EDILIZIA POPOLARE PALMARÈS FEDERCASA BRESCIAROMAANCONANOVARAPERUGIAFERRARAVICENZATORINOBOLOGNA ANNO XLIX

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1 EDILIZIA POPOLARE RIVISTA TRIMESTRALE DI ARCHITETTURA E URBANISTICA ANNO XLIX PALMARÈS FEDERCASA BRESCIAROMAANCONANOVARAPERUGIAFERRARAVICENZATORINOBOLOGNA EDIZIONI EDILIZIA POPOLARE SPED. IN ABB. POSTALE 45% ART. 2 COMMA 20/B LEGGE 662/96 FILIALE DI ROMA FEDERCASA FEDERAZIONE ITALIANA PER LA CASA ADERENTE ALLA CISPEL

2 FEDERCASA PALMARÈS 2003 Vincitore ACER BOLOGNA 86 Palmarès 2003 Strumenti per la gestione del patrimonio immobiliare Copernico. Sistema integrato di gestione immobiliare Dal know-how dell azienda uno strumento competitivo al servizio di gestori e utenti Progettato e sviluppato per gestori immobiliari che richiedono un elevata competitività sul mercato e la capacità di essere costantemente allineati con i continui aggiornamenti normativi e organizzativi, Copernico consente un elevata flessibilità e pone al centro dell attenzione il rapporto contrattuale con l utente I Copernico è un sistema integrato di gestione immobiliare realizzato per dare una risposta concreta e tangibile alle mutevoli esigenze innovative e informative dell ACER di Bologna nella sua complessa attività. Impiegato dalle società del gruppo dell ACER per la gestione della manutenzione e dell edilizia residenziale pubblica, interessa le diverse attività aziendali: dalla gestione degli immobili ai servizi che ruotano attorno al rapporto contrattuale con gli utenti. Per illustrare gli aspetti più innovativi e strategici di Copernico è necessario partire dalla scelta, operata nel 1999 dall allora IACP, di optare per la progettazione interna e per il valore aggiunto che essa contiene; una sfida con la quale lo IACP ha dimostrato di essere un azienda dinamica pronta ad affrontare il cambiamento istituzionale che si profilava. La necessità di competere sul mercato, che nel 1999 era una previsione e ora è una concreta realtà, è stata la principale motivazione che ha spinto l ACER a progettare internamente, pur avvalendosi di qualificate consulenze, il sistema informativo anziché acquisire un pacchetto pronto. Una scelta di questo tipo consente infatti di ottenere un vantaggio in termini di competitività in quanto mette a frutto l esperienza e le conoscenze maturate all interno dell azienda, permettendo di trova- testo di Giorgina Sallioni, Gigliola Schwarz e Sabrina Ujcic

3 OPERATORE ACER Bologna Azienda Casa Emilia-Romagna della Provincia di Bologna PRODOTTO Copernico, Sistema integrato di gestione immobiliare INTERSCAMBIO CON SISTEMI ESTERNI CARATTERISTICHE Architettura decentrata client/server 87 Unico database relazionale senza ridondanze Completa interoperabilità con soggetti esterni tramite l uso della rete Internet COPERNICO Interfaccia utente avanzata Calcolo del canone Emissione della bolletta Archivio utenza Archivio patrimonio immobiliare Manutenzione Condomini e servizi comuni Funzionalità di filtro, stampa, estrazione e analisi dei dati Funzionalità avanzate per l ottimizzazione Gestione della morosità Sicurezza Verifica reddito Validazione autocertificazioni Gestione contratti Controllo di gestione Pagamento delle imposte dei gruppi di lavoro Requisiti di sicurezza Decreto legislativo 196/2003 MODULI Contratti/Utenza Patrimonio immobiliare Manutenzione immobili Rendicontazione Condomini ACCESSO A BANCHE DATI Bollettazione PROGETTO E REALIZZAZIONE ACER Bologna, Divisione Informatica Federcasa Servizi Srl Anagrafe Tributaria Archivio INPS Ufficio del Registro COLLABORAZIONI ACER Manutenzioni Spa ACER Servizi Srl INIZIO PROGETTAZIONE 1998 REALIZZAZIONE SISTEMA 2001 REFERENTE Ermanno Tarozzi Direttore Generale ACER Bologna Piazza della Resistenza, Bologna (BO) edilizia popolare 275/276

4 88 Palmarès 2003 Strumenti per la gestione del patrimonio immobiliare re soluzioni ad hoc a specifici problemi e un equilibrio fra contesto formativo, pratiche, tecnologie e modo di vedere le cose. Inoltre, il sistema, nascendo dal cuore stesso dell azienda ed essendo emanazione della sua cultura, non incontra particolari problemi di diffusione ed è, allo stesso tempo, difficilmente imitabile. Si potrebbe obiettare che questo vantaggio dura finché gli altri concorrenti non imitano la tecnologia, e ciò può essere vero, tuttavia è sicuramente vero che non si possono imitare le capacità e lo stile del gruppo che applica la strategia, qui sta il vero vantaggio competitivo. Copernico nasce dal cuore dell azienda che ne è anche la proprietaria: è stato realizzato da un gruppo di lavoro formato da un responsabile di progetto, da un responsabile dello sviluppo software, da programmatori qualificati e da esperti applicativi che hanno condotto l analisi, progettato e sviluppato il software. La presenza di risorse interne all azienda, che detengono il know-how necessario, consente di effettuare modifiche direttamente nel sistema gestionale e di procedere ad aggiornamenti continui del software. Gli utenti di Copernico sono stati coinvolti fin dalla fase iniziale di analisi: sono state sottoposte a critica le modalità di lavoro in uso e il sistema informativo che le supportava, per identificare le cause del gap esistente fra procedure, supporti tecnologici adottati e servizio finale fornito. Una partecipazione dal basso che si è rilevata poi vincente nel momento del cambiamento. Il nuovo sistema informativo si fonda su un architettura decentrata (server e client); è realizzato con le tecnologie più moderne (database Microsoft SQL Server, Microsoft Visual basic 6 e NET); è strutturato in un unico database relazionale senza ridondanze, compatibile con qualsiasi altra piattaforma; prevede una completa interoperabilità con soggetti esterni (società di scopo, ditte di manutenzione, CAF, INPS, anagrafe tributaria) tramite la rete Internet; è dotato di modulo di sicurezza parametrizzabile su privilegi di ogni singolo utente; è interfacciabile con qualunque ambiente ed è concepito per la storicizzazione completa dei dati in linea. Progettato e realizzato per gestire rilevanti quantità di informazioni - relative a unità immobiliari, utenti, canoni, manutenzioni, gestioni condominiali, bollettazioni, rendicontazioni - ha spostato il focus dall unità immobiliare al rapporto contrattuale con il cittadino/utente per ottenere il miglior rapporto qualità-efficienza. Articolazione Copernico è articolato in sei moduli: Contratti/Utenza, Patrimonio, Manutenzione, Rendicontazione, Condomini e Bollettazione. Una struttura di questo tipo consente l espansibilità del sistema a seconda delle necessità che emergono di gestire specifiche aree o business. Modulo Contratti/Utenza. Il primo modulo analizza tutti i dati relativi al rapporto contrattuale tra l azienda e l utenza con l immissione delle relative informazioni: inserimento di tutti gli elementi necessari per la sottoscrizione del contratto e per la gestione degli adempimenti amministrativi-contabili connessi; registrazione telematica dei contratti di locazione; storicizzazione della composizione dei nuclei familiari, dei redditi, degli entrati e degli usciti, delle disdette, del cambio alloggio, del cambio gruppo; analisi della morosità. Modulo Patrimonio. Il secondo modulo storicizza i dati patrimoniali con particolare attenzione al censimento dello stato manutentivo e a informazioni di carattere fiscale di tutte le unità immobiliari e relative pertinenze. Modulo Manutenzione. Il terzo modulo concerne la gestione di tutti i tipi di manutenzione immobiliare: appalti, prezziari, ditte di manutenzione, budget di spese. Mediante il call center dell Ufficio relazioni con il pubblico, che gestisce le chiamate, è possibile fissare gli appuntamenti e i sopralluoghi dei tecnici. Gli ordini di intervento sono poi commissionati alle ditte esecutrici, le quali provvedono direttamente, tramite Internet, all inserimento delle spese ed alle proposte di contabilizzazione. L operatore tecnico effettua i controlli a cui segue l emissione degli ordini ai fornitori e delle fatture ai clienti. Grazie allo scambio con il sistema contabile, è possibile seguire in tempo reale l andamento dell attività, attraverso la rilevazione degli interventi manutentivi a preventivo e a consuntivo garantendo l aggiornamento continuo dei budget.

5 Modulo Rendicontazione. Il quarto modulo riguarda la gestione di qualunque tipologia di servizi (verde, ascensori, acqua, termico, elettrico, parti comuni, ecc.) e attraverso la gestione dei centri di imputazione e delle spese da rendicontare porta alla fatturazione annuale dei servizi a rendiconto ai fruitori degli stessi, siano essi singoli utenti o condomini decentrati. Modulo Condomini. Il quinto modulo interessa la gestione dell intero iter condominiale: in qualità di amministratore di diritto e/o di fatto, con funzioni di controllo di altri amministratori condominiali, consente di gestire un condominio in tutti i suoi aspetti giuridici e contabili. È strutturato come un modulo separato da Copernico che può interagire con sistemi diversi. Modulo Bollettazione. Il sesto modulo esamina la bollettazione ovvero l emissione di una fattura trasparente e chiara. Tale modulo consente lo scambio con Postel o con altri sistemi di stampa e spedizione delle fatture, la gestione avanzata degli incassi e una visione storica di tutte le fatture nonché della situazione inerente ciascun utente. È possibile inoltre riprodurre la fattura in qualunque momento ed analizzare tutte le causali di addebito verificandone la congruità. Risultati Copernico non è solo un sistema per la gestione di dati, ma è pensato per offrire alla direzione il più ampio dettaglio di informazioni che costituiscono il core business dell azienda ai fini della successiva analisi per il controllo di gestione e/o di supporto alle decisioni. Rappresenta, inoltre, un valido strumento di Office Automation e di velocità degli scambi per conseguire gli obiettivi di un miglioramento nella qualità del servizio erogato e di un contenimento dei costi. L adozione di Copernico ha reso possibile la riorganizzazione delle attività aziendali secondo il modello per processo, ovvero attribuendo la pratica, dall inizio alla fine alla stessa persona. In tal modo, non solo si sono ottimizzati i tempi di evasione della pratica, ma si è consentito agli addetti di allargare le proprie conoscenze e competenze, grazie a un lavoro più vario e intelligente e a una maggiore responsabilizzazione, creando così professionalità più facilmente intercambiabili. Anche nei confronti dell utente si è ottenuto un risultato importante: l utente, infatti, per avere notizie sulla propria pratica si rivolge a un unico interlocutore. In tal modo il cliente ha la percezione di un servizio personalizzato e, inoltre, una maggiore velocità nell erogazione del servizio trova riscontro nell espressione di un maggior livello di soddisfazione. La scelta di un sistema informativo ad architettura decentrata favorisce i processi di responsabilizzazione grazie al decentramento dell elaborazione dell informazione al livello in cui questa si crea: in tal modo ogni utente è responsabile del dato immesso e della sua qualità. I dati immessi aggiornano in tempo reale il database, sono visibili da tutti gli utilizzatori del sistema informativo e costituiscono la base sulla quale altre persone, diverse da quella che ha immesso il dato, possono assumere decisioni o compiere atti conseguenti. Nello stesso tempo si sono adottate altre tecnologie dell informazione di tipo Groupware (intendendo con tale termine un software espressamente progettato per supportare l attività lavorativa di gruppi di persone) che hanno rafforzato la scelta di aumentare i canali orizzontali di comunicazione per facilitare un coordinamento flessibile: la rete Intranet, la posta elettronica, la trattazione informatica dei documenti. Tutte queste tecnologie estendono la comunicazione orizzontale, producendo un abbassamento della gerarchia, laddove una serie di operazioni sono mediate dalla tecnologia dell informazione, ma nel contempo aumentano la visibilità, la trasparenza del lavoro e, rendendo più veloci gli scambi, abbassano i costi. Infine, il coinvolgimento del personale fin dalla fase iniziale di analisi è stata una scelta vincente in quanto i dipendenti, sentendosi attori del cambiamento e partecipandovi attivamente, hanno ben accettato questo nuovo strumento di lavoro, che aumenta il livello di produttività e permette un controllo dell attività svolta. Un ultima notazione riguarda la diffusione di Copernico nell ambito delle aziende del settore, con numerose delle quali sono stati sottoscritti contratti di utilizzazione del sistema informativo. 89 edilizia popolare 275/276

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