Gestione Contabilità Integrata

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1 Co.El.Da. Software S.r.l. Coelda.NET Presentazione Gestione Contabilità Integrata 2012

2 Gestione Contabilità Integrata Coelda.NET I punti chiave della procedura Presentazione del prodotto Integrazione con altri programmi Professionalità & Easy to use

3 I Punti Chiave della procedura Semplicità, Sicurezza, Integrazione

4 Accesso ovunque È possibile accedere al proprio ambiente di lavoro da qualsiasi posizione attraverso Internet Il gestionale di Contabilità Integrata Coelda.NET è progettato e ottimizzato per il lavoro over internet. Sfruttando tutte le potenzialità messe a disposizione dal Framework 4 è possibile lavorare comodamente da qualsiasi postazione connessa alla rete senza problemi.

5 Sicurezza personale Accesso sicuro e riservato alle informazioni tramite UsbKey Personale L accesso al programma è caratterizzato da elevate misure di sicurezza. Oltre all immissione dei dati d identificazione è necessario inserire nella porta USB del computer uno speciale dispositivo di identificazione. Questo permette ai sistemi di sicurezza Coelda.NET di essere posti al pari dei sistemi di sicurezza bancari presenti oggi sul mercato.

6 I Punti chiave della Contabilità Integrata» Completa Integrazione tra Contabilità Analitica, Generale, Finanziaria» Interfaccia semplice e intuitiva» Maschere modulari che si adeguano automaticamente alla tipologia del documento da inserire» Gestione delle Contabilità Separate (es. contabilità istituzionale e contabilità commerciale)» Gestione degli esercizi non coincidenti con l anno solare» Modelli di Stampa conformi alle più recenti normative ed esportabili in Excel e Pdf» Ricerche e relative stampe Comparative e Multi annuali» Sezione di Grafici visibili a video e stampabili per analisi e presentazioni dell andamento gestionale

7 Procedure complementari In aggiunta alla procedura base è possibile inserire altri moduli che permettono di aumentare l integrazione e la fruibilità delle informazioni amministrative e contabili: - Ordini L obiettivo è di essere in grado di armonizzare ogni evento amministrativo per poterlo gestire con facilità - Cash Flow Finanziario - Magazzino - Delibere - Interventi e Progetti

8 Uno degli aspetti più interessanti della procedura è di poter modulare l accesso di ogni utente, ai diversi applicativi, in base alle mansioni ed al proprio gradodi responsabilità. Questo permette di coordinare l attività dei collaboratori nei modi opportuni per il raggiungimento dell efficienza, efficacia e economicità gestionale Coordinamento & Sicurezza Il Responsabile del Sistema Informatico ha la possibilità di classificare il singolo eseguibile per ogni utente su quattro diversi livelli operativi: Accesso completo, Inserimento- Modifica-Visualizzazione, Modifica- Visualizzazione, solo Visualizzazione

9 Monitoraggio & valutazione della produttività Il sistema di monitoraggio memorizza le informazioni in un database centrale dei log in modo da archiviare in una sola locazione i dati provenienti da tutti i computer Il software coelda monitora, registra e notifica ogni attività online e offline di gruppi o singoli utenti, indipendentemente da dove si trovino o da quale device lavorino, per la protezione dei dati e per la sicurezza della rete aziendale. Attraverso tale strumento amministratori di società e manager possono in tempo reale da una posizione centralizzata sia vigilare e controllare il lavoro dei dipendenti rilevando eventuali comportamenti illegali o inappropriati all interno del network aziendale sia valutare il lavoro realmente svolto al fine di aumentarne la produttività e tutto ciò in modo completamente invisibile, trasparente agli utenti monitorati.

10 Dettaglio operativo Avvio della Procedura Menù di Avvio e principali funzioni

11 Area dati dell utente Menù di Avvio Area per l inserimento di promemoria personali Una volta completate le operazioni di riconoscimento e di accesso alla procedura, in base alle proprie mansioni si potrà utilizzare il programma. Area del menù di avvio con dettagli o dei programmi utilizzabili Area visualizzazione degli aggiornamenti da installare L utente oltre ad informazioni di carattere generale (es. nome utente, numero identificativo hw, ecc.) avrà modo di scegliere l area di utilizzo (Generale, Finanziaria o Centri di costo) ed i relativi eseguibili per svolgere il proprio lavoro. Sarà possibile aprire contemporaneamente diverse maschere anche di aree di utilizzo diverse, questo permetterà di poter lavorare in tempo reale anche su movimenti con rilevanza contabile, di finanziaria o per centri di costo.

12 Funzioni di Supporto Area di ricerca alfabetica per richiamare rapidamente i programmi Funzioni supplementari specifiche per ogni eseguibile Altre operazioni di carattere generale della procedura A sinistra di ogni eseguibile è possibile utilizzare la barra dei menù che ha la funzione di supportare e facilitare l utente nello svolgere Funzioni di ricerca o per richiamare operatività supplementari di ogni programma o del gestionale (es. Gestione parametri).

13 A destra degli eseguibili dove è possibile effettuare delle ricerche, si potrà utilizzare la barra delle ricerche, che a seconda della procedura potrà avere diverse opzioni per effettuare visualizzazioni, analisi e stampe dei dati di contabilità generale, di contabilità finanziaria e contabilità analitica Funzioni di Supporto 2 Area dei criteri di ricerca generali Area dei filtri di ricerca Area di applicazioni dei criteri e dei filtri di ricerca con la possibilità di indicare il numero di dati da visualizzare per pagina

14 In ogni programma è presente un ulteriore pannello richiamabile dalle etichette dei campi di selezione dei dati, da dove è possibile effettuare ricerche per il recupero delle informazioni necessarie al completamento dell inserimento di dati contabili (es. causali contabili, codici pagamento, clienti/fornitori, mastri/conto, capitoli/articoli, ecc. ) Funzioni di Supporto 3 Criteri principali di ricerca Area di visualizzazione con possibilità di selezionare i singoli record dei dati presenti n archivio corrispondenti ai criteri di ricerca Criteri secondari di ricerca Campo per l inserimento dei criteri di ricerca Informazione sui dati presenti in archivio corrispondenti ai criteri di ricerca con la possibilità di stamparli

15 Dettaglio operativo Contabilità Integrata Contabilità Analitica (Centri di Costo)

16 Contabilità Analitica Caratteristiche fondamentali LaContabilità Analitica, di recente introduzione ha modificato profondamente l iter operativo dell Ente pubblico. IlBilancio Finanziario Previsionale, vede nell ambito delle uscite di spesa corrente, la necessita di ricevere i dati da un attenta analisi dei costi passati ed attraverso una proiezione previsionale si dovrà redigere ilbudget, che presenterà i costi sostenibili in base ai programmi. La suddivisione dell Ente incentri di Costo/Missioni Istituzionali permette di dividere in settori la struttura. Questo permetterà al termine di ogni esercizio di verificare l andamentogestionale e l incidenza di ogni Centro di Costo. Gestione del Piano dei Conti di Analitica Principali Eseguibili Gestione Anagrafica Centri di Costo Gestione Anagrafica dipendenti Budget per Centri di costo Ripartizione per Centri di Costo/Missioni Interrogazione Centri di Costo Trasferimento Budget su Finanziaria Acquisizione Mensile Stipendi

17 Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 1 La procedura Coelda.Net, permette di strutturare l ente attraverso la creazione di un Centro di ResponsabilitàPrimario e Secondari con i relativi Centri di Costoe Missioni Istituzionalia cui ogni Centro apporta il proprio lavoro. Il Centro di costo si completa con i dati del personale, la superficie occupata e le linee telefoniche utilizzate. Anagrafica dipendentie Acquisizione mensili Stipendipermettono di seguire l andamento dei costi del personalepresentando schede individuali e collettivecon il riepilogo del budgetmesso a confronto con il costo effettivamente rilevatotramite il flusso di acquisizione trasmesso alla procedura dal relativo programma Paghe e Stipendi

18 Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 2 La procedura Coelda.Net, una delle prime a recepire questa rivoluzione operativa, consente la gestione del budget previsionalerispettando le attuali normative, compilando in automatico il prospetto del Preventivo Economico, trasferendo in modo automatico (con una procedura guidata) l ammontare del Budget nei capitoli di Finanziaria nella sezione Competenza dell anno. L operatività si completa con la possibilità di suddividerei costi per diversi criteri di ripartizione, permettendo ad ogni operazione di essere assegnata in modo coerenterispetto alla reale incidenza sulla struttura. La suddivisione può avvenire per singolo movimento o a gruppi

19 Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 3 Interrogazione Centri di Costoè l eseguibile preposto alla presentazione ed al controllo dell andamento del Budgetattraverso la comparazione in tempo realedei valori riportati a consuntivo. Le verifiche possono essere fatte a diversi livelli di indagine(cdr, Cdc o Missione) permettendo una analisi dei dati contabili, riscontrando gli eventuali sforamenti, consentendo all utente di apportare le modifiche necessarie La suddivisione per Centri di Costodei documenti contabili è la fase fondamentaleper poter ripartire opportunamente i costi per struttura. Una apposita mascherarichiamabile per ogni singola operazione, sia dalla Contabilità Generale sia dalla Contabilità Analitica, permette all utente di operare in piana autonomiain fase di prima immissione o eventualmente in modifica

20 Dettaglio operativo Contabilità Generale Contabilità Generale

21 Contabilità Generale- Dettaglio Operativo 1 L area di Contabilità Generalesi presenta in modo completo permettendo all utente la gestione di tutti gli aspettioperativi che essa comporta. L integrazione dei diversi pacchetti permette al momento della registrazione contabile, a discrezione dell utente, la realizzazione dei movimenti di finanziaria e di analitica, potendo completare in tempo reale, in ogni suo aspetto l inserimento. Nel caso si scegliesse di non completare l inserimentosarà sempre possibile in seguito richiamare il recorded effettuare le necessarie operazioni. E possibile inoltre associare un movimento contabilead un impegno/accertamento e mandato/reversale già esistente in finanziaria, permettendo alla procedura di realizzarenella sua completezza il concetto di contabilità Integrata, dove ogni movimento avrà modo di visualizzare l origine ed il suo completamento da qualsiasi procedura lo si osservi. Gli eseguibili principali sono: Gestione Piano dei conti Gestione Anagrafiche clienti e Fornitori Inserimento Movimenti Contabili Fatturazione Attiva e Contabilizzazione Gestione Inventario Gestione e Ammortamento Cespiti Interrogazione e Stampa Mastrini Apertura e Chiusura annuale conti Riclassificazione Bilancio (IV dir. CEE)

22 Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 2 L area Contabilità Generale, si contraddistingue per la sua praticità operativa, presentando nei diversi eseguibili tutte le funzionalità necessariead una completa gestioneeconomico-patrimoniale. Le singole videate si presentano in modo essenziale, mostrando di volta in volta solo i campi e le funzioni necessariealle specifiche operazioni. Apposite barre lateralisi attiveranno mostrando le voci operative che l utente di volta in volta potrà utilizzare. La connessione con le altre aree contabili, avviene tramite il piano dei contie con i capitoli/articoli della Finanziaria e i mastri/contodi Analitica. Il collegamento, attraverso automatismi trasparenti per l utente, permetterà per mezzo di menù guidati di completare in modo rapidoe allo stesso tempo semplice l inserimento di ogni movimento contabile.

23 Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 3 E possibile gestire le Contabilità Separate (es. contabilità istituzionale e contabilità commerciale). I costi comuni o anche definiti promiscui, verranno registrati indicando di volta in volta la percentuale di incidenzasu ogni contabilità. Un apposita sezione di ricerca e stampapermette di avere specifici report riepilogativi. Al momento della memorizzazione del movimento contabileè possibile, sempre a descrizione dell utente, la creazione in tempo realedei movimenti di finanziaria(impegno/accertamenti mandati/reversali) o la relativa ripartizione per Contabilità Analitica(Centri di costo). L inserimento dei documenti contabili prevede: la contabilità clienti/fornitoriai fini iva, la Fatturazione attiva, i compensi a terzi con relativa certificazione annuale, le scritture di assestamento, integrazionee rettificadi fine anno, la valorizzazione automatica delle quote di ammortamento, i movimenti stipendi e paghe, la generazione delle partite contabiliin funzione dello scadenziario clienti/fornitori.

24 Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 4 La Procedura si contraddistingue per la possibilità di effettuare innumerevoli ricerche (es. operazioni con o senza la finanziaria, con o senza la contabilità analitica, operazioni rivolte alla gestione cespiti ed inventario, ecc.). E anche possibile effettuare ricerche multi annuali per aver riscontri di dati su più esercizi. Un apposita sezione per i grafici completa le possibilità di verifica e controllo dell utente. Le funzioni di ricerche sono supportateda una altrettanto completa sezione di stampe, ogni ricerca e analisi è possibile, oltre che stamparla, esportarla su file Excel e Pdfpermettendo in questo modo la post elaborazione dei dati per presentazioni ed analisi gestionali. Le operazioni una volta filtratesono visionabili nel loro sviluppo contabile, permettendo di richiamare il dettaglio dell areadi Contabilità Generale, di Contabilità Finanziaria, di Contabilità Analitica e Gestione Partite (Scadenziario )

25 Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 5 La sezione stampe prevede: - Stampa Bilancio Civilistico - Stampa registri Bollati Iva - Stampa Fatture Emesse - Stampa Giornale Bollato di Contabilità - Stampa Mastrini -Stampa Piano dei Conti - Stampe Analisi andamento contabile - Stampa del Registro dei Cespiti - Stampa dell Inventario Beni Mobili ed Immobili - Stampa Schede dei Beni Ammortizzabili - Stampa Certificazioni Annuali Percipienti -Stampa Elenco Clienti e Fornitori - Stampa Stato Patrimoniale Riclassificato - Stampa Conto Economico Riclassificato - Stampa Modello Riclasseco - Stampa Nota Integrativa al Bilancio Tutte le stampe sono esportabili in Excel, Word e Pdf, permettendo all utente, in qualsiasi momento, di revisionare i datiper permettere di ottenere ulteriori modelli di confronto per approfondire e migliorarele analisicontabili e di verifica della gestione dell Ente.

26 Dettaglio operativo Contabilità Finanziaria Contabilità Finanziaria

27 Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 1 L area Contabilità Finanziaria, è assieme alla Contabilità Generale il cuore operativo dell Ente, da dove è possibile ottenere riscontri operativi sul andamento della gestione di ogni capitolo/articolo, nonché generare impegni /accertamenti emandati/reversaliin tutta autonomia rispetto alle altre aree operative. La gestione dell impegnato/accertatoè articolata su diverse tipologiedi impegni/accertamenti. Le tipologie sono tutte opzionali, in quanto è lasciato il libero utilizzo all utente: Impegno Normale, Impegno Generale, PreSubImpegno, SubImpegno, Impegno Provvisorio. In riferimento ai Mandati e alle Reversali è possibile gestire due tipologie: Reversale / Mandato singolo, Reversale / Mandato Multiplo Gli eseguibili principali sono: Anagrafica Capitoli/Articoli Gestione Capitoli (stanziamento e controllo della movimentazione per capitolo/articolo) Gestione Impegni/Accertamenti Gestione Mandati/Reversali Passaggio Annuale dei Residui Prospetti del Bilancio di Previsione e del Rendiconto della Gestione Stampe Giornale Mandati e Reversali (Giornale di Cassa) Stampe di verifica e Analisi andamento Finanziario Stampa Situazione di Cassa Gestione e Stampa Trimestrale di Cassa Interrogazione e Stampa Mastrini di Finanziaria Stampe Comparative Generale /Finanziaria / Centri di Costo

28 Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 2 La Contabilità Finanziaria si base su tre programmi: Gestione Capitoli, che permette la Gestione ed il Controllodell andamento finanziario di ogni Capitolo/Articolo Gestione Impegni/Accertamenti, che permette la creazione dell impegnato/accertato a fronte delle possibili uscite ed entrate Gestione Mandati e Reversali, che prevede l emissione dei Mandati e delle Reversali per il completamento dell Iter amministrativo

29 Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 3 L area di Contabilità Finanziaria si contraddistingue per la possibilità di effettuare innumerevoliricerche(es. operazioni con o senza la contabilità generale, con o senza la contabilità analitica, ecc.). E anche possibile effettuare ricerche multi annualiper aver riscontri di dati su più esercizi. Un apposita sezione per i grafici completa le possibilitàdi verifica e controllo dell utente. Le operazioni una volta filtratesono visionabili nel loro sviluppo contabile, permettendo di richiamare il dettaglio dell areadi Contabilità Generale, di Contabilità Finanziaria, di Contabilità Analitica e Gestione Partite (Scadenziario ) Le funzioni di ricerche sono supportateda una altrettanto completa sezione di stampe, ogni ricerca e analisi è possibile, oltre che stamparla, esportarla su file Excel, Word e Pdfpermettendo in questo modo la post elaborazione dei dati per presentazioni ed analisi gestionali.

30 Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 4 Grande Importanza è data alle stampe principali della Contabilità Finanziaria: Il bilancio Previsionale, Il bilancio Assestatoe il Rendiconto Generale della Gestione, a supporto dell utente sono previste due procedure specifiche che riepilogano i vari prospetti appartenenti a queste tre importanti fasi operative di ogni esercizio amministrativo. Bilancio Previsionale - Bilancio Assestato Rendiconto Generale della Gestione

31 Integrazione con altri programmi Integrazione a 360

32 » L integrazione della Suite Coelda.NET, con altre procedura si completa non solo in fase di stampa (uscita)con la realizzazione dei layout in estensione Excel, Word e Pdf, ma anche in fase di entrata.» Ogni Movimento Contabile, in qualsiasi area si trovi(generale, Finanziaria, Analitica) è potenzialmente in grado di visualizzare la documentazione digitalizzataa fronte del movimento stesso(ordine, delibera, fatture, mandato/reversale, ecc.)» A supporto di questa integrazione intervengono due procedure Co.El.Da., Gestione protocolloe Gestione Documentale. Questo due procedure perfezionano l offerta software proprietaria, offrendosi come soluzioni definitive, per completezza e professionalitàrealizzativa nel risolvere laproblematicadella Archiviazione sostitutiva. INTEGRAZIONE

33 Gestione Documentale è una procedura a disposizione dell intera struttura del cliente, basata su opportune autorizzazioni di accesso, che permette di creare una rete virtuale di scambio e condivisione di documentazione. Questa procedura, a differenza della Gestione del Protocollo, nasce per essere utilizzata da ogni utente e richiamabile da ogni procedura Co.El.Da., dando con apposite implementazioni la visualizzazione del documento elettronico. E da sottolineare la sinergia con la procedura Protocollo Informatico. Al momento dell acquisizione di un documento da Gestione Protocollo, lo stesso sarà potenzialmente visibile in Gestione Documentale. Gestione Documentale Si può affermare che Gestione Documentale è il braccio operativo del Protocollo Informatico. Infatti, oltre ad avere sue importanti funzione e caratteristiche, assolve a quei particolari aspetti, soprattutto di carattere di distribuzione e condivisione che non sono espresse prerogative previste dal legislatore per la Gestione del Protocollo Informatico.

34 Le recenti normative hanno introdotto il concetto di sistema di gestione informatica dei documenti. Il Protocollo Informatico si colloca all interno del sistema come infrastruttura di base destinata ad avviare concretamente il processo di ammodernamento della pubblica amministrazione. Gestione Protocollo è la procedura predisposta ad ottemperare agli obblighi di legge in funzione della protocollazione e gestione della corrispondenza. A completamento delle funzionalità sin qui elencate, si deve aggiunge la completa gestione della Firma Digitale da apporre ai documenti ufficiali. Gestione Protocollo Coelda.Net ha la possibilità (modulo opzionale) di integrarsi con altri programmi che potranno richiamare i documenti tramite apposite istruzioni inoltrati ad un web service. In questo modo ogni aspetto legato alla problematica Protocollo Informatico (o sistema di gestione informatica dei documenti) è visto con un approccio moderno, dinamico ed intuitivo, grazie all impiego delle più moderne tecniche di programmazione presenti oggi sul mercato.

35 L integrazione della Suite Coelda.NET, si completa con la possibilità di interfacciarsi con procedure di terzi. INTEGRAZIONE Al momento è possibile effettuare collegamenti per trasmettere o ricevere dati in funzione di: - Trasmissione in/out dei dati dell emesso (Mandati/Reversali) ed incassato pagato tramite le Tesoriere o Cassieri autorizzati. - Flussi Paghe/Stipendi per acquisizione automatica dei valori con realizzazione in tempo reale dei movimenti contabili, di finanziaria e di Analitica sia per le spettanze mensili sia per i contributi. - Flussi per le determine Demaniali per emissione fatture o documenti contabili generici con relativo riscontro nell accertamento/emissione di finanziaria.

36 Co.El.Da. Software S.r.l. Coelda.NET Fine Presentazione Gestione Contabilità Integrata 2012

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