale di un avviso di giacenza in caso di assenza o irreperibilità del destinatario, tale avviso riporta il codice dell invio, la sede e gli orari della struttura presso la quale può essere ritirata la busta; il recapito telefonico della sede operativa che ha curato la distribuzione; Possibilità di concordare una riconsegna su appuntamento, nel caso in cui sia specificato sull avviso rilasciato; Gestione delle eventuali buste in giacenza con possibilità di ritiro per il destinatario o di un suo delegato, previa esibizione dell avviso e di un documento di identità valido, per il destinatario, e di una delega del destinatario corredata della fotocopia del documento di identità del delegante, per il delegato; La gestione dei ritorni delle cartoline A/R dovrà essere effettuata a cura della Contraente che provvederà alla digitalizzazione e archiviazione della cartolina con susseguente associazione con la missiva prodotta. In caso di buste inesitate relative al servizio a data e ora certa, il motivo della mancata consegna dovrà essere inserito nel sistema di monitoraggio messo a disposizione della Stazione Appaltante da parte della Contraente e dovrà essere oggetto di relativa statistica da consegnarsi mensilmente. Le buste inesitate, ad avvenuta registrazione del motivo di mancata consegna dovranno essere inviate al macero, a cura e spese della Contraente, per la distruzione dei documenti. Una volta distrutti i documenti sarà onere della Contraente fornire una copia del formulario per lo smaltimento dei rifiuti unitamente ad un certificato di avvenuta distruzione. In caso di buste inesitate relative al servizio di posta ordinaria del Fornitore di Servizio Universale è prevista la restituzione al mittente secondo la normativa vigente. ART. 3 DURATA DEL SERVIZIO 1. La durata del servizio oggetto del presente appalto è di n. 1 (uno) anno decorrente dalla data di avvio delle prestazioni ossia dalla data di sottoscrizione del verbale di consegna del servizio. 2. La Committente si riserva la facoltà di disporre, a proprio insindacabile giudizio, il rinnovo della validità del Contratto di anno in anno, per una durata complessiva di 3 (tre) anni, agli stessi prezzi, patti e condizioni. L intenzione della Committente di esercitare la facoltà di rinnovo di cui al presente comma verrà comunicata al Contraente a mezzo fax o pec con almeno 20 giorni di anticipo rispetto alla scadenza contrattuale del periodo di un anno, Pagina 12 di 92

13 o del più lungo periodo contrattuale derivante da quanto stabilito dall ultimo periodo successivo comma Non è previsto alcun importo contrattuale minimo garantito. Pertanto, qualora alla scadenza del termine contrattuale di cui al precedente comma 1 nonché, in caso di rinnovo, di cui al precedente comma 2, non sia stato consumato l'intero importo di contratto, la Contraente non potrà avanzare alcuna pretesa ad alcun titolo, salvo il pagamento delle prestazioni regolarmente eseguite. Nell'ipotesi di cui al presente comma è comunque facoltà della Committente disporre la prosecuzione del contratto per un periodo, comunque, non superiore a mesi 6 (sei) e fino a concorrenza dell'importo dello stesso. 4. Resta inteso che, alla scadenza di cui al comma 1 del presente articolo, la Contraente non avrà nulla a che pretendere nel caso in cui, in relazione alle esigenze gestionali e organizzative del Committente, non venisse consumato l intero importo contrattuale ovvero non venisse esercitata la facoltà di rinnovo di cui al comma 2. ART. 4 DESCRIZIONE ED IMPORTO DEL SERVIZIO 1. Il servizio oggetto del presente appalto riguarda, per la fase di stampa e imbustamento, le seguenti attività: a) Servizio di stampa delle fatture consumi e dei solleciti di pagamento; b) Servizio di imbustamento delle fatture consumi e dei solleciti di pagamento; c) Servizio di stampa delle comunicazioni spot; d) Servizio di imbustamento delle comunicazioni spot; 2. Le prestazioni oggetto del presente appalto, per la fase di recapito, sono: a) Servizio di prelievo di tutta la corrispondenza da recapitare, in particolare: le tipologie di documento di cui al precedente articolo 2.8, denominate Missive Mail Office, dovranno essere ritirate, con cadenza giornaliera, a cura e spese del Contraente, presso la sede centrale della Committente. b) Servizio di recapito di tutti i documenti oggetto della fornitura, sia tramite recapito diretto (nella misura minima dell 80%), con rendicontazione dei documenti lavorati, esitati e inesitati, sia tramite servizio di posta ordinaria del Fornitore di Servizio Universale (al massimo nella misura del 20%). In particolare, per il recapito, sono da considerarsi necessarie le seguenti attività: recapito diretto (tramite il servizio di certificazione elettronica dell avvenuto recapito a data e ora certa con tecnologie idonee alla prestazione); Pagina 13 di 92

14 recapito tramite servizio di posta ordinaria del Fornitore di Servizio Universale; c) servizio di recapito tramite raccomandata A/R con rendicontazione, protocollazione e digitalizzazione degli esiti nonché della conservazione fisica delle cartoline A/R; d) servizio di bonifica degli indirizzi di recapito. 3. L importo stimato annuale posto a base di gara, soggetto a ribasso, è pari ad ,00 (Euro duemilionicentocinquantamila seicento/00), I.V.A. esclusa ove applicabile, così ripartito: a) ,00 (Euro seicentoquattordicimila/00), I.V.A. esclusa, per il servizio di stampa, imbustamento; b) ,00 (Euro unmilione cinquecentotrentaseimilaseicento/00), esclusa I.V.A., per il servizio di recapito; Per il dettaglio dei prezzi unitari si rimanda all art. 5 del presente capitolato. 4. L importo complessivo stimato nel triennio a misura posto a base di gara ammonta complessivamente ad ,00 (Euro sei milioni quattrocento cinquantunomila ottocento/00), esclusa I.V.A., ove applicabile. 5. L importo degli oneri per la sicurezza è pari a zero, in virtù di quanto stabilito dalla Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di lavori, Servizi e Forniture con propria Determinazione n. 3 del 05/03/ Per motivi tecnici e commerciali, Acqualatina S.p.A. si riserva la facoltà di non garantire il numero complessivo di documenti indicati al precedente art. 2. Le quantità totali indicate potrebbero essere soggette a variazioni in eccesso od in difetto; in conseguenza di ciò la Contraente rimane comunque impegnata a prestare il servizio al prezzo unitario ed alle condizioni dell'offerta presentata in sede di gara, senza che possa pretendere nulla nel caso in cui le quantità totali fossero soggette a variazioni in difetto. 7. Il prezzo unitario offerto per i servizi di stampa, imbustamento e recapito dei documenti s intende fisso ed invariabile per tutto il periodo contrattuale. I prezzi offerti in sede di gara e relativi alle attività di recapito sono da intendersi riferiti anche della quota parte di recapito che, eventualmente, la Contraente potrà affidare al Fornitore di Servizio Universale senza che venga riconosciuto alcun onere aggiuntivo. In sostanza, in caso di affidamento da parte del Contraente di parte delle prestazioni relative al recapito al Fornitore di Servizio Universale, i pagamenti verranno corrisposti direttamente e unicamente alla Contraente. 8. Per le attività di avviamento (Start-up) non è previsto alcun compenso in quanto atto preparatorio allo svolgimento dei servizi appaltati. Pagina 14 di 92

15 9. Sono a carico della Contraente e ricomprese nel prezzo unitario offerto in sede di gara tutte le prestazioni necessarie per l espletamento del servizio a perfetta regola d arte, quali a titolo meramente esemplificativo quelle di seguito indicate: a) tutte le spese connesse alle operazioni di impostazione dei macchinari di stampa necessari a valle di modifiche apportate sul layout di stampa; b) le spese sostenute direttamente della Contraente per il personale, per i locali, le attrezzature, i macchinari, quelle eventualmente sostenute nei confronti di terzi per la fornitura del materiale di stampa e imbustamento, per i lavori di manutenzione e quanto altro necessario alle prestazioni richieste dal servizio in oggetto; c) le spese relative alla gestione del sito Ftp necessario all invio da parte della Committente dei flussi di stampa. ART. 5 ELENCO PREZZI 1. La stima dell importo contrattuale, riguardo ai servizi inclusi nel presente appalto, risulta determinata secondo il seguente ELENCO PREZZI: RECAPITO PRODOTTO MODALITA' NUM. AREA PORTO P.U. IMPORTO EU fino a 20 gr 0, , EU da 21 a 50 gr 0, ,00 FATTURE DATA e ORA CERTA o ORDINARIA CP fino a 20 gr 0, , CP da 21 a 50 gr 0, ,00 SOLLECITI SEMPLICI DATA e ORA CERTA o ORDINARIA EU fino a 20 gr 0, , EU da 21 a 50 gr 0, , CP fino a 20 gr 0, , CP da 21 a 50 gr 0, ,00 SOLLECITI A/R RECAPITO DIRETTO mix 3, ,00 COMUN. SPOT DATA e ORA CERTA o ORDINARIA EU fino a 20 gr 0, , CP fino a 20 gr 0, ,00 MAIL OFFICE POSTA ORDINARIA mix 0, ,00 MAIL OFFICE A/R RECAPITO DIRETTO mix 3, , ,00 Pagina 15 di 92

16 STAMPA e IMBUSTAMENTO PRODOTTO NUM. P.U. IMPORTO FATTURE SOLLECITI SEMPLICI SOLLECITI A/R COMUNICAZIONI SPOT kit base kit base kit base kit base ,18 0,18 0,18 0, , , , ,00 fogli aggiuntivi fogli aggiuntivi fogli aggiuntivi fogli aggiuntivi ,04 0,04 0,04 0, , , , , ,00 La determinazione dei corrispettivi contrattuali avverrà computando le prestazioni effettivamente eseguite dall Appaltatore con il metodo a misura per i Prezzi Unitari esposti nel presente Capitolato rideterminati in forza dell offerta presentata dall Appaltatore in sede di gara. L Appaltatore, se necessario, si farà carico dell ottenimento di tutte le autorizzazioni necessarie da parte di Poste Italiane per eseguire la stampa in proprio di tutti i bollettini di conto corrente postale emessi da Acqualatina in allegato alle fatture/solleciti. L Appaltatore s impegna, se necessario, per la data prevista per l inizio del servizio, ad adeguare la propria organizzazione e le proprie procedure per adempiere alle vigenti normative di legge in materia di condizioni tecniche attuative del servizio di posta massiva. I prezzi di cui sopra sono da intendersi al netto dell IVA ove applicabile. ART. 6 CRITERI DI INTERPRETAZIONE 1. In caso di discordanza tra le disposizioni del presente capitolato speciale di appalto, vige il criterio della prevalenza delle disposizioni di carattere speciale, nel rispetto del fondamentale principio ermeneutico della finalità del contratto e dei risultati da raggiungere con il medesimo. Per ogni altra evenienza, trovano applicazione gli articoli da 1362 a 1369 del Codice Civile. CAPO II DISPOSIZIONI CONTRATTUALI ART. 7 STIPULA DEL CONTRATTO ED AVVIO DEL SERVIZIO 1. Successivamente all aggiudicazione definitiva, ai fini dell integrazione dell efficacia della stessa e della stipula del contratto, la Committente provvederà alla verifica dei requisiti richiesti ai fini dell ammissione a gara. 2. La Contraente sarà immessa nel servizio con apposito verbale di avvio dell esecuzione del contratto redatto dal direttore dell esecuzione del contratto. Pagina 16 di 92

17 Dalla data indicata nel verbale decorrono i termini per l espletamento periodico del servizio stesso. 3. La Contraente è tenuta a seguire le istruzioni e le direttive fornite dalla Committente per l'avvio dell'esecuzione del contratto; qualora la Contraente non adempia, la Committente ha facoltà di procedere alla risoluzione del contratto. ART. 8 ESECUZIONE DEL SERVIZIO 1. Per favorire la corretta esecuzione del servizio per la fase di stampa è richiesto obbligatoriamente alla Contraente un periodo di start-up, pari al massimo a due mesi solari, intervallo di tempo compreso tra la data di sottoscrizione del contratto di appalto e la data di effettivo inizio del servizio (data di sottoscrizione del verbale di verbale di avvio dell esecuzione del contratto ). Nel corso dello start-up la Contraente dovrà eseguire le seguenti attività, atte a prendere in carico il servizio: a) predisposizione delle connessioni in modo da garantire il continuo funzionamento (h 24) delle linee di comunicazione assicurando la manutenzione, la gestione e il monitoraggio delle linee e delle apparecchiature di rete: indirizzo di posta elettronica ( ); sito Ftp (velocità minima 8 Mbps primario e 2 Mbps di backup) per l inoltro da parte della Committente, dei flussi di stampa; b) predisposizione ed attivazione di un recapito telefonico per la reperibilità del referente del servizio; c) adeguamento dei propri sistemi di gestione dei flussi di stampa, secondo le necessità espresse dalla Committente e riportate nel presente capitolato speciale di appalto; d) controllo del processo: ricezione file di stampa; produzione di un campione significativo (i file di test, in tale fase, saranno forniti dalla Committente); imbustamento del campione di cui sopra; restituzione delle prove alla Committente per la validazione. 2. Tutte le attività di cui sopra saranno svolte dalla Contraente sotto il costante monitoraggio della Committente. 3. La Contraente dovrà provvedere all'attivazione del servizio, inteso come inizio delle attività oggetto dell appalto, dalla data di sottoscrizione del verbale di consegna del servizio da parte della Committente. Pagina 17 di 92

18 4. Il processo di accettazione, smistamento e distribuzione della posta raccomandata e della posta ordinaria, si svolgerà attraverso le fasi di seguito descritte. 1. Accettazione e smistamento In questa fase la Contraente per il servizio di recapito dovrà garantire l acquisizione sul proprio sistema informativo dei dati relativi a: prodotto postale; fascia di peso; mittente; destinatario; indirizzo; codice identificativo univoco della singola busta; data del prelievo/consegna dallo contraente. La Contraente per il servizio di recapito dovrà provvedere alla produzione della distinta di spedizione. Per le tipologie di documento di cui al precedente articolo 2.3, lettere a), b) e c), la produzione della distinta di spedizione avrà cadenza settimanale. Per le tipologie di documento di cui al precedente articolo 2.3, lettera d), la produzione della distinta di spedizione avrà cadenza tendenzialmente trimestrale, secondo le indicazioni che verranno fornite dalla Committente nel corso dell esecuzione del contratto. Per le tipologie di documento di cui al precedente articolo 2.8, denominate Missive Mail Office, la produzione della distinta di spedizione avrà cadenza giornaliera. Tale distinta riporterà, a titolo di esempio, per ogni busta i seguenti dati: data del prelievo/stampa; mittente; nome e cognome del destinatario; indirizzo; codice identificativo busta. 2. Recapito al domicilio del destinatario Il recapito dovrà essere svolto secondo il seguente schema, in relazione alle diverse tipologie di prodotto postale: PRODOTTO MODALITA DI RECAPITO Pagina 18 di 92

19 Posta Ordinaria Posta a data e ora certa Posta Raccomandata A/R - consegna all indirizzo indicato sulla busta. - consegna all indirizzo indicato sulla busta e indicazione della data e dell ora di consegna. - consegna al destinatario, con acquisizione della firma, per ricevuta, da parte del destinatario o di persona abilitata/delegata sulla cartolina A/R; - rilevazione sulla cartolina A/R della data della firma, come descritto sopra. 3. Esiti di recapito Al termine delle attività di consegna, la Contraente procede con le seguenti attività relative agli esiti: controllo di qualità degli esiti di consegna al termine del giro del portalettere con verifica dei disguidi, degli indirizzi e /o destinatari sconosciuti e (quando previsti) degli avvisi di giacenza depositati, con bonifica degli indirizzi di recapito, ove possibile; produzione giornaliera della distinta di rendicontazione degli esiti in formato elettronico e trasferimento degli esiti sul pannello di consultazione via web disponibile per il Cliente; verifica delle eventuali compiute giacenze (per invii raccomandati), al termine di un periodo di 30 giorni. 4. Consegna avviso di giacenza in casi di assenza del destinatario (per invii Raccomandati) : Inserimento in cassetta postale di un avviso di giacenza in caso di assenza o irreperibilità del destinatario, tale avviso riporta il codice dell invio, la sede e gli orari della struttura presso la quale può essere ritirata la busta; il recapito telefonico della sede operativa che ha curato la distribuzione; Possibilità di concordare una riconsegna su appuntamento, nel caso in cui sia specificato sull avviso rilasciato; Gestione delle eventuali buste in giacenza con possibilità di ritiro per il destinatario o di un suo delegato, previa esibizione dell avviso e di un documento d identità valido, per il destinatario, e di una delega del Pagina 19 di 92

20 destinatario corredata della fotocopia del documento di identità del delegante, per il delegato. 5. Gestione dei ritorni per cartoline A/R e per inesitate I servizi di raccolta e scansione delle cartoline A/R dovrà essere effettuato a cura della Contraente e comprendere le seguenti attività: ricezione delle ricevute di recapito; scansione fronte retro delle ricevute di ritorno; indicizzazione delle ricevute di recapito (con imputazione della data di consegna); archiviazione su web e/o trasferimento via FTP o tramite invio mensile di un DVD (con tracciato da trasmettere) degli esiti di spedizione con funzionalità di ricerca e consultazione degli archivi tramite accessi riservati; ordinamento del materiale cartaceo in scatole numerate con indicazione del singolo documento all interno; archiviazione e conservazione del materiale cartaceo di cui al punto precedente per n. 5 anni dalla data di cessazione del contratto. I servizi di raccolta e scansione delle buste inesitate del servizio postale a data e ora certa dovrà essere effettuato a cura del Contraente e comprendere le seguenti attività: ricezione delle eventuali buste inesitate provenienti da circuito Contraente data e ora certa ; indicizzazione delle buste non consegnate (con imputazione del motivo della mancata consegna: indirizzo errato, incompleto; destinatario sconosciuto, trasferito, deceduto); archiviazione su web e/o trasferimento via FTP o tramite invio mensile di un DVD (con tracciato da concordare) degli esiti di spedizione con funzionalità di ricerca e consultazione degli archivi tramite accessi riservati; avvio al macero, a proprie spese e cura, del materiale cartaceo per la distruzione. Una volta distrutti i documenti sarà onere del Contraente fornire una copia del formulario per lo smaltimento dei rifiuti unitamente ad un certificato di avvenuta distruzione; Pagina 20 di 92

21 ART. 9 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI RECAPITO A DATA E ORA CERTA CON CERTIFICAZIONE ON LINE DEGLI ESITI DI CONSEGNA DELLE FATTURE CONSUMI E DEI SOLLECITI DI PAGAMENTO SEMPLICI 1. Il servizio di recapito delle fatture a data e ora certa dovrà svilupparsi attraverso una serie di processi di lavorazione della posta che andranno dallo smistamento alla consegna della stessa effettuata dai portalettere con l utilizzo di dispositivi portatili aventi caratteristiche tecnologiche adeguate. 2. La certificazione della data in cui il plico viene recapitato o in cui è avvenuto il tentativo di recapito, deve essere disponibile, dal giorno successivo, sul portale WEB della contraente. 3. La tracciabilità completa del singolo plico dovrà essere effettuata attraverso la gestione di un codice a barre o data matrix per l identificazione dello stesso nel suo iter di lavorazione e di recapito. 4. Il codice a barre o data matrix nella sua struttura dovrà essere composto da: codice cliente, codice contratto, codice autolettura, anno/mese/giorno di emissione della fattura, progressivo fattura, scadenza fattura, denominazione destinatario, indirizzo di recapito, CAP, località, provincia. 5. Le fasi per realizzare il servizio dovranno essere le seguenti: Identificazione tramite codice a barre o data matrix del singolo plico da recapitare; Registrazione dei dati relativi al giro di consegna sui terminali portatili; Rilevazione automatica da parte del portalettere tramite terminale portatile della data di consegna o del tentativo di consegna con associazione al codice del plico corrispondente; Rendicontazione on line dei recapiti effettuati e, per i recapiti non esitati, con l indicazione delle relative motivazioni. 6. Tutte le comunicazioni A/R non consegnate dovranno essere smaltite secondo le disposizioni del presente CSA. 7. Il Contraente è tenuto a garantire la durata del processo di recapito diretto, per ogni lotto inviato, nel termine massimo di 7 (sette) gg lavorativi (sabati e domeniche esclusi), intervallo di tempo massimo compreso tra la data di consegna della prima busta ed il giorno di ultimazione dei recapiti. I tempi di trasporto tra il centro di produzione ed i punti di smistamento sono compresi nei tempi complessivi di recapito espresso. 8. Per quanto riguarda il recapito delle raccomandate A/R, il Contraente dovrà garantire l esecuzione delle prestazioni nel termine massimo di 4 (quattro) gg Pagina 21 di 92

22 lavorativi e consecutivi, intervallo di tempo massimo compreso tra la data di consegna della prima busta ed il giorno di ultimazione dei recapiti. ART. 10 SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 1. La Contraente dovrà predisporre un sistema di tracciatura/tracking ed un Portale dedicato, che possa fornire una serie di informazioni che qualificano il servizio fornito ed evidenziano i servizi a disposizione della Committente, al fine di supportare ed ottimizzare la propria attività nell ambito della gestione documentale. Tutte le funzionalità online devono essere utilizzate dall utente previa autenticazione. 2. Il portale deve consentire inoltre di usufruire dei servizi descritti di seguito che rappresentano un importante strumento di monitoring della documentazione inviata: a) Stato di lavorazione dei lotti: la funzionalità di Stato di lavorazione lotti deve consentire ad un utente abilitato di avere informazioni sullo stato di lavorazione di un lotto (file inviato per la stampa e la postalizzazione). Il completamento della fase di stampa e postalizzazione, sarà registrato sul sistema di tracciatura/tracking articolata per lotti, con l indicazione della data e dell ora di ultimazione di ogni singolo lotto. Tale sistema dovrà consentire la verifica puntuale della lavorazione eseguita. Saranno fornite liste elettroniche sulle lavorazioni effettuate in formato Excel o standard di mercato. b) La lavorazione di stampa (dall ok si stampi da parte della Committente) rapportata alla consistenza dei lotti in cui verrà articolata, dovrà essere eseguita con la seguente tempistica operativa, i cui avanzamenti, verranno puntualmente registrati sul sistema informativo: per i lotti fino a plichi: completamento entro 3 (tre) gg lavorativi; per i lotti fino a plichi: completamento entro 4 (quattro) gg lavorativi; per i lotti oltre i plichi: completamento entro 1 (uno) gg lavorativo in più, oltre i 4 (quattro) gg precedenti, per ogni pezzi. 3. Per ciascun lotto consegnato dovrà essere fornito alla Committente un file riportante la distinta completa di produzione della corrispondenza e per ciascun documento dovrà essere indicato: a) flusso di provenienza; b) tipo; c) identificativo documento; d) data di stampa; Pagina 22 di 92

23 e) numero di fogli stampati; f) data di imbustamento; g) numero di fogli imbustati; h) data di consegna al soggetto Contraente; ART. 11 CARATTERISTICHE TECNICHE DEI FLUSSI DI STAMPA 1. La Committente per la definizione dei flussi di stampa utilizzerà il software BCPortal con estrazione dei dati da stampare dal database di SIC4U. In fase di definizione dei layout di stampa associati alle diverse tipologie di documenti si è assunto che la stampa dei documenti emessa in originale avvenga con tecnologia digitale ad almeno 300 dpi in full color su carta bianca. 2. L Output della Committente sarà costituito da lotti composti, a seconda della tipologia di documento, dagli elementi di seguito elencati: a) uno o più file in formato grafico pronto per la stampa industriale (ad esempio AFP), contenente n missive, per documenti da inviare a mezzo lettera semplice tramite recapito diretto o consegna al Contraente; b) uno o più file in formato grafico pronto per la stampa industriale (ad esempio AFP), contenente n missive, per documenti da inviare a mezzo raccomandata A/R. Si precisa che il numero di raccomandata verrà assegnato dalla Committente, quindi il flusso di stampa conterrà un documento che già contiene il barcode raccomandata opportunamente posizionato; c) uno o più file in formato testo (ad esempio MRDF) ciascuno dei quali rappresenta un indice costruito sulla base di uno standard de facto di mercato per la gestione dei file descritti ai punti precedenti; d) ad ogni file in formato grafico, corrisponderà un file in formato testo che ne descrive il contenuto con riferimento alle grandezze rilevanti per il processo di produzione cartotecnica (n di buste, n di fogli, n di bollettini, ecc ) e ne permette quindi la stampa e l imbustamento su diverse tipologie di impianti produttivi. 3. La Contraente dovrà comunque garantire l interscambio delle suddette informazioni anche su supporto magnetico via corriere, qualora richiesto dalla Committente. 4. La Contraente dovrà essere in grado di garantire la continuità del servizio anche in presenza di situazioni ambientali particolari ed eccezionali, per cui dovrà presentare un documento tecnico di Disaster&Recovery che evidenzi la capacità delle proprie strutture di far fronte al rispetto delle tempistiche richieste nel presente capitolato di appalto. Pagina 23 di 92

24 ART. 12 SPECIFICHE DI INTEGRAZIONE FRA COMMITTENTE E CONTRAENTE 1. Nell ambito dei processi di emissione dei documenti del ciclo attivo di Acqualatina, la modalità di lavoro proposta prevede che per ogni flusso di bollette e solleciti esistano due momenti di integrazione tra Compositore e Contraente: a) l invio alla Contraente di un lotto elettronico relativo alle missive da produrre. - la restituzione da parte della Contraente degli esiti di accettazione e di conclusione della lavorazione secondo il seguente schema: Emissione files da SiC4U (Acqualatina) file da elaborare Composizione documenti (Doxee) Produzione fisica T1 Consegna lotto T2 Consegna esiti accettazione lavorazione Recapito T3 Consegna lotto fisico T4 Consegna esiti conclusione lavorazione - destinatario finale Pagina 24 di 92

25 Interfaccia Descrizione Owner T1 Compositore Contraente (consegna lotto di produzione) Compositore T2 Contraente Compositore (consegna esiti accettazione) Contraente T3 Contraente (consegna lotto fisico) Contraente T4 Contraente Compositore (consegna esiti di postalizzazione) Contraente b) Per la rintracciabilità del processo e dei tempi di lavorazione, tra questi due flussi di trasmissione dei dati, è richiesto alla Contraente che, per ogni file di stampa, siano tracciati e resi disponibili alla Committente, ad esempio attraverso un sito web, i seguenti stati: Ricevuto: il flusso è stato ricevuto dal Contraente; In lavorazione: è in una delle fasi di lavorazione (stampa, imbustamento); Lavorazione conclusa: stampato e imbustato; In Consegna: gli elaborati sono pronti per essere consegnati ai destinatari; Lavorazione sospesa : per qualsiasi motivo, da specificare in maniera puntuale immediata. ART. 13 BUSTA 1. Una busta (o missiva) rappresenta l unità minima di lavorazione verso l utente finale. Non ci sono modalità differenti di gestione delle comunicazioni in base al contenuto delle stesse. Di seguito vengono riportate le caratteristiche rilevanti ai fini della produzione: a) Indirizzo spedizione; b) Comprensorio di recapito (definito nel paragrafo successivo); c) Fascia di Peso (determinato dal peso di fogli personalizzati, busta ed eventuali allegati tipografici); d) Identificativo univoco storico (rappresentato anche come barcode); e) Destinazione tariffaria del Contraente (AM, CP, EU); f) Bacino Contraente. ART. 14 LOTTO DI PRODUZIONE 1. Il lotto di produzione consegnato dal Compositore alla Contraente è costituito da due elementi: Pagina 25 di 92

26 a) lo SPOOL di stampa contente i documenti digitali generati dal Compositore a fronte di un file di documenti (file di dati variabili) emesso dalla Committente e destinati ad essere presi in carico dalla Contraente; b) un file INDICE in formato testo composto da record che accompagna lo spool e ne descrive il contenuto in termini di lotto, missive e pagine relativamente alle caratteristiche cartotecniche di lavorazione. ART. 15 LOTTO FISICO 1. Il lotto fisico indica l insieme di tutte le comunicazioni stampate, imbustate e confezionate da parte della Contraente a fronte di un lotto di produzione generato dal Compositore. ART ESITO DI ACCETTAZIONE LAVORAZIONE 1. Si tratta del riscontro da parte della Contraente della presa in carico del lotto di produzione. È definito a livello di lotto e deve indicare la data e l ora di presa in carico perché segna lo start del livello di servizio da rispettare. Ci deve essere corrispondenza univoca fra file di esito accettazione e lotto di produzione. ART ESITO DI CONCLUSIONE LAVORAZIONE 1. Si tratta del riscontro da parte della Contraente del termine della attività di stampa e imbustamento di ciascuna missiva contenuta nel lotto di produzione. Tale esito deve essere quindi fornito a livello di singola missiva e segna il momento di chiusura della lavorazione da confrontare con il livello di servizio atteso. Sono previsti anche invii di esito successivi a fronte di uno stesso lotto di produzione (notifica parziale per stati di avanzamento progressivi). ART. 18 MODALITÀ OPERATIVE 1. INVIO LOTTO DI PRODUZIONE AL CONTRAENTE. Per ogni file da elaborare emesso dalla Committente, il Compositore genera un lotto di produzione che viene inviato alla fase di produzione cartotecnica. Il lotto di produzione viene inviato al Contraente in un accout FTP predisposto dalla stessa su propri sistemi e dedicato alla ricezione dei dati relativi alla Committente. Al fine di preservare la sicurezza dei dati, la modalità di trasferimento dati può essere scelta fra le seguenti alternative: Pagina 26 di 92

27 FTP con cifratura GPG dei lotti da trasferire; sftp; FTP su VPN. A meno dell eventuale cifratura del file (estensione aggiuntiva.gpg), un trasferimento consiste nell invio di un file ZIP che a sua volta contiene: a) un file INDICE con estensione.mrdf che descrive lo SPOOL rispetto agli attributi significativi a livello di lotto, di missive contenute nel lotto e di pagine contenute nei documenti; b) il file relativo alla SPOOL di stampa (in formato.afp oppure.pdf) con all interno tutti i documenti da stampare. Se richiesto, ogni file ZIP/GPG può essere accompagnato da un file.sem che svolge il ruolo di semaforo, ossia di autorizzazione alla presa in carico del lotto di produzione inviato. Il file SEM, la cui lunghezza è di 0 byte, è trasferito sempre dopo l avvenuta consegna del relativo file ZIP/GPG e ne abilita formalmente l elaborazione (i.e. il file GPG può essere preso in carico dopo aver rilevato il corrispondente SEM). A meno dell estensione finale, il nome dei file trasferiti al Contraente sarà composto nel modo seguente: [CLIENTE][AAMMGG]- [LOTTO]_[PROD]_[ELAB]_[PRJ]_[SPLIT]_[STP][RCP]_[BOLL]_[MTX]_[CSTM1 ]_[SEG] CLIENTE -> Codice Committente assegnato dal Compositore AAMMGG -> Data di elaborazione assegnato dal Compositore LOTTO -> Identificativo Lotto assegnato dal Compositore PROD -> Numero Produzione assegnato dal Compositore ELAB -> Identificativo di elaborazione assegnato dal Compositore PRJ -> Codice Progetto assegnato dal Compositore SPLIT -> Eventuale Numero Split assegnato dal Compositore STP -> Codice Contraente assegnato dal Compositore RCP -> Codice Contraente assegnato dal Compositore BOLL -> Indicatore presenza bollettino assegnato dal Compositore MTX -> Indicatore criteri di split assegnato dal Compositore CSTM1 -> Campo custom SEG -> Indicatore di eventuale segmentazione dello spool assegnato dal Compositore Pagina 27 di 92

28 Il file.mrdf è un indice in formato testo a tracciato record costituito da campi a spaziatura fissa, senza separatore. La struttura del file MRDF si compone di tre tipi record: RECORD TIPO 0 (molteplicità 1) o [TESTATA] contiene informazioni a livello di lotto RECORD TIPO 1 (molteplicità 1:N) o [MISSIVA] contiene informazioni a livello di singola busta RECORD TIPO 2 (molteplicità 2:N) o [PAGINA] contiene informazioni a livello di singola facciata Record TIPO 0 Pagina 28 di 92