THEMIX. Gestione del laboratorio analisi. Manuale d uso. VERSIONE 2.0 BETA release

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1 THEMIX WLAB Gestione del laboratorio analisi Manuale d uso VERSIONE 2.0 BETA release

2 CONFIGURAZIONI GENERALI DEL PROGRAMMA 3 Configurazione degli esami 4 Inserimento nuovi esami 5 Configurazione dei test 7 Configurazione dei valori normali 9 Configurazione del pannello esami 11 Configurazione gruppi esami dei piani di lavoro 12 Configurazione delle risposte alfabetiche 14 Configurazione delle note in accettazione 15 Configurazione delle etichette 16 Configurazione dei gruppi di etichette / campioni 17 Configurazioni enti e reparti 18 Configurazione dei listini 19 Definizione dei listini 20 Configurazioni dei prezzi nei listini 21 Configurazioni degli operatori 23 ACCETTAZIONE DEI CAMPIONI 25 Accettazione del paziente 26 Riepiloghi e variazioni (pazienti ed esami) 31 Scheda paziente 34 Storico paziente 36 Stampa dei piani di lavoro 38 Immissione dei risultati 39 Validazione dei risultati 41 Stampa dei referti 43 RIEPILOGHI E STATISTICHE 44 Stampa dei grafici 46 2

3 Configurazioni generali del programma 3

4 Configurazione degli esami Per configurare la tabella esami dovrete, dalla schermata principale del programma, aprire il menù Configurazione e selezionare l opzione esami. Il pannello di configurazione è una semplice tabella formata da otto colonne e tante righe quanti sono gli esami inseriti. I parametri presenti di queste colonne possono già essere modificati cliccando direttamente nel campo interessato. Si potrà, ad esempio, modificare rapidamente il nome dell esame, la sez. amministrativa di provenienza, il codice SSN ecc. 4

5 Inserimento nuovi esami Per inserire un nuovo esame dovremo cliccare su nuovo ed accedere quindi alla maschera di configurazione nuovo esame. Nella sezione sinistra della maschera dovremo inserire: Sigla dell esame (es. Azo, Uri ecc.) Nome esame (es. azotemia, urine complete ecc. - obbligatorio) Sezione amministrativa (es. chimica clinica, ematologia, RIA, ecc obbligatorio) Sezione di stampa nel referto (es. ematologia, droghe ecc - obbligatorio) Ordine di stampa nella sezione del referto. Wlab permette di accorpare, nella stampa referto, gli esami provenienti dalla medesima sezione secondo una priorità numericamente definita in questo campo. Note particolari per l uso dell utente Etichetta di prelievo, per definire se e quale etichetta primaria andrà stampata in fase di accettazione del campione Curva di prelievo, per definire se e quale curva di prelievo (es. curva glicemia) appartiene il campione Etichetta di sieraggio, per definire se e quale etichetta di secondaria andrà stampate (vedi par.) Gruppo note di accettazione, per indicare se potranno essere associate 5

6 delle note precodificate in fase di accettazione. Codifica SSN, per immettere il codice della prestazione relativo al Servizio Sanitario Nazionale Peso, per attivare un peso in sede di elaborazione delle statistiche Una volta definiti questi parametri si può registrare l esame nella tabella (cliccando su registra ) e passare alla definizione del test o, in caso di esame complesso (es. emocromo o urine complete) dei vari test che lo caratterizzano. 6

7 Configurazione dei test Per aggiungere un test cliccando su nuovo test, posizioniamo l indicatore (la mano bianca), sulla riga vuota e apriamo la maschera di impostazione del cliccando sul tasto zoom. Tramite questa maschera possiamo impostare: Nome del test Sigla Metodo utilizzando Tipo di risultato (numerico o testo) Unità di misura e decimali (nel caso di risultato numerico) Gruppo di provenienza dei risultati (se alfabetici) Risultato alfabetico più comune Se stampare o no il risultato proposto come più comune 7

8 Nel caso in cui l esito del test preveda un risultato numerico dovremo utilizzare le mascherine poste a destra per inserire i classici valori di controllo ed i valori di compatibilità con la vita. Per attivare questi valori bisognerà cliccare nei box usa attivando il segno di spuntatura. 8

9 Configurazione dei valori normali Una volta registrato il test dovremmo definire gli eventuali valori normali. La tabella dei valori normali si trova nel pannello configurazione esame in basso a sinistra, per immettere dei nuovi valori cliccare sul tasto +, si possono inserire tanti valori quanti ne richiede il test (es. valori differenziati per sesso e/o per età). Per modificare i valori normali cliccare su zoom ed aprire la maschera di modifica dei valori normali. Adesso potete inserire: Valori normali Valori patologici bassi (opzionali) Potrete anche definire se questo valore è relativo al sesso e/o ad una fascia di età attivando le caselle differenzia. Infine, nella casella Valori normali in stampa, andremo a definire 9

10 l intervallo di valori che verrà stampato nel referto. Per memorizzare i valori normali cliccando su registra. Se avete intenzione di aggiungere altri test al nostro esame (esame complesso) dovrete ripetere la procedura descritta nel pannello configurazione esame. Quando avrete definito il nuovo esame con i relativi test, potrete registrarlo nel database del programma cliccando su registra (dal pannello di configurazione). 10

11 Configurazione del pannello esami Il pannello esami vi permette di raggruppare, sotto un unica sigla, un insieme di esami. In fase di accettazione potrete, tramite la pressione del tasto associato a questa sigla, ottenere automaticamente l intera lista degli esami ad essa collegata. Per creare un nuovo gruppo cliccate su aggiunge gruppo, dopodiché dovrete digitate la sigla ed il nome del gruppo poi cliccare su applica. A questo punto si aprirà la pulsantiera e voi potrete selezionare gli esami da inserire. E possibile anche inserire manualmente e sigle nell apposita colonna. Una volta definito il gruppo lo si potrà salvare cliccando su registra. 11

12 Configurazione gruppi esami dei piani di lavoro Per creare un nuovo gruppo cliccare su aggiunge gruppo, a questo punto, scorrendo la barra orizzontale dovrete inserire, nelle varie celle una serie di dati o opzioni quali: Descrizione del piano di lavoro (nome) Categoria (Standard, coltura oppure piano relativo a giorni predefiniti) Esami in colonna (selezionando l opzione gli esami di questo gruppo verranno stampati ordinati in colonna, piuttosto che per paziente) Tutti test (per stampare anche gli eventuali test) Progressivo in lista (per assegnare agli esami stampati un numero progressivo) Orientamento orizzontale (per stampare il piano con layout orizzontale) Storico su piano lavoro (per stampare lo storico nel piano di lavoro, in caso di selezione dovrete anche definire quante righe di storico e l intervallo pregresso, in anni, da stampare) Sezione esami (per definire la sezione amministrativa di appartenenza del gruppo) Salto pagina (per indicare se, dopo la stampa degli esami di quel gruppo, 12

13 bisognerà passare ad una nuova pagina) Griglia (selezionare se si desidera stampare i piani in griglia) Larghezza colonna / altezza riga (definiscono le dimensioni della tabella all interno delle quale verranno stampati i piani) Per aggiungere esami al gruppo appena creato basterà selezionarli dalla pulsantiera o, in alternativa, inserire manualmente le sigle nella tabella in basso a sinistra. Una volta codificato il gruppo cliccare su registra per memorizzarlo nel database N.B.: per ottenere una lista degli esami non ancora inseriti in alcun gruppo di piani di lavoro si potrà cliccare su tasto esami non su piani. 13

14 Configurazione delle risposte alfabetiche Per creare una nuova categoria di risposte cliccate su + (quello superiore), a questo punto, nella riga che avrete creato potrete definire il nome della categoria. (es. negativo positivo, assente presente, conta colonie). Per definire i valori appartenenti a questa famiglia cliccare sul + (quello inferiore) ed inserite tante righe quante sono le risposte relative al gruppo, ora potrete definire in ogni riga: La risposta alfabetica che verrà stampata sul retro L ordine di apparizione della risposta nel menù di inserimento risposte Il livello patologico che comparirà nel referto (numero di asterischi: normale, * =poco patologico, ** = molto patologico) Una volta terminata la definizione delle categorie potrete registrarle nel database cliccando su registra. 14

15 Configurazione delle note in accettazione Per definire un gruppo di note cliccate sul + in alto ed inserite il nome della categoria nell apposita cella, per ogni gruppo andra definito un nome. Al termine della creazione dei gruppi cliccate su registra Ad ogni gruppo andranno successivamente associate le note di accettazione. Per creare una nota selezionare il gruppo di appartenenza e poi cliccare sul + in basso. Inserire il commento nella cella nota dell esame in accettazione e cliccare su registra. Se si desidera che la nota comapia anche sul referto dovrete spuntare il box sul referto. 15

16 Configurazione delle etichette Tipo di etichetta (se primaria/accettazione o secondaria/sieraggio) Ordine (in uscita dalla stampante) Descrizione dell etichetta Sigla dell accettazione in formato barcode Materiale contenuto nella provetta Colore del tappo Descrizione sul tappo (stampata sull etichetta) Descrizione sul referto Stampante (su quale stampante, tra quelle disponibili, deve essere prodotta l etichetta) Formato del barcode (per definire, in funzione dello strumento, la sequenza dei dati in barcode, es. YYMMDD o DDMMYYYYNNN ecc.) Layout di stampa dell etichetta. Una volta terminata la definizione delle categorie potrete registrarle nel database cliccando su registra. 16

17 Configurazione dei gruppi di etichette / campioni E possibile configurare dei gruppi di etichette compatibili, in fase di accettazione, con un esame (es. Glicemia in orari diversi da quello base). Per configurare i selezionare, dalla schermata principale, il menù configurazione e poi l opzione gruppi etichette. Per creare un nuovo gruppo di risposte cliccate su + (quello superiore), a questo punto, nella riga che avrete creato potrete definire il nome del gruppo e l ordine di apparizione nel menù di accetazione. Per definire i valori appartenenti a questa famiglia cliccate su + (quello inferiore) ed inserite tante righe quante sono le etichette relative al gruppo, ora potrete selezionare l etichetta relativa tra quelle disponibili cliccando nelle celle etichetta campione Una volta terminata la definizione dei gruppi potrete registrarli nel database cliccando su registra. 17

18 Configurazioni enti e reparti E possibile determinare la provenienza del paziente per ente o reparto (nel caso di paziente in stato di ricovero) secondo un elenco precodificato dall utente. Per configurare gli enti o i reparti di provenienza selezionare, dalla schermata principale, il menù configurazione e poi l opzione enti reparti. Per inserire un nuovo ente o reparto cliccate su nuovo. Nella riga vuota potrete inserire: Categoria (ovvero la categoria di provenienza dell ente/reparto vedi configurazione categorie enti) Nome ente/reparto Sigla ente/reparto Eventuale Codifica SSN Una volta terminata la definizione degli enti/reparti potrete registrarli nel database cliccando su registra. 18

19 Configurazione dei listini E possibile definire listini di prezzo differenti (per il SSN, per enti convenzionati, service, aziende ecc.). Innanzitutto dovrete definire i nomi delle categorie di listini (listini SN, CUP, privati ecc.). Per accedere a questa configurazione selezionare, dalla schermata principale, il menù di configurazione poi l opzione listini e, da quest ultima, il sottomenù categorie. Aggiungere tante righe quante sono le categorie previste cliccando su nuovo, nella colonna Categoria listini andrete ad inserire il nome corrispondente, dopodiché cliccate su registra. 19

20 Definizione dei listini A questo punto andrete a definire i listini veri e propri selezionando, dalla schermata principale, il menù configurazione, l opzione listini e, da quest ultima, il sottomenù nome listini. Per aggiungere un nuovo listino cliccate su nuovo. Per ogni listino potrete a questo punto definire: Nome listino Ordine Categoria di appartenenza del listino Possibilità o no di applicare sconto alle prestazione previste dal listino Possibilità o no di erograre gratuitamente una o più prestazione previste dal listino. 20

21 Configurazioni dei prezzi nei listini Una volta definite le categorie e nomi dei listini dovrete impostare i prezzi delle prestazioni. Tramite questa prima maschera potrete selezionare il listino, l eventuale branca e le sezioni da modificare. Per inserire una nuova prestazione cliccate su aggiunge esami non convenzionati, si aprirà il pannello di configurazione: 21

22 nella riga vuota potrete ora inserire: Sigla dell esame Nome dell esame Importo Eventuale fornitura in regime di convenzione Codice SSN Codifica (per enti o convenzioni che non usano il codice SSN) Una volta terminata la definizione dei prezzi potrete registrarli nel database cliccando su registra. 22

23 Configurazioni degli operatori E possibile configurare i diritti e le aree di competenza di ciascun utente del programma. Ogni utente potrà disporre di una propria password con la quale potrà accedere al programma. Dovrete quindi selezionare, dalla schermata principale, il menù configurazione e, da quest ultima, l opzione operatori. Per aggiungere un operatore cliccate su nuovo. Per ogni operatore è possibile definire: Sigla operatore Nome operatore Password di accesso al programma (parola chiave) Funzionalità tecnica ed amministrativa Eventuale autorizzazione alla configurazione (tecnica ed amministrativa) Branca nela quale l operatore è autorizzato a lavorare Sezione nella quale l operatore è autorizzato a lavorare In particolare, sia per la sezione amministrativa che in quella tecnica 23

24 esistono diversi profili, ai quali corrispondono differenti livelli di funzionalità (ogni figura ingloba anche i diritti di quella precedenza) secondo la tabella seguente: Funzionalità tecniche Funzionalità Amministrative Figura Competenze Figura Competenze Nessuno Nessuno accesso alle Nessuno Nessuno accesso alle funzionalità tecniche funzionalità amministrative Tecnico Immissione risultati e Accettazione Autorizzazione controllo storici all accettazione dei pazienti Capo Tecnico (prossima Segreteria Accede alle funzionalità implementazione) amministrative ma non può stampare i riepiloghi dei totali Firma referto Personale laureato Ragioniere (prossima autorizzato alla implementazione) validazione dei risultati Modifica Storici Personale autorizzato Amministratore Controllo completo delle alla modifica dei risultati funzionalità amministrative Supervisore Persona autorizzata a Supervisore Persona autorizzata a modificare le modificare le funzionalità funzionalità degli altri degli altri profili profili tecnici amministrativi N.B.: Una volta registrato un nuovo profilo, esso non potrà essere più rimosso ma solamente disattivato. 24

25 Accettazione dei campioni 25

26 Accettazione del paziente Prima di introdurre gli esami nella scheda dovremo definire, tramite questa maschera: Ente o reparto di provenienza del paziente Tipo di prenotazione (se si tratta di prenotazione di una prestazione o di un accettazione effettiva) Data di accettazione ( di default viene fornita la data corrente che e comunque modificabile) E inoltre possibile specificare se il paziente, o un gruppo di pazienti, debba essere accettato con un numero automaticamente predeterminato (numerazione automatica), se tutte le accettazioni debbano partire da un numero predeterminato (numerazione compresa fra), se tutte le accettazioni debbano partire da un numero predeterminato (numerazione libera a partire da) o se debba essere variata una scheda di un paziente accettato precedentemente (variazione scheda accettata n.). Di default il programma offrirà una numerazione automatica progressiva. 26

27 Una volta definiti gli enti/reparti, la data ed il numero di accettazione premere ok per passare alla scheda di accettazione. La scheda di accettazione e composta da 5 campi. In alto a sinistra troviamo il campo di accettazione, ove vengono fornite informazioni quali data e numero di accettazione, l ultima variazione subita dalla scheda e l operatore che l ha seguita. Al centro troviamo il campo anagrafico ove inserire: Nome del paziente Cognome Data di nascita Sesso Tramite il pulsante cerca e possibile effettuare una ricerca del paziente nello storico. un terzo campo posto in alto a destra vi permettera di inserire informazioni quali: Reparto di provenienza Livello di urgenza (e possibile scegliere tra normale, urgenza ed emergenza) Diagnosi 27

28 Medico curante Rif. della cartella clinica Nella tabella in basso andrete ad inserire le sigle degli esami da accettare e le eventuali note che potrete anche selezionare tra quelle precodificate nell apposita sezione. La pulsantiera in basso a destra permette di velocizzare notevolmente il lavoro di accettazione: I tasti + e - consentono rispettivamente, di aggiungere un esame o di rimuoverlo dalla lista. Il tasto ins vi permette di inserire un nuovo esame nella riga successiva a quella ove si trova l indicatore. Il tasto cerca apre una maschera che permette di rintracciare la sigla di un esame partendo dal nome. Il tasto note visualizza la lista delle note di accettazione disponibili per l esame selezionato. Il tasto etichette visualizza la lista delle etichette disponibili per l esame selezionato. I tasti colorati che contengono i riferimenti alle sezioni amministrative, vi permetterano di vedere esclusivamente gli esami relativi alla sezione selezionata ( es. chim. clinica, ematologia, ecc. ecc.) I tasti grigi che contengono il riferimento alle sigle dei gruppi di pannelli esame (vedi par XX) vi permetteranno di inserire, tramite la pressione di un unico tasto, tutti gli esami contenuti nel pannello precodificato. 28

29 Successivamente a questa serie di tasti di opzione la pulsantiera mostra i tasti relativi esami della sezione selezionata, ogni tanto riporta la sigla dell esame corrispondente, cliccandoci sopra l esame verrà automaticamente inserito nella tabella di accettazione. Una volta terminata l accettazione del paziente cliccate su registra per inserire il paziente nel database. 29

30 Riepiloghi e schede pazienti 30

31 Riepiloghi e variazioni (pazienti ed esami) Tramite la maschera di riepilogo pazienti ed esami potete ottenere il riepilogo desiderato impostando i seguenti filtri: Enti/reparti di provenienza Sezione amministrativa Periodo e Numero di accettazione Stato dei risultati, scegliendo tra i seguenti criteri (è possibile selezionare uno o più criteri): esami prenotati, accettati, in ripetizione, con piano di lavoro già stampato, con risultati inseriti, firmati, pre-refertati o già refertati. Dopo aver impostato i criteri desiderati cliccate su ok, il programma produrrà una tabella con il riepilogo dei pazienti: Dopo aver selezionato la scheda di vostro interesse, tramite la pulsantiera di destra potrete: 31

32 Variare i dati di accettazione (aggiungere esami) Accedere all Immissione risultati Accedere alla Validazione dei risultati Visualizzare un anteprima del referto relativo alla scheda selezionata Stampare il referto Eliminare la scheda Se si desidera stampare il riepilogo cliccate su stampa elenco Similmente al riepilogo pazienti è possibile impostare la ricerca selezionando la data di accettazione, il numero e lo stato di lavorazione degli esami 32

33 La videata ottenuta potrà essere stampata cliccando su stampa. 33

34 Scheda paziente Potrete impostare la ricerca di una scheda immettendo il nome, il cognome, la data ed il numero di accettazione oppure uno solo di questi parametri. Nel caso in cui vogliate inserire solo il nome o il cognome, il programma vi proporrà automaticamente una lista di pazienti relativi ai dati inseriti. Una volta selezionato il paziente di vostro interesse potrete accedere al pannello di scheda paziente 34

35 Il pannello di scheda paziente è simile a quello di accettazione ed include la lista degli esami accettati con le eventuali note. Tramite la pulsantiera a destra potrete comodamente accedere ad una serie funzioni come: Variazione dei dati di accettazione Storico del paziente Immissione dei risultati Validazione dei risultati Produzione del referto e relativa stampa Eliminazione della scheda dall archivio 35

36 Storico paziente Selezionando l opzione storico paziente il programma produrrà un tabulato contenente l intero storico del paziente Tramite le apposite caselle potrete selezionare le eventuali sezioni di vostro interesse. E possibile inoltre: Stampare un referto storico Stampare l intero tabulato Produrre un grafico relativo all andamento degli esami nel tempo 36

37 Ristampe (Etichette, tagliandi di accettazione) Themix Wlab consente la ristampa completa delle etichette primarie, secondarie e dei tagliandi di accettazione. E possibile impostare i criteri di scelta delle etichette da ristampare selezionando la data ed il numero di accettazione, il tipo di etichetta (se necessario tutte quante) e lo stato di avanzamento del lavoro. Potrete anche scegliere la quantità di copie da emettere. Selezionando l opzione ristampa tagliandi di accettazione potrete ristampare i tagliandi filtrando la scelta per enti/reparti di provenienza ed impostando data e numero di accettazione desiderato. Spuntando il box anteprima il programma produrrà un anteprima dei tagliandi scelti prima di inviarli alla stampante. 37

38 Stampa dei piani di lavoro Tramite la maschera di selezione piani di lavoro potrete produrre il piano di lavoro. Dopo aver selezionato il periodo ed il numero di accettazione potrete indicare al programma se marcare gli esami già stampati, se si desidera un anteprima del piano e se si desidera la stampa in colonna oppure per singolo paziente. Una serie di opzioni presenti nel pannello di destra ci permetteranno di definire una serie di dettagli aggiuntivi della stampata, quali: stampa di un numero progressivo, stampa del piano in formato tabella con bordi, stampa dello storico sul piano, stampa del sesso, dell età ecc. ecc. La modalità di creazione del piano può essere predefinita secondo una delle quattro modalità attivabili tramite le linguette poste in alto a destra. Stampa di tutti gli esami del periodo selezionato Stampa del piano di lavoro relativo ad un esame Stampa di un gruppo (o più) di esami precodificato dall utente Stampa di un piano di lavoro estemporaneo ottenuto selezionando uno o più esami dalla scheda sezione 38

39 Immissione dei risultati E possibile selezionare, tramite questa maschera, il periodo di accettazione e/o il numero progressivo di pazienti dei quali inserire i risultati. I risultati possono essere inseriti secondo quattro modalità selezionabili tramite linguette poste in alto a destra: Inserimento dei risultati di tutti gli esami Inserimento dei risultati relativi ad un esame Inserimeto dei risultati relativi ad un gruppo (o più) di esami precodificati dall utente Inserimento dei risultati relativi ad una sezione (es. chimica clinica, ematologia ecc.). E possibile, in questo caso, scegliere se inserire uno, tutti o alcuni degli esami appartenenti alla sezione selezionata. Una volta effettuata la selezione cliccate su OK per accedere alla maschera di inserimento. 39

40 Per inserire il risultato di un esame cliccate nello spazio a destra del nome ed inserire il valore. Nel caso in cui l esame richieda una risposta alfabetica potrete cliccate su tasto risposte alfabetiche (o premere F2) per ottenere un elenco delle risposte relative all esame selezionato. Il programma evidenzierà il colore verde i valori normali ed in rosa quelli patologici. Tramite la pulsantiera sulla destra potrete accedere rapidamente allo storico del paziente, alle proprietà dell esame o allo storico dell esame. Una volta terminato l inserimento cliccate su Registra per registrare i risultati nel database. 40

41 Validazione dei risultati Themix Wlab consente di validare i risultati on-line tramite un apposito pannello. 41

42 La validazione si potrà effettuare cliccando nei check-box di destra, lo stato varierà quindi da inserito a validato ed il referto potrà essere prodotto N.B. La validazione è consentita esclusivamente al personale in possesso dei requisiti previsti al capitolo permessi (pag X) 42

43 Stampa dei referti I filtri in questo pannello vi permetteranno di selezione i referti da stampare secondo l Ente/Reparto di provenienza, data e numero di accettazione. Sarà inoltre possibile decidere di stampare referti limitatamente ad una sola sezione amministrativa. Una volta selezionati i referti da emettere cliccate su Stampa per produrre la documentazione cartacea. 43

44 Riepiloghi e statistiche 44

45 Stampa riepiloghi Themix Wlab consente di stampare riepiloghi dei pazienti, degli esami accettati e delle notule relative alle accettazioni. Le opzioni presenti nel pannello vi permetteranno di selezionare la stampa filtrando i dati in base a: Ente/Reparto di provenienza Tipo di listino applicato Periodo e numero di accettazione Nel caso in cui abbiate deciso di stampare il riepilogo di due o più Enti/Reparti, potrete comandare al programma di stampare gli enti separatamente attivando il check box tabulato. Una volta selezionati i riepiloghi da emettere cliccate su Stampa per produrre la documentazione cartacea. 45

46 Stampa dei grafici Themix Wlab include una completa funzionalità di stampa di grafici riepilogativi per uso stastistico, amministrativo e scientifico. 46

47 Dopo aver selezionato il tipo di report grafico desiderato ed il periodo dal quale estrapolare i dati cliccate su OK, il programma vi produrrà un anteprima del grafico da stampare (per stamparlo cliccate su Stampa ) 47